DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Transkript

1 ERSÄTTER KFS: :03 SN/2016/ (68) DOKUMENTHANTERINGSPLAN SOCIALNÄMNDEN Antagen av socialnämnden , 159

2 2 (68) 1 BEGREPP OCH FÖRTYDLIGANDE ADMINISTRATION... 7 NÄMNDS- OCH LEDNINGSADMINISTRATION... 7 EKONOMIADMINISTRATION PERSONALADMINISTRATION ÖVRIG ADMINISTRATION SOCIALTJÄNSTLAGEN - VÅRD OCH OMSORG HANDLINGAR I SAMBAND MED HANDLÄGGNING AV ÄRENDE - SOL VÅRDPLANERING (SOL OCH HSL) HANDLINGAR UNDER GENOMFÖRANDET AV INSATSER, SOL HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSLAGEN PATIENTJOURNAL, OMVÅRDNADS- OCH REHABJOURNAL LAGEN OM STÖD OCH SERVICE TILL VISSA FUNKTIONSHINDRADE (LSS) HANDLINGAR I SAMBAND MED HANDLÄGGNING AV ÄRENDE- LSS HANDLINGAR UNDER GENOMFÖRANDET AV INSATSER - LSS LAG OM FÄRDTJÄNST/RIKSFÄRDTJÄNST HANDLINGAR I SAMBAND MED HANDLÄGGNING AV ÄRENDE... 32

3 3 (68) 7 LAG OM BOSTADSANPASSNINGSBIDRAG HANDLINGAR I SAMBAND MED HANDLÄGGNING AV ÄRENDE SOCIALTJÄNSTLAGEN - INDIVID OCH FAMILJEOMSORG, INDIVID OCH FAMILJEOMSORG - BARN & UNGDOM BARN OCH UNGDOM FAMILJEHEM, KONTAKTPERSON/-FAMILJ PLACERINGSÄRENDEN BARN FAMILJERÄTT ADOPTIONER VÅRDNAD, BOENDE OCH UMGÄNGE FADERSKAP OCH FÖRÄLDRASKAP VÅRD AV VUXNA OCH MISSBRUKARE FÖRSÖRJNINGSSTÖD DÖDSBOANMÄLAN FLYKTINGMOTTAGNING ALLMÄN ADMINISTRATION INOM FLYKTING- OCH INVANDRARVERKSAMHET BUDGET OCH SKULDRÅDGIVNING TILLSTÅNDSGIVNING OCH TILLSYN ENLIGT ALKOHOLLAGEN... 66

4 4 (68) 1 BEGREPP OCH FÖRTYDLIGANDE HANDLING KOPIA AV HANDLING MEDIUM FÖRVARINGSPLATS TILL ARKIV Med handling menas framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas av, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniskt hjälpmedel, och som har inkommit till eller upprättats hos myndighet. Originalhandlingar kan vara i pappersform eller elektronisk. E-post som hör till individärenden hanteras enligt kommunens e-postpolicy. E-posten skrivs ut och bifogas ärendet, därefter tas e-posten bort. Meddelande i röstbrevlådan/sms gallras av behörig personal efter åtgärd. Kopior av originalhandlingar räknas inte som en handling enligt denna dokumenthanteringsplan och får förstöras omedelbart vid inaktualitet, undantaget kopior av domar, domstolsbeslut, överklaganden med bilagor, och Lex Sarah. Särskiljande för en kopia är att en ny kopia kan skaffas utifrån en originalhandling. Originalhandlingar kan vara i pappersform eller elektronisk. Medium talar om hur informationsbäraren ser ut. Det kan vara papper, elektroniskt i datasystem, med mera. Talar om var handlingarna förvaras så länge ärendet är pågående. Handlingarna ska förvaras inlåsta i brandsäkra skåp och på ett sådant sätt att obehöriga inte får tillgång till dem. Här anges om och i så fall när en handling ska levereras till kommunens centralarkiv i stadshusets källare (socialförvaltningens slutarkiv). Före leverans till arkiv ska materialet alltid vara rensat från plastfickor, gem, kopior, minnesanteckningar, samt annat som inte hör till ärendet. Det ska även vara sorterat så som det ska arkiveras, till exempel uppdelat i personakt SoL och HSL-journal. Ofta lämnas handlingar till arkiv vid avslut, som kan vara till exempel dödsfall, avflyttning till annan kommun. BEVARA GALLRING Innebär att handlingen ska sparas för all framtid. Gallring innebär inte enbart att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, utan även att vidta åtgärder med handlingarna exempelvis när information överförs från ett medium till ett annat medium som medför förlust av betydelsebärande data, sämre sammanställnings- eller sökmöjligheter, sämre möjligheter att kontrollera handlingars äkthet med mera. Här anges om, när och

5 5 (68) hur detta ska göras. Om det vid gallring anges Vid inaktualitet så innebär det att handlingen kan gallras när den inte längre är aktuell. Om en handling av ett visst slag inte är upptagen i dokumenthanteringsplanen så är gallring inte tillåtet. GALLRING PROCAPITA ANMÄRKNING ÖVERGÅNG SKANNING Gallring i genomförs av respektive systemansvarig. Här noteras viktiga upplysningar eller förtydligande om respektive handling Personalen arbetar idag i hög grad i parallella system för dokumentation, både papper och elektroniska medier. Det pågår en övergång från pappersbaserad dokumentation till dokumentation i elektroniska system. För att underlätta denna process kan pappersbaserade handlingar skannas in i endast av behörig personal och i enlighet med gällande rutiner för skanning. shandlingar får skannas in i till exempel Platina och under förutsättning att den elektroniska handlingen har kvalitetssäkrats genom verifiering av läsbarhet och innehåll så att likalydande (fullständig) avskrift, inklusive signeringar och färger, har tillförts den elektroniska akten/journalen i Platina/. Inskannade handlingar får gallras efter inskanning med undantag för handlingar som avser Justerade protokoll Avtal och kontrakt Äganderättshandlingar Handlingar som behövs för att styrka ett legalt förhållande Handlingar som behövs i egenskap av bevisvärde UPPDATERINGAR SOL LSS Varje enhet meddelar fortlöpande ansvarig person på socialkontoret de förändringar som berör dokumenthanteringsplanen. Socialtjänstlagen. Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade.

