Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan för Norrköpings Konstmuseum Dnr KFN 2015/0414 Norrköpings stadsarkiv (NSA), dokumenthanteringsplan nr 50. Fastställd av kultur och fritidsnämnden den 25 november Ersätter dokumenthanteringsplan för Norrköpings konstmuseum fastställd Enligt kommunens arkivreglemente ska det finnas dokumenthanteringsplaner som beskriver vilka handlingar som finns och hur de ska hanteras. Planen arbetas fram i samråd med stadsarkivet och beslutas av berörd nämnd/styrelse. I dokumenthanteringsplanen framgår det bland annat vilken information som ska sparas och hur den ska arkiveras samt vilken information som ska gallras och efter hur lång tid. Planen utgör både en hanteringsanvisning och ett gallringsbeslut. STADSARKIVET

2 Stadsarkivariens delegationsbeslut om planändringar: DOKUMENTHANTERINGSPLAN för Norrköpings Konstmuseum fastställd av KFN OSL = Offentlighets och sekretesslagen ändrad sid 1 (12 ) NSA bet. 50 ( = gallras vid inaktualitet) Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. som enligt planen ska bevaras, ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt, och arkiveras på angivet sätt. som enligt planen ska gallras, behöver inte skrivas ut på, om de i digital form kan administreras enligt det offentligrättsliga regelverkets krav, samt hålla såväl fysiskt som logiskt tillgängliga under gallringsfristen. En stjärna* efter handlingens namn betyder att handlingarna ska hanteras som Diarieförda handlingar (ärendeakter). Allmänna och gemensamma handlingar Protokoll, minnes och mötesanteckningar, som enligt lag eller instruktion krävs, såsom arbetsplatsträffar (APT), möten enligt MBL, om arbetsmiljö och skyddsrond, ledningsgrupp med ev. bilagor arkivexemplar, undertecknat, Mötesanteckningar från övriga möten som samråds och verksamhetsmöten, med eventuella bilagor arkivexemplar, Diarium verksamhetssystem IT Public 360 (från januari 2015) Diarielista i diarienummerordning samt i diarieplansbeteckningsordning,, som inte är så väsentliga att de kräver att ett ärende skapas, men ändå ska kunna återsökas, kallas även 'fristående handlingar', eller epost / word Rutinkorrespondens, minnesanteckningar, cirkulär, inbjudningar till kurser och konferenser, handlingar för kännedom och annat Årsvis per möteskategori. När bilaga finns, ska den skannas till diariet och vara diarieförd. Enligt dhpl 113. Bör registreras i diariet. Hos registrator årsvis AÖ. Hos respektive handläggare. Sorteras efter verksamhet / sak, Förekommande bilagor, som diarieförs, ska arkiveras i ärendeakt. Till NSA efter. När handlingar arkiveras på annan plats än i ärendeakten, ska det antecknas i diariet. Till 2014 som manuell liggare. Läggs samman med sin årsomgång diarieförda handlingar. Till exempel förfrågningar om utlån, som får nej. Gallras direkt eller senast efter.

