Förvaringsplats i verksamheten. Papper/digitala format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende. Mellanarkivet. Vid Hos respektive

Transkript

1 Kommunstyrelsen Handlingsslag Medium Registreras Allmänna handlingar i ärenden som kräver beslut av KS/KF Allmänna handlingar i ärenden som inte kräver beslut av KS/KF Bevarande/ Gallring slutarkivering Kommentar format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende Allmänna handlingar av betydelse för (Inkomna/utgående) format Public 360 Gallras efter 5 år Mellanarkivet plan 1 Diarieförs som "Fristående" dokument i Public 360 Allmänna handlingar av ringa betydelse för (Inkomna/utgående) Anbud, antagna (upphandling) Anbud/Offerter ej antagna (upphandling) format format format Vid Hos respektive inaktualitet anställd Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende Gallras efter 6 år Arkivskåp/gemens am mapp på G: Anbudsbegäran/Anbudsförfr ågan/förfrågningsunderlag (upphandling) Anonyma inkomna handlingar format format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende Bevaras Arkivskåp (pärm) 2 år Digitala handlingar skrivs ut på papper. Avrop Avtal format format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende

2 Kommunstyrelsen Handlingsslag Medium Registreras Bevarande/ Gallring slutarkivering Kommentar Begäran om allmän handling format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende. Handlingar innehållande sekretess måste diarieföras. Besvärshänvisning Cirkulär (externa organisationer) Delegationsbeslut Enkäter format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende Papper/digit alt i Gallras vid verksamhete inaktualitet n format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Enkäter av betydelse för diarieförs som ett eget ärende. Mindre enkäter diarieförs som fristående dokument och gallras således efter 5 år. I väntan på e arkiv förvaras fotografier mappar på stadens lagringsyta Fotografier Digitala format Bevaras På server Ja Klagomål format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende Gallras vid Kursinbjudningar format inaktualitet Hos handläggare

3 Kommunstyrelsen Handlingsslag Medium Registreras Projekthandlingar Reklam Bevarande/ Gallring format Public 360 Bevaras Akt i arkivskåp 2 år Gallras vid format inaktualitet Hos medarbetare slutarkivering Kommentar Se separat dokumenthanteringsplan för projekt (ingår i stadens projektmall) Röstmeddelanden (inkomna och utgående) av betydelse för Ljudfil i medarbetares telefon Ja i relevant verksamhetssys tem Bevaras Arkivskåp Med ärende Avskrift görs av röstmeddelande (papper och digitalt) och registreras i verksamhetssystem. Röstmeddelanden (inkomna och utgående) av ringa betydelse för Skyddsrondsprotokoll Ljudfil i medarbetares telefon Gallras vid inaktualitet I medarbetares telefon format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende SMS/MMS (inkomna och utgående) av betydelse för I medarbetares telefon Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende. Avskrift av meddelandet görs till hållbart format och registreras därefter i verksamhetssystem. SMS/MMS (inkomna och utgående) av ringa betydelse för Systemdokumentation Digitalt i medarbetares telefon Gallras vid inaktualitet Medarbetares telefon format Bevaras Arkivskåp Ja Ska finnas för alla verksamhetssystem som avdelningen använder.

4 Kommunstyrelsen Handlingsslag Medium Registreras Bevarande/ Gallring slutarkivering Kommentar Gallras vid Hos respektive Tidningar och tidskrifter format inaktualitet medarbetare Tilldelningsbeslut Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende (upphandling) format Underrättelse om att anbud Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende antagits/ej antagits format (upphandling) Uppdragsbeställning som frångår avrop där inte ramavtal finns format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende

5 Kommunsekretariat och arkiv Handlingsslag Medium Registreras Bevarande/Gallring Anslag (nämnd och Gallras vid utskott) Papper inaktualitet Anslagstavla i receptionen slutarkivering Kommentar Ansökningshandlingarna lyder Ansökningshandlingar till donationsfonder Papper Bevaras Akt i arkivskåp 2 år under stiftelselagen och bevaras i sin helhet i forskningssyfte Arkivbeskrivning format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende Arkivförteckning Digitalt Visual Archive Bevaras I Visual Archive Ja Avsägelser (från förtroendevalda) format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende Frågor (ställda vid kommunfullmäktiges sammanträde) format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört samlingsärende Fullmakt för postöppning Papper Vid inaktualitet Arkivskåp Äldre version gallras då uppdatering av fullmakten sker Föredragningslista format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med kallelse/protokoll Förtroendevalda register Digitala format Troman Bevaras I Troman Efter varje mandatperiod Förteckning tas ut ur systemet efter varje mandat period Inspelningar av kommunfullmäktiges sammanträden Digitala format Bevaras På server Ja Interpellationer Kallelser (till nämnd, utskott, kommittéer och råd) Ledamotsinitiativ AVI format med sikte på digitalt långtidsbevarande. Förvaras på server i väntan på e arkiv format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med protokoll/ Med diariefört ärende format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende

