Statens servicecenter - Uppdrag e-arkiv

Transkript

1 Statens servicecenter - Uppdrag e-arkiv

2 Vi är statens shared service center Målet är ett koncernövergripande arbetssätt och att utnyttja att statsförvaltningen är en juridisk familj Vårt uppdrag är att öka effektiviteten och minska administrationskostnaderna i statsförvaltningen Vi är en sammanslagning av verksamheter från Försäkringskassan, Kammarkollegiet och Skatteverket Vi är avgiftsfinansierade Vi erbjuder tjänster inom e-handel, ekonomi- och löneadministration och konsultverksamhet

3 Vi gör det möjligt för myndigheter att fokusera på kärnverksamheten

4 Organisationen bakom leveranserna - fakta om Statens servicecenter

5 Verksamhetsorter Huvudkontor i Gävle Gävle och Östersund Ekonomirelaterade tjänster Lönerelaterade tjänster Administration och IT Stockholm Konsultrelaterade tjänster GD-stab (marknad, kommunikation och utveckling) Eskilstuna Lönerelaterade tjänster Göteborg

6 Organisation Regeringen Finansdepartementet Styrelse Internrevision GD-stab Särskilda strategiska myndighetsprojekt Generaldirektör Rättsäkerhet och juridik Informationssäkerhet och säkerhetsskydd Avdelningen ekonomirelaterade tjänster Avdelningen lönerelaterade tjänster Avdelningen konsultrelaterade tjänster Avdelningen IT Avdelningen administration

7 Ekonomirelaterade tjänster Lönerelaterade tjänster Konsultrelaterade tjänster e-arkivtjänster

8 Uppdrag e-arkiv

9 Uppdrag - en förvaltningsgemensam tjänst SSC ska ta fram tjänsten i samarbete med Riksarkivet Tjänsten ska o förenkla införandet av e-arkiv i statsförvaltningen och o sänka kostnaderna - i jämförelse med alternativa lösningar Sju pilotmyndigheter ska o delta i arbetet och o ansluta till tjänsten - när den finns tillgänglig

10 I utformningen av tjänsten ska Statens servicecenter särskilt beakta att: den följer Riksarkivets föreskrifter och förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv, tjänsten möter behoven hos myndigheter med skilda typer av verksamheter, tjänsten med stödtjänster gör det enklare för myndigheterna att införa e-arkiv, skalfördelar som lägre kostnader, kan realiseras både för de enskilda myndigheterna och för staten som helhet, öppna standarder främjas, myndigheter ska kunna byta mellan en egen lösning och den gemensamma lösningen, informationssäkerhet noga övervägs i utformningen av tjänsten, tjänsten kan utvecklas stegvis för att dra nytta av lärdomar från varje steg, samt i ett tidigt skede utforma en förvaltningsorganisation

11 Projektorganisation 4 myndigheter följer arbetet Samråd med MSB DI esam Styrgrupp Björn Jordell, Riksarkivarie (Ordf.) Annika Bränström, GD, Bolagsverket Annika Axelborn, utvecklingschef, Bolagsverket Britt-Marie Östholm, divisionschef, RA Sten-Olov Altin, Länsstyrelsen i Västernorrlands län Magdalena Bosson, Länsstyrelsen i Stockholms län Richard Källstrand, enhetschef, PTS Johan Holgersson, chefsjurist, Energimyndigheten Charlotte Johansson-Ahlström, SSC Referensgrupp Riksarkivet Statens servicecenter Pilotmyndigheter Bolagsverket Statens energimyndighet Fortifikationsverket Länsstyrelsen i Stockholm Länsstyrelsen i Västernorrland Post- och telestyrelsen Statens fastighetsverk Delområde 1 Delområde 2 Delområde 3 Osv 11

12 Uppdragets faser Fas 1 Analys Fas 2 Krav och upphandling Fas 3 Implementation Fas 4 Drift och förvaltning 12

13 Genomfört i FAS 1 analysfasen Projektorganisation med styrgrupp Omvärldsbevakning och benchmarking Utrett och analyserat juridiska förutsättningar ekonomiska och finansiella förutsättningar säkerhets- och integritetsfrågor stordriftsfördelar Skapat preliminär kravbild och tjänstebeskrivning Marknadsundersökning genom en RFI 13

14 Delrapport enyrubrik/uppdrag-e-arkiv.aspx

15 Nytt förtroende finansiering för fas 2 6 maj beslutade regeringen att SSC får medel för att gå vidare till andra fasen i projektet, krav- och upphandlingsfas Beslutet baseras på den delrapport som lämnades in till regeringen den 25 februari 2015 Delrapporen har tagits emot väl och näringsdepartementet delar SSC:s mening att det inte finns några juridiska hinder för projektets fortsatta arbete Ett förvaltningsgemensamt e-arkiv är en prioriterad fråga som bl.a. omnämndes som en förvaltningsgemensam strategisk satsning i höstbudgeten - 2:6 Gemensamma e-förvaltningsprojekt av strategisk betydelse

