Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan för utbildningskontoret Dnr UN 2019/ Norrköpings stadsarkiv (NSA), dokumenthanteringsplan nr 90. Fastställd av utbildningsnämnden den 16 december Ändrad genom delegationsbeslut av stadsarkivarien Ersätter dokumenthanteringsplan för utbildningskontoret fastställd Enligt kommunens arkivreglemente ska det finnas dokumenthanteringsplaner som beskriver vilka handlingar som finns och hur de ska hanteras. Planen arbetas fram i samråd med stadsarkivet och beslutas av berörd nämnd/styrelse. I dokumenthanteringsplanen framgår det bland annat vilken information som ska sparas och hur den ska arkiveras samt vilken information som ska gallras och efter hur lång tid. Planen utgör både en hanteringsanvisning och ett gallringsbeslut. STADSARKIVET

2 S 1 S 3 S 3 S 4 S 5 s 6 s 7 S 8 S 9 S 9 Stadsarkivet i Norrköping UTBILDNINGSKONTORETS DOKUMENTHANTERINGSPLAN ÖVERSIKT Allmänna och gemensamma handlingar Personaladministrativa handlingar Ekonomiadministrativa handlingar Kvalitetsredovisning, skolforskning och utvärdering Resursfördelning och interkommunal ersättning (IKE) Extens Databas Extens med in och utdata Barn och Ungdom Folkbokföringsuppgifter och BokaFarstu Resursfördelning och IKE per elev Databas Extens med in och utdata / Gym Uppgifter om elever från Gymnasieantagningsenheten Avbrottselever rapport IKE Rapporter med bokföringsunderlag Ansökan om tilläggsbelopp Barnomsorg med placeringshandläggning och avgiftskontroll ansökan om barnomsorg och placeringshandläggn. Scheman och närvarolistor Avgiftskontrollens granskningshandlingar Avgiftskontrollens tvisteärenden Öppen fritidsverksamhet och träningsskolan Placering i kommungemensamma resursgrupper Korttidstillsyn och fritidsverksamhet, elever 1012 år Fritidsverksamhet, elever 1012 år Elevadministrativa handlingar Anmälan om ändring av skolgång Inkomna kopior av anmälningar rörande elevs skolfrånvaro, kränkningar, trakasserier och disciplinärenden Elevakter med kopior, 'Ströakter' s 9 Grundsärskolan Mottagande i grundsärskolan; elevakter, grundsärskola Inkomna handlingar om elever i grundsärskolan S 10 Centrala elevhälsan Mellanarkivet för elevhälsoakter S 11 IKSE Interkulturella Språkenheten Mottagningsanmälan Underlag från samtal med nyanlända Kartläggning av elever i grundskolan S 11 Mottagningsgruppen Databas Extens, med 'Infoansvar* och 'Mottag' Mottagningsgruppens individärenden Ansökningar om tilläggsbelopp, synnerliga skäl S 11 Hänvisning till andra dokumenthanteringsplaner inom UBK se dhpl 14 Centrala elevhälsan se dhpl 31 Gymnasieantagningen se dhpl 32 Förskolan se dhpl 39 Grundskolan/Grundsärskolan se dhpl 40 Gymnasieskolan/Gymnasiesärskolan se dhpl 53 Vuxenutbildning/KomVux/Vägledningscentrum se dhpl 92 Databasen Extens se dhpl 110 Vikariebanken