6 6 (68) HSL PLATINA PROCAPITA Hälso- och sjukvårdslagen. IT-system för diarium och ärendehantering. IT-system för dokumentering av ansökningar/ärende avseende SoL, LSS, Färdtjänstlagen, Bostadsanpassningslagen A+ IT-system för ekonomi/bokföring.

7 7 (68) 2 ADMINISTRATION NÄMNDS- OCH LEDNINGSADMINISTRATION Rutiner Hemsida/arbetsnät Vid inaktualitet Till exempel; HSL-rutiner, Lex Sarah rutiner och innehåll kontaktpärm. KFS - Kommunal författningssamling Platina Till exempel; taxor & normer, arbetsordning, riktlinjer och regelverk. Ingår oftast i diarieförda handlingar. Informationsskrifter & broschyrer Mapp på nätverk Vid inaktualitet Materialet sprids i antingen digital form och/eller i papper både till den egna verksamheten och till kommuninvånarna. Blanketter Hemsida/arbetsnät Vid inaktualitet Till exempel: ansökningsblanketter Närvarolistor från sammanträden Tjänstemans rum Vid inaktualitet Justerade protokoll & bilagor arbetsutskottet och socialnämnden, original Närarkiv Efter inbindning Binds in vartannat år.

8 8 (68) Justerade protokoll - samverkansgruppen Innevarande år på registrators tjänsterum Närarkiv. 3 år Förvaltningens ledningsgrupps protokoll och minnesanteckningar Arbetsnätet Minnesanteckningar APT Mapp på nätverk alternativt arbetsnät Vid inaktualitet Domar Platina Original till respektive handläggare. Anmälningar enligt 14 kap 2 SoL (Lex Sarah-anmälningar) Platina Sekretessbelagda handlingar +diarieförda sekretesshandlingar Platina Innevarande år på registrators tjänsterum Närarkiv 2 år Justeringsanslag Registrators tjänsterum 2 år Om tillkännagivandet av justeringen antecknats på protokollet kan anslaget gallras.

9 9 (68) Avtal Närarkiv Ingår ofta i diarieförda handlingar. Platina Diarium Platina Långtidsbevaring Ärendekort Innevarande år + ett år tillbaka på registrators tjänsterum. Närarkiv Registrerad diarieförd originalhandling knutet till ärende Innevarande år + ett år tillbaka på registrators tjänsterum. 3 år Levereras till slutarkivet tillsammans med diarieförda pappershandlingar 2 år Bifogas diariet Registrerad diarieförd e-post knutet till ärende Platina Registrerad originalhandling ej knutet till ärende Innevarande år på registrators tjänsterum. Vid inaktualitet Registrerad e-post ej knutet till ärende E-post som vidarebefordras utan registrering Platina Vid inaktualitet Outlook Vid inaktualitet

10 10 (68) EKONOMIADMINISTRATION Avgiftsbeslut Innevarande år på tjänstemans rum Närarkiv 1 år 5 år Akter för personer födda dag 5, 15, Inkomstblankett Innevarande år på tjänstemans rum Närarkiv Underlag för fastställande av avgift Innevarande år på tjänstemans rum Närarkiv 1 år 5 år 1 år 5 år Underlag kundfakturor, original Tjänstemans rum 2 år 10 år Akter för personer födda dag 5, 15, Akter för personer födda dag 5, 15, Underlag - inbetalda medel, original Tjänstemans rum 2 år 10 år Assistansersättning försäkringskassan, original Tjänstemans rum 2 år 10 år Kostnadsfördelningar Tjänstemans rum 10 år Upprättas elektroniskt och skrivs ut Närarkiv på papper. Mapp på nätverk

11 11 (68) Bokföringsorder Tjänstemans rum, Närarkiv 2 år 10 år HAB-ersättning original A+ Tjänstemans rum, Närarkiv 2 år 10 år A+ Lönebidrag, underlag, original Tjänstemans rum, 2 år 10 år Närarkiv Momsersättning underlag, original Tjänstemans rum, 2 år 10 år Närarkiv Projekt, stimulansbidrag Närarkiv 2 år 10 år Donationsfonder Närarkiv 2 år Fakturor sekretess, original Närarkiv 2 år 10 år Ansökningar avseende hemvårdsbidrag, original Närarkiv 10 år Efter sista noteringen. Budget Tjänstemans rum 3 år Mapp på nätverk. Budgetuppföljning Tjänstemans rum 3 år Mapp på nätverk

12 12 (68) Ekonomisk prognos Tjänstemans rum 3 år Mapp på nätverk Internbudget Tjänstemans rum 3 år Mapp på nätverk DVD Teater omtanke Tjänstemans rum 10 år Fakturaunderlag LSS - kost Tjänstemans rum 10 år Närarkiv PERSONALADMINISTRATION Arvode förtroendevalda, förlorad arbetsinkomst Tjänstemans rum Närarkiv Tolkarvode Tjänstemans rum, Närarkiv Personec Löneunderlag På tjänstemans rum, Närarkiv Personec 2 år 2 år 2 år Uppsägningar Skickas till HR-avd

13 13 (68) Tidrapporter, flexjusteringar Tjänstemans rum, Närarkiv Tidomat Sekretessintyg, personal Tjänstemans rum Vid anställnings upphörande Beslutsmeddelande från arbetsförmedlingen angående arbetsmarknadsåtgärder 5 år Tjänstemans rum 5 år Diverse personalärenden Tjänstemans rum Vid inaktualitet Löneärenden Tjänstemans rum Vid inaktualitet Rehabärenden - sekretess Tjänstemans rum Vid inaktualitet Närarkiv Las-förteckningar, Närarkiv 5 år original Dokumentation från utvecklingssamtal Respektive chefs rum När anställningen upphör Underlag för lönedialog Respektive chefs rum När anställningen upphör

14 14 (68) ÖVRIG ADMINISTRATION Arbetsdokument Vid inaktualitet Till exempel; arbetsdokument som skrivs i ett pågående ärende men inte är av den betydelsen att det ska diarieföras Enkäter - svar Tjänstemans rum Vid inaktualitet Till exempel; Socialstyrelsen, SKL, brukarundersökning Mapp på nätverk Vid inaktualitet Kontrollistor för Kommunkatalogen Tjänstemans rum 2 år Tidigare HSA Kvittenser för reserv-siths-kort I närarkiv 10 år

15 15 (68) 3 SOCIALTJÄNSTLAGEN - VÅRD OCH OMSORG HANDLINGAR I SAMBAND MED HANDLÄGGNING AV ÄRENDE - SOL Ansökan från enskild om bistånd eller service med eventuella bilagor Anmälningar som föranleder en utredning eller bifogas en redan existerande personakt Ärendeblad, journalblad Utredning i enskilt ärende Personakt Personakt Personakt Personakt. sakt/pappershandlingar förvaras i bistånds- handläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges. sakt/pappershandlingar förvaras i bistånds- handläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges. sakt/pappershandlingar förvaras i bistånds- handläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges. sakt/pappershandlingar förvaras i bistånds- handläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges.

