Kommunstyrelsens reviderade dokumenthanteringsplan med arkivbeskrivning

Transkript

1

2 Kommunledningsförvaltning Eva Sjöström,/Eget_Telefonnr/ /Eget_Epost/ Tjänsteskrivelse Sida 1(1) Datum /Ärendebeteckning/ /Ärendetyp/ Kommunstyrelsens reviderade dokumenthanteringsplan med arkivbeskrivning Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner den reviderade dokumenthanteringsplanen med arkivbeskrivning för kommunstyrelsen Sammanfattning Enligt Kristinehamns kommuns arkivreglemente KF 26/09, ska varje myndighet, nämnd och styrelse upprätta en dokumenthanteringsplan med arkivbeskrivning som ger information om vilka slags handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat. Kommunstyrelsen beslutade enligt 167/10 att godkänna den upprättade dokumenthanteringsplanen och senare även tillhörande arkivbeskrivning KS 5/1. Enligt arkivreglementet ska dokumenthanteringsplanen och arkivbeskrivningen regelbundet revideras. Arkivreglementets krav att ha en arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan grundas på bestämmelser i offentlighetslagstiftningen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Reviderad dokumenthanteringsplan med arkivbeskrivning för kommunstyrelsen Skickas till Kommunsekreterare Registrator Peter Eskebrink Kanslichef Eva Sjöström Registrator KRISTINEHAMNS KOMMUN E-post kommunen@kristinehamn.se Postadress 1. Kommunledningsförvaltningen Kristinehamn Besöksadress /Eget_Besöksadress1/ Kungsgatan 30 Telefon vx Fax /Eget_Fax/ Bankgiro Organisationsnr

3 Kommunstyrelsen DOKUMENTHANTERINGSPLAN Datum , Reviderad , sidorna Antagen av Inledning Dokumenthanteringsplanen syftar till att tydliggöra hur vi hanterar kommunstyrelsens handlingar samt underlätta sökbarheten för desamma. I denna plan benämns allt för handling. De handlingar i avsnitten, ekonomiavdelning, upphandling, projekt samt EU-projekt som rör övergripande administrativa handlingar gäller för hela kommunen. Förvaringsplats kan vara olika beroende av utrymme eller format. Viktigt att uppmärksamma att särskilda regler gäller för bevarande/gallring av handlingar som rör EU-projekt. Handlingar ska alltid förvaras på ett betryggande sätt utifrån brand- och sekretessaspekten. Mer information om krav på arkivlokaler finns Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1994:6, 1997:3). Samråd ska föras med Stadsarkivet. Arkivansvarig/arkivredogörare ska utses på varje avdelning inom kommunstyrelsen. Information ska lämnas till Stadsarkivet om vem som är arkivansvarig. En arkivbeskrivning upprättas, (enligt 6 arkivlagen, ArkL (1990:782) som gör det möjligt att hitta handlingar oavsett förändringar i organisation, d v s en historisk beskrivning av hur organisationen har förändrats över tid. Arkivbeskrivningen ska kompletteras med en dokumenthanteringsplan. Denna handling bör även revideras regelbundet. Dokumenthanteringsplanen är uppbyggd på följande sätt: Handlingstyp Vad är det för handling? Exempelvis e-post, tjänsteskrivelse, protokoll, upprättade skrivelser m m. Sekretess Här anges vilken sekretess enligt Offentlighet- och sekretesslagen, (2009:400) som är lämplig. Sekretessen prövas alltid i fall handlingen begärs utlämnad.

4 2 Förvaringsplats Ger information om var handlingen ska förvaras. Kan vara ärendeakt i närarkiv, i pärm/akt på tjänsterum. Handlingar som ska bevaras överförs till stadsarkivet efter överenskommelse med arkivarie. Handlingar får aldrig överlämnas till Stadsarkivet utan samråd och godkännande av arkivarien. Registrering (Reg) Markering att handlingen ska registreras. Handlingen kan registreras genom diarieföring i ärendehanteringssystem. D står för att handlingen ska diarieföras i ärendehanteringssystemet Följande uppgifter ska anges när handlingen registreras: Datum när handlingen inkom/upprättades, ärendebeskrivning, från/till vem, ansvarig handläggare. När det gäller sekretessbelagda handlingar ska alltid hänvisning finnas till vilken sekretessparagraf som är tillämplig. När ingen markering gjorts innebär det att handlingen kan förvaras i pärm, digitalt eller ordnat systematiskt på annat sätt. Bevaras/gallras Anger om handlingen ska bevaras eller om/när den får gallras. Kommentar Här anges eventuella ytterligare förtydliganden Verksamhetssystem som förvaltas av kommunledningsförvaltningen LEX Troman

5 3 Kommunledningsförvaltningens gemensamma handlingar Handlingstyp Sekretess Förvaringsplats Reg. Bevaras/ Kommentar Diarie Diarie/postlista Närarkiv D Bevaras Ta ut månadsvis ur LEX rapport till KS Ärendelistor Närarkiv D Bevaras Tas ut årsvis från LEX till ärendeakt Dokumenthanteringsplan Närarkiv D Bevaras Revideras E-post E-post av mycket ringa eller tillfällig RAFS 1991:6, ex reklam betydelse omgående E-post av ringa betydelse E-postdiarie/digitalt 1 år Tex. allmänna synpunkter, information etc. Handläggaren skickar kopia till ks-diarie E-post som blir/hör till ett ärende Närarkiv D Bevaras Skrivs ut för diarieföring Handlingar av ringa betydelse (RAFS 1991:6) Cirkulär, skrifter, reklam etc Hos resp. handl. 1 år Ex cirkulär från SKL, skrifter etc för kännedom Inkomna/utgående handlingar av ringa betydelse Vid inakt. Sparas digitalt 1 år i Ks diarie Kursinbjudningar Hos resp. handl. Vid inakt. Arbetsmaterial, kladdar, minnesanteckningar och korrespondens m.m. av tillfällig karaktär Hos resp. handl. Vid inakt. om ej av vikt för ärendet, av vikt till registrator för arkivering Inbjudningar upprättade Närarkiv D Bevaras 1 ex av inbjudningar till konferenser, evenemang et.c i kommunens regi Inbjudningar - inkommande Vid inakt. Sparas digitalt 1 år i Ks diarie Handlingar/protokoll nämnder, kommunalförbund, bolag där kommunen är hel- el. delägare Systematiskt i pärm hos registrator Vid inakt. För kännedom, original förvaras på resp. nämnd/förbund/bolag

6 4 Handlingstyp Sekretess Förvaringsplats Reg. Bevaras/ Kommentar Styrdokument Reglementen Närarkiv D Bevaras Även på kommunens intranät Arbetsordningar Närarkiv D Bevaras För kommunfullmäktige, råd, grupper etc. Handlingsplaner/program Närarkiv D Bevaras Även på kommunens intranät Policys Närarkiv D Bevaras Även på kommunens intranät Tillväxtprogram Närarkiv D Bevaras Även på kommunens intranät Remisser Inkomna och upprättade remisser Närarkiv D Bevaras Upprättade och inkomna remissvar, yttranden Närarkiv D Bevaras Yttranden Närarkiv D Bevaras Överklagningsärenden Yttrande Närarkiv D Bevaras Dom Närarkiv D Bevaras Avslag om utlämnade av allmän handling Närarkiv D Bevaras Delegeringsordning Akt/pärm D Bevaras Delegeringsbeslut Pärm hos kom.sekr Bevaras Redovisas för nämnden Lagakraftbeslut gällande fastighetsförsäljning Systematiskt på fastighetsavd. Övriga handlingar Risk- och sårbarhetsanalys 18Kap 13 Närarkiv D Bevaras Enligt lag 2006:544. Rapporter, utredningar etc. Närarkiv D Bevaras Egen producerade eller beställda Systemförvaltningsplaner Närarkiv D Bevaras IT-system som kommuner använder IT-handbok Närarkiv D Bevaras Även på kommunens intranät Övriga inkomna/upprättade skrivelser Pärm D Bevaras Hanteras inom förvaltningen/nämnden Statistik Närarkiv D Bevaras Sammanställningen bevaras Tjänsteanteckning Närarkiv D Bevaras Av vikt för ärendet Ansökningar - föreningsbidrag Närarkiv D Bevaras - andra typer av bidrag Närarkiv D Bevaras

