Upphandling av IT-stöd. Verksamhetsutveckling eller honungsfälla? Claes-Olof Olsson Verkställande tjänsteman

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Upphandling av IT-stöd. Verksamhetsutveckling eller honungsfälla? Claes-Olof Olsson Verkställande tjänsteman"

Henrik Jansson
för 7 år sedan
Visningar:

1 Upphandling av IT-stöd Verksamhetsutveckling eller honungsfälla? Claes-Olof Olsson Verkställande tjänsteman

2 Verksamhetsutveckling Omvärlden förändras / utvecklas => Verksamheten & personal => NYA Processer Informationsflöden IT-stöd (internt OCH externt)

3 Förändringströghet Tradition individ & organisation (?) Tekniska lösningar befintliga & nya (?)

4 Dagens (och gårdagens) situation Slutna, monolitiska stuprörssystem Systemleverantören levererar allt Juridik & kompetens hindrar flexibilitet och externa lösningar

5 Upphandlingar idag (1) Mååååånga skall-krav (nästan lika) Många bör-krav

6 Upphandlingar idag (2) bör-krav otydliga Det skall finnas Familjebild VEM har bevisbördan????????? (JA = det finns en familjebild..) Film

7 RESULTATET av (flertalet av) upphandlingar

8 Upphandlingar; teknik vs ekonomi

9 Honungsfälla? Standardsystem Många kommuners kompetens inbyggt Man vet vad man får Styrka i att många använder samma system MEN affärsmodellen Avtalsbunden till en & samma leverantör

10 Standardsystem? IT-stöd för verksamhetsutveckling Svag koppling mellan årlig underhållsavgift förbättring av verksamhetsstödet Evolution vs innovation Sluten svart box => inga externa moduler kan anslutas Ett pussel med enbart (fasta) kantbitar.

11 Konsekvenser efter avtalet Lag (2007:1091) om offentlig upphandling

12 Förslag; kommande Upphandlingar Skall-krav Minimum grundförutsättningar Juridiska / affärsmässiga Tekniska; IT-miljö & ÖPPENHET JA / (NEJ) bör-krav = FÖRVÄNTNINGAR = HUR IT-stödet FÖRBÄTTRAR verksamhetens processer Handläggning Beslutsfattande

13 Förväntningar BESKRIVANDE frågor / svar Handlednings- & beslutsprocessen Informationsbehov som stöd i ovanstående (ev) informationsflöden IT-stöd som förverkligar DIGITALISERING Processer Verksamheten

14 Bedömning / utvärdering IT-stöd = realisering av digialiseringens POTENTIAL till Effektivisering Kvalitetsförbättring Produktivitetshöjning

15 Utvärdering efter avtalsskrivning Inkluderat i anbudsunderlag och avtal Regelmässig & strukturerad mätning av Samarbetet Måluppfyllelse; Effektivisering Kvalitetsförbättring Produktivitetshöjning

16 Verksamhetsutveckling i samverkan Samlad erfa + kompetens => bättre kvalitet Kravbeskrivningar Anskaffning Implementering Fortlöpande förbättringar / utveckling Samverkan genom Föreningen SAMBRUK

17 Därför finns Sambruk Verksamhetsutveckling i samverkan => unika e-tjänster baserade på medlemmarnas/medborgarnas behov => verksamhetskunskap + expertkompetens; IT, processutveckling + FoU

18 Föreningen Sambruk Fler än 100 medlemmar Totalt VINNOVA-stöd > 23,5 MKr till forskningsstödd utveckling Projektstöd fr EU EUR Aktiv dialog / samverkan med departementet & myndigheter & SKL Framgångsrika projekt => produkter Samlad, paketerad erfarenhet & kunskap

19 Samverkansmodell Projekt Utredning Anskaffning Utveckling Fortlöpande förvaltning Finansiering

infospridning Idrifttagande & överlämning Förvaltning Sambruk Externa resurser (vid behov) FoU Resursallokering 7

20 Kommunmedlemmar Samverkansmodell - Projekt Projektdeltagargrupp 8 Problemformulering/ Projektidé 1 Idéfas 2 3 Info & intresseansökan 5 4 Anmälan till Projektdeltagande 6 Intresseinsamling Projektetablering Projektgenomförande Fortlöpande infospridning Idrifttagande & överlämning Förvaltning Sambruk Externa resurser (vid behov) FoU Resursallokering 7 Expertkompetens 7 8 Projektuppföljning Projektorganisation 9 Leverans/ Överlämning av projektresultat Informationsflöden Resurser/produkter

21 Projektprocess 1 1. En medlem har ett problem och/eller projektidé för lösning -> Sambruk 2. Sambruk paketering projektförslag = samverkansprojekt 3. Info om förslaget till hela Sambruks nätverk (medlemmar & andra intressenter) 4. Intresserade meddelar Sambruk projektdeltagande 5. Sambruk assisterar i formulering av projektdefinition/-plan, inkl budget 6. Utskick & överenskommelse om projektplan 7. forts.

22 Projektprocess 2 7. Etablering av Projektorganisation Deltagande kommuner Externa resurser vid behov; ex FoU, expertkompetens Styrgrupp och Projektledare 8. Projektgenomförande Sambruks ansvar Ekonomi-admin = utdebitering av överenskommen projektbudget, fördelad till respektive projektdeltagarkommun + utbetalning av ersättning till externa resurser & andra kostnader (vid behov) Projektuppföljning via styrgrupp Fortlöpande informationsspridning i hela nätverket Projektgruppens ansvar Genomförande av projektet, i enlighet med Projektplan Fortlöpande rapportering 9. Projektavslut Mottagning & förvaltning av projektleverans/-resultat 22

23 Ramverk projekt SGM3 Utveckling SGM6 Medverkan (för ev extern part som deltar i projektet) SGM7 Forskarmedverkan (om FoU-resurs medverkar) SGM8 Studentmedverkan (om relevant) 8. Sambruks projektmodell & relaterade malldokument 9. SGM5 Användning 23

24 Slutsats Verksamhetsutveckling; Processer; (människor & arbetsrutiner) + e-tjänster & infrastruktur (multikanaler) verkliga förbättringar; effektivitet OCH produktivitet = EKONOMI ++

25 Slutord / förhoppning Nya (e-)tider => nya (utvecklings-)grepp e-förvaltning; e = EFFEKTIVITET Processutveckling + trovärdiga nyttokalkyler & benchmarking Flytta fokus från bäst / först till mesta nytta & produktivast

26 Ordförande Lena Lundgren, Gävle Verkställande tjänsteman Claes-Olof Olsson +46 (0) Projektkoordinator Lotta Ruderfors +46 (0)

Relevanta dokument

Verksamhetsutveckling och sambruk av kommunala e-tjänster. Sambruks samverkansmodell. 1. kommunal verksamhetsutveckling

Verksamhetsutveckling och sambruk av kommunala e-tjänster Sambruks samverkansmodell 1 Därför finns Sambruk Vi driver gemensam verksamhetsutveckling genom att skapa unika e-tjänster utifrån våra medlemmars