4.5.4 Revision av miljöledningssystem. Dokumentnr: Dokumenttyp: Diarienr: Bilagor: Sidor: Upprättad av: Mottagen av: Datum för överlämnande

Transkript

1 MILJÖHANDBOKEN Grundelement: Revision av miljöledningssystem Element: Revision av miljöledningssystem på universitetsgemensam nivå Dokumentnr: Dokumenttyp: Diarienr: Bilagor: idor: R10 Revisionsrapport F8 2821/ Upprättad av: Mottagen av: Datum för överlämnande Revisionsledaren Dekanus Intern miljörevision av Tid: 11 november 2004 Plats: Mölndal och Göteborg Revisionsledare: Ulf P Andersson Revisor: Lena Kindborg tandard/förordning: -EN IO 14001:1996 Omfattning Miljörevisionen omfattar verksamheten vid som består av Fakultetsledningen, Kansliet för utbildningsvetenskap, erviceenheten vid Pedagogen, Utbildningsvetenskaps dataservice, Institutionen för Pedagogik och didaktik (IPD), Institutionen för Hushållsvetenskap (IHU), Idrottshögskolan, Institutionen för arbetsvetenskap, Rektorsutbildningen samt Arbetsvetenskap i Västsverige (AIV) Verksamheten finns vid följande lokaler; 1) Frölundagatan 118, Mölndal, 2) Klangfärgsgatan 3, V Frölunda, 3) Brogatan 2, Göteborg, 4) Erik Dahlbergsgatan 11 B, Göteborg. Miljöledningssystemet som reviderats omfattar de aktiviteter som äger rum på fakulteten och som utförs av fakultetens anställda och studenter. Miljöledningssystemet omfattar även personalens och studenternas resor till och från fakulteten. Miljöledningssystemet omfattar ej skötsel och underhåll av fastigheter. Under denna miljörevision har verksamheten vid Fakultetsledningen, institutionen för Hushållsvetenskap (IHU) och institutionen för Pedagogik och didaktik (IPD) särskilt granskats. Dokumentation som har granskats under miljörevisionen; Fakultetsgemensamma handlingar inom miljöledningssystemet, handlingar från miljöarbetet samt forskning och utbildning vid IHU, handlingar från miljöarbetet vid IPD. yfte yftet med denna interna miljörevision har varit att utvärdera om miljöledningssystem för fakulteten överensstämmer med kraven i IO 14001, har införts och efterlevs inom organisationen samt avgöra om system och verksamhet uppfyller tillämplig miljölagsstiftning, krav enligt universitetets miljöhandbok och andra krav.

