Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan för grundskolan F9 Dnr UN 2016/2519 Norrköpings stadsarkiv (NSA), dokumenthanteringsplan nr 39. Fastställd av utbildningsnämnden den 17 juni Ändrad genom delegationsbeslut av stadsarkivarien Ersätter dokumenthanteringsplan för gymnasieskolan fastställd Enligt kommunens arkivreglemente ska det finnas dokumenthanteringsplaner som beskriver vilka handlingar som finns och hur de ska hanteras. Planen arbetas fram i samråd med stadsarkivet och beslutas av berörd nämnd/styrelse. I dokumenthanteringsplanen framgår det bland annat vilken information som ska sparas och hur den ska arkiveras samt vilken information som ska gallras och efter hur lång tid. Planen utgör både en hanteringsanvisning och ett gallringsbeslut. STADSARKIVET

2 s 1 s 3 s 3 s 4 s 4 s 5 s 6 s 8 s 9 s 11 ÖVERSIKT DOKUMENTHANTERINGSPLAN GRUNDSKOLAN F9 Allmänna och gemensamma handlingar Protokoll och mötesanteckningar Diarium och diarielista Delegationsbeslut Diarieförda handlingar ärendeakter Kvalitetsredovisning, skolforskning och utvärdering Personaladministrativa handlingar om rekrytering, rehabilitering och disciplin Utdrag ur belastningsregistret Ekonomiadministrativa handlingar Ekonomisk information, budget, ekonomiuppföljning Avtal Extens / BoU elevadministrativa handlingar Databasen Extens med Dexter och Hypernet Indata: Från Skatteverket samt Boka Farstu Utdata: Poster Elevkort Extens / BoU placeringshandläggning för skolbarnomsorg Etjänst med ansökan om skolbarnomsorg mm Schema med överenskommelse om närvarotid Redovisning av placerade barns närvaro Pedagogisk elevdokumentation Elevakter pedagogiska / grundskolan / grundsärskolan Fotografering, samtycke, gruppbilder, individbilder Ansökningar om elevledighet / befrielse från deltagande Klasslistor, åk F9 Klass och lärarscheman, åk F9 Skriftliga omdömen om kunskapsutveckling Anmälningar hos studie och yrkesvägledare Betygsdokumentation och nationella prov Betygskataloger Slutbetyg, skriftlig bedömning, avgångsintyg Nationella prov Lärares underlag för betygssättning Underlag till särskild prövning för betyg Dokumentation om ändring av betyg om elevhälsa inkl PMO Journal för elevhälsans medicinska insatser i PMO Mötesanteckningar från Elevhälsoteamets möten Elevhälsoakter, Elevhälsoakter, PMO, för kuratorer/specialpedagoger Övriga handlingar, ej allmänna Elevrådets och övriga elevföreningars protokoll Protokoll och handlingar från föräldraråd Portfoliomappar, med elevens egna alster

3 Stadsarkivariens delegationsbeslut om planändringar: , dnr UN 2016/2519 Förkortningar: OSL= Offentlighets och sekretesslagen SL = Skollagen PUL = Personuppgiftslagen TF = Tryckfrihetsförordningen DOKUMENTHANTERINGSPLAN för Grundskolan F 9* fastställd Utbildningsnämnden ändrad sid 1(12) NSA bet. 39 * Dokumenthanteringsplanen gäller för grundskolan, grundsärskolan, fritidshem och lovverksamhet. Dokumenthanteringsplanens regler gäller, oavsett om handlingarna har analog () eller digital form. na som enligt planen ska bevaras, ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt och arkiveras på angivet sätt. som enligt planen ska gallras, behöver inte skrivas ut på, om de i digital form kan fullt ut administreras enligt det offentligrättsliga regelverkets krav samt hållas såväl fysiskt som logiskt tillgängliga under gallringsfristen. Detaljerad information om interna dokumentrutiner och blanketter återfinns också hos Utbildningskontoret. Sekretess gäller, eller kan gälla för uppgifter om elever och närstående enligt OSL 23:24 samt 25:1. Allmänna och gemensamma handlingar Protokoll och mötesanteckningar från möten, som enligt lag eller instruktion krävs, såsom arbetsplatsträffar APT, möten enligt mbl, om arbetsmiljö och skyddsrond, ledningsgrupp och samverkansråd, med eventuella bilagor arkivexemplar, undertecknat, Per år och möteskategori. Förekommande bilagor, som diarieförs, ska skannas till diariet och arkiveras i ärendeakt. Till NSA efter 5 läsår. Mötesanteckningar från övriga möten såsom ämneskonferenser, husmöten /husråd, enhetskonferenser etc, med eventuella bilagor arkivexemplar, Diarium verksamhetssystem Public 360 Diarielista i två versioner, enligt diarienummer enligt diarieplanbeteckning Enhetsvis per år. Enligt dhpl 113. Årsvis. 5 år När handlingar arkiveras på annan plats än i ärendeakten, ska det antecknas i diariet. Till NSA efter 5 år. Läggs samman med sin årsomgång ärendeakter. Delegationsbeslut enligt Utbildnings nämndens (UN) delegationsordning, arkivexemplar, Ska diarieföras. Läggs till ärendet. Till NSA med ärendeakterna. digital version, word / pdf Sänds till nämnd Beslut ska anmälas till UN.