16 16 (68) Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Personakt. Överklagande, med bilagor Personakt Beslut/domar i förvaltningsdomstol Personakt Dokumentation av planering som rör den enskilde till exempel arbetsplaner, handlingsplaner, serviceplaner, vårdplaner Personakt sakt/pappershandlingar förvaras i bistånds- handläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges. sakt/pappershandlingar förvaras i bistånds- handläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges. sakt/pappershandlingar förvaras i bistånds- handläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges. sakt/pappershandlingar förvaras i bistånds- handläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges.

17 17 (68) Meddelande om utskrivning från sluten vård med mera SVPL-IT Vid inaktualitet Efter notering i personakt Fullmakter Personakt anteckning Anmälan om beslut om ställföreträdare/ombud Personakt anteckning Överenskommelser Personakt anteckning Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Personakt anteckning sakt/pappershandlingar förvaras i bistånds- handläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges. sakt/pappershandlingar förvaras i bistånds- handläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges. sakt/pappershandlingar förvaras i bistånds- handläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges. sakt/pappershandlingar förvaras i bistånds- handläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges.

18 18 (68) Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Personakt Personakt Vid inaktualitet Personakt Vid inaktualitet sakt/pappershandlingar förvaras i bistånds- handläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges. Registerkontroll som utgör underlag för beslut Registerkontroll som endast har tillfällig betydelse Meddelande från hyresvärd (skulder, uppsägning etcetera) anteckning/ Ska tillföras akten i läsbar form Personakt Vid inaktualitet Personakt Vid inaktualitet

19 19 (68) VÅRDPLANERING (SOL OCH HSL) Inskrivningsmeddelande SVPL-IT Vid inaktualitet.. Kallelse till SVPL SVPL-IT Gallras 6 månader efter inaktualitet på grund av betalningsansvarsskäl Samordnad vårdplan HSL 10 år efter sista Utskrivningsklar, Utskriven från sjukhuset SVPL-IT Vid inaktualitet, efter notering i personakt. Rehabiliteringsplan SVPL HSL 10 år efter sista SIP/VOPS Samordnad Individuell Plan Hos legitimerad personal SVPL-IT 10 år efter sista. Inskrivning, kallelse och utskrivning saknar betydelse efter ganska kort tid. Hälso- och sjukvårdsjournaler för personer födda dag 5, 15,. Hälso- och sjukvårdsjournaler för personer födda dag 5, 15,. Hälso- och sjukvårdsjournaler för personer födda dag 5, 15,. Hälso- och sjukvårdsjournaler för personer födda dag 5, 15,. Planer för personer födda dag 5, 15,. Planer för personer födda dag 5, 15,.

20 20 (68) HANDLINGAR UNDER GENOMFÖRANDET AV INSATSER, SOL Genomförandeplaner Genomförandeplaner LOV (privata utförare) och eventuella bilagor ex. rapportblad Beslut och Beslutsunderlag (utredning) Elektronisk Personakt hos utföraren. Personakt hos utföraren. Hos utföraren under pågående uppdrag. Därefter till biståndshandläggaren som skannar in dem i. gallras efter att planen scannats till.. gallras efter att planen scannats till.. Personakt hos utföraren sakt/pappers-handlingar förvaras hos utföraren av insatserna sorteras alfabetisk ordning om ej annat anges.. sakt/pappers-handlingar förvaras hos utföraren av insatserna sorteras alfabetisk ordning om ej annat anges.. sakt/pappers-handlingar förvaras hos utföraren av insatserna sorteras alfabetisk ordning om ej annat anges..

21 21 (68) Inkomna, utgående och upprättade handlingar som tillför sakuppgifter i ärendet (ex yttranden, kopia av fullmakter (orig. alltid hos den enskilde), e- postmeddelande, meddelande i röstbrevlåda, klagomål mm Inkomna handlingar från tvångsvård eller utländska vårdgivare Personakt hos utföraren. anteckning/ Personakt hos utföraren. Samtycke och menprövning Personakt hos utföraren * Signaturförtydligande hör till SoL så länge personen inte har HSL. Om personen har både SoL- och HSL-insatser rubriceras signaturförtydligande som HSL journalhandling. Signeringslistor för hemtjänstinsatser (grön) Handlingar som rör avvikelsehantering Personakt hos utföraren Personakt hos utföraren Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef Händelser/uppgifter av vikt dokumenteras under SoLanteckning i för alltid som forskningsurval. för alltid som forskningsurval. för alltid som forskningsurval. Signeringslistor och signaturförtydligande förvaras en viss tid i vårdtagarens kontaktpärm. Bifogas därefter till pappersakt hos utföraren. 5 år Rapporter/handlingar som blir del av Lex Sarah-ärende bevaras med ärendeakten

22 22 (68) Avtal om handhavande av annans medel Redovisning av hemtjänstmottagers privata medel Register över innehavare av trygghetslarm Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef 10 år Vid inaktualitet När innehavet upphört Larmloggar Larmsystem 2 år Larmrapporter med register 5 år Uppgift om larmet noters i personakt eller annat system för uppföljning. Tjänstgöringsscheman Personec 2 år Planering av genomförande av insatser Respektive enhet LapsCare Vid inaktualitet Matbeställningslistor Respektive enhet Aivo Vid inaktualitet Register över hemtjänstmottagares nycklar Original i låst skåp hos enhetschef Vid inaktualitet Uppdateras kontinuerligt