7 5 Handlingstyp Förvaringsplats Reg. Bevaras/ Kommentar Avtal - av strategisk betydelse Närarkiv D Bevaras Ex. samarbetsavtal, samverkansavtal - som har betydelse ur revisionssynpunkt Närarkiv 10 år 10 år efter avtaltidens utgång - med kortvarig betydelse Pärm hos ansvarig handläggare. 2 år Leasingavtal etc. 2 år efter avtaltidens slut. Enkäter - egenproducerad (ej ifylld) Närarkiv D Bevaras - sammanställning av resultat Närarkiv D Bevaras - ifyllda enkäter Resp. handläggare Under förutsättning att en sammanställning gjorts Foton Tjänsterum/digitalt Information/marknadsföring Pressmeddelanden, pressinbjudningar Pärm, 1 år Förvaras hos info.avd. datumordning Kommunens websidor IT/digitalt Vid inakt. Informations ansvarig Egenproducerade el. beställda broschyrer, foldrar, informationsblad, affischer ect Pärm tjänsterum Bevaras 1 ex av varje bevaras, vid behov kort bakgrundsbeskivning Marknadsföring och annonsering av större vikt Pärm tjänsterum Bevaras Ex marknadsföringsinsatser, vid behov kort bakgrundsbeskrivning Annonsunderlag av ringa karaktär Ansv. handl. Vid inakt. Öppettider, sammanträden etc. Digitalt informationsmaterial Pärm, Vid inakt. Ex interna och externa nyhetsbrev

8 6 Nämndhandlingar Avser nämndhandlingar för kommunstyrelsens arbets-, personal- och ekonomiutskott, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Kungörelse KF:s sammanträden Pärm närarkiv Bevaras Annonsunderlaget Kallelser Pärm närarkiv Bevaras Protokoll Pärm närarkiv Bevaras Protokollsutdrag diarieförs i resp. ärende Mötesanteckningar Pärm närarkiv Bevaras Register/innehållsförteckning fullmäktiges handlingar Pärm närarkiv Bevaras och protokoll Kommunfullmäktiges handlingar Pärm Bevaras Inbinds för varje år Handlingar till ks och ksau D - Originalen finns diarieförda. Handlingarna finns även på hemsidan Tjänsteskrivelser Närarkiv D Bevaras Motion/medborgarförslag Närarkiv D Bevaras KomL Interpellation/fråga Närarkiv D Bevaras KomL Valberedningens protokoll Pärm Bevaras Avsägelser uppdrag Närarkiv D Bevaras Sammanräkning från Länsstyrelsen Närarkiv D Bevaras Förtroendemannaregister Pärm Vid inakt. vid revidering, alla uppgifter lagras digitalt i Troman Ekonomiska rapporter Närarkiv D Bevaras DVD-inspelning från KF:s sammanträden Kommunarkiv/DVDskiva Bevaras Arbetsgrupp tillsatt av kommunstyrelsen/kommunfullmäktige Ex. Stadsmiljökomittén, Trygghets- och folkhälsorådet, Kommunala Handikapprådet (KHR), Demokrati- och framtidsgruppen. Kallelse Pärm tjänsterum Bevaras Mötesanteckningar/protokoll Pärm tjänsterum Bevaras Inkomna/upprättade skrivelser Pärm tjänsterum Bevaras Inkomna/upprättade/Utgående skrivelser (KHR) Pärm tjänsterum Bevaras Förvaras hos handikappkonsulenten

9 7 Planavdelningens handlingar Lagakraftvunna översiktsplaner Ärendeakt D Bevaras Även på kommunens hemsida Lagakraftvunna detaljplaner Ärendeakt D Bevaras Se separat förteckning över detaljplaner och områdesbestämmelser Lagakraftvunna områdesbestämmelser Ärendeakt D Bevaras Se separat förteckning över detaljplaner och områdesbestämmelser Utredningar/inventeringar Ärendeakt D/R Bevaras Ex bullerkartering eller andra utredningar av betydelse för planarbetet Tjänstemans kontor Tider för utställning, samråd etc, Tidplaner och/eller digitalt Lathundar Tjänstemans kontor och/eller digitalt Ex rutiner för ev överklaganden, planprocessen Upprättade handlingar (ny, ändrad, upphävd) Ingående handlingar till detaljplaner och områdesbestämmelser Plankarta Ärendeakt D/R Bevaras Förvaras på arkivpapper som originalhandling Ärendeakt D/R Bevaras Förvaras på arkivpapper som Planbeskrivning originalhandling Ärendeakt D/R Bevaras Förvaras på arkivpapper som originalhandling Genomförandebeskrivning Behovsbedömning Ärendeakt D/R Bevaras Ärendeakt D/R Bevaras Betecknas som "särskilt utlåtande" vid enkelt planförfarande. Förvaras på arkivpapper som originalhandling Fastighetsförteckning Samrådsredogörelse Ärendeakt D/R Bevaras Utställningsutlåtande Ärendeakt D/R Bevaras Program Ärendeakt D/R Bevaras Miljökonsekvensbeskrivning Ärendeakt D/R Bevaras Inklusive ingående handlingar Kungörelser Ärendeakt D/R Bevaras

10 8 Delgivningslista Ärendeakt D/R Bevaras Upplysning om antagande Ärendeakt D/R Bevaras Besvärshänvisning Ärendeakt D/R Bevaras Laga kraft-bevis Ärendeakt D/R Bevaras Förvaras på arkivpapper Planeringsavtal Ärendeakt D/R Bevaras Inkomna handlingar Hemställan om upprättande av detaljplan KS arkiv D Synpunkter vid samråd och utställning Tjänsterum Sammanställs i samrådsredogörelse/utställningsutlåtande Remissynpunkter från Länsstyrelsen Tjänsterum Finns kvar i samrådsredogörelse/utställningsutlåtande Överklaganden Ärendeakt D Bevaras Tjänstemans kontor D Bevaras Underlagsmaterial från Länsstyrelsen och/eller digitalt Beslut om överprövning av Ärendeakt D Bevaras Länsstyrelsen Beslut om upphävande av strandskydd Ärendeakt D Bevaras Myndighetsbeslut enligt annan lag än PBL Ärendeakt D Bevaras Domstolshandlingar, utslag etc. Ärendeakt D Bevaras

