Styrelsen för Föreningen Sambruk

Transkript

1 PROTOKOLL 1(6) Utfärdare Lotta Ruderfors Styrelsen för Föreningen Sambruk Tid SKL, Stockholm Plats Deltog Ulf Bingsgård, Trelleborg kommun Maritha Enström, Göteborgs Stad Jan Kylhammar, Botkyrka kommun, per tele Niclas Bendroth, Lund kommun Peter Jutterström, Jönköping kommun Torbjörn Boman, Skellefteå kommun Bengt Svenson, Sveriges kommuner och landsting Inge Hansson, Karlstad kommun Siv Torstensson, Uddevalla kommun Lennart Nyman, Bollnäs kommun Alec Magi Särnholm, Härryda kommun Lennart Jonasson, Sveriges kommuner och landsting Claes-Olof Olsson, Sambruk Lotta Ruderfors, Sambruk Lämnat återbud Peter Åberg, Storuman kommun Annika Hallberg, Kumla kommun Thomas Wennersten, Trollhättan kommun Lars Flintberg, Sandviken kommun Inger Hardell, Lycksele kommun Deltog ej Anders Fredriksson, Knivsta kommun Torbjörn Larsson, Falkenberg kommun Carina Wiberg, Karlstad kommun Ove Frid, Vänersborg kommun Framställd från en av FORMsoft ABs mallar Protokollförare Lotta Ruderfors, Föreningen Sambruk Postadress Föreningen Sambruk Högbovägen 45 SE Sandviken Hemsida E-post Organisationsnr Bankgiro XXX-XXXX

2 2(7) 1 Mötets öppnande Ordföranden Ulf Bingsgård hälsar välkommen och förklarar mötet öppnat. 2 Godkännande av dagordningen Dagordningen godkänns. 3 Val av justeringsman Till justeringsman väljs Siv Torstensson, Uddevalla kommun. 4 Föregående mötesprotokoll Föregående protokoll, daterade och , godkänns. Verkställande tjänsteman informerar om utestående punkter Fixa-min-gata, medel ansöks från Internetfonden Besöksplan, inkluderas i verksamhetsplanen Ekonomi 5.1. Årsredovisning Verkställande tjänsteman presenterade Sambruks resultatrapport Efter avstämning med revisorer kommer den att ingå i årsredovisningen. Årsredovisningen kommer att finnas klar för underskrift till nästa styrelsemöte. Presentationen av verksamhetsberättelsen vid styrelsemötet sammanfattades utifrån verksamhetsplanens prioriterade områden: - Utrednings- och Utvecklingsprojekt, avseende e-förvaltningskoncept - Fortsatt forskningssamarbete - Aktiv informations- och kunskapsspridning - Samverkan och påverkan gentemot statliga myndigheter, departement och edelegationen, samt leverantörer Vtjm konstaterade att målsättningarna inom samtliga områden uppfyllts relativt väl. Vissa delområden har nedprioriterats av resursskäl. Styrelsen godkände redovisningen och hade inget att tillägga eller justera i det tidigare distribuerade dokumentet Utkast till budget 2012 Vtjm presenterade ett utkast till budget för 2012 som bygger på oförändrade medlemsintäkter, något lägre projekt- och FoU-intäkter, omkostnader och personalkostnader samma som 2011 och att fordran på OSEPA för 2012 betalas ut Styrelsen diskuterar risker om OSEPA inte utbetalas.

3 3(7) En komplett budget föreläggs styrelsen vid nästa möte. Styrelsen godkände den preliminära budgeten. 6 Genomgång Sambruk, nuläge 6.1. Projektrapportering Ekonomiskt bistånd och BITA Förfrågan gällande Systemförvaltning för Multifråga, eansökan och BITA har skickats ut. Just nu pågår utvärdering av inkomna förslag. SKL informerar om att E-delegationen kommer att presentera en rapport i mars/april, där myndigheter föreslås få order om att presentera informationsmängd. Innoveta Kundcenter Projektet slutredovisades i Jönköping 2/2. Ca 25 personer deltog och det fanns även möjlighet att följa via webben. Dagen innehöll: - Presentation av Streamflow och Surface - Forskarna presenterade utvärderingar, framtagen vägledning och införande av KC samt Sambrukakademien - Jönköping kommun och Järfälla kommun presenterade erfarenheter från införande av KC DÄHS kommuner har meddelat intresse av att delta i ett nytt projekt, och en första träff har genomförts i Sthlm 26/1. Kommunerna främst intresserade av att samverka kring kravspecifikation och ev. delprojekt. Styrelseledamöter informerar om följande arbeten som kan ge bäring på projektet: - edelegationens Mina-sidor projekt - Botkyrka kommun upphandlar ett system för serviceärenden o kan vara ett steg på väg mot sammanhållen hantering o genomfört förstudie rätt väg in där service- och stadsbyggnadsförvaltningarna kartlagts, förvaltningarnas behov ansågs likartade och att ett generiskt ärendesystem därför bör kunna anskaffas, tanken är att koppla ihop ärendesystemet med kontaktcentret för att kunna spegla upp olika ärenden o Diskuterat begreppen myndighetsärenden och serviceärenden

