Verksamhetsutveckling och sambruk av kommunala e-tjänster. Sambruks samverkansmodell. 1. kommunal verksamhetsutveckling

Transkript

1 Verksamhetsutveckling och sambruk av kommunala e-tjänster Sambruks samverkansmodell 1

2 Därför finns Sambruk Vi driver gemensam verksamhetsutveckling genom att skapa unika e-tjänster utifrån våra medlemmars behov genom att kombinera bred verksamhetskunskap med expertkompetens inom IT, processutveckling + FoU 2

3 Vi uppnår konkreta resultat Nya e-tjänster och nya arbetssätt Öppen teknisk plattform Nya affärsmodeller Remiss- och påtryckarinstans 3

4 Framgångsfaktorer Initierar och genomför projekt tillsammans, utifrån medlemmarnas behov Delar kunskap och erfarenheter med varandra Identifierar best practice Delar kostnader för utveckling och förvaltning och för externa specialister Starkare som kravställare, beställare och utvecklingspartner till leverantörer och myndigheter Starkt FoU-stöd totalt > 19 MKr i projektanslag 4

5 Sambruks nätverk Medlemmar > 100 kommuner + SKL, KFSK, Reg Jkp, Värmland Externa sponsorer FoU VINNOVA EU / INTERREG IVC EU / LLP Externa intressenter SKL / CeSam KommITs, KEF, m fl Lokala och regionala samarbetsorgan Statliga myndigheter & departement IT-leverantörer 5

6 Samarbetsformer Verksamhetsorienterade projekt & nätverk Initieras (oftast) av medlemmarna Sambruk etablerar projektforum Projektorganisation med projektledare, stödfunktioner och styrgrupp Externa specialister vid behov Frivilligt att delta 6

7 Resultat/leveranser 1 Föreningsbidrag och lokalbokning eboka/eförening Ekonomisk bistånd Multifråga + eansökan LSS/LASS-BITA TidIT INNOVETA StreamFlow + Surface Rekryteringsstöd EPOS fixamingata.se 7

8 Resultat/leveranser 2 Elektroniskt bevarande förstudie + kravspec Sammanhållen ärendehantering förstudie Öppen Teknisk Plattform, ÖTP arkitekturspec Std-/nyttomeddelanden interop.spec Begreppsmodeller Ramverk för Sambrukmaterial ny affärsmodell & regelverk för gemensamt mtrl Sid 8

9 Samverkansmodell projekt SAMBRUK Info-spridning Projektkontor Arkiv Kommunrepr Projekt koordinering Kommunrepr Kommunrepr Konsult(er) ICT-företag FoU vi har ett problem och/eller vi har en idé!! RESULTAT konkret Rapporter / spec s Applikationer RESULTAT abstrakt Kunskaps-/erfa-utbyte Lobbying 9

10 Kommunmedlemmar Samverkansmodell - Projekt Projektdeltagargrupp 8 Problemformulering/ Projektidé 1 Idéfas 2 3 Info & intresseansökan 5 4 Anmälan till Projektdeltagande 6 Intresseinsamling Projektetablering Projektgenomförande Fortlöpande infospridning Idrifttagande & överlämning Förvaltning Sambruk Externa resurser (vid behov) FoU Resursallokering 7 Expertkompetens 7 8 Projektuppföljning Projektorganisation 9 Leverans/ Överlämning av projektresultat Informationsflöden Resurser/produkter

11 Projektprocess 1 1. En medlem har ett problem och/eller projektidé för lösning -> Sambruk 2. Sambruk paketering projektförslag = samverkansprojekt 3. Info om förslaget till hela Sambruks nätverk (medlemmar & andra intressenter) 4. Intresserade meddelar Sambruk projektdeltagande 5. Sambruk assisterar i formulering av projektdefinition/-plan, inkl budget 6. Utskick & överenskommelse om projektplan 7. forts. 11

12 Projektprocess 2 7. Etablering av Projektorganisation Deltagande kommuner Externa resurser vid behov; ex FoU, expertkompetens Styrgrupp och Projektledare 8. Projektgenomförande Sambruks ansvar Ekonomi-admin = utdebitering av överenskommen projektbudget, fördelad till respektive projektdeltagarkommun + utbetalning av ersättning till externa resurser & andra kostnader (vid behov) Projektuppföljning via styrgrupp Fortlöpande informationsspridning i hela nätverket Projektgruppens ansvar Genomförande av projektet, i enlighet med Projektplan Fortlöpande rapportering 9. Projektavslut Mottagning & förvaltning av projektleverans/-resultat 12

