e-tjänster - lika viktigt för kommunens personal som för medborgarna!

Transkript

1 e-tjänster - lika viktigt för kommunens personal som för medborgarna! Claes-Olof Olsson Verkställande tjänsteman Föreningen Sambruk claes-olof.olsson@sambruk.se

2 Två projekt med FoU-stöd Sammanhållen e-förvaltning inom LSS/LASS Effektivisering av handläggningsärenden i Socialtjänsten 2

3 Vad särskiljer Sambruks projekt? Processanalys för hela informationsflödet Verksamhetsutveckling OCH Utveckling av e-tjänster Aktivt FoU-stöd Analys Syntes Utvecklingsstöd = aktionsforskning 3

4 Allmän FoU-ansats i Sambruk Myndigheten Sverige Se på det offentliga som en samlad aktör, där olika myndigheter förutsätts agera på ett samordnat och serviceinriktat sätt mot medborgare Sömlös: Myndighetsgränser ska inte skapa byråkratisk friktion Inte acceptabelt att en myndighet via sina regelverk, rättstolkningar och annat agerande vältrar över arbete och kostnader på andra myndigheter Medborgarglasögon när man betraktar den offentliga förvaltningen Bli förvånad varje gång som myndigheter inte klarar av att samverka sinsemellan med medborgarnas bästa för ögonen 4

5 Sammanhållen e-förvaltning inom LSS/LASS Processinriktad verksamhets-/it-utveckling Aktionsforskningsprojekt inom föreningen Sambruk FoU-projekt med finansiering från VINNOVA Utvecklingsprojektet samfinansieras av deltagande kommuner Projektstart januari 2007 med 14 kommuner och Försäkringskassan Verksamhetsdiagnos för processutveckling Kravspecifikation för e-tjänst/it-system avseende tidrapportering 5

6 LSS/LASS - Projektmål Att med hjälp av sammanhållen e-förvaltning förbättra tjänsten mot medborgaren samtidigt som mindre resurser krävs i administrationen Skapa standardiserade rutiner för samverkan mellan kommuner och Försäkringskassan Ökad samfunktionalitet (interoperabilitet) mellan kommuner och Försäkringskassan Kvalitetssäkra att den assistansberättigade får det beviljade antalet timmar verkställt Öka effektiviteten och bättre nyttja kommunernas resurser inom verksamheten personlig assistans 6

7 Processförbättringar & utvecklingsområden LSS/LASS Från Extremt komplex process från ansökan till beslut Tungrodd pappershantering och slentrianmässig signatur av brukare/god man Till Kvalitetssäkrad, IT-baserad process Förtydligade roller och ansvar för kommunen, avseende information & avtal 7

8 Förslag till förändringar framtagna inom projektgruppen Visionära till sin karaktär Eftersträvar radikala processförbättringar Helhetsperspektiv för att skapa rationella och effektiva processer över organisatoriska gränser Inte asfaltera kostigar Inte begränsat till befintlig lagstiftning Förändringarna måste genomföras stegvis Steg 1: Kommuninternt; nuläge => NYLÄGE Steg 2: Samverkan med Försäkringskassan (kräver samsyn, lagstöd och investerings-/förändringsvilja ) 8

9 BITA i korthet Tidrapportering vid källan (personlig assistent) med mobil enhet Kommun (arbetsledare) kontrollerar/godkänner assistenternas redovisade timmar genom fullmakt Brukare & god man ges möjlighet att granska scheman och tidrapporter (e-tjänst/skr underlag) Via IT-systemet skickas komplett, kvalitetssäkrad räkning till FK efter c:a 7-10 dagar Utbetalning görs enligt faktiska timmar, inte schablon FK gör stickprovskontroller istället för begära att signaturer 9

10 Brukarcentrerat IT-stöd för Personlig assistans BITA IT-stödets tre vyer 10

11 Planering Omsorg & tidrapportering Granskning & fastställande Redovisning Arbetsledare -Studera beslut (beviljade timmar) -Schemalägga (två vyer) -Hantera användare och avvikelseregler -Tidrapportera -Meddelas ifall planerat arbetspass ej inletts -Granska schema & tidrapport -Fastställa tidrapporter (avvikande / ej avvikande) -Skriva ut räkningar -Skriva ut löneunderlag Assistent -Studera schema -Inleda arbetspass -Avsluta arbetspass -Kommentera tidrapport -Studera schema, tidrapport och fastställande -(Studera löneunderlag?) Brukare -Studera schema -Studera kontaktuppgifter till arbetsledare -Studera LSS/LASSinfo -Studera saldo -Granska schema, tidrapport och fastställande -Kommentera arbetspass -Invända mot tidrapport -Studera räkning 11