4 4(7) Öppna verksamhetssystem Workshop hölls av SKL 5/12 runt öppet informationsutbyte inom skolan för att skapa en gemensam bild av problem och möjligheter. Deltagare var Skolinspektionen, Skolverket, Västerås kommun, Botkyrka kommun, Göteborgs kommun, Jönköpings kommun, Friskolornas Riksförbund, Svenska Läromedel, Linköpings universitet, Sambruk och SKL. SKL kommer att bjuda in till uppföljande möten under Öppna Sociala Molntjänster Huvudman för projektet är Stockholms universitet. Nuvarande projekt syftar till att planera ansökan till Vinnovas utlysning Utmaningsdriven Innovation projektfas B. Följande kommuner deltar i projektet; Bollnäs, Järfälla, Sundsvall och Botkyrka. Öppen Teknisk Plattform Informeras om att grundtanken för alla projekt är att det ska leda till kommunal service vilket möjliggörs via ÖTP i bl. a det strategiska arbetet. Tidigare genomförd enkätundersökning bland medlemmarna visar att flertalet kommuner använder ÖTP som underlag. Ramverket har arbetats fram i olika versioner sedan föreningens start, vilket innebär att det utvecklats över tiden med aktuellt innehåll. Projektet ÖTP3.0 är slutlevererat och målgruppsinriktade dokument som underlättar för verksamhetsmänniskor och IT-människor presenterades. Förslag att bjuda in till ett möte där ÖTP presenteras för IT-ansvariga och upphandlare, motsvarade det möte som arrangerades vintern Digital delaktighet Lokal kampanjkickoff i Botkyrka kommun har genomförts som ett seminarium. - Genom samverkan mellan Sambruk, Botkyrka och.se:s kansli videodokumenterades seminariet, tillsammans med individuella intervjuer med några talare. Videomaterialet kommer att vara tillgängligt både på Sambruks och Digidel:s webbplatser och kan nyttjas som informations- och instruktionsmaterial för andra kommuner som planerar liknande, lokala kampanjer; o Hela filmens längd är ca 15 min o Som komplement finns även ett antal kortare (1 2 min) avsnitt för de olika delarna 7 Samverkan med SKL Lennart Jonasson informerade om sitt uppdrag och den utredning som ligger till grund för hur SKL ska formera kansliorganisationen. Organisationen har presenterats formellt idag, både internt och externt. CeSam kallas formellt för programkontor och utgår från kommunernas och landstingens verksamhetsområden.

5 5(7) CeHis kommer att vara en del i CeSam. Programkontoret består av Lennart Jonasson, Åsa Zetterberg och en deltidstjänst som arbetar med marknadsföring. För varje programområde tillsätts en programansvarig. För varje programområde tillsätts en styrgrupp där representant från kommunerna finns med och medlemmarna förutsätts delta i projekt och referensgrupper. Styrelsen diskuterar hur samverkan mellan Sambruk och SKL kan ske på bästa sätt. Styrelsen beslutar att informera medlemmarna om Sambruks och SKLs samarbete, primärt genom ett PM underskrivet av Lennart Jonasson och Claes-Olof Olsson. 8 Intresseföreningen 8.1. Internkontroll valberedning 2013 Styrelsen diskuterar tillsättning av nya ledamöter. - Valberedningen kontaktar de ledamöter vars förordnande utgår i år, kvarstående ledamöter kontaktar valberedningen själva - Vid tillsättning av ledamöter prioriteras politiker - Föreslagen ledamot ska vara tillfrågad och villig att åta sig uppdraget - Underlag från föregående år skickas ut vid förfrågan om nominering till kommunerna Sambruks strategidokument bifogas 8.2. Årsmöte 24/4 Informeras om att årsmöte brukar hållas i samband med Vårkonferens. Konferensen hålls denna gång på Nacka Quality Hotel, Stockholm april. Årsmötet hålls den 24/ ca och avslutas med en gemensam middag Marknadsföring Informeras om att Sambruks sociala medier Facebook och twitter nådde uppsatt mål i förra veckan, 300 följare. Innebär att Sambruks inlägg når ca konton. Den kompetens som har tillsatts av Malmö Stad för sociala medier avser att gå i pension fr.o.m. 1 april. Sambruk har under 2011/2012 alltmer möjliggjort deltagande via webinar av olika evenemang. Vtjm deltar vid edag i Värmland den 9/2 där ca 210 deltagare från 16 kommuner finns representerade.

6 6(7) Vtjm undersöker möjligheten att kontraktera fortsatt tillgång till kompetent resurs med fokus på våra sociala medier Vårkonferens 2012 Informeras om att Nacka Quality Hotel, Stockholm är preliminärbokat för vårkonferensen den april. Styrelsen diskuterar olika förslag till gemensamma föredrag. 9 Verksamhetsplan Kommunikation Informeras om att arbetet påbörjas med verksamhetsplanen. 10 Övriga frågor Extra styrelsemöte 19/3 Styrelsen beslutar att genomföra ett styrelsemöte 19/3. Mötet hålls på SKL, Stockholm Lokal Mallorca Aktuell information från styrelsemedlemmar Karlstad kommun informerar om den Regionala e-dagen som genomförs 9 februari. SKL informerar om Offentliga rummet som hålls i Uppsala. 29 maj blir en fördjupningsdag och Sambruk har möjlighet att delta med specifikt ämne maj genomförs konferensen. Botkyrka kommun informerar om en utvecklad del av Digidel, där KS beslutat att Botkyrka ska bli partner och ansluta till den målbild som finns. Borkyrka har som första kommun ett KS-beslut på att delta med målet att 1800 personer ytterligare ska bli digitalt delaktiga Kommunen kommer att ansöka till.se för bidrag till kampanjsamordnare. Sambruk har medverkat till filmning av kick-off där förvaltningschefer, nämndspresidiet och föreningslivet bjudits in och även den nationella kampanjen fanns representerad.

7 7(7) 11 Mötets avslutande Ordförande tackar samtliga ledamöter för dagens möte samt avslutar detsamma. Underskrift Ordförande Underskrift Justerare Underskrift Namnförtydligande Ulf Bingsgård Namnförtydligande Siv Torstensson