Styrelsen för Föreningen Sambruk

Transkript

1 PROTOKOLL 1(8) Utfärdare Lotta Ruderfors, Styrelsen för Föreningen Sambruk Tid 10 september Plats Sveriges Kommuner och Landsting, Hornsgatan 20 Lokal: Lybeck plan 7 Deltog Joakim Järrebring Alingsås Mikael Lagergren Västerås Jens Lindh Södertälje Lars Flintberg Sandviken Peter Dacke Botkyrka, mellan Bengt Svenson SKL, mellan Maritha Enström Göteborg Jan Långström Umeå Ove Frid Mariestad Lämnat återbud Claes-Olof Olsson Torbjörn Larsson Niklas Sjöberg Föreningen Sambruk Falkenberg Skurup Deltog ej Anders Fredriksson Knivsta Alec Magi Särnholm Härryda Peter Åberg Storuman Kjell Öhrström Bollnäs Jimmy Jansson Eskilstuna Stellan Sjögren Kristinehamn Siw Kullberg Landstinget Jkpgs Län Inge Hansson Karlstad Torbjörn Stefansson Härryda Mikael Pallin Lycksele Protokollförare Lotta Ruderfors Föreningen Sambruk Framställd från en av FORMsoft ABs mallar Postadress Föreningen Sambruk Högbovägen 45 SE Sandviken Hemsida E-post info@sambruk.se Organisationsnr Bankgiro XXX-XXXX

2 2(8) 36 Mötets öppnande Ordföranden Joakim Järrebring hälsar välkommen och förklarar mötet öppnat. 37 Godkännande av dagordningen Dagordningen godkänns. 38 Val av justeringsman Till justeringsman väljs Peter Dacke, Botkyrka kommun. 39 Föregående mötesprotokoll Föregående protokoll godkänns. 40 Ekonomi V tjänsteman informerar om att - konferensöverskottet för 2012 var hälften mot tidigare år - Sambruks intäkter ligger ca 1 miljon under budgeterat, vilket huvudsakligen beror på väsentligt mindre utdebitering av projektavgifter till deltagande kommuner - balanseras mot att kostnaderna per T2 ligger väsentligt under budget, även detta till följd av lägre projektaktiviteter - personalkostnaden ligger i linje med budgeterat för perioden Styrelsen har inget att invända mot den ekonomiska rapporteringen. Vtjm kommentar (i efterhand) till avvikelse på konto 6540; beror på felkontering av konsultfaktura, kr, som rätteligen ska konteras på Genomgång Sambruk nuläge Projektrapportering Bita Styrelsen är styrgrupp för detta projekt och ombeds besluta om nästa steg. Informeras om projektets bakgrund och vad som presenterades vid visningen av systemet i Kumla 11/6 - Kvarstående utveckling av systemet tillsammans med en uppskattning av kostnader - Tekniska förutsättningar - Förvaltningsråd - Utkast till förvaltningsavtal

3 3(8) Presentationen avslutades med diskussion kring kommunernas nuläge och ev. användande av system. Styrgruppen uppdrar till projektledaren att - undersöka hur marknaden ser ut idag - bedömning av läget - Utredning kring ideell förenings möjligheter att hantera köp och sälj Ekonomiskt bistånd Projektet har presenterats vid en nationell konferens, där ca 50 personer från 30 olika kommuner deltog. Deltagarna var främst intresserade av e-ansökan. I nuläget saknas koppling till A-kassan och Arbetsförmedlingen. Parallellt pågår edelegationens projekt Effektiv Informationsförsörjning EIF där projektgruppens förslag inför realisering av den föreslagna tjänsten Sammansatt Bastjänst (SSBT) är att FK:s informationstjänst LEFIOnline kommer att vidareutvecklas till denna tjänst. På sikt kan denna därmed ersätta Sambruks frågefunktion Multifråga. Kort diskussion kring förslaget att SKL kommer att ta det övergripande driftoch förvaltningsåtagandet (ansvar och kostnader) för SSBT. SKL och Sambruk har gemensamt bjudit in till leverantörsmöte 18/9 för att i god tid före driftsättning av SSBT gå igenom förutsättningar, villkor och förväntningar från samtliga intressenter. FixaMinGata Sambruk har avtalat med Morus AB om support och förvaltning av tjänsten året ut. Förvaltningsavgiften för 2013 är satt till 30 öre per invånare. Nästa steg är att skapa ett förvaltningsråd för tjänsten. V tjänsteman är inbjudan av Kommunförbundet Skåne att delta vid konferens för Tekniska chefer och presentera tjänsten. Webbaserad lösning ICF-KVÅ, förstudie Ingen ny information fanns att ge. Bistå SKL, projektkoordinering Projektet är slutrapporterat till Vinnova per 15 augusti och Sambruks medverkan avslutad.