13 Ramverk Projekt SGM3 Utveckling SGM6 Medverkan (för ev extern part som deltar i projektet) SGM7 Forskarmedverkan (om FoU-resurs medverkar) SGM8 Studentmedverkan (om relevant) 8. Sambruks projektmodell & relaterade malldokument 9. SGM5 Användning 13

14 Finansieringsmodell - Projekt Kommun-medlemmar Projektdeltagargrupp Pengaflöde (tjocklek relaterar till mängd/storlek) Förvaltningsgrupp 1 4 Projekt-etablering Projekt-genomförande Förvaltning Sambruk 2 5 Externa resurser (vid behov) FoU 3 Expertkompetens Projektorg. 6 Extern partner/leverantör Drift-/förvaltningsorganisation

15 Projektfinansiering 1 1. I samband med projektetablering överenskoms projektbudget, vilken fördelas (oftast proportionellt mot resp kommuns invånarantal) Sambruk fakturerar deltagande kommuner 2./3. Sambruk svarar för betalning av externa kostnader i projektet, t ex ersättning till externa parter i projektet, samt budget- & redovisningskontroll 4. När projektleverans till förvaltning skett, etableras Förvaltningsråd = representanter från nyttjande kommuner överenskoms en förvaltningsbudget, på motsvarande sätt som projektbudgeten Sambruk fakturerar nyttjande kommuner 5./6. Sambruk svarar för utbetalning av ersättning till extern förvaltningspartner, som sköter det praktiska förvaltningsarbetet. Motsvarande gäller för eventuell driftsfunktion 15

16 Samverkansmodell - Förvaltning Kommunmedlemmar Produkt/ Lösning A C Info & intresseansökan D Anmälan att nyttja Lösning Nyttjandegrupp Fortlöpande support & leveranser G Fortlöpande infospridning Mottagning/ Bedömning B Intresseinsamling Etablering nyttjandegrupp E Förvaltningsöverenskommelse F Förvaltning H Sambruk Fortlöpande support & leveranser G Informationsflöden Resurser/produkter G Förvaltningsresurser Förvaltningsorganisation

17 Förvaltningsmodell 1 A. En medlem har produkt/tjänst, framtagen i egen regi -> Sambruk B. Sambruk paketering till förslag = breddning/spridning av nyttjandegrupp genom samverkan i Sambruks regi C. Info om förslaget till hela Sambruks nätverk (medlemmar & andra intressenter) D. Intresserade meddelar Sambruk nyttjande E. Sambruk assisterar i formulering av Förvaltningsmodell, inkl ekonomisk överenskommelse F. Utskick & överenskommelse om Förvaltningsmodell G. forts. 17

18 Förvaltningsmodell 2 G. Etablering av Förvaltningsorganisation Nyttjande kommuner Externa förvaltningsresurser Förvaltningsråd & förvaltningsledare H. Löpande Applikationsförvaltning Sambruks ansvar Ekonomi-admin = utdebitering av överenskommen förvaltningsbudget, fördelad till respektive nyttjandekommun + utbetalning av ersättning till externa resurser & andra kostnader Uppföljning via Förvaltningsrådet Fortlöpande informationsspridning i hela nätverket Förvaltningsgruppens ansvar Etablering och fortlöpande info-utbyte via Förvaltningsråd Hantering av support- och utvecklingsbehov Fortlöpande informationsinsamling, uppföljning & rapportering 18

19 Ramverk Förvaltningsmodell A. SGM4 Gåva B. C. D. E. F. SGM5 Användning G. SGM6 Medverkan (för extern part som ingår i förvaltningsarbetet) 19

20 Sambruks ramverk för samverkan - SGM Resultat från VINNOVA-finansierat FoU-projekt tillsammans med Linköpings universitet Dokumenterat ram- & regelverk för samverkan, ägande- & nyttjande av material i Sambruks regi Allmänt / Övergripande Bakgrund och introduktion till regelverket Malldokument för överenskommelser mellan intressenter/ingående parter i aktuell samverkansmodell Situationsanpassade malldokument Utvecklingsprojekt Gåva från extern part till Sambruk Användning av produkt/lösning Medverkan i projekt (av extern utvecklingspart) Forskarmedverkan Studentmedverkan 20

21 Ordförande Joakim Järrebring +46 (0) Verkställande tjänsteman Claes-Olof Olsson +46 (0) Projektkoordinator Lotta Ruderfors +46 (0)