35 Revisorernas granskning av bisysslor

Transkript

1 PROTOKOLL LKD Revisorernas granskning av bisysslor Bakgrund Efter riksdagsbeslut hösten 2001 gäller från och med 2002 ändringar i lagen om offentlig anställning (LOA) vilka innebär att frågor om bisysslor för anställda i kommuner och landsting inte längre regleras i kollektivavtal, utan i LOA. Av bland annat denna anledning har landstingets revisorer granskat hur landstinget hanterar frågor kring bisysslor för anställda. Bilagda rapport (Bilaga 2) har överlämnats till landstingsstyrelsen för synpunkter. Kommentar Ärendet har handlagts inom personalutvecklingsenheten. Av bilagda förslag till svar (Bilaga 1) framgår att ett förslag till särskild policy för bisysslor är framtagen. Den kommer, efter viss ytterligare beredning, att presenteras för landstingsstyrelsen under våren Landstingsstyrelsens beslut 1 Svaret till revisorerna (Bilaga 1) godkännes. Bilaga 1. Svar till revisorerna 2. Brev från revisorerna 2:1 Granskningsrapport Protokollsutdrag - Revisionen c:\my documents\1_landstingsstyrelsen\protokoll\ls 03\( 3) mars \35 revrapp granskn av bisysslor\ 35 rev granskning bisysslor.doc Utskrift: , 10:57 Sid: 1

2 HANDLÄGGARE Roger Holmberg LKD03087 Revisionen Bisysslor Revisionen har mot bakgrund av ändringar i lagen om offentlig anställning (LOA) praktiskt granskat hur Landstinget Sörmland hanterar frågor kring bisysslor i allmänhet och förtroendeskadliga bisysslor i synnerhet. Resultatet av granskningen framgår av särskild revisionsrapport. I rapporten framhåller revisionen bl a att en policy för bisysslor bör fastställas att gälla i landstinget. Landstingsstyrelsen vill med anledning av revisionens granskning meddela att ett skriftligt förslag till policy föreligger. Efter viss ytterligare beredning kommer en särskild policy för bisysslor att fastställas av landstinget. Detta förväntas ske inom en nära framtid. Vid framtagandet av förslaget har de iakttagelser och synpunkter som redovisats i revisionsrapporten varit till stor nytta. LANDSTINGET SÖRMLAND Alf Egnerfors Landstingsstyrelsens ordförande Christer Lindman Landstingsdirektör Nyköping besök Repslagaregatan 19 tel fax ORG NR c:\my documents\1_landstingsstyrelsen\protokoll\ls 03\( 3) mars \35 revrapp granskn av bisysslor\svar (rh)_ doc Utskriftsdatum: :49 SID 1(1)

3 Bilaga 2, LS /03 För kännedom Enligt sändlista Landstingsstyrelsen Riksdagen beslutade under hösten 2001 om ändringar i lagen om offentlig anställning (LOA). Dessa innebär att LOA från och med 1 januari 2002 även är tillämplig på anställda inom kommuner och landsting. I och med denna lagändring så regleras numer förtroendeskadliga bisysslor för anställda i landsting och kommuner ej längre av kollektivavtalets allmänna bestämmelser (AB) utan av LOA. Arbetsgivaren ska enligt LOA på lämpligt sätt informera arbetstagarna om vilka slags förhållanden som kan göra en offentliganställds bisyssla otillåten. Revisorerna har granskat hur Landstinget Sörmland praktiskt hanterar frågor kring bisysslor i allmänhet och om ovanstående lagändring gällande förtroendeskadliga bisysslor har medfört några förändringar i dessa rutiner. Ämnet har även aktualiserats av tjänstemannaledningen och arbete med en policy pågår enligt uppgift. Denna granskning bör ses som en hjälp i detta arbete. Frågan om bisysslor måste, enligt vår uppfattning, diskuteras mer aktivt än idag. Mycket tillit sätts nu till en känsla av sund inställning och att alla verkar veta vad som gäller samt den sociala kontrollen. En gemensam övergripande policy gällande bisysslor för Landstinget Sörmland bör tas fram. Med ovanstående policy som grund kan sedan lokala anvisningar utformas ute på respektive förvaltning anpassade till den egna verksamheten. Enligt LOA är arbetsgivaren skyldig att informera arbetstagarna om vilka slags förhållanden som kan göra en offentliganställds bisyssla otillåten när det gäller förtroendeskadlighet. En lämplig rutin vore att ge denna information och även ta upp frågan om eventuella bisysslor vid nyanställningar och utvecklingssamtal. Revisorerna emotser synpunkter och uppgift om vilka åtgärder som kommer att vidtagas senast den 31 mars Percy Andersson Ordförande Kjell Jansson Revisionschef Nyköping besök Repslagaregatan 19 tel fax kjell.jansson@lk.dll.se ORG NR g:\enheter\adm\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 03\( 3) mars 03\1090 revrapp granskn av bisysslor\1_brev ls.doc Utskriftsdatum: :53 SID 1(2)

