Vägledning Arkiveringsfrågor inklusive gallring och migrering vid systembyten
|
|
- Adam Nyström
- för 6 år sedan
- Visningar:
Transkript
1 Vägledning Arkiveringsfrågor inklusive gallring och migrering vid systembyten ESV 2017:48
2 Publikationen kan laddas ner eller beställas från ESV:s webbplats esv.se. Datum: Dnr: /2017 ESV-nr: ESV 2017:48 Copyright: ESV Rapportansvarig: Elisabeth Perntz
3 FÖRORD Förord Ekonomistyrningsverket (ESV) bedömer att det behövs praktiskt stöd för frågor om arkivering, inklusive gallring och migrering av information och dokumentation i samband med systembyte utöver de lagar och regler som finns. Denna vägledning syftar till att ge detta stöd. I detta ärende har enhetschef Peter Norén beslutat. Uppdraget har genomförts av utredare Elisabeth Perntz. I den slutgiltiga handläggningen har också utredare Birgitta Österman och utredare Clara Wadman deltagit. 3
4 INNEHÅLL Innehåll Förord Inledning Bakgrund och syfte Arkivering och bevarande Generellt Lagar och förordningar om arkivering och bevarande Elektronisk lagring Räkenskapsinformation och annan information Räkenskapsinformation Personalinformation Information som uppstår vid upphandling EU-underlag Hantering i ESV:s ramavtal Att tänka på Gallring Generellt Lagar och förordningar om gallring Räkenskapsinformation och annan verksamhetsinformation EU-underlag Hantering i ESV:s ramavtal Att tänka på Migrering Generellt Räkenskapsinformation och annan information Hantering i ESV:s ramavtal Att tänka på Systemdokumentation och behandlingshistorik Systemdokumentation Behandlingshistorik Hantering i ESV:s ramavtal Att tänka på: Övrigt Dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstruktur Statens servicecenter och e-arkivtjänst Informationssäkerhet Personuppgifter och dataskyddsförordningen
5 INLEDNING 1 Inledning Ekonomistyrningsverket (ESV) tillhandahåller ändamålsenliga administrativa system för statliga myndigheters verksamheter. Syftet med denna vägledning är att statliga myndigheter ska få ett generellt stöd avseende arkivering, gallring och migrering i samband med ett systembyte. System som avses i denna vägledning är ekonomisystem, personalsystem, e-handelstjänst och beslutstödssystem. Att byta system kan innebära att man byter system internt inom myndigheten eller externt, exempelvis genom outsourcing till ett servicecenter. Det kan även innebära att man bara gör en större uppgradering av ett redan existerande system vilket kan medföra förändringar i myndighetens arbete. 1.1 Bakgrund och syfte Hanteringen avseende arkivering, gallring och migrering är ett pågående arbete som kräver god planering. Att myndigheten tagit fram riktlinjer för hur allmänna handlingar ska behandlas underlättar när man ska avgöra vad som behöver migreras, arkiveras respektive gallras vid ett systembyte. För vidare och fördjupad information kring myndighetsspecifika frågor om arkivering, gallring och migrering kan det vara nödvändigt att vända sig till direkt till Riksarkivet. Denna vägledning riktar sig främst till den/de personer som ansvarar för frågor rörande arkivering, gallring och migrering på myndigheten. Den kan även vara användbar för projektledare eller projektmedlemmar i införandeprojekt. 1.2 Kvalitetssäkring Innehållet i denna vägledning är avstämt med Riksarkivet. 5
6 ARKIVERING OCH BEVARANDE 2 Arkivering och bevarande 2.1 Generellt Det finns information som måste bevaras under en längre tid, det är dokumentets karaktär och innehåll som avgör hur lång tid informationen måste bevaras. Under bevarandetiden ska informationen kunna läsas och kopieras. Handlingar ska som huvudregel bevaras i ursprungligt skick, det vill säga i det format som handlingen inkom till myndigheten. Detta gäller även elektroniska handlingar. I bilaga till RA-FS 2015:2 framgår vilka undantag som finns. Riksarkivet är den myndighet som ger ut föreskrifter för hur man hanterar information som ska bevaras. Riksarkivet ska också bevara och tillhandahålla arkiv som överlämnats från statliga myndigheter Lagar och förordningar om arkivering och bevarande Grunden till de regelverk som ska följas kan man finna i tryckfrihetsförordningen, arkivlagen och arkivförordningen. Utifrån dessa lagar och förordningar reglerar föreskrifterna till exempel hur handlingar ska framställas, organiseras, redovisas, gallras, förvaras, skyddas och överlämnas. Föreskrifterna, som upprättas av Riksarkivet, är bindande för statliga myndigheter och organ som förvarar allmänna handlingar ur statliga arkiv. Föreskrifterna som ska följas är: RA-FS, Riksarkivets Författningssamling. RA-FS är Riksarkivets generella föreskrifter och allmänna råd, ska i regel tillämpas av alla statliga myndigheter, inklusive enskilda organ som förvarar allmänna handlingar. Ett fåtal föreskrifter är enbart avsedda för en särskild grupp av myndigheter, det framgår då av föreskriftens rubricering. RA-MS, Riksarkivets Myndighetsspecifika Föreskrifter. RA-MS utfärdas i de fall de generella föreskrifterna inte går att tillämpa eller vid särskilda behov. Riksarkivet arbetar även med att ta fram Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS). FGS:erna tas fram för att skapa en gemensam bas för informationsöverföring, både för elektronisk arkivering och informationsutbyten mellan it-system. FGS:er omfattas inte idag av Riksarkivets föreskrifter. 2.2 Elektronisk lagring Ett digitalt arkiv kommer att existera under en mycket lång tid och under den tiden kommer mycket att förändras kring digital lagring. 6