2 Revisionsrapport id 2 (18) Genomförande Revisorerna har granskat dokumentationen och genomfört intervjuer med fakultets- och institutionsledningar samt central och lokala miljösamordnare. Platsbesök genomfördes på Frölundagatan 118 och Klangfärgsgatan 3. Revisionsresultat Revisionsresultatet har i bilagorna delats upp i tre olika delar. En för fakultetsledningen samt en för vardera institutionen IPD och IHU. Fakultetsledning IPD IHU Antal större avvikelser Antal mindre avvikelser Antal observationer En sammanställning som visar fördelningen av avvikelserna och observationer samt vilka kravelement som reviderats återfinns i bilaga 1a, 1b och 1c. En lista med alla avvikelser återfinns i bilaga 2a, 2b och 2c. En lista med alla observationer återfinns i bilaga 3a, 3b och 3c. I revisionsrapporten används endast rubriker på kravelement enligt IO Den fullständiga texten återfinns i bilaga 4. Förutom detta har varje avvikelse, i enlighet med instruktion (i Göteborgs universitets centrala miljöledningssystem) införts på avvikelseblankett ( BL1) och översänts elektroniskt till respektive miljösamordnaren för åtgärd. Kopia av revisionsrapporten översändes efter underskrift till miljöchefen, den centrale miljösamordnaren samt till registrator vid universitetet genom revisionsledarens försorg. Revisionsrapporten kommer även att finnas tillgänglig inom universitetets gemensamma miljöhandbok som ett redovisande dokument. Kommentarer och slutsatser Vid revisionen kunde vi konstatera att fakulteten saknade ett stort antal av de dokument som skall finnas i miljöledningssystemet enligt standarden. I några fall fanns det dokument men dessa hade inte lagts in i miljöledningssystemet. Fakulteten saknade även i stor utsträckning de dokument som man förväntas ha i enlighet med Miljöhandboken för Göteborgs universitet. Även här kunde vi konstatera att en del uppgifter fanns vid fakulteten men var ej nedskrivna och redovisade inom miljöledningssystemet. Vid institutionen för Pedagogik och didaktik (IPD) fanns ett antal dokument framtagna inom miljöledningssystemet. Dokumenten hade just antagits av institutionsstyrelsen vilket gjorde att vi inte kunde kontrollera implementeringen av dessa inom verksamheten. Vid institutionerna för Hushållsvetenskap (IHU) finns ett stort miljöengagemang inom både utbildning och forskning. Man har under många år arbetat med att införa praktiska miljöinslag och diskussioner om resurshushållning inom utbildningen. Man saknar dock stora delar av den dokumentation som behövs inom ett miljöledningssystem. Institutionen genomförde en miljöutredning redan 2001 men har sedan fått revidera den i samband med att man flyttat hela verksamheten från Majorna till Mölndal.

3 Revisionsrapport id 3 (18) Revisionen redovisar ett stort antal större avvikelser som indikerar att systemet är i början av sin uppbyggnad. Efterhand som de stora avvikelserna är avklarade kommer revisorerna att granska färdiga dokument och dess implementering. Man kan då vänta sig ett revisionsresultat med färre större avvikelser och fler mindre avvikelser. Rekommendationer Ett klargörande på fakulteten om vem som gör vad inom miljöarbetet skulle kunna avlasta institutionerna från att ta fram egna dokument för varje del av miljöledningssystemet. Fakulteten bör beskriva vilka dokument man tar fram och fastställer centralt på fakulteten och vilka dokument man förväntar sig att varje institution skall ta fram och fastställa. Inom fakulteten har institutionerna kommit längst i dokumenteringen av miljöledningssystemet. Fakulteten rekommenderas därför utgå ifrån dessa dokument och, efter komplettering, anta dessa som fakultetens miljöledningsdokument. Fakulteten har ej definierat vad miljöledningssystemet skall omfatta. I denna revisionsrapport har därför revisorerna beskrivit omfattningen så som vi uppfattar den efter intervjuerna. Fakulteten bör fundera om denna definition stämmer helt eller bör kompletteras/omformuleras och därefter fastställa omfattningen av miljöledningssystemet för fakulteten. Fakulteten rekommenderas att fortsätta förbättra miljöledningssystemet i enlighet med avvikelserna från denna miljörevision och att genomföra ytterligare en intern miljörevision innan certifieringsrevisionen. Överlämnat av: Ulf P Andersson Revisionsledare tel: e-post ulf.andersson@miljo.gu.se Mottaget av: Per-Olof Thång Dekanus vid tel: e-post Per-Olof.Thang@ped.gu.se

4 Revisionsrapport id 4 (18) BILAGA 1a ammanställning av avvikelser och observationer vid Fakultetsledningen Kravelement törre avvikelse Mindre avvikelse Observation Reviderat 4.1 Allmänt JA 4.2 Miljöpolicy JA Miljöaspekter JA Lagar och andra krav JA Övergripande och detaljerade miljömål JA Miljöledningsprogram JA Organisationsstruktur och ansvar JA Utbildning, medvetenhet och kompetens JA Kommunikation JA Dokumentation av miljöledningssystem JA Dokumentstyrning JA Verksamhetsstyrning JA Nödlägesberedskap JA Övervakning och mätning JA Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder JA Redovisande dokument JA Revision av miljöledningssystem JA 4.6 Ledningens genomgång JA Totalt