23 23 (68) Nyckelkvittenser boendes nycklar Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef Nyckelkvittenser, personal, till enhetens lokaler Original i låst skåp hos enhetschef 2 år efter avslut 2 år efter återlämnande Riskbedömningar för arbete i annans hem. 4 HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSLAGEN PATIENTJOURNAL, OMVÅRDNADS- OCH REHABJOURNAL Patientjournal Hälso- och sjukvårdsjournal elektronisk i Patientjournal Ex: förbrukningsjournal narkotika, epikriser, intyg, remisser/remissvar, ADL-bedömningar, korrespondens, plasmaglucoslistor, dosrecept/läkemedelsordination, insulin-/injektionslistor, listor över intag av mat, sondmat, vätska, vändschema mm. Journal handlingar i pappersformat förvaras hos behörig personal (sjuksköterska, distriktssköterska, arbetsterapeut, sjukgymnast). 10 år efter sista anteckning/ 10 år efter sista anteckning

24 24 (68) Händelse- och riskanalys Utskrift från kvalitetsregister. Signeringslistor, signaturförtydligande Anmälningar och inkomna beslut om vårdskador, inklusive Lex Maria, läkemedelsskador, m.m. 10 år efter sista anteckning Platina Aktuella Signeringslistor och. Signaturförtydligande förvaras i vårdtagarens kontaktpärm. Inaktuella Signeringslistor och. Signaturförtydligande förvaras tillsammans med vårdtagarens pappersjournal. Underlag för utredning och, korrespondens. hos MAS. Avvikelserapporter. 10 år efter sista anteckning om de inte behövs för vårdgivarens uppföljningar eller framtida utredningar. * *

25 25 (68) Delegeringar inkl återkallande av delegeringar Förbrukningsjournal narkotika förrådsadministration Hos utfärdande legitimerad HSL-personal I bas- och närförråd för läkemedel Till personalakt ett år efter sista giltighetsdatum. 10 år efter sista giltighetsdatum. 10 år Loggar och loggkontroller och papper Hos den som ansvarar för loggkontroll enligt rutin. 10 år.. Om uppgift i logg lett till åtgärd så ska loggen bevaras tillsammans med det ärende som då bildas Patientsäkerhetsberättelse Gäller både kommunala och externa utförare och elektroniskt Diariet Kvalitetskontroller medicintekniska produkter Respektive enhetschef 3 år efter att produkten avyttrats Register över medicintekniska produkter Respektive enhetschef 3 år Nyckelhantering läkemedelsskåp Enhetschef för respektive boende. Händelse- och riskanalys, verksamhet Upprättande tjänsteman, mina nätverksplatser Tre år efter återlämnande Gallras efter 10 år

26 26 (68) 5 LAGEN OM STÖD OCH SERVICE TILL VISSA FUNKTIONSHINDRADE (LSS) HANDLINGAR I SAMBAND MED HANDLÄGGNING AV ÄRENDE- LSS Ansökan om insatser med eventuella bilagor Ärendeblad, journalblad Utredningar, utlåtande Sammanställningar över andra insatser Beslut om insats Elektronisk Elektronisk Elektronisk Elektronisk Elektronisk Personakt Personakt Personakt Personakt Personakt.. Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras

27 27 (68) Överklagande, med bilagor Personakt Beslut/domar i förvaltningsdomstol Personakt Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. arbetsplaner, individuella planer Anmälan om beslut om ställföreträdare/ombud Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Personakt. Personakt Personakt Personakt Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras

28 28 (68) Fullmakter Personakt Kallelser till möte med LSShandläggare m.m Personakt Vid inaktualitet Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Ansökan om ekonomiskt stöd enl 9 LSS, Ersättning för personlig assistans respektive sjukvikarier Personakt Vid inaktualitet Personakt Vid inaktualitet Personakt. anteckning bevaras* Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras HANDLINGAR UNDER GENOMFÖRANDET AV INSATSER - LSS Kallelser Individuell Plan, Genomförandeplan Hos enhetschef Vid inaktualitet Arbetsplan/vårdplan/Individuell plan I låst skåp hos enhetschef. Scannas till Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras

29 29 (68) Social journal Genomförandeplan Metodbok Bedömningar Kopia hos verksamhet i låst skåp. Scannas till Låst skåp hos enhetschef. På gruppboende inlåst i skåp i personalrummet USB som förvaras inlåst. Låst skåp hos enhetschef. På gruppboende inlåst i skåp i personalrummet.. Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras Fullmakt Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef. Scannas till. Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras

30 30 (68) Samtycke Avtal om handhavande av annans medel Korrespondens av betydelse i ärendet Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef. Scannas till. Låst skåp på gruppboende Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef. Scannas till Outlook e-postprogram Underrättelser från myndighet Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef Utredning uppdragstagare/ stödfamilj Anmälan om risk för missförhållande Respektive enhet, tillsammans med genomförandeplan Låst skåp hos enhetschef Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras

31 31 (68) Signeringslistor Olåst skåp hos brukaren. På gruppboende inlåst i skåp Tidsredovisningar och räkningar Försäkringskassan Utdrag/intyg god man/förvaltarskap Riskbedömningar Originalet skickas till Försäkringskassan. Kopior i fysisk akt i låst skåp hos enhetschef Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef. Scannas till. Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef. Mina dokument, gemensam server Arbetsanteckningar Förvars hos den som äger dokumentet, enhetschef eller personal. Korrespondens av tillfällig betydelse Original i låst skåp hos enhetschef i fysisk akt för verkställighet. Outlook e-postprogram Gallras efter införande i Vid inaktualitet Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter som tidigare än 1 juli 2005 bevaras

32 32 (68) Nyckelkvittenser Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef 2 år Efter återlämnande 6 LAG OM FÄRDTJÄNST/RIKSFÄRDTJÄNST HANDLINGAR I SAMBAND MED HANDLÄGGNING AV ÄRENDE Ansökan med bilagor Beslut och Beslutsunderlag (utredning) Personakt Personakt... anteckning Kopia av domstolsbeslut/domslut Personakt. sakt/pappers-handlingar förvaras i färdtjänsthandläggarens rum i bokstavordning i pärmar per hemvårdsdistrikt och vårdboende, om ej annat anges. sakt/pappers-handlingar förvaras i färdtjänsthandläggarens rum i bokstavordning i pärmar per hemvårdsdistrikt och vårdboende, om ej annat anges. sakt/pappers-handlingar förvaras i färdtjänsthandläggarens rum i bokstavordning i pärmar per hemvårdsdistrikt och vårdboende, om ej annat anges.

