Dokumenthanteringsplanen är uppbyggd på följande sätt:

Transkript

1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN Datum Kulturförvaltningen Avser perioden Inledning Dokumenthanteringsplanen syftar till att tydliggöra hur vi hanterar kulturnämndens dokument/handlingar samt underlätta sökbarheten för desamma. I denna plan benämns allt för handling. De dokument/handlingar i avsnitten personalavdelning, ekonomiavdelning, upphandling, projekt samt EU-projekt som rör övergripande administrativa dokument/handlingar gäller för hela kommunen. Förvaringsplats kan vara olika beroende av utrymme. Viktigt att uppmärksamma att särskilda regler gäller för bevarande/gallring av dokument/handlingar som rör EU-projekt. Dokument/handlingar ska alltid förvaras på ett betryggande sätt utifrån brand- och sekretessaspekten. Mer information om krav på arkivlokaler finns Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1994:6, 1997:3). Samråd kan även föras med Stadsarkivet. Arkivansvarig/arkivredogörare ska utses på varje avdelning inom kulturnämnden. Information ska lämnas till Stadsarkivet om vem som är arkivansvarig. Frågan hur digital arkivering ska hanteras framgent är inte klarlagd ännu. Samarbete pågår med Värmlandsarkiv i frågan. Dokumenthanteringsplanen ska så småningom kompletteras med en arkivbeskrivning, d v s en historiks beskrivning av hur organisationen har förändrats över tid, som ska göra det möjligt att hitta handlingar oavsett förändringar i organisation. Dokumenthanteringsplanen är uppbyggd på följande sätt: Handlingstyp Vad är det för dokument/handling? Exempelvis e-post, tjänsteskrivelse. Sekretess Här anges vilken sekretess enligt sekretesslag (1980:100) som kan vara tillämpbar. Sekretessen prövas alltid i fall handlingen begärs utlämnad.

2 2 Förvaringsplats Ger information om var handlingen ska förvaras. Kan vara ärendeakt i närarkiv, i pärm/akt på tjänsterum. Handlingar som ska bevaras överförs till stadsarkivet efter överenskommelse med arkivarie. Vid behov kan även handlingar som ska gallras överföras till Stadsarkivet i mån av utrymme. Handlingar får aldrig överlämnas till Stadsarkivet utan samråd och godkännande av arkivarien. Reg Markering att handlingen ska registreras. Handlingen kan registreras genom diarieföring i ärendehanteringssystem eller genom ett fliksystem. D står för att handlingen ska diarieföras i ärendehanteringssystemet och R för att handlingen ska/kan registreras på annat sätt. D/R betyder att handlingarna bör diarieföras, men i nuläget finns inte resurserna till detta utan att handlingarna registreras på annat sätt. Följande uppgifter ska anges när handlingen registreras: Datum när handlingen inkom/upprättades, ärendebeskrivning, från/till vem, ansvarig handläggare. När det gäller sekretessbelagda handlingar ska alltid hänvisning finnas till vilken sekretessparagraf som är tillämplig. När ingen markering gjorts innebär det att handlingen kan förvaras i pärm, digitalt eller ordnat systematiskt på annat sätt. /gallras Anger om handlingen ska bevaras eller om/när den får gallras. Här anges eventuella ytterligare förtydliganden

3 3 Kulturförvaltningens gemensamma handlingar Handlingstyp Sekretess Förvaringsplats Reg. / Diarie Diarie/postlista Digitalt i LEX D Ärendelistor Pärm närarkiv D Tas ut årsvis från LEX Dokumenthanteringsplan Ärendeakt D Arkivbeskrivning Ärendeakt D E-post E-post av mycket ringa eller tillfällig RAFS 1991:6, ex reklam betydelse omgående E-post av ringa betydelse E- postdiarie/digita lt 1 år T.ex. allmänna synpunkter, information etc. Handläggaren skickar kopia till kn-diarie E-post som blir/hör till ett ärende Ärendeakt D Skrivs ut för diarieföring Handlingar av ringa betydelse (RAFS 1991:6) Cirkulär, skrifter, reklam etc. Hos resp.handl. 1 år Ex cirkulär från SKL, skrifter etc. Inkomna/utgående handlingar av ringa betydelse Systematiskt i pärm hos registrator Vid inakt. Kursinbjudningar Hos resp.handl. Vid inakt. för kännedom Arbetsmaterial, kladdar, minnesanteckningar och korrespondens m.m. av tillfällig karaktär Hos resp.handl. Vid inakt. om ej av vikt för ärendet, av vikt till registrator för arkivering Inbjudningar upprättade Hos resp.handl. 1 ex av inbjudningar till konferenser, evenemang etc. i kommunens regi Inbjudningar - inkommande Systematiskt i pärm hos registrator Vid inakt.