7 ARKIVERING OCH BEVARANDE Några av de problem som uppstår vid elektronisk lagring är till exempel risk för förlust av viktig information. Det kan vara svårt att garantera att ett dokument är äkta om det lagras i elektronisk form i jämförelse med om dokumentet är i pappersformat. Även skydd av innehållets integritet kan vara ett problem när ett dokument ska lagras under en lång tid. Det är därför viktigt att ha ordentliga brandväggar samt en genomtänkt behörighetsstruktur. 2.3 Räkenskapsinformation och annan information Räkenskapsinformation utgörs av grund- och huvudbokföring, verifikationer, systemdokumentation, behandlingshistorik och övriga uppgifter som är av betydelse för att man ska kunna följa och förstå de enskilda bokföringsposterna i bokföringen. När det gäller räkenskapsinformation ska myndigheten säkerställa att det är möjligt att söka och tolka den lagrade informationen under minst tio år framåt i tiden räknat från och med utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Många myndigheter avropar tjänst avseende arkivering från sin ramavtalsleverantör. När avtalen upphör rekommenderas myndigheten att själv ansvara för bevarande av sina räkenskaper. Anledningen till detta är att myndigheten annars riskerar att lagra information på flera olika platser, vilket kan försvåra sökning av handlingar. Myndigheter som själva saknar faktureringssystem och använder mottagarens leverantörsportal för sin elektroniska fakturering hanterar fakturor på ett speciellt sätt. Riksarkivet har konstaterat att en utskrift eller annan framställning, till exempel PDF, av fakturan från leverantörsportalen får arkiveras av myndigheten. Denna åtgärd innebär gallring, eftersom man raderar ursprungsdata och spar en kopia i ett annat format Räkenskapsinformation Enligt 1 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring ska myndigheterna följa de bestämmelser om arkivering av räkenskapsinformation som finns i arkivlagen (1990:782), arkivförordningen (1991:446) och de föreskrifter som Riksarkivet utfärdar. Av 5 punkt 4 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring framgår att en myndighet ska bevara all räkenskapsinformation och sådan utrustning samt sådana system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen i den form som anges i arkivlagen och arkivförordningen. Riksarkivet har vidare med stöd av arkivförordningen utfärdat föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapshandlingar (RA-FS 2015:2). Tillämpningen av föreskrifterna och allmänna råd förklaras vidare i rapporten Bevarandet av räkenskapsinformation hos statliga myndigheter kommentarer till RA-FS 2015:2. 7
8 ARKIVERING OCH BEVARANDE Personalinformation I samband med en anställning skapas dokument som behöver bevaras under kortare och längre tid. Dessa löne- och personaladministrativa handlingar kan ibland bevaras på flera ställen, till exempel både i ekonomisystemet och i lönesystemet. Riksarkivet utfärdar föreskrifter om löne- och personaladministrativa handlingar speciellt för en eller flera myndigheter (myndighetsspecifika föreskrifter) dessa gäller före de allmänna reglerna som finns i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet (RA-FS 2012:9, grundförfattning 2006:5). Det finns även kommentarer till RA-FS 2006:5 som kan vara bra att ta del av. Det kan även finnas handlingar inom detta område som bedöms vara av tillfällig eller ringa betydelse dessa kan gallras med stör av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1997:6 grundförfattning 1991:6) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Information som uppstår vid upphandling Vid upphandling är det många underlag som behöver tas om hand. Generellt kan sägas att myndigheten får gallra eller återlämna handlingar som hör till, eller utgörs av, ej antagna anbud. Riksarkivet har utfärdat föreskrifter och allmänna råd rörande gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling (RA-FS 2013:1). Dessa föreskrifter omfattar inte handlingar i överprövnings- och skadeståndsmål EU-underlag Myndigheter som tar emot EU-medel har ofta behov av längre arkiveringstid. Enligt Riksarkivets promemoria om Gallring av EU revisionsunderlag daterat finns det två alternativ för myndigheter som avropat tjänst om arkivering av pappersdokument och som har behov av längre lagringstid på grund av att pappersdokumenten utgör EU-revisionsunderlag: Myndigheterna kan skilja ut EU-fakturorna från de andra fakturorna och bevara dem så länge som de behövs. Detta alternativ skulle innebära en väsentlig merkostnad för de flesta myndigheter. Om det handlar om en mindre mängd fakturor är detta dock en potentiell lösning. Myndigheterna kan bevara samtliga fakturor under en längre period än de föreskrivna tio åren, och därmed anpassa lagringstiden till EUrevisionsunderlagen. Detta alternativ är troligen det enda som är praktiskt möjligt. 8
9 ARKIVERING OCH BEVARANDE Promemorian beskriver även ett tredje alternativ för elektroniska fakturor och för kopior av pappersfakturor. Myndigheten kan, i EU-projektarkivet, bevara kopior av verifikationerna parallellt med dem som arkiveras för den ekonomiska redovisningen. Riksarkivet uttalar sig inte om huruvida kopior kan komma att godtas som underlag vid en EU-revision. Länk till promemorian: 2.4 Hantering i ESV:s ramavtal ESV:s ramavtal ska i tillämpliga delar uppfylla i Sverige vid varje tillfälle gällande bestämmelser. Det är leverantörens ansvar att kontrollera om ändringar gjorts efter offentliggörandet av förändringen. Nedan redovisas ett utdrag ur väsentliga sådana bestämmelser: anslagsförordning (2011:223) arkivlag (1990:782) arkivförordning (1991:446) Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om Gallring och utlån av räkenskapshandlingar (RA-FS 2004:3), Elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1) och Tekniska krav för elektroniska handlingar (RA-FS 2009:2). De administrativa system som ESV har kravställt skapar filer av olika handlingar för arkivering enligt Riksarkivets föreskrifter. Filernas struktur, fil- och fältformat ska vara dokumenterade, se Riksarkivets författningssamling som nämns ovan. 2.5 Att tänka på Det är viktigt att löpande rensa bland handlingarna för att underlätta en smidig överföring till arkiv eller nytt system. Det upptar stort lagringsutrymme att bevara både fysiska och elektroniska dokument men det får inte vara ekonomin som avgör om en handling ska sparas eller inte. Räkenskapsinformation skapas ofta i en process vilket innebär att information och dokument från olika delar av ett eller flera system eller lösningar kan behöva kopplas samman i ett arkiv. 9
