Dokumenttyp Ver Sida Projektplan av 7 Upprättat av B Thunberg, S-H Olsson

Transkript

1 Projektplan av 7 Projektplan Projektets namn Beställare/sponsor Projektledare Förstudie sammanhållen ärendehantering Sambruk Johanna Fransson Sammanfattning Detta dokument är en plan för att förverkliga en förstudie om sammanhållen, generisk ärendehantering. Planen sträcker sig över första halvåret Referenser o Projektförslag Förstudie Generisk Ärendehantering, o ÖTP, Öppen Teknisk Plattform 2. Bakgrund, syfte och mål Bakgrundsbeskrivning Vad ordet ärende står för har vidgats på senare tid. Kommunerna lägger större vikt vid service till medborgarna, parallellt med de mer formellt/juridiska ärendena - alltifrån frågor om när simhallen är öppen, anmälan om nerfallna träd och trasiga gatlyktor, till komplexa formella ärenden inom t.ex socialförvaltning och byggnadsnämnd. Både de formella och de mer serviceorienterade ärendena förtjänar hanteras i rationella ärendesystem. Bland system som hanterar ärenden finns dels specifika dokument- och ärendehanteringssystem (DÄHS), dels verksamhetsapplikationer inom förvaltningarna som är hårt specialiserade och hanterar en mångfald aspekter av ärenden (och service). I princip alla kommuner har, och kommer att under överskådlig tid ha, ett flertal ärendehanterande applikationer. Dessa ärendehanterande applikationer bör vara samverkande i mycket högre grad än idag. Behovet accentueras av att många kommuner börjat arbeta med Kontaktcenter, Medborgarkontor och Mina Sidor. Alla dessa tre företeelser förväntas fungera generellt och genomgående inom kommunen. Inom Sambruk har ett antal kommuner samlats runt ett initiativ för att i en förstudie belysa kraven på sådan sammanhållen ärendehantering. Syfte Syftet med projektet är att; Att på sikt uppnå en effektivare service i kommunerna genom en sammanhållen ärendehantering. Mål Resultatet ska kunna användas som beslutsunderlag för deltagande kommuner i deras arbete att uppnå en sammanhållen ärendehantering och omfatta följande: krav på och förutsättningar för en sammanhållen ärendehantering inom kommunal verksamhet. Kraven ska omfatta både verksamhetskrav och tekniska krav. Kravjämförelse med de viktigare ärendehanteringssystemen som finns tillgängliga på marknaden Handlingsplan för att åstadkomma en sammanhållen ärendehantering.

2 Projektplan av 7 Avgränsningar Projektet ska arbeta enligt principen takkostnad (så kallad cost-boxing ), varför: Ambitionsnivå i de olika leveranspunkterna avpassas så att alla kan levereras Antal typfall av ärendesamverkan som inkluderas måste på liknande sätt avgränsas Genomgång av ärendehanteringssystem på marknaden måste också på liknande sätt avgränsas Antal scenarion i nyttokalkylen avgränsas Endast ärenden inom kommunsektorn omfattas av projektet 3. Övergripande kravspecifikation Krav på slutleveransen Resultatet ska kunna användas som beslutsunderlag för deltagande kommuner i deras arbete att uppnå en sammanhållen ärendehantering. Förutsättningar Deltagande kommuner behöver vara aktiva i arbetet. Vi skulle behöva förutsätta av någon befintlig kommunjurist kan bistå vid ärendelegala bedömningar. 4. Leverans Eftersom budget är lägre än första kalkylen, behöver en prioritering ske av de områden som skall behandlas utförligare än andra (se även avgränsningar ovan). Förslag på avgränsning anges nedan för varje huvudpunkt: Leveransen från projektet ska belysa följande: 1. Beskriva en målbild för ärendesystem Baseras på den vidgade betydelsen av generisk ärendehantering som beskrivs ovan Systemet ska i grunden vara byggt för att kunna samverka med andra ärendehanterande system Specifikt ska systemet också kunna utgöra ärendknutpunkt för ärendehändelser signalerade från andra ärendehanterande system Målbilden ska inte låsas av ifall system nu finns befintligt på marknaden, vidareutvecklas eller nyskapas Målbilden ska i eventuell efterföljande etapp kunna vara bas för vidareutveckling till kravspecfikation eller upphandlingsunderlag. Avgränsning: Detaljeringsgraden inom denna leveranspunkt måste avvägas mot tillgänglig budget. 2. Beskriva ett antal typfall av ärendesamverkan Förhoppningen är att typfallen kan användas för att snabba upp analysen av faktiska ärendetyper i samband med införande av sammanhållen ärendehantering. Om det t.ex. visar sig att 80 % av ärendetyperna går att hänföra till något typfall så går det mycket snabbare att definiera ärendetyperna i systemen vad gäller ärendemetadata, processtyrning, checklistor etc. Risken minskar också att man annars missar viktiga kvalitetsaspekter av den sammanhållna ärendehanteringen.

