Granskning av Ledarutbildningsbidrag till SSU Piteå

Transkript

1 Rådgivningsrapport Granskning av Ledarutbildningsbidrag till SSU Piteå Piteå kommun Helena Lundberg, Cert. kommunal revisor

2 Innehåll 1. Uppdrag Bakgrund Syfte Metod Piteå kommuns bidragsregler Resultat Bedömning av granskningsresultat Kultur- och fritidsnämndens interna kontroll Kontroller Bedömning av granskningsresultat Slutsats... 7 Bilagor 1 Sammanställning kategorisering av sökta ledarutbildningsbidrag 2 SSU Piteå ansökan om ledarutbildningsbidrag år SSU Piteå ansökan om ledarutbildningsbidrag år SSU Piteå ansökan om ledarutbildningsbidrag år SSU Piteå ansökan om ledarutbildningsbidrag år SSU Piteå ansökan om ledarutbildningsbidrag år NLL; SSU Ungdomsledarutbildning år NLL; SSU Ungdomsledarutbildning år NLL; SSU Ungdomsledarutbildning år NLL; SSU Ungdomsledarutbildning år NLL; SSU Ungdomsledarutbildning år 2010 Piteå kommun

3 1. Uppdrag, har av kommunchefen, fått i uppdrag att granska de Ledarutbildningsbidrag som utbetalats till SSU Piteå under åren 2005 till Bakgrund. I media har förekommit uppgifter om att den lokala SSU föreningen i Piteå oriktigt har tillskansat sig kommunala medel genom att till Kultur- och Fritidsnämnden redovisa aktiviteter i form av ledarutbildningar som ej genomförts. På länsnivån har SSU Norrbotten granskats för samma aktiviteter. Denna granskning, som beställts av Norrbottens Läns Landsting (NLL), offentliggjordes den 15 oktober 2012, visar att betydande belopp utbetalats till SSU Norrbotten baserat på oriktig grund Syfte. Syftet med granskningen i Piteå kommun är att ta fram ett underlag som kan ligga till grund för eventuellt beslut om polisanmälan och eventuellt återkrav av för mycket utbetalda bidrag. Uppdraget syftar inte till att fastställa uppsåt, ansvar och precisering av eventuellt återbetalningskrav då detta är ett uppdrag för polisväsendet Metod För att hålla nere kommunens granskningskostnader har vi avvaktat resultatet av den granskning som Norrbottens Läns Landsting genomfört, Utbetalda ungdomsledarbidrag till SSU Norrbotten åren , KPMG Vi har avstämt de utbildningar för vilka SSU Piteå sökt ledarutbildningsbidrag, mot de utbildningar som SSU Norrbotten ansökt bidrag för från Norrbottens Läns Landsting. För att kunna bedöma Kultur- och Fritidsnämndens rutiner och handläggning av den interna kontrollen rörande bidragsfrågor har vi intervjuat berörd personal inom förvaltningen. Vidare har vi studerat befintliga riktlinjer/bidragsnorm rörande ledarutbildningsbidrag som gäller i Piteå kommun. Piteå kommun 1 av 9

4 2. Piteå kommuns bidragsregler För perioden 2005 till 2009 tillämpade kommunen bidragsregler antagna av Kultur- och Fritidsnämnden den 31 augusti Nya regler som gäller från den 1 januari 2010 antogs av nämnden den 2 juni I de övergripande reglerna för erhållande av bidrag framkommer att: För samtliga bidrag gäller att kontroller kan utföras genom kultur- och fritidsförvaltningen eller kommunens revision. För perioden ska föreningen spara och tillhandahålla de handlingar som kan styrka riktigheten i de uppgifter som lämnats som grund för ansökan för de fyra senaste åren. För år 2010 och framåt gäller arkiveringskravet fem år bakåt i tiden. Lämnande av oriktiga uppgifter eller missbruk av tilldelade medel kan medföra att lokal organisation blir återbetalningsskyldig och avstängd från bidrag. För ledarutbildningsbidraget gäller följande: Utbildningen ska vara anordnad inom Norden av riks- eller distriktsorganisation. För perioden gällde att kursen ska vara berättigad till stats- eller landstingsbidrag, vilket intygas vid ansökan. Kursen ska avse utbildning för den pågående eller planerade barn- och ungdomsverksamheten. Kursen ska omfatta minst 2 kursdagar med vardera 6 arbetspass á minuter i genomsnitt per kursdag. Deltagare ska ha fyllt 14 år. Högst 5 medlemmar från samma förening kan få bidrag till en och samma kurs. Bidraget uppgår till 325 kr per res- och kursdag under högst 14 dagar per kurs. Från och med 2010 ska föreningens bidragsansökningar vara undertecknade av huvudföreningens ordförande eller kassör. Piteå kommun 2 av 9