6 Kommunsekretariat och arkiv Handlingsslag Medium Registreras Bevarande/Gallring slutarkivering Kommentar Medborgarförslag format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende Minnesanteckningar Stadsdirektörens ledningsgrupp (SLG) Digitala format Bevaras Minnesanteckningar Stadsledningskontorets ledningsgrupp (SLK) Digitala format Bevaras Minnesanteckningar Gruppledaröverläggninga r (GLÖ) Digitala format Bevaras Minnesanteckningar Koncerngemensam ledningsgrupp (KLG) Digitala format Bevaras Motioner I digital akt hos stadsdirektörens sekreterare 5 år Bevaras i forskningssyfte I digital akt hos stadsdirektörens sekreterare I digital akt hos avdelningschef för kommunsekretariat och arkiv Digital akt hos stadsdirektörens sekreterare 5 år 5 år Skrivs ut på papper och levereras till arkivmyndigheten efter 5 år för arkivering. Bevaras i forskningssyfte Skrivs ut på papper och lämnas till arkivmyndigheten efter 5 år för arkivering. Bevaras i forskningssyfte Skrivs ut på papper och lämnas till arkivmyndigheten efter 5 år för arkivering. Bevaras i forskningssyfte 5 år format Public 360 Bevaras Akt i arkivskåp 2 år Med diariefört ärende Protokoll (nämnds, utskotts,kommitté och rådsprotokoll) format Public 360 Bevaras Akt i arkivskåp 2 år I samband med Reversal Papper Bevaras Centralarkiv arkivleverans Remisser För KS/KF: I pärm till protokoll, kallelse och föredragningslisa binds in. För övriga: Med diariefört samlingsärende per år format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende

7 Kommunsekretariat och arkiv slutarkivering Handlingsslag Medium Registreras Bevarande/Gallring Kommentar Bevaras med protokollet. Kopia av yttrandet läggs med protokollsutdrag i respektive Skriftliga reservationer format Public 360 Bevaras Arkivskåp Ja diariefört ärende. Med diariefört ärende. Styrande dokument läggs också upp i webbdiariet men arkiveras ej Styrande dokument format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år därifrån. Bevaras med protokollet. Kopia av yttrandet läggs med protokollsutdrag i respektive Särskilda yttranden format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år diariefört ärende. Synpunkter format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende. Yrkanden format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende. Årsredovisningar format Public 360 Bevaras Akt i arkivskåp 2 år Med diariefört ärende.

8 Ekonomi och kvalitetsutveckling Handlingsslag Medium Registreras Bevarande/G allring Autogiromedgivanden och avslutade Papper nej 10 år Närarkiv och mellanarkiv slutarkivering nej Kommentar Avslutade gallaras efter 2 år Avstämningar under året betalningsjournaler Papper,digitalt nej 10 år I pärm och i ekonomisystemet nej Avstämning av konton Papper,digitalt nej 10 år Närarkiv och mellanarkiv nej Beslutsattester Papper nej 10 år Närarkiv och mellanarkiv nej Avser kopior Bokföringsordrar, budgetverifikationer Digitalt nej 10 år I ekonomisystemet nej Årsredovisning, T1, T2, Budget Papper, digitalt i 360 nej Bevaras I kansliets aktskåp Med diarieförda ärenden Bokslutsbilagor Papper nej Bevaras Närarkiv och mellanarkiv nej Borgensförbindelser Papper, digitalt i 360 ja Bevaras Närarkiv och mellanarkiv nej Deklarationer Papper nej 10 år Närarkiv och mellanarkiv nej Filinläsningar och avstämningar Papper, digitalt i 360 nej 10 år Närarkiv och mellanarkiv nej Följesedlar, kvitton mm till fakturor Papper nej 10 år Närarkiv och mellanarkiv nej Försäkringshandlingar Papper nej 10 år Närarkiv och mellanarkiv nej Huvudböcker Digitalt nej Bevaras I ekonomisystemt nej Inkasso Digitalt nej 10 år Inkassobolaget nej Kontoutdrag bank och Närarkiv och skatteverket mm Papper, digitalt nej 10 år mellanarkiv nej Planeras avställas från ekonomisystemt

9 Ekonomi och kvalitetsutveckling Handlingsslag Medium Registreras Bevarande/G allring slutarkivering Kommentar Kravjournal till Inkasso Digitalt nej 2 år I ekonomissystemet nej Kundfakturor Digitalt nej 10 år I ekonomisystemet och närarkiv och mellanarkiv nej Leverantörsfakturor Digitalt nej 10 år I ekonomisystemet och närarkiv och mellanarkiv nej Likviditetsplanering Digitalt nej 2 år I avdelningens G mapp nej Logglistor Digitalt nej så länge systemet är i drift I ekonomisystemet nej Låneförbindelser Papper nej 10 år Kassaskåp nej Lånereverser Papper nej 10 år Kassaskåp nej Momsredovisning Digitalt, papper nej 10 år I ekonomisystemet och närarkiv och mellanarkiv nej OCR listor, betalning av kundfakturor Digitalt, papper nej 10 år Statliga lån och bidrag ansökningar och beslut Papper ja 10 år I ekonomisystemet och närarkiv och mellanarkiv Närarkiv och mellanarkiv Stiftelsehandlingar Digitalt, papper Ja Bevaras I kansliets aktskåp nej nej Med diarieförda ärenden

10 Ekonomi och kvalitetsutveckling Handlingsslag Medium Registreras Bevarande/G allring slutarkivering Kommentar Underlag för makulering och nedskrivning av kundfakturor Papper nej 10 år Närarkiv och mellanarkiv nej

