Författningssamling i Borlänge kommun. Dokumenthanteringsplan - Överförmyndaren. Beslutad av Överförmyndare i samverkan

Transkript

1 Författningssamling i Dokumenthanteringsplan - Överförmyndaren Beslutad av Överförmyndare i samverkan

2 Metadata om dokumentet Dokumentnamn Dokumenthanteringsplan Överförmyndare i samverkan Dokumenttyp Plan Omfattar Borlänge, Falun, Gagnef, Ludvika, Smedjebacken, Säter Dokumentägare Överförmyndarchef Dokumentansvarig Enhetschef överförmyndare Publicering Författningssamling, Insidan Författningsstöd 4-6 arkivlagen (1990:782), samt 4:e kapitlet i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Beslutad Bör revideras senast Uppdateras kontinuerligt Beslutsinstans Överförmyndare i samverkan Diarienummer 2016/2029 Revidering 1 Revidering 2 Revidering 3 2 (17)

3 Serie, Handlingar Namn IT-system Antal år i Till Centralarkiv Gallras/Bevaras Anmärkning Administration Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Outlook/Papper Vid inaktualitet Nej Vid inaktualitet T.ex. kopior, reklam, meddelande, förfrågningar. Inkommande post, samt svar på dessa Outlook/Papper Vid inaktualitet Nej Vid inaktualitet Enklare förfrågningar. Inkommande post av viktigare betydelse, samt svar på dessa Arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan Outlook/ E-post som ingår i ett diariefört ärende. ephorte/ Uppdateras kontinuerligt. 3 (17)

4 Registrering Journalblad för överförmyndarens löpande tjänsteanteckningar i ärenden Wärna 3 år Nej 3 år Personärenden, registreras i Wärna. Mötesanteckningar Papper 3år Nej Vid inaktualitet Diarium/dagboksblad Wärna/Papper 10 år Ja Bevaras 9 Förmynderskapsförordning, registreras i Wärna. Meddelande om konkurs från tingsrätt Meddelande om omyndigs skuld hos Kronofogden Papper Nej Vid inaktualitet Kontrolleras och kastas. Papper Nej Vid inaktualitet 4 (17)

5 Initiering ställföreträdarskap Anmälan om behov av till exempel god man. Anmälan Remisser och remissvar Skrivelser: Anmälan, ansökan, avsägelse Personärenden. PM Ansökan till tingsrätten Tingsrättens beslut prototokollsutdrag eller motsvarande Överförmyndarens beslut att inte ansöka om ställföreträdarskap Samtliga övriga handlingar ovan, där ställföreträdarskap inte söks Återtagit ansökan eller avlidit. 5 (17)

6 Initiering av förmyndarskap Anmälan om behov av förmyndarskap. Förteckning över egendom (tillgångar och skulder) Papper Tills akt avslutas Till huvudman eller dödsbo efter ärendets avslutande. Gåvobrev Överförmyndarens exemplar. Bouppteckning Testamente Förmånstagarförordnande Brev rörande arvsavstående Meddelande från försäkringsbolag att försäkring tillfallit underårig Ansökan från förmyndare om köp/försäljning av fast egendom Samtliga handlingar i ärenden som inte föranleder åtgärd Överförmyndarens beslut om upphörande av kontroll Inklusive bilagor. Ekonomisk redovisning. 6 (17)

7 Särskild överförmyndarkontroll Anmälan om särskild överförmyndarkontroll Gåvobrev Testamente Papper 3år Nej 3 år Förmånstagarförordnande Papper 3år Nej 3år Får till exempel pengar från försäkring. Överförmyndarens beslut om Papper 3år Ja Bevaras Ekonomisk redovisning. överförmyndarkontroll Överförmyndarens beslut om Papper 3år ja Bevaras Ekonomisk redovisning. upphörande av överförmyndarkontroll Anmälan om barns egendom inte förvaltas betryggande Som föranleder åtgärd, ex. införande av överförmyndarspärr på konton. 7 (17)

8 Anmälan från socialtjänsten Anmälan i personärenden som inte föranleder åtgärd Övrig initiering - skrivelser, dito som inte föranleder åtgärd Utredning och överförmyndarens beslut vid ärendes initiering Papper 3 år Nej När huvudman blivit myndig Övriga anmälningar som inte föranleder åtgärd. Anmälan som leder till utredning och beslut. PM Underlag till utredning Beslut om skärpta föreskrifter Gäller ekonomin i personärende. Beslut om fri förfoganderätt för bankmedel Utredningshandlingar när ärendet lämnas utan åtgärd i personärenden Handlingar som initierat efter misstanke om att barns egendom inte står under betryggande förvaltning gallras först när huvudmannen blivit myndig. 8 (17)