5 3. Resultat Vi har granskat av SSU Piteå inlämnade ansökan om ledarutbildningsbidrag för åren och jämfört dessa med resultatet i Utbetalda ungdomsledarbidrag till SSU Norrbotten åren I vår genomgång av redovisad verksamhet har vi tagit del av och accepterat de noteringar som Landstingets revisor förtecknat. Resultatet visar att huvuddelen av de utbildningar där medlemmar i SSU Piteå deltagit och som föreningen sökt bidrag för har även funnits med i de ansökningar om bidrag som ingetts till NLL av SSU Norrbotten. I kommunens regelverk för ledarutbildningsbidrag framkommer att Utbildningen ska vara anordnad inom Norden av riks- eller distriktsorganisation. Vi noterar att det förekommit ett antal utbildningar som SSU Piteå ansökt om bidrag för där SSU Norrbotten varit anordnare enligt inlämnad bidragsansökan, ingen ansökan om landstingsbidrag har dock sökts av SSU Norrbotten för dessa utbildningar. I tabell nedan återger vi en sammanställning av de utbildningar för vilka SSU Piteå sökt kommunalt ledarutbildningsbidrag. Uppgifterna avser åren 2005 till I tabellen återger vi Antal kurser Varav anordnats av riksorganisation Varav distriktsorganisation anordnat kursen tillsammans med annan huvudman Varav anordnats av distriktsorganisation Varav distriktsorganisationen inte sökt bidrag för Varav distriktsorganisationen sökt bidrag från NLL Varav landstingets utredning konstaterar att de inte kan uttala sig om Varav landstingets utredning konstaterar redovisats korrekt Varav landstingets utredning inte kan konstatera att kurs genomförts Varav landstingets utredning konstaterar att inga kostnader finns Varav landstingets utredning konstaterar kurs har genomförts och bidrag från NLL sökts av distriktsorganisationen och där utredningen konstaterar att det är oklart rörande antal deltagare Piteå kommun 3 av 9

6 Sammanställning av utbildningar för vilka SSU Piteå sökt kommunalt ledarutbildningsbidrag, År Antal kurser Varav anordnats av riksorganisation Varav distriktsorganisation anordnat kursen tillsammans med annan huvudman Varav anordnats av distriktsorganisation Varav distriktsorganisationen inte sökt bidrag för Varav distriktsorganisationen sökt bidrag från NLL Varav landstingets utredning konstaterar att de inte kan uttala sig om Varav landstingets utredning konstaterar redovisats korrekt Varav landstingets utredning inte kan konstatera att kurs genomförts Varav landstingets utredning konstaterar att inga kostnader finns Varav landstingets utredning konstaterar kurs har genomförts och bidrag från NLL sökts av distriktsorganisationen och där utredningen konstaterar att antal deltagare är felaktigt redovisat Vi har i nedanstående sammanställning tagit med de utbildningar som NLL:s revisor konstaterat inte genomförts samt de utbildningar som redovisas av SSU Piteå utan att distriktsorganisationen sökt bidrag. 1 År 2007 inlämnade SSU Piteå ansökan rörande ledarutbildningsbidrag för sent varför inga bidrag utbetalades detta år. 2 En utbildning genomfördes i december 2008 Piteå kommun 4 av 9

7 Totalt Utbildningar som ej sökt bidrag från NLL Utbildningar som inte kan konstateras genomförda av NLL:s revisor Totalt ej konstaterat genomförda utbildningar Totalt antal utbildningar Ej konstaterat genomförda utbildningar i procent av totala antalet utbildningar Utbetalda kommunala bidrag Procentuella andelen ej konstaterat genomförda utbildningar av utbetalda kommunala bidrag % 60 % 0 45 % 35 % 59 % kr kr kr kr kr kr kr kr 0 kr kr kr kr kr Ovanstående tabell visar att knappt 330 tkr kan vara utbetalda på felaktig grund. Förutom ovanstående har vi konstaterat att det förekommer olika felaktigheter i de ansökningsblanketter från SSU Piteå som vi studerat. För kurser som både är redovisade till NLL och kommunen förekommer olika beteckningar för kursens namn och kursorterna överensstämmer inte. Vi har även noterat att datum för kurserna inte överensstämmer i några fall Bedömning av granskningsresultat Som framgår ovan förekommer att medlemmar i SSU Piteå deltagit i ett antal utbildningar anordnade av distriktsorganisationen SSU Norrbotten, där någon ansökan från distriktsorganisationen rörande ledarutbildningsbidrag inte har inlämnats till NLL. Med beaktande av SSU Norrbottens benägenhet att söka bidrag för sin bedrivna utbildningsverksamhet bedömer vi att det finns skäl att utreda om utbildningarna verkligen genomförts. Detsamma gäller de utbildningar som NLL s utredning inte kan konstatera har genomförts. Piteå kommun 5 av 9

