Uppstart för e-arkivstöd

Transkript

1 Uppstart för e-arkivstöd

2 Agenda Inledning 9:00 9:40 Mål Vilka är här Bakgrund Uppdraget Kort intro till ämnet Enkätundersökningen Övning Var är vi? 9:40 10:00 Om nyttorna med e-arkiv 10:15 10:30 Övning Hur kommer vi vidare? 10:30 10:50 Ramavtal för e-arkiv Kommentus 10:50 11:10 Ett lyckat genomförande 11:10 11:30 Övning Vilket stöd önskar vi? 11:30 12:00

3 Dagens mål Vi ska: Ta reda på var vi befinner oss och hur vi tar oss vidare Diskutera vilket stöd ni behöver från KSL Identifiera hur det regionala arbetet ska gå vidare Avdramatisera frågan Starta

4 Vilka är här? Namn Roll Kommun/organisation

5 IT-forum 2014 IT-forum är en sammanslutning i Stockholms län som består av, länets kommuner, Stockholms läns landsting och Gotlands kommun. Det prioriterade arbetet för IT-forum är införandet av e-samhället i Stockholmsregionen. Områden: - e-hälsa - skolan i e-samhället - e-arkiv - öppna data - regional digital agenda

6 E-arkiv Bakgrunden till SKL:s upphandling var bl. a. IT-forums förarbete kring en gemensam upphandling av e-arkiv i Stockholms län. I Stockholms län har majoriteten av kommunerna i det inledande arbetet sagt att de vill delta i ett regionalt arbete kring kravställning, upphandling och införande av e-arkiv. SKL tog sedan över initiativet och upphandlingen är nu avslutad. Utmaningen är nu avrop och införande. Insatser 2014 Praktiskt stöd till kommunerna vid avrop och införande.

7 Uppdraget Vi hoppas kunna hjälpa er att komma vidare med era e- arkivsatsningar genom att: Planera det regionala arbetet inom området e-arkiv Stödja länets kommuner vid planering av införande av e- arkiv Stödja länets kommuner och landstinget vid avrop och införande av e-arkiv Bistå med stöd i upphandlingsfrågor relaterade till e-arkiv Stödja erfarenhetsutbyte mellan länets kommuner Identifiera eventuella komplexa frågeställningar och bedöma konsekvenser Bistå medlemsorganisationerna med expertkunskap och som diskussionspart

8 E-arkivering - definition E-arkivering handlar om att göra den elektroniska informationen läsbar och begriplig över tid. Ursprung, integritet och sammanhang För att lyckas behöver ni bland annat Veta vilken information som är aktuell för arkivering, arbetssätt, rutiner och regelverk för arkivering och systemstöd för hantering

9 Några vanliga kommentarer Ett införandeprojekt kostar kr! Det går inte att räkna hem en investering i ett e-arkiv! Vi har redan ett arkiv, vi mailar allt till diariet! Fler?

10 Enkätundersökningen Genomfördes innan sommaren 26 kommuner kontaktades, 19 kommuner svarade (1 kommun har lämnat 2 svar) Frågorna: Har er kommun fattat beslut om e-arkiv? Om ni har startat någon form av e-arkivprojekt, samarbetar ni med andra kommuner i Stockholms län? Vilka är era största utmaningar i e-arkivfrågan under det andra halvåret 2014?

11 Enkäten Hur långt har ni kommit? 8 kommuner har startat ett projekt eller beslutat att starta ett projekt 5 kommuner har svarat att de beslutat att utreda frågan 2(?) kommuner har beslutat att avvakta 5(?) kommuner har inte fattat beslut alls 7 kommuner har svarat att de samarbetar med andra

12 Enkäten Samarbetar ni med någon? 7 kommuner svarar Ja 11 kommuner svarar Nej 1 kommun har inte svarat

13 Enkäten vilka är utmaningarna? De tre största utmaningarna är: Få beslutsfattare att prioritera frågan Ta fram krav Organisera projekt

14 Enkäten Andra utmaningar Vi har inte haft pengar och resurser så här långt och för vår del gäller tidigast Att hitta något företag som gör bra förstudier. Vi har en planeringsgrupp inför att starta ett projekt och förhoppningsvis klubbas projektet igenom i vår nästa mål & budget, efter valet. Alla ovanstående punkter är utmaningar för oss i detta arbetet, men det är inte planerat att sätta igång så snabbt som till hösten Vi ska starta en förstudie först till årskiftet 2014/2015. Då vi kommer ha fullt upp med valet under hösten. "Stöd i att få fram ekonomiska argument och utredningar i den interna och externa förankringen till att avropa via SKL i form av nyttokalkyler eller liknande. Dvs en god grund och argumentering att få upp e-arkiv engagemenget och intresset." Jag har svarat utifrån vårt nuläge. Vi har påbörjat en process, dvs det kanske inte alltid handlar om nya utmaningar, och ska arbeta oss framåt/vidare under hösten. "Ta fram ett regelverk som är e-anpassat samt få förvaltningar att tillämpa befintligt regelverk Kommunicera/förankra på alla nivåer Bedriva basverksamhet och samtidigt hoppa på utveckling (resurs- och kunskapsfråga). Mycket ska göras på kort tid av få personer. Orimliga interna förväntningar, organisationen tror att det ska bli papperslöst på en gång.