3 Stadsarkivariens delegationsbeslut om planändringar: , dnr UN 2019/ Förkortningar: OSL = Offentlighets och sekretesslagen SL = Skollagen DOKUMENTHANTERINGSPLAN för Utbildningskontoret fastställd av Utbildningsnämnden ändrad sid 1 (11) NSA bet. 90 Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. som enligt planen ska bevaras, ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt och arkiveras på angivet sätt. som enligt planen ska gallras, behöver inte skrivas ut på, om de i digital form kan fullt ut administreras enligt det offentligrättsliga regelverkets krav samt hållas såväl fysiskt som logiskt tillgängliga under gallringsfristen. Detaljerad information om interna blankett och dokumentrutiner återfinns hos Utbildningskontoret. Sekretess: gäller, eller kan gälla för uppgifter om elever och närstående enligt OSL 23:13,5 och 25:1 Allmänna och gemensamma handlingar Nämndprotokoll med bilagor, original,, Delegationsbeslut enligt Utbildningsnämndens delegationsordning, arkivexemplar, Protokoll och mötesanteckningar från möten, som enligt lag eller instruktion krävs, såsom arbetsplatsträffar APT, mblförhandlingar, möten angående arbetsmiljö och skyddsrond, ledningsgrupp och samverkansråd, med eventuella bilagor, arkivexemplar, undertecknat,, Mötesanteckningar från övriga möten, såsom, ämneskonferenser, enhetmöten, rektorskonferenser etc, med eventuella bilagor arkivexemplar, Diarium, verksamhetssystem, Public 360 Diarielista i två versioner, enligt diarienummer I nrordning, årsvis. Ska bindas in. Diarieförs och läggs till ärendet hos UN. Årsvis per möteskategori. Enligt dhpl år Bilagor som är diarieförda handlingar, ska i original arkiveras i ärendeakten. Till NSA efter 5 år. Förteckning över delegationer (delegationsordning) ska arkiveras främst i varje årsomgång av ärenden. Förekommande bilagor, som diarieförs, ska arkiveras i ärendeakt. Till NSA efter 5 år. När handlingar arkiveras på annan plats än i ärendeakten, ska det noteras i diariet. Till NSA efter 5 år. Läggs

4 Utbildningskontoret sid 2 NSA bet. 90 enligt diarieplansbeteckning Diarieförda handlingar (ärendeakter), Projekthandlingar (bl a skolforskning, EU, Sociala investeringsfonden) Årsvis i diarienummerordning. Projekt diarieförs som ärenden. samman med sin årsomgång diarieförda ärendeakter. Till NSA efter 5 år avslutade ärenden. Oavslutade ärenden levereras allt eftersom de avslutas. Se 'Rutin för projektarkivering' på hemsidan. handlingar som ska bevaras, Arkiveras under projektnamn enligt anvisning i rutinen. Till NSA senast 5 år efter projektavslut. handlingar som ska gallras / korrespondens som inte är så väsentliga att de kräver att ett ärende skapas, men ändå ska kunna återsökas. Rutinkorrespondens, minnesanteckningar, cirkulär, inbjudningar till kurser och konferenser, handlingar för information/kännedom och annat arbetseller informationsmaterial som inkommer eller upprättas, som är av endast tillfällig eller ringa betydelse, eller helt saknar samband med verksamheten Trycksaker och annat tryckt eller mångfaldigat informationsmaterial om den egna verksamheten, Som ovan. Bör registreras. Hos respektive handläggare. I datumordning, årsvis. 2 år Gallras senast 5 år efter projektets avslutning. Gäller inte handlingar rörande viss elev dessa ska alltid diarieföras. Gallras normalt senast efter 2 år. Presentations, informationsbroschyrer, interna personalblad, föräldrainformation mm arkivexemplar, Sänds till NSA efter 5 år. digital version, pdf, word m fl Presentationsmaterial om den egna verksamheten format i pdf eller powerpoint Uppgifter och handlingar om utbildningskontoret och dess verksamhet på kommunens intranät och hemsida Årsvis på katalog L:/. Enligt rutin för intranät och hemsida. För kommande utgåvor. T ex bildspel. Senast enligt gällande driftinstruktioner hos Kommunikation och ITenheten.