11 HR Handlingsslag Medium Registreras Bevarande/G allring slutarkivering Kommentar Anställning Anställningsbetyg och intyg Papper Bevaras Personakt Med personakt. Digitalt Anställning Arbetsgivarintyg Papper 2 år Personakt Digitalt Anställning Besked om att visstidsanställning upphör Papper Bevaras Personakt Med personakt Anställning Besked om företrädesrätt Papper Bevaras Personakt Med personakt. Digitalt Winlas Anställning Anställning Anställning Anställning Anställning Anställning Anställning Anställning Anställning Beslut om avsked eller uppsägning Beslut om förstadagsintyg Dokumentation vid omplacering Dokumentation vid varning, avstängning, förhandling, kontakter med facket mm Efterlevnadspension vid dödsfall Enskilda överenskommelser Information om anmälningsskyldighet Information om tystnadsplikt Lönebeslut ej ordinarie löneöversyn Papper Bevaras Personakt Med personakt Papper Bevaras Personakt Med personakt. Behöver kommuniceras Papper Bevaras Personakt Med personakt Papper Bevaras Personakt Med personakt Papper Bevaras Personakt Med personakt Papper Bevaras Personakt Med personakt Papper Bevaras Personakt Med personakt Papper Bevaras Personakt Med personakt Papper Bevaras Personakt Med personakt

12 HR Handlingsslag Medium Registreras Bevarande/G allring slutarkivering Kommentar Anställning Pensionsbrev Papper Bevaras Personakt Med personakt Anställning Personakt Papper Bevaras Lönekontorets Efter att obligatorisk pensionsålder närarkiv inträtt Anställning Rehabiliteringsutredningar Papper och Bevaras Personakt och Med personakt (eventuella läkarintyg med bilagor digitalt i Adato Adato gallras vid inaktualitet) Anställning Tjänstledighets ansökan för ledigheter längre än 6 månader Papper och digitalt Bevaras Lönesystemet, lönekontorets närarkiv Bevaras i nuläget i systemet. Gallras som löneunderlag om det kommer i pappersform Anställning Uppsägningar Papper Bevaras Personakt Med personakt Löneunderlag Analyslistor utbetalning Papper och 2 år Se anmärkning. Förvaras hos respektive chef och i av lön digitalt i Personec Personec (lönemodulen) Löneunderlag Löneunderlag Löneunderlag Ansökan om kompensation för kostnader för sjukdom Arbetsställe förteckning SCB Aviseringar till SCB rörande sjukskrivningar Löneunderlag Beslut om sjuk och aktivitetsersättning Löneunderlag Ersättning vid sammanträde förtroendevalda Övrig löneadministration Fackligt arbete: anmälan om facklig förtroendevald Papper 2 år Lönekontorets närarkiv Digitalt i gemensam mapp på server (G:) Vid inaktualitet Gemensam mapp på server (G:) Digitalt Vid inaktualitet Lönesystemet Papper Bevaras Personakt Med personakt Papper 2 år Lönekontorets närarkiv Papper 2 år Lönekontorets närarkiv

13 HR Handlingsslag Medium Registreras Övrig löneadministration Fackligt arbete tidrapporter facklig ledighet slutarkivering Bevarande/G allring Papper 2 år Lönekontorets närarkiv Kommentar Övrig löneadministration Handlingar rörande Papper 2 år Personakt Med personakt anställa i arbetsmarknadspolitiska åtgärder Övrig löneadministration Införsel i lön, beslut Papper 2 år Lönekontorets närarkiv Övrig löneadministration Kontrolluppgift Digitalt 10 år Lönesystemet Övrig löneadministration Kvittenser vid resor och kurser Papper och digitalt 10 år Lönesystemet, lönekontorets närarkiv samt hos respektive chef ute i Övrig löneadministration Körjournaler (underlag för bilersättning) Övrig löneadministration Ledighetsansökan Papper och digitalt Papper och digitalt 2 år Lönesystemet, lönekontorets närarkiv 2 år Lönesystemet, lönekontorets närarkiv Övrig löneadministration Loggning i självservice Digitalt Bevaras Lönesystemet Övrig löneadministration Godkännande av Papper Bevaras Personakt Med personakt anställningstid Övrig löneadministration Läkarintyg Papper Vid inaktualitet Lönekontorets närarkiv Övrig löneadministration Löneavdrag privata telefonsamtal eller liknande Papper 2 år Lönekontorets närarkiv

14 HR Handlingsslag Medium Registreras Bevarande/G allring slutarkivering Kommentar Övrig löneadministration Lönelistor Digitalt Bevaras Lönesystemet Bevaras i nuläget i systemet Övrig löneadministration Matrikel vid avslut Papper Bevaras Personakt Med personakt Övrig löneadministration Pensionskostnad och löneskatt, årlig redovisning Övrig löneadministration Redovisade avdrag för löneutmätning Övrig löneadministration Rese och traktamentersättningar Digitalt 10 år Lönesystemet Papper 10 år Lönekontorets närarkiv Papper och 2 år Lönesystemet, digitalt lönekontorets närarkiv Papper 5 år Lönekontorets närarkiv Övrig löneadministration Rättelseunderlag vid justering Övrig löneadministration Sjukanmälan Digitalt 2 år Lönesystemet Övrig löneadministration Sjukförsäkran Papper 2 år Lönekontorets närarkiv Övrig löneadministration Skattesedlar Papper 6 år Lönekontorets närarkiv Personal administration Avtal för intermittenta Papper Bevaras Lönekontorets Vid behov vikarier närarkiv Personal administration Arbetsmiljöstatistik Papper Bevaras Med Med samverkansprotokoll. Statistik samverkansprotoko för staden som helhet förvaras ll tillsammans med protokollen för centrala samverkansgruppen. Förvaltningsspecifik statistik förvaras med protokollen för förvaltningens samverkansgrupp.