10 GALLRING 3 Gallring 3.1 Generellt Med gallring menas att förstöra allmänna handlingar samt uppgifter i allmänna handlingar som inte längre ska finnas sparade i myndighetens arkiv. Med rensning menas att avskilja sådana handlingar/uppgifter som inte är allmänna och som inte ska gallras enligt RA-FS 1991:1. En myndighet får endast gallra allmänna handlingar (inklusive räkenskapsinformation) om det finns föreskrifter eller beslut om gallring. De föreskrifter som ska följas är RA-FS eller RA-MS som Riksarkivet utfärdar. Beslutet avseende myndighetens möjlighet till gallring fattas av Riksarkivet. I vissa fall kan det finnas specificerat i myndighetens förordning med instruktion hur gallring får göras Lagar och förordningar om gallring Definitionen av gallring av handlingar på papper hittar man i 2 kap 1 i RA-FS 2006:1, som är likalydande för elektroniska handlingar i RA-FS 2009:1. Gallring av löne- och personaladministrativa handlingar regleras i Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2006:5 och RA-FS 2004:1. I ramavtalet för ekonomisystem hänvisas till RA-FS 2012:4 som rör allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapshandlingar. 3.2 Räkenskapsinformation och annan verksamhetsinformation I enlighet med Riksarkivets gallringsföreskrifter ska vissa räkenskapshandlingar bevaras för all framtid medan andra får gallras efter viss tid. Verifikationer får som huvudregel gallras tidigast 10 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingen avser. Handlingar som får gallras ska som huvudregel bevaras i ursprungligt skick fram till gallringstidpunkten. Myndigheter behöver tillsvidare inte begära ett medgivande från Riksarkivet för att gallra utgående Svefaktura via leverantörsportal. I gallringshänseende skiljer man på löneadministrativa och personaladministrativa handlingar. Gallring inom det löneadministrativa området medges för ett flertal handlingar med undantag av bland annat årsjournaler och lönesammanställningar. Handlingar inom det personaladministrativa området ska däremot, med ett fåtal undantag som exempelvis flertalet anställningshandlingar och personalsociala handlingar, bevaras då dessa bedömts ha ett betydande forskningsvärde. 10
11 GALLRING EU-underlag Gällande gallring av handlingar som kan vara av intresse vid EU-revisioner måste myndigheterna följa gallringsreglerna i aktuella EU-förordningar. Sådana handlingar kan ofta behöva bevaras längre än de gallringsfrister som myndigheterna tillämpar. Varje myndighet som har ett EU-samarbete måste själv ta reda på vad som gäller för just det samarbetet. 3.3 Hantering i ESV:s ramavtal ESV:s ramavtal för ekonomisystem, personalsystem och e-handelstjänst hänvisar till Riksarkivets riktlinjer för gallring. Det är kravställt i ramavtalen för olika administrativa system att det ska finnas stöd för gallring i systemet. Det är viktigt att redan vid avropet komma överens med ramavtalsleverantören om hur gallring ska ske och kostnaden för detta. Man bör även gå igenom rutinen för gallring med leverantören så att alla parter vet vad de ansvarar för. 3.4 Att tänka på I systemdokumentationen som myndigheten ansvarar för bör det framgå hur olika handlingar ska gallras. Det är svårt att efter ett antal år veta vilken information som är viktig och vilken information som kan gallras ut. Gallra information före överföring till nytt system, speciellt de handlingar vars gallringsfrist löpt ut. Gallring kräver tillstånd från Riksarkivet. 11
12 MIGRERING 4 Migrering 4.1 Generellt Med migrering av data menas att man flyttar information mellan olika system och att informationens format och struktur behålls. Information kan också konverteras mellan olika system men då ändras informationens format och struktur. Migrering av data från det gamla till det nya systemet kan innebära en risk för informationsförlust. Att migrera data kan vara mycket kostsamt. Registervård och informationsunderhåll kan minska risken för informationsförluster. Varje myndighet behöver överväga i vilken omfattning migrering av information behöver göras vid ett systembyte. Om det äldre systemet ska avvecklas och information inte migreras kan det vara aktuellt att spara information i en separat databas. Myndigheten behöver då säkerställa att informationen lagras på ett säkert sätt och att det finns verktyg och dokumentation som möjliggör återsökning under hela arkiveringstiden. Ofta kan systemleverantörer erbjuda lösningar för denna typ av hantering. 4.2 Räkenskapsinformation och annan information Innan migrering bör en myndighet fundera på vilka alternativ som finns till att migrera all information. I vissa fall behöver man inte migrera all information utan det går bra att fortsätta att ha det gamla systemet parallellt i drift under en tid. En fördel med att fortsätta att ha det gamla systemet i drift kan vara att det säkerställer tillgången till uppgifterna i oförändrad form. Nackdelen är att man behöver ha två system igång samtidigt vilket kan vara både dyrt och tidskrävande. Om myndigheten istället anser att informationen ska migreras behöver man ta ställning till från vilken tidpunkt. Ska all information sedan myndighetens start migreras? Eller räcker det om information som är max 10 år gammal eller kanske ännu yngre, migreras över i det nya systemet? Äldre information ska i så fall arkiveras på ett strukturerat och sökbart sätt. Planerar man att gallra det gamla systemet efter migrering kan en bra utgångspunkt vara att låta det systemet vara i drift tills gallringsfristen för de gallringsbara handlingarna gått ut. Då kan man migrera den information som ska bevaras och gallra alla övriga handlingar med systemet. Alternativet är att rensa och gallra allt vars gallringsfrist löpt ut och leverera resten till e-arkiv. 4.3 Hantering i ESV:s ramavtal I ESV:s ramavtal ska leverantören klara av att migrera information mellan de gamla och det nya systemet. Den möjligheten finns som en option i ramavtalen, det vill säga 12
