Anders Lerner Yttrande över revisionsskrivelse angående samarbetsavtal med Kulturhuset i Ytterjärna AB

Transkript

1 1 (4) Tjänsteskrivelse Kontor Kultur- och fritidskontoret Handläggare Anders Lerner Kultur- och fritidsnämnden Yttrande över revisionsskrivelse angående samarbetsavtal med Kulturhuset i Ytterjärna AB Dnr 12/34 Sammanfattning av ärendet Södertälje kommun erbjuder sina kommuninvånare och besökare ett brett utbud av scenkonst och andra konst- och kulturyttringar, på olika arenor och i linje med politiska beslut. Verksamheterna har till syfte att skapa ett rikt liv för dem som lever i kommunen och att bidra till att göra den attraktiv för besökare. Scenkonstarrangemang kräver en scenisk och teknisk infrastruktur. Kommunens egen stadsscen, Estrad i Stadshuset, klarar inte de utrymmeskrav t.ex. stora dans- och nycirkusföreställningar eller för den delen en större symfonisk orkester ställer. Teknisk kapacitet för dessa finns på endast en plats i kommunen: Ytterjärna kulturhus. Eftersom det har ansetts vara av värde för kommunen att program av det slag som angivits ovan kan presenteras här, har ett avtal ingåtts med Ytterjärna kulturhus om köp av tjänster för detta. Kommunrevisionen har i en skrivelse daterad framfört vissa synpunkter på kultur- och fritidskontorets hantering av detta avtal, samt begärt att kultur- och fritidsnämnden avger yttrande över dessa synpunkter. Kommunrevisionen tar i korthet fastat på tre faktorer, nämligen: Att avtalet brister i konkretionen avseende innebörden/innehållet i de tjänster som kommunen erhåller genom avtalet, vilket gör att avtalet ligger nära gränsen till otillåtet näringslivsstöd. Att avtalet ingåtts utan tillbörligt beaktande av lagen om offentlig upphandling. Postadress Tfn Södertälje sodertalje.kommun@sodertalje.se

2 2 (4) Att avtalet undertecknats sent på året, vilket inneburit att parternas mellanhavande varit oreglerat under stor del av den tid som avtalet hänför sig till. Kultur- och fritidskontoret har tagit ställning till och kommenterat revisionens synpunkter, vilket framgår av denna tjänsteskrivelse. Kontoret föreslår att kultur- och fritidsnämnden beslutar att anta kontorets tjänsteskrivelse som sitt eget yttrande med anledning av revisionens skrivelse. Beslutsunderlag Kultur- och fritidskontorets tjänsteskrivelse daterad Revisionsskrivelse daterad Ärendet Södertälje kommun erbjuder sina kommuninvånare och besökare ett brett utbud av scenkonst och andra konst- och kulturyttringar, på olika arenor och i linje med politiska beslut. Verksamheterna har till syfte att skapa ett rikt liv för dem som lever i kommunen och att bidra till att göra den attraktiv för besökare. Scenkonstarrangemang kräver en scenisk och teknisk infrastruktur. Kommunens egen stadsscen, Estrad i Stadshuset, klarar inte de utrymmeskrav t.ex. stora dans- och nycirkusföreställningar, eller för den delen en större symfonisk orkester, ställer. Teknisk kapacitet för dessa finns på endast en plats i kommunen: Ytterjärna kulturhus. Eftersom det har ansetts vara av värde för kommunen att program av det slag som angivits ovan kan presenteras här, har ett avtal ingåtts med Ytterjärna kulturhus om köp av tjänster för detta. De innefattar tillhandahållande av scen för kulturella framträdanden, samt produktion av till viss numerär och inriktning angivna gästspel. I revisionsskrivelse från ställer Södertälje kommuns revisorer frågor angående avtalet med Ytterjärna kulturhus för år Bland annat påtalas att det finns ett visst utrymme att se avtalet som en form av bidrag, vilket i så fall skulle kunna utgöra en form av otillåtet näringslivsstöd, då Ytterjärna kulturhus drivs i bolagsform. Revisionen framhåller därvid att det av avtalet tydligare bör framgå att förhållandet mellan parterna är affärsmässigt och att detta bäst uppnås genom att det tydligare framgår vilka tjänster som kommunen faktiskt köper. Kultur- och fritidskontoret har tagit ställning till revisionens synpunkter och vill framhålla följande: formuleringarna i avtalet om Ytterjärna kulturhus prestation bör anses vara tillräckligt konkreta både avseende tillhandahållande av scen och det program som ska produceras. Den nuvarande formuleringen skapar nödvändig handlingsfrihet för båda parter. Med beaktandet av att avtalet dels rör upprätthållandet av en såväl geografiskt som utbudsmässigt diversifierad kulturell infrastruktur, dels rör scenisk verksamhet med höga inneboende krav på konstnärlig frihet, synes ett allt för