3 Norrköpings Konstmuseum sid 2 NSA bet. 50 ( = gallras vid inaktualitet) arbets eller informationsmaterial, som inkommer eller upprättas, och som är av endast tillfällig eller ringa betydelse, eller helt saknar samband med verksamheten. Diarieförda handlingar (ärendeakter) * Projekthandlingar * handlingar som ska bevaras i kronologisk eller nummerordning enligt intern rutin. Årsvis i diarienrordning. Ev. bilagor skannas till diariet. Sorteras enligt anvisning i 'Projektarkiv'. Avslutade ärendeakter flyttas efter till den gemensamma serien i NKMs Arkiv. Kopia av diarieplan som använts under året läggs främst i första volymen. Oavslutade ärenden levereras allt eftersom de avslutas. Till NSA efter 10 år. Diarieförs och hanteras som ärenden. Se 'Regler för arkivering' på interna hemsidan. Till NSA senast efter avslut. handlingar som ska gallras Avtal och kontrakt, undertecknade original, Som ovan. Senast efter projektavslut. som hör till ärende * (även i upphandling) Diarieförs, skannas och läggs till ärendet. Till NSA med ärendeakterna. som inte utgör ärende Verksamhetsplan, årsrapport och verksamhetsstatistik * digital version, pdf, word, xls Personaladministrativa handlingar Årsvis AÖ efter motpart / ev som verifikation. Diariesförs av Kultur och fritidskontoret Stab Gallring sker efter avtalets upphörande. Se även Economa. Sänds till Kultur och fritidskontoret Stab. Se även dhpl 03 Heroma. i ärenden om rekrytering, * i ärenden vid anställning, Ska diarieföras. Ska diarieföras System Reachme. Till NSA med ärendeakterna. Till NSA med personalakten

4 Norrköpings Konstmuseum sid 3 NSA bet. 50 ( = gallras vid inaktualitet) d v s påbörjad personalakt, * i ärenden om rehabilitering och annan individuell personalvård, * i ärenden om disciplinära åtgärder samt uppsägning, * Övriga personalhandlingar, och arkiveras i personalakten. Som ovan. Som ovan. från Lönecenter efter upphörd anställning. Som ovan. Sekretess kan gälla /gäller enligt OSL 39:13, 5, 5a. Som ovan. Enligt dhpl 03 för Heroma. Ekonomiadministrativa handlingar / Kansliet Se även dhpl 04. System Economa, Webbfokus. Ekonomiuppföljning med prognos, månadsvis* digital version, xls, word, pdf Fakturaunderlag för kundfakturering, Diarieförs av Kultur och fritidskontoret Stab. Årsvis i datumordning. Från Kultur och fritidskontoret Stab. Förutsatt att varje faktura blir specificerad, annars. Utbetalningar, kopior, egna utlägg, manuella utbetalningar, fakturor från leverantörer utan bankgiro, Kassaredovisning med originalslippar från receptionen, bokföringsorder, original, Årsvis i ver.nrordning med kvittenslista. Originalen sänds direkt till Kultur och fritidskontoret Stab (). Utgör bokföringsexemplar. Inventarieregister rörande inventarier exklusive konstsamlingen, Skrivs årsvis ut på. System Multitrace. Försäkringsbrev, tilläggsförsäkringar, Registreras och skannas till diariet. Eventuella bilagor till försäkringsbrev Lägges till respek tive utställning. Till serien Egna utställningar.

5 Norrköpings Konstmuseum sid 4 NSA bet. 50 ( = gallras vid inaktualitet) Receptionens och butikens handlingar Blå boken, digital, xls Blå boken, liggare, Besöksstatistik Förs årsvis i datumordning. Förs årsvis i datumordning. Per månad/år. Registreras i diariet. Loggregister för utställningar. program, besök, gruppbokningar, lokalbokningar och händelser. Som ovan, samt med uppgift om antal besökare. Löpande besök och bokade grupper från Blå boken. digital version Lokalbokningar, digital, First Class Schema, sommar och vinterbemanning, xls Inventering av butikens lager digital version, xls arkivexemplar, Verifikationer över inköp till butiken, I datumordning i NK Kommunikation. Per halvår. December registreras i diariet. Till KuFri. Original skannas till Economa. 3 år Se ovan under Blå boken. Utgör löneunderlag för icke fast anställda. Till kansliet. Per 30/6 och 31/12. Bokföringsexemplar. Economa, söks via Webbfokus. Se även dhpl 04. Kassaredovisning av butiksförsäljning, arkivexemplar, kopior, Till kansliet. Se kansliet, Utbetalningar. rörande kommunikation, med marknadsföring, program Avser NKMs verksamhet. Egna trycksaker och annat tryckt eller mångfaldigat informationsmaterial årsomgång, arkivexemplar Årsvis i datumordning i grupp A och B. Grupp A Utställningar: inbjudningar, vernissagekort, programblad, konst och utställningskataloger, affischer, egna vykort, vepor och publi