13 MIGRERING att myndigheten kan men behöver inte avropa migrering om den inte vill. Avropar inte myndigheten optionen så kan de inte räkna med att leverantören inom ramavtalet ska hjälpa till med detta. 4.4 Att tänka på Det kan vara nödvändigt att anpassa myndighetens migreringsrutiner då det kan finnas olika uppsättningar av systemen som gör att informationen har olika struktur även om det vid en första anblick är samma system. Om det är svårt att migrera all information till nytt system så kan det vara smidigt att exportera data för att ha den tillgänglig i en separat databas. Migrering medför informationsförluster i form av t.ex. svårigheter att söka efter önskad information eller möjligheter att fastställa informationens autenticitet. Myndigheten bör därför se över vilka konsekvenser migreringen kan ge avseende eventuell ofullständig information i framtiden. Det ska i avtal framgå ett ansvar för leverantör att kunna migrera eller konvertera m.m. i standardiserade format. Skapa förståelse för hur det mottagande systemet fungerar. Det kanske inte går att direkt översätta information och informationsstrukturer från den lösning som ska migreras över. Ibland kan man få börja om helt från början med registreringen. Om så skulle vara fallet kan ni använda det som en möjlighet att kvalitetssäkra informationsinnehållet. 13
14 SYSTEMDOKUMENTATION OCH BEHANDLINGSHISTORIK 5 Systemdokumentation och behandlingshistorik En bra grund att stå på när man byter system är systemdokumentation och behandlingshistorik som beskriver hur systemet är uppbyggt och vilka anpassningar som gjorts för att passa myndighetens behov. 5.1 Systemdokumentation Enligt 18 i förordning (2000:606) om myndigheters bokföring så är myndigheter skyldiga att upprätta systemdokumentation och behandlingshistorik. Systemdokumentation är en beskrivning om hur bokföringssystemet är uppbyggt och hänger samman, till exempel ekonomisystem med olika försystem som inköp och personal/lön. Dokumentationen består av en samlingsplan och en redovisningsplan (kontoplan) inklusive information om internredovisning. Man kan även komplettera dessa med beskrivning av verifieringskedjor, behandlingsregler och informationsflöden samt hur dessa påverkar bokföringen och vilka poster de genererar. En samlingsplan består av dokumentation över bokföringssystemets uppbyggnad där man kan se sambanden mellan bokföringssystemets olika delar. Används exempelvis baskontoplanen för statliga myndigheter räcker det att i systemdokumentationen hänvisa till den, beskriva eventuella avvikelser samt egna anpassningar. Skulle informationen som presenteras i resultatredovisningen byggas upp från olika konteringsdimensioner måste dessa beskrivas samt eventuellt myndighetens internredovisning. I Bokföringsnämndens Rekommendation nr 10 "Systemdokumentation och behandlingshistorik finns det exempel på vad som menas med att beskriva verifieringskedjor och informationsflöde. Enligt Riksarkivet (RA-FS 2009:1) ska systemdokumentation finnas även för personalsystem, beslutstödssystem och andra system som innehåller allmänna handlingar. 5.2 Behandlingshistorik Med behandlingshistorik avses den dokumentation och beskrivningar över genomförda bearbetningar som gör att man i efterhand kan följa vilka behandlingsregler, exempelvis konteringsregler, rättelser, automatkonteringar med mera som har tillämpats för olika bokföringsposter vid olika tidpunkter. 14
15 ÖVRIGT Både systemdokumentation och behandlingshistorik utgör räkenskapsinformation (se ovan). Varje del av systemet, som t ex leverantörsreskontra och lönesystem, måste beskrivas var för sig. Beskrivningen ska omfatta hur registrering/bokföring/betalning sker i systemet och hur och om informationen överförs till grundbokföringen (huvudboken) samt vilka behandlingsregler som tillämpas och hur verifieringskedjan mot bokslut ser ut. 5.3 Hantering i ESV:s ramavtal I ramavtalen för ekonomisystem, personalsystem, e-handelstjänst och skanningtjänst är det kravställt att systemet ska innehålla behandlingshistorik bestående av bland annat inlästa filer som visar när inläsning skett, vilken fil som använts, vem som gjort inläsningen och eventuella felmeddelanden. Det finns även krav på att systemet ska innehålla systemdokumentation, i personalsystemsavtalet kallas systemdokumentation för systemförvaltardokumentation. 5.4 Att tänka på: Kontrollera att avtal för administrativa system omfattar ett ansvar för systemleverantören att ta fram underlag till myndighetens systemdokumentation Myndigheten behöver alltid själv ta ansvar för att skapa en sammanhängande systemdokumentation som kopplar samman olika delar i bokföringssystemet. 6 Övrigt 6.1 Dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstruktur Myndigheter är skyldiga att upprätta arkivredovisningar som bland annat ska bestå av klassificeringsstruktur med processbeskrivningar som används inom myndigheten, t.ex. inköpsprocessen. Detta framgår av RA-FS 2008:4 om arkivredovisning. Dokumenthanteringsplaner är delar i processbeskrivningen som inte är obligatoriska för myndigheten att upprätta. Dock rekommenderas myndigheten att ta fram dokumenthanteringsplaner i syfte att ange vilka dokument som finns och hur de används, exempelvis räkenskapsinformationens lagringsplats. Detta ger en tydlig beskrivning och ett stöd för rutiner vid arkivering och gallring. 15
16 ÖVRIGT 6.2 Statens servicecenter och e-arkivtjänst Statens servicecenter arbetar i samverkan med Riksarkivet med att ta fram en myndighetsgemensam e-arkivtjänst. Det innebär att myndigheter kommer erbjudas tjänsten av Statens servicecenter. Alla myndigheter måste säkerställa tillgången till sina allmänna handlingar på både kort och lång sikt. Med en myndighetsgemensam tjänst är förhoppningen att det blir enklare att bevara allmänna handlingar samtidigt som tjänsten blir mer lättanvänd. 6.3 Informationssäkerhet Det är viktigt att tänka på informationssäkerheten vid ett systembyte. Informationssäkerhet handlar om hur man dels säkrar information men också om hur man säkrar de fysiska lagringsplatserna där informationen finns. Frågor som man kan fundera över i detta sammanhang är till exempel: Vilka personer ska ha tillgång till informationen och ska de kunna ändra i informationen? Hur ser skyddsåtgärderna ut? Ta hjälp av den som är ansvarig för it-säkerheten på myndigheten för att få ett så bra skydd som möjligt. Myndigheter bör kontakta Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) för frågor rörande informationssäkerhet. 6.4 Personuppgifter och dataskyddsförordningen Då det ofta förekommer information om enskilda personer i de administrativa systemen är det viktigt att ta hänsyn till den lagstiftning som skyddar individen och vara observant på att myndigheten följer det regelverk som gäller. I maj 2018 kommer det ett nytt regelverk för behandling personuppgifter. Det nya regelverket kommer att innebära en del förändringar för de som behandlar personuppgifter. Regelverket består av två rättsakter: Allmänna dataskyddsförordningen gäller behandling av personuppgifter generellt Direktiv om personuppgiftsbehandling som utförs av brottsbekämpande verksamheter För mer information om hur personuppgifter ska hanteras samt den nya dataskyddsförordningen se datainspektionens hemsida. 16
