Kallelse till Miljönämnden

Transkript

1 Kanslienheten Sandra Berwing Nämndsekreterare Kallelse Datum Tid: Måndagen den 13 mars 2017, kl Plats: Trosa kommunhus, sammanträdesrummet Kallelse till Miljönämnden Ärende Dnr 1. Godkännande av dagordningen 2. Bokslut 2016 och verksamhetsberättelse för miljönämndens verksamheter MN 2017/4 3. Revidering av internkontrollplan 2017 MN 2017/3 4. Anmälan av delegeringsbeslut MN 2017/1 5. Övrigt (Inga handlingar) Dan Larson Ordförande Sandra Berwing Nämndsekreterare Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post:

2

3 Samhällsbyggnadskontoret Mats Gustafsson Samhällsbyggnadschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer MN 2017/4 Bokslut 2016 och verksamhetsberättelse för miljönämndens verksamheter Förslag till beslut Miljönämnden godkänner förslag till bokslut för 2016 Ärendet Samhällsbyggnadskontoret har i samarbete med ekonomikontoret tagit fram förslag till bokslut. Miljönämnden visar på ett positivt resultat för 2016 på ca tkr. Plusresultatet beror i första hand på högre intäkter än budgeterat. Verksamhetsberättelsen redovisar föregående års inspektioner, provtagningar och projektorienterad tillsyn i antal och frekvens inom nämndens samtliga tillsynsområden. Resultat och eventuella avvikelser noteras samt en verksamhetsuppföljning genom framtagande av nyckeltal. Mats Gustafsson Samhällsbyggnadschef Bilagor 1. Bokslut Verksamhetsberättelse 2016 Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

4 Miljönämnden Ordförande: Dan Larsson (M) Produktionschef: Mats Gustafsson Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget /16 Verksamhetens intäkter ,76% Verksamhetens kostnader ,74% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,59% Verksamhetsområde Miljö och hälsoskydd Livsmedelstillsyn Alkoholtillstånd Tobak och folköl Nikotin och receptfria läkemedel Miljö- och hälsoskyddsverksamheten är reglerad i främst miljöbalken och livsmedelslagen. Uppgifterna är att ge allmänheten och olika företag råd, anvisningar och upplysningar i miljö- och hälsoskyddsfrågor. Kontoret bedriver tillsyn enligt gällande lagstiftning. Inspektioner, provtagningar och mätningar ingår i tillsynsarbetet. Tillsynen sker i enlighet med särskilt upprättade och av miljönämnden godkända tillsynsnivåer för respektive område. Ekonomisk analys Miljönämnden visar på ett positivt resultat för 2016 på knappt +200 tkr. Plusresultatet beror i första hand på högre intäkter än budgeterat. tillsyn av de miljö- och hälsoskyddsobjekt som finns i kommunen. Under hösten har flera av nämndens verksamheter tillsynats av Länsstyrelsen, på det stora hela med gott resultat. Framtiden På miljökontoret pågår en ständig utveckling av arbetets innehåll, arbetssätt och rutiner. Inom de lagstiftningar som miljökontoret har som arbetsredskap sker förändringar, både inom den aktuella lagstiftning som tillämpas och det faktaunderlag som ligger till grund för riskvärderingar och bedömningar. Detta innebär att en beredskap måste finnas för en löpande anpassning av arbetet. Årets viktigaste händelser Miljökontoret har i stor utsträckning ny bemanning varför året i hög utsträckning har handlat om att genomföra den ordinarie tillsynen samt att bygga upp formerna för det nya miljökontoret. Utöver den ordinarie tillsynen har mycket arbete lagts ned på behovsutredningen för Miljönämndens verksamheter. Behovsutredningen visar vilka resurser miljökontoret behöver för att kunna bedriva en ändamålsriktig tillsyn så att syftet med gällande lagstiftningar kan uppnås. Den av nämnden godkända behovsutredningen visar på en skillnad mellan tillsynsbehov och resurser varför nämnden i augusti 2016 beslutat att köpa hanteringen av alkoholtillstånd från Nyköpings kommun. På så vis frigörs tid som kan läggas på Pågående byggnation Trosalundsberget Under 2017 kommer miljökontoret avsätta tid för att förbättra mallar samt att bygga e-tjänster och förbättra blanketter. Samarbete med andra enheter är även ett viktigt led i utvecklingen av arbetet. Samarbetet och rutiner kring handläggning av olika ärendetyper inom samhällsbyggnadskontoret fungerar mycket

