Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan för vuxenutbildningen Dnr AVN 2017/0178 Norrköpings stadsarkiv (NSA), dokumenthanteringsplan nr 53. Fastställd av arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden den 14 december Ersätter dokumenthanteringsplan för Komvux, kommunala vuxenskolan fastställd 2004 och ändrad Enligt kommunens arkivreglemente ska det finnas dokumenthanteringsplaner som beskriver vilka handlingar som finns och hur de ska hanteras. Planen arbetas fram i samråd med stadsarkivet och beslutas av berörd nämnd/styrelse. I dokumenthanteringsplanen framg det bland annat vilken information som ska sparas och hur den ska arkiveras samt vilken information som ska gallras och efter hur lång tid. Planen utgör både en hanteringsanvisning och ett gallringsbeslut. STADSARKIVET

2 DOKUMENTHANTERINGSPLAN för Vuxenutbildning (inkl Komvux med Särvux och SFI samt Extern vuxenutbildning) NSA Plan nr 53 Fastställd av Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden, , 124, dnr AVN 2017/0178 Stadsarkivariens delegationsbeslut om planändringar: Planansvar: Arbetsmarknads- och vuxenutbildningskontoret Lagstiftning: Sekretess kan gälla för uppgifter om elever enligt Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller form. Handlingarna som ska bevaras ska skrivas ut om inget annat framg av planen och förvaras i arkivlokal eller -skåp EI 120. Handlingar som ska gallras behöver inte skrivas ut på, om de i form garanterat kan återsökas och hållas tillgängliga under gallringsfristen. Använda förkortningar: - gallras vid inaktualitet; NSA - Norrköpings stadsarkiv; i+ - innevarande +; SL - Skollagen; OSL - Offentlighets- och sekretesslagen. Nr Handlingar Diarieföring Medium/ Allmänt och administration 1 Protokoll och mötesanteckningar från möten enligt MBL, om arbetsmiljö och skyddsrond, ledningsgrupp och samverkansråd, med eventuella bilagor Ja, om ärenden som omfattas av sekretess behandlas. Hantering Förvaring/Sortering Ansvar / gallras Anmärkningar / Leverans Ska undertecknas. Per möteskategori/ enhetsvis och läs Rektor Förekommande bilagor, som diarieförs, ska skannas till diariet och arkiveras i ärendeakt. Till NSA efter 5. 2 Mötesanteckningar från övriga möten, såsom ämneskonferenser, husmöten/husråd, enhetskonferenser etc, med eventuella bilagor / version på L:/ Enhetsvis / läs Gallring: i+ 5 3 Delegationsprotokoll, delegationsbeslut Ja Enligt instruktion i delegationsordningen och ärendehandboken. Se dhpl 48 för arbetsmarknadskontoret Rektor/ Delegat Beslut ska anmälas till nämnd enligt instruktion i delegationsordningen. Till NSA efter 5. Se även Ansökningar (nr 24) 4 Diarium - verksamhetssystem Public Enligt dhpl 113 IT-enheten KS Kansli - NSA Plan nr 53 1 / 9