11 9 Turistbyrån/Framtidsrummets handlingar Sammanträdesprotokoll: Vänerland, Östra Värmland Pärm på tjänsterum Bevaras Förvaras på Kristinehamns turistbyrå och turismgruppen Egenproducerade el. beställda broschyrer, foldrar, informationsblad, affischer etc Pärm på tjänsterum Bevaras 1 ex av varje bevaras på Kristinehamns turistbyrå Marknadsföring, annonsering av större vikt Pärm på tjänsterum Bevaras Ex marknadsföringsinsatser Annonsunderlag av ringa karaktär Ansv. handl. Vid inakt. Öppettider, sammanträden etc. Ungdomsforums handlingar Ungdomsforums mötesprotokoll Pärm tjänsterum. Bevaras Inkomna skrivelser till ungdomsforum Pärm tjänsterum Bevaras Mötesanteckningar Pärm tjänsterum Bevaras Arbetsgrupper som BUT etc. Projekt rörande ungdomsfrågor Pärm tjänsterum Bevaras Ex. Communicare (ej EU-projekt) Inkomna och upprättade skrivelser ang. internationella ungdomsutbyten (Ungdomsstyrelsen) 23 kap Låst skåp tjänsterum R Bevaras

12 10 Personalavdelningen Respektive nämnd/styrelse för förvaltning är arkivansvarig för handlingarna utom i de fall annat anges i kommentarkolumnen. Personalakt överförs till stadsarkivet cirka fyra år efter avslutad anställning. Verksamhetssystem som förvaltas av en Capella Personec P WinLas Qlickwiew Verksamhetssystem som förvaltas av annan avdelning/förvaltning och som används av en KIR Kommuninnevånaregister Time Care Time Pool Economa Externa system som används av en SAM BASIC BAS AON Hewitt 2 HR lönekartläggning AON Hewitt Aditro recruit Anställning Annons Aditro 2 år Ansökan om anställning Aditro 2 år förteckning över sökande Ansökan om anställning - handlingar från den som anställs (bifogas anställningsavtal som träffas vid respektive förvaltning) Personalakt/närarkiv Bevaras Kommunledningsförvaltningens

13 11 Anställningsavtal Personalakt/närarkiv Bevaras Kommunledningsförvaltningens Anställnings upphörande (beviljat entledigande, uppsägning, avsked) Personalakt/närarkiv Bevaras Kommunledningsförvaltningens Beslut om ändrad lön Personalakt/närarkiv Bevaras Kommunledningsförvaltningens Arbetsgivarintyg (gamla listor) Närarkiv Vid in akt Kommunledningsförvaltningens. Behövs för uppdatering av anställningstid. Besked om att tidsbegränsad anställning upphör Tjänsterum 3 år Brev om att ansökan om anställning mottagits Tjänsterum Vid in akt Mail via Aditro Recruit Brev till sökande som inte fått anställning Tjänsterum Vid in akt Mail via Aditro Recruit Företrädesrätt till återanställning, skapade rapporter från WinLas. Tjänsterum 2 år In aktualitet inträder när tiden att föra talan löpt ut. Förvaras ordnat t.ex. i pärm eller på server. Individuella avtal/beslut om lön, distansarbete, pensioner, uppsägningar m.m. Personalakt/närarkiv. Bevaras Kommunledningsförvaltningens Intresseanmälan (spontanansökan) via mail E-postdiarie/digitalt Vid in akt Besvaras alltid. Intresseanmälan (spontanansökan) via brev Tjänsterum Vid in akt Besvaras alltid. Intyg om kurs, utbildning som lämnas in av arbetstagaren Personalakt/närarkiv Bevaras Kommunledningsförvaltningens Nyanställningsundersökning (Undersökning som genomförs vid företagshälsovård innan avtal om anställning träffas) 39 kap 1-2 Tjänsterum 5 år Registreras i de fall då sekretess kan förekomma. Rekryteringstest - för den som anställs - för den som inte anställs Kommunledningsförvaltningens Personalakt/närarkiv Bevaras 2 år Sekretessbevis för anställd Personalakt/Närarkiv Bevaras Kommunledningsförvaltningens Utdrag ur belastningsregister Personalakt/Närarkiv Bevaras Kommunledningsförvaltningens Tjänstgöringsintyg/betyg Personalakt/Närarkiv Bevaras Kommunledningsförvaltningens Varsel till arbetstagarorganisation om upphörande av tidsbegränsad anställning Personalakt/Närarkiv 3 år

14 12 Arbetsmiljö/rehabilitering Register över arbetsskadeärende Tjänsterum Bevaras Skrivs ut 1 gång/år Olycksfall/tillbudsrapport Tjänsterum 2 år Rapport om när en personskada kunde ha inträffat. Underlag för systematiskt Arbetsskadeanmälan till Försäkringskassan (Kopia) arbetsmiljöarbete. 39 kap Personalakt/Närarkiv Bevaras Kommunledningsförvaltningens 1-2. Originalet bevaras hos FK. Slutet kuvert i personalakt. Skadeanmälan TFA/TFA-KL (Kopia) Personalakt/Närarkiv Bevaras Kommunledningsförvaltningens personalavd. Original bevaras hos AFA. Anmälan till avtalsgruppförsäkring (AGS) Tjänsterum 2 år Endast sida 2. Originalet bevaras hos AFA Utredningar rörande arbetssociala och psykosociala frågor samt rehabilitering på individnivå 39 kap 1-2 Tjänsterum Bevaras Vid pågående ärende förvaras akt inlåst hos ansvarig handläggare. Avslutat ärende överförs i slutet kuvert till personalakt med beaktande av sekretess. Avser utredningen en grupp/ett arbetslag förvaras ärendet inlåst hos respektive förvaltnings personalfunktion. Förteckning över skyddsombud Tjänsterum 2 år Kommunledn.förv.pers.avdelning. 2 år efter mandatperiodens slut. Policies/riktlinjer/handlingsplaner Kommunövergripande inom personal och arbetsmiljöområdena Polices beslutade av KF Ärendeakt, närarkiv D Bevaras Personalhandbok på intranätet Riktlinjer beslutade av KS, kommun- eller Ärendeakt, närarkiv D Bevaras Personalhandbok på intranätet personalchef Program och handlingsplaner beslutade av kommunstyrelsen, kommunchef eller personalchef Ärendeakt, närarkiv D Bevaras Personalhandbok på intranätet

15 13 Kollektivavtal Centrala kollektivavtal Tjänsterum Inakt Inaktualitet inträder då nytt avtal träffats Centrala pensionsavtal och reglementen Tjänsterum Inakt Inaktualitet inträder när sista medarbetaren som omfattats av avtalet avlidit och eventuell efterlevandepension slutbetalats. Lokala kollektivavtal (Kommunledningsförvaltningen tecknar lokala kollektivavtal) Närarkiv D Bevaras Två original upprättas varav parterna tar var sitt. Löneöversyn Underlag för löneöversyn Tjänsterum/server Inakt Kommunledningsförvaltningens Minnesanteckningar från uppstart löneöversyn alternativt protokoll från inledande löneöversynsförhandling. Närarkiv 10 år Kommunledningsförvaltningens Minnesanteckningar från avstämning och fastställande av löner efter löneöversyn alternativt protokoll från förhandling/avstämning med fastställande av nya löner. Facklig samverkan, förhandling Närarkiv 10 år Kommunledningsförvaltningens Handlingstyp Sekr. Förvaringsplats Reg Bevaras/ Lokala samverkansöverenskommelser Ärendeakt, närarkiv D Bevaras Protokoll med bilagor från samverkan på Ärendeakt, närarkiv D Bevaras förvaltningsnivå Kommunledningsförvaltning Protokoll från förvaltningarnas samverkansgrupper Ärendeakt, närarkiv D Bevaras Kommunledningsförvaltning Kommentar

16 14 Protokoll från förhandling enligt Ärendeakt, närarkiv D Bevaras medbestämmandelagen (MBL) Protokoll från förvaltningarnas samverkansgrupper Ärendeakt, närarkiv D Bevaras Minnesanteckningar från arbetsplatsträffar Tjänsterum 2 år Dokumentation av medarbetarsamtal Tjänsterum Inakt Förteckning över fackligt förtroendevalda Tjänsterum 2 år Kommunledningsförvaltningens. 2 år efter mandatperiodens slut. Tvister mm Lokal tvisteförhandling: Begäran om överläggning Ärendeakt, närarkiv D Bevaras Förhandlingsprotokoll Ärendeakt, närarkiv D Bevaras Ogiltigförklarande av uppsägning, underrättelse enligt LAS Personalakt, närarkiv Bevaras Kommunledningsförvaltningens Central tvisteförhandling: Förhandlingsprotokoll Ärendeakt, närarkiv D Bevaras Meddelande om att tvist nått central nivå Ärendeakt, närarkiv D Bevaras Stämning av och/eller mot kommunen Ärendeakt, närarkiv D Bevaras Överklagan av dom Ärendeakt, närarkiv D Bevaras Diarieförs på samma dnr som lokal tvisteförhandling. Hanteras av kommunledningsförvaltningen.