33 33 (68) Inkomna, utgående och upprättade handlingar som tillför sakuppgifter i ärendet (ex yttranden, bilagor till ansökan/ överklagande, läkarintyg, kopia av fullmakter (original alltid hos den enskilde), e-postmeddelande m.m. Återkallelser av tillstånd Register/förteckning över färdtjänstberättigade Personakt. Personakt 2 år efter sista anteckning sakt/pappers-handlingar förvaras i färdtjänsthandläggarens rum i bokstavordning i pärmar per hemvårdsdistrikt och vårdboende, om ej annat anges. sakt/pappers-handlingar förvaras i färdtjänsthandläggarens rum i bokstavordning i pärmar per hemvårdsdistrikt och vårdboende, om ej annat anges. 7 LAG OM BOSTADSANPASSNINGSBIDRAG HANDLINGAR I SAMBAND MED HANDLÄGGNING AV ÄRENDE Avslutade ärenden (ansökan med bilagor, utredning och beslut) Personakt i pappersform 10 år efter personens livstid sakt/pappers-handlingar förvaras i pärmar, i kronologisk ordning, i handläggarens rum, om ej annat anges. Gallring utförs av handläggaren.

34 34 (68) Överklaganden med bilagor Original till länsrätten Kopia till pappersakten Domstolsbeslut/Domslut Diariet, registrators rum. 1 år efter det aktuella årets slut. 10 år efter personens livstid för alltid Kopia av domstolsbeslut/domslut Personakt i pappersform. 10 år efter personens livstid Socialnämndens protokoll Varje beslut skickas till nämnden för information Kopia av protokoll till socialnämnden Varje beslut skickas till nämnden för information Närarkiv Till arkiv efter inbindning för alltid Pärm 10 år efter personens livstid sakt/pappers-handlingar förvaras i pärmar, i kronologisk ordning, i handläggarens rum, om ej annat anges. Gallring utförs av handläggaren. sakt/pappers-handlingar förvaras i pärmar, i kronologisk ordning, i handläggarens rum, om ej annat anges. Gallring utförs av handläggaren. sakt/pappers-handlingar förvaras i pärmar, i kronologisk ordning, i handläggarens rum, om ej annat anges. Gallring utförs av handläggaren. sakt/pappers-handlingar förvaras i pärmar, i kronologisk ordning, i handläggarens rum, om ej annat anges. Gallring utförs av handläggaren. sakt/pappers-handlingar förvaras i pärmar, i kronologisk ordning, i handläggarens rum, om ej annat anges. Gallring utförs av handläggaren.

35 35 (68) Register över åtgärdade fastighets beteckningar Handläggarens dator och USB minne för alltid 8 SOCIALTJÄNSTLAGEN - INDIVID OCH FAMILJEOMSORG, INDIVID OCH FAMILJEOMSORG - BARN & UNGDOM Protokoll och mötesanteckningar från samarbetsgrupp mellan socialtjänst, skola, polis eller liknande, individärende Tillsynsrapporter över enskilt bedrivna verksamheter Personakt, närarkiv BUF. anteckning * *Akter för personer födda dag 5, 15, Om de inte ingår i diarieförda handlingar Avtal med enskilda utförare Tjänstemans rum Korrespondens med enskilda utförare Anmälningar avseende barn och ungdomar SoL 14:1 Personakt, närarkiv BUF. Ansökningar med eventuella bilagor Personakt, närarkiv BUF. anteckning anteckning Om de inte ingår i diarieförda handlingar Om de inte ingår i diarieförda handlingar Akter för personer födda dag 5, 15, Akter för personer födda dag 5, 15,

36 36 (68) Ärendeblad, journalblad Utredningar i enskilt ärende Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Personakt, närarkiv BUF Personakt, närarkiv BUF Överklaganden, med bilagor Personakt, närarkiv BUF anteckning anteckning anteckning Akter för personer födda dag 5, 15, Akter för personer födda dag 5, 15, Akter för personer födda dag 5, 15, Akter för personer födda dag 5, 15, Akter för personer födda dag 5, 15, Beslut/domar i förvaltningsdomstol Personakt, närarkiv BUF Akter för personer födda dag 5, 15, Akter för personer födda dag 5, 15, Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, behandlingsplaner, vårdplaner Personakt, närarkiv BUF Akter för personer födda dag 5, 15, Akter för personer födda dag 5, 15, Ansökningar till institutioner om vård Personakt, närarkiv BUF anteckning Akter för personer födda dag 5, 15,

37 37 (68) Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Registerkontroller som utgör underlag för beslut Personakt, närarkiv BUF Personakt, närarkiv BUF Personakt, närarkiv BUF Fullmakter Personakt, närarkiv BUF Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner mm Personakt, närarkiv BUF 2 år anteckning anteckning anteckning anteckning Akter för personer födda dag 5, 15, Akter för personer födda dag 5, 15, Akter för personer födda dag 5, 15, Akter för personer födda dag 5, 15, Remisser till t.ex. BUP Meddelande om utskrivning från vårdhem eller liknande Personakt, närarkiv BUF Personakt, närarkiv BUF Vid inaktualitet anteckning/bevaras Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Personakt, närarkiv BUF Vid inaktualitet

38 38 (68) Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Meddelande från hyresvärd, (hyresskulder, uppsägningar etc.) Underrättelse från kronofogdemyndigheten om avhysning Personakt, närarkiv BUF Vid inaktualitet Personakt, närarkiv BUF Vid inaktualitet Personakt, närarkiv BUF Vid inaktualitet Vid inaktualitet Polisrapporter om brott eller misstanke om brott Yttrande i körkortsärenden Yttranden till åklagare, andra myndigheter och allmän domstol Yttrande i vapenärenden Personakt, närarkiv BUF Personakt, närarkiv BUF Personakt, närarkiv BUF Vid inaktualitet anteckning* *Om den ligger till grund för beslut om insats inom socialtjänsten. Akter för personer födda dag 5, 15, Akter för personer födda dag 5, 15, Akter för personer födda dag 5, 15, Akter för personer födda dag 5, 15,