5 Revisionsrapport id 5 (18) BILAGA 1b ammanställning av avvikelser och observationer vid Institutionen för pedagogik och didaktik (IPD) Kravelement törre avvikelse Mindre avvikelse Observation Reviderat 4.1 Allmänt JA 4.2 Miljöpolicy JA Miljöaspekter JA Lagar och andra krav JA Övergripande och detaljerade miljömål JA Miljöledningsprogram JA Organisationsstruktur och ansvar JA Utbildning, medvetenhet och kompetens JA Kommunikation JA Dokumentation av miljöledningssystem JA Dokumentstyrning JA Verksamhetsstyrning JA Nödlägesberedskap JA Övervakning och mätning JA Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder JA Redovisande dokument JA Revision av miljöledningssystem JA 4.6 Ledningens genomgång JA Totalt

6 Revisionsrapport id 6 (18) BILAGA 1c ammanställning av avvikelser och observationer vid Institutionen för Hushållsvetenskap (IHU) Kravelement törre avvikelse Mindre avvikelse Observation Reviderat 4.1 Allmänt JA 4.2 Miljöpolicy JA Miljöaspekter JA Lagar och andra krav JA Övergripande och detaljerade miljömål JA Miljöledningsprogram JA Organisationsstruktur och ansvar JA Utbildning, medvetenhet och kompetens JA Kommunikation JA Dokumentation av miljöledningssystem JA Dokumentstyrning JA Verksamhetsstyrning JA Nödlägesberedskap JA Övervakning och mätning JA Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder JA Redovisande dokument JA Revision av miljöledningssystem JA 4.6 Ledningens genomgång JA Totalt

7 Revisionsrapport id 7 (18) BILAGA 2a Lista över avvikelser vid Fakultetsledningen (Typ: = törre avvikelse, M = Mindre avvikelse) Nr Delkrav Avvikelse Typ Fakulteten har ej upprätta ett miljöledningssystem enligt de krav som anges i standarden Identifiering av miljöaspekter på fakultetsnivå ej genomförd i enlighet med universitetets miljöhandbok och standardens krav Lista över tillämplig miljölagstiftning ej upprättad i enlighet med universitetets miljöhandbok och standardens krav Fakultetens miljömål ej upprättade och beslutade i enlighet med universitetets miljöhandbok och standardens krav Handlingsplan för fakultetens miljöarbetet ej framtagen och beslutad i enlighet med universitetets miljöhandbok och standardens krav Roller, ansvar och befogenheter ej framtagna och beslutade i enlighet med universitetets miljöhandbok och standardens krav Ledningens representant ej utsedd i enlighet med universitetets miljöhandbok och standardens krav Miljöutbildningsplan för fakulteten ej utarbetad och beslutad i enlighet med universitetets miljöhandbok Rutiner har ej upprättats inom systemet för att klara intern kommunikation mellan olika nivåer och funktioner i organisationen samt att ta emot, dokumentera och svara på relevanta synpunkter från externa intressenter Oklart om det finns någon strategi på fakulteten hur man sprider dokumenten från universitetets miljöhandbok till berörda personer inom fakulteten Det saknas information som beskriver ledningssystemets huvuddelar och hur dessa samverkar samt ger hänvisning till relaterad dokumentation (fakultetens miljöhandbok) Fakulteten saknar rutiner för dokumenthanteringen inom miljöledningssystemet Fastigheternas förteckning av kylanläggningar ej upprättad i enlighet med universitetets miljöhandbok Oklart om Handbok för miljöanpassad trycksaksbeställning är kommunicerad på fakulteten M M Oklart om Lathund för minskad växthuseffekt är kommunicerad på fakulteten M Dokumentation av brandberedskap saknas vid fakulteten. M Ett dokumenterat system för avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder saknas vid fakulteten Fakulteten saknar rutiner för identifiering, underhåll och förvaring av miljöredovisande dokument.