6 Norrköpings Konstmuseum sid 5 NSA bet. 50 ( = gallras vid inaktualitet) digital version, pdf m fl format Dokumentation av publika program på Konstmuseet, arkivexemplar, digital version, pdf m fl format Katalog över ISBNnummer, Presentationer om den egna verksamheten. digital version, power point m fl. och uppgifter på kommunens intranät och hemsida om Konstmuseets verksamhet Information om Konstmuseet på sociala medier, bl a Facebook, Instagram och Twitter Annonskoncept med beställning, tryckfärdigt original och korrekturgodkännande digital version, pdf arkivexemplar, Fotografier, pressfoto digital version, jpg * Pressreleaser, egna, digital version, pdf, word Årsvis per program, aktivitet. Förs löpande över tryckta kataloger i NKM:s nrserie. Enligt rutin för intranät och hemsida. I kronologisk ordning av medieägare. Annonsering av NKM:s verksamhet. Årsvis i pärm. Urval till Egna utställningar. kationer. Grupp B Övrigt i huset: programblad, allmän info, ej kopplat till enskild utställning. Till NSA efter. Används för nya dokument. Gäller konstföredrag, musikevenemang, inhyrda föreläsare, nationaldagen etc. Till NSA efter. NKM har tilldelats en nummerserie från ISBNcentralen vid Kungliga Bibl. T ex bildspel i power point. Senast enligt gällande driftinstruktion hos Kommunikation och ITenheten. Användarstatistik kan hämtas ur Facebook. Lagras på katalog Utgör beställningsunderlag. Betr fakturaunderlag, se Economa /Webbfokus. Används för nya dokument. Avbildar människor, händelser, konstverk, utställningar. Earkivering utreds. Till NSA med diarieförda handlingar. Sorteras i grupp A utställningar och grupp B Övrigt i NKM.

7 Norrköpings Konstmuseum sid 6 NSA bet. 50 ( = gallras vid inaktualitet) arkivexemplar, * Pressklipp (pressbevakning), se även nedan under Konstsamlingen. arkivexemplar, Register över press om NKM, utställningar och program rörande pedagogisk verksamhet Skrivs ut. Till Egna utställningar 'Publicerat' årsvis. Används bl a för statistik. Till NSA med diarieförda handlingar. Om NKM och dess publika verksamhet. Artiklar, notiser, recensioner eller med NKM omnämnd i artikel, tidningsklipp, kopierade klipp. Även utskrivna webbartiklar. I förekommande fall med länk till tidningsartikel. Skolprogram till kulturombuden i kommunens skolor, arkivexemplar, * digital version, pdf, word Dokumentation från pedagogisk verksamhet,* arkivexemplar, Fritidsbarnprojekt och skolprojekt* rörande utställningsverksamhet Årsvis med programpresentation. Registreras i diariet. Årsvis per kurs / visningskategori. Registreras i diariet. Enligt Projekt, sid. 2. Utskick per epost via Kulturoch fritidskontoret. Annonsering i pressen. Till NSA efter. Används för nya dokument. Gäller bl a Krumeluren och Omgången, bl a Öppen bildverkstad, Konstkurs med workshop, Skapande lovaktiviteter, Dropinkonst, Babyvisningar, Dramatiserade visningar, Familjevisningar, Tipspromenad. Samarbete med Regionens Kultur och Hälsa. Till NSA efter. Projekt ska diarieföras. Sekretess kan gälla enligt OSL 31:16 och 18. Egna utställningar, både tillfälliga och ur den egna konstsamlingen* aktuella ärenden, Årsvis per utställningsärende. Beslut om ny utställning ska diarie Ex: tillkomstdokumentation, beslutsdokument, budget, utställningsplan, inbjudningar, vernissagekort, programblad,