39 39 (68) Begäran om handräckning Efterlysningar Personakt, närarkiv BUF Personakt, närarkiv BUF Meddelande om förundersökning Personakt, närarkiv BUF Vid inaktualitet Akter för personer födda dag 5, 15, Akter för personer födda dag 5, 15, Förundersökningsprotokoll Personakt, närarkiv BUF Vid inaktualitet Meddelande om åtalsunderlåtelse/att åtal ska väckas Domar Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Rapporter och meddelanden som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Register över rapporter och meddelanden som inte ger upphov till ärenden Personakt, närarkiv BUF Vid inaktualitet Personakt, närarkiv BUF Vid inaktualitet Närarkiv BUF 5 år t.ex. anmälningar enl 14 kap. 1 socialtjänstlagen. Diarieförs Närarkiv BUF 2 år t.ex. polisrapporter, LOB-ar, meddelanden om avhysning, hyresskuld, elskuld mm. Diarieförs eller registreras på annat sätt enligt sekretesslagens regler. Närarkiv BUF 2 år

40 40 (68) Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten Meddelanden om placering inom kommunen av barn från annan kommun Räkenskaper enskildas medel Närarkiv BUF 2 år efter det att kontraktet upphört att gälla Närarkiv BUF När placeringen har upphört 10 år Under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår Om man inte får kännedom om när en placering upphör kan meddelandena gallras notering BARN OCH UNGDOM FAMILJEHEM, KONTAKTPERSON/-FAMILJ Ansökan om att bli familjehem, kontaktperson/-familj Ärendeblad/journalblad Utredningar av familjehem, kontaktperson/-familj Personakt, närarkiv BUF Personakt, närarkiv BUF Personakt, närarkiv BUF Handlingar gallras Handlingar för födda 5, 15, 25 Handlingar gallras Handlingar för födda 5, 15, 25 Handlingar gallras Handlingar för födda 5, 15, 25

41 41 (68) Avtal med t.ex. kontaktperson Närarkiv BUF Ansvarsförbindelser för kostnader Personakt, närarkiv BUF Handlingar gallras Handlingar för födda 5, 15, 25 Handlingar gallras Handlingar för födda 5, 15, 25 Förteckningar över barn som vistas i Närarkiv BUF Vid inaktualitet När ny förteckning upprättats familjehem eller annat enskilt hem Förteckningar över familjehem Närarkiv BUF Vid inaktualitet När ny förteckning upprättats Handlingar rörande enskilda feriebarn Förteckningar över kontaktpersoner/-familjer Närarkiv BUF mina dokument gemensam server 2 år Vid inaktualitet När ny förteckning upprättats PLACERINGSÄRENDEN BARN Anmälningar från polis, skola etc. Personakt, närarkiv BUF Ärendeblad, journalblad Dokumentation av planering som rör barnet, t.ex. vårdplaner, genomförandeplaner, SIP. Personakt, närarkiv BUF 5 år 5 år 5 år Om de inte lett till placering Om de lett till placering Om de inte lett till placering Om de lett till placering Om de inte lett till placering Om de lett till placering

42 42 (68) Uppföljning av placering. Beslut och beslutsunderlag Handlingar rörande underställning till förvaltningsrätt Personakt, närarkiv BUF Personakt, närarkiv BUF 5 år 5 år Om de inte lett till placering Om de lett till placering Om de inte lett till placering Om de lett till placering Ansökningar om vård (till förvaltningsrätt) med bilagor. Personakt, närarkiv BUF 5 år Om de inte lett till placering Om de lett till placering Anmälningar om behov av vård (till institutioner) Personakt, närarkiv BUF 5 år Om de inte lett till placering Om de lett till placering Eftergift av förälders ersättningsskyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna Vårdnadsutredningar Utredningar om lämpligt familjehem för den placerade Yttrande till åklagare, tingsrätt etc. Personakt, närarkiv BUF Personakt, närarkiv BUF Personakt, närarkiv BUF Personakt, närarkiv BUF Domar Personakt, närarkiv BUF 5 år Om de inte lett till placering Om de lett till placering Dock inte utredningar om familjehemmet som sådant, som har en egen akt

43 43 (68) Meddelande från institution om utskrivning Personakt, närarkiv BUF Ansvarsförbindelser Personakt, närarkiv BUF Handlingar i namnärenden Personakt, närarkiv BUF Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Personakt, närarkiv BUF Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Personakt, närarkiv BUF Placeringsmeddelanden från Statens institutionsstyrelse Personakt, närarkiv BUF Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Personakt, närarkiv BUF

44 44 (68) FAMILJERÄTT ADOPTIONER Yttrande från nämnden, Socialstyrelsen, läkare Akten i näraktiv, BUF -Inkomna och utgående handlingar av betydelse för ärendet Beslut medgivande (olika språk) Aktualiseringsintyg Ansökan till tingsrätt om dom, tingsrättens dom Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m Överklagande med bilagor Beslut/domar i förvaltningsdomstol Återkallelse av medgivande Uppföljningsrapporter (ant. t.ex från hembesök)

45 45 (68) Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig eller rutinmässig karaktär Medgivande till social-nämnden för att hämta uppgifter ur andra register, sekretesseftergifter VÅRDNAD, BOENDE OCH UMGÄNGE Tingsrättens begäran om utredning -Ärendeblad -Utdrag ur socialregister -Utdrag ur polisregister -Personbevis -Överenskommelse(t.ex. umgängesresor) -Utredningar till tingsrätten -Inkomna och utgående handlingar i ärendet -Upprättad handling av betydelse i ärendet -Motivering och beslut till att nämnden inte godkänt avtal Akten i näraktiv, BUF. anteckning/ bevaras Akter för personer födda dag 5, 15,

46 46 (68) -Remiss från tingsrätt om samarbetsavtal vårdnad, boende och umgänge Av socialnämnden godkända avtal om boende, vårdnad och umgänge *) se anm. -Domar från tingsrätten *)Får inte gallras förrän barnet fyllt 18år. Avtal för barn som ingår i forskningsurvalet Övriga avtal gallras senast 5 år efter barnet fyll år -Uppdrag att utse umgängesstöd. -Meddelande till skatteverket, CSN, Försäkringskassan om avtal. - Äktenskapslicens - Ansökan om umgängesstöd. - Rapporter från kontaktperson och umgängesstöd. -Avtal med kontaktperson och umgängesstöd -Påtalan om god man till tingsrätten -Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m - Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär-upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/ eller rutinmässig karaktär

47 47 (68) FADERSKAP OCH FÖRÄLDRASKAP Underrättelse från skatteverket om nyfödda Underrättelse från skatteverket om inflyttat barn Ärendeblad, journalblad Protokoll för utredande av faderskap(avser sambo, mor och far) Identitetsstyrkande handling Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse i ärendet Upprättad handling av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär utrikesdepartementet Rättsgenetiska och rättskemiska undersökningar -Underlag och beslut rörande nedläggning av faderskaps/ föräldraskapsutredning -ärende -Ärende rörande hävande av faderskap eller föräldraskap -Beslut/domar Akten i näraktiv, BUF

