Projektplan för delprojekt 1. Kartläggning

Transkript

1 Delprojektplan Innoveta av 22 Projektplan för delprojekt 1. Kartläggning Basinformation Projektets namn Delprojekt Beställare/sponsor Projektledare Innovativa e-tjänster för kompetensutveckling & verksamhetsstöd för kundservice (INNOVETA) Kartläggning och analys av genomförda KC-projekt, inklusive redan framtaget forskningsmaterial SAMBRUK/VINNOVA Per Flensburg Revisionshistorik Ver Utfärdare Anmärkning mars 2009 Per Flensburg Första version mars 2009 Per Flensburg Smärre justeringar i form och korrekt namn okt 2009 Per Flensburg Revidering av datum och tillfogande av kommentarer

2 Delprojektplan Innoveta av 22 1 Sammanfattning Detta delprojekt är en kartläggning av tre stycken befintliga kundcentra som varit i drift under några år. Vi strukturerar erfarenheterna enligt den s.k. Moa-modellen i följande aspekter: Arbetsprocess, Arbetssituation och Medborgare. För varje kommun utarbetas en egen rapport och det hela sammanställs i en slutlig, sammanfattande rapport, som beskriver erfarenheter och tillvägagångssätt. 2 Bakgrund, syfte och mål 2.1 Syfte Syftet med delprojektet är att kartlägga erfarenheter från utveckling och bruk av befintliga kundcenter. Erfarenheterna struktureras under huvudrubrikerna: Arbetsprocess, Arbetssituation och Medborgare. Dessa erfarenheter ska användas som underlag för utformning av e- cirkel och som del i underlag för andra kommuners beslut om att inrätta kundcenter. 2.2 Mål Delprojektets mål är att leverera: Kartläggningsrapporter avsedda för kommunerna Två-tre vetenskapliga rapporter 2.3 Avgränsningar Projektet avgränsas till de tre kommunerna Skellefteå, Botkyrka och Stockholms stad. Dessa har alla varit i drift några år och de är väldigt olika till sin karaktär. Vi anser oss därför få ett brett och djupt underlag på detta vis. 3 Övergripande krav och förutsättningar 3.1 Krav på slutleveransen Delprojektet ska leverera: En kartläggningsrapport för varje kommun Två-tre vetenskapliga rapporter som pressenteras vid olika konferenser 3.2 Projektkrav De övergripande kraven på projektet innebär balans i följande faktorer: Kostnad Kvalitet Tid Risk Omfattning

3 Delprojektplan Innoveta av 22 Vid prioritering mellan de olika kraven ska i detta delprojekt kvalitetsfaktorn väga tyngst, därnäst kostnad, tid, kvalitet, risk och omfattning. Orsaken till detta är att kartläggningen är grundläggande för flera andra följande delaktiviteter (Figur 1). 3.3 Förutsättningar Projektet ställer krav på följande medverkan från kommunerna: Kommunerna ska med grund i forskarnas anvisningar ta fram en lista över lämpliga personer att intervjua Dessa personer står till förfogande för intervju under ca en timmes tid. Kommunen granskar den färdiga rapporten i efterhand 4 Genomförande 4.1 Beroenden till andra delprojekt Delprojektet levererar del av underlag till delprojekt 2 Framtagning av webbaserat kompetensutvecklingsmaterial, e-cirklar till delprojekt 4: Aktivt forskningsstöd vid planering, införande och utvärdering av KC i en till tre kommuner och delprojekt 5: Kontinuerlig utvärdering av både e-cirkel och e-tjänst samt återföring av resultaten. 5 Tidsplan och aktiviteter 5.1 Milstolpeplan 1. Insamling av befintligt material: 20 jan 2. Förförståelse och intervjuguide: 31 jan 3. Intervjuer: 4 mars 4. Transkribering klar: 6 april 5. Delrapporter klara: 16 oktober 6. Slutrapport klar: 20 november Figur 1 Beroende till andra delprojekt