5 Utbildningskontoret sid 3 NSA bet. 90 Personaladministrativa handlingar Se dhpl 03 Heroma och 05 Personaladministration. i ärenden om rekrytering, i ärenden vid anställning, d v s påbörjad personalakt, i ärenden om rehabilitering och annan individuell personalvård, i disciplinärenden och ärenden om uppsägning, Utdrag ur belastningsregistret, Övriga personalhandlingar Ska diarieföras. Ska diarieföras och sändas till Lönecenter för arkivering i personalakten. Som ovan Som ovan Utdrag i original visas upp av den anställda. Noteras i Heroma. Bevara Genom system Reachme. Till NSA med ärendeakterna. Till NSA från Lönecenter med personalakten efter upphörd anställning. Som ovan. Sekretess kan gälla / gäller enligt OSL 39:1. Till NSA från Lönecenter med personalakten efter upphörd anställning. Lönecenter arkiverar kopia i personalakten, bara om kommunen haft skyldighet att begära in utdraget (vid anställning i förskolan och grundskolan) samt i gymnasiesärskolan. Enligt dhpl 03 för Heroma och 05 personaladministration. Ekonomiadministrativa handlingar Avtal och kontrakt, original, Enligt dhpl 04 för Economa och nedan: som skapar eller hör till ärenden Diarieförs och läggs till ärendet. som inte utgör ärenden (vanligen gällande en beställd vara eller tjänst) Avtal med kommunens interna utförare och upphandlade leverantörer betr kost, städning, IT och företagshälsovård, kopior Årsvis AÖ på motpart eller som verifikation. Årsvis enligt intern rutin. 2 år Gallring sker efter sista betalning eller efter avtalets upphörande. Se Economa och Webfokus.

6 Utbildningskontoret sid 4 NSA bet. 90 Budget, helår digital version, excel Ekonomiuppföljning med prognos över utfall, excel Inkomna verifikationer som inte skannas, inkl. underlag (utgör bokföringsexemplar), Avstämningsrapporter, Utgående fakturor, med underlag (utgör bokföringsexemplar), Verifikationsrapporter (ur Economa), Resursfördelning /IKE, bokföringsunderlag, utbetalningar för 'egna' elever i annan kommun, både fristående och kommunala grundskolor, med attest, Inkomna internfakturor med underlag, Ansökningar och rekvisitioner om statsbidrag, med underlag Ansökningar för utbetalning av inackorderingstillägg, inkl. underlag Årsrapportering och uppföljning av verksamheten, t ex statistik och måldokument arkivexemplar, Kvalitetsredovisning, skolforskning och utvärdering Per månad och årsvis. Registreras i Economa. Årsvis i ver.nrordning med Avstämningsrapporter. Registeras i Economa. Årsvis i ver.nr.ordning. Med Verifikationsrapporter. Årsvis med Utgående fakturor. Årsvis per månad. Registreras i Economa. Årsvis i ver.nr.ordning. Diarieförs. Årsvis i personnummerordning. Diarieförs som nämndärende. Uppgifter skrivs in löpande i externt system. 2 år 2 år Version på återfinns bland nämndhandlingar. Gäller kontantutlägg, bokföringsorder samt fakturor med endast bankkontonummer. Läggs med Inkomna verifikationer, som inte skannas i Economa. Utställda till landsting, föräldrar och föreningar. Se vidare under Resursfördelning och Interkommunal ersättning. Till NSA med de diarieförda ärendeakterna. Handläggs på Gymnasieantagningen, se även dhpl nr 31. Enligt SL 4:4. Startår externt system. Digital enkät med självskattningar.

7 Utbildningskontoret sid 5 NSA bet. 90 Dokumentation av arbetsplanering, uppföljning, intern / extern granskning vart 3:e år. Kvalitetsredovisning till nämnd, årsvis, Enkäter och rapporter ur systemet från kommunens skolenheter, med svar från personal, föräldrar och elever, detaljerad nivå hämtat format: pdf Rapporter och sammanfattningar med både interna och externa granskningar samt uppföljning på enhetsnivå och huvudmannanivå. hämtat format: Ärenden rörande skolforskning och utvärdering Resursfördelning och interkommunal ersättning (IKE) Extens Gemensam Indata Skrivs ut och diarieförs. Per läsår, enhet / rapporttyp. Lagringsplats: L:/ Skrivs ut per läsår / enhet / rapporttyp. Diarieförs och läggs till ärendeakterna. Drift och förvaltning hos ITenheten., se Anm.. Innan gallringstid löper ut, ska NSA vidtalas för eventuell ny bedömning om ebevarande / gallring. Vid rapport till nämnd diarieförs de och sänds med ärendeakterna till NSA. Övriga utskrifter till NSA efter 5 år. För kommunens skolenheter och fristående skolor i Norrköpings kommun samt övriga kommuner. Gäller förskola, förskoleklass, fritidshem, grundskola, grundsärskola, gymnasium, särgymnasium och vuxenutbildning inkl SFI. Elevuppgifter från Skatteverkets Folkbokföring Indata för Extens Barn/Ungdom Hämtas genom systemintegration. Med personnummer, namn, adresser, vårdnadshavare, inoch utflyttning, skyddade personuppgifter. Tillfällig 'parkering' av elevuppgifter. Registreras även av placeringshandläggare och skolenheter. BOKA 'Farstu' elevuppgifter för förskoleklass, grundskola, grundsärskola Manuell inmatning av uppgifter på ITenheten. Underlag gallras efter kontroll av det inskrivna.