5 bra. Utvecklingsarbetet kommer därför främst att fokuseras kring vägar för att hitta bättre samarbetsformer med andra förvaltningar inom kommunen. Personal Personal Budget Utfall Utfall Personalkostnader, tkr Personalkostn/total kostnad 82% 80% 82% Hållbar utveckling Miljönämndens verksamhet utgör till stor del myndighetsövning där ärenden prövas enligt bl.a. miljöbalken. Beslut, tillsyn, tillstånd, anmälningar, samråd, råd och information utförs löpande inom alla nämndens verksamhetsområden med beaktande av kommunens mål gällande ekologi och folkhälsa. Verksamhetsmått Verksamhetsmått Redov Redov Redov Miljö och hälsoskydd Anmälan avloppsanordning Livmedelsobjekt Miljöskydd Serveringtillstånd Lantbruk miljöskydd Hälsoskydd/hygienlokaler

6 Miljönämndens mål Mål Service till företagen Uppfyllelse Trend Mätmetod Kommentar 1. Trosa ska tillhöra topp 10 i landet avseende sammantagen servicefaktor (information, tillgänglighet, bemötande, mm) SBA:s/SKL:s undersökning av sammantagen servicefaktor. Trosa är på trettiosjätte plats av knappt 200 kommuner. Tydliga förbättringar inom Miljönämndens områden. Effektivitet 2. Handläggningen ska effektiviseras och därmed ge upphov till förkortade handläggningstider räknat från komplett inlämnad handling Regelbundna uppföljningar och mätningar. Målet följs endast upp på helåret. Medarbetarengagemang % av medarbetarna ska ge det sammanvägda betyget 4-5 på en femgradig skala Regelbundna uppföljningar och mätningar. Se kommentar nedan. Avloppsinventering 4. Att bedriva inventeringen av enskilda avlopp i sådan takt att samtliga anläggningar är inventerade senast 2016 Årlig uppföljning av inventeringstakt Målet följs endast upp på helåret. Mål 3, Resultatet för 2016 överstiger nämndens mål och är i stort jämförbart med föregående år. Mål 4, Fortsatt aktivt arbete sker med inventering av enskilda avlopp. På grund av hög arbetsbelatsning och ny personal på Miljökontoret har inventeringstakten dock behövts sänkas och målet kommer därmed inte kunna nås.

7 Verksamhetsberättelse 2016 för miljönämndens verksamhetsområden

8 Miljökontoret Susanne Wase Smith Miljöansvarig Verksamhetsberättelse Datum Innehållsförteckning Miljökontorets verksamhet Miljöskydd... 2 Hälsoskydd... 4 Livsmedel... 5 Tobak, folköl och OTC... 6 Serveringstillstånd... 6 Projekt och särskilda insatser... 7 Inventering av enskilda avlopp... 7 Tillsynens effekt på verksamhetsutövarens beteende... 7 Allergikost i kommunala tillagningskost... 7 Övrigt... 7 Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

9 TROSA KOMMUN Verksamhetsberättelse Sida 2(7) Miljökontoret Miljökontorets verksamhet 2016 Miljökontoret ska arbeta för en god livsmiljö och en ekonomisk uthållig samhällsutveckling. Genom information och tillsyn ska miljökontoret verka för en förbättrad miljö i kommunen. Inför varje nytt år gör miljökontoret två tillsynsplaner, som ska godkännas av miljönämnden, över den planerade tillsynen för det kommande året. En verksamhetsplan för tillsyn enligt Alkohollagen och en verksamhetsplan för miljönämndens övriga verksamhetsområden. Detta dokument är en uppföljning av båda verksamhetsplanerna gällande Miljökontoret handlägger ansökningar, anmälningar och utövar tillsyn inom områden som regleras av miljöbalken, alkohollagen, tobakslagen, livsmedelslagen, strålskyddslagen och läkemedelslagen. Denna verksamhetsberättelse berör samtliga dessa områden. Miljöskydd I tabellen nedan redovisas antalet tillsynsobjekt som var registrerade när verksamhetsplanen för 2016 gjordes samt hur många inspektioner som då var planerande. Verksamhet Antal tillsynsobjekt Beräknat antal inspektioner Utfall Miljöskydd, C-verksamhet Avloppsreningsverk Drivmedelsanläggning Biltvätt Värmeverk Förbrukning av organiska lösningsmedel Lantbruk Skytteklubb Miljöskydd, U-verksamhet Biltvätt Fordonsverkstad 7 7 3

