GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 1 av 15 Dnr A5 1983/04 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR GÖTEBORGS UNIVERSITET

Transkript

1 GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 1 av 15 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR GÖTEBORGS UNIVERSITET Planen tar upp flertalet av de handlingar som förekommer vid Göteborgs universitet och anger hur dessa skall behandlas i enlighet med Riksarkivets författningssamling (RA-FS) och myndighetsspecifika föreskrifter (RA-MS). Handlingar som inte upptas i planen skall i regel bevaras. Dokumentet har uppdaterats Innehåll: Övergripande...2 Arkiv och diarium... 2 Personalhandlingar... 2 Löneadministration lönegrundande underlag... 2 Löneadministration sammanställningar och avstämningar av lönehändelser... 3 Personaladministration övergripande... 4 Personaladministration anställning... 5 Personaladministration personsocialt... 6 Personaladministration pension... 6 Ekonomihandlingar... 7 Utbildningsbidrag och ledigkungjorda medel... 8 Upphandling... 8 IT och säkerhet Information Antagning och studiedokumentation Utbildning Forskning Vid frågor, kontakta någon av universitetets arkivarier.

2 GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 2 av 15 Övergripande RA-FS 1997:6 E-post och fax Information i röstbrevlåda, telefonsvarare eller motsvarande Kallelser och föredragningslistor Se korrespondens Viktig information bevaras som tjänsteanteckning. Protokoll bevaras Kopior och dubbletter Gäller för alla typer av handlingar Korrespondens Obegripliga brev Korrespondens av tillfällig och ringa betydelse gallras vid inaktualitet, övriga handlingar som behöver följas upp bevaras. Vad som är en handling av tillfällig och ringa betydelse avgörs av handläggaren. Protokoll Protokoll som har karaktären av minnesanteckningar gallras vid inaktualitet. Reklam Omfattar även spam Skrivelser av ringa betydelse, mottagna för kännedom och som inte föranleder någon åtgärd Underlag för intern planering och verksamhetsredovisning Arkiv och diarium RA-FS 1997:6 Arkivredovisning Diarieförda handlingar Diarieplan Diarium Fullmakter för postöppning vid tjänstemans frånvaro Uppdateras och gallras löpande i enlighet med RA-FS 1997:6 Personalhandlingar RA-FS 2006:5 Löneadministration lönegrundande underlag Arvodesuppgifter 10 år Avser ersättningar som betalas via lönesystemet. Aviseringar och övriga handlingar rörande namnändring Aviseringar om adressändring Kopior av läkarintyg 2 år Av praktiska och andra skäl kan behov finnas av att förlänga gallringsfristen till 10 år. Avser längre tids sjukfrånvaro

3 GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 3 av 15 där läkarintyget i original över sänts till försäkringskassan. Kvitton rörande läkarvårds- och 10 år läkemedelsersättningar Ledighetsansökningar 2 år Avser semester, föräldraledighet och tjänstledighet. Ansökningar om tjänstledighet över sex månader skall under vissa förutsättningar bevaras. Läkarintyg 10 år Avser läkarintyg för kortare sjukfrånvaro som behålls i original vid myndigheten. Reseräkningar med bilagor 10 år Avser genomförda resor samt utlägg i samband med resor. Sjukförsäkran 10 år Får gallras med 2 års gallringsfrist under förutsättning att sjukperioden framgår av handlingar som för varje anställd redovisar uppgifter om när- och frånvaro under kalenderåret eller motsvarande handlingar som besvaras. Skatteuppgifter 2 år Avser jämkningsbeslut, begäran om höjning av skatteavdrag m.m. Underlag för manuellt utbetald 10 år lön Utmätningsbeslut 2 år Avser beslut om utmätning av lön. Övertids-/mertidsuppgifter 2 år Avser både inarbetad övertid/mertid och uttag av kompensationsledighet. Övriga underlag 2 år T.ex. underlag till tidredovisnings- /flextidsredovisning. Löneadministration sammanställningar och avstämningar av lönehändelser Avstämningar av betydelse för kontroll av transaktionsinformation Avstämningar av ringa eller tillfällig betydelse för kontroll av transaktionsinformation Utbetalningsunderlagför t.ex. KÅPAN, preliminär skatt, arbetsgivaravgifter men också för löneavdrag,t.ex. utmätningar och olika intresseavdrag. 2 månader Integrationer med externa intressenter för periodvisa rapporteringar, t.ex. Försäkringskassan avseende information om sjukdom de första 14 dagarna, Statistiska centralbyrån avseende lönestatistik, Statenspensionsverk avseende nödvändig information för kommande pensionsutbetalningar från system MAREG,