8 3.2. Kultur- och fritidsnämndens interna kontroll Kontroller Kultur- och fritidsförvaltningen har kontrollerat ledarutbildningsansökan från SSU Piteå vid två tillfällen under granskad period, år 2005 och Kontrollen har bestått i att förvaltningen krävt in program, deltagarförteckningar och undersökt om SSU Piteå uppfyllt övriga krav som ställs för att erhålla bidrag. Kultur- och fritidsförvaltningen har inte särskilt kontrollerat att kursen verkligen genomförts. Anledningen till detta är att de inte haft anledning att tro att utbildningarna inte genomförts då kursledare varit ombudsmän eller andra betrodda företrädare för SSU Norrbotten. Enligt kommunens bidragsregler för den granskade bidragsperioden ska Kursen vara berättigad till landstings- och eller statsbidrag, vilket intygas vid ansökan. Då någon ansökan om landstingsbidrag inte inlämnats för de totalt 30 kurser som redovisas ovan har dessa kurser ej heller varit bidragsberättigade i Piteå kommun. Denna uppgift har uttalats av ansvarig handläggare vid Piteå kommun Bedömning av granskningsresultat Sammantaget bedömer vi att befintligt regelverk rörande kommunala bidrag till fritidsverksamhet är tillfredsställande. De kontrollåtgärder Kultur- och fritidsnämnden vidtagit har varit ändamålsenliga. Förvaltningen har inte haft anledning tro att SSU uppsåtligen vilselett kommunen och därför inte vidtagit kontroller rörande det faktiska genomförandet. Piteå kommun 6 av 9

9 4. Slutsats Sammantaget bedömer vi att ovanstående indikerar att det utbetalts ledarutbildningsbidrag till SSU i Piteå för verksamhet som inte är bidragsberättigad. Vi bedömer att underlaget är tillräckligt för att kunna ligga till grund för ett beslut om eventuell polisanmälan. En granskning av fler år kommer med största sannolikhet visa på liknande förhållanden. Vår bedömning är att denna granskning bör genomföras av polismyndigheten varvid uppsåt, ansvar och fastställande av återbetalningskrav kan fastställas. Vi bedömer även att de internkontrollåtgärder som Kultur- och Fritidsnämnden genomfört utifrån då kända omständigheter varit ändamålsenlig. Piteå kommun 7 av 9

10 Helena Lundberg Projektledare Piteå kommun 8 av 9

11 Bilaga 1. Sammanställning kategorisering av sökta ledarutbildningsbidrag Ej konstaterat genomförd utbildning Deltagarantal överensstämmer inte NLL s revisor kan ej uttala sig Inga kostnader påträffade Distriktsorganisationen har ej sökt bidrag 9, 10, 17, 22, 23 1, 2, 3, 6, 20, 21 7, 17 7, 16 2, 3, 6, 16, 17 2, 3, 5, 6, 14, 15 4, 7 10, 11, 12 5, 8, 13, 14 11, 12, 1, 8, 13, 15, 16, 16, 18, 18, 19 19, 20, 21, 22, 23 4, 6, 8, 13, 15, 14, 17, 18, 19, 21 1, 2, 3, 9, 10, 11, 12, 20, 22 4, 5, 8, 9, 10, 11, 15, 18, 19, 20 4, 5, 6, 8, 11, 14, 15, 16, 17, 23, 25, 26, 27, 28, 30, 31, 32, 33, 38, 39 7, 9, 10, 18, 19, 20, 21, 35, 36, 37 7, 13, 22, 24, 34 12,14 1, 2, 3 Korrekt utbildning 4, , 13, 29 Piteå kommun 9 av 9