10 TROSA KOMMUN Verksamhetsberättelse Sida 3(7) Miljökontoret Avloppsreningsverk Avfallsanläggning Plastvaruproduktion Skytteklubb Förorenad mark Lantbruk/Hästgårdar Övriga U-anläggningar Totalt Under 2016 har två miljöfarliga verksamheter upphört och en avfallsanläggning har ingen pågående verksamhet. Provtagning av ett förorenat område har initierats av kommunen, Lånesta 4:14, i syfte att utreda användningsmöjligheter. Riskbaserad tillsyn har tillämpats, varvid vissa planerade verksamheter med låg risk inte har tillsynats till förmån för nya objekt med högre bedömd risk. Miljökontoret har handlagt 12 klagomålsärenden gällande miljöskydd under I tabellen nedan redovisas antalet ansökningar och anmälningar gällande enskilda avlopp, värmepumpar samt muddringsärenden. Anmälan miljöfarlig verksamhet syftar till två nya verksamheter/bolag, Thomas Betong AB och Massoptimering Sverige AB (avfallsåtervinning); tre anmälningar från Trafikverket gällande besprutning av banvallar, deponering av massor respektive återvinning av avfall; ogräsbekämpning på två golfklubbar samt ett ärende gällande masshantering vid bygge (PEAB). Anmälnings och Tillståndsärenden Antal Anmälan miljöfarlig verksamhet 9 Enskilda avlopp, tillstånd 44 Värmepumpar 25 Muddringsärenden 4 Totalt 82

11 TROSA KOMMUN Verksamhetsberättelse Sida 4(7) Miljökontoret Hälsoskydd Enligt tillsynsplanen ska anmälningspliktiga verksamheter ha tillsyn en gång vartannat år och icke anmälningspliktiga (u-verksamheter) ha tillsyn en gång vart fjärde år. Solarier samt strandbad ska ha minst ett besök årligen. I tabellen nedan redovisas antalet tillsynsobjekt som var registrerade när verksamhetsplanen för 2016 gjordes och hur många inspektioner som då var planerande. Verksamhet Antal tillsynsobjekt Beräknat antal inspektioner Utfall Anmälningspliktiga hälsoskyddsobjekt Skolor Förskolor Stickande/skärande Solarium Bassängbad Övriga hälsoskyddsobjekt Strandbad Tillfälliga boenden Frisörer Massörer Tandläkare Gammamätning Övrigt hälsoskydd Totalt Den största avvikelsen mot tillsynsplanen är antal inspektioner på förskolor. Det beror på en planerad medverkan i ett projekt som inte blev av. Miljökontoret har handlagt 19 stycken klagomålsärenden gällande hälsoskydd under 2016 som främst har handlat om störande djur samt buller från byggarbetsplats

12 TROSA KOMMUN Verksamhetsberättelse Sida 5(7) Miljökontoret och restauranger. Ett klagomål gällande eldning resulterade i en åtalsanmälan. Livsmedel Livsmedelskontrollerna har genomförts enligt kontrollplanen för Majoriteten av inspektionerna har varit oanmälda. Hur ofta kontrollerna utförs beror på verksamhetens storlek, konsumentgrupp och vilken typ av livsmedel som hanteras. I tabellen nedan redovisas antalet kontrollobjekt som var registrerade när verksamhetsplanen för 2016 gjordes och hur många inspektioner som då var planerande. Verksamhet Antal kontrollobjekt Beräknat antal inspektioner Utfall Café, enklare beredning Butik Gatukök, kiosk Mobil anläggning Skola, förskola Äldreboende Pizzeria Restaurang Vattenverk Produktion Grossist Totalt Under 2016 har 33 livsmedelsanläggningar tillkommit(registrerats) och 23 anläggningar har upphört. Antal livsmedelsanläggningar uppgick till 138 enheter Vid 34 kontroller har brister uppmärksammats som varit så allvarliga att extra offentlig kontroll utöver kontrollplanen varit nödvändiga. Miljökontoret har utfört 125 kontroller (exkl. extra offentlig kontroll) av livsmedelsanläggningar. Miljökontoret har hanterat 7 RASFF (Rapid alert system for food and feed) ärenden och 10 misstänkta matförgiftningar under året. En åtalsanmälan om misstänkt brott mot livsmedelslagen har genomförts under 2016.

