Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS)

Transkript

1 Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) Jan Aspenfjäll Agenda Bakgrund till nuvarande FGS:er Ta fram en FGS Införa FGS:er Förvaltningsorganisationen FGS processen Blir det några FGS:er? 2 1

2 Bakgrunden till nuvarande FGS:er 3 Bakgrund Arkiv för alla nu och i framtiden (SOU2002:78) Arkivutredning av Kari Marklund LDB-projektet (Långsiktigt Digitalt Bevarande) e-arkiv och e-diarium projektet (eard-projektet) 2014 FGS-funktionen 4 2

3 FGS stödjer informationens hela livscykel Ta fram en FGS 6 3

4 FGS projekt 1(3) Tanken är att FGS:er ska kunna användas av hela den offentliga förvaltningen. Deltagare i projekten är intressenterna i FGS:en och representanter kommer från hela den offentliga förvaltningen. Inte bara för arkiv! FGS projekt 2(3) En FGS tas fram när det saknas en FGS för en viss informationstyp och ett gemensamt utbytesformat efterfrågas av flera aktörer. En informationstyp kan sägas svara mot en viss mängd uppgifter ur en applikation eller en tillämpning. Skapar nytta och fyller ett behov. 4

5 FGS projekt 3(3) 9 Införa FGS:er 10 5

6 Att införa en FGS FGS:en är avsedd att fungera för alla Minsta gemensamma nämnare Lokal anpassning Dokumentera alla beslut! Fält som är specifika för en användare eller en myndighet osv. 11 Att kravställa för FGS Sveriges kommuner & landsting (SKL) har med FGS:erna i sitt ramavtal Kammarkollegiet har inventerat sina ramavtal Den som inför en FGS måste veta vilka informationsmängder den har! Kravställ utifrån den lokala anpassningen! 12 6

7 Förvaltningsorganisation Förvaltningsorganisationen En funktion inom Riksarkivets Avdelning för offentlig informationshantering (OFI), Enheten för Utredning och utveckling (UTU) med: En expert inom metadataområdet som är funktions- och processansvarig för FGSarbetet En expert inom metadataområdet En utredare/samordnare Ett förvaltningsråd med en beredningsgrupp 7

8 Förvaltningsrådet Karin Åström Iko, Riksarkivet Anna Gillquist, SKL Annika Bränström, fd. Bolagsverket Cecilia Magnusson-Sjöberg, Stockholms Universitet Ulrika Gustafsson, Västerås Stad Rikard Broddvall, SLL Jan Aspenfjäll, Riksarkivet Karin Bredenberg, Riksarkivet (Funktionsansvarig) Tomas Wallin, Riksarkivet Peter Sivervall, Riksarkivet Fysiska möten 2 ggr/år. Vid behov där emellan kommer det att vara icke fysiska möten Strategi Planering Budget Prioritering Och beslutsstöd FGS processen 8

9 FGS Processen Utveckla Projektstart Förslag till utvecklingsprojekt Utveckling Operativ beställare Styrgrupp Referensgrupper Arbetsgrupper Mallar 9

10 Fastställa FGS Funktionen Sammanställer beslutsunderlag Förvaltningsrådet Rådgivande Generaldirektör Riksarkivet Beslutande Publicera Publicering Publicering av FGS på hemsida Informera via nyhetsbrev Tryckning av FGS:er & övriga dokument 10

11 Kommunicera Kommunikation Nyhetsbrev Besvara frågor från intressenter Myndigheter & privata intressenter Referensgrupper Arbetsgrupper Konferenser konferenser/år Kurser Förvaltning Problemrapportering Registrering Klassificering Ej stoppande, Stoppande Ändringsförslag Registrering Klassificering Mindre ändring, Större ändring Revidering av FGS 3 års cykler Upphävande av en FGS 11

12 Blir det några FGS:er? 23 Färdigställda FGS:er FGS Paketstruktur FGS Arkivredovisning (allmänna arkivschemat) Bild från 12

13 I morgon (fast inget exakt datum ) Familjen FGS Arkivredovisning (FGS-funktionen) FGS Ärendehantering (FGS-funktionen) FGS Personal (FGS-funktionen) Familjen FGS Ekonomi (ESV leder) FGS Databas (Projekt med Riksarkivet som projektledare) FGS Livsmedelskontroll (Projekt med Sambruk som ledare) FGS Utbildning (Fyrbodals kommunförbund) FGS Patientjournaler & Personakter (Kommunförbundet Sydarkivera) Inte ett FGS Projekt Framtagande av utökning till FGS Ärendehantering med bygglov, projektet Får jag lov som leds av Boverket Tack för uppmärksamheten! Nyhetsbrev Anmälan via hemsidan