Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan för Vårdoch omsorgskontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 114 Diarienummer VON 155/ Fastställd av vård och omsorgsnämnden den 13 juni 2006, 92. Enligt arkivlagen ska alla kommunens myndigheter ha dokumenthanteringsplaner för sina verksamheter. Planerna arbetas fram i samråd mellan berörd verksamhet och stadsarkivet. Av dokumenthanteringsplanen framgår bland annat vilka handlingar som finns samt hur de ska ordnas och hanteras. Dessutom beskrivs om de ska bevaras, och i så fall när de ska överlämnas till stadsarkivet, eller om de ska gallras och efter hur lång tid det i så fall ska ske. Dokumenthanteringsplanerna fastställs av den myndighet som är ansvarig för verksamheten, efter förslag från arkivmyndigheten. STADSARKIVET

2 Stadsarkivariens delegationsbeslut om planändringar: , , 1. DOKUMENTHANTERINGSPLAN för Vård och omsorgskontoret fastställd VON , 92 ändrad sid 1 (6) NSA bet. 114 Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt papper och arkiveras på angivet sätt. som enligt planen ska gallras behöver inte överhuvudtaget skrivas ut på papper, om de i digital form kan fullt ut administreras enligt det offentligrättsliga regelverkets krav samt hållas såväl fysiskt som logiskt tillgängliga under gallringsfristen. ALLMÄNT. GEMENSAMT Sekretess gäller i vård och omsorgsverksamheten för uppgifter om enskilda enligt OSL 25:114, 26:110 samt 12:13. Vård o. omsorgsnämndens protokoll: med bilagor, kopia till ärendeakten, övriga kopior VON s vård och omsorgsutskotts protokoll, med bilagor: kopia till ärendeakten/personakten, kopia till klienten, övriga kopior Delegationsprotokoll VON, ärenden som inte avser individers vård och omsorgsbehov: Binds in tillsammans med alfabetiskt protokollsregister. I I respektive akt. Till klienten/gode mannen. Ärendena ska vara diarieförda. I Bilagor som tillhör diarieförda ärenden ska i original vara arkiverade i ärendeakt. Endast individärenden (utom överklaganden). Bilagor ska i original vara arkiverade i ärendeakten eller personakten. Gia, senast efter 2 år. Varje delegationsbeslut ska följas av ett skriftligt protokoll som ska vara diariefört samt anmälas till nästkommande nämnd. Till NSA med ärendeakterna. Gia, senast efter 5 år. NKN2001 Utgåva

3 sid 2 NSA bet. 114 Delegationsprotokoll VON, individärenden: kopia till klienten Förteckningar över delegationsbeslut: beslut som kan överklagas genom laglighetsprövning enligt kommunallagen, beslut som kan överklagas genom förvaltningsbesvär (individ ärenden) Delegation av abetsmiljöarbetsuppgifter Protokoll vid mblförhandlingar: huvudregel, när ärende inte finns, Kommunala rådet för funktionshindersfrågor, KRF, protokoll: med bilagor, Kommunala Pensionärsrådets, KPR, protokoll: med bilagor, Mötesprotokoll från ledningsgrupper (t ex VOKlg, områdesledningsgrupper, myndighetens ledningsgrupp m fl): I personakt. Till klienten/gode mannen. Årsvis. Enligt intern rutin. Arkiveras i Kronologiskt, årsvis. Gruppvis, årsvis. 2 år Se även dhpl 89. Rapporteras till VON. Till NSA med med de diarieförda Gia. Bilagor som tillhör diarieförda ärenden ska i original vara arkiverade i ärendeakt. Gia, normalt senast efter 2 år Bilagor som tillhör diarieförda ärenden ska i original vara arkiverade i ärendeakt. Minnesanteckningar finns bara om de är skrivna av dig själv, för dig själv och inte sprids! Protokoll / mötesanteckningar från arbetsplatsträffar, personalmöten, skyddsronder, etc, i förekommande fall Bilagor bör vara registrerade, ev. diarieförda, i Minnesanteckningar finns bara om de är skrivna av dig själv, för dig själv och inte