13 TROSA KOMMUN Verksamhetsberättelse Sida 6(7) Miljökontoret Tobak, folköl och OTC I tabellen nedan redovisas antalet tillsynsobjekt som var registrerade när verksamhetsplanen för 2016 gjordes och hur många inspektioner som då var planerande. Verksamhet Antal tillsynsobjekt Beräknat antal inspektioner Utfall Tobak Folköl OTC Totalt Fler inspektioner än vad som hade planerats gjordes. Det beror på att nya verksamheter samt att brister uppmärksammades och följdes upp med nya besök. Tobakstillsyn genomfördes i samverkan med polisen på tre tillsynsobjekt. Under 2016 har en anläggning tillkommit och två anläggningar upphört. Serveringstillstånd I tabellen nedan redovisas antalet tillsynsobjekt som var registrerade när verksamhetsplanen för 2016 gjordes samt hur många inspektioner som då var planerande. Enligt Trosa kommuns Riktlinjer för serveringstillstånd ska varje objekt få yttre tillsyn en gång om året. Verksamhet Antal tillsynsobjekt Beräknat antal inspektioner Utfall Restauranger Totalt inspektioner utfördes mellan januari och augusti. Inga inspektioner utfördes under hösten men alla objekt fick ett besök av tillsynsmyndigheten. Under 2016 har 8 nya serveringstillstånd beviljats och 5 verksamheter har återkallat sitt serveringstillstånd på egen begäran. Miljönämnden delade ut en varning. Vid slutet av 2016 fanns 19 restauranger med serveringstillstånd i kommunen.

14 TROSA KOMMUN Verksamhetsberättelse Sida 7(7) Miljökontoret Projekt och särskilda insatser Inventering av enskilda avlopp Målet för 2016 har inte nåtts. Enligt projektplanen för enskilda avlopp skulle en extern resurs anställas. På grund av personalomsättning på miljökontoret fanns ingen tillgänglig personal att leda projektet. Det som gjordes var att under våren 2016 färdigställdes inventeringen av området kring Avlebro och Västerljungs- Djupvik. Totalt har 14 avlopp blivit inventerade under Tillsynens effekt på verksamhetsutövarens beteende Miljökontoret skulle delta i ett forskningsprojekt planerat av Nationalekonomiska institutionen vid Stockholms universitet för att se miljö- och hälsoskyddstillsynens effekt på verksamhetsutövarens miljöbeteende. Projektet skulle utföras på förskolor som skulle besökas två gånger under året. När anmälan om att delta i projektet gjordes visade det sig att Trosa kommun inte fick plats att vara med i projektet. Ordinarie tillsyn på förskolor gjordes istället. Allergikost i kommunala tillagningskök Projektet inriktades på maträtter som ska vara mjölkfria. Provtagning genomfördes på rätter som hade tillagats till personer med en mjölkallergi. Proverna skickades till Alcontrol för analys av kasein som är ett mjölkprotein. Inga prover som analyserades innehöll kasein. Övrigt Under 2016 hjälpte miljökontoret Gnesta kommuns miljökontor med handläggning av ett ärende gällande masshantering med anledning av jävsproblematik. Miljökontoret har svarat på remisser samt yttrat sig i ärenden 24 gånger under året. Majoriteten av remisserna kommer från Länsstyrelsen. Livsmedelskontrollen hade en praktikant från SLU Uppsala under fyra veckor på sommaren. Praktikanten fick genomföra kontroller samt utföra administrativa uppgifter. Miljöansvarig och tillika hälsoskydds- och alkoholinspektören i Trosa kommun slutade sin anställning den 1 augusti En hälsoskyddsinspektör anställdes i juli Tillsyn och tillstånd enligt alkohollagen handläggs sedan 1 september 2016 av tjänstemän i Nyköpings kommun. Miljökontoret utför fortfarande en del administrativa uppgifter gällande alkoholtillsynen.