12 BITA-projektet just nu Slutfasen av utveckling Intressentcentrerad, agil utvecklingsmetodik Öppen källkod, enligt Sambruks regelverk SGM Pilotdrift i Kumla Breddinförande fr o m juni -10 Uppkopplad, mobil tidsrapportering från fältet Arbetsledarvy Brukarvy Nya intressenter VÄLKOMNA! Nästa steg; Försäkringskassan. 12

13 Effektivisering av handläggningsärenden i Socialtjänsten 13

14 Handläggning av sociala ärenden Utmaningar ärendeprocessen Mycket STOR informationsmängd Info spridd på MÅNGA huvudmän; kommun & statliga myndigheter Olika huvudmän = olika tolkningar av regler och förutsättningar, juridiskt och tekniskt Strikt sekretess = integritetsaspekter Utmaningar verksamhetsutveckling Olika tolkningar (trots lagstöd ) Olika prioriteringar IT- & verksamhetsutveckling Systemleverantörer passiva OCH skyddar sina respektive affärsmodeller ( std-system och infotjänster) 14

15 Handläggarnytta Kunden/Brukaren = sökanden Funktionalitet Interface-spec Kommunens verksamhetssystem, handläggare Skatteverket AF Processöversyn Design/Layout Funktionalitet Interface-spec Info-sök Portal FK Kund- OCH Handläggarnytta CSN m.fl. 15

16 Informationsutbyte med myndigheter JÄTTEVOLYMER för kommunen MYCKET mer infoutbyte än med medborgare & näringsliv Merparten är fortfarande manuell ; fax, telefon STORA utmaningar att realisera elektroniskt = interoperabilitet Tekniskt protokoll Semantiskt beteckningar/nomenklatur Juridiskt tillåtet/inte tillåtet; en bedömningsfråga Organisatoriskt många (olika) myndigheter vs ännu fler (rätt lika) kommuner Hittills svårt (med några undantag) att etablera el. infoutbyte Kommunikation mellan olika myndigheter väletablerad Tidigare genomfört Sambruk-projekt; el.info från primärt CSN 16

17 Utveckling av frågefunktion Överväganden, under 2008, om fortsättning av Sambruk-projektet Ekonomiskt bistånd Nyttja FK:s frågefunktion - webbaserad Vidareutveckla befintlig applikation, CSN-fråga, till multi-frågefunktion ; en fråga -> fem myndigheter Specifikation & anskaffning av multifrågefunktion, integrerad i eller stand-alone-modul med interface till befintliga standardsystem Tieto ProCapita ingen beställning hittills = sommaren 2010 Logica WMOmsorg / Sofia / TreServa prio TreServa, övriga får vi hantera Pulsen Anna funktionalitet inbyggd vid drifttagning, kan bygga stand-alone lösning enligt Sambruks förslag Ilab - intresserade av samarbete & möjlig integration Offentliga Rummet 2010 Claes-Olof Olsson - SAMBRUK 17

18 Informationsutbyte NU (maj-10) SFS 2008:975 Lag om ändring i socialtjänstlagen, 2001:453 Trädde i kraft den 1 jan 2009 Omfattar FK, CSN, SKV, AF + A-kassorna Mkt varierande genomslag idag endast FK och CSN Olika tolkningar ( direktåtkomst, avgifter, medgivande, etc ) IT-leverantörerna gör egna, självständiga prioriteringar Sambruks projekt utveckling av modulen Multifråga Enda kommunala (samverkans-)instans som arbetar med detta (!) Initialt FK & CSN Produktionsstart mid-nov 2009 Direktåtkomst till och sammanställning av myndigheters info Ingen integration till kommunens soc.system => copy & paste 18

