Slutrapport DÄHS2012

Transkript

1 RAPPORT 1(6) Version 1.0 Utfärdare Bertil Thunberg/Sven-Håkan Olsson Ert datum Er referens Slutrapport Bilagor Deltagare i projektet. Separata dokument: Begreppslista v 5.0 Kravunderlag Generella krav v.5.0 Kravunderlag Icke funktionella krav v.5.0 Kravunderlag diariehantering v.5.0 Kravunderlag nämndadministration v.5.0 Kort beskrivning av nämndhantering v.5.0 Kravunderlag ärendehantering v.5.0 Kravunderlag ärendeknutpunkt, flödesmotor, mina/dina ärenden v.5.0 Rapport_Sambruk_DAHS2012_v1_0_ Postadress Föreningen Sambruk Högbovägen 45 SE Sandviken Hemsida E-post info@sambruk.se Organisationsnr Bankgiro XXX-XXXX

2 2(6) 1 Inledning 1.1 Om detta dokument Detta dokument sammanfattar projektet dokument- och ärendehanteringsystem Projektet genomfördes under perioden februari till maj er ÖTP kravmaster finns på sambruk.se/ramverk/ Välj projektdokument. 2 Bakgrund, syfte och mål 2.1 Bakgrundsbeskrivning DÄHS 2012 (Dokument- och ärendehanteringssystem) är ett projekt där sju kommuner (, Knivsta, Luleå, Osby, Oskarshamn, Ulricehamn samt Östra Göinge) gått samman för att ta fram kravunderlag m.m. inför kommande anskaffning av dokument- och ärendehanteringsystem. Kommunerna har olika omfattningar/ambitionsnivå för arbetet och arbetet delades därför upp i moduler. Varje deltagare medverkade i det var är aktuellt för kommunen och kunde på så sätt delta i modularbete som kan vara intressant för framtiden. Gränssnittet e-arkiv ingår i alla moduler. Kravunderlag har tagits fram för följande funktioner: Diariehantering Nämndadministration Ärendeknutpunkt/generell ärendehantering, Mina/dina ärenden Gränssnitt mot e-arkiv Dessutom har generella krav och icke-funktionella krav utarbetats. 2.2 Syfte Deltagande kommuner har gått samman för att ta fram ett generellt kravunderlag innehållande funktionella och icke-funktionella krav m.m. inför kommande anskaffning av dokument- och ärendehanteringsystem. Kraven utformas som att-krav, vilket varje kommun sedan omvandlar till bör-/skallkrav. 2.3 Mål Kravunderlag för följande funktioner: Diariehantering Nämndadministration Ärendeknutpunkt/generell ärendehantering, Mina/dina ärenden Gränssnitt mot e-arkiv Parallellt med ovanstående togs följande kompletterande underlag fram: Begreppslista Icke-funktionella krav Utvärderingskriterier; vissa bedömningskriterier ingår i projektet som sedan specificeras av varje kommun

3 3(6) 2.4 Avgränsningar Kravspecifikationsdelen resulterar i kravunderlag, vilket innebär att de ej utgör ett komplett upphandlingsunderlag utan respektive kommun färdigställer underlaget. Krav för Dokumenthantering kopplas endast till diarium och nämndhantering. De icke-funktionella kraven som tas fram grundas på ÖTP och ska sedan anpassas av respektive kommun. Varken Knowit eller Definitivus deltog i inbjudan eller vid leverantörsvisning. Kommunerna arrangerade tillfället själva. Kravställningen på gränssnitt mot e-arkiv är övergripande. Detta beror på att de FGS (förvaltningsgemensamma specifikationer) som Riksarkivet tar fram inom eard-projektet försenats och inte var klara under projekttiden. Kort information om eard-projektet: Projekt "e-arkiv och e-diarium förvaltningsgemensamma specifikationer" tar fram förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS:er) som ska göra det möjligt att föra över information mellan olika IT-system vid återsökning och arkivering. Projektet är indelat i flera delprojekt varav två är mest intressanta för - projektet; Delprojekt 3 - uppgift är att utarbeta förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS:er) för e-arkiv. Detta delprojekt förväntas leverera sitt första resultat i mitten av maj Delprojekt 5 - uppgift är att utarbeta förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS:er) för e-diarium. Detta delprojekt avser att leverera FGS med slutrapport under våren Organisation Projektet genomfördes under perioden februari maj 2012 och drevs av; Lotta Ruderfors, Sambruk Samordnande projektledarfunktion Bertil Thunberg, Knowit Konsult Sven-Håkan Olsson, Definitivus Konsult Projektgruppen bemannades av representanter från medverkande kommuner, se bilaga. Styrgrupp Claes-Olof Olsson, Sambruk Hans Haraldsson, Jönköpings kommun Kim Krogell, Jönköpings kommun Johanna Fransson, Malmö stad Linda Zachrisson, s kommun

