Protokoll Styrelsesammanträde för föreningen Sambruk

Transkript

1 Protokoll Styrelsesammanträde för föreningen Sambruk Plats: Sveriges Kommuner och Landsting, Tid: Deltog: Ulf Bingsgård, Trelleborg kommun Siv Torstensson, Uddevalla kommun Torbjörn Boman, Skellefteå kommun Bengt Svenson, Sveriges Kommuner och Landsting Alec Mägi Särnholm, Härryda kommun Peter Jutterström, Jönköpings kommun Lars Flintberg, Sandviken kommun Per tele fr.o.m Claes-Olof Olsson, föreningen Sambruk Anna Öhrwall Rönnbäck, FoU Lotta Ruderfors, föreningen Sambruk Lämnat återbud: Deltog ej Peter Åberg, Storuman kommun Niclas Bendroth, Lund kommun Annika Hallberg, Kumla kommun Thomas Wennersten, Trollhättan kommun Inge Hansson, Karlstad kommun Carina Wiberg, Karlstad kommun Lennart Nyman, Bollnäs kommun Torbjörn Larsson, Falkenberg kommun Maritha Enström, Göteborgs Stad Jan Kylhammar, Botkyrka kommun Ove Frid, Vänersborg kommun Inger Olofsson, Lycksele kommun Anders Fredriksson, Knivsta kommun Protokollförare: Lotta Ruderfors, föreningen Sambruk 1 (8)

2 Protokoll 39 Mötets öppnande Ordförande Ulf Bingsgård hälsar välkommen och förklarar mötet öppnat. Deltagarna presenterar sig. 40 Godkännande av dagordning Dagordningen godkänns. 41 Val av justeringsman Till justeringsman väljs Torbjörn Boman, Skellefteå kommun 42 Föregående protokoll Föregående protokoll godkänns. 43 Ekonomi 43.1 Budget för 2011 jämfördes med Resultatrapport per 2011T1. Informeras om att kostnader för projektet OSEPA konteras som en intäkt ca 6 månader efter, vilket beror på långa hanteringstider inom EU. Informeras om att överskott, kronor, för höstkonferensen 2010 har fakturerats och konterats i år. 44 Genomgång av nuläget 44.1 Projektläget Kort bakgrund till varje projekt och nätverk gavs då delar av styrelsen var ny. Information finns även i broschyr och på webb. Bita personlig assistans Nytt processbaserat system för tidsplanering och redovisning inom Personlig assistans. Systemet innehåller vyer för brukare, assistent och arbetsledare och finns idag i Kumla kommun. Januari 2011 bildades ett förvaltningsråd för systemet. Förvaltningsunderlag är under framtagande av förvaltningsrådet. 2 (8)

3 Ekonomiskt bistånd Finns en etablerad vidareutvecklingsbudget för En elektronisk frågefunktion (Intern e-tjänst) kallad Multifråga som samlar information från myndigheter - Funktionen Ifrågasatt av Datainspektionen ( tekniska hinder ) - Sedan tidigare finns en utvecklad koppling mellan ILAB:s VIVA och WMOmsorg. Motsvarande utveckling på gång av Tieto och ProCapita. - Datainspektionens ställningstagande har överklagats av Försäkringskassan Information från Försäkringskassan och Centrala Studiestödsnämnden visas av systemet och arbete pågår för att påverka övriga myndigheter att möjliggöra direktåtkomst. Pågår fortfarande samverkansdiskussioner med ILAB, Pulsen, Logica & Tieto. E-tjänst för sökande av försörjningsstöd, kallad eansökan-soc, finns som molntjänst och används av Sundsvall, Botkyrka & Eskilstuna kommun Elektroniskt bevarande Projektet syftar till att ta fram en kravspecifikation på hur digitala handlingar kan bevaras och återskapas. En sammanställning av cirka 90 bör- och skallkrav finns framtagna på ett system för bevarande. En slutrapport för projektet kommer att skrivas till Projektet samarbetar med flera aktörer; ex Riksarkivet, Försäkringskassan, Skatteverket och andra projekt inom området. Projektdeltagarna har meddelat intresse för att starta upp etapp III, upphandling, hösten Innoveta kundcenter Huvudsyftet med projektet har varit att utveckla kundcenter inom kommunal verksamhet och att stimulera till samsyn och samverkan, både mellan förvaltningar inom en kommun och mellan kommuner. Ett stödsystem, Streamflow, för verksamheten har utvecklats tillsammans med leverantör. Systemet används idag i Jönköping, Oskarshamn och Luleå kommun. En e-lärandeplattform har satts upp och driftas tillsammans med leverantör. Plattformen är opensource-baserat, Moodle, och har namnet En mediakonsult har anställts för att skapa material för e-lärande. 3 (8)

