DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Transkript

1 Stadsarkivariens delegationsbeslut om planändringar: 2015 Förkortningar: OSL = Offentlighets och sekretesslagen SL = Skollagen HSL = Hälso och sjukvårdslagen PUL = Personuppgiftslagen SOSFS = Socialstyrelsens Författningssamling DOKUMENTHANTERINGSPLAN för Grundskolan F 9* fastställd av Utbildningsnämnden ändrad sid 1(11) NSA bet. 39 ( = gallras vid inaktualitet) * Dokumentplanen gäller för såväl grundskolan, grundsärskolan som fritidshem och lovverksamhet. Dokumentplanens regler gäller oavsett om handlingarna har analog (papper) eller digital form. na som enligt planen ska bevaras, ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt papper och arkiveras på angivet sätt. som enligt planen ska gallras, behöver alls inte skrivas ut på papper, om de i digital form kan fullt ut administreras enligt det offentligrättsliga regelverkets krav samt hållas såväl fysiskt som logiskt tillgängliga under gallringsfristen. Detaljerad information om interna dokumentrutiner och blanketter återfinns också hos Utbildningskontoret. Sid INNEHÅLLSFÖRTECKNING: 1 Allmänna och gemensamma handlingar 3 Kvalitetsarbete och redovisning 3 Personaladministrativa handlingar 4 Ekonomiadministrativa handlingar 4 Placeringshandläggning i Extens för skolbarn i fritidshem m m 5 Elevadministrativa handlingar i Extens / Dexter / Hypernet 6 Pedagogisk elevdokumentation 7 Betygsdokumentation och nationella prov 8 Högstadiehandlingar, åk Elevhälsans handlingar inklusive PMO 11 Övrigt, ej allmänna handlingar Allmänna och gemensamma handlingar Sekretess gäller, eller kan gälla, för uppgifter om elever och närstående enligt OSL 23:13 och 5 samt 25:13a. Protokoll och mötesanteckningar från möten, som enligt lag eller instruktion krävs, såsom arbetsplatsträffar APT, möten enligt mbl, om arbetsmiljö och skyddsrond, ledningsgrupp och samverkansråd, med eventuella bilagor arkivexemplar, undertecknat, papper Per möteskategori. Finns bilaga, ska den skannas till diariet och bli diarieförd. Enhetsvis / läsår. Förekommande bilagor, som diarieförs, ska arkiveras i ärendeakt. Till NSA efter 5 läsår. digital version, word/pdf Mötesanteckningar från övriga möten såsom ämneskonferenser, husmöten /husråd, enhetskonferenser etc, med eventuella bilagor arkivexemplar, papper digital version, word/pdf Per läsår. Enhetsvis / läsår Enhetsvis / läsår. 5 år

2 Grundskolan F 9* sid 2 NSA bet. 39 ( = gallras vid inaktualitet) Diarium verksamhetssystem Public 360 Diarielista i två versioner, i diarienummerordning efter diarieplansbeteckning, papper Enligt dhpl 113. Årsvis När handlingar arkiveras på annan plats än i ärendeakten, ska det antecknas i diariet. Till NSA efter 5 år. Läggs samman med sin årsomgång diarieförda handlingar. Delegationsbeslut enligt Utbildnings nämndens (UN) delegationsordning, arkivexemplar, papper Ska diarieföras. Läggs till ärendet. Till NSA med diarieförda handlingar. digital version, word / pdf Diarieförda handlingar (ärendeakter), papper Projekthandlingar Sänds till nämndsekreteraren Årsvis i diarienummerordning. Projekt diarieförs som ärenden. Beslut ska anmälas till UN. Till NSA efter 5 år avslutade ärenden. Oavslutade ärenden levereras allt eftersom de avslutas. Se 'Regler för arkivering' på interna hemsidan. handlingar som ska bevaras Sorteras under projektnamn enligt anvisning i 'Projektarkivering' Sänds till NSA senast 5 år efter projektets avslutning. handlingar som ska gallras / korrespondens som inte är så väsentliga att de kräver att ett ärende skapas, men ändå ska kunna återsökas. Rutinkorrespondens, som kan utgöras av minnesanteckningar, cirkulär, inbjudningar till kurser och konferenser, handlingar för kännedom och annat arbets eller informationsmaterial, som inkommer eller upprättas, och som är av endast tillfällig eller ringa betydelse eller helt saknar samband med verksamheten. Trycksaker och annat tryckt eller mångfaldigat informationsmaterial om Som ovan Bör registreras. Hos respektive handläggare. Sorteras efter verksamhet / sak, datumordning / nrordning och om möjligt årsvis. Som diarieförda handlingar. 2 år Gallras senast 5 år efter projektets avslutning. Gäller inte handling rörande viss elev dessa ska alltid diarieföras. Gallras normalt senast efter 2 år. Presentations, informationsbroschyrer, interna personal

