Kommunfullmäktige beslutar om nämndernas organisation och utser ledamöter i kommunstyrelse och nämnder.

Transkript

1 Arkivbeskrivning 1 (5) Fastställd: KS Reviderad: Dnr: KS 2008/263 Arkivbeskrivning Myndighet Kommunstyrelsen Myndighetens organisation Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande organ. Kommunfullmäktige beslutar i ärenden som rör mål och riktlinjer för den kommunala verksamheten, skattesats, taxor och avgifter samt andra övergripande och viktiga frågor för kommunen. Kommunfullmäktige fastställer årligen de ekonomiska ramarna för kommunstyrelsens och respektive nämnds verksamhet. En viktig uppgift för kommunfullmäktige är uppföljning och utvärdering av verksamheternas ekonomi och kvalitet. Kommunfullmäktige beslutar om nämndernas organisation och utser ledamöter i kommunstyrelse och nämnder. Kommunfullmäktige 31 ledamöter, kommunens röstberättigade invånare utser ledamöter i kommunfullmäktige vart fjärde år i de allmänna valen. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen leder och samordnar arbetet med övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten. Dessutom ska kommunstyrelsen övervaka att de av kommunfullmäktige fastställda inriktningsmålen och budgetramar efterlevs. Kommunstyrelsen består av 9 ledamöter och 9 ersättare. Kommunstyrelsens verksamhet Utöver kommunstyrelsens särskilda uppgifter ansvarar KS dessutom för kommungemensam administration (personal-, ekonomi- och kansliavdelning), kultur, fritid och turism, samhällsplanering, näringslivsfrågor, folkhälsoarbete, säkerhetsfrågor, IT, samt kommunens tekniska verksamhet (gator, vatten, avlopp, renhållning och fastigheter) Kommunstyrelsens förvaltning, kommunledningskontoret består av fyra avdelningar. ansvarar för kommunens reception, växel, posthantering, kommunövergripande information (ex hemsidan), kommunarkiv samt administration av kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens sammanträden. Avdelningen ger också förvaltningarna stöd och råd i deras informationsarbete, ärende- och dokumenthantering samt krisplanering. I övrigt arbetar kansliavdelningen med utredningsuppdrag, folkhälsofrågor, arbetsmarknadsåtgärder, statistik, internationella frågor, kollektivtrafik, turism, landsbygdsutveckling, näringsliv och flyktingsamordning.

2 2(5) har centrala uppdrag gentemot politikerna samt stöd och support till förvaltningschefer, enhetschefer och rektorer. De arbetar även med upphandlingar, försäkringar, utveckling, statistik, redovisning, systemförvaltning, utredningar samt med övrig ekonomiadministration. fungerar som stöd- och supportfunktion till kommunens chefer, administratörer och anställda när det gäller personal- och lönerelaterade frågor. I de personalrelaterade frågorna ingår exempelvis arbetsrätt, rehabilitering, rekrytering, löneöversyn, hälso- och friskvård, personalstatistik, gratifikationer, introduktion, företagshälsovård, personalvård, framtagande av riktlinjer och policydokument, utredningsuppdrag, intranätet, medarbetarenkät, personalredovisning, utbildning, information och systematiskt arbetsmiljöarbete. I de lönerelaterade frågorna ingår exempelvis systemförvaltning, pensioner, löneadministration, kontrolluppgifter, avstämningar och arvoden. har hand om kommunens tekniska verksamheter såsom vatten, gator och vägar, renhållning, underhåll av kommunens fastigheter, lokalplanering samt skötsel av parker, lekplatser och andra allmänna platser. Avdelningen arbetar också med fysisk planering, exploatering, markfrågor samt med mätning och kartor. Övriga verksamheter Till kommunledningskontoret hör också kommunens bibliotek och övrig kulturverksamhet samt IT blev kommunens bibliotek intraprenad med egen budget. Årsskiftet 2007/2008 bildades IT- nämnden, samarbetet med Härryda kommun fördjupades. IT- funktionen Härryda sköter driften i Bollebygds kommun. Historik Bollebygds kommun bildades I kommunstyrelsens reglemente, verksamhetsplan och årsberättelse, samt kommunstyrelsens protokoll kan man söka uppgifter för att få information om kommunstyrelsens utveckling. Ärende- och dokumenthantering Riktlinjer för ärende- och dokumenthantering finns på kommunens intranät. För varje avdelning vid Kommunstyrelsen har dokumenthanteringsplaner upprättats. I dem finns hänvisningar om hur handlingar som inkommer, upprättas och hanteras inom förvaltningens verksamhet. Postöppning och registrering av inkomna och upprättade handlingar sker centralt. Åtkomst till handlingar För att söka efter Kommunstyrelsens handlingar hänvisas i första hand till diariet, Ärende.