3 Hantering Förvaring/Sortering Ansvar / gallras Anmärkningar / Leverans 5 Diarielistor, två varianter - Samtliga registrerade ärenden dels i diarienummerordning, dels efter diarieplanbeteckning. Tillsammans med respektive gång med ärendeakter Arkivredogörare Till NSA efter 5. 6 Diarieförda handlingar (ärendeakter) Ja Digitala handlingar som tillhör ett ärende måste skrivas ut på för arkivering enligt anvisning sida 1. Ärendeakter, svis i diarieplan- och diarienummerordning Registrator/ När handlingar arkiveras på annan plats än i ärendeakten, ska det antecknas i diariet. Till NSA efter 5. 7 Projekthandlingar Ja Projekt diarieförs som ärenden Årsvis per projekt, åtskilda från övriga diarieförda ärenden. Projektledare Se även "Rutin för arkivering av projektdokumentation" på hemsidan. Till NSA efter avslut, dock tidigast efter 5. 8 Redovisning av systematiskt kvalitetsarbete Ja Rapportering med statistik ur IST Vux och Easyresearch. Se Dhpl nr 129. Se diarieförda handlingar ovan Handläggare Till NSA med ärendeakterna. 9 Fristående handlingar, t ex handlingar och korrespondens som inte är så väsentliga att de kräver att ett ärende skapas, men ändå ska kunna återsökas. Ja, pdf, e-post Digitala handlingar behöver inte skrivas ut. Se anvisning på sida 1. Årsvis i handlingsnummerordning, skilda från de akter som ska bevaras. Registrator/ Gallring: i+ 2 Tidigast efter 2. Gäller inte handling rörande enskilda elever - sådana ska alltid diarieföras. 10 Rutinkorrespondens, som kan utgöras av minnesanteckningar, cirkulär, inbjudningar till kurser och konfererenser, handlingar för kännedom och annat arbets- eller informationsmaterial, som inkommer eller upprättas, och som är av endast tillfällig eller ringa betydelse eller helt saknar samband med verksamheten., pdf, e-post Hos respektive handläggare. Digitala handlingar behöver ej skrivas ut. Se anvisning på sida 1. Sorteras efter verksamhet, sak, datum, nr-ordning och om möjligt svis. Handläggare/ registrator/ Gallras normalt senast efter 2. NSA Plan nr 53 2 / 9

4 11 Trycksaker och annat tryckt eller Se hantering, mångfaldigat informationsmaterial om pdf, den egna enhetens verksamhet, e-post - arkivexemplar, Hantering Förvaring/Sortering Ansvar / gallras Anmärkningar / Leverans Om trycksaken ing i ett Årsvis Registrator/ Sänds efter 5. ärende, ska den diarieföras och arkiveras i ärendeakten. - version På katalog L:/ För arbete med nya utgåvor. 12 Presentationsmaterial om den egna enheten power point m fl bildspel Hos respektive handläggare. På katalog L:/ Handläggare T ex bildspel. 13 Intranät och hemsida: Uppgifter och handlingar om den egna verksamheten på kommunens intranät och hemsida. Enligt rutin för intranät och hemsida. På intranät och hemsida. Webbansvarig Senast enligt gällande driftinstruktioner hos Kommunikation och IT-enheten. Personaladministrativa handlingar 14 Se dhpl 03 och 05 för personaladministration Ekonomiadministrativa handlingar (Se även dhpl 04 för Ekonomiadministration) 15 Avtal och kontrakt, Se som gäller en beställd vara eller tjänst anmärkning 16 Avtal med andra kommunala verksamheter (med Komvux som leverantör) 17 Avtal (kopior) med kommunens interna utförare och upphandlade leverantörer beträffande kost, städning, IT och företagshälsovd 18 Inkomna verifikationer som inte skannas, inkl underlag, även bokföringsorder och intern budgetfördelning 19 Kvittenslistor över slut- och direktregistrering Hanteras som underlag till verifikation. Avtalsunderlag läggs med kopia på internfaktura. Årsvis enligt intern rutin. Årsvis enligt intern rutin. Enligt intern rutin. Årsvis enligt intern rutin och i WebbFOCUS. Enligt intern rutin. Årsvis i verifikationsnummerordning. Enligt intern rutin. Årsvis i verifikationsnummerordning. Gallring: i+10 Obs: Om ett avtal ing i eller startar ett ärende ska avtalet diarieföras och läggas i ärendeakten. Gallring: i+ 10 Gallring: i+ 10 Gallring: i+ 10 Gäller kontantutlägg, bokföringsorder samt fakturor med endast bankkontonummer. NSA Plan nr 53 3 / 9