3 Grundskolan F 9* sid 3 NSA bet. 39 ( = gallras vid inaktualitet) den egna skolenhetens verksamhet arkivexemplar, papper digital version pdf m fl format Presentationsmaterial om den egna enheten format i pdf / powerpoint Intranät och hemsida: Uppgifter och handlingar om den egna verksamheten på kommunens intranät och hemsida. På katalog L:/. Årsvis. Enligt rutin för intranät och hemsida. blad, föräldrainformation etc. Sänds till NSA med ärendeakterna. T ex bildspel. Senast enligt gällande driftinstruktioner hos Kommunikation och ITenheten. Kvalitetsarbete och redovisning Kvalitetsdokumentation genom kvalitetsverktyg för arbetsplanering, uppföljning och intern och extern granskning, vart 3:e år Uppgifter skrivs in löpande i externt system. Enligt SL 4:4. Startår Se även dhpl UBK nr 90. Digital enkät med självskattningar. UBK hämtar resultat, redovisar till nämnd,un, och arkiverar. Enkäter och rapporter från kommunens skolenheter med svar från personal, föräldrar och elever, detaljnivå hämtat format: xml Rapporter och sammanfattningar med intern och extern granskning samt uppföljning, enhetsnivå, hämtat format: xml Per läsår och enhet / rapporttyp. Lagringsplats: katalog L:/. Per läsår och enhet / rapporttyp. Lagringsplats: katalog L:/. 10 år Innan gallringstid löper ut, ska NSA vidtalas för eventuell ny bedömning om bevarande och gallring. Hämtas och bevaras av UBK. Earkivering avvaktas. Personaladministrativa handlingar Sekretess kan gälla / gäller enligt OSL 39:1 3, 5, 5a. i ärenden om rekrytering och anställning, i ärenden om rehabilitering och annan individuell personalvård, i ärenden om disciplinära åtgärder samt uppsägning, Ska diarieföras och arkiveras i personalakten. Sänds till Lönecenter för arkivering i personalakten. Se även Reachme. Till NSA med personalakten efter upphörd anställning. Utdrag ur belastningsregistret, papper original kopior Från de anställda. Till Lönecenter. På enheten. Lönecenter arkiverar i personalakten.