4 Öppna verksamhetssystem/förskola skola Inom förskola-/skolverksamheten finns två stora leverantörer av system, vilket skapat inlåsningseffekter. En förstudie har genomförts där man följt en generell process för att hitta brister och ge förslag på lösningar. Öppen teknisk plattform Sambruks ramverk innehållande specifikationer, principer och komponenter för att skapa återanvändning. Till augusti ska en inventering av medlemskommunernas arkitektur- och kravformuleringsarbete genomföras. Kommunerna inbjuds till ett uppstartsmöte 7 september för att påbörja ÖTP 3.0. Bertil Thunberg, KnowIT, kommer att agera vice PL. Nätverk Informationssäkerhet Nätverk som träffas vid vår- och höstkonferens för erfarenhetsutbyte. Erfarenhetsutbyte gällande vilka krav som finns, vilka hoten är, vilket teknik som existerar osv. IT-utvecklingen inom skolan (Tidigare Skola 1:1) Nätverk som träffas vid vår- och höstkonferens för erfarenhetsutbyte. Erfarenhetsutbyte gällande kommunernas nuläge och diskussioner runt vilka möjligheter tekniken medför. Nytt Ekonomisystem Nytt nätverk på initiativ av Uddevalla kommun för utbyte av erfarenheter och kunskaper runt införande av ekonomisystem. Öppen källkod Nytt nätverk 2011 på initiativ av forskarna. Erfarenhetsutbyte gällande olika affärsmodeller och nytta för offentlig verksamhet. Viss samverkan finns med Norge och Danmark. 4 (8)

5 Nytt förslag Verkställande tjänsteman informerade om ett möjligt nytt projekt där medborgare via webben rapporterar gatuproblem. Styrelsen ger verkställande tjänsteman i uppdrag att genomföra förstudie för att konkretisera ny beslutspunkt Utredningsuppdrag e-plattformar Informeras om att två leverantörer har besvarat utredningen. Inga bedömningar av leverantörers svar har gjorts. Ytterligare två leverantörer är kontaktade, och dessa svar kommer att tillförs i nästa version. Styrelsen beslutar att sammanställa leverantörernas svar i en rapport. Den kan sedan utvecklas med ytterligare leverantörers svar. Efter att alla fyra leverantörer har inkommit med uppgifter, publiceras rapporten på Sambruks webbplats. 45 Intresseföreningen 45.1 Internkontroll Föreningens redovisningsadministration, som köps av externt företag i Sandviken, har haft en del personalomsättning på kort tid, vilket inneburit en tyngre arbetsbörda för kanslifunktionen. Dessutom flaggas för att den tjänst som föreningen köper av Sandvikens kommun eventuellt inte har möjlighet att fortsätta i nuvarande omfattning. Detta innebär att föreningen kan behöva se över hela ekonomiadmin- och kanslifunktionen. Styrelsen ger verkställande tjänsteman i uppdrag att undersöka och föreslå en alternativ lösning till nästa styrelsemöte. Styrelsens säte diskuteras och föreslås stanna kvar i Sandviken Marknadsföring, besöksplan Information gavs om uppsökande verksamhet - IT-chefer i Skåne har besökts av styrelseledamot Niclas Bendroth den 29 april o Önskemål om att följa upp besöket av ordförande - IT-chefer i IT-Västerbotten besöks av verkställande tjänsteman den 22 juni - Borlänge/Dalarna planerar att genomföra en e-dag i höst Uppdatera tidigare framtagen besökslista och lägg upp i Sambruks projektverktyg. Informeras om Sambruks kommunikationskanaler som finns på webbplatsen. 5 (8)