5 20 Kundfakturaunderlag med kundfakturakopior och verifikationsrapport, externa 21 Ansökan och rekvisition - ÖSYH om statsbidrag, med underlag, kopior 22 Ekonomiuppföljning med prognos över utfall 23 Årsrapportering och uppföljning av verksamheten, t ex statistik och måldokument, arkivexemplar Mejlväxling. Registreras i Economa. Årsvis. Registreras i Economa. Årsvis i verifikationsnummerordning. Hantering Förvaring/Sortering Ansvar / gallras Anmärkningar / Leverans Gallring: i+ 10 Verksamhetschef / Hanteras i WebFOCUS. Se WebFOCUS. Verksamhetschef / Ja Görs bl a genom Easy Research. Elevadministration (Sköts genom Extens/ Dexter/ IST Vux. Se även dhpl 92 för Extens) Årsvis. Ärendeunderlag skrivs ut och läggs till ärendet. Verksamhetschef / Gallring: i Ställs bl a till annan kommun och andra utbildningsanordnare och Östsvenska Yrkeshögskolan - ÖSYH. Utgör underlag för kundfakturor till ÖSYH. Till NSA med ärendeakterna. 24 Ansökningshandlingar, med ja- eller nejbeslut - utom Särvux och SFI, interkommunala ansökningar och elev med skyddad identitet e-tjänst via webb Inskannade betyg läggs i IST Vux via ansökningsmodulen. Per elev i personnummerordning. Rektor / Gallring: i+5 Rapport till nämnd enligt delegationsordning. Beslut g att överklaga. Överklaganden skapar ärendeakt, se diarieförda handlingar. 25 Ansökningshandlingar, interkommunala (utom elev med skyddad identitet). - Elev från annan kommun söker till Norrköping. - Elev från Norrköping söker till annan kommun blankett, Ansökan med bilagor skannas och registreras och administreras i IST Vux. Per termin och elev i personnummerordning samt i Extens per elev. Rektor / Gallring: i+5 Se anmärkning nr 24 Med yttrande från hemkommun om interkommunal ersättning (IKE) och beslut från mottagande kommun om antagande som sökande. 26 Ansökningshandlingar med ja- och nejbeslut, - Särvux (utom elev med skyddad identitet) Registreras i IST Vux/ Extens. Blanketter i pärm per termin. Söks i Extens per elev. Rektor Särvux Gallring: i+5 Se anmärkning nr Ansökningshandlingar med ja- och nejbeslut, - SFI (utom elev med skyddad identitet) Administreras i IST Vux. Handlingarna läggs i elevakt. Söks i elevakterna, se nr 30, samt i Extens per elev Gallring : i+5 Se anmärkning nr 24 NSA Plan nr 53 4 / 9

6 28 Ansökningar för elever med skyddad identitet, -utom SFI Hanteras manuellt. Registreras i Extens på skyddad enhet. Hantering Förvaring/Sortering Ansvar / gallras Anmärkningar / Leverans Skyddad förvaring, Rektor m Gallring: i+5 Se anmärkning nr 24 per termin i personnummerordning. särskilt ansvar Avställs svis. 29 Ansökningar för elever med skyddad identitet, SFI Hanteras manuellt. Registreras i Extens på skyddad enhet. Skyddad förvaring, aktuella respektive inaktuella. m särskilt ansvar Gallring: i+5 Se anmärkning nr Elevakter - SFI, ansökningar, kartläggning mm 31 Elevhandlingar för SFI-elever som har antagits men inte har påbörjat utbildning Handlingar registreras i Extens, se nedan Elevkort, nr 32 Per termin i personnummerordning. Avställs svis. Gallring: i+5 efter avställning Registreras i Extens. Enligt intern rutin. Om kartläggning gjorts finns elevakt som gallras med övriga elevakter. 32 Elevkort - med elevuppgifter i Extens Registrering via Skatteverket. Sänds i fil till SCB varje termin. I personnummerordning. IT / skoladmin Digitalt Elevkort skrivs ut med ackumulerade uppgifter. Eventuella tidigare versioner gallras. En sista version blir arkivex. 33 Grupplistor, elever Skrivs ut från Extens vid behov. Terminsvis i personnummerordning. Terminsvis per grupp. Pedagog/ Till NSA i somgångar efter 5 tillsammans med betygskatalogerna. Funktion som sökingång till betygskatalogerna. 34 Uppgifter om frånvaro i Extens / Dexter Registreras av pedagogerna. I personnummerordning. Pedagog Digitalt NSA Plan nr 53 5 / 9

