DOKUMENTHANTERINGSPLAN. Närarkiv. Original P Kronol ordn Arb.miljö- 1 år 10 år Bevaras konsulent

Transkript

1 1) P=papper, AP=papper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche * = ändringar från tidigare dokumenthanteringsplan Kommun Piteå Myndighet Kommunstyrelsen Förvaltningsenhet Verksamhet Giltighetsdatum Kommunledningskontoret Personalavdelningen Central Gallrings frist ALLMÄN ADMINISTRATION Centrala avtal- ej aktuella Original P Avtalsomr 1 år Vid inakt Bevaras Korrespondens P Bokstavsordn Handläggare 1 år DOKUMENTHANTERINGSPLAN Arkivansvarig Lena Stenberg/S-G Sundquist Leverantörsavtal Leverantörsavtal, ej aktuella Minnesanteckningar arbetsplatsträff P Bokstavsord Handläggare överförs till ej aktuella P Bokstavsord Handläggare Bevaras DL Kornol ordn 5 år Protokoll Förhandlingar Original P Fackl org, datum Efter justering 20 år Bevaras Protokoll Bedömningsgrupp (förslagsverksamhet) Handlingar till Bedömningsgruppsprotokoll Personalbokslut Original P Kronol ordn Arb.miljö- 1 år 10 år Bevaras konsulent Original P Kronol. ordn. Arb.miljö- 1 år 10 år Bevaras konsulent P Årsvis Handläggare 5 år Bevaras Protokoll Central samverkansgrupp Datum Efter justering 10 år Bevaras Egenproducerat informationsmaterialtrycksak Kronol ordn Arb rum 1 år Bevaras 1 (11)

2 1) P=papper, AP=papper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche * = ändringar från tidigare dokumenthanteringsplan Central Gallrings frist ANSTÄLLNING Annonser/Förteckning över sökande DL/P Ref.nr.ordn. Personalavd 2 år Bevaras Skrivs ut från Offentliga jobb Ansökningshandlingar: - Ansökan - Personligt - CV - Betyg/Intyg Anställningsbeslut timanst DL/P tjänsterum 2 år Anställdas handlingar, se Personakt anställning. Kopia P Pnr, Årsvis Personalavd Bevaras Anställningsbeslut/Anställningsavtal månadsanställda se Personalhandlingar/Ärenden LÖNEHANTERING Införsel, fullmakter Kontrolluppgifter, anvisningar Kontrolluppgift Kontrolluppgift Kontrolluppgift, rättelser Original P Resp handl 2 år Tuggas Original P Pnr Systemadm 10 år Original MF Pnr C- Omg Bevaras Från 1999 Original CD Pnr Bevaras Finns från 2000 (1999 saknas) Kopia P Pnr Systemadm 10 år Bevaras Manuellt och mask utskrivna Kvalitetssäkring av lönehantering Kopia P/DL År/Månad/nr Resp handl 2 år Lönespec Personec P Lönespec Personec P Lönespec Personec P, arbetsex Original MF Pnr C- Omg Bevaras Kopia 1 MF Pnr C- Omg Bevaras Kopia 2 MF Pnr Personalavd From Obs! microfiche saknas fr (Uppgifterna finns endast i Personalsystemet) 2 (11)

3 1) P=papper, AP=papper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche * = ändringar från tidigare dokumenthanteringsplan Central Gallrings frist Matrikelkort för tim- och Original P Pnr Personalavd Vid 67 år Bevaras deltidsanställda T o m 1989 finns matr på tim- o deltidsanst inom vissa grupper därefter se Arb giv intyg, KPAI (nästa sida) som finns från 1984 Matrikelkort, samtliga anställda Original CD Pnr Central Bevaras Capella Matrikelkort, samtliga anställda Kopia CD Pnr Bevaras Capella Personkort (mån.anställda) Original P Pnr Personalavd Vid 67 år Bevaras Förda tom Registreringsunderlag Original P Pnr Personalavd Överförs till avsl Registreringsunderlag, avslutade Original P Pnr Personalavd 10 år Avser Kontaktperson, Kontaktfamilj, Familjehem Reseräkningar, km i tjänsten Original P Pnr Personalavd 10 år Reseräkningar, traktamenten Original P Pnr Personalavd 10 år Retrolistor Kopia P Orgnivå, pnr Personalavd 2 år Underlag för utbet av retro lön. Räkningar via lön Skattejämkningar Tillgodoräkning av tid Tjänstgöringsrapport Original P Pnr Personalavd 10 år Original P Pnr Personalavd 1 år 10 år P Yrke/Pnr Vid 67 år Bevaras Original P Mån,Fv,pnr Personalavd 1 år 2 år 3 (11)