4 Grundskolan F 9* sid 2 NSA bet. 39 Diarieförda handlingar (ärendeakter), sekreteraren. Årsvis i diarienummerordning. Till NSA efter 5 år avslutade ärenden. Oavslutade ärenden levereras allt eftersom de avslutas. Projekthandlingar Projekt diarieförs som ärenden. Se 'Regler för arkivering' på interna hemsidan. handlingar som ska bevaras handlingar som ska gallras / korrespondens som inte är så väsentliga att de kräver att ett ärende skapas, men ändå ska kunna återsökas. Rutinkorrespondens, som kan utgöras av minnesanteckningar, cirkulär, inbjudningar till kurser och konferenser, handlingar för kännedom och annat arbets eller informationsmaterial, som inkommer eller upprättas, och som är av endast tillfällig eller ringa betydelse eller helt saknar samband med verksamheten. Trycksaker och annat tryckt eller mångfaldigat informationsmaterial om den egna skolenhetens verksamhet arkivexemplar, Sorteras under projektnamn enligt anvisning i 'Projektarkivering' Som ovan Bör registreras. Hos respektive handläggare. Sorteras efter verksamhet, sak, datum, nrordning och om möjligt årsvis. Årsvis. 2 år Sänds till NSA senast 5 år efter projektets avslutning. Gallras senast 5 år efter projektets avslutning. Gäller inte handling rörande viss elev sådana handlingar ska alltid diarieföras. Gallras normalt senast efter 2 år. Presentations, informationsbroschyrer, interna personalblad, föräldrainformation etc. Sänds till NSA efter 5 år. digital version pdf m fl format Presentationsmaterial om den egna enheten format i pdf / powerpoint Intranät och hemsida: Uppgifter och handlingar om den egna verksamheten på kommunens intranät och hemsida. På katalog L:/. Årsvis. Enligt rutin för intranät och hemsida. För arbete med nya utgåvor. T ex bildspel. Senast enligt gällande driftinstruktioner hos Kommunikation och ITenheten.

5 Grundskolan F 9* sid 3 NSA bet. 39 Kvalitetsredovisning, skolforskning och utvärdering Kvalitetsdokumentation genom kvalitetsverktyg för arbetsplanering, uppföljning och intern och extern granskning, vart 3:e år Uppgifter skrivs in löpande i externt system. Enligt SL 4:4. Startår Se även dhpl UBK nr 90. Även fristående skolor i kommunen ingår i redovisningen. Digital enkät med självskattningar. UBK hämtar resultat, redovisar till UN o. arkiverar. Enkäter och rapporter från kommunens skolenheter med svar från personal, föräldrar och elever, detaljnivå hämtat format: pdf Rapporter och sammanfattningar enligt kvalitetssystemet med intern och extern granskning samt uppföljning, enhetsnivå och huvudmannanivå, hämtat format: Personaladministrativa handlingar Per läsår; enhet och rapporttyp. Lagringsplats: katalog L:/. Skrivs ut per läsår, enhet / rapporttyp. 10 år Innan gallringstid löper ut, ska NSA vidtalas för eventuell ny bedömning om bevarande och gallring. Hämtas för bevarande av UBK. Till NSA efter överenskommelse. Se även dhpl 03 Heroma. i ärenden om rekrytering, i ärenden vid anställning, dvs påbörjad personalakt, i ärenden om rehabilitering och annan individuell personalvård, i ärenden om disciplinära åtgärder samt uppsägning, Utdrag ur belastningsregistret, Ska diarieföras. Ska diarieföras och sändas till Lönecenter för arkivering i personalakten. Som ovan. Som ovan. Utdrag i original visas upp av den anställda. Noteras i Heroma. Genom system Reachme. Till NSA med ärendeakterna. Till NSA från Lönecenter med personalakten efter upphörd anställning. Som ovan. Sekretess kan gälla / gäller enligt OSL 39:1. Till NSA från Lönecenter med personalakten efter upphörd anställning. Kopia av handlingen läggs till personalakten, då det gäller tjänst i grundskolan, grundsärskolan, fritidshem och lovverksamhet.

