SKL Kommentus Inköpscentral. Pia Hedenblad SKL Kommentus Inköpscentralen Tommy Bengtsson HIQ

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "SKL Kommentus Inköpscentral. Pia Hedenblad SKL Kommentus Inköpscentralen Tommy Bengtsson HIQ 2015-03-25"

Jonathan Lindqvist
för 8 år sedan
Visningar:

1 SKL Kommentus Inköpscentral Pia Hedenblad SKL Kommentus Inköpscentralen Tommy Bengtsson HIQ

2 15 månader efter att SKI:s ramavtal trätt i kraft Hur har det gått med avtalet och vilka har avropat? Vilka är de främsta utmaningarna och vilka är de vanligaste frågeställningarna om avtalet? Så kan din organisation nyttja SKI:s ramavtal för e-arkiv

3 Ramavtal - e-arkiv 2013 Ramavtalet ska underlätta för kommunal sektor att anskaffa och implementera e-arkiv med syfte att: Säkerställa en långsiktig informationsförsörjning Bidra till en ökad effektivisering Skapa ökad tillgänglighet till information

4 Fakta om avtalet Avtalsperiod: (Möjlighet till 1 års förlängning) Möjlighet till max åttaårigt kontrakt vid avrop 535 upphandlande myndigheter är avropsberättigade 13 upphandlande myndigheter har gjort avropsanmälan 2 Kommuner har hittills avropat från avtalet: Mölndals stad och Partille kommun

5 Vanliga utmaningar 1. Att få gehör hos ledningen 2. Att få verksamheten att förstå att det handlar inte bara om en arkivlösning utan att se information som en viktig strategisk resurs som berör hela kommunen. 3. Att få till ett bra samarbete mellan arkivet, IT och verksamheterna. 4. Vi har inte egen kompetens att driva ett e-arkivprojekt, hur gör vi?

6 Vad är e-arkiv temperaturen i Sverige? SKL skickade ut en enkät i december 2014 till SKL s 310 medlemmar 290 kommuner och 20 landsting/regioner 282 organisationer har besvarat enkäten Sista svarsdag 23 januari 2015

Kommentarer på utmaningarna Att få till ett regionprojektet i frågan och att regionorganisationen tillsammans med kommunerna driver e-arkivfrågan till en bra lösning för alla e-arkiv kräver samverkan

13 Kommentarer på utmaningarna Att få till ett regionprojektet i frågan och att regionorganisationen tillsammans med kommunerna driver e-arkivfrågan till en bra lösning för alla e-arkiv kräver samverkan mellan många interna och externa parter Det handlar om hur informationsförsörjning ska ske över tid En mindre kommun kan inte lägga ut en halv miljon varje gång vi ska ansluta information från ett verksamhetssystem e-arkiv kräver en fungerande arkivorganisation och att informationen måste hanteras på rätt sätt redan från registrering Det ligger mer utmaning i att skapa förståelse för digital informationshantering bland kommunens anställda än kring anslutning till tjänsten

14 Hur kan ni använda ramavtalet?

15 Inför avrop från ramavtal 1. Kontrollera att ni finns med som avropsberättigade 2. Upphandlingsansvarig gör en avropsanmälan via SKIs hemsida 3. Förstudie + precisering av krav

16 Omfattning e-arkiv som tjänst e-arkiv som produkt Konsulttjänster för införandeprojekt såsom konfigurering och eventuella anpassningar

17 Ramavtalsleverantörer e-arkiv som tjänst e-arkiv som produkt Aditro AB Advania AB BancTec AB CGI Sverige AB FormPipe Software AB Ida Infront AB IT-Fabriken Sverige AB Lemontree, Enterprise Solutions AB Visma Consulting AB Agio System & Kompetens AB Altran AB BancTec AB CGI Sverige AB FormPipe Software AB Ida Infront AB IT-Fabriken Sverige AB Knowit AB Lemontree Enterprise Solutions AB RISE to Bloome R2B Software AB Tekis AB Tieto Sweden AB Visma Consulting AB

18 Vanliga frågor Vad ska vi välja, Produkt eller Tjänst? Hur kan vi samverka med andra? Vad händer när avtalet tar slut? Pilotprojekt före eller i samband med avrop? Om vi bildar en gemensam myndighet, kan vi använda ramavtal då? Kan man ändra Ska och Börkraven i ramavtalet? Vad har vi för möjligheter att precisera just vårt behov?

19 Fördelar med avtalet Kraven och villkoren är klara. Leverantörerna är testade att de klarar de ställda kraven för FGS:erna. Förvaltningsspecifika preciseringar gör ni. Förenklar och spar tid för upphandlande myndigheter.

20 Hur kan vi på SKI hjälpa till? Möten och telefonkonferenser om beställarstöd. Stöd med frågor om avtal och avropsförfarande Uppdaterat avropsstöd, nya FAQ och länkar till SKL information: Ta hjälp av oss med eventuella frågetecken inför avrop Beställardagar om avtalet med ansvarig projektledare. Medverkar i och arrangerar nätverksträffar för information och erfarenhetsutbyte med andra upphandlande myndigheter. Vi håller på med en utredning tillsammans med SKL kring olika samverkansformer ur ett kommunlags-, LOU och Ramavtalsperspektiv

21 Tack! Välkomna att kontakta mig för frågor. Pia Hedenblad SKL Kommentus Inköpscentral Tel

22 Erfarenhet från e-arkivarbetet i Sverige? Enkät svar från leverantörerna på ramavtalet Nationella erfarenheter Att tänka på

23 Snabbundersökning hos leverantörer Frågorna Svarade ni på båda avropen? Om Nej, varför inte? Saknade ni något i avropen, tex djupare beskrivning av mål/vision eller kravdetaljer? Vad vill ni lyfta fram som goda exempel från lagda avrop för kommande avrop att beakta? Är det något annat ni vill påpeka eller lyfta fram? 13 fick frågorna, 7 har svarat 5 lämnade anbud på båda avropen 1 lämnade anbud på Mölndals men inte Partilles 1 valde att inte lämna anbud alls 1 leverantör lyfte fram Mölndal som ett mycket gott exempel

24 Vad säger leverantörerna? Beskriv vilket förarbete som är gjort och hur långt ni kommit Beskriv tydligt vad avropet omfattar Upphandlingsobjektet Projektet/piloter Fokusera inte för mycket på teknik Be om prismodell/ställ krav på prismodell Var tydliga med utvärderingsmodell Var tydliga med förväntningar vid en eventuell demo

25 Nationella erfarenheter Dela på insats, dela på nytta Gemensamma behov Olika förutsättningar Regionalt/ samverkande Lokalt Specifika krav Omfattande förändringsprojekt Avsaknad av intresse Nationellt Uppdaterade ramavtal Statens servicecenter/riksarkivet Mängder av nationella tjänster för medborgaren

26 Några tips Mobilisera styrkorna Fokusera på rätt sak Gör inget väsen av er Ta en lagom tugga Specificera behoven

Relevanta dokument

e Arkiv Pia Hedenblad, Försäljningschef SKI

e Arkiv Pia Hedenblad, Försäljningschef SKI 1 Kort om SKI Vi samordnar upphandlingar åt kommuner, landsting och regioner. Ca 35 anställda Genom att arbeta med samordnade upphandlingar inom offentlig sektor