8 Revisionsrapport id 8 (18) Revisionsplan saknas för framtida miljörevisioner vid fakulteten Ledningens genomgång på fakultetsnivå ej genomförd och dokumenterad i enlighet med universitetets miljöhandbok och standardens krav.

9 Revisionsrapport id 9 (18) BILAGA 2b Lista över avvikelser vid Institutionen för pedagogik och didaktik (IPD) (Typ: = törre avvikelse, M = Mindre avvikelse) Nr Delkrav Avvikelse Typ Institutionen har ej upprätta ett miljöledningssystem enligt de krav som anges i standarden Betydande miljöaspekter för institutionen ej fastställda Oklart om miljömål för institutionen kommuncerats till alla anställda Oklart om handlingsplan för miljöarbetet kommuncerats till alla anställda Roller, ansvar och befogenheter inom miljöarbetet är ej definierade och kommunicerade. skall definieras, dokumenteras M M Det finns ingen ledningens representant utsedd inom institutionen Oklart om det personer som bedöms behöva miljöutbildning har fått en relevant sådan utbildning Rutiner har ej upprättats inom systemet för att klara intern kommunikation mellan olika nivåer och funktioner i organisationen samt att ta emot, dokumentera och svara på relevanta synpunkter från externa intressenter Det saknas information som beskriver ledningssystemets huvuddelar och hur dessa samverkar samt ger hänvisning till relaterad dokumentation (institutionens miljöhandbok) Oklart vem som förväntas ta fram och fastställa dokument inom miljöledningssystemet, institutionen eller fakultetens miljösamordnare Institutionen saknar rutiner för dokumenthanteringen inom miljöledningssystemet. M M amlad förteckning över institutionens kylanläggningar saknas Dokumentation av brandberedskap saknas vid institutionen. M Ett dokumenterat system för avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder saknas vid institutionen Institutionen saknar rutiner för identifiering, underhåll och förvaring av miljöredovisande dokument Revisionsplan saknas för framtida miljörevisioner vid institutionen Ledningens genomgång på institutionsnivå ej genomförd och dokumenterad.

10 Revisionsrapport id 10 (18) BILAGA 2c Lista över avvikelser vid Institutionen för Hushållsvetenskap (IHU) (Typ: = törre avvikelse, M = Mindre avvikelse) Nr Delkrav Avvikelse Typ Institutionen har ej upprätta ett miljöledningssystem enligt de krav som anges i standarden Dokumentation från fullständig genomgång av lagkrav saknas Miljömålen för institutionen ej fastställda. M Handlingsplan för miljöarbetet ej framtagen för institutionen Roller, ansvar och befogenheter ej framtagna och beslutade i enlighet med standardens krav Det finns ingen ledningens representant utsedd inom institutionen Dokumentation över genomförd miljöutbildning av personal saknas Rutiner har ej upprättats inom systemet för att klara intern kommunikation mellan olika nivåer och funktioner i organisationen samt att ta emot, dokumentera och svara på relevanta synpunkter från externa intressenter Det saknas information som beskriver ledningssystemets huvuddelar och hur dessa samverkar samt ger hänvisning till relaterad dokumentation (institutionens miljöhandbok) Institutionen saknar rutiner för dokumenthanteringen inom miljöledningssystemet amlad förteckning över institutionens kylanläggningar saknas Dokumentation av brandberedskap saknas vid institutionen. M Ett dokumenterat system för avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder saknas vid institutionen Institutionen saknar rutiner för identifiering, underhåll och förvaring av miljöredovisande dokument Revisionsplan saknas för framtida miljörevisioner vid institutionen Ledningens genomgång på institutionsnivå ej genomförd och dokumenterad.