4 GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 4 av 15 Arbetsgivarverket avseende lönestatistik. Loggsammanställningar 10 år Redovisar samtliga genomförda transaktioner, inklusive eventuella ändringar, vem som registrerat och vid vilken tidpunkt. Lönesammanställningar/ lönespecifikationer Benämns även lönelistor. Sammanställningar av lönearter Sammanställningar för avisering om olika personaleller lönehändelser Sammanställningar över beräkning av retroaktiva löner Kodbeskrivning till lönearterna i ett digitalt lönesystem. Benämns även löneartsförteckningar. T.ex. pensionsavgångar eller slutdatum för tillfälligt anställda. 2 år Får dock gallras vid inaktualitet om uppgifterna framgår av lönesammanställningar/lönesp ecifikationer. Uppgifter för skatteredovisning 10 år Uppgifter som redovisar preliminär skatt, kontrolluppgifter, uppbördsspecifikationer m.m. Uppgifter som för varje anställd redovisar när- och frånvaro under kalenderåret Uppgifter som visar avvikelser i samband med löneberäkningar Övertids-/mertidsrapporter Övriga sammanställningar och avstämningar av lönehändelser. Motsvarande månatliga uppgifter får gallras vid inaktualitet. Allmänna råd. Redovisar även uppgifter om anledningen till frånvaro, tjänstebenämning, anställningsform, fast lön och årsarbetstid. Benämns även årsjournaler/kalendarier/ tjänstgöringsjournaler, år. 2 år Benämns även signallistor. 2 år Personaladministration övergripande Befattningsbeskrivningar Kan även benämnas anställningsprofil, kompetensprofil, befattningsklassificering. Handlingar med sammanställningar som rör arbetsskador, tillbud, olyckor vid arbetsplatsen Handlingar rörande arbetsmiljöfrågor Handlingar rörande förebyggande hälsovård (friskvårdssatsningar etc.) Handlingar rörande löneförhandlingar T.ex. avtal, förhandlingsprotokoll, listor

5 GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 5 av 15 över anställda och övriga handlingar av betydelse. Hälsobokslut Resultat av friskvårdssatsningar etc. Jämställdhetsplaner Personalekonomiska sammanställningar Personalförteckningar, organisationsplaner Personalpolicyhandlingar Utredningar rörande arbetssociala och psykosociala frågor på gruppnivå Viktigare handlingar rörande kompetenssatsningar på personalen Personaladministration anställning Anställningsavtal/-bevis eller motsvarande Ansökan till anställning med tillhörande handlingar Den anställdes ansökningshandlingar bevaras liksom ansökningshandlingar knutna till ett överklagandeärende. Ansökningshandlingar från sökande som ej har fått anställning får gallras 2 år efter det att anställningsbeslutet vunnit laga kraft. Tryckta eller på annat sätt publicerade skrifter får återlämnas till sökande när anställningsbeslutet vunnit laga kraft. Detta under förutsättning att skrifternas bibliografiska referenser dokumenteras så att de vid behov kan identifieras. Ansökningshandlingar som inte avser viss ledigförklarad anställning får återlämnas eller gallras vid inaktualitet. I en myndighetsorganisation med lokala eller regionala enheter, där bokslutet upprättas gemensamt är det tillräckligt om bevarandet sker hos den centrala myndigheten. Vid bedömning av handlingarnas betydelse hänvisas till de kriterier för bevarande som omnämns i 5. Ingår vanligtvis i Ansökningar om entledigande Ingår vanligtvis i Aviseringar och övriga handlingar rörande namnändring Tjänstgöringsbetyg utfärdade vid myndigheten Avisering om namnändring, utdrag ur folkbokföringen m.m. Ingår vanligtvis i Ingår vanligtvis i

