Internkontroll 2 PS Självservice

Transkript

1 Tjänsteskrivelse 1 (3) KFN Handläggare Claes Åsenblad Internkontroll 2 PS Självservice Sammanfattning I oktober 2014 fick förvaltningen i uppdrag att granska medarbetare och chefers rutiner kring PS Självservice. Målet var att kvalitetssäkra rapporteringen i systemet och eventuellt föreslå förändrade eller förbättrade rutiner. Granskningen har visat att rutiner fungerar väl. Varje arbetsställe har upparbetat egna rutiner för att säkerställa att avvikelser rapporteras korrekt. Vid granskningstillfället var inte dessa dokumenterade på alla arbetsställen men åtgärder har vidtagits och kommer att vara klart under innevarande höst. Ett antal önskemål om förbättring och förenkling av rapportering i systemet har framkommit. Om de förbättringar som föreslagits av systemet genomförs skulle det ytterligare öka säkerheten och spara tid för såväl medarbetare som chefer och löneassistenter. Förbättringarna skulle även få effekt för all personal i kommunen. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 9 oktober 2015 Kartläggning av PS Självservice 28 augusti 2015 Uppdragsbeskrivning den 5 februari 2015 Kultur- och föreningsförvaltningens protokoll den 15 oktober Kultur- och föreningsförvaltningens internkontrollplan den 1 oktober 2014 Beskrivning av ärendet Granskningen av rutiner kring rapportering i PS Självservice har genomförts enligt uppdragsbeskrivningen. PS Självservice är det digitala system varje medarbetare rapporterar avvikelser utifrån schemalagd arbetstid, såsom frånvaro, semester, obekväm arbetstid, reseräkning, personliga utlägg med mera. Alla medarbetare har tillgång till systemet via kommunens intranät Kikaren. PS Självservice förvaltas och administreras av Lönecentrum östra Värmland, med placering i Kristinehamn. Lönecentrum östra Värmland är en gemensam administrativ nämnd, bildad 2012, och omfattar kommunerna Filipstad, Karlskoga, Kristinehamn och Storfors. Den granskning som genomförts visar att rapporteringen fungerar väl. Inga generella rutinbeskrivningar finns framtagna men varje arbetsställe

2 Tjänsteskrivelse 2 (3) KFN har upparbetat egna rutiner, utifrån de behov som finns, för att säkerställa att det fungerar korrekt. Vid granskningstillfället hade inte alla arbetsställen dokumenterat sina rutiner men det kommer att ske under hösten. Eftersom systemet bygger på ett egenansvar finns risker att fel och misstag begås av såväl okunskap som stress men också på grund av missförstånd om det är krångligt och ologiskt hur man går tillväga. Av de intervjuer som genomförts med chefer, de som attesterar rapporterade avvikelser, är det dock sällan felrapportering sker. När det händer rättas det till och det får inga ytterligare konsekvenser. Dock orsakar det visst merarbete. Vid intervjuer med chefer och genom den enkätundersökning som genomfördes med medarbetarna framkom ett antal önskemål om förbättring och förenkling av rapportering i systemet. Vissa funktioner används sällan och upplevs ologiska och krångliga, för sällananvändare upplevs svårigheterna i än högre grad. Önskemålen är framförda till Lönecentrum för vidare hantering. Kontaktpersoner vid Lönecentrum har också intervjuats och bestyrker att det generellt fungerar väl. Visst kan fel uppstå men tillsammans med attesterande chef rättas det till innan det får några konsekvenser. Sociala/kulturella konsekvenser Vid granskningen har chefer och kontaktpersoner vid Lönecentrum intervjuats och alla medarbetare har haft möjlighet att ge sin syn på PS Självservice och rapporteringsrutiner via en enkät. 51 % av medarbetarna besvarade enkäten. Intervjuerna och resultatet av enkäten har sammanställts och vägts in i bedömningen av granskningen. Om de förbättringar som föreslagits av systemet genomförs skulle det ytterligare öka säkerheten, minska frustrationen och spara tid för såväl medarbetare som chefer och löneassistenter. Förbättringarna skulle även få effekt för all personal i kommunen. Ekonomiska konsekvenser Med tydliga och enkla rutiner går rapporteringen snabbare och risken för fel, som måste åtgärdas i nästa led, minskas. Om rapportering i systemet förenklas kommer även det att innebära en besparing av tid och minskad frustration. En förbättring av systemet kommer att ge positiv effekt för all personal i kommunen. Kultur-och föreningsförvaltningens förslag till beslut 1. Godkänna granskningen av PS Självservice. 2. Inga skäl föreligger för förändringar av rapporteringsrutiner. Claes Åsenblad Kvalitetsledare