4 sid 3 NSA bet. 114 med handlingar: Diariet (verksamhetssystem it) Diarieförda handlingar (ärendeakter) T ex Lex Sarah, Lex Maria, tillsyner, inspektioner, överklagningar, klagomål/synpunkter, nämndärenden, verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser för områden/ verksamheter/enheter, upphandlingsärenden, Tillgänglighetspriset, Aktemapriset (bästa arbetsgivare) Registrerade handlingar (handlingar som inte hör till ett ärende men ändå ska bevaras, t ex pressmeddelanden av betydelse men som inte tillhör ärende) Föreningsbidrag till funktionshindersoch pensionärsföreningar: bidragsansökningar avseende fasta bidragsformer (fr a medlemsbidrag), med handlingar för kontroll av ansökningarna samt tjänsteskrivelser om beviljande av sökta bidrag, bilagor till ansökningar avseende fasta bidragsformer Föreningsbidrag till funktionshindersoch pensionärsföreningar: bidragsansökningar avseende speciella och särskilda behov, t ex verksamhetsbidrag i projekt diariet. Var för sig, årsvis. Enligt dhpl 113. Dpl. bet./dnr.ordning, årsvis. Registreras i diariet. Indelning enligt intern rutin. Arkiveras efter föreningstyp, AÖ efter föreningsnamn, årsvis. Projekt är ärenden och ska vara diarieförda. eller gallras enligt kom, bevaras sprids! Gia, normalt senast efter 2 år Arkiveras handlingar på annan plats än i ärendeakten, ska det noteras i diariet. Vid upphandling ska orginalhandlingarna diarieföras och arkiveras hos beställaren, de ska inte arkiveras hos Upphandlingscenter. Bilagor är föreningshandlingar såsom stadgar, årsmötesprotokoll. verksamhetsberättelser, etc. De delar av projekthandlingarna som ska bevaras, levereras till NSA senast 5 år efter projektets avslutning.

5 sid 4 NSA bet. 114 Avtal/kontrakt/överenskommelser, original: externa parter (ej kommunala förvaltningar), externa placeringar, interna parter (kommunala förvaltningar) Rutinkorrespondens, minnesanteckningar, cirkulär, inbjudningar till kurser och konferenser, handlingar för information/kännedom och annat arbetseller informationsmaterial som inkommer eller upprättas, som är av endast tillfällig eller ringa betydelse, eller helt saknar samband med verksamheten (pressmeddelanden av ringa betydelse, månadsvisa händelser från externa verksamheter om de finns med i verksamhetsberättelsen, m m) Trycksaker, blanketter och annat informationsmaterial om den egna verksamheten: arkivex. Uppgifter och handlingar om Vård o omsorgskontoret och dess verksamhet på kommunens intranät och hemsida Ekonomiadministrativa handlingar Löne och personaladministrativa handlingar: i ärenden om rekrytering/anställning, rehabilitering och andra individuella personalvårdsärenden, disciplinärenden samt ärenden om uppsägning, övriga handlingar munens anvisning för projektarkivering. Registreras alternativt diarieförs. Finns ärendeakt så arkiveras det i Bör registreras. Arkiveras årsvis. Hos respektive handläggare. Årsvis i 5årsperioder. Enligt rutinerna för intranätet och hemsidan. Enligt dhpl 04. Arkiveras efter avslut i personalakten. Enligt dhpl år Till NSA med de registrerade eller de diarieförda Gia, omedelbart eller senast efter 2 år. Till NSA efter periodens slut. Gia, senast enligt gällande driftinstruktioner hos Kommunikation och ITenheten. Se även dhpl 89. Sekretess enligt OSL 39:13, 5 och 5a samt OSF 10 gäller, eller kan gälla. Till NSA med personalakten efter upphörd anställning.

6 sid 5 NSA bet. 114 Vikariebanken/Bemanningsenheten, vård och omsorg Myndighetsutövning enligt LSS och SoL Enligt dhpl 117. LSS=Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade. SoL=Socialtjänstlagen. Personakter Meddelande utskrivningsklar (från landstinget) Tillsynsärenden MAS medicinskt ansvariga sjuksköterskor inkl. MAR (medicinskt ansvarig för rehabilitering) Arkiveras efter avslut i personakten, med kopia i personalakt. Till NSA med personakten (respektive personalakten). LSS=paragraf i LSS. SoL=Lex Sara Uppstår lex Mariaärende ska sådana rapporter som har betydelse för ärendet arkiveras i Rutinbeskrivningar, arkivexemplar, övriga ex. Avvikelserapporter från enheterna Trycksårsrapporter från enheterna Influensa och magsjukerapporter från enheterna Lex Mariaärenden Delegation hälso o. sjukvårdsuppgift, original från enheterna Databaser med uppgifter om trycksår, Registreras i diariet. Årsvis. Enligt intern rutin. Årsvis, enhetsvis. Uppgifterna registreras i en databas. Årvis. Årsvis. Enligt interna ruti Gia. Uppstår lex Mariaärende ska sådana delegationer som har betydelse i ärendet arkiveras i Gia genom fortlöpande upp

7 sid 6 NSA bet. 114 m m Statistik, redovisningar, etc, som rapporteras till nämnd, egna behov Arkiv mellanarkivet ner. Enligt intern rutin. Registreras alternativt diarieförs. datering. Till NSA som protokollsbilaga eller med de diarieförda Gia. Äldre och handikappomsorgsakter från enheterna Underlag för externfakturering, som innehåller sekretessbelagda uppgifter, från enheter/verksamheter/funktioner Enligt dhpl 89 och intern rutin. Enligt dhpl 04 och intern rutin. 10 år Egenbenämning "Mellanarkivet". Till NSA tidigast, senast 5 år, efter avslut. Enheters verksamhet Omvårdnadsverksamheten Stödverksamheten Enligt dhpl 114. Allmänt, Gemensamt, Ekonomiadministration, Löneoch Personaladministration: i tillämpliga delar.