17 15 Disciplinpåföljd/varning Handlingstyp Sekr. Förvaringsplats Reg. Bevaras/ Övervägande om varning till anställd Inakt alternativt Bevaras Underrättelse till facket om övervägd varning Tjänsterum Inakt alternativt Bevaras Kommentar Förvaras i särskild ordning eller ärendeakt tills beslut fattats om skriftlig varning ska meddelas eller inte. Meddelas varningen överförs handlingen till personakt. Förvaras i särskild ordning eller ärendeakt tills beslut fattats om skriftlig varning ska meddelas eller inte. Meddelas varningen överförs handlingen till personakt. Skriftlig varning till anställd Personalakt,närarkiv Bevaras Kommunledningsförvaltningens Uppsägning Besked om uppsägning/avsked Personalakt,närarkiv Bevaras Kommunledningsförvaltningens Egen begäran om uppsägning Personalakt,närarkiv Bevaras Kommunledningsförvaltningens Varsel till Länsarbetsnämnd (ej personanknutet) Ärendeakt, närarkiv D Bevaras Turordningslistor Ärendeakt, närarkiv D Bevaras Varsel till arbetstagarorganisation (personanknutet) Personalakt, närarkiv Bevaras Kommunledningsförvaltningens Underrättelse om övervägd uppsägning av personliga skäl Personalakt, närarkiv Bevaras Kommunledningsförvaltningens

18 16 Löneadministration Lönegrundande underlag. Månadsrapport/tjänstgöringsuppgift Löneavdelningen 10 år Inkomna pappersunderlag Ledighetsansökningar Löneavdelningen 2 år Personec P/digitalt Arbetsgivarintyg Server/digitalt 5 år Skapas digitalt i lönesystemet. Original skrivs ut och skickas till arbetstagaren. Kopia sparas digitalt. Skatteuppgifter (jämkningsbeslut, begäran om Löneavdelningen 2 år skatteavdrag) Utmätnings- och införselbeslut Löneavdelningen 2 år Arvodeslistor (förtroendevalda politiker) Löneavdelningen 10 år Underlag för arvode uppdragstagare mm Löneavdelningen 10 år Underlag för arvode familjehem/kontaktpersoner 39 Kap Löneavdelningen 10 år 1-3 Anmälan om förlorad arbetsinkomst Löneavdelningen 10 år Intyg om förlorad arbetsinkomst Löneavdelningen Inakt Underlag för manuell lön Löneavdelningen 10 år Reseräkningar med bilagor Löneavdelningen 10 år Genomförda resor samt utlägg i samband med resor. Sjukförsäkran Personec P/digitalt 2 år Pappersunderlag för personal som inte rapporterar via Personec P självservice finns på löneavdelningen Läkarintyg (kopia av sidan 2) som styrker rätt till sjukledighet Löneavdelningen/sys 2 år För hantering av läkarintyg i samband med rehabiliteringsinsatser se avsnitt Arbetsmiljö/rehabilitering. Anmälningar till Försäkringskassan av sjukdomsfall Personec P/digitalt 2 år som fortsätter efter sjuklöneperiodens slut Beslut från Försäkringskassan om ersättning från första sjukdagen till arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro Löneavdelningen/sys 10 år Högriskskydd/särskilt högriskskydd för arbetstagare med omfattande sjukfrånvaro (AMOS).

19 17 Ansökningar om ersättning från Försäkringskassan för kostnader för arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro Löneavdelningen/sys 10 år AMOS Beslut om sjukersättning, tidsbegränsad sjukersättning mm Personalakt, KS arkiv Bevaras Kommunledningsförvaltningens Beslut om indragen sjukpenning Personalakt, KS arkiv Bevaras Kommunledningsförv. Avisering om adressändring Personec P/digitalt Vid inakt Löneavdelningen/Självservice Avisering och övriga handlingar rörande namnändring Personalakt Bevaras Kommunledningsförvaltningens Flextid Personec P/digitalt 2 år Underlag för hemvårdsbidrag, omkostnadsersättning, Löneavdelningen/sys 10 år utlägg mm Underlag för utbetalning av friskvårdspeng Löneavdelningen/sys 10 år Underlag för avdrag avseende: Löneavdelningen/sys 2 år - länskort - hem PC - kostavdrag - motorvärmare Övertid-/mertidsuppgifter Personec P/digitalt 10 år Pappersunderlag före 2003 finns på löneavdelningen Schema Personec P/digitalt 2 år Pappersunderlag finns på löneavdelningen Löneadministration sammanställningar och avstämningar av lönehändelser Handlingstyp Sek. Förvaringsplats Reg. Bevaras/ Kommentar Loggsammanställningar Personec P Servern/digitalt 10 år Redovisar genomförda transaktioner, inkl eventuella ändringar, vem som registrerat vad och när Sammanställningar över lönearter Personec P/digitalt Bevaras Kodbeskrivning till lönearterna (orsakerna) i vårt digitala lönesystem (Personec P). Pappersunderlag före 2003 finns på löneavdelningen

20 18 Lönesammanställningar/lönespecifikationer Personec P/digitalt Bevaras Pappersunderlag före 2003 finns i Stadsarkivet. Sammanställningar över beräkningar av retroaktiva löner Personec P/digitalt Får gallras vid inaktualitet om uppgifterna framgår av Avstämningar av ringa eller tillfällig betydelse för kontroll av transaktionsinformation Löneavdelningen/Serv er/sys lönesammanställningar/lönespecifikationer 2 månader Integrationer med externa intressenter för periodvisa rapporteringar, t ex Försäkringskassan avseende information vid sjukdom längre än 14 dagar. Uppgifter för skatteredovisning Löneavdelning/Server /sys 10 år Uppgifter som redovisar preliminär skatt, kontrolluppgifter, uppbördsspecifikationer mm. Script som sparas ner på speciellt ställe. Uppgifter som visar avvikelser i samband med löneberäkningar Sammanställningar för avisering om olika personal och lönehändelser Personec P/digitalt 2 år Fel och signallistor Löneavdelningen/sys Vid inakt T ex Pensionsavgångar eller slutdatum för tillfälligt anställda Övertids-/mertidsrapporter Personec P/digitalt 2 år Finns i Utdata Plus. Skickas varje månad till resp chef. Övriga sammanställningar och avstämningar avseende lönehändelser Personec P/digitalt Vid inakt Löneadministration - statistik Novemberstatistik till Sveriges Kommuner och Digitalt 2 år Skickas som fil. Landsting (SKL). Statistik till SCB Digitalt 2 år Skickas som fil. - lönestatistik - arbetsställenummer - sjukfrånvaro - med mera

