Styrelsen för Föreningen Sambruk

Transkript

1 PROTOKOLL 1(9) Utfärdare Lotta Ruderfors, Styrelsen för Föreningen Sambruk Tid Plats SKL, Hornsgatan 20, Stockholm lokal: Utsikten, plan 12 Deltog Lena Lundgren Gävle Anders Fredriksson Knivsta Peter Åberg Storuman Marie Ahlqvist Lycksele Ove Frid Mariestad, deltog Bengt Svenson SKL Lämnat återbud Claes-Olof Olsson Peter Dacke Mats Bohman Annika Samuelsson Nisse Waldefeldt Stellan Sjögren Johan Wahlström Lars-Olof Lindblad Mikael Pallin Föreningen Sambruk Stockholm Nacka Mölndal Göteborg Kristinehamn Södertälje Kungälv Lycksele Deltog ej Torbjörn Larsson Falkenberg Alec Magi Särnholm Härryda Mikael Lagergren Västerås Protokollförare Lotta Ruderfors Föreningen Sambruk Postadress Föreningen Sambruk Högbovägen 45 SE Sandviken Hemsida E-post Organisationsnr Bankgiro XXX-XXXX

2 2(9) 31 Mötets öppnande Ordföranden Lena Lundgren hälsar välkommen och förklarar mötet öppnat. 32 Godkännande av dagordningen Dagordningen godkänns. Beslutspunkter hanteras innan Val av justeringsman Till justeringsperson väljs Marie Ahlqvist, Lycksele kommun. 34 Föregående mötesprotokoll Föregående protokoll godkänns Kommunal insatsstyrka V tjänsteman presenterar förslaget kring behovet av att ge mer praktiskt stöd vid införande av nationella projekt i form av ex. projektledare, specialister, verksamhetsperspektiv/fou osv. Styrelsens synpunkter - Projektet ska ägas och ledas av kommunen - Decentraliserad projektledarutbildning efterfrågas - Pool av projektledare efterfrågas - Återkoppling från projektgruppen till SKL - Lägga in förutsättning för att använda tekniken för distansmöten som grundläggande möjlighet Styrelsen beslutar att uppdra till Föreningens tjänstemän att formalisera förslaget med ovanstående tillägg. 35 Ekonomi V tjänsteman sammanfattar föreningens ekonomiska sammanställning. Medlemsintäkter är i år Tkr (budget Tkr) 3 nya medlemmar pga. intresse för specifikt projekt. Resultatrapport bifogas protokollet. Styrelsen godkänner föredragning. 36 Genomgång Sambruk nuläge Projektrapportering Ekonomiskt bistånd Består av tre valbara systeminstanser:

3 3(9) 1. Multifråga; via SSBTEK (xml-fil) hämtas uppgifter från olika myndigheter som mha multifråga visas för handläggare på ett användbart sätt Förvaltning av systemet fördelas på användande kommuner. 2. e-ansökan ekbist; e-tjänst för användarna 3. Självbetjäning i Socialtjänsten ; den sökande av ekonomiskt bistånd hämtar själv information från myndigheters system, kontrollera att det stämmer och lämnar till socialhandläggare. FoU-projekt tillsammans med Luleå kommun som tilldelats VINNOVA-medel. FixaMinGata En webbaserad tjänst där medborgare rapporterar problem i stadsmiljön via webb eller mobil. En nationell tjänst som ser lika ut oberoende av kommuntillhörighet och är byggd utifrån användarnas perspektiv. Systemet ser till att rapporter skickas till rätt kommun utifrån koordinater. Tjänsten påverkar och förändrar kommunens interna arbetssätt. För att göra tjänsten mer tillgänglig för användarna har en App lanserats. Framtagning av användarinriktat informationsblad diskuteras. Öppna verksamhetssystem skolan Två delprojekt: - Förbättrad och förenklad integration mellan skolans verksamhetssystem och schemaläggningssystem, Projekt som pågår under där SIS (Swedish Standards Institute) har projektledaransvaret. Representanter för medlemmarna är Göteborgs Stad och Umeå kommun som ingår i projektet. Första halvårets arbete kommer att stämmas av med kommunerna i nästa vecka. - Integration mellan personalsystem och skolans verksamhetssystem. Nytt projekt där upplägg och strategi diskuteras för att skapa standard så att information kan skickas mellan systemen. Gruppen har planerat ett möte i september med personalsystemleverantörer. Nebula Cloud computing EU-samarbete kring molntjänster. Resultatet ska vara en konkret utbildning för kommuner kring hantering av molntjänster. Utsedda partners deltar i Train-the-trainer session i juli. Till dess tas utbildningsmaterial fram, vilket sedan ska verifieras av partners under hösten. Sambruk har bjudit in till utbildningsdagar den 30/9 1/10.

