Kallelse till sammanträde med vård- och omsorgsnämnden

Transkript

1 Kallelse till sammanträde med vård- och omsorgsnämnden Tid: Tisdag den 5 februari 2013, kl. 13:30 Plats: Häradsgårdens samlingssal i Vagnhärad Gruppmöte majoriteten kl i lilla konferensrummet Gruppmöte Socialdemokraterna i samlingssalen Ärenden: 1. Godkännande av föredragningslistan Dnr 2. Myndighetschef Per-Uno Nilsson och biståndshandläggare Sofia Carlström informerar om hemtjänstbeslut i särskilt boende 3. Äldreomsorgschef Mia Kihlstrand informerar om öppna jämförelser 4. Internkontrollplan 2013 VON 2013/3 5. Yttrande över revisionsrapport Granskning VON 2012/32 av äldreomsorgen 6. Delegationsbeslut VON 2013/1 7. Anmälningsärenden VON 2013/2 8. Information från vård- och omsorgschefen 9. Övriga frågor Martina Johansson ordförande Helena Håkansson sekreterare Anmärkning Utsända handlingar är ett urval av de handlingar som finns i respektive ärende. Den som vill ta del av det fullständiga beslutsunderlaget kan kontakta kanslienheten.

2

3 Tjänsteskrivelse Vård- och omsorgsnämnden Dnr VON 2013/ Vård och omsorgskontoret Kajsa Fisk Tel Fax Internkontrollplan för Vård- och omsorgsnämndens verksamheter Vård- och omsorgsnämnden beslutar att anta vård- och omsorgsförvaltningens internkontrollplan avseende Ärende Med internkontroll avses åtgärder som bidrar till att utveckla och säkerställa funktion och kvalitet i kommunens samtliga verksamheter och därmed minska risken för avsiktliga eller oavsiktliga fel. Internkontrollen syftar till att: Trygga kommunens tillgångar, förhindra förluster Säkerställa att lagar, bestämmelser och överenskommelser efterlevs Minimera risker, säkra system och rutiner Säkra att resurser används i enlighet med tagna beslut Säkra en rättvisande redovisning Skydda politiker och personal från grundlösa misstankar Ansvarsfördelning I 6 kap. 1 och 7 kommunallagen framgår styrelsens och nämndernas ansvar för den interna kontrollen. Revisorernas uppgifter framgår av 9 kap. 7. Enligt reglemente för intern kontroll framgår bl.a. följande: Styrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en organisation kring intern kontroll upprättas inom kommunen. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse att en organisation upprättas för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde, samt att regler och anvisningar antas för den interna kontrollen.

4 Produktionschefen eller motsvarande inom nämnds verksamhetsområde ansvarar för att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll. Dessa regler ska antas av respektive nämnd. Verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll, samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningars innebörd. Vidare har de att verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska rapporteras till närmaste chef. Kajsa Fisk Produktionschef Bilaga Internkontrollplan 2013

5 Internkontrollplan Bilaga 1 Nämnd/Förvaltning: Vård- och omsorgsnämnd/vård- och omsorg För tidsperiod: 2013 Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Nedanstående förkortningar används i internkontrollplanen: Förkortningar: KC Kommunchef Ec Enhetschef PC Produktionschef ArK Arkivansvarig Ek Ekonomikontoret Nsekr Nämndsekreterare EkC Ekonomichef Psekr Personalsekreterare PeC Personalchef RA Redovisningsansvarig Ksekr Kommunsekreterare/Kanslichef SÄ Systemägaren MC Myndighetschef SF Systemförvaltare Nedanstående väsentlighets- och riskbedömning används i internkontrollplanen Följande kriterier ligger till grund för bedömning av väsentligheter och risker * Områdets påverkan på verksamhet * Områdets ekonomiska betydelse, postens storlek, ofta förekommande * Risk för människor * Kompetens och erfarenhet hos berörd personal 1 =låg risk/liten konsekvens 2 = Måttlig risk/konsekvens 3 =Hög risk/allvarlig konsekvens 1(1)

