Protokoll Styrelsesammanträde för föreningen Sambruk

Transkript

1 Gunilla Hallqvist 1 (7) Protokoll Styrelsesammanträde för föreningen Sambruk Plats: Stadshuset, lokal Tillväxt, Skellefteå Tid: Kl Deltagare: Olle Nilsson- Sträng, Bollnäs kommun Thomas Wennersten, Trollhättans stad Bengt Svensson, SKL Lars Flintberg, Sandvikens kommun Inge Hansson, Karlstads kommun Jan Kylhammar, Botkyrka kommun Siv Torstensson, Uddevalla kommun Maritha Enström, Göteborgs stad Niclas Bendroth, Lunds kommun Göran Westerlund, Alingsås kommunn Torbjörn Boman, Skellefteå kommun? Claes-Olof Olsson, Föreningen Sambruk Gunilla Hallqvist, Föreningen Sambruk Anna Öhrwall Rönnbäck, Linköpings universitet Deltar ej: Protokollförare: Lars Sandin, Göteborgs stad Peter Åberg, Storumans kommun Mats Green, Jönköpings kommun Elin Lagerqvist, Jönköpings kommun Roger Eriksson, Norrköpings kommun Annika Hallberg, Kumla kommun Carina Wiberg, Karlstads kommun Ove Frid, Vänersborgs kommun Inger Olofsson, Region Västerbotten Lennart Nyman, Bollnäs kommun Gunilla Hallqvist/Siv Torstensson

2 Gunilla Hallqvist 2 (7) Protokoll 1 Mötets öppnande Ordförande öppnar mötet och hälsar välkommen. 2 Godkännande av dagordning Dagordningen godkänns. 3 Val av justeringsman Till justeringsman väljs Maritha Enström, Göteborgs stad. 4 Föregående mötets protokoll Föregående mötesprotokoll godkänns. 5 Ekonomi Claes-Olof Olsson informerar om föreningens och projektens ekonomiska resultat. Styrelsen godkänner rapporten. 6 Genomgång Sambruk, nuläge 6.1 Projektläge BITA /Brukarcentrerat IT-stöd inom personlig Assistans Kumla pilotkommun = proof of concept. Aktiv forskarinsats med systemutveckling juni augusti av tidsbegränsad anställd forskare. Finansieras av p-budgeten. Ekonomiskt bistånd Spec-fas klar 9 juni enda aktiva kommunala instans i Sverige!! Beslut om finansiering av tillverkning av Multiklient i juni. Realisering, etapp 1 okt-09 (FK + CSN). Etapp II beroende av övriga myndigheters utvecklingsplaner. Elektroniskt bevarande Slutrapport är levererad och godkänd maj -09. Totalt deltog 30 kommuner och fler intresserade av rapporten + proj.mtrl. Planering av nästa projekt (realisering), hösten -09. Innoveta Etablering av projektgrupp info-möten. FoU-arbetet utvärderingsrapport försenad (Skellefteå, Botkyrka och Sthlm), levererans 2 sept = driftstart i Jkp.

3 Gunilla Hallqvist 3 (7) Projektet är brett och det finns stora möjligheter för kommuner att delta oberoende om de har startat, planerar att starta eller bara är allmänt intresserad av kundcenter. Projektledare ännu inte anställd. Skall arbeta 50% vardera för Jkp och Sambruk under 12 månader, därefter troligen halvtid för Sambruks del i projektet, ÖTP Knutpunkt för ärendehantering skall etableras i ÖTP kravbilden efter sommaren (Innoveta-proj). Stöd till Multiklienten för kontakter mot 5 myndigheter. Önskemål om start av IS-IT och E-arkitekturgrupp inom ÖTP efter sommaren. Uppföljning av upphandlingsdagarna planeras i sept/okt. Jkp kan under 2009 bidra med Metodhandböcker för: Informationssäkerhet Förvaltning av IS Processkartläggning Önskemål finns att starta nätverk inom ovanstående områden. 6.2 Nya projekt Öppet verksamhetssystem Peter Dacke, Botkyrka. Leverantörsdelegation - som diskuterar med leverantörer (vinna/vinnakoncept). Specificeringsdelegation - vad vill vi ha? Ekonomiskt långtidslagring/digitalt arkiv Planeras under hösten 09. Fler möjliga samarbetspartners utanför Sambruk. Skola 1:1 En dator till varje elev Många kommuner arbetar med detta. Möjliga synergieffekter främst kunskaps- och erfarenhetsutbyte Påbörjat undersökning av FoU-stöd (KK-stiftelsen, MAH) Styrelsen är positiv till att starta ett projekt/forum för att utbyta erfarenheter och kunskapinom området Skola 1:1 med fokus på att ekonomi och teknik. I forumet/ nätverket bör både IT och pedagoger ingå. Forskarperspektivet är också intressant. COO bjuder in till möte i höst. Dataföreningen i Sverige DFS Samverkan kring emedborgaren / emedarbetaren, som innebär en större satsning på att, genom utbildning, minska den digitala klyftan. Motsvarande satsning, som en utökning av SKLs SurfaLugnt-koncept, för mindre näringsidkare eföretagaren.