21 19 Tillfälliga sammanställningar från Databasen Tjänsterum Vid inakt Underlag till styrkort Digitalt 2 år Skickas som fil PS Utdata (jämförelseunderlag för statistik) Digitalt 2 år Pension Handlingar i samband med pensionsutredningar Handläggare/sys Vid inakt Efter beslut om pension. Pensionsavgifter Personec P/digitalt 10 år Årsfil till KPA/Pensionsvalet Pensionsbrev Personalakt, KS arkiv Bevaras Kommunledningsförvaltningens Avgiftsbefrielse Personalakt, KS arkiv Bevaras Kommunledningsförvaltningens Underrättelse om pensions upphörande vid dödsfall Tjänsterum 2 år Anmälan om avliden arbetstagare till Tjänstegrupplivförsäkring för anställd Personalakt, KS arkiv Bevaras Kommunledningsförvaltningens Anmälan om avliden arbetstagare till Tjänsterum 2 år Tjänstegrupplivförsäkring för tidigare anställd Dödsfallsanmälan till Tjänstegrupplivförsäkringen för anställd Personalakt, KS arkiv Bevaras Kommunledningsförvaltningens Dödsfallsanmälan till Tjänstegrupplivförsäkringen för Tjänsterum 2 år tidigare anställd Löneväxling till pension Personalakt, KS arkiv Bevaras Kommunledningsförvaltningens Sammanställning över aktuella löneväxlingar Digitalt 2 år Skickas till KPA

22 20 Ekonomiavdelningen Generellt ska ekonomiavdelningens handlingar överlämnas till Stadsarkivet efter 2 år om inget annat anges. Alla räkenskaper för 0-år skall bevaras. Datasystem som ägs av ekonomiavdelningen Devis-X ekonomisystem Economa budget/prognos FTB Faktura till betalning (Leverantörsreskontra) Visma Tendsign upphandlingsverktyg och avtalsdatabas (inköpsenheten) Datasystem som ägs av andra förvaltningar, men används av ekonomiavdelningen (Kundreskontra) Maximilia Äldreomsorgsprogram Booking - Fritidsprogram Ecos - Miljöprogram HUSAR - Hyresprogram Future Vatten/avlopp, renhållning och sophämtningsprogram (konsumtionsavgifter) VIVA IFO/omsorgsprogram Pro Capita Barnomsorg och Musikskoleavgifter Kommungemensamma ekonomihandlingar Förteckning av beslutsattestanter Resp nämndprotokoll D Bevaras Resp. nämnd skickar kopia till ekonomiavd, ek.adv. gallrar kopiorna vid inaktualitet. AMS-bidrag (original) till skattekontot som ej är Närarkiv 10 år Hanteras av ekonomiavdelningen verifikation Internbudget, gäller förvaltning Se kommentar D Bevaras Arkiveras genom resp nämnds protokoll Inventarieförteckning, gäller förvaltningar Tjänsterum Vid inakt Inträder vid uppdatering Investeringsredovisning (igångsättningstillstånd och Närarkiv 5 år Hanteras av ekonomiavdelningen slutredovisning) Internkontrollplaner Se kommentar D Bevaras Arkiveras genom resp nämnds protokoll

23 21 Inköpskort Visa B card ansökan o kvittens av kort Närarkiv Vid inakt Hanteras av ekonomiavdelningen Kvittensblock Närarkiv 2 år Hanteras av ekonomiavdelningen Kassahantering Underlag som finns ute på olika förvaltningar som ej inlämnas till kassan t ex kassarullar från kassaapparat, kortläsare mm Se kommentar 2 år Gäller berörda nämnder och förvaras enl gällande rutiner inom resp nämnd Månadsprognoser, gäller förvaltning Se kommentar D Bevaras Arkiveras genom resp nämnds protokoll Radio/TV-avgifter för kommunen Tjänsterum 2 år Hanteras av ekonomiavdelningen Rekvisitioner - Lämnas vid inköp, inget krav på arkivex Rekvisitionsblock använda (kopior) Se kommentar 2 år Hanteras av resp förvaltning Semesterlöneskuldlistor per person Tjänsterum Vid inakt Hanteras av ekonomiavdelningen Ekonomihandlingar - kommunledningsförvaltningens ekonomiavdelning Anläggningsregister Digitalt DevisX Bevaras Utskrift - bilaga till bokslut Stadsarkiv Kontoplan (förteckning över internredovisnings- Närarkiv Bevaras begrepp) samt beskrivning av redovisningens uppbyggnad Redovisning SCB, räkenskapssammandrag Tjänsterum Vid inakt Sambox kopior Tjänsterum 2 år Redovisning av deponi av dagskassor (t ex från, Museét och Turistbyrån m fl) Skatteredovisning (skattekontot) Närarkiv 10 år Arbetsgivaravgifter, Löneskatt, Moms mm

24 22 Taxor och avgifter inkl Taxekatalog sammanställning av alla kommunens taxor och avgifter Övergripande reglementen och policys för t ex ekonomisk förvaltning, budgetprocessen, attestreglemente, fodringsbevakning, räkenskapsinformation, reglementen för redovisning, internkontroll, ekonomiska transaktioner samt för finansiering Se kommentar D Bevaras Arkiveras genom KS/KF nämndprotokoll. Se kommentar D Bevaras Arkiveras genom KS/KF nämndprotokoll Budgethandlingar Budget original, slutprodukt Se kommentar D Bevaras Sammanställd budget för hela kommunen Arkiveras genom KS/KF nämndprotokoll Budget, underlag registrering ekonomisystem Tjänsterum Bevaras Hanteras av ekonomiavdelningen Månadsredovisning för hela kommunen Se kommentar D Bevaras Arkiveras genom KS/KF nämndprotokoll Års- och delårsbokslut Bokslutshandlingar med specifikationer Se kommentar D Bevaras Resultat- och balansräkning samt kassaflödesanalys med tillhörande noter och upprättade specifikationer, bilagor Arkiveras genom KS/KF nämndprotokoll

25 23 Händelser i ekonomisystem Autogiro, Bankgirolistor Närarkiv 2 år Avser de listor som inte är verifikat Autogiro, överföring till Bg (verifikat) Närarkiv 13 år Autogiromedgivanden Tjänsterum Vid inakt Återlämnas när inte medgivandet längre gäller Avstämningslistor över integrerade poster avs intäkter och utgifter Tjänsterum 2 år Avstämningslistor felhantering/råbalans Digitalt DevisX 10 år Utskrift till stadsarkiv Bokföringsunderlag, verifikat -bokföringsorder Grundverifikat; internräkningar Tjänsterum innevarande år, därefter närarkiv 13 år Beordrade betalningsuppdrag (listor) Tjänsterum 13 år innevarande år, därefter närarkiv EDI-avtal (de avtal som upprättas mellan kommunen Tjänsterum Vid inakt Sparas så länge avtalet gäller och resp leverantör vid elektronisk fakturering) Handböcker för ekonomisystem (finns på intranätet) Digitalt Vid inakt Datasystem: Devis-X och FTB Kassahantering handkassa verifikationer Tjänsterum innevarande år, därefter närarkiv 13 år Interndebitering, A-prisrutin Tjänsterum 10 år innevarande år, därefter närarkiv Internkontrollrapporter Se kommentar D Bevaras Arkiveras genom KS/KF nämndprotokoll

26 24 Kundreskontra - Debiteringslistor fakturor I resp databas/server Manuella underlag i närarkiv 13 år Filer från datasystemen: Booking, Ecos, HUSAR, Future, Maximilia, VIVA, Pro Capita skickas till Devis-X Kontoutdrag bank (verifikat) Tjänsterum innevarande år, därefter närarkiv 13 år Krav för konsumtionsavgifter: -Inkassokrav -Erinran efter krav -Avstängningar (va-avgifter) Krav för övriga avgifter: -Betalningspåminnelser -Inkassokrav Datasystem: Future Digitalt Datasystem: Devis-X Digitalt 2 år 2 år Leverantörsreskontra - Grundverifikat; leverantörsfaktura, utanordning Närarkiv Digitalt Scannas in i FTB Transaktionslista (utbetalningslista från försystem), annan utbetalningshandling Tjänsterum Vid inakt Systemdokumentation Digitalt Bevaras Devis-X, FTB, Budget/prognos Upplägg av ny Devis-X och FTB användare Tjänsterum 10 år 13 år Följesedlar bifogas leverantörsfaktura om den ej är komplett, övriga gallras vid inakt.