4 1) P=papper, AP=papper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche * = ändringar från tidigare dokumenthanteringsplan Central Gallrings frist PERSONALHANDLINGAR / ÄRENDEN Arbetsgivarintyg, timanst, KPAI Original P Pnr, Årsvis Personalavd Vid inakt Bevaras Skickade Arbetsgivarintyg och Tjänstgöringsintyg Original DL Pnr Nätet 2 år Betyg/Intyg mm, timanst Handlingar rörande kompetenssatsningar på personalen Kan innehålla: - Program - Kallelse - Deltagarförteckning - Överenskommelse - Utvärdering Kopia P Pnr Personalavd Bevaras P Kronol ordn Resp Handl 2 år Bevaras Ex. Central introduktion, utb nya chefer, Arbetsmiljöutb mm Ledighetsansökan (samtliga skrivna) Original P Pnr, Årsvis Personalavd 1 år 2 år Läkarintyg Kopia P Pnr Personalavd 2 år Tuggas Särskilt högriskskydd Kopia P Pnr, Årsvis Personalavd 2 år Tuggas.Beslut fr försäkringskassa Personakter Anställning Kop/Orig DL Pnr Personalavd Bevaras Inskannade 2010 Kan innehålla: - Personligt brev - CV/ Betyg/Intyg - Anställningsbeslut/Avtal/Kontrakt - Beslut om belöning från Bedömningsgruppen - Sjukersättningsbeslut 4 (11)

5 1) P=papper, AP=papper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche * = ändringar från tidigare dokumenthanteringsplan Uträkning av total anställningstid hos kommunen P Pnr Pensionshand Central Gallrings frist 2 år efter uppnådd pensålder Omplaceringsärenden utifrån övertalighet P Pnr Handläggare Vid inakt/ Bevaras Soc och BUN bevarar sina själva - Utredning 1 gg/år - Utlåtande - Beslut Diciplinära åtgärder P Pnr 20 år Bevaras - Underlag inför åtgärd - Skriftlig varning REHABILITERING / OMPLACERING Rehabiliteringsakter P Pnr Rehab.ansvarig Bevaras Minnesanteckningar gallras när - Utredning ärendet upphört. Diarieförs hos - Handlingsplan respektive nämnd - Minnesanteckningar Handlingar rörande utbildningsinsatser se Personalhandlingar/Ärenden ARBETSMILJÖ Arbetsskadeanmälan - Arbetsskada / TFA, (Trygghetsförsäkring vid arbetsskada) P Pnr Pensionshandl 2 år efter uppnådd pensålder Skyddsombudslista Original P /mandatper. Arb.miljökonsulent ny upprättas 5 (11)

6 1) P=papper, AP=papper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche * = ändringar från tidigare dokumenthanteringsplan Central Gallrings frist Protokoll fört vid uppföljning av arbetsmiljö P Arb.miljökonsulent 10 år Orig. överlämnas till resp. nämnd (omfattar kommunens övriga myndigheter) Tillbud P Pnr Arb.miljökonsulent 10 år Statistik (kvartals- och årssamman- Original P Kronol Arb.miljö- 1 år 5 år Bevaras ställningar rörande arbetsskadeanmälan, rapport konsulent om okväde, våld och hot om våld, tillbud samt elevskador) Förebyggande hälsovård ex. friskvårdssatsningar P Årsvis Handläggare 5 år Bevaras - Trycksaker - Utvärderingar mm Handlingar rörande utbildningsinsatser se Personalhandlingar/Ärenden SYSTEMADMINISTRATION Tömda historikposter från personalsystem DL Tab/Pnr Nätet Bevaras V:\VHT\Personalenh\Personalsyst\ Systemförv\Historik Tömning o rensning Händelselog Info Kundservice Leverantören Original P Systemadm 10 år DL AnvId Nätet 10 år P Systemadm 5 år ~\Systemförv\Händelselogg. Finns tom Logg, Bankfil Original P Datum Systemadm 1 år Logg, Lönelista Original P Datum Systemadm 1 år 6 (11)

7 1) P=papper, AP=papper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche * = ändringar från tidigare dokumenthanteringsplan Central Gallrings frist Lokala orsaker för utbetalning av lön Original P Systemadm Bevaras Specialbest från Leverantören Nyhetsbrev personalsystem P Versionsord Systemadm 5 år Tabellförändringar i Personec P Ärenden till leverantören Ärenden till leverantören, avslutade PENSIONSÄRENDEN KPA Liv Tjänstegrupplivförsäkring (arbetstagare avlidna) - Anmälan - Dödsfallsintyg - Beslut mm Original P Datum Systemadm Vid inakt P Ärendeordn Systemadm P Ärendeordn Systemadm 2 år Överförs till avslutade P Pnr Pensionshandl Vid inakt Bevaras AGF-KL, avgångsförmån, engångsbelopp - Uträkningar P Årsvis Pensionshandl Bevaras Avgiftsbefrielseförsäkring - Frågor från AFA försäkring P Pnr Pensionshandl 2 år efter uppnådd pensålder Tömning av pensionsgrundande lön/uppgifter från lönesystemet P Pnr Pensionshandl Vid inakt Delårs- o årsrapporter levereras elektroniskt till KPA (Kommunernas PensionsAnstalt) 7 (11)