4 Gunilla Hallqvist 4 (7) DFS har många samarbetsavtal: Utbildningspartners (ABF, Folkuniversitetet, PRO & UR) Sponsorspartners (HP, 3, Eniro, Aftonbladet) Samarbetspartners (bl a Apoteket, FK, SKV,1177 m fl ) Medlemskap via Digitala trappan ger 50% rabatt. Men ett bredare samarbetsavtal mellan DFS och Sambruk skulle kunna ge ännu bättre villkor.möjlighet att etablera samarbete för vidare utveckling/anpassning av kursprogram och innehåll, på motsvarande sätt som DFS gjort tillsammans med Göteborgs stad (emedarbetaren). 7 Intresseföreningen 7.1 Internkontroll E-delegationen: e-delegationen startade sitt arbete i april. Delegationen består av 12GD:ar från IT-intensiva myndigheter samt VD för SKL. En arbetsgrupp med representanter för respektive myndighet och SKL är tillsatt. Bengt Svenson representerar SKL. Delegationen ska som första uppgift ta fram ett förslag till strategi som ska presenteras för regeringen senast 31 september. Styrelsen diskuterar hur Sambruks frågor kan föras fram till e-delegationen. Det är viktigt att få fram konktreta exempel på problem till e-delegationen. Frågan bordläggs till efter möte 7/9 mellan Sambruk (Olle N-S + COO) och Håkan Sörman, VD, SKL angående samverkan kring delegationsfrågor och hur Sambruk gemensamt och/eller var för sig kan framföra frågor och synpunkter. 7.2 Sambruk som remissinstans Styrelsen anser att det är viktigt att Sambruk har möjlighet att påverka och förändra. Styrelsen beslutar att det ska finnas styrelsebeslut på de remissvar som ska skickas in i Sambruks namn. 7.3 Kanslifunktion COO informerar om att redovisningstjänsten, som Sambruk köpt av Sandvikens kommun, avslutas p g a resursbrist i kommunen. Tjänsten kommer att köpas av Sekreterarjouren vid Sandbacka park med fast pris från halvårsskiftet. 7.4 Anställning COO informerar om att en eller två tidsbestämda tjänster kommer att anställas i Sambruk. Dels en projektanställd student under sommaren (finansieras genom BITA-projektet, med 200 kr/ tim) och dels eventuellt, beroende på överenskommelse med Jönköpings kommun en projektledare för Innoveta (VINNOVA-finansierad). 7.5 Medlemsvärvning Styrelsen diskuterar möjligheter att värva nya medlemmar. Merparten sambrukskommuner blir medlemmar på grund av projektintresse Goda möjligheter att verva medlemmar genom flera projekt Annonsering via e-brev i Offentliga affärer