4 4(9) UKAA uppfölningssystem för ungdomar IT-stödet har utvecklats i samverkan med handläggarna sedan 2013, ej med främsta syfte att lämna statistik till Skolverket (SV). Vid årsskiftet (14/15) förändrades det kommunala informationsansvaret (KI) till det kommunala aktivitetsansvaret (KA). SV har i uppdrag att hämta in statistik från alla kommuner och första inlämningsperioden är Skolverket utvecklade 2014 en modell för nationell uppföljning av de ungdomar som omfattas av aktivitetsansvaret. Rapporten släpptes i början av 2015, men IT-stödets förvaltningsråd har efterlyst förtydligande kring vissa frågor. Förvaltningsrådet skapade användningsfall, som har presenterats för SV och emottogs väl. Den kommunala samverkan och IT-stödet presenterades vid Offentliga rummet. ivis, etapp II Öppen innovativ skolplattform En öppen plattform med öppna APIer för att öppna upp för fler användargrupper och skapa en plattform som inte låser in data, varken tekniskt eller avtalsmässigt. Olika aktörer ska på så sätt kunna utveckla nya moduler, mobila appar mm till plattformen. Projektet drivs av föreningen Sambruk tillsammans med imcode Partner AB. I projektet ingår att skapa två tjänster, skolskjuts och ytterligare en som ska beslutas i samverkan med projektdeltagarna. Projektet har upprättat en specifik webbplats Projektet utbyter information med Öppna verksamhetssystems projekt för att tillgodogöra sig kunskap kring standarder. Accolm Samverkansprojekt inom IT-säkerhetsanalys där följande kommuner har deltagit; Knivsta/Heby, Falkenberg, Södertälje, Ulricehamn, Umeå & Föreningen Sambruk. I projektet har valfria applikationer samt externt och internt nätverk skannats. Varje deltagande kommun har fått en presentation av identifierade sårbarheter och risker för att ge en förhöjd säkerhetsnivå samt en förnyad inblick i den egna IT-miljöns styrkor och svagheter. Projekt under uppstart LoU av förvaltningstjänst för ProVisum/ÖFM Upphandling påbörjas inom kort, i syfte att kunna erbjuda Föreningens medlemmar ett komplett tjänstepaket för ProVisum.

5 5(9) Enhetlig ärendehantering, Oskarshamn Telemöte med intresserade kommuner och tilldelad konsult har genomförts. Efter diskussioner har kommunerna rekommenderats att se över sina interna processer innan nästa steg tas. MM Sender Under hösten presenteras ett förslag för att kommunerna ska komma igång med Mina Meddelanden. Kommunerna kommer erbjudas att skicka säkra meddelanden, via MM Sender. Åklagarmyndigheten intresserad av möjligheten med MM Sender och en utredning kring ÅM:s behov pågår. Övriga aktiviteter Seminariedagar Sambruks Vårkonferens Föreningen Sambruk firade sitt första tioårsjubileum som etablerad intresseförening med konferens under temat Ett decennium av Sambrukande, Människan i esamhället från medborgare till medskapare i offentlig service OSGIS2015 Open Source GIS Sweden 2015 FixaMinGata presenterades som tillämpningsexempel, som använder opensource GIS. Tjänsten använder open street map, open311 och är en nationell tjänst. Offentliga rummet Sambruk deltog vid Fördjupningsdagen i följande spår; - Kontaktcenter och kundtjänst - Digital samverkan (edelegationen) - Öppenhet i programvaror och utveckling Sambruk presenterade projekt vid följande seminarier under Konferensdagarna; - Öppen innovation - UKA, kommunsamverkan Vinnova programkonferens Luleå Tekniska Universitet Deltagare inom VINNOVAs utlysningsprogram Digitalisering för framtidens skola, utbytte information. ivis presenterades, tillsammans med övriga 12 projekt inom utlysningen. Övriga projekt tar fram produkter som kan kopplas till basplattformen, vilket

6 6(9) ger synergieffekter för alla. Diskussioner förs kring ytterligare en gemensam sammankomst under hösten. Almedalsveckan Föreningen Sambruk tillsammans med imcode kommer att presentera projektet ivis 30/6 och modellen för att skapa en öppen administrativ plattform och öppenhet, under rubriken "Kommunala verksamhetssystem med exempel från skolan är ni också inlåsta?" Hösten 2015 Verksamhetsplanering Styrelsen bjuder in medlemmar den 29-30/9 till Knivsta för gemensam workshop. Kompetensutveckling molntjänster Projektet, EU-samarbetet - Cloud Computing, har analyserat kunskapsbrister och utformat ett kompetensutvecklingsprogram för offentliganställda ITmänniskor. Deltagarna utbildas i alla aspekter av IT-infrastruktur till molntjänster, inklusive tekniska, organisatoriska, ekonomiska och upphandlingstekniska områden. Utbildningen kommer att genomföras 30/9-1/10 i Stockholmsområdet. Digidel 2015 Get Online Week genomfördes under v 13, där 121 organisationer deltog och ytterligare personer utbildades. Resultat från veckan har sammanställts i en rapport och i en film. Nästa tillfälle är emedborgarveckan 5-11 oktober, som har fokus på Ökad användning av e-tjänster och ökad digital delaktighet. Ansökan om medel har tillställts Näringsdepartementet. Digidel-nätverket planerar att delta vid konferensen Internetdagarna november. Sambruks höstkonferens Diskussioner förs att genomföra konferensen som samarrangemang med VINNOVA, och med fokus på framtidens digitala skola ÖFM, ekonomi V tjänsteman presenterar bakgrunden till projektet. Västerås har investerat medel för att utveckla ett nytt IT-stöd för Överförmyndarens verksamhet. Upphovsrätten har överlåtits till Föreningen