4 Delprojektplan Innoveta av Tids- & aktivitetsplan 2009 Aktivitet Insamling av befintligt material Utarbetande av intervjuguide Studiebesök, Skellefteå Studiebesök, Botkyrka Studiebesök, Stockholms stad Transkribering Skellefteå Transkribering Botkyrka Transkribering Stockholms stad Analys Skellefteå Analys Botkyrka Analys Stockholms stad Sammanställning, delrapporter Sammanställning, slutrapport Genomförs (från till) 1 jan 20 jan 15 jan 31 jan 4-5 feb 20 feb 4 mars 9 feb 2 mars 3 23 mars 30 mars 6 april 2 mars 23 mars 23 mars 3 april 6 18 april 6 juni 16 oktober 16 oktober 20 november Delprojektet avslutas med detta! 5.3 Kommentarer Det visade sig att transkriberingen tog väsentligt mycket längre tid än vad vi hade tänkt. Följande åtgärder vidtogs: Vi inköpte då lämplig utrustning (fotpedal), som visade sig först vara felaktig och sedan inte fungerade. Efter ytterligare inköp fick vi ordning på det. Vi köpte in extra utskriftshjälp, som dock blev sjuk Vi hyrde in ytterligare en person När sammanställningen skickades ut på remiss fick vi omarbeta alltihop eftersom man inte godkände ordagranna citat. Slutligen har en tung undervisningsbörda i september-oktober ytterligare fördröjt det hela. Baserat på kartläggningen har tre vetenskapliga rapporter publicerats och ett bokkapitel blir klart i slutet av november. 6 Organisation och bemanning 6.1 Roller, ansvar och befogenheter Styrgrupp utgörs av en representant för vardera medverkande part (Sambruk, HV, Jayway och deltagande pilotkommun). Styrgruppen ansvarar för projektets övergripande innehåll och respektive parts budget. Projektledaren sammankallar Styrgruppen vid behov.

5 Delprojektplan Innoveta av 22 Projektledaren rapporterar till Styrgruppen. Projektledaren har ansvar för att projektet levererar de resultat som förväntas och rapporterar eventuella avvikelser till Styrgruppen, samt till projektgruppen. Projektledaren samordnar arbetet i respektive delprojekt och sammankallar projektgruppen. Projektmedlem, dvs representant för deltagande kommuner ingår i projektgruppen. Projektmedlem ansvarar för och förfogar över sin del av projektinnehåll och budget. Projektledaren samordnar med FoU-projektet Affärsmodeller. Följande begrepp används: Pilotkommuner: Jönköping och Järfälla, inför KC under projektets gång, verkar som behovs- och kravställare på systemutvecklingsprojektet, deltar i utveckling och användning av e-cirklar, samt i övrigt fungerar som studieobjekt för forskningsprojektet Deltagarkommuner: Kommuner som deltar i ett eller flera delprojekt. För närvarande är följande kommuner anmälda: Referenskommun: Alingsås: Göran Westerlund, It-chef Stenungsund: Christer Ottoson, It-chef, Skurup: Blanche Engberg, kommunarkivarie, Marcus Bengtsson Munkedal: Staffan Almhede, it-chef Luleå: Folke von Walter, it-chef Vellinge: Christer Brynielsson, , Lidingö: Björn Söderlund, it-strateg Göteborg: Rolf Svensson, projektledare Lycksele/Storuman: Pierre Sandström/Maria Olovsdotter Kumla kommun: Lars Classon, admin. handläggare Trollhättans stad, Thomas Wennersten, it-chef Kommun som infört KC i någon form och som nyttjas som studieobjekt i forskningsprojektet. För närvarande har vi följande: Skellefteå kommun Botkyrka kommun Stockholms kommun 6.2 Organisationsstruktur Delprojektledare: Per Flensburg Övriga deltagare: Irene Bernhard, Kerstin Grundén, Annika Nåfors 6.3 Bemanningsplan Fördelning per person Annika Irene Kerstin Per Tot Kartläggning (tim) Budget Se huvudprojektplan 8 Kommunikation och kvalitetssäkring 8.1 Rapporter och dokumentation Statusrapportering i förhållande till plan lämnas varannan vecka till huvudprojektledaren.