15 Enkäten kort analys? 4 av de 5 kommuner som svarat att de inte fattat några beslut, har också svarat att det är en utmaning att få beslutsfattare att prioritera frågan är beslutsfattarna svåra att nå? 7 kommuner anger att de samarbetar med andra, 5 kommuner anger att det är en utmaning att hitta andra kommuner med samma förutsättningar (de tillhör inte de 7) samarbetsviljan finns Alla som svarat att avropet är en utmaning har också svarat att kravställningen är en utmaning 7 av de 13 kommuner som startat eller beslutat att starta ett projekt har svarat att det är en utmaning att organisera och leda projekten hur tar vi oss ur det? 9 av de 13 kommuner som startat eller beslutat att starta ett projekt har svarat att kravställningen är en utmaning.

16 Vad vet vi om samverkan? Tidpunkt och mognad Hitta rätt timing. Regionalt ledarskap över processen Ledarskapet ska tydliggöra hur processen kommer att drivas samt skapa förutsättningar att enas kring gemensamma visioner och mål. Den eller de som har det regionala ledarskapet behöver legitimitet att ha den rollen bland övriga aktörer. Rätt aktörer med mandat att samverka De aktörer som medverkar måste vara de rätta, utifrån det område som är föremål för strategin. Incitament! Resurser som stödjer samverkansprocessen Förutom ledarskap behövs också personella och ekonomiska resurser som kan stödja samverkansprocessen. Kunskap och omvärldsanalys som ger nya perspektiv Kunskap om den egna regionens behov samt hur den står sig i förhållande till andra regioner bidrar till nya perspektiv. Kommunikation med gemensamma budskap Förutsättningarna för implementering ökar om strategin och insatsområde kommuniceras väl i de organisationer som deltar. Tidiga resultat, resurser och förankring i respektive organisation Strategin behöver också förankras i respektive organisation, annars finns det risk att frågorna stannar hos de personer som har varit involverade i arbetet. Att ligga steget före Planera i god tid för olika faser av arbetet så att det organiseras på bästa sätt och ett långsiktigt engagemang upprätthålls. Källa: Handbok i regional samverkan, Länsstyrelsen i Stockholms län

17 SKLs checklista underlag för framdrift Kommentarer på denna?

18 Övning 1 Var är vi? Ange i vilket av SKLs 4 steg ni befinner er. Tillsammans i resp kommun/organisation Markera det steg ni anser att ni mest hör hemma i Markera de aktiviteter ni genomfört eller genomför just nu Ange vilken kommun/organisation ni tillhör Markera på kartan ni fått ut, 10 minuter markerande, kort muntlig redogörelse

19 Hur ska vi tänka med nyttan? Kan vi sänka kostnader? Kan vi öka intäkter? Kan vi öka effekten hos befintliga resurser? Kan vi vinna något annat?

20 Vad kostar i arkivhanteringen? Pappersarkiv Manuellt arbete Ordna och förteckna Gallra Menpröva och lämna ut Arkivlokaler Upprätthållande av gamla system Utskriftshantering Transporter E-arkiv Systemlicenser eller tjänsteavgifter Anslutning Förvaltning Digitalisering Upprätthålla regelverk

21

22

23 Tidigare identifierade nyttor Säkerställa den långsiktiga informationsförsörjningen. Bidra till en ökad effektivisering för kommuner, landsting och regioner såväl som för företag och medborgare. Ge ökad tillgänglighet till information och det gemensamma kulturarvet. Förbättra medborgarservice och att stödja delaktighet. Minska de långsiktiga kostnaderna för manuell hantering och arkivering. Sänkta/borttagna licensoch driftskostnader för det ursprungliga systemet Modernisering och därigenom sänkta kostnader (microfiche). Sänkta/borttagna licensoch driftskostnader för det ursprungliga systemet Ökad tillgänglighet för medborgarna, ökad service för medborgare genom näringslivets nyttjande av information (PSI)

24 Övning 2 Hur går vi vidare? Bestäm vad ni ska göra för att komma till nästa steg Samma grupper Markera vilka aktiviteter ni behöver utföra för att komma till nästa steg i kartan Prioritera aktiviteterna Ange när ni ska vara klara Fundera på vilka förutsättningar som ska vara uppfyllda och vilka hinder som står i vägen Skriv direkt på kartan, 15 minuter, kort muntlig redogörelse