6 Grundskolan F 9* sid 4 NSA bet. 39 Övriga personalhandlingar Enligt dhpl 03 för Heroma. Ekonomiadministrativa handlingar Se även dhpl 04 för Economa. Ekonomisk information, såsom budget, ekonomiuppföljning och bokslut, digital version Uppgifter rapporteras i Economa. Jämför UBK:s dhpl nr 90. Externa avtal och kontrakt, original som skapar eller hör till ärenden Diarieförs och läggs till ärendet. Sänds till NSA med ärendeakterna. som inte utgör ärenden (vanligen gällande en beställd tjänst eller vara), Avtal med kommunens interna utförare och upphandlade leverantörer betr kost, städning, IT och företagshälsovård, kopior Årsvis AÖ eller som verifikation. Årsvis enligt intern rutin. 10 år 2 år Gallring sker 10 år efter sista betalning, eller 10 år efter avtalets upphörande. Se Economa och Webbfokus. Elevadministrativa handlingar Extens BoU Databasen Extens BoU med Dexter och Hypernet Indata Drift och förvaltning hos ITenheten. Sköts genom Extens, Dexter och Hypernet. Följande handlingar är in eller utdata till systemen. Se även UBK dhpl nr 90. Elevuppgifter från Skatteverkets Folkbokföring BOKA 'farstu', del i Extens per skolenhet för elever i förskoleklass, grundskola, grundsärskola och fritidshem Anhörigblanketter, underskrivna, med uppgifter om bl a vårdnadshavares namn och telefonnummer, Systemintegration Manuell inmatning av uppgifter av ITenheten. AÖ per elev och klass. 3 år Med personnummer, namn, adresser, vårdnadshavare, inoch utflyttning inkl. skyddade personuppgifter Tillfällig 'parkering' av elevuppgifter. Registreras även av placeringshandläggare och skolenheter. Underlag gallras efter kontroll av registrering. Registreras på enheten i Dexter / Extens

7 Grundskolan F 9* sid 5 NSA bet. 39 Frånvaro: Lärarens redovisning av frånvaro, åk 19, från 1 timme 10 dagar. digital inrapportering och via telefonsvarare Utdrag ur Dexter: utskrift på För högre frånvaro, se Pedagogisk elevdokumentation. Olovlig frånvaro: rapport till CSN över olovlig frånvaro, skolans kopia Skrivs i Dexter. Per klass / läsår. Mentor/lärare Månadsvis ur Extens. 3 år 6 månader Skolinspektionen kan efterfråga frånvaroredovisning. Vårdnadshavare har rätt till information enligt SL 15:16. Efter läsårets slut. Databasen Utdata Enligt ITenhetens rutiner. Leverantör: IST Se dhpl 92 för Extens, samt dhpl UBK nr 90. Elevkort, poster i Extens, Placeringshandläggning för skolbarn i fritidshem och lovverksamhet Extens BoU gällande ansökan om barnomsorgsplats erbjudande om placering och svar inkomstuppgifter för vårdnadshavare önskemål om annan placering överenskommelse om barnomsorg uppsägning av barnomsorgsplats 1) Etjänst 2) Pappersblanketter Schema underskriven överenskommelse om barns närvarotid, blanketter, Gäller barnets vistelsetid (inkl snittid) I personnummerordning per enhet. Placeringshandläggare registrerar i Extens/Hypernet Årsvis. Årsvis. Registreras i Extens på enheten. Årsvis AÖ efter barnets namn. * 3 år 3 år på enheten 3 år på enheten Med personnummer, familjebild, 'nyanländ', modersmål, simning, skolämnen, aktivitet, betyg, epostflik, skolhistorik, fotografi. Aktiviteter och resultat sparas. Hittills har inte äldre uppgifter gallrats. * Bevarande och gallring får utredas före earkivering. Från föräldrar via Etjänst. Från föräldrar utan elegitimamation via post. Obs! Nya scheman läggs till föregående dokument. Avgiftskontrollen granskar retroaktivt.