6 Delprojektplan Innoveta av Informationsplan Ordinarie informationskanaler och aktiviteter: Lägesrapporter till VINNOVA Sambruks vår- och höstkonferenser Andra FoU-konferenser Allmänna konferenser, där Sambruk, respektive Jayway och/eller Högskolan Väst deltager i Övriga informationsaktiviteter fastställs under detaljplaneringen, enligt pkt 4. Egen webbsida, sambruks höst- och vårkonferens, konferensrapporter etc. 8.3 Kvalitetsplan Kvaliteten följs upp och säkras på följande vis: 1. Utskrivna intervjuer återförs till kommunerna 2. Rapporterna presenteras för berörda kommuner innan publicering 3. Delresultat presenteras vid internationella konferenser 8.4 Ändringshantering Fastställs i samverkan mellan huvudprojektledaren, pilotkommunen och Jayway, under detaljplaneringen, enligt pkt 4.

7 Delprojektplan Innoveta av 22 Projektplan för delprojekt 2. E-cirkel Basinformation Projektets namn Delprojekt Beställare/sponsor Projektledare Innovativa e-tjänster för kompetensutveckling & verksamhetsstöd för kundservice (INNOVETA) Framtagning av webbaserat kompetensutvecklingsmaterial, e-cirklar SAMBRUK/VINNOVA Per Flensburg Revisionshistorik Ver Utfärdare Anmärkning mars 2009 Per Flensburg Första version mars 2009 Per Flensburg Formatteringar och smärre korrigeringar okt 2009 Per Flensburg Tider och aktiviteter uppdaterade i samarbete med Madeleine Eckerström nov 2009 Per Flensburg Ytterligare uppdateringar

8 Delprojektplan Innoveta av 22 9 Sammanfattning I detta delprojekt utvecklas ett webbaserat utbildningsmaterial avsett för kompetensutveckling av kommunernas personal. Målgruppen är handläggare, chefer, politiker och övriga tjänstemän. Materialet handlar om kundcenter och e-tjänster. Det består av en generell del, som läses individuellt och en gemensam del, som genomförs i grupp under en halvdag på kommunen. Efter genomgången cirkel ska personalen kunna ge viktiga synpunkter på ett eventuellt kundcenterinförande och de ska ha klart för sig vad en e-tjänst innebär. 10 Bakgrund, syfte och mål 10.1 Syfte Syftet med delprojektet är att utveckla ett webbaserat material för kompetensutveckling av kommunernas personal i form av tjänstemän, handläggare, chefer och politiker Mål Delprojektets mål är att leverera: En webbsida där material till den generella delen av cirkeln kan studeras Underlag för en halvdags gruppdiskussion som avslutning 10.3 Avgränsningar Det generella materialet ska kunna inhämtas på 4-6 arbetstimmar. 11 Övergripande krav och förutsättningar 11.1 Krav på slutleveransen Delprojektet ska leverera: En webbsida, som underlag för material Länkar till artiklar, presentationer, filmer och annat undervisningsmaterial, som vi antingen framställt själva eller fritt hämtat från nätet Projektkrav De övergripande kraven på projektet innebär balans i följande faktorer: Kostnad Kvalitet Tid Risk Omfattning Vid prioritering mellan de olika kraven ska i detta delprojekt kostnadsfaktorn väga tyngst, därnäst kvalitet, tid, risk och omfattning

9 Delprojektplan Innoveta av Förutsättningar Projektet ställer krav på följande medverkan från kommunerna: Under framtagning av det webbaserade kompetensutvecklingsmaterialet krävs en projektgrupp från deltagande kommun. Det behövs två halvdagsmöten med denna grupp. Någon person från kommunerna följer kontinuerligt och har synpunkter. 12 Genomförande 12.1 Beroenden till andra delprojekt Projektet är beroende av kartläggningen av befintliga kundcenter och den lämnar underlag till samtliga andra delprojekt utom systemutvecklingen. 13 Tidsplan och aktiviteter Figur 2 Samband mellan de olika delprojekten 13.1 Milstolpeplan Kursguide klar: 17 april Generellt material framtaget: 18 maj Första presentation och utvärdering: 22 maj Presentation av nytt interface på Sambruks höstmöte. Genomförande av interaktionstest: 4 november E-cirkeln i användbart skick till projektmöte: 26 november Genomförd e-cirkel i två till tre kommuner: 19 februari, 2010