6 GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 6 av 15 Tjänstgöringsintyg utfärdade vidmyndigheten Tjänstledighetsansökningar över sexmånader Viktigare handlingar rörande anställds personalutbildningar och annan kompetensutveckling/förnyelse. Personaladministration personsocialt Anmälningar av sjukdomsfall 10 år som fortsätter efter sjuklöneperiodens slut Ansökningar om bidrag till arbetshjälpmedel Ansökningar om ersättning för 10 år kostnader för arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro Beslut från Försäkringskassan om ersättning från första sjukdagen till arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro Handlingar rörande arbetsskador Handlingar rörande avsked, uppsägningar, omplaceringar Handlingar rörande rehabiliteringsutredningar Får gallras med 2 års gallringsfristunder förutsättning att uppgifter om tiden och orsaken till tjänstledigheten framgår av handlingar som för varje anställd redovisar uppgifter om när- och frånvaro under kalenderåret eller motsvarande handlingar som bevaras. Samma förutsättningar gäller som för tjänstledighetsansökningar över sex månader. Tjänstgöringsintyg som innehåller värdeomdömen skall bevaras. Ingår vanligtvis i Tjänstledighetsansökningar som skall bevaras ingår vanligtvis i Vid bedömning av handlingarnas betydelse hänvisas till de kriterier för bevarande som omnämns i 5. Ingår vanligtvis i Ingår vanligtvis i 10 år Högriskskydd/särskilt högriskskydd. Utredningar rörande arbetssociala och psykosociala frågor på individnivå Personaladministration pension Handlingar i samband med pensionsutredning Anmälan, beslut och övriga handlingar som haft betydelse i ärendet. Ingår vanligtvis i Ingår vanligtvis i Utredningar med eventuella underlag. Ingår vanligtvis i Ingår vanligtvis i Ansökan om entledigande, beslut om pension, deltidspension, anstånd med pensionsavgång, utdrag från tjänstgöringsmatrikel (MAREG vid SPV). Ingår vanligtvis i

7 GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 7 av 15 Ekonomihandlingar RA-FS 2004:3 Anläggningstillgångar och inventarieregister Avstämningsinformation från bank Avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden 10 år Inklusive inventeringsprotokoll Exempel på dyl. handlingar är regleringsbrev, avtal, kontrakt, beslutshandlingar, bevis, och donationsförordnanden. skall också handlingar som rör lån, fordringar, investeringar, marknadsstrategier, försäkring, samt förvaltningsuppdrag. Beräkningsunderlag Betalningsförslag 10 år Betalningsjournal 10 år Budgetunderlag Delårsrapporter 10 år Får gallras 10 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingen avser. Fakturor 10 år Förekommande fakturor är kundfakturor interna fakturor leverantörsfakturor Grundbokföring De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras i registreringsordning (dagbok). Att uppgifterna bevaras ansvarar universitetets ekonomiavdelning. Handkassa 10 år Kvitton biläggs bokföringen Huvudbokföring De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i systematisk ordning (huvudbok). som bilaga till bokslutet. Inkommande betalningar 10 år Inkommande betalningar är postgiro bankgiro checkar. Listor över behöriga att förfoga över myndighetens medel