3 Tjänsteskrivelse 3 (3) KFN Expedieras till Förvaltningschef Avdelningschefer Enhetschefer Ekonom

4 Tjänsteskrivelse Handläggare: Hans Lundell Kultur- och föreningsnämnden Internkontrollplan 2015 för kultur- och föreningsnämnden Sammanfattning Under år 2005 fick kommunens ekonomgrupp i uppdrag att utifrån det av kommunfullmäktige fastställda reglementet för internkontroll lämna förslag till intern kontrollplan. Gruppen utarbetade också ett förslag för vilka rutiner som är lämpliga att följa upp. De rutiner som gruppen föreslår är av generell karaktär, tre till antalet, vilka gäller för samtliga nämnder och utförs centralt. Dessutom föreslås att respektive nämnd beslutar om två nämndspecifika rutiner att kontrollera. För 2015 föreslås granskning av följande två för kultur- och föreningsnämnden specifika rutiner: - PS Självservice - Uppföljning och utvärdering av tidigare genomförda internkontroller enligt internkontrollplaner PS Självservice är det IT-baserade system som används i kommunen för medarbetarna att rapportera sjukfrånvaro, begära ledigheter, skriva reseräkningar etc. PS Självservice skall rapporteras till nämnden senast på aprilsammanträdet. Tidigare genomförda internkontroller skall ha granskats och rapporteras senast på novembersammanträdet. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 1 oktober c:\temp\hlul9l6k2q.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering kfn@karlskoga.se BESÖKSADRESS Box TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Centralplan MALMÖ

5 (2) Kultur och föreningsförvaltningens förslag till beslut 1. Internkontroll genomförs på PS Självservice, vilket skall rapporteras till nämnden senast på dess aprilsammanträde Internkontroll genomförs på tidigare genomförda internkontroller, vilket skall rapporteras till nämnden senast på dess novembersammanträde Hans Lundell Förvaltningschef Expedieras till Kvalitetsledaren Personalchefen

6 Protokollsutdrag Kultur- och föreningsnämnden Sammanträdesdatum KFN 92 KFN Internkontroll 2015 Sammanfattning Under år 2005 fick kommunens ekonomgrupp i uppdrag att utifrån det av kommunfullmäktige fastställda reglementet för internkontroll lämna förslag till intern kontrollplan. Gruppen utarbetade också ett förslag för vilka rutiner som är lämpliga att följa upp. De rutiner som gruppen föreslår är av generell karaktär, tre till antalet, vilka gäller för samtliga nämnder och utförs centralt. Dessutom föreslås att respektive nämnd beslutar om två nämndspecifika rutiner att kontrollera. För 2015 föreslås granskning av följande två för kultur- och förenings nämnden specifika rutiner: - PS Självservice - Uppföljning och utvärdering av tidigare genomförda internkontroller enligt internkontrollplaner PS Självservice är det IT-baserade system som används i kommunen för medarbetarna att rapportera sjukfrånvaro, begära ledigheter, skriva reseräkningar etc. PS Självservice skall rapporteras till nämnden senast på aprilsammanträdet. Tidigare genomförda internkontroller skall ha granskats och rapporteras senast på novembersammanträdet. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 1 oktober Kultur och föreningsförvaltningens förslag till beslut 1. Internkontroll genomförs på PS Självservice, vilket skall rapporteras till nämnden senast på dess aprilsammanträde Internkontroll genomförs på tidigare genomförda internkontroller, vilket skall rapporteras till nämnden senast på dess november sammanträde Kultur och föreningsnämndens beslut 1. Beslutade att punkt 1 i beslutsförslaget ska rapporteras i november och att punkt 2 ska rapporteras i april. 2. Internkontroll genomförs på PS Självservice, vilket skall rapporteras till nämnden senast på dess novembersammanträde Internkontroll genomförs på tidigare genomförda internkontroller, vilket skall rapporteras till nämnden senast på dess april sammanträde Expedieras till Kvalitetsledaren Personalchefen Justerande Utdragsbestyrkande