4 4 Handlingstyp Sekretess Förvaringsplats Reg. / Styrdokument Reglementen Ärendeakt D Handlingsplaner Ärendeakt D Policys Ärendeakt D Rutiner och riktlinjer Ärendeakt D Remisser Inkomna och upprättade remisser Ärendeakt D Upprättade och inkomna remissvar, yttranden Ärendeakt D Överklagningsärenden Yttrande Ärendeakt D Dom Ärendeakt D Avslag om utlämnade av allmän handling Ärendeakt D Delegeringsordning Ärendeakt D Delegeringsbeslut Ärendeakt Redovisas för nämnden Övriga handlingar Rapporter, utredningar etc. Ärendeakt D Egen producerade eller beställda Systemförvaltningsplaner Ärendeakt D IT-system som kommuner använder Övriga inkomna/upprättade skrivelser Ärendeakt D Hanteras inom förvaltningen/nämnden Tjänsteanteckning Ärendeakt D Av vikt för ärendet Kopior av dokument/handlingar som upprättats av annan nämnd/förvaltning då original förvaras hos annan nämnd/förvaltning Hos resp. handl. Vid inakt T ex kopior av styrdokument, rutiner och riktlinjer, avtal, protokoll, underlag, fakturor, arbetsmaterial mm som handläggare har fått eller behåller för kännedom.

5 5 Handlingstyp Förvaringsplats Reg. / Avtal av strategisk betydelse Ärendeakt D Ex. samarbetsavtal, samverkansavtal som har betydelse ur revisionssynpunkt Ärendeakt 10 år 10 år efter avtalstidens utgång med kortvarig betydelse Pärm hos ansvarig handläggare. 2 år Leasingavtal se ekonomihandlingar. 2 år efter avtalstidens slut. Enkät egenproducerad (ej ifylld) Ärendeakt D sammanställning av resultat Ärendeakt D ifyllda enkäter Resp. handläggare Under förutsättning att en sammanställning gjorts Information/marknadsföring Egenproducerade el. beställda broschyrer, foldrar, informationsblad, affischer ect Närarkiv 1 ex av varje bevaras, vid behov kort bakgrundsbeskivning Annonsunderlag av ringa karaktär Ansv. handl. Vid Öppettider, sammanträden etc. inakt. Foton Tjänsterum/digita lt Digitalt informationsmaterial Pärm, datumordning Ex interna och externa nyhetsbrev

6 6 Nämndhandlingar Avser nämndhandlingar för kulturnämndens arbetsutskott och kulturnämnden. Handlingstyp Sekr. Förvaringsplats Reg. / Kallelser Pärm närarkiv Protokoll Pärm närarkiv Protokollsutdrag diarieförs i resp. ärende Handlingar till kn och knau - Originalen finns diarieförda. Tjänsteskrivelser Ärendeakt D Verksamhetssystem som förvaltas av Kulturnämnden LIBRA SOFIE

7 7 Projektdokumentation Följande definition används för projekt inom Kristinehamns kommun: Ett projekt ska innehålla tydliga mål, vara tidsbegränsat och vara en aktivitet utöver den ordinarie verksamheten. Projektdokumentationen innehåller i första hand handlingar i original. I vissa fall förvaras original på annat ställe. Det kan t ex vara aktuellt vid avtal. I sådana fall ska en kopia av handlingen läggas i den diarieförda projektakten. Syftet med det är att man tydligt ska kunna följa projektet i sin helhet. Projektbeställaren ansvarar för hanteringen av handlingarna. Det praktiska arbetet med handlingarna kan med fördel delegeras till projektledaren. Detta ska då framgå i projektbeställningen. Projektdokumentation har ett värde även efter att projektet har avslutats. Ibland behöver handläggare återkoppla till avslutade projekt, dessutom kan det finnas unika överväganden och beslut som kan bli av intresse för forskningen. Projekthandlingarna skall arkiveras direkt efter att projektet avslutats. Handlingstyp Sekr. Förvaringsplats Reg. / Aktivitetsplan Se kommentar D Förvaras hos resp. Ansökan om projekt Se kommentar D Förvaras hos resp. Avtal/kontrakt Se kommentar D Förvaras hos resp. Beslut i nämnd Se kommentar D Förvaras hos resp. Beslut om antagande i projekt Se kommentar D Förvaras hos resp. Förstudiebeställning Se kommentar D Förvaras hos resp. Mötesanteckningar Se kommentar D Vid inakt Inträder senast vid slutrapportering