16 MELLANARKIV - övergripande förutsättningar Myndighetens ansvar Riksarkivets ansvar 16

17 Mellanarkiv - övergripande förutsättningar Konceptet ska innebära system och metoder för e-arkivering Kunden äger sin information och har ansvar för den Slutarkivering sker hos Riksarkivet Leveransspecifikationer baserade på FGS

18 Övergripande krav - funktion och egenskaper stödja e-arkiveringsprocessen (OAIS och andra relevanta standards) Skapa paket, ta emot och validera, lagra (tekniskt) och bevara (vård), gallra, redovisa, återsöka samt leverera ut elektronisk information med tillhörande metadata. styra åtkomst till informationen skydda mot otillåten eller oavsiktlig förändring eller förlust kunna utvecklas kontinuerligt mot framtida krav

19 Övergripande krav legala och teoretiska Arkivmaterialet ska kunna hanteras och skyddas utifrån kraven i - arkivlagen, arkivförordningen och - övriga offentlighetslagstiftningen Stödja Riksarkivets aktuella föreskrifter, främst RA-FS 2009:1-2 Stödja de standarder och best practice som RA pekar ut (ex. FGS)

20 Informationsförvaltningen baseras på standarder RA-FS 2009:1 RA-FS 2008:4 Riksarkivets FGS:er MoReq 2010 ISO (Records Mgmt) EAC-CPF EAD Diarium Verksamhetssystem Ärendehantering ISO 14721:2003, 2012 (OAIS) Riksarkivets FGS:er METS, PREMIS PAIMAS PAIS RA-FS 2008:4 RA-FS 2009:2 ISO ,2 (pdf/a) E-arkiv Riksarkivets FGS:er METS PREMIS PAIMAS PAIS RA-FS 2008:4 RA-FS 2009:2 ISO ,2 (pdf/a) Arkivmyndighet (RA) Myndigheten/verksamhetssystem Myndigheten/mellanarkiv (SSC som tjänsteleverantör) Arkivmyndighet/slutarkiv

21 Web service Leveransgränssnitt Web service Web service Vår omsättning av e-arkiveringsprocessen utifrån funktionerna i OAIS modellen Producent E-arkiv Konsument VS 1 Bevarandeplanering Leveransförberedelser (ex. gallringsutreda) Skapa paket Arkivvård Gallring Datahantering Sökning DIP Beställning SIP Mottagning Åtkomst DIP VS 2 Validering Utleverans Extern part DIP VS 2 AIP Lagring Administration AIP Validering Söka RA (slutarkiv) Leverera Ta emot Vårda & framtidsäkra Förvalta & drifta Redovisa Tillhandahålla Exportera 21

22 Paketering av tjänst STRATEGISK FÖRVALTNING Verksamhets -system X Verksamhets -system Y Verksamhets -system Z ETL-verktyg E X T R A C T Paketering/konfiguration T R A N S F O R M L O A D E-arkiv applikation Strategi och administration Stöd för access inklusive export Gränssnitt för att söka och konsumera information ur e-arkivet STÖD TILL KUNDMYNDIGHETER Metodstöd Konsultstöd

23 Förberedelse inför inleverans (pre-ingest) Man skall kunna välja ur verktygslådan hur man vill arbeta Myndigheten förbereder själv sina inleveranspaket med egna programvaror utan att använda SSCs tjänst för inleverans Myndigheten förbereder själva sina inleveranspaket men med hjälp av SSC tjänst Myndigheten får konsultstöd av SSC att förbereda sina inleveranspaket Det centrala är att paketen blir korrekta och fullständiga samt att nödvändig dokumentation skickas med.

24 e-arkivtjänsten - en möjliggörare e-arkivtjänsten ska både göra det möjligt att tekniskt bevara information att informationen kan återanvändas och vidareutnyttjas Att göra det så enkelt som möjligt att e-arkivera genom standardiserade arbetssätt (processer och verktyg) genom att erbjuda olika stödtjänster 24

25 Fas 2 krav och upphandling

26 Delområden Processer/arbetssätt Informationssäkerhet/IT-arkitektur Juridik Tjänstepaketering och affärsmodell

27 Delområde - Processer/arbetssätt Arbetar med att definiera e-arkiveringsprocessen med delprocesser Arbete med att ta fram funktionella och arkivrättsliga krav pågår, kontinuerliga avstämningsmöten genomförs med PM och RA

28 Delområde informationssäkerhet Beslut - tjänsten ska inte att dimensioneras för att ta emot hemlig handling enligt säkerhetsskyddsförordningen Två säkerhetsnivåer med skyddsåtgärder för tjänsten Bas och Utökad nivå Arbete med att ta fram detaljerade krav pågår

29 Delområde Juridik Arbetar med att ta fram lösningar inom befintligt regelsystem, enligt direktiv från departement och styrgrupp Konkretisering av den juridiska konstruktionen - dvs hur skall regelverket se ut? Strategi för upphandling - dvs val av upphandlingsform, utvärderingsmetod osv