7 Uppdrag: Internkontroll II 2015 PS Självservice

8 KULTUR- OCH FÖRENINGSFÖRVALTNINGEN Administrationen Karlskoga Hans Lundell, Uppdrag: Internkontroll II 2015 PS Självservice Uppdragsbeställare: Hans Lundell Uppdragsansvarig: Claes Åsenblad Uppdragsutförare: Claes Åsenblad Madelene Hedström Uppdragets syfte: Ur Kultur- och föreningsnämndens protokoll : Under år 2005 fick kommunens ekonomgrupp i uppdrag att utifrån det av kommunfullmäktige fastställda reglementet för internkontroll lämna förslag till intern kontrollplan. Gruppen utarbetade också ett förslag för vilka rutiner som är lämpliga att följa upp. De rutiner som gruppen föreslår är av generell karaktär, tre till antalet, vilka gäller för samtliga nämnder och utförs centralt. Dessutom föreslås att respektive nämnd beslutar om två nämndspecifika rutiner att kontrollera. För 2015 föreslås granskning av följande specifika rutiner: - PS Självservice Internkontroll genomförs på PS Självservice, vilket skall rapporteras till nämnden senast på dess novembersammanträde Uppdragets mål och målgrupp: Mål Kvalitetssäkra PS Självservice. Detta innebär att rutiner för medarbetare och chefer på förvaltningens olika delar kartläggs. En avvägning görs av kostnadseffektivitet mot säkerhet. Eventuellt föreslås förändrade eller förtydligade rutiner. Målgrupp Medarbetare, chefer och Kultur- och föreningsnämnden. Uppdragets tidplan och kostnad: Tidplan: Se nedan Krav på beslut eller förankring. Kostnad: Enbart arbetstiden.

9 Uppdragets organisation och genomförande: Uppdragsgivare: Hans Lundell Uppdragsansvarig: Claes Åsenblad Politiskt ansvariga: Kultur- och föreningsnämnden Stöd kan sökas hos Lönecentrum. Krav på beslut eller förankring Avstämning med förvaltningschefen senast vecka Klar i sin helhet till nämndberedningen den 9 november Beslut i kultur- och föreningsnämnden den 18 november Uppföljning Uppföljning bestäms av kultur- och föreningsnämnden beroende på utfallet av granskningen.

10 Sammanfattning av intervju med chefer Hur tycker du att PS Självservice fungerar och vilka rutiner finns på din avdelning? Generellt anser alla, såväl chefer som medarbetare att PS Självservice fungerar väl, att det finns rutiner, att det är relativt enkelt att rapportera i systemet och att det sällan uppstår fel. Avdelningarna ser lite olika ut på förvaltningen, de allra flesta har en väl samlad arbetsplats vilket är en fördel i detta sammanhang, medan kulturskolan har den mest spretiga arbetsplatsen och svårast att ha översikt över som chef. Uppfattningen är ändå att det fungerar väl även här. På kulturskolan används ett schablonschema för alla och motiveringen är att arbetstiderna är flexibla och ofta ändras. Varje avdelning har skapat sina egna rutiner för vad, när och hur rapportering ska ske och vad som görs när felaktigheter uppstått. Allt finns dock inte dokumenterat. Vid sjukdom/vård av barn finns en namngiven person och ersättare som ska ta informeras vid sjukfrånvaro. Den som tar emot en sådan anmälan gör en notering och stämmer sedan av att detta rapporteras i PS. Om rapportering inte skett inom angiven tid informeras vederbörande att åtgärda detta. På biblioteket görs en förgransking av alla rapporterade poster av en bibliotekarie innan bibliotekschefen attesterar. Organisation, vilka personer/funktioner attesterar i PS På alla avdelningar är det första och andra linjens chefer som ansvarar för att attestera poster i PS. Hur många medarbetare har respektive chef ansvar för? Varje chef ansvarar för mellan 3-25 medarbetare, där första linjens chefer har de flesta. Vilka delar av PS Självservice administrerar du för dina medarbetare? Alla chefer administrerar alla delar i systemet. Vilka prenumerationer har du? Några chefer får mail när nya poster finns att attestera. Andra har valt att inte få det. De menar att de är inne i systemet så ofta att det inte är nödvändigt att få sådana påminnelser. Vilka rapporter använder du? Förekommer väldigt sällan att rapport över utfall skrivs ut. Emellanåt kontrolleras flextid och semesteruttag. Utbildning för nyanställda? Ingen samordnad utbildning görs utan varje chef ser till att alla nya får den hjälp och kunskap som krävs. För nyanställda finns PS Självservice med som en punkt i Checklista för nyanställda. Är lathundarna på Kikaren till god hjälp? De flesta använder inte några lathundar. Om fel eller oklarheter uppstår löses de oftast med hjälp av lönecentrum. Vilka är de vanligaste felen medarbetarna gör som påverkar ditt arbete och som du får ett merarbete av? Att medarbetare glömmer att rapportera in. Det gäller främst efter sjukfrånvaro. Vid Strandbadet upplevs detta som ett stressmoment för att hinna få allt rapporterat innan lönebryt. Att felaktig frånvaroorsak anges. Att fel ersättningsorsak anges vid OB. Storhelg ligger högst upp i listboxen och om inte medarbetaren uppmärksammar att ett val måste göras registreras Ob för storhelg. Att medarbetare registrerar samma sak två gånger. Enligt lönecentrum ska inte detta inte orsaka några problem eftersom det inte ska gå att attestera samma sak två gånger.