17 ESV gör Sverige rikare Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn Box Fax Stockholm
Arkivfrågor när en myndighet startar
Avdelningen för offentlig informationshantering Tillsynsenheten GENERELL RÅDGIVNING 1 (6) Arkivfrågor när en myndighet startar Planera för arkivfrågor när en myndighet bildas Reglerna som styr arkivområdet
Läs merRiksarkivets författningssamling
Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation ; beslutade den 21 maj
Läs merVerkskansliet Datum Dnr RA 230-2011/4207 2011-09-15 Ulrika Sturesdotter Andersson
PM Verkskansliet Datum Dnr RA 230-2011/4207 2011-09-15 Ulrika Sturesdotter Andersson Gallring av EU-revisionsunderlag Riksarkivet får ibland frågor om hur myndigheterna ska hantera handlingar som kan vara
Läs merFörutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26
Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika
Läs merHandledning Övergång från e-fakturalösning till e-handelstjänst. Hantering av räkenskapsinformation. 2012:31 version 3
Handledning Övergång från e-fakturalösning till e-handelstjänst Hantering av räkenskapsinformation 2012:31 version 3 ESV:s handledningar ska vara ett stöd vid tolkning av föreskrifter och allmänna råd
Läs merKOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING
KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av stadsledningskontoret 2015:27 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 14 december 2015 (Utl 2015:153) (Ersätter Kfs 2007:26)
Läs merKOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING
KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av KF/KS kansli 2007:26 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 17 september 2007 (Utl 2007:102) (Ersätter Kfs 1995:50) Innehållsförteckning
Läs merRegler för bevarande av elektroniska handlingar vid Mittuniversitetet
2017-06-28 Regler för bevarande av elektroniska Publicerad: 2017-06-28 Beslutsfattare: Håkan Stenström Handläggare: Anna Connell Beslutsdatum: 2017-06-28 Giltighetstid: Tillsvidare Sammanfattning: Med
Läs merRiksarkivets författningssamling
Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m.; beslutade den 18
Läs merREGEL FÖR BEVARANDE AV ELEKTRONISKA HANDLINGAR
REGEL FÖR BEVARANDE AV ELEKTRONISKA HANDLINGAR Typ av dokument: Regel Datum: Beslutad av: Giltighetstid: Tillsvidare Område: Arkiv och diarium Ansvarig förvaltningsenhet: Universitetsledningens kansli
Läs merINSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Förvaltningschefen är ansvarig för arkivverksamheten vid myndigheten.
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Konstfack Riksarkivet inspekterade arkivverksamheten vid Konstfack den 4 november 2015. Inför inspektionen inkom, på begäran från Riksarkivet, ett antal styrdokument
Läs merInspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping
1 (5) Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping Inledning Den 16 januari 2015 aviserade Riksarkivet en brevledes inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN
1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)
Läs merReglemente för arkiv
Reglemente för arkiv Reviderat av kommunfullmäktige 2019-04-17, 33 Dnr: LKS 2019-000042 Fastställt av kommunfullmäktige 2015-12-17, 136 (LKS 2015-000398) Lysekils kommun, 453 80 Lysekil Tel: 0523-61 30
Läs merÖsteråkers kommuns styrdokument
Österåkers kommuns styrdokument Riktlinjer arkivkrav IT-system Antagen av Kommunstyrelsen 2019-05-20, 7:15 Dnr: KS 2019/0145-004 Kommentar: Gäller från och med 2019-05-20 Riktlinjer arkivkrav för IT-system
Läs merÅterlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling
Återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling Vägledning Version 1.0 Datum: 2019-01-28 1 Riksarkivets skrifter för offentlig förvaltning Riktar sig i första hand till statliga myndigheter men
Läs merVad säger bokföringslagen och BFN:s vägledning Bokföring om fakturor?
Vad säger bokföringslagen och BFN:s vägledning Bokföring om fakturor? 2016-09-20 1 Bokföringslagen räkenskapsinformation Räkenskapsinformation är bl.a. sådana sammanställningar av uppgifter som avses i
Läs merStrategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Göteborgs universitet
Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Göteborgs universitet Dnr V 2015/375, utkast version 2015-04-24 Bakgrund Allt mer av universitetets information hanteras digitalt. Olika verksamhetssystem,
Läs merArkivreglemente för Motala kommun
Kommunal författningssamling Arkivreglemente för Motala kommun Motala kommun Beslutsinstans: Kommunfullmäktige Diarienummer: 13/KS 0244 Datum: 2013-12-16 Paragraf: Reviderande instans: Kommunfullmäktige
Läs merÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING
2008-10-22 ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING Grundläggande information för myndigheter RIKSARKIVET Avdelningen för tillsyn 2 Inledning Syftet med denna information är att hjälpa myndigheter med ändamålsenlig
Läs merAktuellt från Riksarkivet
Aktuellt från Riksarkivet Nora Liljeholm / Divisionen för offentlig informationshantering Registratorskonferens, 19 maj 2015 RA-MS Format earkiv FGS RA-FS OSL TF PDF/A-1 SSC PDF FE PSI HS KS Öppen data
Läs merRiksarkivets författningssamling
Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1
Läs merYTTRANDE 1 (5) Riskarkivets föreskrifter anger att överenskommelse eller avtal ska upprättas när handlingar hanteras av annan än myndigheten.