10 Delprojektplan Innoveta av Tids- & aktivitetsplan 2009 Aktivitet Genomförs (från till) Design av webbsida baserad på kursguide 1 17 april Inläsning av generellt material 17 april 30 april Framtagning av undervisningsmaterial, filmer etc 4 maj 18 maj Framtagning av diskussionsunderlag 11 maj 15 maj Presentation och test av materialet 13 maj 26 november Omstrukturering av gränssnitt - 4 november Interaktionstest, Sambruks höstmöte 4 november Genomförande av e-cirklar i kommuner dec feb 10 Delprojektet är härmed avslutat. 14 Organisation och bemanning 14.1 Roller, ansvar och befogenheter Styrgrupp utgörs av en representant för vardera medverkande part (Sambruk, HV, Jayway och deltagande pilotkommun). Styrgruppen ansvarar för projektets övergripande innehåll och respektive parts budget. Projektledaren sammankallar Styrgruppen vid behov. Projektledaren rapporterar till Styrgruppen. Projektledaren har ansvar för att projektet levererar de resultat som förväntas och rapporterar eventuella avvikelser till Styrgruppen, samt till projektgruppen. Projektledaren samordnar arbetet i respektive delprojekt och sammankallar projektgruppen. Projektmedlem, dvs representant för deltagande kommuner ingår i projektgruppen. Projektmedlem ansvarar för och förfogar över sin del av projektinnehåll och budget. Projektledaren samordnar med FoU-projektet Affärsmodeller. Följande begrepp används: Pilotkommuner: Jönköping och Järfälla, inför KC under projektets gång, verkar som behovs- och kravställare på systemutvecklingsprojektet, deltar i utveckling och användning av e-cirklar, samt i övrigt fungerar som studieobjekt för forskningsprojektet. Deltagarkommuner: Kommuner som deltar i ett eller flera delprojekt. För närvarande är följande kommuner anmälda: Alingsås: Göran Westerlund, It-chef Stenungsund: Christer Ottoson, It-chef, Skurup: Blanche Engberg, kommunarkivarie, Marcus Bengtsson Munkedal: Staffan Almhede, it-chef Luleå: Folke von Walter, it-chef Vellinge: Christer Brynielsson, , Lidingö: Björn Söderlund, it-strateg Göteborg: Rolf Svensson, projektledare

11 Delprojektplan Innoveta av 22 Referenskommun: Lycksele/Storuman: Pierre Sandström/Maria Olovsdotter Kumla kommun: Lars Classon, admin. handläggare Trollhättans stad, Thomas Wennersten, it-chef Kommun som infört KC i någon form och som nyttjas som studieobjekt i forskningsprojektet. För närvarande har vi följande: Skellefteå kommun Botkyrka kommun Stockholms kommun 14.2 Organisationsstruktur Projektledare: Per Flensburg Deltagare: Irene Bernhard, Kerstin Grundén, Annika Nåfors 14.3 Bemanningsplan Fördelning per person Annika Irene Kerstin Per Tot E-cirkel (tim) Budget Se huvudprojektplan 16 Kommunikation och kvalitetssäkring 16.1 Rapporter och dokumentation Statusrapportering i förhållande till plan lämnas varannan vecka till huvudprojektledaren Informationsplan Ordinarie informationskanaler och aktiviteter: Lägesrapporter till VINNOVA Sambruks vår- och höstkonferenser Andra FoU-konferenser Allmänna konferenser, där Sambruk, respektive Jayway och/eller Högskolan Väst deltager i Övriga informationsaktiviteter fastställs under detaljplaneringen, enligt pkt 4. Egen webbsida, sambruks höst- och vårkonferens, konferensrapporter etc Kvalitetsplan Kursen utvecklas med traditionell akademisk kvalitet, baserad på de kvalitetskrav vi ställer på Högskolan Väst Kursen tas fram i nära samarbete med personal från kommunerna för att säkra att innehållet blir relevant Ändringshantering Fastställs i samverkan mellan huvudprojektledaren, pilotkommunen och Jayway, under detaljplaneringen, enligt pkt 4.