8 Grundskolan F 9* sid 6 NSA bet. 39 samt taxekategori. Närvaro: redovisning av placerade barns närvaro Pedagogisk elevdokumentation Förs manuellt per förskoleklass, fritidshem eller lovskolenhet. 3 år på enheten Avgiftskontrollen granskar retroaktivt. Elevakter (pedagogiska) från grundskolan, bland annat: samtalsunderlag (åk F 9) dokumentation av utvecklingssamtal individuella utvecklingsplaner IUP bedömningsunderlag Elevakter (pedagogiska) från grundsärskolan, bland annat: samtalsunderlag (åk F 9) dokumentation av utvecklingssamtal individuella utvecklingsplaner IUP bedömningsunderlag Samtycke till fotografering av elever och publicering på webben enligt PUL av vårdnadshavare, blankett, underskriven, Elevfotografier, klass och gruppbilder, fotokataloger, Hos ansvarig lärare/ mentor per elev. Kan skrivas in i Dexter/ Hypernet. Hos ansvarig lärare / mentor per elev. Kan skrivas in i Dexter/ Hypernet. AÖ per elev/ klass och läsår. Per klass och läsår. 2 läsår 3 år Gallras 2 år efter elevens avgång från enheten. Om beslut fattas om stödinsats (=åtgärdsprogram), så att elevhälsoärende uppstår, ska relevant dokumentation överföras till, registreras och arkiveras i elevhälsoakt (f.d. elevvårdsakt). Se även Portfolio, som tillhör eleven, se under Övrigt. Levereras i personnummerordning tillsammans med elevhälsoakterna till Mellanarkiv, se sid 10. Obs. Portfolio tillhör eleven, se under Övrigt. Till NSA efter 2 läsår. Elevfotografier, individbilder, digitala bilder Ansökningar om befrielse från deltagande i obligatoriska inslag i undervisningen och rektors beslut, Till Extens / elevkort med fil från skolfotoföretagen. Diarieförs av skolenheten. Skrivs i Dexter. Se Elevkort. Enligt SL 7:19. Läggs till elevhälsoakten.

9 Grundskolan F 9* sid 7 NSA bet. 39 Klasslistor, åk F 9 komplett version med redovisning av alla in och utflyttade elever under hela läsåret, Per klass och läsår. Till NSA 5 år efter läsårsslut. Gäller inte idskyddade elever, där ITenheten/ Extens överlämnar direkt till NSA. Klass och lärarscheman, åk F 9 Per klass och läsår. 1 läsår. Skrivs i Novaschem, som kopplas till Dexter (Extens). Skriftliga omdömen om kunskapsutveckling, utan betygsfunktion, arkivexemplar till elevakten, Underlag för skriftliga omdömen, som inte dokumenteras i elevakten. Ansökningar om elevers ledighet (kortare än 10 dagar), och rektors beslut, Ansökningar om elevers ledighet (mer än 10 dagar) och rektors beslut om ledighet/närvaro, Anmälan om elevs skolfrånvaro till verksamhetschef, blankett, Anmälan rörande kränkningar, diskriminering. trakasserier av elev, blankett, Anmälan angående elevers trygghet, studiero, avstängning disciplinärenden, blankett, Gymnasievalets val och omvalsblanketter till ämnen och kurser, ifyllda, Terminsvis. Per elev. Hos respektive lärare enligt intern rutin. Skrivs i Dexter/ Hypernet. Till elevakten. Skrivs i Dexter/ Hypernet. Diarieförs. 1 ex till elevakten / elevhälsoakten. Diarieförs av skolenheten. Läggs till elevhälsoakt. Diarieförs på skolenheten. Läggs till elevhälsoakt. Diarieförs på skolenheten. Läggs till elevhälsoakt. Registreras i Extens. 1 läsår. 2 läsår. 2 år Skrivs i Dexter. Gallras efter elevens avgång från enheten. Efter elevens avgång från enheten. Kopia till UBK. En kopia sänds till vårdnadshavare och en kopia till UBK. En kopia sänds till vårdnadshavare och en kopia till UBK. Sekretess kan gälla enligt OSL 23:2. En kopia sänds till vårdnadshavare och en kopia till UBK. Sekretess kan gälla enligt OSL 23:2.