6 Nämnden Rutin/arbetsområde Kontrollmoment Ansvarig f kontr Metod Uppföljning Rapport Risk Konsekvens till Nämndkallelser, administration, lokaler, information Kallelser till nämnd skickas senast 5 dagar före sammanträdet till ledamöter och ersättare samt till övriga enligt sändlista. Nsekr Stickprov 1 gång/år PC 1 1 Rätt arvode till nämnden Rätt arvode till rätt person. Koll analyslista. Ksekr Komplett 1 gång/mån KC 1 1 Verkställande av fattade beslut Beslut fattade av Vård & Omsorgsnämnden verkställs. PC Komplett 1 gång/år PC 1 2 Delegering Att delegeringsordningen är relevant med avseende på Vård & Omsorgsnämndens organisation och befattningar m.m. Nsekr Komplett genomläsning av delegeringsordningen 1 gång/år PC 1 2 Styrdokument Styrdokument beredda/beslutade av Vård & Omsorgsnämnden hålls aktuella och lättillgängliga. PC Komplett genomgång av gällande styrdokument 1 gång/år Ksekr 2 1 Uppföljning av mål Genomgång huruvida verksamheterna följer nämndens mål PC/EC Komplett 1 gång/år PC 1 2 Ekonomi Rutin/arbetsområde Kontrollmoment Ansvarig f kontr Metod Uppföljning Rapport Risk Konsekvens till Attestrutin för skannade fakturor i IM Att endast personer i attestförteckningen är behöriga att attestera fakturor i IM. Ek Avstämning attestförtecknin g mot behörigheter i IM 1 gång/år EkC 1 2 Attestrutin Kontroll att befintlig attestförteckning är aktuell. Ek Komplett 1 gång/år PC 1 2 Kontroller av scannade fakturor Kontroll av att ekonomiska reglementet efterlevs gällande: mobiltelefonräkningar, representationskonton, leasingbilar, utbildningar samt kurser. Ek Stickprov 1 gång/år EkC 1 2 1(2)

7 Ärendehantering Rutin/arbetsområde Kontrollmoment Ansvarig f kontr Metod Uppföljning Rapport Risk Konsekvens till Dokumenthantering Aktuell dokumenthanteringsplan finns, är tillgänglig och relevant. ArK Komplett översyn och genomläsning av befintliga planer 1 gång/år PC, Nsekr 1 2 Arkivering och gallring Arkivering och gallring sker enligt fastställd dokumenthanteringsplan ArK Stickprov 1 gång/år PC 1 1 Personuppgiftslagen (PuL) Reglerna i personuppgiftslagen är kända och tillgängliga. MC Stickprov 1 gång/år PC 2 2 Personuppgiftslagen (PuL) Att förteckning enl. 39 PuL är uppdaterad och anmäld till PuLombud. MC Stickprov 1 gång/år PuLombud 2 1 Kvalitets- och ledningssystem Kvalitets- och ledningssystemet är aktuellt PC Komplett 1 gång/år PC 2 2 Handhavande av enskildas medel Kontroll och avstämning av redovisning skall dubbelattesteras Ec Stickprov 2 ggr/år PC 2 3 Personal Rutin/arbetsområde Kontrollmoment Ansvarig f kontr Metod Uppföljning Rapport t Risk Konsekvens Bisysslor Inventering av bisysslor PC Vid utv. 1 gång/år PeC 2 2 samtal Arbetsmiljö Riskanalys och handlingsplan Psekr Komplett 1 gång/år PC 3 2 Personalkostnader Rimlighetsbedömning av kostnader för resp. verksamhet. PeC Komplett Vid bokslut PC 1 3 Rätt lön Analyslista - Rätt lön till rätt person Ec Komplett 1 gång/mån PeC/PC 1 2 Informationssystem Rutin/arbetsområde Kontrollmoment Ansvarig f kontr Metod Uppföljning Rapport Risk Konsekvens till Gallring I verksamhetssystem enligt regler SF komplett 1 gång/år PC 1 2 HSA-Revision Enligt intern rutinbeskrivning Dnr 2010/17 SF komplett 1 gång/år PC 2 3 2(2)

8

9 Tjänsteskrivelse Dnr VON 2013/32 Vård och omsorgsnämnden Vård- och omsorgskontoret Kajsa Fisk Tel: Svar på revisionsrapport: Granskning av Äldreomsorgen Förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar: att överlämna framskrivet yttrande som svar till revisionen Sammanfattning Vård- och omsorgschefen har sammanställt ett yttrande till revisionen. Bakgrund Trosa kommuns revisorer har gett Kommunal Sektor inom PwC i uppdrag att granska om: 1) Vård- och omsorgsnämnden har ändamålsenliga planeringsförutsättningar 2) Vård- och omsorgsnämndens resursfördelningssystem är ändamålsenligt Den sammanfattande bedömningen är att planeringsförutsättningarna för vårdoch omsorgsnämnde inte är ändamålsenliga, men att det resursfördelningssystem som används är det. Bedömningen görs utifrån det faktum att de ekonomiska planeringsförutsättningarna inte alltid stämmer med realiteten nämnden står inför. På övergripande nivå har de demografiska förutsättningarna störst prioritet och på nämndsnivå är det de faktiska behoven som har högsta prioritet i planeringen. Enligt vad som framkommer har inget av dessa perspektiv något egentligt företräde före det andra, men med gemensamma förutsättningar skulle planeringen underlättas. Vidare framkommer att resursfördelningssystemet och det arbetssätt som råder i verksamheterna i allt väsentligt följer gällande lagstiftning och regelverk samt uppfyller de krav som ställs av socialstyrelsen.