4 4(6) 2.6 Genomförande Projektet har genomfört kravseminarier vid följande tillfällen: 27 februari kravstart mars arbetsmöte kravställning diarium + nämndhantering 13 april arbetsmöte kravställning ärendehantering/knutpunkt 19 april avstämningsmöte 25april arbetsmöte i samband med Sambruks Vårkonferens 11 maj avstämningsmöte V 20 leverans 3 Användning av kravunderlagen Bifogade kravunderlag kan användas vid anskaffning (avrop eller upphandling) av dokument- och ärendehanteringsystem. Kommunen ska; Välja de moduler/områden som omfattas av anskaffandet Värdera kraven, vid behov modifiera, komplettera eller ta bort krav. OBS att vissa krav ska kompletteras med information, t ex IT-miljö, från respektive kommun. Gradera kraven i ska/bör. Kraven är skrivna så att de kan användas både som ska- och bör-krav utan att skrivas om. Besluta och komplettera utvärderingskrav Lämpliga ramavtal för avrop av dokument- och ärendehanteringssystem eller tjänster är Kammarkollegieavtalen; E-förvaltningsstödjande tjänster 2010 Licensförsörjning 2010 Mer information om dessa finns på avropa.nu. Projektet har föreslagit en utvärderingsmodell där varje bör-krav utvärderas med 0-4 poäng. 4 p= fullödig beskrivning enligt kravtext 3 p= någon del som ej uppfylls 2 p= flera delar som inte uppfylls 1 p= få delar som uppfylls 0 p= inget svar eller ingen kravuppfyllnad. Alla dessa nivåer behöver inte användas. Det beror på komplexitet och omfattning på kravet. Det kan vara t ex lämpligt att använda 4 p, 2 p och 0p för att få spridning mellan anbuden. Exempel på krav och utvärderingskriterier: Krav Att det är möjligt att söka i intervaller av värden samt och/eller- kombinationer samt parenteser och med hjälp av någon form av wildcard/jokertecken. Att systemet innehåller frasbibliotek så att fördefinierade fraser enkelt kan infogas i fält eller dokument. Bör Bör Utvärderingskriterier 4= samtliga angivna klaras 2= vissa klaras 3, 1 används ej 0= inga eller inget svar. 4= både i fält och dokument 2= endast i dokument 3, 1 används ej 0= inte alls eller inget svar

5 5(6) 4 SGM, Sambruksgemensamt material De deltagande kommunerna har tecknat SGM5 (se för resultat från. 5 Rekommendationer Projektgruppen lämnar följande rekommendationer: Använd kravunderlagen i samband med anskaffning enligt kapitel 3. Det är lämpligt att de kommuner som gör anskaffningar med projektresultatet som bas fortsätter att ha ett nätverksutbyte för att dela erfarenheter och ytterligare förbättra kraven. Värdera om kravunderlag för dokumenthantering, e-tjänster mm ska tas fram inom ramen för ett fortsättningsprojekt. Fortsätt att följa utvecklingen inom e-arkivområdet. Detta gäller såväl Riksarkivets arbete som SKL:s upphandling. Värdera behovet av att komplettera - kravunderlagen med gränssnittskrav på e-arkiv när FGS:erna är fastslagna.

6 6(6) BILAGA Deltagare i projektet Följande representanter för deltagande kommuner har deltagit i arbetet: Kommun Namn Carl Westman Linda Zachrisson Mikael Petersson Sofia Bramstång Knivsta Lisbeth Rye-Danjelsen Knivsta Rojda Alpsoy Luleå Folke von Walter Oskarshamn Eva Nilsson Oskarshamn Tomas Karlsson Ulricehamn Anita Dalengren Ulricehamn Fredrik NilstrÖmer Östra Göinge Kerstin Wanstadius Osby Vera Demiri