27 25 Värdepapper, lån mm Handlingstyp Sekr. Förvaringsplats Reg. Bevaras/ Deklarationer Ärendeakt D Bevaras Kommentar Förteckning över värdepapper Kassaskåp i närarkiv Bevaras Låneakter -upplåningsbesked -lösta lån -amorteringsplan -bevakningslistor Kassaskåp i närarkiv Mervärdesskattsdeklaration Ärendeakt 6 år Bevaras Vid inakt Vid inakt Vid inakt vid slutbetalning av lån vid slutbetalning av lån vid slutbetalning av lån Pantbrev -egna Kassaskåp i närarkiv D Bevaras -utlämnade lån Se kommentar Placeringar Kassaskåp i närarkiv Bevaras -placeringsbesked Se -övriga underlag kommentar Värdehandlingar Närarkiv Se kommentar Reverser/skuldebrev Kassaskåp i närarkiv Se kommentar Återlämnas vid slutbetalning av lån vid placeringens slut Innehåller andelar, bostadsrättsbevis, grundfondsmedel, aktier, obligationer, inteckningar samt garantiförbinder. Sparas så länge kommunen har innehavet eller handlingen gäller Återlämnas vid slutbetalning av lån

28 26 Försäkringar Gäller sakförsäkringar t ex försäkringar för fartyg, egendom, allrisk, arbetsområde, skog, utställning, följdskador, ansvar, konsultansvar, miljöansvar, förmögenhetsbrott, rättskydd vid miljöbrott, datorer, maskiner, hem, olycksfall, tjänsteresor samt fordon. Skaderapporter/Polisrapporter Tjänsterum 2 år Incident- och skaderapporter som ej blir ett försäkringsärende. Försäkringsärenden Närarkiv 10 år Skador som blir ett försäkringsärende Sparas i 10 år efter försäkringens utgång, om inte oavslutat försäkringsfall finns. Skaderedovisning (årlig sammanställning) Statistik Närarkiv 10 år Försäkringsbrev/Premier/Avtal/Villkor för gällande försäkringar (årsvis) Närarkiv 10 år Register över oregistrerade fordon Närarkiv 10 år Egendomsregister Närarkiv 10 år Årsredovisning/Riskhanteringsberättelse Ärendeakt D Bevaras Avtal försäkringsmäklare Ärendeakt D Bevaras Nämnd- eller stiftelses förvaltning av fonder och stiftelser Handlingstyp Sekr. Förvaringsplats Reg. Bevaras/ Ansökan om medel inkl ev bilagor 21 kap Tjänsterum 10 år 1 innevarande år, därefter närarkiv Beslut om utdelning ur fond - - D Bevaras Kommentar Deklarationer år

29 27 Korrespondens med tillsynsmyndigheten år (Länsstyrelsen) Korrespondens med Skatteverket år Protokoll år Sammanställning över disponibla medel år Stadgar - - D Bevaras Stiftelseurkund - - D Bevaras Testamenten - - D Bevaras Verifikationer (löpande redovisning) år Årsbokslut Redovisning, resultaträkning, balansräkning, förvaltningsberättelse, revisionsberättelse - - D Bevaras

30 28 Upphandlingsärenden Respektive nämnd/förvaltning är arkivansvarig för handlingar utom i de fall annat uttryckligen anges i kommentarkolumnen. Under avtalstiden förvaras upphandlingsärendet hos respektive nämnd/förvaltning (enligt anvisad förvaringsplats). Därefter överförs de handlingar som ska besvaras (enligt dokumenthanteringsplanen) till Stadsarkivet. Anvisningar för bevarande/gallring Bevaras/ A: Upphandlingar av varor/tjänster till egen verksamhet som saknar långsiktigt bevarandevärde (ej verksamhetskritiska varor/tjänster) Upphandlingar av verksamheter (oavsett driftsform) rörande stödfunktioner (ej centrala verksamheter, kärnåtaganden) Upphandlingar av byggande/drift och underhåll som saknar långsiktigt bevarandevärde Bevaras/ B: Upphandlingar av verksamhetskritiska varor/tjänster till egen verksamhet Upphandlingar av verksamheter (oavsett driftsform) med långsiktigt bevarandevärde, såsom centrala verksamheter, kärnåtaganden Upphandlingar i ny- och ombyggnadsprojekt som leder till en påtaglig exteriör eller interiör förändring eller som av annan anledning har avsevärd betydelse för stadsbilden. Upphandlingar rörande konstnärlig utsmyckning Infrastruktur Gallringsfrist 10 år avser tio hela kalenderår efter avtalstidens utgång. Vid entreprenadavtal gäller 10 år efter slutbesiktning. Preskriptions och garantitider kan dock förlänga fristen. Gallringsfrist 2 år avser två hela kalenderår efter det att avtal slutits, om inte annat anges. Sekretess Absolut sekretess råder fram till tilldelningsbeslut tillkännages, (19 kap. 3 andra stycket OSL). Efter att den absoluta sekretessen upphört prövas utlämnande av allmän handling. Sekretess kan gälla till skydd för det allmännas ekonomiska intresse (19 kap. 3 första stycket första meningen OSL) eller till skydd för enskildas ekonomiska intresse (31 kap. 16 första stycket OSL).

31 29 Handlingstyp Sekr. Förvaringsplats Reg. Bevaras/ A Initiering av upphandlingsärende Anskaffningsbeslut/investeringsbeslut/beställning av upphandlingsuppdrag samt protokollsutdrag i förekommande fall Bevaras/ B Kommentar Arkivskåp/Närarkiv D 10 år Bevaras Se Anvisningar för bevarande/gallring. Förvaras hos ansvarig Underlag för beslut/tjänsteutlåtande i förekommande fall Arkivskåp/Närarkiv D 10 år Bevaras Förvaras hos ansvarig Förhandsannonsering (enligt LOU/LUF kap 7) Arkivskåp/Närarkiv D 2 år/4 år 2 år/4 år 2 år avser LOU. 4 år avser LUF. Förvaras hos ansvarig Fullmakt att medverka i samordnade upphandlingar Arkivskåp/Närarkiv D 10 år Bevaras Förvaras hos ansvarig Framtagning av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag (bl a kravspecifikation, avtalsvillkor, branschvillkor/-bestämmelser) Arkivskåp/Närarkiv D 10 år Bevaras Förvaras hos ansvarig Annonsunderlag via upphandlingsdatabas/-tidskrift Arkivskåp/Närarkiv R 2 år/4 år 2 år/4 år 2 år avser LOU. 4 år avser LUF. Kopia från upphandlingsdatabas/- tidskrift förvaras hos ansvarig Bekräftelse på avsändningsdatum för annonsunderlag Arkivskåp/Närarkiv R 2 år/4 år 2 år/4 år 2 år avser LOU. 4 år avser LUF. Kopia från upphandlingsdatabas förvaras hos ansvarig Vid urvalsupphandling, selektiv upphandling, förhandlad upphandling samt konkurrenspräglad dialog Ansökningar/intresseanmälningar om att få inkomma med anbud - utvalda anbudsgivare Arkivskåp/Närarkiv D 2 år/4 år 10 år 2 år avser LOU. 4 år avser LUF. Förvaras hos ansvarig