YTTRANDE 1 (5) Datum Dnr RA 04-2017/09672 2017-10-24 Ert Dnr Ju2017/07544/L4 Justitiedepartementet Enheten för lagstiftning om allmän ordning och säkerhet och samhällets krisberedskap (L4) Rosenbad 4 103
Läs merBEVARANDE & GALLRING INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION
BEVARANDE & GALLRING INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION KOMMENTARER TILL RA-FS 2006:5 RIKSARKIVET 2007 RAPPORT 2007:1 Riksarkivets rapportserie riktar sig i första hand till statliga myndigheter men
Läs mer2015-03-20. Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964
1 (5) Tillsynsavdelningen Sofia Särdquist 2015-03-20 Dnr RA 232-2015/155 Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964 751 49 Uppsala Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden
Läs merRiktlinjer för hantering av arkiv i Gävle kommun
Sid 1 (6) Författningssamling Dnr 16KS82 Riktlinjer för hantering av arkiv i Gävle kommun Beslutad av kommunfullmäktige 2016-10-24 4 Inga ändringar har beslutats. Utöver de bestämmelser om arkiv som finns
Läs merNy föreskrift för informationshantering och arkiv inom Region Stockholm
Kulturförvaltningen TJÄNSTEUTLÅTANDE Diarienummer: Regionarkivet Handläggare: Johanna Lagerström Ny föreskrift för informationshantering och arkiv inom Region Stockholm Ärendebeskrivning Regionfullmäktige
Läs mer2013-10-30 Dnr RA 231-2013/4384
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Stockholms universitet, Universitetsförvaltningen den 23 september 2013 Riksarkivet (RA) inspekterade arkivverksamheten vid Stockholms universitet under tre dagar den
Läs merArkivreglemente för Götene kommun
1(6) Arkivreglemente för Götene kommun Upprättad: 2016-11-01 Antagen av kommunfullmäktige 2017-02-27, 18 Att gälla från och med 2017-04-01. Bilaga: Tillämpningsanvisningar till arkivreglemente för Götene
Läs merRiktlinjer för hantering av arkiv i Laholms kommun
STYRDOKUMENT RIKTLINJE 2018-05-14 DNR: 2017 000418 Antagen av KF den 24 april år 2018 44 Gäller från och med den 25 april år 2018 tillsvidare Riktlinjer för hantering av arkiv i Laholms kommun 1 Nämndernas
Läs merSvensk författningssamling
Svensk författningssamling Förordning om myndigheters bokföring; SFS 2000:606 Utkom från trycket den 4 juli 2000 utfärdad den 31 maj 2000. Regeringen föreskriver följande. Inledande bestämmelser Förordningens
Läs merRegler om bevarande, gallring och utlån av räkenskapsinformation vid Stockholms universitet
1 (8) BESLUT 2017-12-20 Dnr SU FV 2.6.2-3698-17 Agneta Witte Åström Handläggare Avdelningen för arkiv och registratur Regler om bevarande, gallring och utlån av räkenskapsinformation vid Stockholms universitet
Läs merRiktlinjer för digital arkivering. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag.
Riktlinje 2015-06-24 Riktlinjer för digital arkivering KS-2015/0813 003 Antagen av Kommunstyrelsen den 2 september 2015. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag. Syftet
Läs merRiksarkivets författningssamling
Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA FS 1991:1) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter;
Läs merArkivreglemente för Kristianstads kommun
-1-2014 Arkivreglemente för Kristianstads kommun Antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 158 att gälla från 2014-11-01. Ersätter nr 452 Inledning Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska
Läs merAnvisning om bevarande och gallring av forskningshandlingar
ANVISNING Gäller från och med 2006-12-01 Anvisning om bevarande och gallring av forskningshandlingar Gäller fr o m 2006-06-01 Ändrad fr o m 2006-12-01 Syftet med anvisningen är: att klargöra ansvar och
Läs merRiktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun
Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun Beslutad av kommunfullmäktige 2016-xx-xx xx Innehållsförteckning 1. Tillämpningsområde...3 2. Syfte...3 3. Vad är arkiv?...3 4. Arkivansvar...3 5. Redovisning
Läs merRiktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun
1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...
Läs merS Arkivreglemente för Hässleholms kommun
www.hassleholm.se S Arkivreglemente för Hässleholms kommun Innehåll Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 2 Definitioner... 2 Arkivbildningens syfte (3 AL)... 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 2 Arkivmyndigheten
Läs merGenerell bevarande- och gallringsplan för ekonomiinformation
Landstingsarkivet LA 2018-0089 Generell bevarande- och gallringsplan för ekonomiinformation Gäller inom Stockholms läns landsting Dokumentägare: Landstingsarkivet, enheten Tillsyn och utredning 2 (9) Innehållsförteckning
Läs merReglemente för arkiv
Styrdokument Dokumenttyp: Regler Beslutat av: Kommunfullmäktige Fastställelsedatum: 2019-06-17 Ansvarig: Kanslichef Revideras: Vart 4:e år, 1:a året i mandatperioden Följas upp: Minst vart 4:e år Reglemente
Läs merArkivkrav för IT system med elektroniska handlingar vid Lunds universitet
Arkivkrav för IT system med elektroniska handlingar vid Lunds universitet Version Författare Datum V 1.0 Anne Lamér 2014 09 09 V 2.0 Anne Lamér 2016 05 24 V 2.1 Anne Lamér 2016 09 26 1 Arkivkrav för IT
Läs merRiksarkivets författningssamling
Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om analoga ljud- och videoupptagningar på magnetband; beslutade den 25
Läs merBevarande av digitala allmänna handlingar
www.hassleholm.se S Bevarande av digitala allmänna handlingar Riktlinjer Innehåll Inledning 3 Ansvarsfördelning 3 Bevarande av digitala allmänna handlingar 4 Åtgärder för bevarande av digital information
Läs merInspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277
Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Konsumentverket Datum: 2012-10-11 Närvarande Från myndigheten Adm.chef (del av tid) IT-avd (del av tid) arkivarie Från Riksarkivet Martin Utvik inspektör
Läs merDigital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer
Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Antagna av kommunstyrelsen den 5 mars 2002. Dessa riktlinjer gäller alla typer av digital information, t.ex. databaser, dokument, bilder, kartor och ritningar.