15 HR Handlingsslag Medium Registreras Personal administration Arbetsskadestatistik, kvartalssammanställningar slutarkivering Bevarande/G allring Papper Bevaras Med samverkansprotoko ll Kommentar Med samverkansprotokoll. Statistik för staden som helhet förvaras tillsammans med protokollen för centrala samverkansgruppen. Förvaltningsspecifik statistik förvaras med protokollen för förvaltningens samverkansgrupp. Personal administration Attesterade lönebeslut, Digitalt i Personec F (F=förhandling smodulen) Vid inaktualitet Digitalt i Personec F Personal administration Kollektivavtal, centrala Papper Vid inaktualitet Personalavdelninge ns närarkiv Personal administration Kollektivavtal, lokala Papper Ja Bevaras Aktskåp När ett nytt avtal träder i kraft Personal administration Liggare för personal och förtroendevalda som fått förtjänstutmärkelse Personal administration Löneöversyn: protokoll från överläggning, avstämning från fackliga möten, utfall för kommunkontoret samt sammanfattning hela kommunen Personal administration Pensionsavtal KPA, original Inbunden bok Bevaras Aktskåp När den är full Papper Ja Bevaras Aktskåp Med diarieförda ärenden Papper Ja Bevaras Aktskåp Med diarieförda ärenden

16 HR Handlingsslag Medium Registreras Bevarande/G allring slutarkivering Kommentar Personal administration Pensionsbrev Papper Bevaras Personakt Med personakt Personal administration Protokoll Centrala Samverkansgruppen Personal administration Skatteuppgifter från Skatteverket Papper Ja Bevaras Aktskåp Med diarieförda ärenden Digitalt 6 år På gemensam mapp på server (G:) Personal administration Systemdokumentation system där någon på avdelningen står som systemförvaltare Digitalt och papper Gallras när information från systemet inte längre behöver återskapas. Respektive system Personal administration Timrapporter för intermittenta vikarier Personal administration Tvisteförhandlingar Övriga ärenden, MBLprotokoll Papper och digitalt Bevaras, se anmärkning Lönekontorets närarkiv Vid behov. Måste bevaras om anställningsavtal inte upprättas med timanställda Papper Ja Bevaras Aktskåp Tillsammans med kommunstyrelsens protokoll Personal administration Tvisteförhandlingar Individärenden, MBLprotokoll Papper Ja Bevaras Personakt, kopia i aktskåp Med personakt, kopian med diarieförda ärenden Personal administration Tvisteförhandlingar, MBLkallelser Papper Ja Bevaras Personakt Med personakt Personal administration Underrättelse om varsel Papper Bevaras Personakt Med personakt och varsel individer Personal administration Underrättelse om varsel och varsel grupper (fler än 5) Papper och digitalt i Public 360 Ja Bevaras Aktskåp Kansliets aktskåp

17 HR Handlingsslag Medium Registreras Bevarande/G allring slutarkivering Kommentar Personal administration Återbetalda löneskulder Papper 2 år Personalavdelninge ns närarkiv Personal administration Övertids och Digitalt i 2 år Lönesystemet jourtidsjournal Personec (Personec) Personal administration Övertidsrapporter Papper och 2 år Lönesystemet, digitalt Personalavdelninge ns närarkiv Rekrytering Annonser Papper och digitalt Ja Bevaras Reach me och Personakt Med diariefört ärende. Rekryterande chef är ansvarig att skicka handlingen till personalavdelningen Rekrytering Anställningsavtal Papper Ja Bevaras Personakt och systemet Reach me Rekrytering Ansökningshandlingar antagna Papper Ja Bevaras Personakt och systemet Reach me Med personakt. En kopia i diariefört ärende (redovisning av delegationsbeslut) Med personakt. Rekryterande chef är ansvarig att skicka handlingen till personalavdelningen Rekrytering Rekrytering Rekrytering Ansökningshandlingar, ej antagna Brev till dem som inte fått tjänsten Kravspecifikation, grund för annons Digitalt i Reach me 4 år Rekryteringsbrevlåd a (digitalt) eller hos extern rekryteringskonsult. Finns i Reach me Digitalt i Reach me Ja 4 år Reach me Papper och Ja Bevaras Personakt Med personakt. Rekryterande chef är digitalt i Reach ansvarig att skicka handlingen till me personalavdelningen. Säkerhet Inventering av styr el Papper och Ja Bevaras Aktskåp Ja med diarieförda ärenden digitalt i Public 360