8 GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 8 av 15 Ordererkännanden och följesedlar 10 år Sparas tillsammans med fakturan och gallras efter 10 år. Redovisningsplan I redovisningsplan ingå kontoplan objektsplan. Sidoordnad bokföring De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i reskontror. som bilaga till bokslutet. Specifikation till årsredovisning Tekniska upptagningar som ersätter ekonomihandlingar på papper Utdatalistor från redovisningssystem Utlandsbetalningar Verifikationer Årsredovisning Se anmärkning 10 år 10 år Om universitetet har för avsikt att efter bildfångst eller mikrofilmning gallra handlingar på papper, krävs särskilt medgivande från arkivmyndighet. Avser fellistor och avstämningslistor. Räknas som kopior enligt RA-FS 1997:6 och kan gallras i den mån de inte inkluderas i eller utgör specifikation till årsredovisning Utbildningsbidrag och ledigkungjorda medel RA-FS 2008:3 Handlingar i ärende om utbildningsbidrag Handlingar i ärende om tilldelning av internt utlysta medel och stipendium Får gallras 10 år efter beslut. Handlingar i ärende som inte beviljats får gallras 2 år efter beslut. Dokumentation av vilka som sökt och beviljats bidrag skall bevaras. Får gallras 10 år efter beslut. Handlingar i ärende som inte beviljats får gallras 2 år efter beslut. Dokumentation av vilka som sökt och beviljats medel eller stipendium skall bevaras. Avser inte registrerad stiftelse. Omfattar även ansökan från anställda vid universitet och högskolor. Upphandling RA-FS 2004:2 Anbud med tillhörande handlingar, antagna Exempel på handlingar är anbud, anbudsansökan, tävlingsbidrag, bekräftelse om deltagande

9 GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 9 av 15 Anbud med tillhörande handlingar, ej antagna Annons med inbjudan till ansökan om att få lämna anbud Gallras 1 år efter att beslutet vunnit laga kraft. inom ramen för kvalifikationssystem och motsvarande handlingar, samt begärda förtydliganden och kompletteringar. Vid överprövnings- och skadeståndsmål skall samtliga anbud bevaras Avser även inbjudan till anbudslämnande, formgivningstävling eller annan inbjudan att inkomma med intresseanmälan. Beslutshandlingar Avser handlingar rörande beslut, skälen till beslut om upphandling eller beslut om att avbryta en upphandling. Här avses även tilldelningsbeslut. Beställning eller motsvarande handling vid avrop mot ramavtal, i de fall värdet av det beställda överstiger ett ringa belopp Bilagor till anbud Dokumentation över förhandling, provning, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser Förfrågningsunderlag och underlag för anbudsansökan Handlingar vid direktupphandling, i de fall värdet av det upphandlade överstiger ringa belopp Bilagor till antagna anbud bevaras. Bilagor som utgörs av föremål, t.ex. arbetsprover och modeller, får gallras eller återlämnas till anbudsgivaren under förutsättning att de är beskrivna eller avbildade i dokumentation som bevaras. Bilagor till ej antagna anbud får gallras eller återlämnas till anbuds- givaren 1 år efter att beslutet vunnit laga kraft. Vid GU räknas summa upp till kronor som ringa belopp. Vid GU räknas summa upp till kronor som ringa belopp. Att dessa handlingar bevaras ansvarar respektive beställare för. Inköpsgrundande handlingar Handlingar som skall bevaras är beslut om anskaffning investering inköpsanmodan. Protokoll över öppning av anbud, förteckning över anbud och motsvarande Sammanställning över kvalificering av anbudsgivare

10 GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 10 av 15 och utvärdering av anbud Sändlista över vilka leverantörer som har mottagit ansöknings- inbjudan eller förfrågningsunderlag Upphandlingskontrakt med bilagor Används och bevaras av centrala upphandlingsenheten. IT och säkerhet RA-FS 1997:6, RA-FS 2003:3, RA-FS 2003:3 Ansvarsförbindelse för ITresurser Behörighetstilldelning till system med särskilda behörighetsregler Behörighetstilldelning för personal- och ekonomisystem Kvittens av nyckel Kvittens av passerkort 2 år efter behörighetens upphörande 2 år efter behörighetens upphörande Blanketter skickas till respektive systemägare för arkivering. 10 år Blanketter skickas till respektive systemägare för arkivering. Lämnas ut vid nyckelns återlämnande 2 år efter kortets återlämnande Larmlistor till anhöriga Kontaktlistor avsedda att användas i samband med olycka eller annan katastrofsituation. Operatörsloggar 6 månader Att dessa uppgifter bevaras ansvarar respektive systemägare för. Revisionsloggar avseende ekonomiska transaktioner i t.ex. ekonomisystem och personaladministrativt system Revisionsloggar som syftar till att registrera avvikelser och andra säkerhetsrelevanta händelser 10 år Att dessa uppgifter bevaras ansvarar respektive systemägare för. 2 år Att dessa uppgifter bevaras ansvarar respektive systemägare för. Systemdokumentation Under drift av ett system eller en applikation för ADB skall dokumentation med följande innehåll upprättas eller sammanställas ur befintlig dokumentation översiktlig beskrivning av ITsystemet/applikationen redogörelse för indata och utdata redogörelse för registrerings och uttagsmöjligheter beskrivning av rutiner i systemet beskrivning av lagrade data såsom struktur, samband och definitioner redogörelse för ändringar i systemet/applikationen. Av dokumentationen skall också framgå vilken information som