3 Projektplan av 7 Ett antal typiska ärendesamverkansfall ska ingå som täcker t.ex. i. Då övertagande av ärendeansvaret helt görs från primär ärendemottagare till annan organisatorisk enhet/förvaltning ii. Då uppdrag istället förmedlas, men där det övergripande ärendeansvaret stannar hos den primära enheten iii. Då formellt övertagande av ärendeansvaret sker men statistikansvaret kvarstår hos primär enhet Varje typfall för ärendesamverkan ska belysas ur olika hänseenden - juridiskt m.fl.: i. Juridiskt hänseende ii. Ur servicehänseende iii. Ur effektivitetshänseende iv. Ur synvinkeln att kunna skapa övergripande ärendestatistik v. Vad gäller teknisk genomförbarhet vi. Gällande genomförbarhet relativt existerande ärendehanterande system som vi måste förvänta oss kvarstår Avgränsning: Antalet typfall föreslås avgränsas successivt under arbetet. 3. Genomgång av ärendehanteringssystem på marknaden De flesta viktigare systemen bör täckas Relativt grundlig genomgång bör göras av egenskaper både funktionellt, tekniskt och kommersiellt Organisationer som praktiskt använt respektive system bör om möjligt intervjuas I denna genomgång tas inte t.ex. förvaltningars specialiserade verksamhetssystem som hanterar ärenden med Avgränsning: Antalet system föreslås begränsas till cirka 5 st. 4. Nyttokalkyl Målbilden för kalkylen är ett införande av en ärendeknutpunkt för samverkande ärendehantering enligt ovan Kalkylen utförs enligt ett scenario (eller möjligen flera) där ett antal representativa egenskaper fastställs och redovisas PENG-metoden används Avgränsning: Scenarion föreslås utarbetas för en liten respektive stor/medelstor kommun. Detaljeringsgraden i kalkylen föreslås att hållas begränsad. 5. Underlag för Vinnova-ansökan FoU-medel ska kunna sökas för kommande etapper av arbete med generisk ärendehantering Om det kommer fram andra möjligheter för ansökan av medel, såsom inom EU, bör de också beaktas 6. Föreslå kommande etapper.

4 Projektplan av 7 5. Nulägesanalys och intressenter Intressenter Följande kommuner har anmält sig för deltagande i projektet: Borlänge Botkyrka Eslöv Jönköping Järfälla Malmö Ockelbo Östra Göinge Övriga intressenter: Sambruk och Sambruks medlemmar som ej deltar i projektet. Sveriges kommuner och landsting, SKL. 6. Tidsplan och aktiviteter Övergripande tidplan v 5/ Projektstart 15 april Leverans av delrapport (ska kunna utgöra underlag för kommunernas budgetprocess) 15 juni 2010 Leverans av Förstudierapport Milstolpeplan BP= beslutspunkt Aktivitetsplan Inläsning/planering Planering av aktiviteter. Ta fram projektplan för beslut i styrgrupp. Genomförande Genomförande av arbete enligt projekt med avstämningspunkt/punkter. I inledningen genomförs en kartläggning av nuläget. Ta fram delrapport Delrapport utarbetas med leveransdatum senast den 15:e april. Ta fram slutrapport Slutrapport utarbetas, leveransdatum senast den 15:e juni.