4 Sändlista: Centralt Christer Lindman Ingrid Mårselius Roger Holmberg NVHSO Anders Ahlgren Ing-Britt Kylbergh Håkan Nyberg SHSO Roland Sterner Lena Hellberg Karsuddens sjukhus Kent Persson Handikapp & Habilitering Britt-Marie Rönnbäck Hans Olausson Folktandvården Sverre Berglund Peter Vrager Kultur & Utbildning Tord Domargård Charlotte Lindholm Jord och Skog Sten-Axel Meuller Landstingsfastigheter Hans-Åke Lanthén Inga-Britt Edberg D-data Göran Jansson Landstingskansliet Birgit Tomani Katarina Carlsson ORG NR g:\enheter\adm\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 03\( 3) mars 03\1090 revrapp granskn av bisysslor\1_brev ls.doc Utskriftsdatum: :53 SID 2(2)

5 REVISIONSRAPPORT för resultatet av granskningen av LANDSTINGET SÖRMLAND Nyköping besök Repslagaregatan 19 tel fax ORG NR g:\enheter\adm\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 03\( 3) mars 03\1090 revrapp granskn av bisysslor\2_revisionsrapport försättsblad.doc Utskriftsdatum: :58

6 1 BAKGRUND SAMMANFATTNING IAKTTAGELSER POLICYFRÅGAN LAGEN OM OFFENTLIG ANSTÄLLNING PRAKTISK HANTERING KARTLÄGGNING AV FÖREKOMST AV METOD... 8 Ann-Charlotte Adolfsson Revisor Nyköping besök Repslagargatan 19 direkttel växel fax mobiltel e-post ann-charlotte.adolfsson@lk.dll.se ORG NR g:\enheter\adm\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 03\( 3) mars 03\1090 revrapp granskn av bisysslor\3_revisionsrapport.doc Utskriftsdatum: :58 SID 1(8)

