4.5 Uppföljning Intern revision Dokumentnr: Dokumenttyp: Diarienr: Bilagor: Sidor: R31 Revisionsrapport F 8 80/06 5 6

Transkript

1 MILJÖHANDBOKEN Grundelement: Element: 4.5 Uppföljning Intern revision Dokumentnr: Dokumenttyp: Diarienr: Bilagor: Sidor: R31 Revisionsrapport F 8 80/ Upprättad av: Mottagen av: Datum för överlämnande Revisionsledaren Dekanus Intern miljörevision av Tid: Plats: Göteborg Revisionsledare: Ulf P Andersson Revisor: Anette Gustafsson Standard/kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, EMAS samt tillämplig miljölagstiftning Omfattning Miljöledningssystemet omfattar verksamheten inom, som i finns vid följande lokaler: Fastighet Adress Kvm Almedals fabriker G:a Almedalsv 1 D 370 Bengt Lidner Bengt Lidnersgatan Dickson 2 Dicksonsgatan Dickson 4 Dicksonsgatan Dickson 12 Dicksonsgatan Hovrätten Olof Wijksgatan Humanisten Renströmsgatan Lyckans väg Lyckans väg Lyckans väg Lyckans väg 4, plan Språkskrapan Lundgrensgatan Torstenssonsgatan L. Torstenssonsg Torstenssonsgatan L. Torstenssonsg Viktor Rydberg Viktor Rydbergsg Volrat Thamsg Volrat Thamsg Paviljong Volrat Thamsg Syfte Syftet med denna interna miljörevision är att utvärdera om miljöledningssystem för fakulteten överensstämmer med kraven i ISO 14001, har införts och efterlevs inom organisationen samt avgöra om system och verksamhet uppfyller tillämplig miljölagsstiftning, krav enligt universitetets miljöhandbok och andra krav.

2 Revisionsrapport Sid 2 (6) Genomförande Revisorerna har granskat den översända dokumentationen och genomfört intervjuer med dekanus, prefekter, miljösamordnare och miljörepresentanten samt några övriga anställda. Platsbesök genomfördes på; Institutionen för arkeologi och antikens kultur (Olof Wijksgatan 6), Institutionen för orientaliska och afrikanska språk (Lennart Torstenssonsgatan 6), Institutionen för lingvistik (Renströmsgatan 6), Historiska institutionen (Renströmsgatan 6), Filosofiska institutionen (Dicksonsgatan 4), Engelska institutionen (Renströmsgatan 6), Serviceenheten Humanisten (Renströmsgatan 6), Institutionen för slaviska språk (Lundgrensgatan 7), Etnologiska institutionen (Lennart Torstenssonsgatan 8) Revisionsresultat Revisionen har resulterat i ett antal större och mindre avvikelser samt noteringar enligt nedan: Antal större avvikelser 0 Antal mindre avvikelser 3 Antal noteringar 6 En sammanställning som visar fördelningen av avvikelserna och noteringar samt vilka kravelement som reviderats återfinns i bilaga 1. En lista med alla avvikelser återfinns i bilaga 2. En lista med alla noteringar återfinns i bilaga 3. En granskning har även skett av lagefterlevnad, men inga avvikelser har här noterats. I revisionsrapporten används endast rubriker på kravelement enligt ISO Den fullständiga texten återfinns i bilaga 4. I vissa fall hänvisas även till kraven i EMAS. Denna text framgår av bilaga 5. Denna revisionsrapport finns i två original. Ett original arkiveras av fakulteten (motsv). Det andra originalet skickas till registrator vid universitetet genom revisionsledarens försorg. Revisionsledaren översänder till miljöchefen en kopia, som delges rektor vid ledningens genomgång. Revisionsrapporten kommer även att finnas tillgänglig inom universitetets gemensamma miljöhandbok som ett redovisande dokument. Kommentarer Flera av de institutioner vi besökt anger att de är så få att de har svårt att ha personal till alla de funktioner som fakulteten/universitetet ålägger dem. Uppdraget som miljörepresentant har därför i många fall låg prioritet, ingår inte i någon tjänstebeskrivning och har heller inte några medel avsatta. På motsvarande sätt sköts arbetet som miljösamordnare på fakulteten inom ramen för serviceenhetens uppgifter. Informationen ut i verksamheten om miljöledningssystemet, miljöpolicyn och källsorteringen verkar ha fungerat. En del institutioner har personalmöten medan en del använder e-posten för kommunikation med de anställda. På några platser finns fortfarande inkörningsproblem med källsorteringen. Vid ett antal institutioner har man ersatt skrivaren med en Copy Printer som kan skriva ut dubbelsidigt och häftat direkt med samma kostnad som en kopiator. På några ställen har man bara kopplat denna Copy Printer till ett fåtal datorer och därmed får inte alla direkt tillgång