11 Revisionsrapport id 11 (18) BILAGA 3a Lista över observationer vid Fakultetsledningen Nr Delkrav Observation Enligt muntlig information har fakulteten antagit samma miljöpolicy som universitetet. Detta borde också dokumenteras i systemet Avfallsguide person för kemikaliehantering saknas, endast adress till webbplats angiven. Tveksamt om denna vägledning räcker Oklart om Handbok för miljöanpassat kontor är kommunicerad på fakulteten Oklart om uppföljningen är tillräcklig då fakulteten saknar både miljömål och miljölaglista.

12 Revisionsrapport id 12 (18) BILAGA 3b Lista över observationer vid Institutionen för pedagogik och didaktik (IPD) Nr Delkrav Observation Enligt muntlig information har institutionen antagit samma miljöpolicy som universitetet. Detta borde också dokumenteras i systemet Oklart om den identifiering av miljöaspekter som gjorts på institutionsnivå är fastställd av institutionsledningen Oklart om formellt dokument för organisation och ansvar inom miljöledningssystemet är fastställt. Miljörepresentanterna verkar själva definiera sina arbetsuppgifter Formellt beslut saknas om samordning av miljörepresentanternas arbete på institutionen Oklart vilka som fått miljöutbildning, förutom CD-skivan för miljörepresentanterna. Dokumentation saknas Återrapporteringsdokument till årsredovisning ej granskade då dessa ej fanns tillgängliga vid revisionen. Dessa dokument bör införas som redovisande dokument i miljöledningssystemet så att granskning kan ske vid kommande revisioner Oklart om diarium används för att arkivera fastställda dokument Oklart om GUs miljöhandbok används på institutionsnivå Oklart om det finns tillräcklig kunskap om trycksakshandbok, lathund för minskning av växthuseffekter hos institutionens miljörepresentant Miljörepresentant Peter Edwardsson saknas på universitetets lista över kontaktpersoner för farligt avfall, trots att han gått samma utbildning som övriga Blankett för återredovisning till fakulteten finns bara i miljörepresentantens dator. Detta är ett redovisande dokument och bör därför finnas redovisat i systemet Oklart om uppföljningen är tillräcklig då institutionen helt nyligen fastställt både miljömål och miljölaglista.

13 Revisionsrapport id 13 (18) BILAGA 3c Lista över observationer vid Institutionen för Hushållsvetenskap (IHU) Nr Delkrav Observation Enligt muntlig information har institutionen antagit samma miljöpolicy som universitetet. Detta borde också dokumenteras i systemet Miljörepresentanternas uppgifter inom institutionen ej dokumenterade Återrapporteringsdokument till årsredovisning ej granskade då dessa ej fanns tillgängliga vid revisionen. Dessa dokument bör införas som redovisande dokument i miljöledningssystemet så att granskning kan ske vid kommande revisioner Oklart om diarium används för att arkivera fastställda dokument Oklart om GUs miljöhandbok används på institutionsnivå Beredskapsplan (Klangfärgsgatan) ej granskad då denna dokumentation ej fanns tillgänglig vid revisionen utan skulle översändas senare Oklart om uppföljningen är tillräcklig då institutionen saknar både miljömål och miljölaglista.