25 Ramavtal e-arkiv

26 Omfattning Ramavtalet omfattar e-arkiv som tjänst och e-arkiv som produkt samt konsulttjänster för införandeprojekt såsom konfigurering och eventuella anpassningar produkt installeras i UM/UEs egen eller i driftspartners miljö tjänst tillhandahålls av leverantören. Med tjänst avses att leverantören tillhandahåller funktionen e-arkiv och svarar för drift och tillgänglighet av samt äger, underhåller och vidareutvecklar den underliggande tekniska plattformen och systemet

27 Avropsberättigade 536 st är avropsberättigade 7 st har anmält avrop

28 Hur avropar man från ramavtalet? Förnyad konkurrensutsättning Bestäm om avropet avser produkt eller tjänst Precisering av kraven i ramavtalet Bör-krav får ställas som ska-krav Avrop kan göras samordnat

29 Längden på avtal vid avrop Avrop kan göras fram till ramavtalets sista dag. Kontrakt (avropsavtal) kan löpa upp till åtta år Ramavtalet upphör

30 Ramavtalsleverantörer e-arkiv som tjänst Aditro AB Advania AB BancTec AB CGI Sverige AB FormPipe Software AB Ida Infront AB IT-Fabriken Sverige AB Lemontree Enterprise Solutions AB Visma Consulting AB e-arkiv som produkt Agio System & Kompetens AB Altran AB BancTec AB CGI Sverige AB FormPipe Software AB Ida Infront AB IT-Fabriken Sverige AB Knowit AB Lemontree Enterprise Solutions AB RISE to Bloome R2B Software AB Tekis AB Tieto Sweden AB Visma Consulting AB

31 Tid för frågor och diskussion

32 SLL e-arkiv Victoria Johansson & Martin Olsson Landstingsarkivet Stockholm

33 Landstingsstyrelsens förvaltning Bakgrund e-arkiv 1.0 slutarkiv Landstingsarkivet, infördes e-arkiv 2.0 mellanarkiv, togs fram i samarbete med verksamheterna och Landstingsarkivet, infördes e-arkiv 2.1 slutarkiv Landstingsarkivet, infördes 2013 e-arkiv 3.0 slutarkiv Landstingsarkivet, pågående projekt

34 Landstingsstyrelsens förvaltning Mellanarkivet Journalinformation Infördes inom GVD-projektet. Syftet var att konsolidera de olika journalsystem som fanns inom SLL. Förvaltades av Landstingsarkivet men informationen ägdes av verksamheten (direktåtkomst via Take Care som är ett journalsystem som används inom SLL) Verksamhetsbehov i fokus Överlämnades till Mellanlagringstjänst 2014 Cirka 500 miljoner poster vid överlämningen

35 Landstingsstyrelsens förvaltning Slutarkivet Journalinformation Infördes 2013 Förvaltas av Landstingsarkivet som är en arkivmyndighet Landstingsarkivet tar över ägandeskapet vid slutarkivering Leveranser från olika journalsystem och direkt från Mellanlagringstjänsten Fokus på bevarande

36 Landstingsstyrelsens förvaltning e-arkiv 3.0 Pågående projekt på Landstingsarkivet för att kunna ta emot fler informationstyper än journalinformation Anpassa e-arkiv efter arkivbehov Integreras med Arkivregister

37 Målbild e-arkiv 3.0 Landstingsstyrelsens förvaltning

38 Landstingsstyrelsens förvaltning Hur vi jobbar Mycket tid på kravarbete i samarbete med verksamheten Samverkan med externa, tex Region Skåne, R7 och Riksarkivet Projektet drivs internt med externa resurser vid behov Planera förvaltning i god tid Ledord: Skynda långsamt, Alla ska med

39 Landstingsstyrelsens förvaltning Leveranser i kravpaketet Begreppsmodell Informationsmodeller Processkartor Användningsfall Leveransspecifikationer Sökskisser

40 Landstingsstyrelsens förvaltning Lärdomar Haka på redan beslutade investeringar (GVD-projektet) Samarbete med andra e-arkivprojekt Lägg tid på kravarbete Mellanarkivet gav stora vinster eftersom man kunde stänga många gamla system som kostade pengar Eftersom nuvarande mellanlagringstjänst och slutarkiv bygger på samma modell blir det betydligt billigare att slutarkivera från mellanlagringstjänsten

41 Landstingsstyrelsens förvaltning Utmaningar Arkivfrågor ska finnas med vid införande av nya system Skapa generell modell som fungerar för många olika system och använda samma begrepp

42 OK, men vad händer nu direkt? Vad händer nu? Sammanställning av materialet Regional status Regional handlingsplan Direkt kontakt kommande veckor Uppföljning på definierade aktiviteter KSL kommer att: Ha stående möten med SKI/Kommentus för ramavtalsfrågor Kalla till temadagar under hösten (vilka?) Besöka arkivarienätverken Sprida information via SKLs wiki