7 7(9) Sambruk, enligt föreningens ramverk SGM, som skall hantera förvaltningen av IT-stödet. Enligt planering skulle systemet slutleverares hösten 2013, men har försenats. Systemet uppfyller idag inte de behov som finns. Styrelsen diskuterar möjligheten att - gå in som garant för att IT-stödet utvecklas klart - att avropande kommuner betalar en extra avgift under 24 månader. (Extradebiteringen skulle därmed återbetalas till Sambruk) Västerås stad och Nacka kommun har godkänt upplägg med extra avgift fr.o.m ÖFM är en av de mest lag/regelstyrda verksamheterna som finns inom kommunen. Systemet har presenterats för både större och mindre kommuner och ett flertal kommuner har meddelat intresse, men vill avvakta tills utveckling är klar. Styrelsen beslutar enligt förslag med tillägg - att en juridisk validering ska utföras av jurist/skl. En förutsättning är att valideringen blir godkänd för att styrelsen ska godkänna - Att allokera kr av Föreningen Sambruks samlade medel för investering i vidareutveckling av systemet Provisum som Överförmyndarförvaltningens verksamhetsstöd - Att godkänna den ekonomiska finanseringsmodell, som tilläggsdebitering gentemot kommuner som nyttjar Provisum Godkänns inte validering hänskjuts beslutet till nästa möte. 37 Intresseföreningen IT-stöd och icke-medlemmar Sambruk når allt längre in i kommuners verksamheter och alltfler ickemedlemmar kontaktar kansliet och vill använda de IT-stöd som tagits fram. Styrelsen godkänner förslaget med tillägg att en högre avgift tas ut för ickemedlem Verksamhetsplanering 2016 Styrelsen beslutar enligt förslag att Verksamhetsplanering sker i samverkan den september i Knivsta kommun Valberedning 2016 Valberedning består av Lennart Östlund, tidigare Sandvikens kommun, nu Kommunanalys och Inge Hansson, tidigare Karlstad kommun, nu Ardline.

8 8(9) Stämman uppdrog till styrelsen att utse ytterligare en representant. Förfrågan ställs till Niclas Bendroth Clausenborg, Kommunförbundet Skåne och Åke Nygren, Leksands kommun. 38 SKL Sambruk Information hämtas från myndigheterna via SSBTEK till verksamhetssystem. 160 kommuner använder möjligheten och 2 miljoner förfrågningar görs per år. SKL har ställt förfrågan till kommunerna att finansiera tjänsten med1kr per kommuninvånare. INERA (landsting och regioner i samverkan för e-hälsa) tas över av SKL vid årsskiftet 2015/ Aktuell information från styrelsemedlemmar Informeras om ett nytt projekt inom Uppland/Knivsta som heter Medhjälp och hanterar processen kring planfrågor, angående kommunikation med medborgarna. Del1 i projektet utförs tillsammans med VINNOVA och ser över var olika behov finns i processen för att påverka samhällsbyggnadsfrågor. Del2 för projektet avvaktas ett beslut i oktober. Projektet kommer att bjuda in sambruks medlemmar att delta i arbetet, där SKL och Boverket är deltagare. Syftet är att titta på hela processen, som inte främst är digital, och inte syftar till att hitta ett visst digitalt verktyg. Informeras om att Lantmäteriet i Gävle verkar för att tillgängliggöra kartdata Sammanträdestider 2015/2016 9/9 Styrelsemöte Stockholm /9 Verksamhetsplanering i Knivsta 18/11 Sambruks konferens 4/12 Styrelsemöte Stockholm /2 Styrelsemöte Stockholm Övriga frågor Inga övriga frågor fanns. 42 Nästa styrelsemöte 9/9 Styrelsemöte Stockholm

9 9(9) 43 Mötets avslutande Ordförande avslutar mötet. Underskrift Ordförande Underskrift Justerare Underskrift Namnförtydligande Lena Lundgren Namnförtydligande Marie Ahlqvist