32 30 Ansökningar/intresseanmälningar om att få inkomma med anbud - ej utvalda anbudsgivare Arkivskåp/Närarkiv D 2 år/4 år 2 år/4 år 2 år avser LOU. 4 år avser LUF. Förvaras hos ansvarig Meddelande till utvalda anbudsgivare Arkivskåp/Närarkiv D 2 år/4 år 10 år 2 år avser LOU. 4 år avser LUF. Förvaras hos ansvarig Meddelande till ej utvalda anbudsgivare Arkivskåp/Närarkiv D 2 år/4 år 2 år/4 år 2 år avser LOU. 4 år avser LUF. Förvaras hos ansvarig Utvärderingsprotokoll/sammanställning över inkomna anbudsansökningar Arkivskåp/Närarkiv D 2 år/4 år 10 år 2 år avser LOU. 4 år avser LUF. Förvaras hos ansvarig Anbudstiden Anbud, antagna Arkivskåp/Närarkiv D 10 år Bevaras Förvaras hos ansvarig Anbud, ej antagna Arkivskåp/Närarkiv D 2 år/4 år 2 år/4 år 2 år avser LOU. 4 år avser LUF. Förvaras hos ansvarig För sent inkomna anbud Arkivskåp/Närarkiv D 2 år/4 år 2 år/4 år 2 år avser LOU. 4 år avser LUF. Förvaras hos ansvarig Tävlingsbidrag, antagna Arkivskåp/Närarkiv D 10 år Bevaras Förvaras hos ansvarig Anbudsöppningsprotokoll Arkivskåp/Närarkiv D 10 år Bevaras Förvaras hos ansvarig Anbudsdiarium Arkivskåp/Närarkiv D 10 år Bevaras Förvaras hos ansvarig Avböjanden att delta i upphandlingen Arkivskåp/Närarkiv D 2 år/4 år 2 år/4 år 2 år avser LOU. 4 år avser LUF. Förvaras hos ansvarig Broschyrer som ingår i antagna anbud, innehållande sakuppgifter Broschyrer som ingår i ej antagna anbud, innehållande sakuppgifter Arkivskåp/Närarkiv 10 år Bevaras Förvaras hos ansvarig Arkivskåp/Närarkiv 2 år/4 år 2 år/4 år 2 år avser LOU. 4 år avser LUF. Förvaras hos ansvarig

33 31 Broschyrer som ingår i anbud, ej innehållande sakuppgifter Vid inakt. Vid inakt. Kan gallras efter att upphandlingen avslutats. Kompletteringar och förtydliganden Arkivskåp/Närarkiv R 10 år Bevaras Förvaras hos ansvarig av förfrågningsunderlag samt förfrågningar från anbudsgivarna Svar till anbudsgivarna på förfrågningar Arkivskåp/Närarkiv R 10 år Bevaras Förvaras hos ansvarig Kuvert/emballage som innehållit inkomna anbud Vid inakt. Vid inakt. Kan gallras efter att upphandlingen avslutats. Sändlista Arkivskåp/Närarkiv R 2 år/4 år 2 år/4 år 2 år avser LOU. 4 år avser LUF. Förvaras hos ansvarig Anbudsprövning och utvärdering Begäran om kompletteringar och förtydliganden Arkivskåp/Närarkiv D 10 år Bevaras Gäller inkomna anbud. Förvaras hos ansvarig Svar på begärda förtydliganden, kompletteringar Arkivskåp/Närarkiv D 10 år Bevaras Förvaras hos ansvarig antagna anbud Svar på begärda förtydliganden, kompletteringar ej antagna anbud Arkivskåp/Närarkiv D 2 år/4 år 2 år/4 år 2 år avser LOU. 4 år avser LUF. Förvaras hos ansvarig Minnesanteckningar från kontakter med referenser Arkivskåp/Närarkiv D 10 år Bevaras Förvaras hos ansvarig samt skriftliga referenssvar antagna anbud Minnesanteckningar från kontakter med referenser samt skriftliga referenssvar ej antagna anbud Arkivskåp/Närarkiv D 2 år/4 år 2 år/4 år 2 år avser LOU. 4 år avser LUF. Förvaras hos ansvarig Dokumentation från prov/tester, muntlig presentation Arkivskåp/Närarkiv R 2 år/4 år 2 år/4 år 2 år avser LOU. 4 år avser LUF. Förvaras hos ansvarig Tjänsteanteckningar från kontakter med leverantörer och konsulter Arkivskåp/Närarkiv R 2 år/4 år 2 år/4 år 2 år avser LOU. 4 år avser LUF. Förvaras hos ansvarig Protokoll från förhandlingar med anbudsgivare Arkivskåp/Närarkiv D 10 år Bevaras Vid förenklad eller urvalsupphandling. Förvaras hos ansvarig Protokoll från MBL-förhandlingar Arkivskåp/Närarkiv D 10 år Bevaras Förvaras hos ansvarig

34 32 Skatte- och registreringskontroll av anbudsgivare Arkivskåp/Närarkiv D 2 år/4 år 10 år 2 år avser LOU. 4 år avser LUF. Förvaras hos ansvarig Kreditupplysningar, kontroll av anbudsgivare Arkivskåp/Närarkiv D 2 år/4 år 10 år 2 år avser LOU. 4 år avser LUF. Förvaras hos ansvarig Utvärderingsprotokoll Arkivskåp/Närarkiv D 10 år Bevaras Sammanställning över kvalificering av anbudsgivare och utvärdering av anbud. Förvaras hos ansvarig Beslut och avtalstecknande Upphandlingsrapport/tilldelningsbeslut Arkivskåp/Närarkiv D 10 år Bevaras Förvaras hos ansvarig Avtal/beställning vid objektsupphandling med bilagor Arkivskåp/Närarkiv D 10 år Bevaras Förvaras hos ansvarig Efterannonsering Arkivskåp/Närarkiv D 10 år Bevaras Över tröskelvärdena till EUkommissionen. Förvaras hos ansvarig Underrättelse om avbruten upphandling (med tillhörande handlingar) Arkivskåp/Närarkiv D 10 år Bevaras Förvaras hos ansvarig Efter upphandlingen (merparten av handlingar omfattas inte av generellt gallringsbeslut) Avrop/beställning mot ramavtal Tjänsterum R 2 år Sparas i 2 år efter att avtalet upphört att gälla hos ansvarig Förnyad konkurrensutsättning Arkivskåp/Närarkiv D 2 år Förvaras hos ansvarig Anmälan till ramavtal (tecknade genom nationella inköpscentraler) Arkivskåp/Närarkiv R 2 år Förvaras hos ansvarig Leveransgodkännande Tjänsterum R 2 år Förvaras hos ansvarig Överprövnings- och överklagandeärenden Arkivskåp/Närarkiv D Bevaras Bevaras Förvaras hos ansvarig