14 Revisionsrapport id 14 (18) BILAGA 4 Kravelementen enligt standarden IO De s k kravelementen består av alla krav som finns i IO14001, kapitel 4 samt EMA, bilaga IA (innehåller samma text som i IO14001, kap 4). Oftast används numreringen i enlighet med den numrering som finns i IO standardens kapitel 4. å har vi även gjort i denna revisionsrapport. 4 Krav på miljöledningssystem 4.1 Allmänt Organisationen skall upprätta och underhålla ett miljöledningssystem enligt de krav som anges i detta avsnitt (avsnitt är i detta fall hela kapitel 4, det vill säga hela denna bilaga, revisionsledarens notering). 4.2 Miljöpolicy Högsta ledningen skall upprätta organisationens miljöpolicy och säkerställa att den: a) är relevant i förhållande till typ, storlek och miljöpåverkan av sina aktiviteter/verksamheter, produkter eller tjänster; b) innefattar ett åtagande om ständig förbättring och förebyggande av förorening; c) innefattar ett åtagande om att följa tillämplig miljölagstiftning samt föreskrifter och övriga krav som organisationen berörs av; d) utgör grunden för att fastställa och följa upp övergripande och detaljerade miljömål; e) är dokumenterad, införd, underhållen och kommunicerad till alla anställda; f) är tillgänglig för allmänheten. 4.3 Planering Miljöaspekter För att kunna avgöra vilka miljöaspekter som kan ge upphov till betydande miljöpåverkan skall organisationen upprätta och underhålla rutiner för att identifiera de miljöaspekter som orsakas av organisationens aktiviteter/verksamhet, produkter eller tjänster och som är av en sådan natur att organisationen kan förväntas kunna styra och påverka dessa. När organisationen identifierar och fastställer sina övergripande miljömål skall den försäkra sig om att hänsyn tas till sådana aspekter som har en betydande miljöpåverkan. Organisationen skall hålla denna information aktuell Lagar och andra krav Organisationen skall upprätta och underhålla rutiner för att identifiera och ha tillgång till lagkrav och andra krav som organisationen berörs av och som är direkt tillämpliga på miljöaspekterna för organisationens aktiviteter/verksamhet, produkter eller tjänster Övergripande miljömål och detaljerade miljömål Organisationen skall upprätta och underhålla dokumenterade övergripande och detaljerade miljömål för varje relevant funktion och nivå inom organisationen. När övergripande miljömål införs och ses över, skall organisationen ta hänsyn till lagkrav och andra krav, betydande miljöaspekter, tekniska möjligheter och sina ekonomiska, drifts- och affärsmässiga krav samt synpunkter från intressenter.

15 Revisionsrapport id 15 (18) De övergripande och de detaljerade miljömålen skall vara förenliga med miljöpolicyn, inklusive åtagandet att förebygga föroreningar Miljöledningsprogram Organisationen skall upprätta och underhålla ett eller flera program för att uppnå sina övergripande och detaljerade miljömål. Det skall inkludera: a) ansvarsfördelning för att uppnå övergripande och detaljerade miljömål för varje relevant funktion och nivå i organisationen; b) resurser och tidplaner för att uppfylla dessa. För projekt som innebär nyutveckling och nya eller ändrade aktiviteter/verksamheter, produkter eller tjänster, skall programmet/programmen anpassas så att även dessa kommer att omfattas av organisationens miljöledningssystem. 4.4 Införande och drift Organisationsstruktur och ansvar Roller, ansvar och befogenheter skall definieras, dokumenteras och kommuniceras för att underlätta effektiv miljöledning. Ledningen skall tillhandahålla nödvändiga resurser för att införa och styra miljöledningssystemet. I begreppet resurser ingår såväl mänskliga resurser som speciella kunskaper, teknik samt ekonomiska resurser. Organisationens högsta ledning skall utse en eller flera särskilda ledningsrepresentanter som, oberoende av annat ansvar, skall ha definierade roller, ansvar och befogenheter för att kunna: a) försäkra sig om att kraven på miljöledningssystemet är upprättade, införda och underhållna i enlighet med denna standard; b) rapportera miljöledningssystemets prestanda till högsta ledningen för granskning och som underlag för förbättring av miljöledningssystemet Utbildning, medvetenhet och kompetens Organisationen skall identifiera behoven av utbildning och praktisk erfarenhet. All personal vars arbete kan ge upphov till betydande miljöpåverkan skall ha erhållit lämplig utbildning. Organisationen skall upprätta och underhålla rutiner så att anställda eller andra berörda på varje relevant funktion och nivå inser: a) betydelsen av att miljöpolicyn, rutinerna och miljöledningssystemet följs; b) den betydande miljöpåverkan, verklig eller potentiell, som deras arbete kan ge upphov till och möjligheten till de miljöfördelar som kan uppnås genom en förbättrad personlig insats; c) sina roller och ansvar för att uppnå överensstämmelse med miljöpolicyn, rutinerna och kraven i miljöledningssystemet inklusive krav på nödlägesberedskap; d) möjliga konsekvenser av att avvika från specificerade driftsrutiner. Personal med arbetsuppgifter som kan orsaka betydande miljöpåverkan skall ha kunskaper som är grundade på för uppgiften lämplig utbildning och/eller erfarenhet Kommunikation Med hänsyn till organisationens miljöaspekter och miljöledningssystem skall rutiner upprättas och underhållas för: a) intern kommunikation mellan olika nivåer och funktioner i organisationen;