7 35 Nationella kunskapsprov Hantering Förvaring/Sortering Ansvar / gallras Anmärkningar / Leverans Resultat skrivs in i Terminsvis per ämne i Pedagog/ Gallring: i+ 3 Extens/Dexter. personnummerordning. Fil till Skolverket. 36 Betygsuppgifter Registreras i Dexter/Extens. Fil till UHR. I personnummerordning. Pedagog/ Digitalt 37 Betygskataloger - utom Extern utbildning Skrivs ut per kurs. Per kurs halvsvis. Till NSA efter Betygskataloger - Extern utbildning 39 Examensbevis/Slutbetyg - utom SFI Uppgifterna registreras i Dexter/Extens. Skrivs ut per elev alternativt kurs. Genom särskild körning med kvitto till UHR. Per utbildare och elev alternativt kurs. I personnummerordning. Betygskatalogerna skapas av utbildningsanordnarna och registreras i Dexter/Extens av skoladministratör. Till NSA efter 5 Digitalt Pappersoriginal skrivs ut till eleven. 40 Betyg SFI, A, B, C, D-kurser Arkivexemplar, kopia med underskrifter. Skrivs in i Dexter/ Extens. Årsvis i personnummerordning. I personnummerordning. Pedagog/ Digitalt Till NSA efter 5. Pappersoriginal skrivs ut till eleven. 41 Betygskataloger, (särskild) prövning -utom SFI Arkivexemplar, kopia på underskrivet D-betyg. Terminsvis i personnummerordning. Skrivs ut per elev. Årsvis i personnummerordning. Till NSA efter 5. Till NSA efter Betygskataloger, (särskild) prövning - SFI Skrivs ut per grupp (kurs) som övriga betygskataloger. Med övriga betygskataloger. Till NSA efter 5 med övriga betygskataloger. 43 Ansökan till (särskild) prövning, blankett -utom extern utbildning Registreras i Extens. Hanteras av Komvux och SFI. Per elev, termin och. SFI lägger dessa i elevakterna, se nr 30 NSA Plan nr 53 6 / 9

8 44 Prövning med betygsuppgift - Extern utbildning 45 Utbildningskatalog för alla vuxenutbildningar, enstaka kurser och kurspaket 46 Schemahäfte med kursuppgifter - Komvux Hantering Förvaring/Sortering Ansvar / gallras Anmärkningar / Leverans Per elev, kurs /termin. Gallring: i+ 3 Externa utbildningsanordnare sköter prövning och registrering i Dexter. Vid behov kan registreringen göras av Registrering av betygsuppgifter i Dexter. Se under Vägledningscentrum, nr 61 Läggs in på Komvux externa hemsida. Visar aktuellt halv. genom uppdateringar Arkivexemplar tas ut varje Halvsvis. halv. 47 Register över alla kurskoder från Komplettering görs med nya Per kurskod. IT Digitalt Skolverket - i Extens kurser. Äldre kurskoder finns kvar. 48 Individuell Studieplanering - ISP Noteringar görs i Dexter. Per elev. Vägledare / Uppdateras pedagog löpande Gallring 1 efter elevens avgång 49 Läkarintyg från elever Noteringar görs i Extens. Årsvis per elev. Skyddad förvaring. Kursuppgifterna finns även i utbildningskatalogen, se nr 68. Till NSA efter 5. Webbåtkomst för elever. Gallring: i+ 1 SFI lägger dessa i elevakterna, se nr Handlingar om enskilda elever hos studie- och yrkesvägledare. Se även nr 60 Ja, vid sekretess Sekretess kan gälla / gäller enligt OSL 23:5. Årsvis per elev. Vägledare Gallring: 6 mån efter elevens avgång Om handlingar med sekretess uppst gäller skyldighet att registrera i diariet och bevara. 51 Elevhälsans (bl a kurators) anteckningar och handlingar från den elevvdande verksamheten, i de fall ärenden uppst Ja Sekretess kan gälla / gäller enligt OSL 23:5. Dock är beslut offentliga. Årsvis per diariefört ärende. Rektor / kurator Gäller 'elevvd' (elevhälsa) och stöd via kurator/lärare, rektor. Om handlingar med sekretess uppst gäller skyldighet att registrera i diariet. Till NSA med ärendeakterna. 52 Planer mot diskriminering och kränkande behandling Ja Enligt SL 6:8. Rapporteras till nämnd ligen. Årsvis per diariefört ärende. Rektor Se delegationsordningen, avsnitt 4 Övrigt. Till NSA med ärendeakterna. NSA Plan nr 53 7 / 9