11 Vid rapportering av avvikande tjänstgöring finns risk för dubbel kostnad om extratid anges som Ersättningsorsak. Beroende på vilken Bemanningstyp som anges borde endast valbara ersättningsorsaker vara aktiva i den listboxen. Vilka är de vanligaste felen som du som chef kan göra som du anser vara en risk för att felaktigheter ska uppstå? Uppfattningen är att rapportering, granskning och attestering fungerar väl och felaktigheter förekommer högst sällan. De risker som nämns är följande två: Att glömma granska det som beskrivits ovan och att fel då inte upptäcks och åtgärdas. Att chef inte informeras om sjukfrånvaro om den mottagits av någon ersättare och därmed inte blir kontrollerad att den rapporterats. Synpunkter och förslag till förbättringar Datum för lönebryt har tidigarelagts vilket orsakar mer stress. Alla förbättringar som gör systemet enklare och mer logiskt att rapportera i är värdefulla eftersom det finns många sällananvändare. Ändra rangordning i listboxen för OB-tillägg. Låta möjliga val i listboxen för Ersättningsorsak styras av valet som görs i Bemanningstyp. Förenkla rapportering av personligt utlägg så att inte reseuppgifter behöver anges om ingen resa utförts. Tydligare rutiner för hur medarbetare hanteras vid organisationsförändring, så att han/hon ligger under rätt chef i PS. Sammanfattning av intervju med lönecentrum Vilka brister i rutinerna upplever ni och vad kan förbättras? Generellt fungerar allt bra. Problem och oklarheter reds snabbt ut med respektive chef per telefon. 1. Vilka är de vanligaste felen som förekommer och som påverkar ditt arbete och du får ett merarbete av? Att chef attesterar för sent, enligt deadline. Att chef godkänner felaktiga saker. Till exempel ett felaktigt angivet årtal. Personuppgifter o framförallt personnummer saknas ofta på uppdragstagare, föreläsare, artister. Löneenheten ser över om det finns brister i utanordningsblanketten som används. 2. Andra fel som förekommit? På kulturskolan har det förekommit att poster om OB-tillägg bara syns i den del av systemet som chef administrerar, inte i den del som löneadministratören jobbar i. 3. Utbildning för nyanställda? Oklarhet råder om löneenheten ska åka till Karlskoga för att utbilda nyanställda. 4. Lathundar? En ny gemensam lathund för medarbetare för alla kommunerna håller på att tas fram. 5. Förslag till förbättringar Kulturskolans lärare använder inte individuella scheman utan ett schablonschema. Det skulle underlätta för alla om individuellt schema användes.

12 Medarbetarenkät om PS Självservice Sammanfattning Svarsfrekvens 51 % (= 42 respondenter). Generellt tycks PS Självservice fungera väl för medarbetarna. Det upplevs relativt enkelt, klart och tydligt hur man ska rapportera och det blir sällan fel. Dock finns några konkreta förslag på förbättringar som skulle förenkla och förbättra rapporteringen. Sannolikt skulle dessa förbättringar minska risken för fel och göra rapporteringen enklare, framförallt för sällananvändare. Fråga 1. Jag tycker det är enkelt att rapportera i PS Självservice Medelvärde 4,4 (6 gradig skala). 53 % har gett omdömet 5-6 och 12 % har gett omdömet 1-2. Det tycks relativt enkelt för da allra flesta att rapportera. Av fråga fyra nedan framgår vad som inte är enkelt och skulle kunna förbättras/förenklas. Fråga 2. Jag tycker det är klart och tydligt vad, när och hur jag ska rapportera Medelvärde 4,2. Även här har 53 % gett omdömet % har angett omdömet 1-2 och är något högre än på fråga 1. Även här ger fråga fyra svar på vad som inte är så klart och tydligt hur det ska rapporteras. Fråga 3. Hur ofta upplever du att det blivit fel - vid rapportering och du fått korrigera efter påpekande? 88 % uppger att det aldrig eller sällan händer, 12 % att det händer emellanåt. - vid utbetalning av lön orsakat av felaktighet i PS Självservice? 97 % uppger att det aldrig eller sällan händer, 2 % att det händer emellanåt. Fråga 4. Önskemål och förbättringsförslag Knappt en tredjedel av de som besvarat enkäten har lämnat något önskemål eller förbättringsförslag. De allra flesta har önskemål om rapportering av personliga utlägg och resor. För personligt utlägg framhålls att det är ologiskt att hitta i systemet var detta ska göras. Ibland görs personligt utlägg gjorts utan att det föranlett en resa men ändå måste samtliga reseuppgifter fyllas i. För reseräkning upplevs det svårtolkat hur man anger kostavdrag. Vid rapportering av OB-tid uppges att det finns en risk för fel eftersom storhelg är förstahandsvalet. /Claes