9 Kontroll av förteckning i samband med ärendes initiering Förteckning över egendom (tillgångar och skulder) Verifikationer till förteckning, från bank, skattekontoret osv Övriga underlag till överförmyndaren såsom lagfartsbevis, uppgifter från kronofogde, kopior av reverser Papper Papper Tills akt avslutas Tills akt avslutas Nej Tills akt avslutas Till huvudman/dödsbo vid avslut. Kopia åter till ställföreträdande efter granskning enligt 3 förmyndarskapsförordningen. Nej Tills akt avslutas Till huvudman eller dödsbo vid avslut. Efter avslutat ärende. Bevis om spärr av tillgångar Efter avslutat ärende. Vid vitesprocess Anmaning om förteckning Efter avslutat ärende. Föreläggande Efter avslutat ärende. Ansökan till tingsrätt om Papper 3 år nej 3 år Efter avslutat ärende. utdömande av vite Tingsrättens beslut Papper 3 år nej 3 år Efter avslutat ärende. 9 (17)

10 Granskning av årsräkning Årsräkning inklusive sluträkning Till huvudman eller dödsbo efter avslut. Verifikationer, original åter till ställföreträdare, kopia behålls Till ställföreträdare efter granskning. Gransknings-PM Yttrande Beslut om anmärkning på befintlig handling, förteckning, Till huvudman eller dödsbo vid avslut. eller årsredovisning Redogörelse angående Till ställföreträdare. huvudmannen Vid vitesprocess Uppmaning om förteckning Efter avslutat ärende. Föreläggande Efter avslutat ärende. Ansökan till tingsrätten om Efter avslutat ärende. utdömande Tingsrättens beslut Efter avslutat ärende. 10 (17)

11 Kontroll av dödsbo Redogörelse för hinder mot skifte Till huvudman eller dödsbo vid avslut. Överförmyndarens beslut om ny tid för ingivande av handlingar Framställan till tingsrätt Bodelning och arvskifte Överförmyndarens exemplar. Arvskifte Överförmyndarens exemplar. Avtal om sammanlevnad i oskiftat dödsbo Överförmyndarens beslut att godkänna bodelning/ arvskifte/ avtal Anmälan om utbetalning från dödsbo Överförmyndarens exemplar. 11 (17)

12 Granskning av årsräkning Årsuppgifter från ställföreträdare Papper Till huvudman efter ärendets avslutande. Verifikationer Papper Till ställföreträdare efter granskning. Vid vitesprocess Anmaning om förteckning Efter ärendets avslutande. Föreläggande Efter ärendets avslutande. Ansökan till tingsrätt om Efter ärendets avslutande. utdömande av vite Tingsrättens beslut Efter ärendets avslutande. Befrielse från årsräkning PM Överförmyndarens beslut om Ev på befintlig handling. befrielse från redovisning av ekonomi Bevis om överförmyndarspärr av tillgångar Konton och värdepapper. 12 (17)

13 Förvaltningsärende Ansökan med bilagor PM, utredningsmaterial och yttranden Överförmyndarens beslut Delgivningskvitto/mottagningsbevis Handlingar som verifierar åtgärder enligt överförmyndarens beslut 13 (17)

14 Övrig tillsyn och beslut om arvode Redogörelse för uppdraget God man/förvaltarens uppfattning rörande uppdragets omfattning Yttranden PM Medgivande till uttag från spärrat konto Överförmyndarens beslut i övrigt Beslut om arvode Överförmyndarens arvodesbeslut Skriftväxling Kommunikation om arvodet. 14 (17)

15 Ärendets avslutande Följebrev Utskick av sluthandlingar. Delgivningskvitto eller mottagningsbevis Bevis om mottagande av sluthandlingar. Bevis om ärendet överlämnats till annan överförmyndare Mottagningsbevis om att handlingar har mottagits. Övriga handlingar Uppmaning från överförmyndaren Depåförteckning, saldo- och bankbesked Handlingar inkomna för kännedom Papper Papper Vid inaktualitet Vid inaktualitet Nej Nej Vid inaktualitet Vid inaktualitet Läkarintyg Papper 3 år Nej Vid inaktualitet Meddelande att egendom tillfallit Papper 3 år Nej Vid inaktualitet underårig Samtycke från huvudman att god man ska utses Åtagande från ställföreträdare Personinformation, personbevis Papper Vid inaktualitet Nej Vid inaktualitet 15 (17)

16 God man för ensamkommande barn Anvisning från Migrationsverket Ansökan om god man från Migrationsverket Åtagande Att bli ställföreträdare. Överförmyndarens beslut om förordnande av god man Registerutdrag Bevis om ställföreträdarskap. Anmodan om tillgångsförteckning Ansökan om entledigande av god man Överförmyndarens beslut om byte av god man Begäran om arvode Ersättning för uppdraget. Redogörelse Beskrivning av vad som skett i uppdraget. 16 (17)

17 God man för ensamkommande barn fortsättning Överförmyndarens arvodesbeslut Beslut om ersättning för uppdraget. Migrationsverkets beslut om permanentuppehållstillstånd (PUT) Anmälan till Socialtjänst om behov av särskild förordnad vårdnadshavare Tingsrättens dom om särskild förordnad vårdnadshavare Beslut om entledigande av god man Beslut angående redovisningsskyldighet PM, e-post, etc Outlook/Papper Vid inaktualitet Person som saknar vårdnadshavare. Om ställföreträdare ska redovisa förvaltningen eller inte. Nej Vid inaktualitet 17 (17)