12 Delprojektplan Innoveta av 22 Projektplan för delprojekt 4. Aktivt forskningsstöd Basinformation Projektets namn Delprojekt Beställare/sponsor Projektledare Innovativa e-tjänster för kompetensutveckling & verksamhetsstöd för kundservice (INNOVETA) Aktivt forskningsstöd vid planering, införande och utvärdering av KC i en till tre kommuner SAMBRUK/VINNOVA Per Flensburg Revisionshistorik Ver Utfärdare Anmärkning mars 2009 Per Flensburg Första version mars 2009 Per Flensburg Smärre formateringar och justeringar dec 2009 Per Flensburg Syfte, tidplan och milstolpar uppdaterade

13 Delprojektplan Innoveta av 22 1 Sammanfattning Det brukar alltid framhållas att ett av de största problemen vid integration av olika IT-system är att använda samma terminologi, dvs. att de använda begreppen har samma innebörd för alla de som använder systemen. Denna bör bestämmas av handläggarna på kommunen eftersom det är de som kan området. Samtidigt finns olika IT-system som använder olika begrepp för samma sak. Det är därför viktigt att man både har en tydlig betydelse av använda begrepp (ontologi) men också möjlighet att översätta mellan olika terminologier. Som ett första led i detta beskrivs de befintliga verksamhetsprocesserna. Projektet utvecklar enkla men effektiva metoder för detta. Som ett andra led tar man fram semantiska datamodeller, som kan ligga till grund för framtagning av ontologi. 2 Bakgrund, syfte och mål 2.1 Syfte Syftet med delprojektet är att vara ett aktivt stöd för utveckling av terminologi för de kommuner som planerar att införa kundcenter. Detta sker främst genom: Återföring från kartläggningen Hjälp med att ta fram datamodell, verksamhetsmodell och eventuellt ontologi Utvärdering av gjorda systemutvecklingar, främst med avseende på arbetsprocessen. 2.2 Mål Delprojektets mål är att leverera; Metoder och tekniker för att ta fram datamodeller, verksamhetsmodeller och ontologier Evalueringsrapporter från pågående systemutveckling 2.3 Avgränsningar Projektet avgränsas till att studera Agile systemutveckling baserat på Scrum-metodiken vid pilotkommunerna. 3 Övergripande krav och förutsättningar 3.1 Krav på slutleveransen Delprojektet ska leverera: Metodhandbok för system- och begreppsutveckling enligt Scrum, anpassat för kommunala kundcentra En generisk verksamhetsmodell för kommunala kundcentra 3.2 Projektkrav De övergripande kraven på projektet innebär balans i följande faktorer: Kostnad Kvalitet Tid

14 Delprojektplan Innoveta av 22 Risk Omfattning Vid prioritering mellan de olika kraven ska i detta delprojekt kostnadsfaktorn väga tyngst, därnäst kvalitet, tid, risk och omfattning. 3.3 Förutsättningar Projektet ställer krav på följande medverkan från kommunerna: Under det aktiva forskningsstödet bildas en utvecklingsgrupp på kommunen. Tillsammans med forskarna går den genom befintliga processer och utvecklar nya. 4 Genomförande 4.1 Beroenden till andra delprojekt Sambandet mellan de olika delprojekten framgår av Fel! Hittar inte referenskälla.. 5 Tidsplan och aktiviteter 5.1 Milstolpeplan Figur 3 Samband mellan delprojekten 1. Dokumenterad metod för verksamhetsprocesskartläggning: 28 feb 2. Dokumenterad metod för terminologier: 30 april 3. Evalueringsrapport av semantisk datamodell: 31 mars 4. Metodbeskrivning för att översätta mellan genomförd systemutveckling: 31 mars