4 4(8) IMAN2 - Effektivare och förbättrad e-förvaltning genom språkintelligenta ärendehanteringssystem Sambruk inbjuden att delta i projekt-reviewmöte i oktober. Lägesrapport ska därefter skickas till Vinnova. Kompetensförstärkning Öppna data Projektet ska slutlevereras i november, och stämmer i nuläget av med andra pågående initiativ. För projektet har intervjuer genomförts med utvalda personer från några kommuner. En komplettering med enkät kommer att skickas till medlemskommunernas IT-chefer och IT-strateger. Den 26/8 genomfördes workshop kring öppna data, där några kommuner och SKL stod för inbjudan. Ett 20-tal deltagare medverkade. Påtalades att det saknas nationell samordning och att man gärna ser att SKL tar den rollen. Västerås stad informerar om att bl.a. Västerås, Stockholm, Örebro och Umeå står bakom en ansökan till Vinnova FRÖN, inom området Öppna Data. Öppna verksamhetssystem - skola Projektet syftar till att system inom skolan ska kunna utbyta information. Parallellt med detta projekt finansierade och genomförde Botkyrka, Jönköping, Västerås och Göteborg i samverkan inom Sambruk ett proof of concept som har överlämnats till CeSam, SKL. Arbetet utgjorde underlag för CeSams projekt Öppen elevplattform som var ett delprojekt inom det Vinnovafinansierade ramprojektet; CeSam Partnerskap för digitala välfärdstjänster. Projektet Öppna verksamhetssystem fortsätter att i dialog med leverantörer möjliggöra utbyte av information mellan befintliga system. Projektet kommer att delta och presentera resultatet vid höstens konferens. En enkät är skickad till sambruks medlemmar, förvaltningschefer och systemansvariga inom skola, och kommunernas behov kommer efter sammanställning att presenteras för leverantörer. ÖFM En diskussion kring förvaltningsåtagande pågår med Västerås stad och Stockholms stad. Driftsättning i Västerås är försenad. Dessa två kommuner äger koden och det finns en muntlig överenskommelse att teckna ett SGM4-avtal mellan ägarna och Sambruk, så att Sambruk kan etablera en gemensam förvaltningsfunktion och erbjuda systemet till övriga kommuner.

5 5(8) En diskussion om lämplig prismodell pågår mellan Sambruk och företaget Softgear AB, som utvecklat systemet på Västerås och Stockholms uppdrag. Föreningsbidrag & Lokalbokning Informeras om att Umeå kommun har utvecklat ett system för bidragshantering som används av ett 20-tal kommuner. Idag finns en person som systemförvaltare och 3 personer som utvecklar. Malmö, Göteborg och Umeå samverkar nu i framtagande av en gemensam kravspecifikation för ett nytt, komplett system för effektiv hantering av föreningsbidrag och lokalbokning. Kravspecifikationen ska levereras till projektets styrgrupp i december i år, varefter nytt beslut om realisering, eventuellt i en större intressentgrupp ska genomföras. Nya projekt NEBULA/LEONARDO ett nytt 2-årigt EU-projekt kring framtagning av utbildningsmaterial för Cloud computing. I konsortiet deltar 7 olika partner från olika länder. Projektets uppstartsmöte hålls november i Aten. FoU-ansökan En ansökan gällande ny skolplattform har sänts in till Vinnova, inom ramen för den senaste FRÖN-utlysningen (sept-13). Ansökan utgår ifrån att nya applikationer ska byggas öppna och kunna kopplas till verksamhetssystem. Höstplanering Seminarium - Nyttovärdering integrationer Diskuterar seminariets inriktning. - ICF/KVÅ Flera parter inblandade och avvaktar inställning till deltagande. 42 Intresseföreningen Internkontroll Valberedning 2014 Under stämman föreslogs inga kandidater till valberedning. Styrelsens gavs i uppdrag av stämman att utse valberedning vid kommande styrelsemöte. Styrelsen föreslår följande personer och efterföljande ledamot kontaktar Lennart Östblom Janne Kylhammar Therese Kristensson Jens Lind - Lars Flintberg - Peter Dacke - Mikael Lagergren - accepterar