Läs merInspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag Närvarande: Från Kammarrätten i Sundsvall: Chef administrativa enheten Arkivarie Registrator Arkivassistent Från Riksarkivet:
Läs merArkivreglemente för Region Kronoberg
Arkivreglemente för Region Kronoberg Diarienr: 15RK78 Handläggare: Caroline Svensson, Datum: 2015-01-16 Arkivreglemente för Region Kronoberg Fastställt av regionfullmäktige 2015-02-25 Ett utskrivet dokuments
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN
ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige den 2018-05-24, 72 Södergatan 20, 195 85 Märsta Tel (vxl) 08-591 260 00 Fax 08-591 260 36 sigtuna.kommun@sigtuna.se www.sigtuna.se Dokumentnamn
Läs merInspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013 Närvarande Från Statens geotekniska institut: administrativ chef, arkivansvarig registrator, arkivredogörare, HIT-ansvarig
Läs merInspektion av arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen. Riksarkivet inspekterade arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen
INSPEKTIONSRAPPORT 1 (5) Tillsynsenheten Martin Utvik 2016-02-08 Dnr RA 231-2015/11146 Inspektion av arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen Riksarkivet inspekterade 2016-01-26 arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen
Läs merNya föreskrifter Désirée Veschetti Holmgren
Nya föreskrifter 2013 Désirée Veschetti Holmgren Nya gallringsföreskrifter för handlingar inom upphandlingsförfarandet Nya föreskrifter och allmänna råd om analoga ljudoch videoupptagningar på magnetband
Läs merBevara, rensa och gallra
Rutin Process: Arkivera/gallra Område: Administrativt stöd Giltig fr.o.m: 2017-05-08 Faktaägare: Caroline Svensson, Arkivansvarig Fastställd av: Anders Pettersson, Enhetschef Revisions nr: 2 Innehållsförteckning
Läs merArkivreglemente för Staffanstorps kommun
FÖRFATTNING 1.4 [1] Antaget av kommunfullmäktige 126/14 2014-KS-124 Arkivreglemente för Staffanstorps kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1991:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna
Läs merRiktlinje för arkiv- och informationsförvaltning
Riktlinje för arkiv- och informationsförvaltning Beslutsdatum 2018-12-13 Dokumenttyp Riktlinje Beslutad av Kommunfullmäktige Dokumentägare Chef kommunkansli Diarienummer 2018/KS 0349 008 Giltighetstid
Läs merRiksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.
1 (2) Beslut Notarius publicus/ Nybrogatan 6 871 30 Härnösand Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid notarius publicus i Härnösand Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet
Läs merBevarande och gallring av räkenskapsinformation hos statliga myndigheter
Bevarande och gallring av räkenskapsinformation hos statliga myndigheter Vägledning Version 1.2 Datum: 2019-02-01 1 Bevarande och gallring av räkenskapsinformation hos statliga myndigheter Vägledning till
Läs merTillsynsavdelningen 2015-03-23 Dnr RA 232-2015/195
1 (5) Tillsynsavdelningen 2015-03-23 Dnr RA 232-2015/195 Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Lund Inledning Den 16 januari 2015 aviserade Riksarkivet en brevledes inspektion
Läs merInspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Göteborg
Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Göteborg Riksarkivet (RA) inspekterade den 5 november 2014 arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Göteborg
Läs merSvedala Kommuns 4:06 Författningssamling 1(6)
Författningssamling 1(6) Arkivreglemente för Svedala kommun antaget av kommunfullmäktige 2017-03-15 38 Gäller från 2017-04-01 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446)
Läs merArkivföreskrifter för Kils kommun
KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den
Läs merArkivreglemente för Skara kommun
1(6) Beslutad av Skara kommun Kommunfullmäktige 151 2015-11-30 Arkivreglemente för Skara kommun Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller
Läs merRiktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun
RIKTLINJER ARKIV 1 (6) Kommunstyrelsen Riktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun Fastställd: Kommunfullmäktige, 2018, 128, KS 18/319 Omfattar: Ånge kommunkoncern Dokumentägare/dokumentansvarig: Kommunstyrelsen
Läs merInspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan
Avdelningen för tillsyn Inspektionsrapport 1 (6) N. Liljeholm Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan Riksarkivet har genomfört en inspektion av arkivvården hos Myndigheten för yrkeshögskolan
Läs merRiksarkivets författningssamling
Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor; RA-FS 2007:1 Utkom från trycket den
Läs merArkivreglemente för Skövde kommun
Arkivreglemente för Skövde kommun Beslutad av kommunfullmäktige 26 november 2018, 155. Dnr KS2017.0051 Innehåll 1 Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde kommun... 3 2 Tillämpningsområde
Läs merFöreskrifter om arkivvården i Knivsta kommun
Föreskrifter om arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223 Fastställd av kommunfullmäktige 2016-05-25 93 Dokumentet ersätter dokumentet Arkivorganisation beslutat av kommunchefen 2008-12-17 1 Tillämpning
Läs merUniversitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt
Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet
Läs merVem bestämmer om arkiv i kommunen?
Vem bestämmer om arkiv i kommunen? Innehåll Presentera uppdraget och resultatet Presentation av förslag till riktlinjer för hantering av arkiv Ansvarsfördelning enligt KL Vem bestämmer vad i en kommun
Läs merReglemente för hantering av arkiv i Upplands Väsby kommun
Styrdokument Stöd & Process 2016-07-13 Karin Pettersson 08-590 979 65 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2016:48/ karin.pettersson@upplandsvasby.se Reglemente för hantering av arkiv i Upplands Väsby kommun Nivå:
Läs merArkivreglemente för Uddevalla kommun
Blad 1 Arkivreglemente för Uddevalla kommun Antaget av kommunfullmäktige den 11 februari 1992, 30 med revidering antaget av kommunfullmäktige 2008-05-10, 286. Med kommentarer Ersätter tidigare reglemente
Läs merApril 2013 Vägledning Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor. verksamheten med stöd och service till funktionshindrade.
Gallring av EU-revisionsunderlag hos kommuner och landsting Landstingen, kommunerna och de kommunala och landstingskommunala företagen 1 är ofta involverade i olika EU-projekt. De kan vara stödmottagare
Läs merforskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam.
Sida 1/8 Arkivreglemente för Kungsbacka kommun Förutom de i arkivlagen (AL; SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom
Läs merRegler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet
Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet 1 Lag, förordning och Riksarkivets föreskrifter Rätten att överta arkiv Enligt 9 arkivlagen (1990:782) har en arkivmyndighet rätt
Läs merArkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion
LJ2012/301 1(6) Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län I anslutning till bestämmelserna i Arkivlagen (SFS 1990:782) och Arkivförordningen (SFS 1991:446) ska följande föreskrifter gälla. 1 Tillämpningsområde
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR HÄRRYDA KOMMUN
ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄRRYDA KOMMUN Gällande från den 26 februari 2018 Fastställt av kommunfullmäktige den 26 februari 2018, 31 Arkivreglemente för Härryda kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)
Läs merInspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013
1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius
Läs merSamråd mellan bygg- och miljönämnden och arkivmyndigheten om makulering av pappershandlingar efter scanning KS-2016/333
Kommunstyrelsens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL 2016-05-10 99 Samråd mellan bygg- och miljönämnden och arkivmyndigheten om makulering av pappershandlingar efter scanning KS-2016/333 Förslag till beslut
Läs merAllmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH
BESLUT Högskoledirektör 18-10-03 Dnr. 18/554 Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH Innehållsförteckning Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH 2 1. Offentlighetsprincipen
Läs mer- rätten att ta del av allmänna handlingar, - behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, - forskningens behov.
