21 Delegation att fatta beslut gällande upphandling av nytt ärendehanteringssystem MHN/

Transkript

1 SIG602, v2.0, SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Datum Register 16 Allmänhetens frågestund MHN/ Genomgång av föredragningslistan MHN/ Aktuell information MHN/ Budgetuppföljning 31 mars 2018 MHN/ Intern kontrollplan 2018 MHN/ Delegation att fatta beslut gällande upphandling av nytt ärendehanteringssystem MHN/ Delegationsbeslut MHN/ Meddelanden MHN/

2 Datum Plats och tid Beslutande Övriga närvarande Kommunhuset, Södergatan 20, Märsta Sammanträdesrum Matsilver, kl. 18:00 20:00 Gill Brodin (C), ordförande Lars Lagerdahl (M), vice ordförande Abir Karademir (S), andre vice ordförande Lena Lindgren-Ljungberg (M) Kurt Pettersson (KD) Carina Hedin (S) Robin Walian (S) Johan Stock, förvaltningschef, Ingela Svanberg Ohlsson, nämndsekreterare, Tobias Johansson, enhetschef, Jonas Junered, kommunpolis ( 16-18). Paragrafer Utses att justera Abir Karademir (S) Justeringens plats och tid Kommunhuset i Märsta, tisdag 10 april kl. 20:00 Underskrifter Sekreterare... Ingela Svanberg Ohlsson Ordförande... Gill Brodin Justerare Abir Karademir Anslag/Bevis Organ Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag., ( 16-23) Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Miljö- och hälsoskyddskontoret, Märsta Underskrift... Ingela Svanberg Ohlsson

3 MHN/ Allmänhetens frågestund Sammanträdet ajournerades men det konstaterades att ingen allmänhet fanns på plats. -

4 MHN/ Genomgång av föredragningslista Beslut Den utsända föredragningslistan godkändes med noteringen att punkt 10 är lika med punkt 9 och punkt 11 är således punkt 10.

5 MHN/ Aktuell information Beslut Informationen godkänns och läggs till handlingarna. Förvaltningen informerar: Besök av kommunpolis Jonas Junered. Information avseende resultat av ett spårbarhetsprojekt 2017 som är ett länsgemensamt projekt samt ett projekt avseende redlighet Får du vad du betalar för lämnades. (Tobias Johansson) Lägesrapport kring samarbetet med grannkommunerna lämnades. (Johan Stock) Läget gällande personalomsättningen och kommande rekryteringar på förvaltningen lämnades. (Johan Stock) -

6 MHN/ Budgetuppföljning 31 mars 2018 Beslut Budgetuppföljningen per 31 mars 2018 godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning Nämnderna är enligt Mål-och budget ålagda att till kommunstyrelsen redovisa genomförd ekonomisk uppföljning, samt med anledning av uppföljningen vidta åtgärder, vilka ska protokollföras. Miljö- och hälsoskyddskontorets bedömning bedömer att prognosticerat utfall per den 31 december 2018 kommer uppgå till antagen budget för verksamhetsåret. Miljö- och hälsoskyddskontorets förslag till beslut Nämnden har beslutat i enlighet med kontorets förslag. Delgivning Kommunstyrelsen Akten

7 120 Budgetuppf MHN Ack. procent av årsbudget Månad TOT intäkt TOT kostnad TOT netto Årsschablon Tkr MHK MHK MHN Utfall Kost Int Kost Netto Kost Int Kost Netto Jan % 3% 9% 9% Feb % 50% 17% -15% Mars % 77% 26% -22%