48 48 (68) -Anmälan om gemensam vårdnad -inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet -Upprättad handling av betydelse i ärendet -Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. -Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse i ärendet - Upprättad handling av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär - Begäran om hjälp från utrikesdepartementet

49 49 (68) VÅRD AV VUXNA OCH MISSBRUKARE Personakt stödinsatser riktade mot vuxna, dokumentation och handläggning Ansökningar och ev bilagor Anmälningar som tillhör eller ger upphov till ärende Ärendeblad Journalblad Utredningar i enskilt ärende Arkivskåp Personakt Personakt Personakt Personakt däri gallras däri gallras däri gallras däri gallras däri gallras

50 50 (68) Beslut och beslutsunderlag Personakt Överklaganden, med bilagor Personakt Personakt elektroniskt i Beslut/domar i förvaltningsdomstol Personakt Personakt stödinsatser riktade mot vuxna, dokumentation och handläggning Ansökningar och ev bilagor Arkivskåp Personakt däri gallras däri gallras däri gallras däri gallras däri gallras

51 51 (68) Anmälningar som tillhör eller ger upphov till ärende Ärendeblad Journalblad Utredningar i enskilt ärende Beslut och beslutsunderlag Personakt Personakt Personakt Personakt Överklaganden, med bilagor Personakt Personakt elektroniskt i däri gallras däri gallras däri gallras däri gallras däri gallras

52 52 (68) Beslut/domar i förvaltningsdomstol Personakt Dokumentation av planering som rör den enskilde t ex arbetsplaner, behandlingsplaner, genomförandeplaner, vårdplaner, Samordnad individuell plan (SIP) Remisser till t.ex. arbetsförmedling, bostadsförmedling, läkare, beroendevård Ansökningar till institutioner om vård Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse och/eller rutinmässig karaktär Personakt Personakt elektroniskt i Personakt Personakt elektroniskt i Personakt Personakt elektroniskt i Personakt * * * * däri gallras däri gallras däri gallras däri gallras däri gallras

53 53 (68) Fullmakter Personakt Droganalyser Personakt Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner m.m.(utförda på uppdrag av socialtjänsten) Meddelanden om utskrivning från vårdhem eller liknande Personakt 2 år * Personakt Vid inaktualitet. däri gallras däri gallras Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Meddelanden från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc.) Personakt Vid inaktualitet Personakt Vid inaktualitet Personakt Vid inaktualitet

54 54 (68) Underrättelser från kronofogdemyndighet en om avhysning Personakt Vid inaktualitet FÖRSÖRJNINGSSTÖD Ansökningar från enskild om bistånd, med ev bilagor Ärendeblad, journalblad, ekonomiska beräkningar Utredningar i enskilt ärende Beslut i enskilt ärende om bistånd Närarkiv Närarkiv Närarkiv Närarkiv däri gallras undantas däri gallras undantas däri gallras undantas däri gallras undantas

55 55 (68) Överklaganden, med bilagor Beslut/domar i förvaltningsdomstol, yttrande till förvaltningsrätten Återkravshandlingar Dokumentation av planering som rör den enskilde, t ex överenskommelser, handlingsplaner, arbetsplaner. Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter. Närarkiv Närarkiv Närarkiv Närarkiv Närarkiv däri gallras undantas däri gallras undantas däri gallras undantas däri gallras undantas däri gallras undantas

56 56 (68) Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet. Upprättade handlingar av betydelse i ärendet. Registerkontroller som utgör underlag för beslut. Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse. Närarkiv Närarkiv Närarkiv Närarkiv Vid inaktualitet däri gallras undantas däri gallras undantas däri gallras undantas Tillförs akten i läsbar form Meddelande från hyresvärd, elbolag, kronofogde-myndighet om skulder, uppsägning och avhysning. Kallelser till möte med handläggare m m. Närarkiv Vid inaktualitet Närarkiv Vid inaktualitet

57 57 (68) Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär. Närarkiv Vid inaktualitet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär. Vid inaktualitet Fullmakter Personakt, närarkiv Orosanmälningar Personakt, närarkiv Kostnadsförslag Personakt, närarkiv däri gallras undantas däri gallras undantas däri gallras undantas

58 58 (68) Kopior läkarintyg Personakt, närarkiv Senaste deklarationen/ slutskattsedel Personakt, närarkiv Remisser och remissvar Personakt, närarkiv Vid inaktualitet däri gallras undantas däri gallras undantas Aktualiseringar som inte leder till utredning Personakt, närarkiv Vid inaktualitet Besvarade enkäter Platina Vid inaktualitet Handlingsplan från AF Personakt, närarkiv Vid inaktualitet Kontoutdrag/ kontoförteckning från bank Personakt, närarkiv Vid inaktualitet Utdrag ur bilregister Personakt, närarkiv Vid inakualitet

59 59 (68) Värderingsuppgifter fordon Personakt, närarkiv Vid inaktualitet Boendekalkyl Personakt, närarkiv Vid inaktualitet Uppsägningar/ avhysning Personakt, närarkiv Vid inaktualitet Jobbsök enkät/ aktivitetsrapport Personakt, närarkiv Vid inaktualitet DÖDSBOANMÄLAN Dödsfallsintyg och släktutredning Innevarande år på tjänstemans rum/närarkiv Ansökan/boutredningar/ underlag för beslut Ekonomisk redovisning (Underlag dödsboets tillgångar, betalningar m.m) Korrespondens som har betydelse för ärendet * Innevarande år på tjänstemans rum/närarkiv Innevarande år på tjänstemans rum/närarkiv Innevarande år på tjänstemans rum/närarkiv 5 år 5 år 5 år 5 år * Ex avskrivning av skuld

60 60 (68) Korrespondens inte tillför ärendet något Innevarande år på tjänstemans rum 1 år Kopior på dödsboanmälan Innevarande år på tjänstemans rum/närarkiv 5 år Kopia gallras när registrerad dödsboanmälan inkommer från Skatteverket FLYKTINGMOTTAGNING Ärendeblad, journalblad Beslut i enskilt ärende Utredning i enskilt ärende Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet papper Närarkiv Närarkiv Närarkiv Närarkiv däri gallras däri gallras däri gallras däri gallras