8 8 Handlingstyp Sekr. Förvaringsplats Reg. / Mötesprotokoll (ej styrgruppsmöte) t ex Avstämningsmöte Verksamhetsbeslutsmöten Överlämningsmöte Avslutsmöte Se kommentar D Förvaras hos rep Mellan projektbeställare o projektledare Mellan projektbeställare o projektledare Mellan projektbeställare o projektledare Mellan projektbeställare o projektledare Mötesprotokoll, styrgruppsmöten Se kommentar D Förvaras hos resp. Projektbeställning Se kommentar D Förvaras hos resp. Projektdokumentation i övrigt t ex anteckningar av tillfällig betydelse, adresslistor mm Se kommentar D Vid inakt Inträder senast vid slutrapportering Projektspecifikation Se kommentar D Förvaras hos resp. Resurskontrakt Se kommentar D Förvaras hos resp. Slutrapport beskrivning av projektgenomförandet Se kommentar D Förvaras hos resp. Slutredovisning, ekonomisk Se kommentar D Förvaras hos resp. Utvärdering av internt arbete genomförd av extern part Se kommentar D Förvaras hos resp.

9 9 EU-projekt Handlingstyp Sekr. Förvaringsplats Reg. / Grupp 1: Den övergripande bindande Akt i närarkiv D dokumentationen Ansökan om projektmedel Ansökan om utbetalning Fördjupad projektbeskrivning Beslut från fonden eller programmet Rapporter t.ex. lägesrapport, slutrapport Medfinansieringsintyg Revisionsintyg Avtal Handlingstyp Sekr. Förvaringsplats Reg. / Grupp 2: Tjänsterum Allmän information av relevans, och som vid är lätt att få tag på någon annanstans inakt. Föreskrifter och regler Information från myndigheter etc. Grupp 3: Arbetsmaterial som behövs endast för projektets genomförande Budget med kalkyler och beräkningsunderlag Arbetsplaner Korrespondens med partners Korrespondens med finansiärer Personalens tidredovisning av projektägare anställd personal som arbetar i projektet bidrag i annat än pengar i form av arbetsinsatser Tjänsterum/ vid avslut akt i närarkiv D D Strukturfonder programperiod till 31 december 2020 Övriga fonder fem år efter sista utbetalning

10 10 Grupp 4: Kopior ur t.ex. den ekonomiska redovisningen original finns i huvudmannens arkiv) Fakturakopior Dokumentation av betalningar Utdrag ur räkenskaperna Upphandlingsärenden Utdrag ur lönelista Kopior av kvitton och boardingcards Underlag som visar att kostnader uppkommit på affärsmässiga villkor Tjänsterum Se kommentar Strukturfonder programperiod till 31 december 2020 Övriga fonder fem år efter sista utbetalning Handlingstyp Sekr. Förvaringsplats Reg. / Grupp 5: Dokumentation kring varje aktivitet Dokumentation från arrangemang Anmälningsblanketter Annonser Deltagarlistor Närvarolistor Program Hemsidor Fotografier från arrangemang Deltagares prov/examen Examensresultat Tjänsterum Strukturfonder programperiod till 31 december 2020 Övriga fonder fem år efter sista utbetalning