8 MHN/ Intern kontrollplan 2018 Beslut antar upprättat förslag till plan för intern kontroll Ärendebeskrivning Enligt kommunens reglemente för internkontroll ska samtliga nämnder varje år anta en särskild plan för internkontroll. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att en god kontroll genomförs. Det yttersta ansvaret för den interna kontrollen har respektive nämnd. Intern kontroll innefattar kontroller och korrigerande åtgärder som ska se till att kommunen och nämndens målsättningar uppfylls genom att säkerställa: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer och andra instruktioner att politiker och personal skyddas från oberättigade misstankar Enligt kommunledningskontorets instruktioner ska följande kontrollpunkter ingå i alla nämnders planer: Process/rutin Löner och arvoden Kontrollmoment Att rätt lön betalas ut till rätt person. Att rätt arvode betalas ut till rätt förtroendevald Attestrutin Att aktuell attestförteckning finns och överensstämmer med ekonomisystemet. Att attest av kostnader för representation, kurser och konferenser attesteras av överordnad chef som inte själv deltar. Representation Att redovisningen uppfyller riktlinjernas krav Att representation inte bokförs som livsmedel och därmed inte uppfyller redovisningskraven

9 Miljö- och hälsoskyddskontorets redovisning Kontorets förslag till plan för intern kontroll har upprättas utifrån en risk- och konsekvensanalys. Syftet med detta har varit att rikta kontroll och uppföljning där den bäst behövs. COSO-modellen innebär att sannolikheter och konsekvenser värderas och dokumenteras. Konsekvensbedömningen utgår från de politiska, ekonomiska, mänskliga och tekniska effekter som uppstår vid fel. Vid bedömning av effekter vid fel vägs följande faktorer in: ekonomiska effekter (såväl förmögenhetsförluster som felaktiga räkenskaper) effekter på den enskilde personen (arbetstagaren eller kommuninvånaren) moraliska, etiska effekter på kommunens rykte effekter på attityder till kontrollkulturen ineffektiva arbetsrutiner Redovisning av intern kontroll Varje nämnd ska följa upp det egna interna kontrollen. Nämnden ska senast i samband med årsredovisningen rapportera resultatet från den interna kontrollen till kommunstyrelsen. Rapportering ska samtidigt lämnas till kommunens revisorer. Plan för interna kontroll 2018 Kontorets förslag på områden för intern kontroll 2018: 1. Löner och arvoden 2. Attestrutin 3. Representation 4. Rutin för rutin 5. Inspektionsmetodik Varje område beskrivs utförligare i det upprättade förslaget till plan för intern kontroll Arbetsutskottets förslag till beslut Arbetsutskottet har föreslagit nämnden besluta i enlighet med kontorets förslag. Beslutsunderlag Upprättat förslag på plan för intern kontroll för 2018 Delgivning Akten Kommunstyrelsen Kommunens revisorer

10 INTERNKONTROLLPLAN 2018 MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDDSNÄMNDEN

11 Internkontrollplan (4)

12 Inledning Enligt reglementet för intern kontroll har kommunstyrelsen det övergripande ansvaret för att en god internkontroll finns. Det yttersta ansvaret för den interna kontrollen har nämnderna inom respektive verksamhetsområde. Nämnderna har också skyldighet att anta en särskild plan, internkontrollplan, för uppföljning av den interna kontrollen. Nämnderna ska senast i samband med årsredovisningen efterföljande år rapportera resultatet av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. Internkontroll syftar ytterst till att kommunens fastställda målsättningar uppfylls genom att säkerställa ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer och andra instruktioner skydda politiker och personal från oberättigade misstankar Intern kontroll är en integrerad del av kommunens samtliga rutiner, processer och system. Alla, såväl förtroendevalda som tjänstemän, är på olika sätt involverade i arbetet med intern kontroll och arbetet med att hantera risker som kan hindra att framtida målsättningar uppnås. Interkontrollplanen upprättas utifrån en risk- och konsekvensanalys som baseras på de processer/rutiner som finns inom kommunens olika verksamhetsområden. Vid riskbedömningen utgår man från sannolikheten för att fel uppstår, medan konsekvensbedömningen utgår från de politiska, ekonomiska, mänskliga och tekniska effekter som uppstår vid fel. Vid bedömning av effekter vid fel vägs följande faktorer in: ekonomiska effekter (såväl förmögenhetsförluster som felaktiga räkenskaper) effekter på den enskilde personen (arbetstagaren eller kommuninvånaren) moraliska, etiska effekter på kommunens rykte effekter på attityder till kontrollkulturen ineffektiva arbetsrutiner Den interna kontrollplanen ska löpande revideras. Vid revidering ska granskningsområden omprövas. I de internkontrollplaner som upprättas för 2018 ska nedanstående kontrollmål ingå inom alla nämnders och kommunstyrelsens plan, attestrutin representation löner Internkontrollplan (4)