16 Revisionsrapport id 16 (18) b) att ta emot, dokumentera och svara på relevanta synpunkter från externa intressenter. Organisationen skall beakta behovet av rutiner för att externt kommunicera sina betydande miljöaspekter samt dokumentera sitt beslut Dokumentation av miljöledningssystem Organisationen skall upprätta och underhålla information, i pappersform eller i elektronisk form, för att: a) beskriva ledningssystemets huvuddelar och hur dessa samverkar; b) ge hänvisning till relaterad dokumentation Dokumentstyrning Organisationen skall upprätta och underhålla rutiner för styrning av alla dokument som krävs enligt denna standard för att försäkra sig om att: a) dokumenten går att lokalisera; b) dokumenten regelbundet skall kunna granskas, ändras vid behov och godkännas av behörig personal; c) gällande versioner av relevanta dokument finns tillgängliga på varje plats där sådan verksamhet bedrivs som är av betydelse för att miljöledningssystemet skall fungera på ett effektivt sätt; d) inaktuella dokument omedelbart avlägsnas överallt där de har upprättats eller använts, eller att man på annat sätt skyddar sig mot att inaktuella dokument kommer till användning; e) alla inaktuella dokument som arkiveras av legala och/eller i kunskapsbevarande syften är identifierade på lämpligt sätt. Dokumenten skall vara tydliga, daterade (med ändringsdatum) och lätt identifierbara, bevarade på ett korrekt sätt och arkiverade under en viss bestämd tid. Rutiner och ansvar skall upprättas och underhållas vad det gäller framtagning och ändringar av samtliga olika typer av dokument Verksamhetsstyrning Organisationen skall i enlighet med miljöpolicyn och de övergripande och detaljerade miljömålen identifiera de verksamheter och aktiviteter som kan sättas i samband med de miljöaspekter som har identifierats som betydande. Organisationen skall planera dessa aktiviteter/verksamheter, inklusive underhåll och säkerställa att dessa bedrivs i enlighet med angivna villkor genom att: a) upprätta och underhålla dokumenterade rutiner som innefattar de situationer där avsaknad av rutiner skulle kunna leda till avvikelser från miljöpolicyn och de övergripande och detaljerade miljömålen; b) fastställa driftkriterier i rutinerna; c) upprätta och underhålla rutiner vad gäller de identifierbara betydande miljöaspekterna som orsakas av de varor och tjänster som används i organisationen samt kommunicera relevanta krav till leverantörer, entreprenörer och andra uppdragstagare Nödlägesberedskap Organisationen skall upprätta och underhålla rutiner för att identifiera olycksrisker och för att kunna reagera i händelse av olyckor och nödsituationer samt förhindra och mildra den miljöpåverkan som sådana kan tänkas orsaka.