15 Delprojektplan Innoveta av Tids- & aktivitetsplan Aktiviteterna nedan är tämligen frikopplade från delprojekt 3, Systemutveckling eftersom v i inte har resurser att parallellt driva både delprojekt 1, 2 och 4. Aktiviteterna är tentativa och kan efter överenskommelse ändras vid planeringsmötet i Jönköping den 10 januari Aktivitet Genomförs (från till) Följa pågående systemutveckling 1 apr 09 1 mars 10 Jönköping planerar internt och ställer samman önskemål 1 dec 10 jan Aktivitet Genomförs (från till) Följa pågående systemutveckling 1 jan - Planeringsmöte i Jönköping 11 jan 2010 Stöd för beskrivning av verksamhetsprocesser 12 jan 28 feb Stöd för framtagning av datamodell mars Stöd för ontologigenerering april Evalueringsrapport från pågående systemutveckling mars 6 Organisation och bemanning 6.1 Roller, ansvar och befogenheter Styrgrupp utgörs av en representant för vardera medverkande part (Sambruk, HV, Jayway och deltagande pilotkommun). Styrgruppen ansvarar för projektets övergripande innehåll och respektive parts budget. Projektledaren sammankallar Styrgruppen vid behov. Projektledaren rapporterar till Styrgruppen. Projektledaren har ansvar för att projektet levererar de resultat som förväntas och rapporterar eventuella avvikelser till Styrgruppen, samt till projektgruppen. Projektledaren samordnar arbetet i respektive delprojekt och sammankallar projektgruppen. Projektmedlem, dvs representant för deltagande kommuner ingår i projektgruppen. Projektmedlem ansvarar för och förfogar över sin del av projektinnehåll och budget. Projektledaren samordnar med FoU-projektet Affärsmodeller. Följande begrepp används: Pilotkommun: Jönköping, inför KC under projektets gång, verkar som behovs- och kravställare på systemutvecklingsprojektet, deltar i utveckling och användning av e-cirklar, samt i övrigt fungerar som studieobjekt för forskningsprojektet Deltagarkommuner: Kommuner som deltar i ett eller flera delprojekt. För närvarande är följande kommuner anmälda: Alingsås: Göran Westerlund, It-chef

16 Delprojektplan Innoveta av 22 Referenskommun: Stenungsund: Christer Ottoson, It-chef, Skurup: Blanche Engberg, kommunarkivarie, Marcus Bengtsson Munkedal: Staffan Almhede, it-chef Luleå: Folke von Walter, it-chef Vellinge: Christer Brynielsson, , Lidingö: Björn Söderlund, it-strateg Göteborg: Rolf Svensson, projektledare Lycksele/Storuman: Pierre Sandström/Maria Olovsdotter Kumla kommun: Lars Classon, admin. handläggare Trollhättans stad, Thomas Wennersten, it-chef Kommun som infört KC i någon form och som nyttjas som studieobjekt i forskningsprojektet. För närvarande har vi följande: Skellefteå kommun Botkyrka kommun Stockholms kommun 6.2 Organisationsstruktur Projektledare: Per Flensburg Deltagare: Irene Bernhard, Kerstin Grundén, Annika Nåfors Bemanningsplan Fördelning per person Annika Irene Kerstin Per Tot Aktivt forskningsstöd (tim) Budget Se huvudprojektplan 8 Kommunikation och kvalitetssäkring 8.1 Rapporter och dokumentation Statusrapportering i förhållande till plan lämnas varannan vecka till huvudprojektledaren. 8.2 Informationsplan Ordinarie informationskanaler och aktiviteter: Lägesrapporter till VINNOVA Sambruks vår- och höstkonferenser Andra FoU-konferenser Allmänna konferenser, där Sambruk, respektive Jayway och/eller Högskolan Väst deltager i Övriga informationsaktiviteter fastställs under detaljplaneringen, enligt pkt 4. Egen webbsida, sambruks höst- och vårkonferens, konferensrapporter etc.

17 Delprojektplan Innoveta av Kvalitetsplan Kvaliteten följs upp på följande sätt: 1. Kontinuerlig utvärdering i delprojekt 5 2. Empirisk användning av de framtagna modellerna 3. Vetenskaplig granskning genom konferens- och tidskriftsbidrag 8.4 Ändringshantering Fastställs i Samverkan mellan Huvudprojektledaren, pilotkommunen och Jayway, under detaljplaneringen, enligt pkt 4.