13 Nämndens internkontrollplan Interna verksamhetsprocesser Process/rutin Risker Konsekvens Kontrollmoment Rutin för rutin Att rutiner upprättas med felaktigt innehåll samt inte revideras Att rutinerna som rutinen avser inte följs, vilket kan ge alla typer av konsekvenser. Inspektionsmetodik Anläggningen faktureras inte Ekonomisk konsekvens Granskning av skriftliga rutiner Att tillsynsobjekt har fakturerats Personal Process/rutin Risker Konsekvens Kontrollmoment Löner och arvoden Att lön betalas ut till fel person eller med fel belopp Ekonomiska konsekvenser samt konsekvenser i form av tvister som leder till merarbete och minskat förtroende. Att rätt lön betalas ut till rätt person. Att arvoden till förtroendevalda betalas ut till fel person eller med fel belopp Förtroendemässiga och ekonomiska konsekvenser Att rätt arvode betalas ut till rätt förtroendevald Ekonomi Process/rutin Risker Konsekvens Kontrollmoment Att beslutsattestering genomförs av icke behörig attestant. Ekonomiska och förtroendemässiga konsekvenser. Att aktuell attestförteckning finns och överensstämmer med ekonomisystemet. Attestrutin Att förtroendekänsliga poster hanteras felaktigt Förtroendemässiga konsekvenser. Att attest av kostnader för representation, kurser och konferenser attesteras av överordnad chef som inte själv deltar. Representation Att otillbörliga kostnader för representation, kurser och konferenser belastar kommunen och att transaktionen inte dokumenteras på ett sätt som överensstämmer med svenska skattemässiga rekommendationer. Ekonomiska och förtroendemässiga konsekvenser. Att redovisningen uppfyller riktlinjernas krav Att representation inte bokförs som livsmedel och därmed inte uppfyller redovisningskraven Internkontrollplan (4)

14 MHN/ Delegation att fatta beslut gällande upphandling av nytt ärendehanteringssystem Beslut beslutar att: Delegera till förvaltningschefen att fatta tilldelningsbeslut i upphandlingen av nytt ärendehanteringssystem för miljö- och hälsoskyddskontoret. Delegera till förvaltningschefen att teckna avtal med vinnande leverantör i upphandlingen av nytt ärendehanteringssystem för miljöoch hälsoskyddskontoret. Miljö- och hälsoskyddskontorets redovisning Miljö- och hälsoskyddskontoret arbetar med en upphandling av ett nytt ärendehanteringssystem till förvaltningen. Det nuvarande systemet Ecos 1 är gammalt och ett nytt och modernare system behövs. Investeringsmedel finns avsatt i kommunstyrelsens investeringsbudget för detta. Idag har inte förvaltningen delegation på att fatta beslut om tilldelning eller att teckna avtal med vinnande leverantör i en upphandling. För att beslut om tilldelning och tecknade av avtal ska kunna se så snart som möjligt när upphandlingen kommit så långt, föreslås att nämnden delegerar till förvaltningschefen att fatta tilldelningsbeslut och att teckna avtal med vinnande leverantör. Miljö- och hälsoskyddskontorets förslag till beslut Arbetsutskottet har föreslagit nämnden besluta i enlighet med kontorets förslag. Delgivning Akten

15 MHN/ Delegationsbeslut Beslut Redovisning av delegationsbeslut för perioden godkänns. Beslutsunderlag Lista över delegationsbeslut

16 MHN/ Meddelanden Beslut Redovisning av meddelanden för perioden godkänns. Beslutsunderlag Lista över meddelanden