13 MedarbetareKFF_15_Internkontroll_PS Utveckling > Svar 42/83=51% 1. Jag tycker det är enkelt att rapportera i PS Självservice Besvarad av: 42 (95%) Ej besvarad av: 2 (5%) 1 6 Instämmer 10 (24%) (29%) (29%) (7%) (5%) 6 1 Instämmer inte 3 (7%) Medel: 4,4 2. Jag tycker det är klart och tydligt vad, när och hur jag ska rapportera Besvarad av: 42 (95%) Ej besvarad av: 2 (5%) 1 6 Instämmer 10 (24%) (29%) (21%) (10%) (7%) 6 1 Instämmer inte 4 (10%) Medel: 4,2 3. Hur ofta upplever du att det blivit fel... Aldrig Sällan Emellanåt Ofta Svar 1 vid rapportering och du fått korrigera efter påpekande? 20 (48%) 17 (40%) 5 (12%) 0 (0%) 42/44 (95%) 2 vid utbetalning av lön orsakat av felaktighet i PS Självservice? 30 (71%) 11 (26%) 1 (2%) 0 (0%) 42/44 (95%)

14 3. Hur ofta upplever du att det blivit fel... Aldrig Sällan Emellanåt Ofta Svar 1 vid rapportering och du fått korrigera efter påpekande? 20 (48%) 17 (40%) 5 (12%) 0 (0%) 42/44 (95%) 2 vid utbetalning av lön orsakat av felaktighet i PS Självservice? 30 (71%) 11 (26%) 1 (2%) 0 (0%) 42/44 (95%) 4. Önskemål och förbättringsförslag Besvarad av: 12 (27%) Ej besvarad av: 32 (73%) "Önskemål om att göra det enklare att fylla i reseräkningar." "Tydligare när vid reseräkning gällande mat. Ska man kryssa när det ingått eller inte." "Informationsmöte med löneenheten ca 1 g/år." "Keep up the good work! För mig funkar det klockrent, inga övriga kommentarer, " "Enklare sätt att rapportera personligt utlägg utan att behöva gå via reseersättning." "Att arbetsgivaren rapporterar i tid, till försäkringskassan, vid sjukdom." "Omformuleringar när man ska fylla i reseräkning skulle inte vara så tokigt. Lite svårtolkat särskilt som man fyller i formuläret sällan. " "Vid ifyllande av OB tid är Storhelgs OB som förstahandsval. Där blir det ofta fel om man inte ser upp." "Om man gör ett personligt utlägg är det inte helt enkelt att veta var man ska fylla. Ibland känns den lite ologisk." "en enklare väg att komma till personliga utlägg skulle vara bra då det är långsökt att lägga in alla utgifter under reseersättning." "Enklare menysystem och färre steg vid T.ex av rapportering för reseersättning, övrigt utlägg och dylikt." "Nej."

15

16 Önskemål och förbättringsförslag > utgifter lägga fel förstahandsval sjukdom arbetsgivaren kommentarer the ca löneenheten personligt reseersättning utlägg enklare långsökt ser Ibland väg OB Nej mat Tydligare tid sätt via up göra Önskemål under upp ofta Omformuleringar rapportera kryssa reseräkningar bra menysystem formuläret tokigt gällande utan Informationsmöte enkelt övrigt steg färre ologisk försäkringskassan behöva klockrent personliga funkar inga work gå övriga känns rapportering komma Storhelgs sällan särskilt ingått good Keep OB tid ifyllande rapporterar g/år dylikt veta helt fyller svårtolkat reseräkning