7 1 BAKGRUND Med bisyssla förstås i princip varje syssla eller verksamhet som en arbetstagare har vid sidan av sin anställning och som inte är hänförlig till privatlivet. En bisyssla kan för en arbetstagare vara tillåten eller otillåten. De otillåtna bisysslorna brukar delas in i tre kategorier: 1. Förtroendeskadliga bisysslor 2. Arbetshindrande bisysslor 3. Konkurrensbisysslor Tidigare reglerades alla dessa tre punkterna av kollektivavtalets allmänna bestämmelser (AB) 12. Riksdagen beslutade under hösten 2001 om ändringar av lagen (1994:260) om offentlig anställning (LOA). Dessa innebär att LOA, fr om 1 januari 2002, även är tillämplig på anställda inom kommuner och landsting. Detta för att samma regelverk ska omfatta all offentlig förvaltning och att förtroendet för densamma ska stärkas gällande saklighet och opartiskhet i verksamheten. Lagen är tvingande. I och med denna lagändring så regleras numer förtroendeskadliga bisysslor ej längre av AB utan av LOA för anställda i landsting och kommuner. Däremot omfattas inte anställda i bolag ägda av landsting och kommuner. Arbetsgivaren ska, enligt 7 LOA, på lämpligt sätt informera arbetstagarna om vilka slags förhållanden som kan göra en offentliganställds bisyssla otillåten. Något motsvarande krav finns inte idag för de två övriga slagen av otillåten bisyssla som fortfarande regleras i AB. 2 SAMMANFATTNING Revisionen har haft i uppdrag att granska hur Landstinget Sörmland praktiskt hanterar frågor kring bisysslor i allmänhet och om den lagändring gällande förtroendeskadliga bisysslor borde ha/har medfört några förändringar och i så fall vilka. Revisionens synpunkter och/eller rekommendationer redovisas kortfattat nedan: En gemensam policy gällande bisysslor för Landstinget Sörmland bör tas fram, av vilken ansvarsfördelning, ärendehantering och uppföljning bör framgå tydligt. Med ovanstående policy som grund kan sedan lokala anvisningar utformas ute på respektive förvaltning anpassade till den egna verksamheten. Anställningsavtal med inskränkt rätt till att utföra bisysslor bör ha samma lydelse i hela organisationen. ORG NR g:\enheter\adm\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 03\( 3) mars 03\1090 revrapp granskn av bisysslor\3_revisionsrapport.doc Utskriftsdatum: :58 SID 2(8)

8 Nya chefer, i hela organisationen, bör informeras om/utbildas i gällande arbetsrättslagstiftning. I dag sker detta bara regelmässigt inom Nordvästra Hälso- och Sjukvårdsområdet. Dessutom bör former sökas för ett kontinuerligt erfarenhetsbyte. Landstinget bör informera arbetstagarna om vilka regler som gäller på detta område och bör samtidigt också informera om vem som kan svara på arbetstagarnas eventuella frågeställningar. (Enligt LOA är dessutom arbetsgivaren skyldig att informera om vilka slags förhållanden som kan göra en offentliganställds bisyssla otillåten när det gäller förtroendeskadlighet) Frågan om eventuella bisysslor bör rutinmässigt ställas vid nyanställningar och utvecklingssamtal. Landstinget Sörmland bör också tänka på att vara konsekvent i sin hållning som arbetsgivare mot arbetstagarna i dessa frågor jämfört med hur man agerar som köpare av tjänster från uppdragstagare, uppdragstagare som kanske utför tjänsten som bisyssla gentemot sin ordinarie arbetsgivare. En konsekvent hållning bör också beaktas vid erbjudanden om extra arbete till personalen inom det egna landstinget kontra övriga bisysslor utanför ordinarie arbete. 3 IAKTTAGELSER 3.1 Policyfrågan Vi har vid vår granskning inte kunnat finna någon utarbetad eller skriven policy när det gäller bisysslor. Det som finns är två brev från 1992 och 1995 där tidigare Landstingsdirektören gav sin syn på bisysslor mot bakgrund av den då rådande Sörmlandsmodellen. Hans uppfattning var att det var direkt olämpligt att ha bisyssla inom samma verksamhetsområde som anställningen och att detta gällde chefer men i princip även övriga landstingsanställda. Känslan ute på förvaltningarna är dock att det finns en praxis som i mångt och mycket faller tillbaka på dessa dokument och att det egentligen inte är något större problem. Frågan har återigen aktualiserats av nuvarande tjänstemannaledning och arbete med en policy pågår. Flera förvaltningar efterlyser ett dokument vilket, som ett flertal betonar, ska vara övergripande och giltigt i hela organisationen Landstinget Sörmland. Då organisationen innehåller en mångfald av personalkategorier och arbetsförhållanden måste förmodligen det gemensamma dokumentet koncentreras till att omfatta; Allmänt förhållningssätt Ansvars-/rollfördelning Organisation för ärendehantering Informationsvägar Uppföljning ORG NR g:\enheter\adm\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 03\( 3) mars 03\1090 revrapp granskn av bisysslor\3_revisionsrapport.doc Utskriftsdatum: :58 SID 3(8)