35 33 Direktupphandling (förfrågan, anbud, beslut och beställning) vars värde överstiger kr Avtalsuppföljning Tjänsterum R Vid inakt. Arkivskåp/Närarkiv D 10 år Bevaras Dokumentationsplikt. Dokumentation vid direktupphandling förvaras hos ansvarig Kopia på dokumentationen skickas till inköpsenheten. Vid inakt. Årssammanställning bevaras. Projektdokumentation Följande definition används för projekt inom Kristinehamns kommun: Ett projekt ska innehålla tydliga mål, vara tidsbegränsat och vara en aktivitet utöver den ordinarie verksamheten. Projektdokumentationen innehåller i första hand handlingar i original. I vissa fall förvaras original på annat ställe. Det kan t ex vara aktuellt vid avtal. I sådana fall ska en kopia av handlingen läggas i den diarieförda projektakten. Syftet med det är att man tydligt ska kunna följa projektet i sin helhet. Projektbeställaren ansvarar för hanteringen av handlingarna. Det praktiska arbetet med handlingarna kan med fördel delegeras till projektledaren. Detta ska då framgå i projektbeställningen. Projektdokumentation har ett värde även efter att projektet har avslutats. Ibland behöver handläggare återkoppla till avslutade projekt, dessutom kan det finnas unika överväganden och beslut som kan bli av intresse för forskningen. Projekthandlingarna skall arkiveras direkt efter att projektet avslutats. Aktivitetsplan Se kommentar D Bevaras Förvaras hos resp förvaltning/nämnd Ansökan om projekt Se kommentar D Bevaras Förvaras hos resp förvaltning/nämnd Avtal/kontrakt Se kommentar D Bevaras Förvaras hos resp förvaltning/nämnd Beslut i nämnd Se kommentar D Bevaras Förvaras hos resp förvaltning/nämnd

36 34 Beslut om antagande i projekt Se kommentar D Bevaras Förvaras hos resp förvaltning/nämnd Förstudiebeställning Se kommentar D Bevaras Förvaras hos resp förvaltning/nämnd Mötesanteckningar Se kommentar D Vid inakt Inträder senast vid slutrapportering Mötesprotokoll (ej styrgruppsmöte) t ex Se kommentar D Bevaras Förvaras hos rep förvaltning/nämnd Avstämningsmöte Mellan projektbeställare o projektledare Verksamhetsbeslutsmöten Mellan projektbeställare o projektledare Överlämningsmöte Mellan projektbeställare o projektledare Avslutsmöte Mellan projektbeställare o projektledare Mötesprotokoll, styrgruppsmöten Se kommentar D Bevaras Förvaras hos resp förvaltning/nämnd Projektbeställning Se kommentar D Bevaras Förvaras hos resp förvaltning/nämnd Projektdokumentation i övrigt t ex anteckningar av Se kommentar D Vid inakt Inträder senast vid slutrapportering tillfällig betydelse, adresslistor mm Projektspecifikation Se kommentar D Bevaras Förvaras hos resp förvaltning/nämnd Resurskontrakt Se kommentar D Bevaras Förvaras hos resp förvaltning/nämnd Slutrapport beskrivning av projektgenomförandet Se kommentar D Bevaras Förvaras hos resp förvaltning/nämnd Slutredovisning, ekonomisk Se kommentar D Bevaras Förvaras hos resp förvaltning/nämnd Utvärdering av internt arbete genomförd av extern part Se kommentar D Bevaras Förvaras hos resp förvaltning/nämnd

37 35 EU-projekt Handlingstyp Sekr. Förvaringsplats Reg. Bevaras/ Grupp 1: Den övergripande bindande dokumentationen Akt i närarkiv D Bevaras Ansökan om projektmedel Ansökan om utbetalning Fördjupad projektbeskrivning Beslut från fonden eller programmet Rapporter t.ex. lägesrapport, slutrapport Medfinansieringsintyg Revisionsintyg Avtal Handlingstyp Sekr. Förvaringsplats Reg. Bevaras/ Grupp 2: Allmän information av relevans, och som är lätt att få tag på någon annanstans Föreskrifter och regler Information från myndigheter etc. Grupp 3: Arbetsmaterial som behövs endast för projektets genomförande Budget med kalkyler och beräkningsunderlag Arbetsplaner Korrespondens med partners Korrespondens med finansiärer Personalens tidredovisning - av projektägaren anställd personal som arbetar i projektet - bidrag i annat än pengar i form av arbetsinsatser Tjänsterum Tjänsterum/ vid avslut akt i närarkiv D D vid inakt. Bevaras Bevaras Kommentar Kommentar Strukturfonder programperiod till 31 december 2020 Övriga fonder fem år efter sista utbetalning Grupp 4: Kopior ur t.ex. den ekonomiska redovisningen original finns i huvudmannens arkiv) Fakturakopior Tjänsterum Se kommentar Strukturfonder programperiod till 31 december 2020 Övriga fonder fem år efter sista utbetalning

38 36 Dokumentation av betalningar Utdrag ur räkenskaperna Upphandlingsärenden Utdrag ur lönelista Kopior av kvitton och boardingcards Underlag som visar att kostnader uppkommit på affärsmässiga villkor Grupp 5: Tjänsterum Strukturfonder programperiod Dokumentation kring varje aktivitet till 31 december 2020 Dokumentation från arrangemang Övriga fonder fem år efter sista Anmälningsblanketter utbetalning Annonser Deltagarlistor Närvarolistor Program Hemsidor Fotografier från arrangemang Deltagares prov/examen Examensresultat

39 Kommunledningsförvaltningen Eva Sjöström Reviderad Datum Referens Sida 1(4) Arkivbeskrivning Kristinehamns kommun, kommunstyrelsen KORT HISTORIK Magistraten kallades stadens högsta styrelse från medeltiden till 1862, Ordförande i magistraten var stadens borgmästare, de övriga medlemmarna var rådmännen. Dessa äldre handlingar förvaras på landsarkivet, Värmlandsarkiv i Karlstad Den nya kommunallag som träder i kraft 1863 föreskriver att ett stadsfullmäktige bör inrättas då stadens innevånarantal överstiger Efter kommunalreformen 1862 överfördes flera av magistratens uppgifter till stadsfullmäktige och dess förvaltningsorgan. Kristinehamns stadsfullmäktige som då är högsta beslutande organ, har sitt första möte 18 mars Stadsfullmäktiges handlingar i Kristinehamn finns inbundna från Byter sedan namn till kommunfullmäktige och handlingar finns Drätselkammaren inrättades 1859 för att förvalta stadens fasta och lösa egendom, gator, vägar, broar samt stadens finanser, drätselkammaren blev kommunstyrelsen vid kommunsammanslagningen Kommunfullmäktige kallas kommunens högsta beslutande organ efter I stadsarkivet förvaras - Drätselkontorets protokoll från Stadsfullmäktiges protokoll Kommunfullmäktiges protokoll Fram till 1978 var bilagorna inbundna i protokollen infördes separata diarier för inkomna och utgående handlingar. Kommunsammanslagningar Januari 1950 införlivades Varnums socken med Kristinehamns stad (Enligt Kungl Maj:t beslut 24 mars 1950). Vid kommunsammanslagningen januari 1971 tillkom Visnums kommun, i den ingick Rudskoga som varit egen kommun , Björneborg som var municipalsamhälle , Visnums Kil Vid samma tidpunkt tillkom Södra Råda. Och vid kommunsammanslagningen 1971 överfördes Södra Råda till Gullspång och dess handlingar förvaras i Hova. Handlingar från de upphörda kommunerna förvaras i stadsarkivet. E-post Organisationsnr KRISTINEHAMNS KOMMUN kommunen@kristinehamn.se Postadress Besöksadress Telefon Fax Bankgiro PlusGiro 1. Kommunledningsförvaltningen Uroxen vx Kristinehamn Kungsgatan 30