18 HR Handlingsslag Medium Registreras Bevarande/G allring slutarkivering Kommentar Säkerhet Risk och Papper och Ja Bevaras Aktskåp Ja med diarieförda ärenden sårbarhetsanalys digitalt i Public 360 Säkerhet Säkerhet Uppföljning av RSA/krisberedskap varje år Uppföljning av tillsynsrapport länsstyrelsen Papper och digitalt i Public 360 Ja Bevaras Aktskåp Ja med diarieförda ärenden Papper och Ja Bevaras Aktskåp Ja med diarieförda ärenden digitalt i Public 360

19 Stadsbyggnad Handlingsslag Medium Registreras Bevarande/Gallring Övergripande Allmänna handlingar i ärenden som kräver beslut av EXHU Allmänna rutiner, checklistor och format Gallras vid inaktualitet I gemensam mapp på G: lathundar för Annonsmaterial upprättade av avdelningen Anslag (nämnd och utskott) Papper Gallras vid inaktualitet Anslagstavla i Ansökningar om medel från myndigheter och andra organisationer Handling ska Kommentar till centralarkiv för slutarkiverin g format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende format Public 360 Bevaras Arkivskåp Med diariefört ärende receptionen format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Beslut om medel från myndigheter och andra organisationer format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Föredragningslista format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med kallelse/protokoll Kallelser (till nämd, utskott, kommittéer och råd) format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med protokoll/ Med diariefört ärende Kallelser till möten med format Gallras vid inaktualitet I gemensam mapp på G: kommuninterna organ Minnesanteckningar från besluts och samarbetsforum i Ursviks respektive Rissne/Hallonbergen/Ör och Enköpingsvägen projektet format Bevaras I gemensam mapp på G: Ja Handlingarna tas ut på papper vid årets slut och lämnas till centralarkivet Minnesanteckningar och protokoll från kommuninterna organ format Gallras vid inaktualitet I gemensam mapp på G:

20 Stadsbyggnad Handlingsslag Medium Registreras Bevarande/Gallring Minnesanteckningar och protokoll från förvaltningsöverskridande projekt och/eller projekt med extern aktör format Gallras efter 10år Finns hos respektive enhet Handling ska till centralarkiv för slutarkiverin g Kommentar Nyhetsbrev till företag format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende Protokoll (nämnds, utskotts, kommitté och rådsprotokoll) format Public 360 Bevaras Akt i arkivskåp 2 år För KS/KF: I pärm till protokoll, kallelse och föredragningslisa binds in. För övriga: Med diariefört samlingsärende per år Rapporter/utredningar upprättade på format Public 360 Bevaras Arkivskåp Med ärende avdelningen Ritningar, illustrationer, format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter Med diariefört ärende relationshandlingar, situationsplaner, foton, m.m. ärendeavslut Överenskommelser med extern aktör format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter ärendeavslut Med diariefört ärende. Exploateringsenheten Ansökan om markanvisning format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende. Ansökan och godkännande av lantmäteriförrättning samt övriga handlingar från och till Lantmäteriet format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende. Avtal och överenskommelser om format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende. fastighetsreglering Exploateringsavtal format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende. Försäljning av fastigheter format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende.

21 Stadsbyggnad Handlingsslag Medium Registreras Bevarande/Gallring Handling ska till centralarkiv för slutarkiverin g Kommentar Förvärv av fastigheter format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende. Intentionsavtal, genomförande och format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende. samarbets och ramavtal Markanvisningsavtal format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende. Miljödomsärenden format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende. Presentationsmaterial till EXHU format Gallras vid inaktualitet I gemensam mapp på G: Registreringsbevis från bolagsverket format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende. Servituts och nyttjanderättsavtal format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende. Stämning till domstol samt utslag format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende. rörande omprövning av tomträttsavgäld Tomträttsavtal format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende. Serviceenkät till företagare format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende. sammanställning Planenheten Ansökan om planbesked format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter Plan som vunnit lagakraft ärendeavslut sorteras efter C nummer/ Plan som ej vunnit lagakraft arkiveras med diariefört ärende. Bedömning inför planbesked (utfört av stadsledningskontoret) format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter ärendeavslut Plan som vunnit lagakraft sorteras efter C nummer/ Plan som ej vunnit lagakraft arkiveras med diariefört ärende.

22 Stadsbyggnad Handlingsslag Medium Registreras Bevarande/Gallring Handling ska till centralarkiv för slutarkiverin g Kommentar Beslut om planbesked (protokollsutdrag format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter Plan som vunnit lagakraft ärendeavslut sorteras efter C nummer/ Plan som ej vunnit lagakraft arkiveras med diariefört ärende. Beslut om återtagande av planbesked/uppdrag (protokollsutdrag) Beslut om planuppdrag (protokollsutdrag) Beslut från Länsstyrelsen (antagandeskede) Beslut från mark och miljödomstolen (vid överklagande, efter antagande) Beslut om antagande från kommunfullmäktige format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter Med diariefört ärende. ärendeavslut format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter Plan som vunnit lagakraft ärendeavslut sorteras efter C nummer/ Plan som ej vunnit lagakraft arkiveras med diariefört ärende. format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter Plan som vunnit lagakraft ärendeavslut sorteras efter C nummer format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter Plan som vunnit lagakraft ärendeavslut sorteras efter C nummer format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter Plan som vunnit lagakraft ärendeavslut sorteras efter C nummer. Fastighetsförteckning format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter ärendeavslut Plan som vunnit lagakraft sorteras efter C nummer/ Plan som ej vunnit lagakraft arkiveras med diariefört ärende.