9 Den praktiska tillämpningen kan sedan inte alltid hanteras lika i alla delar då bedömningen av bisyssla, av naturliga skäl, inte kan vara lika för t ex en deltidsanställd musiker på Kultur & Utbildning som för en verksamhetschef inom hälso- och sjukvården. Här måste organisationen i stället vara tydlig i hur tveksamma ärenden ska hanteras. Frågan om bisysslor måste, enligt vår uppfattning, diskuteras mer aktivt än idag. Mycket tillit sätts nu till en känsla av sund inställning och att alla verkar veta vad som gäller samt den sociala kontrollen. Den arbetsrättsutbildning som Nordvästra Hälso- och Sjukvårdsområdet (NVHSO) genomför för nya chefer borde kunna vara vägledande för utbildningsinsatser för chefer inom hela organisationen. Där går deltagarna igenom kollektivavtalets AB paragraf för paragraf och kring bisyssleparagrafen brukar det alltid, enligt uppgift, bli mycket bra diskussioner. Det tillsammans med att kontinuerligt ha med bisysslefrågan på agendan på dels personalchefsgruppens träffar samt chefsmöten skulle kunna hjälpa till att lyfta frågan och hålla den levande. Det finns inget i lagtexten som säger att informationen till arbetstagarna måste vara skriftlig utan arbetsgivaren bestämmer själv hur informationen bäst ska ges till de anställda. Det kan t ex vara genom personalmöten, intranät, utvecklingssamtal och/eller vid nyanställningar. Vid våra intervjuer har också framgått att frågan bör sättas in i ett större perspektiv. Landstinget Sörmland bör vid utarbetande av en policy för bisysslor också ta ställning till hur organisationen ska förhålla sig till dels bemanningsföretag dels extra arbete inom den egna organisationen. Landstingsstyrelsen har i september år 2002 (LS 134, LKD 01602) beslutat att arbeta fram en policy för användande av bemanningsföretag. Den policy som kan komma att utarbetas för bisysslor bör inte vara i konflikt med bemanningspolicyn så tillvida att den blir mindre tillåtande än vad inställningen till att köpa tjänster blir. 3.2 Lagen om offentlig anställning Den lagändring som trädde i kraft den 1 januari i år har inte fått något genomslag i organisationen. Lagändringen var inte känd av alla vi pratade med och några ansåg att den nya lagen krånglar till det och att den kan vara oklar i sin tillämpning. Väldigt lite information har gått ut till landstingen i samband med detta. Det enda vi har kunnat hitta är ett F-cirkulär från Landstingsförbundet (se nedan). Riksdagen beslutade om ändringar av lagen (1994:260) om offentlig anställning (LOA). Lagändringen innebar att den blir tillämplig på anställda inom kommuner och landsting fr om 1 januari Detta för att samma ORG NR g:\enheter\adm\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 03\( 3) mars 03\1090 revrapp granskn av bisysslor\3_revisionsrapport.doc Utskriftsdatum: :58 SID 4(8)