4 Grundskolan F 9* sid 4 NSA bet. 39 ( = gallras vid inaktualitet) Övriga personalhandlingar Enligt dhpl 03 för Heroma. Ekonomiadministrativa handlingar Se även dhpl 04 för Economa. Ekonomisk information, såsom budget, ekonomiuppföljning och bokslut Uppgifter rapporteras i Economa. Se UBK:s dhpl nr 90. Externa avtal och kontrakt, original som hör till ärenden Diarieförs och läggs till ärendet. Sänds till NSA med ärendeakterna. som inte utgör ärenden Avtal med kommunens interna utförare och upphandlade leverantörr betr kost, städning, IT och företagshälsovård kopior Placeringshandläggning i Extens / Hypernet för skolbarn i fritidshem och lovverksamhet Årsvis AÖ eller som verifikation. Årsvis enligt intern rutin. Placeringshandläggare registrerar i Extens/ Hypernet. 10 år 2 år Gallring sker 10 år efter sista betalning, eller 10 år efter avtalets upphörande. Se Economa och Webbfokus. Sekretess gäller, eller kan gälla enligt OSL 23:2 och 3. Ansökan om plats (1) etjänst även blankett, papper Inkomstuppgift från vårdnadshavare (2) blankett, papper Sänds till plac. handläggare. Sänds till plac. handläggare. Sänds in av föräldrar via webb /blankett.arkiveras i av placeringshandläggare. Sänds in av föräldrar. Arkiveras i av placeringshandläggare. Önskemål om annan placering (3) blankett, papper Överenskommelse om plats i fritidshem eller lovverksamhet, (4) inkl. närvarotid med vistelseschema, undertecknad, blankett, papper Sänds till plac. handläggare. Barnets vistelsetid (och snittid) samt taxekategori registreras i Extens av enheten. Blanketterna arkiveras årsvis AÖ efter barnets namn. på enheten. Sänds in av föräldrar. Arkiveras i av placeringshandläggare. Arkiveras på enheten. Obs! Nya överenskommelser läggs till föregående dokument. Avgiftskontrollen granskar retroaktivt.

5 Grundskolan F 9* sid 5 NSA bet. 39 ( = gallras vid inaktualitet) Uppsägning av plats i fritidshem eller lovverksamhet (5) undertecknas av vårdnadshavare och föreskolechef, blankett, papper Närvaro: redovisning av placerade barns närvaro Elevadministrativa handlingar Databaserna Extens, Dexter och Hypernet Indata Registreras i Extens på enheten Blanketten läggs årsvis AÖ efter barnets namn. Förs manuellt per föreskoleklass, fritidshem eller lovskoleenhet. Drift och förvaltning hos ITenheten. på enheten. på enheten. Arkiveras på enheterna. Avgiftskontrollen granskar retroaktivt. Skolinspektionen kan ställa krav på arkiverad närvaroredovisning. Sköts genom Extens, Dexter och Hypernet. Dessa är ineller utdata till systemen. Se även UBK dhpl nr 90. Elevuppgifter från Skatteverkets Folkbokföring BOKA 'farstu', del i Extens per skolenhet för elever i förskoleklass, grundskola, grundsärskola och fritidshem Anhörigblanketter, underskrivna, med uppgifter om bl a vårdnadshavares namn och telefonnummer, papper Systemintegration veckovis. Manuell inmatning av uppgifter av ITenheten. AÖ per elev och klass. Med personnummer, namn, adresser, vårdnadshavare, inoch utflyttning inkl. skyddade personuppgifter Tillfällig 'parkering' av elevuppgifter. Registreras även av placeringshandläggare och skolenheter. Underlag gallras efter kontroll av registrering. Registreras på enheten i Dexter / Extens Frånvaro: Lärarens redovisning av frånvaro, åk 19, från 1 timme 10 dagar. digital inrapportering och via telefonsvarare (se även sid 6) Databasen Registreras på enheten i Dexter. Per klass / läsår. Skolinspektionen kan efterfråga frånvaroredovisning. Elevkort med grunduppgifter i Extens I personnummerordning per enhet. Bevarande / gallring utreds. Med personnummer, familjebild, 'nyanländ', modersmål, simning, skolämnen, aktivitet, betyg, epostflik, skolhistorik.