9 53 Handlingar i ärenden gällande diskriminering eller kränkande behandling Hantering Förvaring/Sortering Ansvar / gallras Anmärkningar / Leverans Årsvis per diariefört ärende. Ja Enligt SL 6:10. Rektor tar emot anmälan och skickar kopia till barn- och elevombudsmannen. Interkommunal ersättning (IKE) och Extern vuxenutbildning (med upphandlade utbildningsanordnare) Rektor Se delegationsordningen, avsnitt 4, Övrigt. Till NSA med ärendeakterna. 54 Ramavtal med externa utbildningsföretag, kopior 55 Avrop på ramavtal med externa utbildningsföretag Ja Inkomna från Upphandlingscenter. Årsvis per företag. Rektor Gallring: i+ 10 Enligt intern rutin. Söks på L:/ Rektor Gallring: i+ 10 Originalavtal, se Upphandlingscenter. 56 Resursfördelning, IKE (Interkommunal ersättning) - Elever från Norrköping studerar i annan kommun - Annan kommuns elever studerar i Norrköping Integration skapar information om elever och ersättning. Utskrift på. Per elev. Per termin/elev /kurs. Rektor Gallring: i+ 10 Gäller all vuxenutbildning. 57 Resursfördelning, per elev och externa utbildningsanordnare, med underlag Integration skapar information om elever och ersättning. Per utbildningsanordnare och elev. Rektor Gallring: i+ 10 Underlag om vilka elever det betalas ut ersättning för. Utskrift på. Månadsvis per extern utbildnings-anordnare och elev. 58 Lista över utbetalningar till utbildningsföretag med deltagande elever och attester Utskrift för ekonomibevakning. Integration med Economa. Årsvis per företag. Rektor Gallring: i Fakturakopior och tillfälliga utskrifter - Enligt intern rutin. - Vägledningscentrum (VLC) med Ungdomskontoret 60 Personanteckningar hos studie- / yrkesvägledare, Se även nr 50 Enligt intern rutin. Årsvis per elev. Vägledare Gallras senast 6 månader efter att personen lämnat verksamheten. NSA Plan nr 53 8 / 9

10 61 Utbildningskatalog för alla IST Vux vuxenutbildningar (enstaka kurser /Extern och kurspaket) webb Hantering Förvaring/Sortering Ansvar / gallras Anmärkningar / Leverans Uppgifter hämtas från IST Vägledare Vux och Webb. 62 Informationsmaterial och trycksaker om den egna verksamheten, mässor o.dyl. Skrivs ut höst och v. Årsvis. Till NSA efter 5. Se även nr 11, Trycksaker. Arkivexemplar svis. Vägledare Till NSA efter Inkommet informationsmaterial och trycksaker m m 64 Individuell Studieplanering - ISP / Från myndigheter, organisationer, utbildningsanordnare och andra företag. Årsvis. Vägledare Gallras senast efter 5. Se nr 48 Årsvis. Vägledare / pedagog genom uppdateringar. Webbåtkomst för elever. NSA Plan nr 53 9 / 9