11 GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 11 av 15 Säkerhetskopior av ADBupptagningar finns i systemet/applikationen samt vilka sammanställningar av information som myndigheten kan eller har kunnat göra. Säkerhetskopiering skall ske löpande och omfatta samtliga uppgifter som är allmänna handlingar eller som krävs för att sammanställa och förstå allmänna handlingar. Säkerhetskopiorna skall, för att ge avsett skydd, förvaras separat och på betryggande sätt. Trafikloggar för e-post 2 år Information om vem e-posten har skickats från, till vem, tidpunkt och ärendemening. Informationen kan gallras när den inte längre behövs för kontroll av överföring, och om den inte heller behövs för återsökning av information som inkommit till eller utgått från myndigheten och som skall bevaras. Att informationen bevaras ansvarar IT-enhet vid respektive fakultet för. Information RA-FS 1997:6 Handböcker Avser vid GU upprättade handböcker rörande personal, ekonomi, forskning, utbildning m.m. Kataloger Avser bl.a. kurskatalogen Rapporter och publikationer Tidningar och tidskrifter Bl.a. GU-journalen Universitets-TV Webbsidor två gånger per år, i februari och i september Verksamhetsberättelser Övrigt tryck Några exempel på förekommande tryck är: examenskataloger informationsmaterial affischer och planscher annonser. Antagning och studiedokumentation RA-FS 1997:6, RA-FS 2008:3 Anmälan med bilagor till utbildning på grundnivå och avancerad nivå Får gallras 2 år efter beslut om antagning, om anmälan registrerats i antagnings- eller För antagen som inte registrerats i studieregister, t.ex. inresande (utländsk) student, bör

12 GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 12 av 15 Anmälan med bilagor till utbildning på forskarnivå Anmälan om studieuppehåll och studieavbrott Ansökan med bilagor om examensbevis eller kursbevis Ansökan och beslut rörande tillgodoräknanden, antagning till senare del, antagning p.g.a. särskilda skäl och anstånd Arbetsprover för utbildning som leder till konstnärlig examen Examensbevis Handledarrapporter Inkomna svarshäften, högskoleprovet Kortregister över studenter och doktorander Studenternas praktikrapporter/ dagboksrapporter Provformulär Skriftliga provsvar studieregister Får gallras 2 år efter beslut om antagning, om anmälan registrerats i antagnings- eller studieregister 1 år Får gallras 2 år efter att examensbevis eller kursbevis utfärdats, om detta registrerats i studieregister, eller att beslut om avslag fattats. Examensbevis och kursbevis skall bevaras. Får återlämnas 1 månad efter beslut om antagning. Om den sökande inte begärt återlämnande får arbetsprover gallras 1 månad efter beslut om antagning. Får gallras 2 år efter avslutad utbildning. Rapporter får inte gallras om de legat till grund för betygsättning och betyget inte registretas i studieregister. Får gallras efter utgången av det kalenderhalvår som infaller 5 år efter provtillfället. Inkomna svarshäften på papper får gallras tidigast 1 år efter provtillfället efter överföring till annat medium. Får gallras 2 år efter avslutad utbildning. Rapporter får inte gallras om de legat till grund för betygsättning och betyget inte registretas i studieregister. Ett exemplar bevaras Får återlämnas till student efter betygsättning om betyg registrerats i studieregister. Provsvar som inte återlämnats får gallras 2 år efter betygssättning. Ett exemplar av provformulär skall bevaras. anmälan med bilagor bevaras. För antagen bör anmälan och bilagor, som inte arkiverats av myndigheten, och tryckta skrifter som saknar bibliografiska referenser, bevaras. Förekomsten av uppvisade arbetsprover bör dokumenteras. Dokumentationen bör bevaras i 2 år efter beslut om antagning. Avser lärarutbildningar. Avser lärarutbildningar. Om student begär omprövning av betyg bör provsvar bevaras i 2 år.