5 Gunilla Hallqvist 5 (7) Hemsidan ses över. Bättre projektredovisning på webben är önskvärt. 7.6 Höstkonferensen Lars Flintberg föreslår att Sambruks höstkonferens samordnas med KommITs. Styrelsen är positiv till förslaget och uppdrar till COO att undersöka möjligheten att lägga en gemensam höstkonferens den 4-5 november. 7.7 Sambruksrepresentant i Kammarkollegiets styrgrupp för projektet Upphandling av driftstjänster Gunilla, som representerar Sambruk i referensgruppen för Upphandling av driftstjänster, Kammarkollegiet, informerar om att Sambruk har möjlighet att få en plats i projektets styrgrupp. Jan Kylhammar föreslås som representant. 7.8 Förslag: Ny avgiftsmodell för kluster COO presenterar ett förlag till ny avgiftsmodell för kluster. Det skulle uppmuntra samarbete och vara ett ekonomiskt incitament att bli medlem. Frågan bordläggs till nästa möte. 8 FoU Sambruk/VINNOVA Projektläget SAMSKOP/BOSSANOVA/INNOVETA SAMSKOP: SAMverkan mellan Statliga och KOmmunala Processer. Nära och aktiv samverkan mellan projekten Ekonomiskt bist och BITA. BOSSANOVA: Affärsmodeller för öppen programvara i offentlig sektor Nya möjligheter för kunder och leverantörer Vidareutveckling från SCL & SGP till SambrukGemensamt Material SGM. Tydliggjort att regelverket avser upphovsrätt. Syftar till att förhindra inlåsning (av beställande kommuner, i leverantörernas affärsmodeller/avtal) inte uteslutning av någon part. Starkt behov av formaliserat regelverk, som vidareutveckling av flytande praxis. Mycket verkstad (aktiva, tillverkande projekt) på gång, som nödvändiggör detta regelverk; Elektroniskt bevarande IP (intellektuellt kapital) > 1 MSEK Ekonomiskt bistånd IP > 500 KSEK KSEK BITA IP = 05 1 MSEK EPOS IP > 500 KSEK INNOVETA: Innovativa e-tjänster för kompetensutveckling och verksamhetsstöd för kundservice. Stort intresse från många kommuner. 1:a projektmötet 19 augusti. 8.2 Fastställande av regelverk Sambruk gemensamt material SGM Anna redovisar förslag på regelverk för upphovsrätten för anskaffa, utveckla, nyttja och förvalta gemensam programvara.

6 Gunilla Hallqvist 6 (7) Efter diskussion kring de redovisade dokumenten, innehållande regelverket SGM, med tillämpningsmallar, och med förslag på vissa redaktionella förändringar beslutar styrelsen att godkänna regelverket SGM. Bengt Svenson, SKL reserverar sig. Eventuella ytterligare synpunkter av redaktionell karaktär skickas till Anna. 8.3 SKL Utlysning av medel för doktorandstudier för anställda inom kommun/landsting På Göran Goldkuhls inititativ och önskemål informerar COO om forskningsmedel som kan sökas från SKL för anställda inom kommuner. (Bif skrivelse) Linköpings universitet inbjuder till samverkan om Forskarstudier om IT i kommuner. (Bif skrivelse) 9 SKL Sambruk IT-sektionen på SKL är nedlagd och området IT-infrastruktur ( f n 2,5 tjänst) ingår nu i sektionen Infrastruktur och fastigheter på avdelningen för tillväxt och samhällsbyggnad. Arbetet fokuseras på övergripande IT-infrastrukturfrågor. Det innebär bl a att arbetet med Surfa Lugnt, öppna program och processbiblioteket inte längre bedrivs under SKL:s huvudansvar. 10 Aktuell information från styrelsemedlemmar Ingen ny information från styrelsemedlemmarna. 11 Övriga frågor COO ger övrig information: Deltagande i Local & Regional Government Solutions Forum 2009 i Bilbao MÅNGA offentliga e-satsningar, globalt INGEN presenterade satsningar motiverade av ekonomiska skäl = kostnadsbesparingar Istället; effektivisering = öka servicegrad, tillgänglighet OCH konkurrenskraft Den ekonomiska krisens möjligheter Alla jobbar med Kundcenterprojekt Sambruk i England = UK Shared Learning Group FoU-möte med Microsoft Sverige, inom ramen för BOSSANOVAprojektet Mappning av MS-produkterna MOSS/SharePoint mot ÖTP genomförd Presentation av MS Citizen Service Platform exakt det processorienterade plattformskoncept som Sambruk förespråkar (dock INTE kompatibelt med de stora svenska IT-leverantörernas system/affärsmodell ) Styrelsemöten hösten -09 Gunilla Hallqvist skickar ut förslag på datum för höstens styrelsemöten Ordförande tackar deltagarna och avslutar mötet.

7 Gunilla Hallqvist 7 (7) Vid protokollet Siv Torstensson/Gunilla Hallqvist Sekreterare Olle Nilsson - Sträng Ordförande Maritha Enström Justerare