15

16 Samhällsbyggnadskontoret Mats Gustafsson Samhällsbyggnadschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer SBN 2017/3 Reviderad internkontrollplan 2017 Förslag till beslut Miljönämnden godkänner reviderad internkontrollplan Ärendet Miljönämnden beslutade på sammanträdet den 23 januari 2017 om internkontrollplan för Efter beslutet har kommunens internkontrollgrupp lämnat nya direktiv för kommungemensamma kontrollpunkter och därför behöver nämndens internkontrollplan 2017 revideras. Följande ändringar har gjorts i den reviderade internkontrollplanen: De tidigare kommungemensamma kontrollpunkterna Dokumenthantering, Styrdokument beslutade av KS och KF, Personalkostnader och Personuppgiftslagen har tagits bort. Kommunens internkontrollgrupp har gjort en lägre riskbedömning och bedömer inte längre att de ska vara kommungemensamma kontrollpunkter. Internkontrollplanen har kompletterats med en ny kommungemensam kontrollpunkt, Oegentligheter eller misskötsel i arbetet. Även riskanalysen har uppdaterats med förändringarna. Mats Gustafsson Samhällsbyggnadschef Bilagor 1. Reviderad internkontrollplan Reviderad riskanalys 2017 Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

17 Internkontrollplan Miljönämnden För tidsperiod: Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Rapportering ska göras till respektive nämnd + Kommunstyrelsen 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat. Förkortningar: Bedömning sannolikhet och konsekvens PC Produktionschef Sannolikhet = sannolikhet att det inträffar Konsekvens = ekonomisk, personell, förtroende om det inträffar 5 Hög sannolikhet/allvarlig konsekvens 1 Låg sannolikhet/liten konsekvens * Punkter som markerats med stjärna ska ingå i samtliga nämnders internkontrollplaner Miljökontoret M:1 Kunders missnöje med handläggningstider Rutinnummer/rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Sanno- Konsemoment till likhet kvens Regelbunden uppföljning av handläggningstider. Ansvarig tjänsteman Komplett 1 ggr per år PC 2 4 M:2 Kompetensförsörjning Att årlig analys görs avseende personalläget samt att uppföljning görs av genomförda rekryteringar. PC Komplett 1 ggr per år PC 2 4 M:3 Överklaganden Uppföljning av andelen överklagade ärenden. Ansvarig tjänsteman Komplett 1 ggr per år PC 2 4 Ärende-/dokumenthantering Ä:1 Delegering* Att delegeringsordningen är relevant med avseende på produktionskontorets organisation och befattningar m.m. Personal P:1 Bisysslor * Att alla chefer efter genomförda utvecklingssamtal har en uppdaterad inventeringslista på medarbetarnas eventuella bisysslor. P:2 Arbetsmiljö * Att riskanalyser genomförs och att eventuella handlingsplaner upprättas. Ansvarig tjänsteman Komplett genomläsning av delegeringsordningen 1 ggr per år PC 2 4 Enhetschef Komplett 1 ggr per år PC 2 4 PC Komplett 1 ggr per år PC 2 4 K:\Nämnder\MN\MN 2017\Tjänsteskrivelser\ \Reviderad 1 internkontroll 2017\Kopia av Internkontrollplan MN 2017

18 Rutinnummer/rutin Kontroll- Ansvarig Metod Frekvens Rapport Sanno- Konsemoment till likhet kvens P:3 Personalkostnader * Rimlighetsbedömning av kostnader för resp. verksamhet. PC Komplett Vid delår och årsbokslut PC 3 3 P:4 Rätt lön * Att alla chefer månatligen kollar sina analyslistor - (rätt lön till rätt person). Övrigt Ö:2 Personuppgiftslagen (PuL)* Att förteckning enl. 39 PuL är uppdaterad och anmäld till PuL-ombud. Ö:2 Oegentligheter eller misskötsel i Kontroll att dokumenten "Riktlinjer för att upptäcka arbete* oegentligheter eller misskötsel i arbetet och SKL:s skrift om muta och jäv" ingår i varje anställds introduktion och att alla anställda har tillgång till dokumenten. PC Komplett 1 ggr per år PC 3 3 PuL-ombud Stickprov 1 ggr per år PC 3 3 PC, enhetschef Komplett 1 ggr per år PC 2 4 K:\Nämnder\MN\MN 2017\Tjänsteskrivelser\ \Reviderad 2 internkontroll 2017\Kopia av Internkontrollplan MN 2017

19 Risk MILJÖKONTORET Sannolikhet (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Konsekvens (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) Regelverk följs inte Kunders missnöje med handläggningstider Beslut fattas i strid med delegation Kompetensförsörjning Förändrad lagstiftning Överklaganden PERSONAL Inventering bisysslor * Arbetsmiljö* Rätt lön* Fusk med reseräkningar Missbruka tider (utifrån eget ansvar) Olovlig frånvaro ÖVRIGT Delegering* Personuppgiftslagen (PuL)* Oegentligheter eller misskötsel i arbete * 2 4 8