18 Delprojektplan Innoveta av 22 Projektplan för delprojekt 5 Kontinuerlig utvärdering Basinformation Projektets namn Delprojekt Innovativa e-tjänster för kompetensutveckling & verksamhetsstöd för kundservice (INNOVETA) Kontinuerlig utvärdering av både e-cirkel och e-tjänst samt återföring av resultaten Beställare/sponsor SAMBRUK/VINNOVA Projektledare Kerstin Grundén & Irene Bernhard Revisionshistorik Ver Utfärdare Anmärkning K. Grundén & I.Bernhard Första version K. Grundén & I. Bernhard Andra version

19 Delprojektplan Innoveta av 22 1 Sammanfattning I detta delprojekt utvärderas genomförda e-cirklar och implementerad e-tjänst(-er) av forskare vid Högskolan Väst. Resultat av utvärderingen återförs till projektgrupp och intressenter som kan utgöra grund för fortsatt utveckling av såväl e-cirkel som e-tjänst(er), samt för att möjliggöra fortsatt utveckling av e-cirkel och e-tjänst(-er) samt ge ledning för kommuner som står inför utveckling av kundcenter och e-tjänster. 2 Bakgrund, syfte och mål 2.1 Syfte Syftet med delprojektet är att på ett vetenskapligt vis utvärdera genomförd e-cirkel och implementerade e-tjänster vid kundcenter i kommun, samt att successivt återföra resultaten. Utvärderingsresultaten kan utgöra grund för fortsatt utveckling av såväl e-cirkel som e-tjänster, samt ge ledning för kommuner som står inför utveckling av kundcenter och e-tjänster. 2.2 Mål Delprojektets mål är att leverera; Utvärdering av genomförda e-cirklar och implementerade e-tjänster vid kommuners kundcenter 2.3 Avgränsningar Genomförd e-cirkel utvärderas vid minst tre av de deltagande kommunerna. Minst en utvecklad e-tjänst utvärderas. 3 Övergripande krav och förutsättningar 3.1 Krav på slutleveransen Delprojektet ska leverera; Dokumenterad utvärdering av genomförd utvärdering av minst tre genomförda e-cirklar och minst en utvecklad e-tjänst. 3.2 Projektkrav De övergripande kraven på projektet innebär balans i följande faktorer: Kostnad Kvalitet Tid Risk Omfattning Vid prioritering mellan de olika kraven ska i detta delprojekt kostnadsfaktorn väga tyngst, därnäst kvalitet, tid, risk och omfattning.

20 Delprojektplan Innoveta av Förutsättningar Projektet ställer krav på följande medverkan från kommunerna: Vid utvärdering av e-cirklarna ifylls utvärderingsenkät av varje individ som genomfört den individuella web-baserade utbildningen. Efter genomgångna individuella studier av e-cirkeln hålls gemensamma diskussioner som dokumenteras vid varje arbetsenhet (ca 4 tim). Forskare deltar vid minst tre kommuner som genomför e-cirkeln och bedriver deltagande observation vid diskussionen, samt utför gruppintervju med deltagarna direkt efter diskussionen (ca 30 min). Vid utvärdering av användning av implementerade e-tjänster intervjuas minst fem användare för varje e-tjänst. 4 Genomförande 4.1 Beroenden till andra delprojekt - Utvärdering av individuella studier av e-cirkeln utvärderas kontinuerligt genom utvärderingsenkät. Denna del är beroende av genomförandet av e-cirkeln vid kommun(-er). Delprojekt 2 Framtagning av webbaserat kompetensutvecklingsmaterial för e-cirklar bör vara färdigt innan detta delprojekt kan starta. - Utveckling av e-tjänst (delprojekt 3) bör vara färdigt innan utvärdering av implementerad e-tjänst kan starta. 5 Tidsplan och aktiviteter 5.1 Milstolpeplan Milstolpe 1, Genomförd utvärdering av genomförd e-cirkel. Milstolpe 2. Genomförd utvärdering av implementerad e-tjänst. 5.2 Tids- & aktivitetsplan 2009 Aktivitet Genomförande av utvärdering av e-cirkel Genomförande av utvärdering av implementerad e-tjänst Genomförs (från till) Trolig start senhösten (beroende av slutförande av delprojekt 2 samt genomförande av e-cirkel vid kommun) Trolig start senhösten (beroende av att man i delprojekt 3 utvecklat och implementerat den första e-tjänsten) Aktivitet Genomförande av utvärdering av e-cirkel Genomförande av utvärdering av implementerad e-tjänst Genomförs (från till) Under hela året genomförs kontinuerlig utvärdering tills minst tre e-cirklar och en e-tjänst är utvärderade. Detta arbete är beroende av genomförande av e-cirklar vid kommuner samt utveckling och implementering av e- tjänster i delprojekt 3.