8 Norrköpings Konstmuseum sid 7 NSA bet. 50 ( = gallras vid inaktualitet) inaktuella ärenden, Register över utställningar, kortkatalog, föras. Avställs efter till ärendeakterna, då genomgång och rensning sker enligt separat instruktion. AÖ efter namn på konstnär / utställning. affischer, utställnings och konstkataloger, korrespondens, skisser, fotografier, utvärdering. recensioner. Till NSA efter. Digital version planeras. Inlån för egna tillfälliga utställningar, förfrågningar och svar, * Diarieförs. Årsvis per utställningsärende. Ebrev skrivs ut. Korrespondens med konstnärer, efterlevande och gallerier. Till serien Egna utställningar. Ekonomiskadministrativa handlingar rörande inlån till egna utställningar, Förfrågningar och förslag om kommande utställningar, ebrev / a) jasvar b) nejtacksvar Fotografier över egna utställningar digital version, jpg m fl format Årsvis per per utställning. Diarieförs. På katalog, se Anm Ex: rapporter och protokoll från syning av tillstånd, konservatorsbedömning, transportbeställning, tilläggsförsäkring, kopior på fakturor. Gallras tidigast efter datum för återlämnande. Förslag som godtas ska skrivas ut och diarieföras. Ev. mottagna bilagor returneras. Till serien Egna utställningar. * Egna pressreleaser om utställningar och program, arkivexemplar, * Urval skrivs ut. Skrivs ut. Till serien Egna utställningar. Till serien Egna utställningar.

9 Norrköpings Konstmuseum sid 8 NSA bet. 50 ( = gallras vid inaktualitet) rörande konstsamlingen, i arkiv och bibliotek Kortregister över konstverk, Förvärvsjournal över inköp av konstverk och gåvor, liggare, Ärenden angående förvärv av konstverk (inköp, gåvor och donationer), * Digitalt register över konstsamling NKM Sofie databas Indata Uppgifter per konstverk hämtas från kortregister över konstverk samt accessionskatalog och förvärvsjournal Digitala fotografier, format: jpg Databasen Sofie Konstsamlingsdatabasen Digitala fotolagret, tumnagelfotografier, jpg Säkerhetskopior (inte allmän handling), Utdata Registerposter 'katalogkort', per konstverk, digitala AÖ per delsamling och konstnärs namn. Förs löpande i nummerserier per delsamlingskategori. Se även beslutsprotokoll. Förvärv diarieförs. Epost skrivs ut. Manuell inmatning Hämtas i A5storlek från katalog L:/ Samlingar. Filbaserade tabeller. På katalog U:/NKM Bilder. Enligt ITenhetens rutin. Sökregisterposter som länkas till fotografier. Utgör grunden för registrering i databas Sofie NKM Konstsamling. Journalen är indelade i: måleri (olja, akvarell, gouache) A+B, collage Z, teckningar D, skulpturer Sk, konsthantverk K, miniatyrergrafikfotografi inkl videoverk E. Till NSA med ärendeakterna. Databas 4 D. Delas med Stadsmuseet och Stadsarkivet. Programägare: Västerbottens museum: http/sofie.vbm.se. Inaktuella uppgifter gallras löpande när ny information skapas. Se även Fotografier, digitala. U:/katalogen är gemensam för Sofieanvändare i kommunen. Databas 4D. Inaktuella uppgifter gallras löpande när ny information skapas. Skapas av Sofie utifrån import av digitala foton i A5storlek från katalog Gallras enligt ITenhetens rutin, som ska var känd för systemansvarig. Med länk till katalog U:/ NKM Bilder.

