Intern kontrollplan 2013 bilaga 4 Kulturförvaltningen *= kommungemensamma mål

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Intern kontrollplan 2013 bilaga 4 Kulturförvaltningen *= kommungemensamma mål"

Alf Fredriksson
för 7 år sedan
Visningar:

1 *att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning s rutiner i samband med sjukfrånvaro, tillfällig föräldrapenning och semester har kontrollerats med stickprov av HR-chef Stickprov slumpvis utvalda frånvaroposter från första hälften av maj månad. Vi kan se att medarbetarna använder självservicen och chef beslutsattesterar enligt rutin. I något fall har chefsstöd på uppdrag från chef av olika anledningar beslutsattesterat frånvaron. Grundprincipen i all frånvarohantering pga sjukdom och tillfällig föräldrapenning är att medarbetaren meddelar sin chef om frånvaron. På de enheter inom förvaltningen som har publik verksamhet ska medarbetaren även meddela den dagliga bemanningsfunktionen. Rutiner för detta finns på varje arbetsplats och förmedlas till all nyanställd personal. *att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice HR-chef Stickprov avseende semester att medarbetare knappar in i HRutan frånvaro pga semester görs i samband med att HR-avdelningen under hösten tar fram information till cheferna om de medarbetare som ej lagt ut 20 semesterdagar under året. *att säkerställa rutiner för att väsentliga risker i verksamheten integreras i det interna kontrollarbetet Risk och konsekvensanalys genomförd av ett antal medarbetare från olika verksamheten. Genomföra risk- och konsekvensanalys 1

2 *att säkerställa rutiner för att involvera de förtroendevalda i riskanalysen Den interna kontrollplanen är återrapporterad i halvårsbokslutet och i årsanalysen Återrapportera den interna kontrollplanen i samtliga delårsrapporter samt årsanalys att policyn för direktupphandling följs Policyn kring direktupphandling har lyfts i förvaltningen och gjort medarbetare medvetna kring vad som krävs vid/för en direktupphandling. Stickprov 2

3 att säkerställa att styrdokument som rör arkiven inom Malmö stad anpassas till den nya organisationen och att de verksamheter som berörs av förändringen får råd och stöd inom området. I samband med beslut om införande av ny organisation för Malmös stadsdelar identifierades uppgiften att säkerställa bevarande av arkivbildning från den befintliga verksamheten samt behovet av att förbereda ny arkivbildning för den påföljande. För att möjliggöra detta tilldelades också stadsarkivet medel från omställningsbidraget. Under året har mellan en och fyra resurser arbetat med detta. Arbetet har lett fram till följande resultat: -Ny arkivhandbok för styrande och stödjande verksamheter är upprättad och tillsänd till kommundirektören. -Ny arkivhandbok för skolan är under upprättande och beräknas färdigställas under hösten. -Ny arkivhandbok för socialverksamhet är under upprättande och beräknas färdigställas under hösten. -Besök, råd och stöd har getts till samtliga äldre stadsdelar inför avslutandet av den befintliga arkivbildningen. Ca 40 besök har utförts på tidigare stadsdelsnämnder. Ca 30% av den befintliga arkivbildningen har också levererats till stadsarkivet. Under hösten beräknas kvarvarande arkiv levereras. -Besök, råd och stöd har getts till samtliga nya stadsområden. Här är dock organisationen ännu inte helt färdigställd. -Nya dokumentplaner upprättas för de kommunala bolagen. MKB:s dokumentplan är färdigställd, arbete pågår rörande VISAB. -Kontakt har tagits med förskole- och grundskolenämnd. Stadsarkivarie Intervjuer och besök 3

4 att säkerställa att man i projekteringen av de nya arkivmagasinen på Bergsgatan beaktar aktuella föreskrifter Samtliga ritningar har granskats. I tillbörliga fall har konsultation skett med Riksarkivets tekniska avdelning. Förvaltningens lokalsamordnare Granskning av ritningar att säkerställa att tecknade avtal sägs upp eller förlängs vid rätt tidpunkt En genomgång har gjorts av samtliga hyresavtal på institutionerna, som scannats in. Det ger förvaltningens lokalsamordnare bättre överblick. Framtagande av förteckning kring aktuella avtal på samtliga institutioner 4

5 att inköp görs via e-handel för aktuella e-leverantörer Leverantörsfakturor under perioden Stickprov Leverantör * Elektroniska fakt Skannade fakt AB Tabula 0 11 ABA-Skol AB Aura Light AB 7 17 Elektroskandia AB 8 3 Hallstorps Bageri AB 0 5 Lyreco AB Martin och Servera AB OneMed Sverige AB 6 1 Procurator Rantzows Sport AB 2 1 RCD Food Service AB Staples Sweden AB 8 1 * dessa leverantörer kan vi handla hos via Inköp Raindance Under hösten togs problemet med beställningar utanför e- handelssystemet upp på ett redovisningsmöte på förvaltningen. Ett par leverantörer har fortfarande för högt antal skannade fakturor. Arbetet kommer att fortsätta under nästa år. att säkerställa att krisplanen uppdateras årligen Kontrollområdet flyttas fram till Förvaltningens lokalsamordnare Uppdatera nuvarande krisplan och informera i ledningsgruppen 5

Relevanta dokument

Fritidsförvaltningen 1 (4) BESLUTSFÖRSLAG Vår re fer ens. Bo Sjöström. Internkontrollplan 2013 FRN-FRI

Fritidsförvaltningen 1 (4) BESLUTSFÖRSLAG Vår re fer ens. Bo Sjöström. Internkontrollplan 2013 FRN-FRI Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (4) Datum 2013-01-24 Vår re fer ens Bo Sjöström BESLUTSFÖRSLAG Internkontrollplan 2013 FRN-FRI-2012-03085 Sammanfattning Det primära syftet med intern kontroll är att