23 Stadsbyggnad Handlingsslag Medium Registreras Bevarande/Gallring Handling ska till centralarkiv för slutarkiverin g Kommentar Genomförandebeskrivning format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter Plan som vunnit lagakraft ärendeavslut sorteras efter C nummer/ Plan som ej vunnit lagakraft arkiveras med diariefört ärende. Gestaltningsprogram format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter Plan som vunnit lagakraft ärendeavslut sorteras efter C nummer/ Plan som ej vunnit lagakraft arkiveras med diariefört ärende. Godkännande av villkor i planbesked format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter Plan som vunnit lagakraft ärendeavslut sorteras efter C nummer/ Plan som ej vunnit lagakraft arkiveras med diariefört ärende. Handlingar i programskede format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter ärendeavslut Plan som vunnit lagakraft sorteras efter C nummer/ Plan som ej vunnit lagakraft arkiveras med diariefört ärende.

24 Stadsbyggnad Handlingsslag Medium Registreras Bevarande/Gallring Handling ska till centralarkiv för slutarkiverin g Kommentar Kungörelser format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter Plan som vunnit lagakraft ärendeavslut sorteras efter C nummer i planarkivet/ Plan som ej vunnit lagakraft arkiveras med diariefört ärende. Lagakraftbevis format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter Plan som vunnit lagakraft ärendeavslut sorteras efter C nummer Namnsättningsärenden (alla format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende. handlingar i ärendet) Planbeskrivning format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter Plan som vunnit lagakraft ärendeavslut sorteras efter C nummer i planarkivet/ Plan som ej vunnit lagakraft arkiveras med diariefört ärende. Plankarta format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter Plan som vunnit lagakraft ärendeavslut sorteras efter C nummer i planarkivet/ Plan som ej vunnit lagakraft arkiveras med diariefört ärende. Plankarta med C nummer Papper Public 360 Bevaras I planarkivet 2 år efter I hängskåp efter C ärendeavslut nummer

25 Stadsbyggnad Handlingsslag Medium Registreras Bevarande/Gallring Handling ska till centralarkiv för slutarkiverin g Kommentar Plankostnadsavtal format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter Plan som vunnit lagakraft ärendeavslut sorteras efter C nummer i planarkivet/ Plan som ej vunnit lagakraft arkiveras med diariefört ärende. Presentationsmaterial till EXHU, planberedning Register med C nummer för Lagakraft lista (Excelfil) format Gallras vid inaktualitet I gemensam mapp på G: format Bevaras I gemensam mapp på G: 1 år Skrivs ut årligen och lämnas till centralarkiv (som backup). Registreringsbevis från bolagsverket format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter Plan som vunnit lagakraft ärendeavslut sorteras efter C nummer i planarkivet/ Plan som ej vunnit lagakraft arkiveras med diariefört ärende. Riktlinjer (GYF, Grönplan, bostadsförsörjning m.m.) Samrådsredogörelse från program, samråds eller utställningsskede format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter Med diariefört ärende. ärendeavslut format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter ärendeavslut Plan som vunnit lagakraft sorteras efter C nummer i planarkivet/ Plan som ej vunnit lagakraft arkiveras med diariefört ärende.

26 Stadsbyggnad Handlingsslag Medium Registreras Bevarande/Gallring Sändlista i detaljplaneutskick till remissinstanser och enligt fastighetsförteckning för respektive skede format nej Bevaras Arkivskåp (senaste version sparas) Handling ska Kommentar till centralarkiv för slutarkiverin g 2 år efter Plan som vunnit lagakraft ärendeavslut sorteras efter C nummer i planarkivet/ Plan som ej vunnit lagakraft arkiveras med diariefört ärende. Underrättelse vid detaljplaneutskick för respektive skede format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter Plan som vunnit lagakraft ärendeavslut sorteras efter C nummer i planarkivet/ Plan som ej vunnit lagakraft arkiveras med diariefört ärende. Underrättelse om positivt/negativt planbesked format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter Plan som vunnit lagakraft ärendeavslut sorteras efter C nummer i planarkivet/ Plan som ej vunnit lagakraft arkiveras med diariefört ärende. Utlåtande efter utställning/granskning format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter ärendeavslut Plan som vunnit lagakraft sorteras efter C nummer i planarkivet/ Plan som ej vunnit lagakraft arkiveras med diariefört ärende.