11 11 Allmänkulturen Verksamhetsspecifika handlingar. Konstsamling Handlingstyp Sekr. Förvaringsplats Reg. / Konstregister Databasen SOFIE Uppgifter om konstverk och konstnärer. Inventering vart 3:e år, se internkontrollplan. Nyinköp rapporteras i årsberättelse. Gallring av konstverk sker genom beslut i nämnden och finns i ärendeakt i diariet.. Kvitton på utlånad konst Pärm hos handläggare, bokstavsordning efter konstnär Vid inakt Vid återlämnande av aktuellt konstverk Ansökningar Ansökningshandlingar kultur- och ungdomsstipendium Ansöknings/nomineringsblankett Bilagor Ansökningshandlingar bidrag, föreningar och studieförbund Ansökningsblankett, verksamhetsberättelse, årsredovisning, verksamhetsplan samt budget Beslut Ärendeakt D Bilagor kan skickas tillbaka till sökanden Beslut om sista ansökningsdag, öppnings- och beslutssammanträde samt utdelning tas på nämndens septembersammanträde. Utdelning sker alltid på nämndens decembersammanträde. Pärm hos ansvarig handläggare Beslut om fördelning tas av nämnden. Handlingar rörande förvaltningens egna arrangemang Bokningsbekräftelser, affischer, biljetter, inbjudningar Pärm hos ansvarig handläggare Exempelvis barnteater och prova-påverksamhet.

12 12 Nationaldagen Ansökan om flagga/fana inför nationaldagen Ärendeakt D Inbjudan nya medborgare till firandet av Pärm hos ansvarig nationaldagen handläggare Lista över vilka som fått medborgarskap Gallring sker omedelbart Svar från nya medborgare på inbjudan till firandet av nationaldagen Gallring sker omedelbart

13 13 Biblioteket Verksamhetsspecifika handlingar. Låntagarregister Handlingstyp Sekr. Förvaringsplats Reg. / Registrering av lån per person 40 kap. 3 Dataregistret LIBRA Avtal/förbindelse med låntagare om Dataregistret lånekort LIBRA Låntagarregister Dataregistret LIBRA Vid inakt Vid återlämnande av aktuell bok Vid inakt Efter upphörd giltighet Uttag var 10:e år Beståndsregister Bokkatalog Dataregistret LIBRA Uppgifter om donerade böcker av väsentligt Ärendeakt D värde eller större samling Uttag var 10:e år Övriga handlingar Krav på ej återlämnade media vid Hanteras av ekonomiavdelningen, se fakturering samt inkasso ekonomihandlingar Besöksstatistik Redovisas i årsberättelse

14 14 Konstmuseet Verksamhetsspecifika handlingar. Ansökningar Handlingstyp Sekr. Förvaringsplats Reg. / Förfrågningar om utställningsmöjlighet samt svar Ansökningshandlingar stipendier Ansökningsblanketter Bilagor Pärm och dataregister Ärendeakt D Bilagor kan skickas tillbaka till sökanden Utställningshandlingar Låneförfrågningar från konstmuseet om konstverk sant svar Lånehandlingar Transporthandlingar, offerter Utställningstexter Verkförteckningar Information om konstnären Tullhandlingar * Utställningskontrakt * Mapp i dataregister sorterade efter utställning * I pärm Se ekonomihandlingar Konstsamling Konstregister Dataregister Övriga handlingar Låneförfrågningar till konstmuseet om Ärendeakt, årsvis D konstverk samt svar Lånehandlingar Donations- och gåvobrev Ärendeakt, årsvis D Besöksstatistik Mapp i dataregister Besöksenkäter Mapp i dataregister Redovisas i årsberättelse

15 15 Bildarkivet Verksamhetsspecifika handlingar. Fotografier Handlingstyp Sekr. Förvaringsplats Reg. / Glasplåtar Klimatrum Negativ Klimatrum Fotoregister Databasen SOFIE Uppgifter om fotografier, fotografer samt förvärvsinformation Gåvobrev Gåvobrev för mindre donationer av fotografier Gåvobrev för omfattande donationer av fotografier Pärm kronologisk Ärendeakt, årsvis D Utställningshandlingar Utställningstexter Utställningsförteckning Foton Pärm, sorterade efter utställning Fotona är kopior ur samlingen, säljs vid utställning Gamla bilden Artikel Pärm kronologiskt Efterlysning av information i lokaltidningen Nya Kristinehamnsposten Svar från allmänheten Databasen SOFIE Svaren skrivs in som uppgifter i fotoregistret. Övriga handlingar Frågor med tillhörande svar Pärm kronologiskt Kompendier Sammanställning av information om olika områden i Kristinehamns kommun. Tas fram av cirkelgrupper och trycks av Bildarkivet. Besöksstatistik Redovisas i årsberättelse