8 Utbildningskontoret sid 6 NSA bet. 90 Prislistor, för resursfördelning per elev Inkomstuppgifter från Skatteverket för vårdnadshavare Databasen Extens Utdata från Extens Barn/Ungdom Körs en gång/ månad i Extens. Hämtas årligen. Drift och förvaltning hos ITenhet. Uppdateras regelbundet hos UBK. Genererar efterdebitering eller återbetalning genom Avgiftskontrollen. Se dhpl 92 för Extens. Integration med Economa. Resursfördelning/IKE för elever i egna kommunala skolenheter, elever som är folkbokförda i Norrköpings kommun, samt annan kommuns elever, digitalt Resursfördelning/IKE till fristående skolenheter i kommunen för elever som är folkbokförda i Norrköpings kommun, digitalt Resursfördelning/IKE underlag för 'egna' elever i annan kommun, både fristående och kommunala grundskolor och förskolor, digitalt Resursfördelning/IKE av intäkter för elever från vissa kommuner, som inkommer via bankgiro, bokföringsunderlag, IKE/Resursfördelning med fakturering och betalfiler för 'egna' elever i annan kommun AKOMM Bokföringsrapporter, digitala Per elev/skolenhet och månad och år. Per elev/skolenhet och månad och år. Per elev/skolenhet /kommun/ månad och år. Per elev/ månad och år med bankgirounderlag. Per skolenhet/ kommun / månad /år. Per månad och år. IKE = Interkommunal ersättning. Bokföringsunderlag i Extens. Andra kommuners elever i Norrköpings fristående skolor ingår ej. Bokföringsunderlag i Extens. Bokföringsunderlag i Extens. Utgör underlag för jämförelse mellan skolenheter. Debetfakturor skannas i Economa. Statistik, dels årsvis, dels enligt beställning från nämnd, ur Historikflik i Extens Interkommunal ersättning vid placering enligt SoL eller personliga förhållan Diarieförs. Enligt intern rutin samt vid beställning. Diarieförs. I personnummerordning. Till NSA antingen som protokollsbilaga eller med ärendeakterna. Sekretess enligt OSL 23:13. Benämns "Elevakter interkommunal ersättning".

9 Utbildningskontoret sid 7 NSA bet. 90 den, bl a idskyddade elever, från Extens, Rapporter, listor, sammanställningar i övrigt som tas fram och skrivs ut. Elevkort Elevposter i Extens Indata för Extens Gym och Interkommunal ersättning (IKE) Enligt intern rutin och vid behov. Enligt systemkrav och interna rutiner. Normalt efter 2 år. Hittills har inte äldre uppgifter gallrats. Hela posten finns kvar som Elevkort. Earkivering avvaktas. Uppgifter om gymnasieelever från Gymnasieantagningsenheten Prislistor för IKE för elever från Norrköpings kommun länets kommuner för IKE tre typer av skolhuvudmän Avbrottselever, rapport per elev och skolenhet från Mottagningsgruppen, blankett, Utdata från Extens/ Gym Hämtas ur Extens Barn/Ungdom elever i åk 9 och via Procapita, som utgör 'farstu' till Extens. Hämtas ur Extens. Per månad och år. 1 år Gäller elever boende i Norrköpings kommun samt elever här från övriga kommuner. Integration med Economa IKE Rapporter med bokföringsunderlag, attesterade, Ansökan om tilläggsbelopp per elev från fristående skolor, med bilagor och beslut som attesteras, Ansökan om individriktat stöd till barn och unga i kommunala enheter, med beslut Per månad och år. Diarieförs, skrivs ut och skannas till diariet. Diarieförs, skrivs ut och skannas till diariet. Gäller in och utbetalningar per skolenhet och elev från/till kommunala, fristående och landstingskommunala skolor. Sekretess enligt OSL 23:13. Ansökan med bilagor inkommer i etjänsten Mina sidor och gallras där direkt efter att den har överförts till diariet. Sekretess enligt OSL 23:13. Ansökan med bilagor inkommer i etjänsten Mina sidor och gallras där direkt