6 Grundskolan F 9* sid 6 NSA bet. 39 ( = gallras vid inaktualitet) Loggfiler i Extens och Hypernet Säkerhetskopior (är enligt TF 2:10 inte allmän handling) Utdata Enligt ITenhetens rutin Enligt ITenhetens rutin. Se även Utdata. Uppgifter om adress etc gallras genom fortlöpande uppdatering. Aktiviteter och resultat sparas. Ersätter behandlingshistorik. Här registreras in och utloggning m m. Gallras enligt ITenhetens rutin. Gallras enligt ITenhetens rutin, som ska vara känd för systemansvarig. Elevkort, poster i Extens, se även under Databasen, ovan Pedagogisk elevdokumentation I personnummer Hittills har inte äldre uppgifter gallrats. Hela posten finns kvar som Elevkort. Bevarande och gallring får utredas före e arkivering. Elevakter (pedagogiska) grundskolan, bland annat: samtalsunderlag (åk F 9) dokumentation av utvecklingssamtal individuella utvecklingsplaner IUP bedömningsunderlag Elevakter (pedagogiska) grundsärskolan, bland annat: samtalsunderlag (åk F 9) dokumentation av utvecklingssamtal individuella utvecklingsplaner IUP bedömningsunderlag Hos ansvarig lärare/ mentor per elev. Kan skrivas in i Dexter. Hos ansvarig lärare / mentor per elev. Kan skrivas in i Dexter. 1 läsår* *Gallras efter elevens avgång från enheten. Obs. om elevhälsoärende uppstår, ska relevant dokumentation överföras till, registreras och arkiveras i elevhälsoakt (f.d. elevvårdsakt). Jämför Portfolio, som tillhör eleven, se under Övrigt. Levereras i personnummerordning tillsammans med elevhälsoakterna till Mellanarkiv, se sid 9. Jämför Portfolio, som tillhör eleven, se under Övrigt. Samtycke till fotografering av elever och publicering på webben enligt PUL av vårdnadshavare, blankett, underskriven, papper AÖ per elev/ klass och läsår.

7 Grundskolan F 9* sid 7 NSA bet. 39 ( = gallras vid inaktualitet) Ansökningar om elevledighet (mer än 10 dagar) och rektors beslut om ledighet / närvaro (se även sid 5) Diarieförs av skolenheten. Skrivs i Dexter. 1 år efter fullgjord skolplikt. Enligt SL 7:18 Skolinspektionen kan efterfråga frånvaroredovisning. Ansökningar om befrielse från deltagande i obligatoriska inslag i undervisningen och rektors beslut Klasslistor, åk F 9 komplett version med redovisning av alla in och utflyttade elever under hela läsåret, papper Diarieförs av skolenheten. Skrivs i Dexter. Per klass och läsår. Enligt SL 7:19. Till elevhälsoakten. Till NSA 1 år efter läsårsslut. Gäller inte idskyddade elever, där ITenheten/ Extens överlämnar direkt till NSA. Klass och lärarscheman, åk F 9 Per klass och läsår. Skrivs i Novaschem, som kopplas till Dexter (Extens). Skriftliga omdömen om kunskapsutveckling, utan betygsfunktion, Terminsvis. Skrivs i Dexter. arkivexemplar, underskrivet elevaktens exemplar, papper digital version i Dexter Underlag för skriftliga omdömen, som inte dokumenteras i elevakten. Till elev / vårdnadshavare. Per elev. Per elev. Hos respektive lärare enligt intern rutin. Gallras efter elevens avgång från enheten. Bevarande/gallring utreds. Gallras efter elevens avgång från enheten. Betygsdokumentation och nationella prov Pedagoger skriver i Dexter. Enligt SL 3:1318 samt 10: Sammanfattning av leveransplikt till NSA enligt nedan: 1. Betygskataloger 2. Slutbetyg, vårterminen, åk 9 3. Skriftlig bedömning av kunskapsutv. 4. Avgångsintyg 1. Betygskataloger, med underskrift av betygsansvariga lärare, papper Se nedan. Per klass / läsår. Sänds till NSA inom 1 år efter läsårsslut. För idskyddade elever överlämnar ITenheten betygskatalog direkt till NSA, märkt 'Sekretess'.