10 Norrköpings Konstmuseum sid 9 NSA bet. 50 ( = gallras vid inaktualitet) Konstmuseets egna utställnings och konstkataloger, tryckta arkivexemplar,, NKM Årsvis i datumordning i 5 ex. I svit sedan (Jmfr även under Kommunikation.) arkivexemplar,, NSA Konstnärskorrespondens Samlingen 'Konstnärsarkivet', Externa utlån ur egna konstsamlingen, Journal, liggare 1 ex sänds årsvis till NSA. Per konstnär AÖ, löpande i sviter. Uppstår ett konstärende ska detta diarieföras. I datumordning. I svit sedan 1946 hos NSA. T ex Otto G Carlsund, Bengt O Österblom m fl. Häri kan finnas konstnärers originalteckningar. Obs! Förfrågningar ang. konstnär, som är av ringa betydelse, se ovan, Gemensamma handlingar, sid 2. Till NSA efter. Till NSA efter sista notering. Externa utlån ur den egna och kommunens konstsamling Korrespondens med förfrågningar och svar, / epost rörande presentationer av verk ur den egna konstsamlingen* Dokumentation av vård och konservering av konstverk inkl räkningskopior, / epost Årsvis AÖ efter brevskrivare / adressat. Jasvar diarieförs. Beslut ska diarieföras. Årsvis per utställningspresentation. Korrespondens årsvis A Ö. efter datum för återlämnande av konstverk med återlämningskvitto. Om tvist uppstår, ska brevväxlingen också diarieföras. Till serien Egna utställningar. Med bl a. verksförteckning och fotodokumentation. Uppgifter om vårdinsatser registreras även per konstverk på kortregister och i Sofie. Pressklipp (pressbevakning) om egna konstsamlingen och egna utställningar arkivexemplar, Bibliotekets kortkatalog, Årsvis i 'Publicerat'. AÖ / författare / boktitel. Artiklar, notiser, recensioner, eller med NKM omnämnd i artikel. Se även under Kommnikation, sid 5. Till NSA efter.

11 Norrköpings Konstmuseum sid 10 NSA bet. 50 ( = gallras vid inaktualitet) Konstsamlingens fotografier Fotografier, analoga, som avbildar konstverken, foto AÖ per konstnär /konstverk. I mappar. Fotografier, negativ och dia / stordia, svartvitt / färg AÖ per konstnär / konstverk. Med etiketter för sökbegrepp. Fotografier, digitala, CD / DVD, beställda av externa fotografer, tiff / jpg Originalbilder förvaras med negativ i nrordning och år för fotoleverans. Alla fotografier kopieras över till L:/, se nästa post, Fotografier, digitala. Fotografier, digitala 'stora', tiff och jpg 1 ex: 'original', okomprimerad, tiff 1 ex: A4:storlek, jpg 1 ex: A5storlek, jpg 1 ex: A6storlek, jpg Katalog L:/ Samlingar. Tryckkvalitet. Påsiktsbild. Söks AÖ per konstnär. Earkivering utreds. Kopieras till Sofie, U:/katalog NKM Bilder. Earkivering utreds. rörande offentlig konst och kommunens konstsamling med depositioner Även benämnd 'depositionskonst'. Sekretess kan gälla enligt OSL 31:16 och 18. Digitalt konstverkregister för a) kommunens konstsamling b) offentlig platsspecifik konst Indata Uppgifter skrivs in i registret per konstverk från förvärvsjournal och utifrån avtal med konstnär (gäller platsspecifik konst) Dataregister i File Maker Pro File Maker Pro Verkens namn, nummer, upphovsman, låntagare och placering (i magasin eller hos mottagare). Som ovan. Gäller hantering av konstverk, såsom nyförvärv, placering, utlåning samt återhämtning, och konserveringsåtgärder. Inaktuella uppgifter gallras fortlöpande genom uppdatering. Säkerhetskopior till File Maker Pro, digitala, utgör inte allmän handling. Utdata Registerposter per konstverk Enligt ITenhetens rutin. Konstverkens Gallras enligt ITenhetens rutin, som ska vara känd för systemansvarig. Här noteras även låntagare,