27 Stadsbyggnad Handlingsslag Medium Registreras Bevarande/Gallring Utredningar/Rapporter/PM (MKB, trafik, buller etc.) Handling ska till centralarkiv för slutarkiverin g Kommentar format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter Plan som vunnit lagakraft ärendeavslut sorteras efter C nummer i planarkivet/ Plan som ej vunnit lagakraft arkiveras med diariefört ärende. Yttranden i program, samrådsutställnings /eller granskningsskede format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter Plan som vunnit lagakraft ärendeavslut sorteras efter C nummer i planarkivet/ Plan som ej vunnit lagakraft arkiveras med diariefört ärende. Överklaganden format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter Plan som vunnit lagakraft ärendeavslut sorteras efter C nummer Översiktsplan format Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år efter Med diariefört ärende ärendeavslut

28 Näringsliv Handlingsslag Medium Registreras Bevarande/ Gallring Avtal/offert Digitalt /papper P 360 Bevarande Broschyr Digitalt /papper P 360 Bevarande Enkätundersökningar Digitalt /papper Public 360 Bevarande Förstudier och rapporter Digitalt /papper Public 360 Bevarande Inbjudan Digitalt /papper Public 360 Bevarande Näringslivsmiddag meny och program Digitalt /papper Public 360 Bevarande Rankningar Digitalt /papper Public 360 Bevarande Strategier och policyn Digitalt /papper Public 360 Bevarande Synunkter och klagomål Digitalt /papper Public 360 Bevarande slutarkivering Kommentar Public 360 / Arkivskåp hos kommunsekretariat och arkiv 2år Med diariefört ärende Public 360 / Arkivskåp hos kommunsekretariat och arkiv 2år Med diariefört ärende Public 360 / Arkivskåp hos kommunsekretariat och arkiv 2år Med diariefört ärende Public 360 / Arkivskåp hos kommunsekretariat och arkiv 2år Med diariefört ärende Public 360 / Arkivskåp hos kommunsekretariat och arkiv 2år Med diariefört ärende Public 360 / Arkivskåp hos kommunsekretariat och arkiv 2år Med diariefört ärende Public 360 / Arkivskåp hos kommunsekretariat och arkiv 2år Med diariefört ärende Public 360 / Arkivskåp hos kommunsekretariat och arkiv 2år Med diariefört ärende Public 360 / Arkivskåp hos kommunsekretariat och arkiv 2år Med diariefört ärende

29 Kommunikation Papper Bevaras Arkivskåp hos kommunsekretariat och arkiv Handlingsslag Medium Registreras Bevarande/Gallring Broschyrer, foldrar och trycksaker upprättade av/för Sundbybergs stad Fotografier, digitalt upprättade av Sundbybergs stad Hemsidan slutarkivering 2 exemplar lämnas till kommunarkivarien från tryckeriet vid upprättande. Övriga trycksaker överlämnas vid årets slut. Kommentar Samt ett pliktexemplar till Kungliga biblioteket / Digitalt Bevaras SKOBA Ja Förvaras i SKOBA i väntan på e arkiv Digitalt Vid inaktualitet. Inför nylanseringar bevaras skärmdumpar av huvudsidorna (startsida och samlingssidor). Digitalt Bevaras i jpeg eller tiff format. OBS fr.o.m ska även ett e pliktexemplar levereas till Kungliga biblioteket Inkommande/utgående inlägg på sociala medier av betydelse för Facebook/ Bloggar/Y outube Ja, eller annat lämpligt verksamhets system Bevarande Verksamhetssystem/nä rarkiv Ja Avskrift/skärmdump görs av inlägget och hanteras därefter som allmän handling. Om informationen hör till ett ärende skall denna registreras i ärendet. Inkommande/utgående inlägg på sociala medier av ringa betydelse för Facebook/ Bloggar/Y outube Vid inaktualitet Närarkiv

30 Kommunikation Handlingsslag Medium Registreras Bevarande/Gallring Intranätet Kommunet Digitalt Vid inaktualitet. Inför nylanseringar bevaras skärmdumpar av huvudsidorna (startsida och samlingssidor). slutarkivering Kommentar Digitalt Bevaras i jpeg eller tiff format. Nyhetsarkiv på webben Digitalt 2 år På hemsidan Nytt från Sundbybergs stad, till invånare och företag Papper Bevaras Se anmärkning Lämnas till centralarkivet vid årets slut Bilaga i "Mitt i" Pressmeddelanden Digitalt Bevaras På gemensam server 2 år Bevaras digitalt på server i väntan på e arkiv Pressbevakning Digitalt/pa Ja Bevaras Public 360/akt i 2 år Rapporten diarieförs och levereras till rapporter från mediaföretag pper arkivskåp centralarkivet med diarieförda ärenden.

31 Fastigheter och lokalförsörjning Handling Medium Registreras Bevarande/G allring Förvaring centralarkiv Anmärkning Lokalförsörjning Avtal Papper/digitalt Public 360 Bevaras Arkivskåp 2 år Med diariefört ärende Besiktningar, övriga Papper/Digitalt Landlord Vid inaktualitet När ny besiktning har utförts Betalda hyresskulder 2 år Brandlarmsavtal Vid inaktualitet Driftinstruktioner Vid inaktualitet Bevaras så länge det behövs för driften av objektet Energideklarationer 10 år Eller när ny deklaration upprättats. Energi och driftstatistik Bevaras 5 år Felanmälan på fastighet Vid inaktualitet När felet åtgärdats Förteckning över myndighetens fastighetsbestånd Bevaras Ja, årligen Uttag en gång per år Hyresförhandlingar Bevaras 2 år Hyreskontrakt 2 år efter upphörande Klagomål av rutinartad karaktär 2 år Lokalbehovsplan Papper/digitalt Public 360 Bevaras 2 år Ingår i kommunstyrelsens diarieförda handlingar Lokalförsörjningsplan Papper/digitalt Public 360 Bevaras 2 år Larm och polisrapporter Papper/digitalt 2 år Vid Låsschema Digitalt inaktualitet Vid Nyckelkvittenser Papper/digitalt inaktualitet Ingår i kommunstyrelsens diarieförda handlingar Obligatorisk ventilationskontroll, protokoll Digitalt Gallras när nytt protokoll uppförts