8 1) P=papper, AP=papper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche * = ändringar från tidigare dokumenthanteringsplan Central Gallrings frist Underlag för beräkning av pension - Nyregistreringsanmälan - Anställningshistorik - Registreringsunderlag - Förfrågan om pensionsrätt P Pnr Pensionshandl 2 år efter uppnådd pensålder Överföres till pensionshandlingar vid pensionsavgång. Ej anställda vid pensionsavgång gallras Pensionshandlingar - Nyregistreringsanmälan - Anställningshistorik - Registreringsunderlag - Förfrågan om pensionsrätt - Beräkningar - Pensionsbrev mm Pensionspremier, anställda - Faktura, kopia - Specifikation, original P Pnr Pensionshandl Vid 67 år Bevaras P År/Datum Pensionshandl 10 år Fakturaoriginal på ekonomikont. Pensionspremier, förtroendevalda - Ansökan om förlorad pensionsförmån - Uträkning - Sammanställning premier P Årsvis Pensionshandl 10 år Inbet premier redov på samma faktura som premier för chefspensionsplan Försäkringspremier för chefspensionsplan - Faktura, kopia - Specifikation - Omföring pensionskostnader P År/Datum Pensionshandl 10 år Fakturaoriginal på ekonomikont 8 (11)

9 1) P=papper, AP=papper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche * = ändringar från tidigare dokumenthanteringsplan Kompletteringspremier/ Rättelser för årets förmedlade premier P År/Datum Pensionshandl Central Gallrings frist 2 år efter uppnådd pensålder Kompl.prem= förmedl tidigare år Inbetalning av pensionsmedel - Faktura, kopia - Kontoutdrag - Omföring pensionskostnader Underlag för avtalsförsäkringar Årlig redovisning av pensionskostnad - Sammanställning P År/Datum Pensionshandl 5 år Fakturaoriginal på ekonomikont P Personalavd 10 år AGS-KL, TFA-KL, Avgiftsbefrielseförsäkring, TGL-KL P Pnr Pensionshandl Bevaras EKONOMI Anställningsstöd, rekvisition- aviseringkopia P År, månad Personalavd 2 år Arbetsgivaravg och skatt, underlag för Skattedeklaration Debiteringslistor (löneskuld, PC-lån m.m) Original P Månadsvis Personalavd 10 år Original P Månadsvis Personalavd 10 år Finns från 2000 Handlingar rörande Hem-PC Original P Objektsordn 10 år Upphör Erbjudande - Leverantörsförslag - Beställningar - Lösen av hem-pc mm 9 (11)

10 1) P=papper, AP=papper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche * = ändringar från tidigare dokumenthanteringsplan Central Gallrings frist Intresseavdragslista Original P Dat, avdrtyp Resp handl 1 år 10 år Stödformer vid anställningar Kopia P År, månad Personalavd 2 år Orginial på ekonomikontoret (rekvisition- avisering) Stödformer vid anställningar P Årsvis Resp handl Vid inakt Bevaras - Beslutsunderlag - Beslutsmeddelande Utanordning av löner Kopia P Månadsvis Systemadm 2 år Orginial på ekonomikontoret Underlag till: - utbetalningar (ex.vis friskvård) Original P Årsvis Handläggare 10 år ÖVRIGT Central introduktion Trycksak Årsvis Handläggare 1 år Bevaras SCB, olika statistikförfrågningar Original P Månadsvis Handläggare 1 år Olika förfrågningar från SCB som vi enl lag är skyldiga att svara på Projekt Handläggare 5 år Bevaras Kan innehålla: - Direktiv - Rapport - Sammanställning - Utvärdering Alla handlingar rörande projektet eras tillsammans. Se riktlinjer och anvisningar styrande dokument. 10 (11)

11 1) P=papper, AP=papper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche * = ändringar från tidigare dokumenthanteringsplan Kvalitetsarbete (Exempel på Personalavdelningen är Personalenkät, enkät till användare av Personalsystem, Pitesund mm) Central Gallrings frist Huvuddokumentation Rapporter/sammanställningar Bevaras Följande ska ingå: Om dessa inte ingår i rapporten, måste de - Metodbeskrivning bevaras för sig. - Frågeformuleringar (Intervjufrågor och tom enkät) - Beräkningsgrunder - Eventuella åtgärdsplaner Bakgrundsmaterial Inspelningar Dokumentation av intervjuer Grunddata i pappersform eller i datafil Enkäter och Intervjuer Enkätsvar och intervjuunderlag Kvalitetsutmärkelser Verktyg (upplägg och arbetsformer) Information och introduktioner till deltagarna Anmälan/ansökan med underlag, /rapport Beslut Relevant korrespondens Övrig korrespondens Efter redovisning av rapport/ sammanställning i nämnd/styrelse gallras bakgrundsmaterial omgående eller när behov ej längre kvarstår. Efter redovisning av rapport/ sammanställning i nämnd/styrelse gallras bakgrundsmaterial omgående eller när behov ej längre kvarstår. Bevaras Gallras vid inaktualitet Bevaras Bevaras Bevaras Gallras vid inaktualitet 11 (11)