19 Varför genomföra Projektet? MÖJLIGHET att + PÅVERKA/samarbeta med myndigheterna (istället för att tacka o ta emot ) + PÅVERKA/STYRA leverantörerna (istället för att tacka o betala ) MÖJLIGHET att fortbilda personal, med bättre framförhållning + LÄRA av varandra = erfarenhetsutbyte + Snabbare introduktion & förståelse för nya tekniska/funktionella lösningar SNABBARE & BILLIGARE ATT FÅ EFFEKT I VERKSAMHETEN (jfrt med att passivt vänta o se.) AKTIVT FoU-stöd i processanalys och -utveckling, samt i samverkansdiskussioner med myndigheter (bl a regeltolkning ) Offentliga Rummet 2010 Claes-Olof Olsson - SAMBRUK 19

20 Vad blir resultatet? Kvalitetssäkrad processkarta ansökan-handläggning av ekonomiskt biståndsärende + Best practise beskrivning av effektiva arbetsrutiner (benchmarking mot övriga kommuner, samt analyserad av forskarna) inkl prövning av nya rutiner och befintliga lagrum Egenutvecklad, generell frågefunktion -> fem myndigheter, för elektroniskt informationsutbyte + Gemensam/samordnad anskaffning av IT-stödet + Säkerställd princip för informationsutbytet med samtliga aktuella myndigheter + Bästa möjliga affärsvillkor vid anskaffning OCH förvaltning av nytt IT-stöd Offentliga Rummet 2010 Claes-Olof Olsson - SAMBRUK 20

21 Risker med att avstå projektet? Worst-case => Myndigheterna sätter upp separata lösningar, utifrån sitt eget perspektiv mera arbetskrävande info-insamling för handläggare Leverantörerna bygger (fortsatt) inlåsta lösningar, med egna affärsmodeller dyrare & smalare lösning troligen längre tid till realisering => fortsatt omständlig handläggningsprocess ALTERNATIVT; tidsförskjutning/senareläggning av projektet => Samma (negativa) effekter som ovan, troligen inte reversibla, om myndigheter och/eller leverantörer hunnit etablera annan lösning än den av oss önskvärda Offentliga Rummet 2010 Claes-Olof Olsson - SAMBRUK 21

22 Nyttoanalys Elektroniskt Informationsutbyte + Väsentligt mindre tidsåtgång (jfr telefon-/fax-kommunikation) => MER kvalitetstid för/med klienter + Minskad risk för felaktiga utbetalningar (av totalt 20 MDR/år) Förbättrad ekonomi Mindre arbetstid för korrigeringsarbete + Mindre kostnader med egen informationsväxel, jfrt med att nyttja (betal-)tjänst från extern leverantör Skillnad SHS-kostnad vs KomInfo, alt InfoTorg = ¼ (c:a) 22

23 Fortsatt utveckling Vidareutveckla applikationen Multifråga till att omfatta samtliga instanser (nu inkl Pensionsmyndigheten) Diskussion med leverantörer av verksamhetssystem om integration mellan Multifråga och befintliga verks.system Vidareutveckla Multifråga för elektroniskt informationsutbyte med ytterligare myndigheter Nyttja Multifråga som bas för utveckling av andra, liknande frågefunktioner (ex Företagsfråga ) Vidare processanalys och -utveckling, som underlag för utveckling av (medborgar-)e-tjänst för ansökan om ekonomiskt bistånd Offentliga Rummet 2010 Claes-Olof Olsson - SAMBRUK 23

24 Slutsatser Utveckling av IT-stöd (e-tjänster) måste gå hand-i-hand med verksamhetsutveckling för att ge bästa möjliga effektiviseringsvinster SAMBRUK = samverkan + FoU-stöd erbjuder den bästa möjligheten till effektivt förändringsarbete Externt specialiststöd för processanalys & -utveckling Ger tyngd i diskussioner med myndigheter Samverkan + egenutveckling ger kontroll över ekonomin, även vid fortsatt produktutveckling + stabilitet i förvaltningsarbetet Offentliga Rummet 2010 Claes-Olof Olsson - SAMBRUK 24

25 Mer information Lotta Ruderfors Projektledare, BITA Inger Larsson Systemförvaltare, Socialförvaltningen, Kumla Claes-Olof Olsson Projektledare, Ekonomiskt bistånd Kerstin Wexell systemansvarig, IT-stöd, Botkyrka Offentliga Rummet 2010 Claes-Olof Olsson - SAMBRUK 25