6 6(8) Göran Westerlund - Joakim Järrebring Återkoppling sker till Lotta Ruderfors. Sittande styrelse föreslår att den framöver kompletteras med fler verksamhetsnära ledamöter Ledamöter Informerar om att två av Sambruks ledamöter lämnar sitt uppdrag under mandatperioden. Eftersom styrelsen fortfarande är beslutsmässig, det vill säga att styrelsen fortfarande har minst hälften av ledamöterna kvar, beslutar styrelsen att inget fyllnadsval ska göras utan fortsätta som vanligt Kommunikation; Broschyr - Informeras om att en broschyr är under framtagande som finansieras av leverantörers annonser. Broschyren ska vara klar och delas ut i samband med höstkonferensen. Under dagen kommer vissa av ledamöterna intervjuas och en fotograf finns på plats. Informeras om att leverantörer ställt frågan om att delta med redaktionell text istället för annons. Beslutas att innehållet i en redaktionell text ej ska innehålla leverantörs- eller produktnamn. En redaktionell text kan dock vara kopplad till en annons på samma uppslag. Twitter, Facebook Ärendet hanteras ej vid styrelsemötet. Videproduktion placering på webben Ärendet hanteras ej vid styrelsemötet. Leverantörsutskick - Diskuteras kring formerna för Sambruks deltagande vid diverse utskick av leverantörer. Beslutas att värna om Sambruks neutralitet och att erbjudanden ska inkludera medverkan av Sambruk, inte användas enbart för utskick. Däremot hänvisas till leverantörers möjlighet att använda sambruks medlemslista på webben för utskick.

7 7(8) 43 SKL Sambruk Ärendet hanteras ej vid styrelsemötet. 44 Aktuell information från styrelsemedlemmar Sandviken beslut om att starta medborgarkontor 2015 Södertälje startar projekt för kontaktcenter under hösten Göteborg Michael Ernfors är ny IT-direktör från 1/ infördes ett externt kontaktcenter. Flera verksamheter ska flytta ut från Stadsledningskontoret till andra förvaltningar. Intraservice går från att ha en tjänstemannanämnd tillbaka till en politiskt nämnd. Dessutom informeras att Göteborg inför nytt ekonomisystem som molntjänst. Västerås frångår serviceorganisation till tjänstemannaorganisation 45 Övriga frågor Diskussioner förs kring de s kteckal-kriterierna som undantag i LOU och möjligheten att Sambruks medlemmar kan direktavropa tjänster och produkter som Föreningen anskaffat/förfogar över. Vtjm avser verifiera detta med SKL:s upphandlingsjurist inom kort (24/9). 46 Strategisk planering Bakgrund till strategidiskussionen är dels att Föreningens tidigare strategiska plan omfattade perioden och dels att det bedöms vara aktuellt med förnyad diskussion om eventuellt utvecklad/fördjupad samverkan mellan Sambruk och SKL/CeSam. Diskussioner återges i Bilaga1_Strategidiskussion_2013. Beslut Styrelsen ger i uppdrag till verkställande tjänsteman och Bengt Svenson att initiera vidare diskussion med CeSam. Till nästa styrelsemöte presenteras ett förslag till inriktningsbeslut och formellt beslut tas vid årsmötet Nästa styrelsemöte 5/ Upplands Väsby, i samband med Sambruks och KommITS höstkonferens. 6/ SKL, lokal: Mallorca, plan 12

8 8(8) 48 Mötets avslutande Ordförande avslutar mötet. Underskrift Ordförande Underskrift Justerare Underskrift Namnförtydligande Joakim Järrebring Namnförtydligande Peter Dacke