10 Yttrande Initialt kan sägas att de slutsatser som dragits i mångt och mycket överensstämmer med förvaltningens syn på de förutsättningar vård- och omsorgsnämnden har att utgå ifrån. Systemens olika utgångspunkter kan leda till att resurstillgången inte är optimal utifrån faktiskt behov, eftersom förväntat behov inte speglar det faktiska omvårdnadsbehovet, vilket kan vara en svårighet att hantera. Det är å andra sidan mycket svårt, oavsett planeringssystem, att med någon stor precision kalkylera människors framtida behov av vård, stöd, service och omsorg. Strävan är dock självfallet att göra en så god estimering som möjligt. Rådande planeringssystem inrymmer även en viss flexibilitet, då det i samband med delårsbokslutet görs en avstämning samt en justering utifrån faktisk demografi, vilket betyder att nämnden kompenseras för fler antal äldre (80 +) ifrån en centralbuffert, alternativt betalar tillbaka vid färre antal. Vad avser nämndens resursfördelningssystem instämmer Vård- och omsorgsförvaltningen med ovanstående bedömning. Trosa Kommun ligger i framkant avseende individuell behovsbedömning samt bemanning efter behov, ett arbetssätt helt i enlighet med lagens intention och aktuella regelverk samt den föreskrift som fastställts av Socialstyrelsen (Meddelandeblad Nr 8/2012, juli 2012). För övrigt bör noteras att Rapporten innehåller faktafel under kap 4 Granskningsresultat (s 3) stycke 4. De kostnader som inte ingår i det beräknade dygnspriset belastar inte enheternas resultat. Det innebär att nattpersonalkostnader, måltidskostnader, intäkter för måltider, lokalhyra, kapitaltjänst samt intäkter avseende boende samt bidrag, belastar Vård och omsorgsförvaltningen men inte resultatenheterna. Revisionsrapportens bedömning är att de olika systemen är fullt funktionella vart och ett för sig men att det är problematiskt att förena de två. För att balansera förväntat omsorgsbehov med faktiskt behov har Vård- och omsorgsnämnden tilldelats tkr som buffert för detta. Utifrån det faktum att behoven inom äldreomsorgen är svåra att förutspå och för att balansera eventuella diskrepanser systemen emellan har Kommunfullmäktige beslutat att utöka nämndens buffert med ytterligare 1000 tkr inför Det betyder att nämnden totalt sett har tkr till sitt förfogande att parera mellanskillnader med och därmed säkerställa att individens behov fortsättningsvis ska styra beslutsbedömning och bemanning på våra särskilda boenden. Kajsa Fisk Vård- och omsorgschef

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22 Vård- och omsorgsnämnden Trosa kommun Sammanträdesdatum Von 2013/1 Anmälan av delegeringsbeslut Vård- och omsorgsnämnden beslutar att lägga anmälda beslut till handlingarna Beslutande Sofia Carlström Period: Löpnr/Diarienr Ärende och beslut Kontaktperson, Bifall Kontaktperson, Bifall Trygghetslarm, Bifall Matdistribution, Bifall Matdistribution, Bifall Matdistribution, Bifall Matdistribution, Bifall Datum

23 Dagverksamhet, Bifall Dagverksamhet, Bifall Anhörigbidrag, Bifall Anhörigbidrag, Bifall Anhörigbidrag, Bifall Korttidsboende, Bifall Korttidsboende, Bifall Korttidsboende, Bifall Korttidsboende, Bifall Korttidsboende, Bifall Korttidsboende, Bifall Särskilt boende, Bifall Korttidsboende, Bifall Korttidsboende, Bifall Särskilt boende, Bifall Korttidsboende, Bifall Korttidsboende, Bifall Särskilt boende, Bifall Korttidsboende, Bifall Korttidsboende, Bifall

24

25 Vård- och omsorgsnämnden Trosa kommun Sammanträdesdatum Von 2013/2 Övriga anmälningsärenden Kommunfullmäktige , Revidering av budget (Dnr KS 2012/128) 98, Fortsatt utredning gällande indelningsändring avseende läns- och landstingsbyte för Trosa kommun. (Dnr KS 2012/124) Gemensamma nämnden för Vård Omsorg och Hjälpmedel i Sörmland (VOHJS) Kallelse till VOHJS nämnden den 31 januari Protokoll från VOHJS nämnden den 7 december Vård- och omsorgskontoret Rapportering av ej verkställda gynnande biståndsbeslut enligt SOL per Rapportering av ej verkställda gynnande biståndsbeslut enligt LSS per