10 Grundskolan F 9* sid 8 NSA bet. 39 grundskolan Till elevakt. 2 läsår Kan bevaras i elevhälsoakt. grundsärskolan om enskilda elever hos studie och yrkesvägledare, Till elevhälsoakt. Till elevakten. 2 läsår Uppstår elevhälsoärenden ska handlingen diarieföras och överföras till elevhälsoakten. Intyg från arbetsgivare för praoperioder Lämnas vidare till eleven. Betygsdokumentation och nationella prov Pedagoger skriver i Dexter. Enligt SL 3:1318 samt 10: Betygskataloger utskrivna per klass, med underskrifter av betygsansvariga lärare, Per läsår. Sänds till NSA 5 år efter läsårsslut. För idskyddade elever överlämnar ITenheten betygskatalog direkt till NSA, märkt 'Sekretess'. Slutbetyg, skriftlig bedömning och avgångsintyg enligt nedan 13: 1. Slutbetyg för årskurs 9 / vårterminen arkivexemplar, underskrivna, 2. Skriftlig bedömning av kunskapsutveckling åk 9 arkivexemplar, underskrivna, Punkt 13 läggs samman per elev/ i personnummerordning per klass/ per termin. Läggs tillsammans med respektive klasslista/listor. Sänds till NSA efter 5 år. Utfärdas för elever i åk 9, som inte uppnår fullständigt betyg i varje ämne. 3. Avgångsintyg arkivexemplar,, underskrivna Terminsbetyg (t o m höstterminen, åk 9), Från Dexter. Utfärdas när en elev avgår från utbildning utan att slutbetyg. Enligt Skolförordning (2011: 506) Terminsbetyg får gallras vid inaktualitet, om de har skrivits ut.

11 Grundskolan F 9* sid 9 NSA bet. 39 Nationella prov åk 3 samt 69, Lärarens underlag för betygsättning som inte dokumenteras i elevakten Per läsår, ämne och årskurs. Resultat skrivs i Dexter. Hos respektive lärare enligt intern rutin. 3 läsår. 2 läsår. Betygsresultat sänds till Skolverket med fil från Extens. Enligt SL 3:17 har eleven rätt till upplysning om skälen för betyget. Underlag till särskild prövning för betyg, (ansökan och dokumentation av prövning) Dokumentation om Ändring av uppenbart oriktiga betyg, om elevhälsa inkl PMO Årsvis per elev. Betygskatalog ska i förekommande fall uppdateras. Diarieförs. Registreras i Dexter. Betygskatalog ska då uppdateras. Per skolenhet. 2 läsår Enligt SL 10:23. Gäller hela utbildningen eller enstaka ämnen. Enligt SL 3:20. Till NSA med ärendeakterna. Se även Centrala elevhälsans dhpl 14. Journal för elevhälsans medicinska insatser, PMO / Centralt i personnrordning. Undantag från diarieföring gäller enbart journaler för elevhälsans medicinska insatser enligt HSL. Sekretess enligt OSL 25:1. HSL, SL och SOSFS gäller för journalen. Den utgörs av datajournal i PMO, och kan inkludera journalhandlingar i sformat. Vid skyddade personuppgifter och för slös består journalen enbart av. Earkivering avvaktas. Mötesanteckningar från Elevhälsoteamens möten, och från elevkonferenser, ev. med underlag, Varje elevhälsoärende, som avhandlas på möten ska diarieföras. Sekretess enligt OSL 23:2 gäller för handlingar; dock är beslut i ärenden offentliga. Underlag i individärenden ska arkiveras i elevhälsoakten. arkivexemplar, Per läsår. Till NSA efter 5 år. skopia, per elev I elevhälsoakt. Läggs till elevhälsoakten, se nedan.