Utöver det som föreskrivs i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) gäller bestämmelserna i detta reglemente, meddelat med stöd av 16 arkivlagen. 1 Arkivverksamhetens syfte (Arkivlagen
Läs merVägledning för bevarande av elektroniska handlingar vid Lunds universitet
VÄGLEDNING 1 2016-05-26 Dnr V 2016/920 Avdelningen Dokumenthantering Åsa Berglund, avdelningschef Vägledning för bevarande av elektroniska handlingar vid Lunds universitet Version 1.0 Postadress Box 117,
Läs merArkiv- och informationshantering i Stockholms stad en introduktion April 2019
April 2019 Dnr: 5.3-05746/2019 Utgivare: Stockholms stadsarkiv Kontaktperson: Christina Moberg 3 (11) Inledning... 4 Ansvar och organisation... 5 Framställning och arkivering... 6 Gallring... 7 Redovisa...
Läs merArbetsmiljöverket Distriktet i Göteborg Box 2555 403 17 Göteborg
1 (1) Beslut Datum 2013-08-16 Dnr RA 231-2013/1524 Arbetsmiljöverket Distriktet i Göteborg Box 2555 403 17 Göteborg Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Arbetsmiljöverket, distriktet
Läs merNya bokföringslagen vad innebär förändringarna? Katharina Prager, Bra Arkiv
Nya bokföringslagen vad innebär förändringarna? Katharina Prager, Bra Arkiv Litet företag med stora kunder Grundade företaget 1999 Vi har genomfört över 500 uppdrag hos flera än 160 organisationer Ordning
Läs merBevarande- och gallringsplan för ekonomisystem med försystem på Landstingsservice
LA 9812-0218 Bevarande- och gallringsplan för ekonomisystem med försystem på Landstingsservice Bevaranded- och gallringsplan för decentraliserade ekonomisystem i Stockholms läns lansting (generella regler)
Läs merArkivreglemente. Mandatperioden Fastställt av landstingsfullmäktige den oktober 2014, 149
Arkivreglemente Mandatperioden 2015 2018 Fastställt av landstingsfullmäktige den 29 30 oktober 2014, 149 2014-10-29--30 14LS7147 2(5) ARKIVREGLEMENTE FÖR LANDSTINGET VÄSTERNORRLAND I anslutning till bestämmelserna
Läs merRAMAVTALSBILAGA 12. AVROP AV OPERATÖRSTJÄNST FÖR DISTRIBUTION AV KUNDFAKTUROR MALL FÖR SPECIFIKATION AV UPPDRAG Uppdaterad
1 RAMAVTALSBILAGA 12 AVROP AV OPERATÖRSTJÄNST FÖR DISTRIBUTION AV KUNDFAKTUROR MALL FÖR SPECIFIKATION AV UPPDRAG Uppdaterad 2017-10-03 2 Anvisningar Kursiverad och gråmarkerad text är information och instruktioner
Läs merStyrande dokument. Arkivreglemente för Oskarshamns kommun. Fastställd av kommunfullmäktige , 173
Styrande dokument Arkivreglemente för Oskarshamns kommun Fastställd av kommunfullmäktige 2016-12-12, 173 Gäller från och med 2016-12-16 Ersätter "Arkivreglemente för Oskarshamns kommun" som fastställdes
Läs merArkivreglemente för Helsingborgs stad
DNR:738/2010 SID 1(5) Arkivreglemente för Helsingborgs stad Utöver bestämmelserna i arkivlagen (1990:782) gäller inom Helsingborgs stad följande regler meddelade med stöd av 16 arkivlagen. 1 Tillämpningsområde
Läs merArkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde
Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde kommun Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården
Läs merBEVARANDE AV RÄKENSKAPER
BEVARANDE AV RÄKENSKAPER KMMENTARER TILL RA-FS 2004:3 RIKSARKIVET 2005 RAPPRT 2005:1 1 RIKSARKIVET BEVARANDE AV RÄKENSKAPER Riksarkivets rapportserie riktar sig i första hand till statliga myndigheter
Läs merRiksarkivets författningssamling
Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter; RA-FS 2008:4 Utkom från trycket den
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19.
ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna
Läs merArkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige
Arkivreglemente Antagen av kommunfullmäktige 2016-10-31 70 Arkivreglemente Sidan 1 Innehållsförteckning 1 Tillämpningsområde... 1 2 Myndighetens arkivansvar... 1 3 Arkivmyndigheten... 1 4 Redovisning av
Läs merInspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan
Läs merDatum Dnr RA /5817
1 (6) Inspektion av arkivvården vid Skolinspektionen Närvarande Från Skolinspektionen: arkivarie arkivarie IT-chef (medverkande vid punkt 4 framställning och 6 arkivredovisning) undervisningsråd (medverkande
Läs merBevarandet av räkenskapsinformation hos statliga myndigheter
Bevarandet av räkenskapsinformation hos statliga myndigheter Vägledning Version 1.1 Datum: 2016-01-20 1 Riksarkivets skrifter för offentlig förvaltning Riktar sig i första hand till statliga myndigheter
Läs merStrategi för dokument och arkivhantering i Sundsvalls kommunkoncern
Strategi för dokument och arkivhantering i Sundsvalls kommunkoncern Diarienummer 480/07 004 Fastställt av KF 2008-05 Strategi för dokument och arkivhantering i Sundsvalls kommunkoncern Detta dokument har
Läs merEU:s dataskyddsförordning, dataskyddslagen och myndigheters arkiv
EU:s dataskyddsförordning, dataskyddslagen och myndigheters arkiv Grundläggande skillnad gentemot PuL för myndigheter enligt regeringen I 7 dataskyddslagen (2018:218) regleras att varken den lagen eller
Läs mer