8 Grundskolan F 9* sid 8 NSA bet. 39 ( = gallras vid inaktualitet) 2. Slutbetyg för årskurs 9 / vårterminen original, papper, underskrivna arkivexemplar, underskrivna, papper 3. Skriftlig bedömning av kunskapsutveckling åk 9 original, papper, underskrivna arkivexemplar, underskrivna, papper 4. Avgångsintyg original, papper, underskrivna arkivexemplar, papper, underskrivna Ämneskataloger, papper Terminsbetyg (t o m höstterminen, åk 9), papper Till elever/ vårdnadshavare. Per klass / läsår. Till elever / vårdnadshavare. Per klass/ läsår. Till elever / vårdnadshavare. Per klass / läsår. Från Extens. Från Dexter. Sänds till NSA inom 1 år efter läsårsslut. Utfärdas för elever i åk 9, som inte uppnår fullständigt betyg i varje ämne. Sänds till NSA inom 1 år efter läsårsslut. Enligt Skolförordning 2011: När en elev avgår från kommunens utbildningar utan slutbetyg. Sänds till NSA inom 1 år efter läsårsslut. Ämneskataloger får gallras vid inaktualitet, om de skrivs ut, förutsatt att informationen kan bevaras digitalt. Terminsbetyg får gallras vid inaktualitet, om de skrivits ut. Nationella prov åk 3 samt 69, papper Underlag för betygsättningen som inte dokumenteras i elevakten Högstadiehandlingar (åk 7 9) Per läsår, ämne och årskurs. Resultat skrivs i Dexter. Hos respektive lärare enligt intern rutin. 3 läsår. Betygsresultat sänds till Skolverket med fil från Extens. Enligt SL 3:17 har eleven rätt till upplysning om skälen för betyget. Val och omvalsblanketter, papper, ifyllda, till ämnen, kurser etc. Enligt intern rutin. Gallras 1 läsår efter kontroll av registrering i Extens. I vissa fall läggs handlingen till elevhälsoakten.

9 Grundskolan F 9* sid 9 NSA bet. 39 ( = gallras vid inaktualitet) Underlag till särskild prövning för betyg (ansökan och dokumentation av prövning), papper om enskilda elever hos studie och yrkesvägledare, papper Elevhälsans handlingar inkl PMO Enligt intern rutin. AÖ per elev enligt intern rutin. 1 läsår Enligt SL 10:23. Gäller hela utbildningen i grundskolan eller enstaka ämnen. Uppstår elevhälsoärende ska relevant dokumentation överföras till, registreras och arkiveras i elevhälsoakten. Se även Centrala elevhälsans dhpl 14. Journal för elevhälsans medicinska insatser Mötesanteckningar från Elevhälsoteamets möten, och från elevkonferenser, ev. med underlag, papper Centralt i personnrordning. Undantag från diarieföring gäller enbart journaler för elevhälsans medicinska insatser enligt HSL. Varje elevhälsoärende, som avhandlas på möten ska diarieföras. Underlag i individärenden ska arkiveras i elevhälsoakten. Sekretess enligt OSL 25:1. HSL, SL och SOSFS gäller för journalen. Den utgörs av datajournal (i PMO) och kan inkludera journalhandlingar i pappersformat. Vid skyddade personuppgifter och för papperslös utgörs journalen enbart av papper. Earkivering avvaktas. Sekretess enligt OSL 23:2 gäller för handlingar, dock är beslut i ärenden offentliga. original, papper Per läsår. Sänds till NSA efter 5 år. papperskopia, per elev digital version, word/pdf Elevhälsoakter (f.d. elevvårdsakter), papper: (Se även Elevhälsoakter i PMO, nedan) Minnesanteckningar / mötesprotokoll från elevhälsoteam, elevkonferenser, elevstödsmöten, med eller utan vårdnadshavare I elevhälsoakt. Årsvis. (Obs. skiljd från elevakter.) ska diarieföras. Sänds till NSA med elevhälsoakterna, se nedan. Sekretess gäller eller kan gälla enligt OSL 23:2. Se även SL kap. 3, 5, 6, 7. Obs! dokumenterat beslut i elevhälsoärende är offentligt.