12 Norrköpings Konstmuseum sid 11 NSA bet. 50 ( = gallras vid inaktualitet) Korrespondens gällande utlån inom kommunen (depositioner) och externa utlån av konstverk, med avtal, utlämningsdokument, kvitton (undertecknade) för utlämning och återhämtning vid kommunens arbetsplatser, / epost namn, nummer, upphovsman. AÖ per arbetsplats (låntagare). Avslutas årsvis efter datum för återlämnande. placering (i magasin eller hos låntagare) Gallras efter avslut (dvs återlämnande och godkännande). Noteringar görs löpande i Konstverksregistret. Om tvist uppstår ska brevväxlingen diarieföras. Ärenden (projekt) gällande förvärv av offentlig platsspecifik konst, * Ärenden ang donationer till kommunens konstsamling, * Förvärvsjournal för nyförvärv av konstverk till kommunens konstsamling, liggare Korrespondens med konstnärer och gallerier gällande inköp till kommunens konstsamling eller ebrev Fotografier av kommunens konstverk och offentlig platsspecifik konst digitala, jpg eller tiff Varje ärende / projekt ska diarieföras. Avtal diarieförs och skannas till diariet. I kronologisk ordning efter inköpsdatum och verksnummerordning per konstkategori. AÖ per namn på katalog L:/ eller i pärm. På katalog L:/ Offentlig konst. Skrivs ut. Med uppgift om beslut, val av plats, konstnär och verk, arbetsprocess och budget. Även skötselanvisning och handlingar betr skador, reparation och underhåll. Till NSA med diarieförda handlingar. Till NSA med diarieförda handlingar. Indelning som för Konstsamlingen: Måleri (olja, akvarell, gouache) A+B, collage Z, teckningar D, skulptur Sk, konsthantverk K, miniatyrergrafik fotografi inkl videoverk E. Utgör referensmaterial för inköp. Häri även bilagor från utställningar, recensioner, pressklipp mm. Rensas kontinuerligt. Söks genom registret i File Maker Pro med konstnär, verksnummer. Underkataloger: Dep., A, B, C, E, Grafik, K, Sk., Okat. Saml. Läggs till förvärvsärendet i diarieförda handlingar.

13 Norrköpings Konstmuseum sid 12 NSA bet. 50 ( = gallras vid inaktualitet) rörande fastighet, säkerhet och bil Gäller fastigheten Kristinaplatsen, som ägs av Samhällsoch eventfastigheter. Dokumentation om fastighetsdrift och tillsyn Dokumentation av fastigheten renovering, ombyggnation,, Enligt dhpl 111 C och fastighetsägarens rutiner. Per projekt i datumordning. i urval. Kommunikation och avrapportering sker via system hos fastighetsägaren. Med ritningsdokumentation. Till NSA efter. Lås och nyckelhantering, (dokumentation och kvittenslistor), Rapporter från larm och bevakning och felanmälan m m, 'Säkerhetspärmen', Brandlarmstillsyn, (noteringar om test, incidentrapporter och systemförändringar), liggare, Brandskyddsdokumentation med utrymningsplan, ang underhåll av NKM's bil, Körjournal, bil, Övriga fastighetshandlingar gäller Bråvallamagasinet Utryckningsrapporter samt sammandrag. Liggare i brandskåpet BV. Sköts av fastighetsägaren. Uppdateras vartannat år. Årsvis i datumordning.. Gallringsfrist räknas från år för sista notering. Fastighetsägaren ansvarar för bevakningsföretaget genom Kommunväktaren. Gäller brandskydd och skydd mot inbrott. Gallringsfrist räknas från år för sista notering. Äldre uppgifter gallras kontinuerligt. Fakturor sänds till ITenheten för skanning. Aktuell körjournal ska ligga i bilen. Se Stadsmuseets och fastighetsägarens rutiner.