10 Utbildningskontoret sid 8 NSA bet. 90 efter att den har överförts till diariet. Utökad studietid, ansökan och beviljat stöd, attesteras, Placering enligt SoL eller personliga förhållanden, bl a idskyddade elever, från Extens, Statistik, dels årsvis, dels enligt beställning från nämnd, ur Historikflik i Extens. Fakturakopior ur Economa, Barnomsorg med placeringshandläggning och avgiftskontroll gällande ansökan om barnomsorgsplats erbjudande om placering och svar inkomstuppgifter önskemål om annan placering överenskommelse om barnomsorg uppsägning av barnomsorgsplats Diarieförs och skannas till diariet. Diarieförs. I personnummerordning. Diarieförs. Enligt intern rutin samt vid beställning. Per månad och år. Dessa handlingar är indata i Extens/ Barn/Ungdom. Registreras i ny Etjänst för förskola och fritidshem. 1 år Inkommer från rektor. Sekretess enligt OSL 23:13. Till NSA som protokollsbilaga eller med ärendeakterna. Gäller även skolbarnomsorg med fritidsplats och lovplats. Sekretess kan gälla eller gäller enligt OSL 23:1,3. 1) Etjänst (från 2015) 2) Pappersblanketter Schema Överenskommelse om barns närvarotid, blanketter, underskrivna Närvarolistor redovisning av närvaro placerade barn i förskolan Avgiftskontrollens granskningshandlingar / ärenden, digitala. Korrespondens via mejl och inregistrerade telefonunderlag. Registering i Extens. Arkiveras på respektive skola/ förskola. Förs manuellt per enhet/avd/vecka. Årsvis i kronologisk ordning i ärendehanteringssystem. 5 år Från föräldrar via Etjänsten. Från föräldrar utan elegitimation via post. Undertecknas av vårdnadshavare. 3 kalenderår. Avgiftskontrollen kan behöva granska retroaktivt. Sökning kan göras via personnummer.

11 Utbildningskontoret sid 9 NSA bet. 90 Avgiftskontrollens tvisteärenden, Gäller ärenden, som inte kan lösas genom korrespondensen ovan. Diarieförs och läggs i serien Diarieförda handlingar. Sekretess kan gälla enligt OSL 23:1,3. Öppen fritidsverksamhet och träningskolan Se även Grundskolans dhpl nr 39. Ärenden om placering i kommungemensamma resursgrupper, Korttidstillsyn, uppdrag som inkommer från Vård och omsorgskontoret, Fritidsverksamhet; inskriven plats för elever 1012 år. Elevunderlag, elever med behov av särskilt stöd övriga elever Elevadministrativa handlingar Diarieförs. I pnrordning årsvis. Diaireförs. I pnrordning årsvis. Diarieförs. I pnrordning årsvis. Baseras på LSSrättighet. Till NSA år med ärendeakterna. Anmälan om ändring av skolgång, blankett, Anmälningar som enligt anvisning inkommer från skolenheter till UBK för kännedom: Registreras i Extens. Årsvis per enhet och barn. Undertecknas av vårdnadshavare. Se Blanketter på interna hemsidan. anmälan om elevs skolfrånvaro till verksamhetschef anmälningar rörande kränkningar, diskriminering, trakasserier av elever anmälningar angående elevers trygghet, studiero, avstängning, disciplinärenden Elevakter, med kopior av handlingar i diarieförda ärenden. Grundsärskolan Kopia av handlingar från rektor till huvudman (UBK). I personnummerordning hos handläggare. Skolenheten diarieför och arkiverar handlingen i elevhälsoakt. En kopia av anmälan har sänts till vårdnadshavare. Obs! När granskningsärende inleds, startar nytt ärende. Benämns 'Ströakter'. Gallras senast 1 år efter tidpunkt för avslutad skolgång. Enligt SL 7:5. Mottagande i grundsärskolan: Elevakter, grundsärskola Gäller ärenden om särskild skolplikt, med handlingar