5 Projektplan av 7 Tidsplan

6 Projektplan av 7 7. Organisation och bemanning Roller, ansvar och befogenheter Beställare: Sambruk. Styrgrupp: Ordförande: Claes-Olof Olsson, Sambruk Janne Dicander, Jönköpings kommun Jan Kylhammar, Botkyrka kommun Projektgrupp: Johanna Fransson, projektledare, Bertil Thunberg, biträdande projektledare, Hans Haraldsson, Jönköpings kommun samt Sven-Håkan Olsson. Arbetsgrupp: Representanter från vissa kommuner som har möjlighet att arbeta djupare med projektet. Referensgrupp: Representanter från alla deltagande kommuner. Bemanningsplan/arbetsformer o o o 8. Budget För att skapa en hanterlig arbetsgrupp föreslås ett mindre antal kommuner ingå som har möjlighet att sätta av tid till projektet. Dessa kommuner träffas på ett antal arbetsgruppsseminarium. Projektgruppen bearbetar och sammanställer resultaten från arbetsgruppsseminariumen. Resultaten förankras sedan under några seminarier med referensgruppen (alla kommuner). Total budget för projektet är 419 tkr. Budgeten fördelar sig på externa kostnader enligt följande (deltagande kommuner bidrar utan debitering med sin arbetstid och med egna reseomkostnader): Persontid: Resor: Övriga kostnader: 389 tkr 25 tkr 5 tkr Finansiering sker enligt följande tabell: Kommun Finansiering (kr) Borlänge Botkyrka Eslöv Jönköping Järfälla Malmö Ockelbo Ö Göinge SUMMA

7 Projektplan av 7 9. Kommunikation och kvalitetssäkring Rapporter och dokumentation Statusrapportering sker var 14:e dag till beställaren. I statusrapport redovisas genomförda och planerade aktiviteter samt eventuella risker, beslut och åtgärder. Slutdokumentation ska arkiveras på Sambruks hemsida (inloggningsskyddat). Informationsplan Dokument sprids till deltagande kommuner via e-post. Översiktlig statusrapportering sker öppet på Sambruks hemsida. Ändringshantering Med tanke på metoden att prioritera arbetet löpande efter tillgänglig budget, ska styrgruppen kontinuerligt besluta om avgränsningar och prioriteringar i projektet. 10. Riskanalys De avgränsningar som måste göras pga budgetförutsättningarna, blir grannlaga och skulle kunna påverka projektets resultat. En annan risk är att deltagande kommuner inte kan avsätta nödvändig tid för projektarbetet. Projektet måste kunna förutsätta tillgång till viss ärendejuridisk kompetens. 11. Övrigt Följande var en sammanställning kring sammanhållen, generisk ärendehantering som nyligen gjordes vilken här inkluderas som idéunderlag. Drivkrafter för en sammanhållen ärendehantering: Att ge utmärkt stöd till kommunsammanhållet arbete såsom i kontaktcenter och medborgarkontor Att ge utmärkt stöd till medborgare/företag/organisationer på ett kommunsammanhållet sätt Att vidga ärendebegreppet för att inkludera informationsärende, serviceärende, diariefört juridiskt ärende och nämndshantering mm Att hantering av denna bredd av ärendetyper bör utföras med stöd av modern IT (som möjligen inte riktigt finns idag). Att se kommunen som en helhet där ärendehandläggning ska klaras bättre än idag oavsett hur man är organiserad i fackförvaltningar etc (kräver organisatoriskt god samverkan men även teknisk samverkan mellan många verksamhetssystem/ärendesystem)