32 Fastigheter och lokalförsörjning Handling Medium Registreras Passagesystem Digitalt Bevarande/G allring Uppdateras kontinuerligt Förvaring centralarkiv Anmärkning Polisanmälningar, klotter/skadegörelse Papper/digitalt 2 år Se anmärkning Sammanställning bevaras, levereras till centralarkiv efter 2 år Ritningar/Kartor Papper/digitalt Bevaras Ja hos. Servitut och ledningsrätter Papper/digitalt Bevaras Ja hos. Utredningar och planer om lokalförsörjningsfrågor Papper/digitalt Public 360 Bevaras 2 år Med diariefört ärende Varningsbrev Papper/digitalt Landlord 2 år Landlord Återkommande besiktningar, t ex på hissar, brandsyn, ventilation Papper/digitalt Landlord Vid inaktualitet Landlord När ny besiktning genomförts Övriga handlingar av betydelse Papper/digitalt Landlord Bevaras Landlord Ja hos. Vindkraft Driftrapporter från produktionsanläggningar Papper/digitalt Public 360 Bevaras Entreprenörsavtal Papper/digitalt Public 360 Gallras Koncessionshandlingar Papper/digitalt Public 360 Bevaras Underlag kan gallras Statistik från produktionsanläggningar Papper/digitalt Public 360 Bevaras Statistik övrig, egenproducerad, sammanställning Papper/digitalt Public 360 Bevaras Tillstånd och beslut Papper/digitalt Public 360 Bevaras Utredningar och rapporter Papper/digitalt Public 360 Bevaras Underlag för koncessionsansökan Papper/digitalt 2 år Fastigheter

33 Fastigheter och lokalförsörjning Handling Medium Registreras Bevarande/G allring Förvaring Avtal t.ex. nyttjanderättsavtal eller arrendeavtal Bevaras Ja Ej utnyttjade pantbrev Bevaras Ja Energibesiktning Bevaras Ja 5 år efter ny fastighetstaxering Fastighetsdeklarationer 2 år efter Fastighetsförsäkringar upphörande 5 år efter ny fastighetstaxering Fastighetstaxering 2 år efter Garantibrev upphörande Garantibesiktningar Bevaras Ja Gravationsbevis Bevaras Ja Information rörande förorenad mark Bevaras Ja Inskrivningsbevis Bevaras Ja Kvitto på köpeskillingen Bevaras Ja centralarkiv Anmärkning hos. hos. hos. Avregistrerade och avsålda fastigheter kan gallras vid inaktualitet hos. hos. hos. hos. hos.

34 Fastigheter och lokalförsörjning Handling Medium Registreras Bevarande/G allring Förvaring Köpeavtal, köpekontrakt, köpebrev Bevaras Ja Lagfartsbevis Bevaras Ja Lantmäteriförrättningar Bevaras Ja Ritningar/Kartor Bevaras Ja Servitutavtal Bevaras Ja Slutbesiktningsprotokoll Bevaras Ja Sotningsprotokoll Vid inaktualitet Taxeringsbevis Bevaras Ja Tekniska beskrivningar Bevaras Ja Vägsamfälligheter, handlingar rörande Bevaras Ja Överenskommelse/avtal om fastighetsreglering Bevaras Ja centralarkiv Ja Anmärkning hos. hos. hos. hos. hos. hos. Föregående protokoll gallras när ny besiktning har utförts hos. hos. hos. hos.

35 Fastigheter och lokalförsörjning Handling Medium Registreras Bevarande/G allring Förvaring Övrig information av betydelse för ärende Bevaras Ja centralarkiv Anmärkning hos.

36 Kommunstyrelsens ordförande Handling Medium Registreras Bevarande/ Gallring Förvaring Handling ska till centralarkiv Anmärkning Inkommen handling som genererat svar från kommunstyrelsens ordförande Tackbrev/kondoleansbrev format Public 360 Bevaras format Public 360 Bevaras Aktskåp hos kommunsekreteriat och arkiv Aktskåp hos kommunsekreteriat och arkiv 2 år 2 år Inkommen handling och KSO:s svar bevaras

37 Vigselförrättning Handling Medium Registreras Bevarande/G allring Hindersprövning Papper Bevaras Förvaring Med vigselprotokoll centralarkiv Ja Anmärkning Register över vigselförrättare Digitalt Gallras vid inaktualitet Vigselprotokoll Papper/Digitalt Bevaras Hos Länsstyrelsen Med vigselprotokoll Ja Register över förordnade vigselförrättare finns hos länsstyrelsen. Aktuella namn presenteras på stadens hemsida. Vigselförrättaren ansvarar för att skicka in vigselprotokoll till länsstyrelsen och att en kopia av protokollet sänds till kommunarkivet.