10 Grundskolan F 9* sid 10 NSA bet. 39 ( = gallras vid inaktualitet) Anmälan till rektor, kopior Se Blankett A. Jämför interna hemsidan. Utredning / beslut ang kränkande behandling Utredning / beslut ang kunskapskrav /särskilt stöd /åtgärdsprogram Utredning / beslut ang störd ordning /disciplinärenden Orienterande samtal, dokumentation Psykologutlåtanden Korrespondens med vårdnadshavare Korrespondens med övriga Se Blankett 1:13. Se Blankett 2:15. Se Blankett 3:13. Jämför interna hemsidan. Jämför interna hemsidan. Jämför interna hemsidan. Obs! Original får inte lämnas till enskild skola eller kommunal skola i annan kommun. Aktuella elevhälsoakter, papper (följer eleven från förskola via grundskola till gymnasium inom kommunen) I personnummerordning per elev/ läsår. Elevhälsoärenden ska diarieföras. När elev går till enskild skola eller flyttar från kommunen ska elevhälsoakten levereras till UBK:s Mellanarkiv med läsårets övriga avställda akter, dock senast året efter avslutad grundskola. Avställda elevhälsoakter, papper Elevhälsoakter i PMO verksamhetssystem, kuratorer Akter avställs läsårsvis i personnrordning, efter att varje årgång elever avslutat grundskolan. Ärenden avslutas i diariet. PMOmodul för kuratorer. Sänds till UBK:s Mellanarkiv 6 månader efter avslutad grundskola. Kopia får lämnas ut till enskild skola/skola i annan kommun enbart efter medgivande av vårdnadshavare /myndig elev. Sekretess gäller, eller kan gälla enligt OSL 23:2. Indata Elevposter i PMO Underlag till PMO, skriftliga och muntliga Databasen Hämtas manuellt genom personnummersökning. Skrivs in i elevpost eller mall, eller skannas till elevpost per elev /personnummer. Start vt2008, Se även Centrala elevhälsans dhpl nr 14. Gallras efter registrering, om underlaget skannas till PMO. Om inte läggs handlingen till pappersakten. Elevposter i PMO kurators modul I pnrordning per

11 Grundskolan F 9* sid 11 NSA bet. 39 ( = gallras vid inaktualitet) Utdata elev, klass / enhet. Elevhälsoakter i PMO kuratorsmodul, (Jämför motsvarande akter i pappersform, sid 9.) aktuella akter I pnrordning per elev, klass / skolenhet. Obs! att varje handling med sekretesskydd måste diareföras. avställda akter Övrigt Avställd akt ska skrivas ut på papper. När en elev lämnar en skolenhet ska ärendet avslutas i diariet. Avställd digital elevhälsoakt inväntar avslutning samtidigt med övriga moduler i PMO. Utskriften läggs till elevhälsoakt på papper och sänds till Mellanarkiv enligt anvisningen ovan. Nedanstående handlingar utgör inte del skolarkivet, och är inte allmän handling. Elevfotografier, klass och gruppbilder och fotokataloger, papper Elevrådets protokoll och handlingar, papper Övriga elevföreningars protokoll, t ex från skolidrottsföreningar, papper Per klass och läsår. Samlas slumpvis, då fast rutin saknas. Per läsår (om de överlämnas till skolan). Per läsår (om de överlämnas till skolan). Sänds till NSA efter läsårets slut. Sänds till NSA tidigast efter 5 år. Sänds till NSA tidigast efter 5 år. Protokoll och handlingar från Föräldraråd etc, papper Per läsår (om de överlämnas till skolan). Sänds till NSA tidigast efter 5 år. Portfoliomappar, med elevens egna alster Per elev och klass. Överlämnas till eleven efter varje termin/läsår.