3 3 (4) begränsande avtal mindre väl lämpat. Kultur- och fritidskontoret vill särskilt framhålla att konstnärlig verksamhet svårligen kan inordnas i samma mall som mer gängse affärsmässiga tjänster. Revisionen har även påtalat att lagen om offentlig upphandling ska tillämpas om tröskelvärdena för direktupphandling överskrids. För år 2011 gällde att direktupphandling var tillåten avseende kontrakt till ett värde om mindre än 287 tkr, vilket följer av 15 kap. 3 2 st. LOU. De tjänster som avtalet i fråga gällde faller dock inom ramen för B-tjänster, kategori 26 (bilaga 3 till LOU). Kultur- och fritidskontoret har i arbetet med det ifrågavarande avtalet gjort följande bedömning: i och med att det rör sig om B-tjänster, blir 1 kap. 2 2 st. 1 p. LOU tillämplig, av vilket följer att endast 15 kap. LOU ska tillämpas. Vidare har kontoret funnit att det föreligger förutsättningar för ett sådant förhandlat förfarande utan föregående annonsering som avses i 4 kap. 5 1 st. 2 p. Därav följer, med stöd av 15 kap. 3 2 st. LOU, att direktupphandling är medgiven. Vid bedömningen av relevanta förutsättningars förefintlighet har kontoret särskilt beaktat följande faktorer. Ytterjärna kulturhus är den enda leverantören som kan komma ifråga avseende den eftersökta scenkonstlokalen. Det finns ingen annan lokal eller arrangör som kan motsvara de krav som kontoret ställer. Därmed föreligger tekniska skäl för att en endast den aktuella leverantören ska kunna fullgöra de efterfrågade tjänsterna. Avseende den del av avtalet som avser produktionen av scenkonstarrangemang, har kontoret även ansett att sådana konstnärliga skäl som avses i 4 kap. 5 1 st. 2 p. föreligger. Sammanfattningsvis har kontoret därför funnit att en direktupphandling är möjlig med stöd av LOU. Slutligen har revisionen påtalat att det ifrågavarande avtalet undertecknades först under slutet av år 2011, varför parternas mellanhavanden under större delen av året inte varit avtalsreglerat. Kultur- och fritidskontoret tar till sig av revisionens kritik, men vill samtidigt passa på att klargöra följande. Avtalet för 2011 undertecknades under senhösten av respektive part. Under tiden fram till avtalets undertecknande har ett muntligt föravtal förelegat, men av olika skäl har formaliseringen dröjt. Eftersom kontoret genom föravtalet inte förpliktigat sig att utge någon prestation, har inga medel utbetalats innan det slutgiltiga, formella avtalet undertecknats. Situationen har naturligtvis inte vara optimal och kontoret har arbetat stringent med att se över rutinerna för ingående av avtal. Undertecknande av avtal med Ytterjärna kulturhus för innevarande år, 2012, har måst avvakta behandlingen av den revisionsskrivelse som föranlett detta svar. Med beaktande av revisionens synpunkter, avser kontoret att inför 2013 ha ett eventuellt avtal klart i nära anslutning till att kultur- och fritidsnämndens budget för det året fastställs att ingå avtal innan budgetutrymmet för detta är klarlagt, synes inte vara förenligt med en ansvarsfull ekonomisk planering.

4 4 (4) Ekonomiska konsekvenser och finansiering Ärendet medför i sig inga ekonomiska konsekvenser. Kultur- och fritidskontorets förslag till kultur- och fritidsnämnden: 1. Kultur- och fritidskontorets tjänsteskrivelse daterad antas som nämndens yttrande över revisionsskrivelse daterad Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Staffan Jonsson Kultur- och fritidschef Anders Lerner Chef Luna kulturhus Beslutet expedieras till: Kommunrevisionen Akten

5