12 Utbildningskontoret sid 10 NSA bet. 90 rörande utredningar och i överklagningsärenden. ärenden där ansökan från vårdnadshavarna finns inkl. beslut, ärenden utan formell ansökan från vårdnadshavarna, och där inte heller något formellt beslut fattats, om elever i grundsärskolan, Centrala elevhälsan omfattar skolhälsovårdsjournal i PMO (medicinsk elevhälsa) psykologjournal i PMO kuratorsjournal i PMO (nedan) kuratorers dokumentation stödsamordnares dokumentation specialpedagogers dokumentation Skoldatatekets dokumentation Skolfam's dokumentation Elevhälsoakter Mellanarkiv för elever, som lämnat kommunala skolan /förskolan före vtåk 9 för elever, som avslutat vtåk 9, men inte antagits i kommunal gymnasieskola för elever, som lämnat gymnasieskolan före vt åk 3 för elever, som avslutat gymnasieskolan. Diarieförs. I pnrordning. Hos handläggaren. Inkommer från grundsärskolan för registrering och arkivering i elevakt grundsärskola. I personnrordning per årskull. Avställes i personnrordning, efter avslutad tid för gymnasium. 2 år Kallas "Elevakter grundsärskola". Till NSA 1 år efter avslutat gymnasium / särgymnasium. Till UBK Mellanarkiv, som sänder till NSA 1 år efter avslutad skolgång med respektive elevakt grundsärskola. Se även dhpl 14 för Centrala elevhälsan, dhpl 39 Grundskolan och dhpl 32 Förskolan och dhpl 40 Gymnasieskolan. Inkommer från förskola, grundskola, grundsärskola och gymnasium, särgymnasium. Utlån av elevhälsoakter kan göras till Norrköpings kommunala skolor. Kopia av elevhälsoakt får enbart efter medgivande av vårdnadshavare /myndig elev lämnas ut till fristående skola eller skola i annan kommun. Till NSA 1 år efter tid för elevers avslutade gymnasiestudier (senast det år eleven fyller 20 år).

13 Utbildningskontoret sid 11 NSA bet. 90 IKSEInterkulturella Språkenheten Bedömer språkbehov hos barn och unga i undervisning och barnomsorg. Mottagningsanmälan, inkomna,, Per år / månad / familj. Kopia till Mottagningsgruppen, om elev är i gymnasieålder. Kopia till plac.handläggn. för anmälan till barnomsorgskö. Underlag från samtal med nyanlända, Kartläggning av elever i grundskolan, Per år/ månad / barn/elev. Läggs till enhetens elevakt. Uppgifter skrivs i Extens. Kopia skickas till Mottagningskolan. Görs främst på Mottagningsskolan. Mottagningsgruppen För alla i kommunen boende unga; 1620 år i behov av särskilt stöd inkl 'avbrottselever' och nyanlända. Databasen Extens, enheterna 'Infoansvar' samt 'Mottag' Mottagningsgruppens individärenden, Uppgifter skrivs in per person. Diarieförs. I personnummerordning. Hittills har inte äldre uppgifter gallrats. Hela posten finns kvar. Sekretess kan gälla uppgift enligt OSL 23:5. aktuella individärenden Individärenden avslutas efter uppnådd åldersgräns, 20 år. avställda individärenden Gymnasieantagningen angående antagning till gymnasiesärskolan, Gymnasieskolan/Gymnasiesärskolan Avställs per år / åldersgrupp efter rensning. Förbereds av antagningshandläggare. Till NSA 1 år efter avställning. Akterna rensas på sådana kopior som ska återfinnas i kommunens elevhälsoakter. Se dhpl 31 för Gymnasieantagningen. Handläggs på Gymnasieantagningen. Se dhpl 40.

14 Utbildningskontoret sid 12 NSA bet. 90 Vuxenutbildningen / KomVux Se dhpl 53. Vägledningscentrum Se dhpl 53. Grundskolan Se dhpl 39. Förskolan Se dhpl 32. Centrala elevhälsan Se dhpl 14.