13 GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 13 av 15 Studieregister Får gallras vid tidpunkt som fastställts av myndigheten. Vid fastställandet av tidpunkten skall uppmärksammas att handlingarna inte gallras innan föreskriven redovisning, bearbetning eller kontroll har slutförts tidsfrist för revision och preskribering har gått ut och betydelsen för styrkande av rättigheter och skyldigheter samt övrigt från rättslig synpunkt har upphört. Avser underlag för kontroll och verifiering av uppgifter i studieregister. Utbildning RA-FS 1997:6, RA-FS 2008:3 Avhandlingar Examensarbeten Arbete som görs som sista moment på en kurs/utbildning bevaras Kompendier Kompendier som upprättats vid GU och som används i undervisningen bör i möjligaste mån bevaras. Kurs- och programplaner Kursutvärderingar Får gallras 2 år efter att sammanställning upprättats. Sammanställning skall bevaras. Litteraturlistor Prov Provformulär Publikationsregister Sammanställda kursutvärderingar Scheman Särskilda intyg rörande utbildning Uppsatser för 40 högskolepoäng eller motsvarande nivå Uppsatser för 60 högskolepoäng eller motsvarande nivå Får återlämnas till student efter betygsättning om betyg registrerats i studieregister. Provsvar som inte återlämnats får gallras 2 år efter betygssättning. Ett exemplar av provformulär skall bevaras. Får gallras 5 år efter betygsdatum. Uppsatser som bedöms ha ett värde för forskningens behov, inom eller utom den egna disciplinen, eller som bedöms Om student begär omprövning av betyg bör provsvar bevaras i 2 år. Jämför gallringsfrist för prov.

14 GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 14 av 15 Uppsatser för högskolepoäng eller motsvarande nivå vara av allmänt intresse skall bevaras. För uppsatser på kurser där 60 högskolepoäng utgör den högsta nivån skall särskild ställning tas till eventuellt bevarande. Forskning RA-FS 1997:6, RA-FS 1999:1, ändrad RA-FS 2002:1 Ansökan om externa medel Bearbetningsmaterial Beslut om externa medel Delrapporter Ekonomiska slutrapporter Handlingar rörande deltagande i av andra arrangerade kongresser, konferenser, seminarier etc. Handlingar rörande medverkan i refereebedömningar Handlingar rörande medverkan i sakkunnigbedömningar Konferensrapporter Kongress, konferens-, och mötesprotokoll vid av fakultet/institution arrangerade kongresser, konferenser, seminarier etc. Kontrakt om uppdragsforskning Korrespondens Policies, planer och program rörande forskning Primärmaterial Projektbeskrivning/projektplaner Korrespondens av tillfällig och ringa betydelse gallras vid inaktualitet, övriga handlingar som behöver följas upp bevaras. Handlingar som bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde, värde för annat forskningsområde, vetenskapshistoriskt värde, kulturhistoriskt värde, personhistoriskt värde eller är av stort allmänt intresse skall bevaras. Övriga handlingar får gallras 10 år efter publicering (15 år för läkemedelsprövningar). Vad som är av tillfällig och ringa betydelse avgörs av handläggaren.

15 GÖTEBORGS UNIVERSITET Sidan 15 av 15 Forskningsregister/databaser Projektdiarium (projektdagbok) Protokoll eller motsvarande anteckningar från styrgruppsoch/eller referensgruppsmöten Publikationsförteckningar Tillståndsansökningar för projekt och beslut om tillstånd (etiska kommittéer, datainspektion, miljöprövande instanser e.t.c.) Vetenskapliga slutrapporter Handlingar som bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde, värde för annat forskningsområde, vetenskapshistoriskt värde, kulturhistoriskt värde, personhistoriskt värde eller är av stort allmänt intresse skall bevaras. Övriga handlingar får gallras 10 år efter publicering (15 år för läkemedelsprövningar).