12 Grundskolan F 9* sid 10 NSA bet. 39 Elevhälsoakter (f.d. elevvårdsakter), : (Se även Elevhälsoakter i PMO, nedan) Minnesanteckningar / mötesprotokoll från elevhälsoteam, elevkonferenser, elevstödsmöten, med eller utan vårdnadshavare, Anmälan till rektor, kopior Utredning / beslut enligt särskilda blanketter Åtgärdsprogram för särskilt stöd Psykologutlåtanden Sociala kartläggningar/utredningar Orienterande samtal, dokumentation Anmälan till socialtjänsten Korrespondens med vårdnadshavare Korrespondens med övriga (Obs. skiljd från pedagogiska elevakter.) ska diarieföras. undertecknade undertecknade undertecknade undertecknade undertecknade undertecknade Sekretess gäller, eller kan gälla, enligt OSL 23:2. Se även SL kap. 3, 5, 6, 7. Obs! dokumenterat beslut i elevhälsoärende är offentligt. Blanketter: se egna hemsidan Aktuella elevhälsoakter, (gäller elever i kommunala skolor i Norrköpings kommun) följer eleven från förskola via grundskola till gymnasium inom kommunen I personnummerordning per elev/ läsår. A) När elev går till annan kommunal skolenhet i Norrköpings kommun, ska akten sändas direkt till elevens nya skolenhet. B) När elev går till fristående skola eller till skola i annan kommun, ska akten sändas till UBK Mellanarkiv. Kopia (obs. ej originalakt) får lämnas ut till fristående skola eller skola i annan kommun, dock enbart efter medgivande av vårdnadshavare/myndig elev. Avställda elevhälsoakter, (gäller elever som lämnat kommunens skolor) Elevhälsoakter i PMO verksamhetssystem, kuratorer/ specialpedagoger I personnummerordning. Ärenden avslutas i diariet. PMOmodul för kuratorer/specialpedagoger. Sänds till UBK Mellanarkiv. När elever fyllt 20 år sänds akterna från UBK Mellanarkiv till NSA. Sekretess gäller, eller kan gälla, enligt OSL 23:2. Indata Elevposter i PMO Hämtas manuellt genom person Start vt2008, Se även Centrala elevhälsans dhpl nr 14.

13 Grundskolan F 9* sid 11 NSA bet. 39 Underlag till PMO, skriftliga och muntliga Databasen nummersökning. Skrivs in i elevpost eller mall, eller skannas till elevpost per elev /personnummer. Gallras efter registrering, om underlaget skannas till PMO. Om inte läggs handlingen till sakten. Elevposter i PMO modul för kuratorer och specialpedagoger Utdata I pnrordning per elev, klass / enhet. Elevhälsoakter i PMO modul för kurataorer/specialpedagoger, (Jämför motsvarande akter i sform, ovan.) aktuella akter, PMO I pnrordning per elev, klass / skolenhet. Obs! att varje handling med sekretesskydd måste diarieföras. avställda akter, PMO avställda akter, sutskrifter Övriga handlingar, ej allmänna Elevrådets protokoll och handlingar, Övriga elevföreningars protokoll, t ex från skolidrottsföreningar, Avställd akt ska skrivas ut på. När en elev lämnar en skolenhet ska ärendet avslutas i diariet. Per läsår (om de överlämnas till skolan). Per läsår (om de överlämnas till skolan). Avställd digital elevhälsoakt inväntar avslutning samtidigt med övriga moduler i PMO. Utskriften läggs till elevhälsoakt på och sänds till UBK Mellanarkiv enligt anvisningen ovan. Nedanstående handlingar utgör inte del skolarkivet, och är inte allmän handling. Sänds till NSA efter 5 år. Sänds till NSA efter 5 år. Protokoll och handlingar från Föräldraråd etc, Per läsår (om de överlämnas till skolan). Sänds till NSA efter 5 år.

14 Grundskolan F 9* sid 12 NSA bet. 39 Portfoliomappar, med elevens egna alster Per elev och klass. Överlämnas till eleven efter varje termin/läsår.