3 Revisionsrapport Sid 3 (6) till denna utskriftsmöjlighet. På något ställe hade man inte fått igång den dubbelsidiga funktionen. På sikt räknar man med att lokala Copy Printrar skall ersätta de kompendier som tillverkas för vissa kurser och att man bara skall trycka ut de antal man behöver av en artikel just för tillfället, s k print on demand. Vid flera institutioner använder man kursportalen och lägger där ut artiklar och material digitalt, i stället för att trycka ut papperskopior. Studenterna lämnar också in sina arbeten digitalt direkt på kursportalen, vilket i vissa fall minskat behovet av att trycka upp alla arbeten till samtliga kursdeltagare. Någon institution accepterar fortfarande handskrivna studentarbeten. Vissa institutioner har lagt upp egna lokala kurssidor. Man missar då en del funktioner, som t ex att få alla studenternas e-postadresser automatiskt i kursportalen vid kursstart. På detta sätt slussas också studenterna in att använda den e-postadress som de automatiskt tilldelats av universitetet (personkod@student.gu.se) Prefekterna känner inte till sin institutions hyres- och energikostnad. Man vet inte heller vem som betalar dessa eller varifrån medlen för betalning tas. Detta gör att det blir svårt att diskutera t ex sparåtgärder inom elförbrukning. På Renströmsgatan 6 fanns det flera som påpekade att fläktsystemet, som stod på för fullt och gjorde att man frös inomhus både sommar och vinter, måste dra onödigt mycket ström. Flera hade klagat men svaret hade varit att det inte att göra något åt. Rekommendationer Fakulteten bör fortsätta arbetet med miljöledningssystemet som idag vad gäller inköp, källsortering mm, men fundera över hur man skall få med forskning och utbildning på ett klarare sätt i framtiden. Miljösamordnare och miljörepresentanter är i flera fall oklara på hur mycket de får ta av sin arbetstid för att arbeta med miljöarbetet. Detta leder till att man på vissa institutioner jobbar mer och på vissa andra minimalt. Det vore bra om dekanus kunde fastställa någon rimlig nivå för institutionernas insats. Detta verkar inte bara gälla miljöledningssystemet utan även andra delar av de administrativa uppgifterna. Överlämnat av: Ulf P Andersson Revisionsledare tel: e-post ulf.andersson@gmv.gu.se Mottaget av: Sally Boyd Dekanus tel e-post sally@ling.gu.se

4 Revisionsrapport Sid 4 (6) BILAGA 1 Sammanställning av avvikelser och noteringar Kravelement enligt ISO14001 Större avvikelse Mindre avvikelse Notering Reviderat 4.1 Generella krav 4.2 Miljöpolicy Miljöaspekter Lagar och andra krav Övergripande mål, detaljerade mål och handlingsplaner Resurser, roller, ansvar och befogenheter Kompetens, utbildning och medvetenhet JA Kommunikation Dokumentation Dokumentstyrning Verksamhetsstyrning JA Beredskap och agerande vid nödlägen JA Övervakning och mätning Utvärdering av att lagar och andra krav följs Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder Redovisande dokument Intern revision 4.6 Ledningens genomgång Totalt 0 3 6

5 Revisionsrapport Sid 5 (6) BILAGA 2 Lista över avvikelser (Typ: S = Större avvikelse, M = Mindre avvikelse) Nr Delkrav Avvikelse Typ Flera institutioner verkade inte känna till fakultetens uppdrag att inom sitt verksamhetsområde, utarbeta en plan för hur en integrering av hållbar utveckling skall kunna genomföras inom nämndens grundutbildning (detta sker mot bakgrund av förändringen i högskolelagens 1 kapitel 5 ) Utrymningsplaner saknas i vissa lokaler. M Inom arkeologi gör man utgrävningar i vissa tidigare moderna krigsområden där man kan förmoda att det finns viss risk för kvarvarande minor. Oklart hur riskinventering görs och redovisas i dessa fall. M M BILAGA 3 Lista över noteringar Nr Delkrav Noteringar En prefekt vill inte kännas vid fakultetens uppdrag att inom sitt verksamhetsområde, utarbeta en plan för hur en integrering av hållbar utveckling skall kunna genomföras inom nämndens grundutbildning (detta sker mot bakgrund av förändringen i högskolelagens 1 kapitel 5 ), utan anser att detta är en politisk inblandning i ämnets egna beskrivning Få prefekter verkade känna till de faktiska hyres- och energikostnaderna för de lokaler de befinner sig i och har därmed litet incitament att hjälpa till när det gäller att spara på kostnader inom fakulteten Arkeologi verkar hyra bilar utanför GU ramavtal Oklart om mängden farligt avfall (datorer, batterier, lampor) som transporteras av fakulteten räknas in under en anmälan gjord av universitetet och i så fall hur fakulteten rapporterar sin del till universitetet centralt med jämna tidsintervall Någon institution efterlyse en sida på nätet med grunder för avfallssortering, t ex hur man resonerat sig fram till olika fraktioner och fler exempel på sådant som skall vara i respektive fraktion. Detta kan gärna ligga på nätet Efterlystes markfasta cykelställ vid Wallenstams fastigheter. Som det ser ut idag gäller inte cykelförsäkringen vid stöld. Cyklarna hamnar nu på andra ställen där man kan låsa fast dem

6 Revisionsrapport Sid 6 (6) För att spara papper har bilaga 4 och 5 lagts ut på nätet. BILAGA 4 Kravelementen enligt standarden ISO 14001:2004 Finns på nätet sidan BILAGA 5 Kravelementen enligt EUROPAPARLAMENTETS OCH RÅDETS FÖRORDNING (EG) nr 761/2001 av den 19 mars 2001 om frivilligt deltagande för organisationer i gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning (EMAS) Finns på nätet sidan