10 regelverk ska omfatta all offentlig förvaltning och att förtroendet för densamma ska stärkas gällande saklighet och opartiskhet i verksamheten. Ändringen omfattar däremot inte arbetstagare som är anställda i bolag även om bolaget är helägt av kommun/landsting/region. Det finns en principiell skillnad mellan förbudet mot förtroendeskadliga bisysslor, som syftar till att upprätthålla allmänhetens förtroende för den offentliga förvaltningen, och förbuden mot arbetshindrande bisysslor och konkurrensbisysslor, som främst avser att skydda arbetsgivarintressen. För att nå syftet att upprätthålla allmänhetens förtroende för den offentliga förvaltningen krävs enligt proposition 2000/01:147 dels att bestämmelserna är kända av berörda dels en effektiv kontroll av att förbudet efterlevs De element som bör ingå i ett effektivt och tydligt kontrollsystem, enligt propositionen är: 1. En skyldighet för arbetsgivaren att informera sina arbetstagare om vad som är otillåtet. 2. En skyldighet för arbetstagaren att på begäran lämna arbetsgivaren uppgifter om sina bisysslor. 3. En skyldighet för vissa arbetstagare med anställningar som ställer särskilt stora krav på förtroende för innehavaren att självmant anmäla sina bisysslor till arbetsgivaren. 4. En skyldighet för arbetsgivaren att reagera när denne får kännedom om otillåtna bisysslor. Det förhållande att en arbetsgivare har eller inte har lämnat information påverkar inte i sig bedömningen av om en viss arbetstagares bisyssla är förenlig med bestämmelsen om förbud mot förtroendeskadliga bisysslor i 7 LOA eller inte. Kontrollen måste ske med respekt för personlig integritet. Kontrollsyftet kan ofta uppnås genom att uppgifterna i första hand begärs in om arten av de bisysslor som de anställda har. Först om det finns någon särskild anledning till det bör detaljerade uppgifter om bisysslor begäras in från en arbetstagare. Uppgifterna kan begäras in muntligt, och de behöver antecknas bara om de kan ha betydelse för utgången av ett ärende om t ex beslut om förbud om bisysslan. Enligt den information som gått ut från Landstingsförbundet (F-cirkulär 02:1p3) så innebär ändringen, när det gäller reglering av förtroendeskadlig bisyssla, sammanfattningsvis; arbetsgivaren ska på ett lämpligt sätt informera de anställda om vilka slags förhållanden som kan göra en förtroendeskadlig bisyssla otillåten arbetstagaren ska på arbetsgivarens begäran lämna uppgifter rörande bisysslan arbetsgivaren kan besluta att förbjuda eller låta en arbetstagare åta sig bisysslan beslutet ska vara skriftligt och innehålla en motivering ORG NR g:\enheter\adm\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 03\( 3) mars 03\1090 revrapp granskn av bisysslor\3_revisionsrapport.doc Utskriftsdatum: :58 SID 5(8)

11 förhandling enligt MBL ska inte tillämpas vid beslut rörande förtroendeskadlig bisyssla beslutet kan prövas i Arbetsdomstolen fackliga, politiska och ideella organisationer är inte undantagna i bedömningen av förtroendeskadlig bisyssla Arbetshindrande bisysslor och konkurrensbisysslor ska även fortsättningsvis regleras i AB. 3.3 Praktisk hantering En enighet råder, bland de personer vi intervjuat, att de inte upplever att bisysslefrågan är något större problem. Trots att det inte finns någon uttalad policy så har alla en känsla av att en sund inställning råder om vad som är tillåtet och inte och att kontakt oftast tas med närmaste chef om en anställd vill fråga om tillåtligheten i bedriven bisyssla. De personalchefer och personalsekreterare vi talat med får väldigt lite frågeställningar både från chefer och övrig personal. Bisysslor förekommer men i vilken utsträckning vet ingen eftersom någon kartläggning inte gjorts totalt bland personalen. Frågan ställs sällan/aldrig vid nyanställning och tas inte upp på utvecklingssamtalen. Tveksamheter finns också i personalorganisationen kring vilken rätt arbetsgivaren har att gå ut och ta in uppgifter angående bisysslor och det är viktigt att värna förtroendet i förhållandet till personalen. Arbetstagare är dock enligt kollektivavtalets AB skyldig att på arbetsgivarens begäran anmäla bisysslor varför vi inte kan se att det skulle finnas något hinder att ställa frågan rutinmässigt vid nyanställningar och utvecklingssamtal. Vi har också sett exempel på sådana policys och regler hos t ex Stockholms läns landsting och Norrbottens läns landsting. I anställningsavtal med verksamhetschefer inom NVHSO finns passusen; förbinder sig till att ej utföra bisyssla som kan vara förtroendeskadlig eller inom konkurrerande verksamhet. För övriga bisysslor krävs hälso- och sjukvårdschefens godkännande. Även i anställningsavtal med förvaltningscheferna som administreras av landstingskansliet finns avtal med liknande villkor. har inte rätt att utan landstingets medgivande utföra bisyssla. Detta ska finnas i alla dessa anställningsavtal och uppdateras vid nya förordnande om så inte är fallet. Inom Södra- Hälso och Sjukvårdsområdet (SHSO) finns enligt uppgift inga anställningsavtal med något skrivet om bisysslor. Däremot är det uttalat att det är helt förbjudet för verksamhetscheferna. Önskvärt vore om alla avtal med begränsning i att utföra bisyssla hade samma skriftliga ordalydelse i organisationen. Uppfattningen är att närmste chef oftast agerar så snart han/hon får vetskap om bisyssla som skulle kunna vara otillåten men att det oftast är en ORG NR g:\enheter\adm\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 03\( 3) mars 03\1090 revrapp granskn av bisysslor\3_revisionsrapport.doc Utskriftsdatum: :58 SID 6(8)