61 61 (68) Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Överenskommelser mellan handläggare och klient Underlag till ansökan om försörjningsstöd (t.ex. kopior av pass och vigselbevis, remissutlåtande från läkare m.m.) Närarkiv Närarkiv Närarkiv däri gallras däri gallras däri gallras Handlingar som styrker ansökan om uppehållstillstånd Förordnande om offentligt biträde papper Närarkiv Närarkiv däri gallras Läkarintyg Närarkiv Kostnadsförslag glasögon/tandvård Närarkiv Beslut/domar i förvaltningsdomstol Närarkiv

62 62 (68) Överklaganden, med bilagor Närarkiv Undertecknade beräkningar Närarkiv Kopior av hyreskontrakt Närarkiv Beslut om hem utrustningslån från Centrala studiestödsnämnden Närarkiv Beslut från Migrationsverket Närarkiv Anmälan till hälsoundersökning Närarkiv Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Närarkiv Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/ eller rutinmässig karaktär Närarkiv Dokumentation av planering som rör den enskilde, t. ex handlingsplaner Närarkiv

63 63 (68) ALLMÄN ADMINISTRATION INOM FLYKTING- OCH INVANDRARVERKSAMHET Diarieförda handlingar Platina Pärm tjänstemans Avtal mellan Länsstyrelsen och kommunen om mottagandet av flyktingar kontor Platina Närarkiv Vid inaktualitet oklart i dagsläget hur gallringen ska se ut Avtal samhällsorientering, Avsiktsförklaring Platina Närarkiv Vid inaktualitet När nytt avtal upprättats Underlag för återsökning av utgivet bistånd Närarkiv Efter 10 år Statsbidragsansökningar Närarkiv Efter 10 år

64 64 (68) Underlag till statsbidragsansökningar Närarkiv Efter 10 år Utbetalningslistor över statsbidrag Närarkiv Efter 10 år Hyreskontrakt med hyresgaranti Närarkiv Efter 10 år Besiktningsprotokoll Närarkiv Efter 10 år BUDGET OCH SKULDRÅDGIVNING Ärende rörande budgetrådgivning I dataprogrammet Boss, I mapp på gemensamt datanät med särskild behörighet I låsbar plåtlåda, som över natten förvaras i låst valv Vid utgång av femte året efter avslut t.ex. ärendeblad, minnesanteckningar, skuldöversikt och kalkyler, underlag från långivare, förslag till hushållsbudget, kopior av korrespondens och överenskommelser med fordringsägare Ärende rörande skuldrådgivning, ej prövade enligt skuldsaneringslagen I dataprogrammet Boss, I mapp på gemensamt datanät med särskild behörighet I låsbar plåtlåda, som över natten förvaras i låst valv Vid utgång av femte året efter avslut T.ex. ärendeblad, minnesanteckningar, skuldöversikt och kalkyler och underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fordringsägare.

65 65 (68) Bokningslistor I låsbar plåtlåda, som över natten förvaras i låst valv Vid utgång av nästföljande kalenderår Fysisk årskalender Statistikunderlag/statistik som sammanställts till årsstatistik eller redovisas på annat sätt. På tjänsterummet, Vid inaktualitet Fysisk pinnstatistik. Sedan sammanställning/ redovisning skett. Ärende rörande skuldsanering prövning enligt skuldsaneringslagen I dataprogrammet Boss, I mapp på gemensamt datanät med särskild behörighet I låsbar plåtlåda, som över natten förvaras i låst valv Vid utgång av femte året efter avslut Tex ärendeblad, minnesanteckningar, skuldöversikter och kalkyler, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fordringsägare, kopior av ansökan till och beslut från kronofogdemyndigheten samt förekommande tingsrättsbeslut samt förekommande tingsrättsbeslut. Årsstatistik, underlag På tjänsterummet, Vid inaktualitet Sedan sammanställning/ redovisning skett. Verksamhetsberättelser, årsberättelser På tjänsterummet, I mapp på gemensamt datanät Vid inaktualitet

66 66 (68) 9 TILLSTÅNDSGIVNING OCH TILLSYN ENLIGT ALKOHOLLAGEN Ansökan och beslut Utredning och förslag till beslut i ärende gällande stadigvarande serveringstillstånd På tjänstemans rum och i Brandsäkert, låsbart skåp Alk-T -register På tjänstemans rum och i och i aktuell akt, brandsäkert, låsbart skåp Diariet Akten gallras 5 år efter det att verksamheten upphört Akten gallras 5 år efter det att verksamheten upphört Ansökan, utredning o beslut bevaras i diariet Finns kvar i Alk-T som gamla ägare Se ovan Tillståndsbevis, stadigvarande servering Underlag för beslut rörande stadigvarande serveringstillstånd På tjänstemans rum och i brandsäkert, låsbart skåp Alk-T, diariet Akten i brandsäkert, låsbart skåp Akten gallras 5 år efter det att verksamheten upphört Akten gallras 5 år efter det att verksamheten upphört

67 67 (68) Anmälan om utsedda serveringsansvariga personer Akten i brandsäkert, låsbart skåp Alk-T Restaurangrapporter I mapp på tjänstemans rum Vid inaktualitet 5 år Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till allmänheten Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till slutna sällskap Tillsynsrapporter vid restauranginspektioner Korrespondens rörande alkoholtillstånd Tillsynsrapporter vid kontroll av detaljhandel med öl Anmälningar om ölförsäljning och egentillsynsprogram Domar rörande tillstånds- och tillsynsärenden. Överklaganden. På tjänstemans rum, pärm På tjänstemans rum, pärm På tjänstemans rum, pärm Akten i brandsäkert, låsbart skåp På tjänstemans rum, pärm På tjänstemans rum, pärm Akten i brandsäkert, låsbart skåp Diariet 5 år 5 år 5 år med angivet undantag Akten gallras 5 år efter det att verksamheten upphört 5 år, med angivet undantag När verksamheten upphört Akten gallras 5 år efter det att verksamheten upphört Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om förbud eller varning Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om förbud eller varning Domar, överklaganden, utredningar med förslag till beslut och beslut i tillsynsärenden rörande sanktionsärenden bevaras i diariet

68 68 (68) Utredningar och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande återkallelse av serveringstillstånd. Återkallelsebeslut av serveringstillstånd. Utredningar och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande varningar och sanktioner. Beslut gällande varningar och sanktioner.