3 3(5) Vid förvaltningen förvaras diariet i dokumentskåp, handlingar finns även förvarade i närarkiv, samt i kommunarkivet. För framtagning av handlingar från kommunarkivet, kontakta kommunarkivarien. Register över beslut, diarium och arkivförteckning finns centralt vid förvaltningen, samt i kommunarkivet och publicerat på kommunens intranät. Äldre diarieförda handlingar från tiden då kommunen hörde till Borås finns kvar i Borås, kontakta Borås stadsarkiv. Kommunarkivet Kommunstyrelsen ansvarar för samtliga handlingar som förvaras i kommunarkivet. I kommunarkivet förvaras tidigare kommunbildningars arkiv, samt enskilda arkiv. Nedlagda arkivbildningar i nuvarande kommun Tekniska kontoret Tidigare kommunbildningars arkiv Töllsjö kommun Bollebygds kommun Bollebygds kommun inkl. Töllsjö Kommundelsnämnd 1994 Enskilda arkiv Kurt Olausson (Olsson) manuskript och underlag till hembygdsforskning i Bollebygds kommun Inskränkningar i tillgängligheten Utlämnandet av handlingar ska ske enligt Tryckfrihetsförordningens och Sekretesslagens bestämmelser. Handlingar lämnas inte ut digitalt. Vid utlämnande av allmänna handlingar genomförs en prövning, så kallad menbedömning. Vilket innebär att uppgifterna i handlingen kontrolleras så att inte tredje person kan ta skada om uppgifterna lämnas ut. Gallring I dokumenthanteringsplanen finns hänvisningar till vilka handlingar som ska gallras, när de kan/ska gallras och vem som utgör gallringen. Handlingar som kan gallras vid inaktualitet eller efter 2 år genomförs av förvaltningen. Handlingar som ska gallras efter längre tid än 2 år genomförs av kommunarkivarien. Verksamhetssystem Biblioteket System: Libra Systemansvarig/ systemförvaltare, Anita Hedén, bibliotekarie

4 4(5) Ärende (diarieföringssystem) Systemansvarig, Maria Rangefil, kanslichef Systemförvaltare, Therése Jernberg, kommunarkivarie Site Vision (hemsida) Systemansvarig, Maria Rangefil, kanslichef Systemförvaltare, Iris Falk, kommunassistent Raindance (ekonomisystem) Systemansvarig, Håkan Eriksson, ekonomichef Systemförvaltare, Stefan Olofsson, ekonom E-companion (personalsystem) Systemförvaltare, lönekamrér Informationsportalen Systemförvaltare, Gun-Inger Ström och Magnus Enfridsson, personalsekreterare Utdata/Impromptu Systemförvaltare, Gun- Inger Ström och Magnus Enfridsson, personalsekreterare Besched Systemförvaltare, vakant Uppgifter saknas Personuppgiftsombud Therése Jernberg, kommunarkivarie Arkivansvar Biblioteket Arkivansvarig/Arkivredogörare, Anita Hedén, bibliotekarie Arkivansvarig, Maria Rangefil, kanslichef Arkivredogörare, Therése Jernberg, kommunarkivarie Arkivredogörare diariet, Berith Lidberg, förvaltningsassistent Arkivansvarig, Håkan Eriksson, ekonomichef Arkivredogörare, ingen utsedd

5 5(5) Arkivansvarig, Anki Larsson, personalchef Arkivredogörare, lönekamrér Arkivredogörare, Susanna Klaus, personalsekreterare Arkivansvarig, Lisa Brunnström, samhällsbyggnadschef Arkivredogörare, ingen utsedd Fastställande och revidering Arkivbeskrivningen fastställs av Kommunstyrelsen en gång per mandatperiod. Kommunarkivarien reviderar beskrivningen vid förändringar. Vid större omorganiseringar av verksamheten bör nämnden på nytt fastställa arkivbeskrivningen.