12 öppen dialog mellan den anställde och närmste chef. En stark tilltro finns också till den sociala kontrollen. Det behövs, enligt vår uppfattning, också en tydlig rutin för ärendehantering i tveksamma fall. Av rutinen bör t ex framgå vilka uppgifter som behövs från den anställde för att bedöma tillåtligheten, vem chefen i första hand ska diskutera frågeställningen med och vem som slutligen ska fatta beslut om bisysslan är otillåten eller ej. Detta för att dessa ärenden ska kunna hanteras snabbt, professionellt och konsekvent. 3.4 Kartläggning av förekomst av bisysslor Den statistiska undersökning av de offentliganställdas bisyssleinnehav som gjordes av bisyssleutredningen och som redovisas som bilaga 2 till propositionen 2000/01:147 visade att 21% av offentligt anställda hade en eller flera bisysslor under tiden september-november år Den omfattar då i stort sett alla anställningar, uppdrag eller verksamheter, avlönade eller oavlönade, som inte ska hänföras till privatlivets område. En kartläggning har gjorts av revisionskontoret för att, i samband med denna granskning, få en fingervisning om förekomsten av bisysslor inom Landstinget Sörmland. Kartläggningen omfattar inte andra anställningsförhållanden utan enbart eget företagande och/eller styrelsearbete. Vi har slumpmässigt valt ut 132 arbetstagare och kontrollerat dessa mot PRV:s näringslivsregister. Utfallet är att 32 av dessa anställda, 24%, fanns registrerade i näringslivsregistret antingen med inregistrerad enskild firma, som styrelseledamot i aktiebolag eller bolagsman i handelsbolag eller kommanditbolag. Då är uppdrag i bostadsrättsföreningar och föräldrakooperativ exkluderade. Tre av dessa företag har sålt varor eller utfört tjänster åt Landstinget Sörmland. Vi har inte tittat på omfattningen av bedriven bisyssla. Vi har inte heller bedömt tillåtligheten i de bisysslor som vi funnit vid vår granskning. Slutsatsen är att bisysslor förekommer i minst samma utsträckning inom Landstinget Sörmland som den rikstäckande statistiken från bisyssleutredningen visar. ORG NR g:\enheter\adm\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 03\( 3) mars 03\1090 revrapp granskn av bisysslor\3_revisionsrapport.doc Utskriftsdatum: :58 SID 7(8)

13 4 METOD Vi har genomfört denna granskning med hjälp av intervjuer av ett antal av de personer som sitter i personalchefsgruppen. Ingrid Mårselius Roger Holmberg Lena Hellberg Ing-Britt Kylbergh Håkan Nyberg Charlotte Lindholm Inga-Britt Edberg Birgit Tomani Katarina Carlsson Personaldirektör Förhandlingschef Personalchef, SHSO Personalchef, NVHSO Förhandlingssekreterare Personalsekreterare Kultur & Utbildning Personalsekreterare Landstingsfastigheter Personalsekreterare Landstingskansliet Personalsekreterare Landstingskansliet ORG NR g:\enheter\adm\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 03\( 3) mars 03\1090 revrapp granskn av bisysslor\3_revisionsrapport.doc Utskriftsdatum: :58 SID 8(8)