30 Delområde Juridik Tidigt i projektet identifierades juridiska frågetecken Handlingsoffentlighet - Den information som myndigheterna lägger i e-arkivtjänsten får inte bli allmän handling hos SSC Sekretess vid Outsourcing - röja - Allvarlig kritik i ett JO beslut,

31 Problematik Outsourcing är en förutsättning för användning av e-arkivtjänsten e-arkivtjänsten medför med automatik att sekretessreglerad information måste överlämnas till en eller flera privaträttsliga systemoch driftsleverantör/er e-arkivtjänsten förutsätter att utsedd personal hos SSC skall kunna arbeta i systemet på uppdrag av den arkivbildande myndigheten

32 Röja - osäkert begrepp i OSL Förbud mot att röja uppgift, vare sig det sker muntligen, genom utlämnande av en allmän handling eller på något annat sätt (3 kap. 1 ). Expertis har tolkat röjande på olika sätt A: Redan när informationen blir tillgänglig för privaträttslig aktör och/eller överförs från myndighet till privaträttslig aktör kan det innebära röjande B: Röjande sker först om det är sannolikt att en person hos driftsleverantören faktiskt tar del av uppgifterna. Myndighet Privaträttslig aktör A B A: Informationen är tillgänglig för aktören men denne tar inte del av den B: Aktören tar del av informationen

33 Sekretess vid outsourcing Vi behöver hängslen och svångrem Vi behöver konstruera e-arkivtjänsten så att överlämnandet blir tillåtet och att myndigheten inte anses röja sekretessreglerad information Tillämpning av sekretessbrytande bestämmelse - nödvändigt utlämnande En förordningsreglerad anslutning i avsikt att göra det nödvändigt att överlämna sekretessreglerad information till privaträttslig IT-leverantör. Utlämnandet innebär inte röjande om det är nödvändigt

34 E-delegationens slutsatser..denna förstudie visar dock att offentlighets- och sekretesslagen kan tolkas på ett sätt som ger ett relativt och normalt tillräckligt stort utrymme för sådana utlämnanden, förutsatt att tjänsteavtalet tydligt anger leverantörens befogenheter och skyldigheter i fråga om tystnadsplikt, behandling av personuppgifter, rätten att ta del av information och egenkontroll av överträdelser....bedömning inte ett tillräckligt starkt skäl för delegationen att lämna förslag till författningsändringar

35 Handlingsoffentlighet Vi behöver säkerställa att den information om läggs i e-arkivet inte anses som inkommen till SSC och därmed blir allmän handling hos SSC Fastställa en juridisk konstruktion för tjänsten Utformning av regelverk för arbetssätt såsom uppdragsavtal vid konsultuppdrag, behörighetsstyrning osv

36 Regelverk - förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv Kund Producent Konsument Ledning Administration IT E-arkivtjänsten Författningsreglering Överenskommelse Avtal STÖD FÖRVALTNING e-arkiv Konsultstöd Metodstöd Verktyg inkl. paketering och utveckling System Drift

37 Delområde Tjänstepaketering och affärsmodell Arbete med tjänstebeskrivning och tjänstepaketering pågår Modultänk - ambitionen är att man skall kunna välja ur en verktygslåda

38 Vägen framåt Utvärdering av svar klar Pilotmyndigheterna har gjort en första leverans till e-arkivets prod. miljö Sammanställning av krav klart för påsyn Juridisk konst. Säkerhetsanalys DELRAPPORT klar Tilldelningsbeslut fattat Tjänsten acceptanstestad Övriga myndigheter kan börja ansluta till tjänsten HT Q2-Q3, 2016 Q2-Q3, xxxx 2017 SLUTRAPPORT DELRAPPORT Projekt etablerat Resurser säkrade FFU fastställs, Upphandling utlyses Ev. överklaganden? Produktionssättning av tjänst Implementationsarbete påbörjas

39 Vägen framåt 2015 Arbete med kravställning inom de olika delområdena December första version av kravspecifikation klar 2016 Delrapport till regeringen 28 februari 2016 Upphandling offentliggörs Tilldelningsbestlut/avtal med leverantör Pilotmyndigheterna börjar ansluta till tjänsten Slutrapport till regeringen 31 december Övriga myndigheter kan ansluta till tjänsten

40 Vad kan man förbereda inför e-arkivering? 1. Värdera information och utred gallring 2. Definiera metadata, informationsmodell och format 3. Plan & teknik för export, inleverans och sökning 4. Genomföra inleveranser och tester 5. Driftsätta och förvalta Hit kan man förbereda 40

41 Vad kan man förbereda inför e-arkivering? Förarbete i arkivprocessen Informationsvärdering och ev. gallringsutredning Förberedelse för inleverans informationstyper informationsmodell begreppsmodell metadata format för bevarande sökbehov? ev. integration? återanvändning/vidareutnyttjande 41

42 Information om förberedelser för e-arkivering Uppdrag-e-arkiv.aspx

43 Kontakt och frågor Cia Jarehov, projektledare 43