17 Revisionsrapport id 17 (18) Där så är nödvändigt skall organisationen gå igenom och revidera sin beredskap för olyckor och nödsituationer, i synnerhet efter det att olyckor eller nödsituationer har inträffat. Där så är praktiskt möjligt skall organisationen även genomföra regelbundna övningar av sådan beredskap. 4.5 Kontroll och korrigerande åtgärder Övervakning och mätning För de verksamheter och aktiviteter som kan ha en betydande miljöpåverkan skall organisationen upprätta och underhålla dokumenterade rutiner för regelbunden övervakning och mätning av kriterier för miljöprestanda. Detta skall omfatta registrering av uppgifter som spårar/visar organisationens miljöprestanda, relevant processtyrning och överensstämmelse med organisationens övergripande och detaljerade miljömål. Mätutrustningen skall kalibreras och underhållas och protokoll från denna process skall arkiveras i enlighet med organisationens rutiner. Organisationen skall upprätta och underhålla en dokumenterad rutin för att regelbundet utvärdera att tillämplig miljölagstiftning och föreskrifter följs Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder Organisationen skall upprätta och underhålla rutiner för att definiera ansvar och befogenheter för att hantera och utreda avvikelser, vidta åtgärder för att mildra den miljöpåverkan som orsakats av avvikelser och för att initiera och genomföra korrigerande och förebyggande åtgärder. Varje korrigerande eller förebyggande åtgärd som vidtas för att undanröja orsakerna till faktiska och möjliga avvikelser skall vara anpassad till problemens omfattning och stå i proportion till den uppkomna miljöpåverkan. Förändringar som bygger på att korrigerande och förebyggande åtgärder genomförts skall införas och dokumenteras i organisationens rutiner Redovisande dokument, verifikat Organisationen skall upprätta och underhålla rutiner för identifiering, underhåll och förvaring av miljöredovisande dokument. Dessa dokument skall inkludera uppgifter om genomförda utbildningar och resultaten från revisioner och genomgångar. Miljöredovisande dokument skall vara tydliga, identifierbara och gå att spåra till respektive aktivitet/verksamhet, produkt eller tjänst. Dokumenten skall förvaras och underhållas på ett sådant sätt att de är lätt åtkomliga och skyddade mot skada, förlust eller mot att förstöras. Arkiveringstiden för dokumenten skall fastställas och vara dokumenterad. Dokument skall underhållas, på ett sätt som överensstämmer med systemet och organisationen, för att visa att kraven i denna standard följs Revision av miljöledningssystem Organisationen skall upprätta och underhålla ett eller flera program och rutiner för att regelbundet utföra revisioner av miljöledningssystemet. Revisionerna skall utföras för att kunna: a) bestämma huruvida miljöledningssystemet: 1) är i överensstämmelse med planerade miljöledningsåtgärder och kraven enligt denna standard; och 2) har införts och underhållits på ett riktigt sätt; och

18 Revisionsrapport id 18 (18) b) ge ledningen information om resultat från revisioner. Revisionsprogrammet, inklusive varje tidplan, skall vara baserad på den berörda aktivitetens/verksamhetens betydelse för miljön och resultaten från föregående revisioner. Revisionsrutinerna skall för att vara heltäckande innefatta både revisionens omfattning, frekvens och metodik samt ansvaret och kraven på dem som genomför revisionerna och hur resultatet skall rapporteras. 4.6 Ledningens genomgång Organisationens högsta ledning skall, med den periodicitet den själv bestämmer, gå igenom miljöledningssystemet för att säkerställa dess fortsatta lämplighet, riktighet och effektivitet. Processen för ledningens genomgång skall säkerställa att nödvändig information samlas in för att ge ledningen förutsättningar att genomföra denna utvärdering. Ledningens genomgång skall dokumenteras. Ledningens genomgång skall omfatta eventuella behov av ändringar i policy, övergripande miljömål och andra delar i miljöledningssystemet, baserade på resultat från revision av miljöledningssystemet, ändrade förutsättningar och åtagandet om ständig förbättring.