6 45.3 Marknadsföring övriga kanaler Information gavs om Sambruks deltagande i externa fora (enligt separat rapport från verkst.tjm); - edelegationens seminarium Framtidens eförvaltning 19 maj - Vinnovas seminarium Framtidens Internet 23 maj - Nätverksdag/kompetensutveckling i samband med Offentliga rummet 24 maj - Offentliga rummet i Trollhättan maj 45.4 Marknadsföring kommande aktiviteter Påtalas vikten av att aktivt söka inbjudan till fler regionträffar (se pkt 45.2) Effektivare spridning av projektinformation via fack- och yrkesnätverk och via samverkan med leverantörer. Övriga konferens- och samverkansformer Diverse möjliga aktiviteter diskuteras. Följande tillfällen är bokade; - edelegationens samverkansmöte kring earkiv, 15 augusti - SmartCities, EU-konferens i Bryssel september - Konferens earkiv & verksamhetsbaserad arkivredovisning 2011, 7-8 sept - Nordiskt rundabordssamtal för framtidens ekommun, genomförs av Logica 21 september i Oslo - eförvaltningsdagararna, oktober - Arkivforum 9-10 november - Sambruk KommITs höstkonferens i Göteborg 8-10 november 46 FoU Sambruk - Vinnova 46.1 Projektläge SAMSKOP Projektet och forskarna har utgjort ett mycket värdefullt stöd till projekten BITA och Ekonomiskt bistånd. Slutrapport ska lämnas till Vinnova senast den 2 juli. Materialet ska kompletteras med utförliga handledningsdokument. Forskarna påpekar vikten av att förmedla till övriga intressenter. 6 (8)

7 BOSSANOVA Projektet startade Anna Öhrwall Rönnbäck presenterade framtaget regelverk och främst de förändringar som har skett sedan version Framtagen ppt placeras i Sambruks projektverktyg för ledamöter. Informerade om tanken med Förvaltningsråd. SGM6-7-8 är mallar som kan förändras/utvecklas efter behov. Vid nästa styrelsemöte skall beslut tas gällande ny version. Verkställande tjänsteman fick i uppdrag att komplettera materialet med ett underlag gällande kostnadsföring INTERREG IVC OSEPA Informerades om det EU-samarbete runt open source, där 12 partners från 11 olika länder deltar. Komplicerad projektredovisning innebär lång hanteringstid. I nuläget är stödmedel mottagna för period 1 (q1-q2 2010). 47 SKL Informerades om att E-delegationen arbetar allt mer med strategiska projekt: - CSN är projektledare för att ta fram en förstudie gällande hur utbyte av information kan ske effektivare. Delegationen studerar ekonomiskt bistånd. o Delprojekt; verksamhet, it-frågor, juridik o Nulägesskrivning klar till efter sommaren inriktning mot både kommuner och myndigheter o Botkyrka är referenskommun o Därefter ska en nylägesbeskrivning skapas - Vägledning för automatiserad samverkan; begrepp, semantik, begreppsmodell, riktlinjer för elektronisk meddelandehantering. Granskar även vad landstingen använder och vad som används internationellt. - Direktåtkomst FK diskuterar med datainspektionen Riksarkivet har på uppdrag av E-delegationen gjort en förstudie gällande gemensamma e-arkiv och e-diarium. E-delegationen ser till Sambruks arbete. 7 (8)

8 IT-kommunal Vård och omsorg har skapat ett informationssäkerhetsnätverk där MSB deltar. Flertalet kommuner har uppvaktat SKL vilket resulterat i en nyligen framtagen e-strategi. Kommunerna förväntas anta strategin. Beredning för e-samhället (tidigare e-hälsa) skall ha ett helhetsgrepp, vilket bl. a innebär att kansliet ska förstärkas. En ny organisation är under utredning och ett förslag ska lämnas i höst. SKL arbetar med skolfrågor framöver. 48 Aktuell information från styrelsemedlemmar Ordförande, Ulf Bingsgård deltar i SKLs Beredning för demokratifrågor. 49 Övriga frågor Föreslagna tidpunkter för kommande styrelsemöten diskuteras Tidigare planerade datum Ändras till 14 september SKL 30 september, SKL 8 nov i samband med Höstkonferens (oförändrat) 1 feb 2012 SKL 8 februari, 2012 SKL Sekreteraren förankrar med alla ledamöter. 50 Nästa styrelsemöte Diskutera styrelsens deltagande och representation vid olika konferenser. Ledamöters deltagande vid vår- och höstkonferens. 51 Mötets avlutande Ordförande avslutar mötet. Vid protokollet Lotta Ruderfors Sekreterare Ulf Bingsgård Ordförande Torbjörn Boman Justerare 8 (8)