21 Delprojektplan Innoveta av 22 6 Organisation och bemanning 6.1 Roller, ansvar och befogenheter Styrgrupp utgörs av en representant för vardera medverkande part (Sambruk, HV, Jayway och deltagande pilotkommun). Styrgruppen ansvarar för projektets övergripande innehåll och respektive parts budget. Projektledaren sammankallar Styrgruppen vid behov. Projektledaren rapporterar till Styrgruppen. Projektledaren har ansvar för att projektet levererar de resultat som förväntas och rapporterar eventuella avvikelser till Styrgruppen, samt till projektgruppen. Projektledaren samordnar arbetet i respektive delprojekt och sammankallar projektgruppen. Projektmedlem, dvs representant för deltagande kommuner ingår i projektgruppen. Projektmedlem ansvarar för och förfogar över sin del av projektinnehåll och budget. Projektledaren samordnar med FoU-projektet Affärsmodeller. Följande begrepp används: Pilotkommun: Jönköping, inför KC under projektets gång, verkar som behovs- och kravställare på systemutvecklingsprojektet, deltar i utveckling och användning av e-cirklar, samt i övrigt fungerar som studieobjekt för forskningsprojektet Deltagarkommuner: Kommuner som deltar i ett eller flera delprojekt. För närvarande är följande kommuner anmälda: Alingsås: Göran Westerlund, It-chef Stenungsund: Christer Ottoson, It-chef, Skurup: Blanche Engberg, kommunarkivarie, Marcus Bengtsson Munkedal: Staffan Almhede, it-chef Luleå: Folke von Walter, it-chef Vellinge: Christer Brynielsson, , Lidingö: Björn Söderlund, it-strateg Göteborg: Rolf Svensson, projektledare Lycksele/Storuman: Pierre Sandström/Maria Olovsdotter Kumla kommun: Lars Classon, admin. handläggare Trollhättans stad, Thomas Wennersten, it-chef Referenskommun: Kommun som infört KC i någon form och som nyttjas som studieobjekt i forskningsprojektet. För närvarande har vi följande Skellefteå kommun Botkyrka kommun Stockholms kommun 6.2 Organisationsstruktur Ansvar för delprojektet utvärdering av genomförda e-cirklar och implementerad e-tjänst: Kerstin Grundén och Irene Bernhard.

22 Delprojektplan Innoveta av Bemanningsplan Fördelning per person Annika Irene Kerstin Tot Kontinuerlig utvärdering (tim) Budget Se huvudprojektplan 8 Kommunikation och kvalitetssäkring 8.1 Rapporter och dokumentation Statusrapportering i förhållande till plan lämnas varannan vecka till huvudprojektledaren. 8.2 Informationsplan Ordinarie informationskanaler och aktiviteter: Lägesrapporter till VINNOVA Någon av Sambruks vår- och höstkonferenser Andra FoU-konferenser Allmänna konferenser, där Sambruk, respektive Jayway och/eller Högskolan Väst deltager i. Övriga informationsaktiviteter fastställs under detaljplaneringen, enligt pkt 4. Egen webbsida, sambruks höst- och vårkonferens, konferensrapporter etc. 8.3 Kvalitetsplan Vetenskaplig utvärderingsmetodik används. Återrapportering och dialog med projektgruppen och övriga intressenter av delresultat. 8.4 Ändringshantering Fastställs i Samverkan mellan huvudprojektledaren, pilotkommunen och Jayway, under detaljplaneringen, enligt pkt 4.