Rapport från intern miljörevision

Transkript

1 Skolan för industriell teknik och management (ITM) Rapport från intern miljörevision Skolan för industriell teknik och management (ITM)

2

3 1 Information om revisionsbesöket 1.1 Datum och tid :15-15: Plats Deans Office, Lindstedtsvägen 30 EGI, Brinellvägen 68 MMK, Brinellvägen Revisorer Lina Häckner Standard/kravdokument Miljöledningsstandarden ISO14001 ITM-skolans laglista ITM-skolans rutiner inom miljöledningssystemet Detaljerade mål och handlingsprogram för ITM-skolan 1.5 Omfattning Revisionen omfattar utvalda delar av verksamheten vid Skolan för industriell teknik och management (ITM). Områden som reviderades var: ledningen, miljöledningssystemet, inköp och upphandling samt kemikaliehantering vilket inkluderade besök på verkstäder på EGI och MMK. 1.6 Intervjuade Jan Wikander, skolchef Annika Lilja, miljöombud Sofia Granberg, miljöombud Henrik Sahlström, inköpsansvarig Staffan Qvarnström, labbansvarig MMK Peter Carlsson, forskningsingenjör/ brandskyddsansvarig MMK, kemikaliekoordinator MMK, labbansvarig MMK Jack Ivarsson, kemikaliekoordinator, föreståndare brandfarlig vara, labbansvarig MMK Per Risberg, stf föreståndare brandfarligvara, forskare MMK Peter Hill, labbansvarig, föreståndare brandfarlig vara, EGI Jens Fridh, labbansvarig, forskare EGI Benny Sjöberg, labbtekniker, kemikaliekoordinator EGI Monika Ignatowicz, PhD, kemikaliekoordinator EGI 1 (5)

4 1.7 Syfte Syftet med revisionen var att kontrollera KTH:s miljöledningssystem vid Skolan för industriell teknik och management (ITM). 2 Genomförande Under revisionen genomfördes planerade intervjuer med ovan nämna personer. Därutöver genomfördes stickprov i form av besök på verkstäder på EGI och MMK. I samband med revisionen genomfördes även en granskning av skolans rutiner och handlingsprogram för detaljerade miljömål, laglista och protokoll från ledningens genmgång. 3 Resultat Revisionen har resulterat i 4 avvikelser. En lista med alla avvikelser återfinns i Bilaga 1. 4 Kommentarer och observationer Ledningen Arbetet på skolan är centraliserat genom miljöombuden genom rutiner och initiativ. Man har arbetat mycket med att även utse ansvariga på institutionerna, där vissa har 5-10% avsatt. Riskbedömningar av kemikalier kräver dock tid från ansvariga som inte riktigt finns. Den nya policyn för hållbar utveckling har kommunicerats genom utskick från ledningen liksom intranät, skolan har antagit ytterligare ett mål inom forskning och har idéer om vilka områden nya miljömål ska sättas inom från 2016 men inväntar de övergripande målen. Skolan uttryckte att de vill profilera sig inom hållbar utveckling och kommer utöver KTH:s satsning bekosta ett ytterligt lektorat inom området. Förändringar i verksamheten som kan inverka på skolans miljöprestanda är flytten och expansionen av verksamheten i Södertälje. Tillståndskrav följs upp vid protokollförda möten, information om nödlägen finns på intranätet och ges till nyanställda, krisplaner finns på strategiska platser, brandövningar har genomförts. Innehåll kopplat till miljö i introduktion för nyanställda är dock inte helt klarlagt men webbutbildningen följs upp aktivt. Miljöledningsystemet ITM-skolan har en väl fungerande organisation för miljöledningsarbetet. Skolan har två miljöombud och en miljögrupp med representanter på institutionerna. Miljöombuden har inga befogenheter. Miljögruppen träffas två gånger per termin. ITM har även fördelat ut uppgifter på andra roller inom organisationen(, t.ex. brandskydd, brandfarlig vara och kemikaliehantering). Miljöombuden har identifierat behov av utbildning på möten tillsammans med relevanta funktioner. De följer även upp att utbildningar genomförs och sparar utbildningsdiplom. De har en gemensam katalog på P: där dokument som rör miljöledningsarbetet sparas. Rutiner ska uppdateras av den som är ansvarig innan ledningens genomgång och miljöombuden följer upp att det görs. Detta framgår inte av rutin för dokumentation. Hela ledningsgruppen bjuds in till ledningens genomgång och protokollet publiceras på skolans intranät. Arbetet med miljömålen pågår enligt plan och skolan upplever att de kommer att uppfylla dem. Skolan har funderat på aktiviteter i kommande mål. Vid frågor och avvikelserapportering hänvisar miljöombuden skolans anställda till det centrala formuläret. Miljöombuden får in få förslag som rör skolans miljöarbete via . De avvikelser som miljöombuden får tas upp på ledningens genomgång. Om de får en avvikelse eller ett tillbud inom arbetsmiljö som påverkar miljö, mailas det till KTHs miljöchef. 2 (5)

5 Lagrevisionen genomförs av miljöombuden, som skickar frågor till berörda för att säkerställa att lagkrav följs. Observationer följs upp på ledningens genomgång, prefekter följer upp om lagkrav följs på institutioner. Inköp ITM-skolan har en inköpsansvarig och utsedda inköpare på institutionerna. Inköpsansvarig sköter skolans direktupphandlingar mellan SEK. Innan upphandlingen ska det finnas beslut från ekonomiskt ansvarig, ungefärligt belopp och orsaken till direktupphandlingen. För belopp under SEK sköter institutionerna upphandlingen själva. Inköpsansvarig får inte information om alla dessa inköp/direktupphandlingar. Skolan har inte tagit fram egna miljökrav, men har använt listan med KTH:s tidigare ställda miljökrav för att avgöra om miljökrav kan ställas. Skolan har inga riktlinjer för val vid inköp. Det finns ett önskemål om att listan på miljökrav sprids till alla skolors inköpsansvariga, och att den ska finnas på upphandlingsenhetens hemsida. Skolan önskar också att miljökrav finns med i en beskrivning av upphandlingsprocessen. Kemikaliehantering /Besök verkstäder EGI och MMK Generellt har både EGI och MMK tydlig ansvarsfördelning och hög kompetens för att hantera kemikaliefrågor. Arbete pågår för att förbättra detta ytterligare. EGI Säkerhetsföreskrifter skrivs under av anställda innan man får passerkort, studenter skriver på basic safety ruels. Det finns bra informationstavlor med säkerhetsinformation på svenska och engelska uppsatta i verkstaden. Säkerhetsdatablad finns tillgängliga via skärm på vägg. Kemikalier förvaras i låsta skåp och avfall är invallat och hämtas av entreprenör. I Monikas labb har man börjat arbeta med riskbedömningar i KLARA på svenska och engelska, CMR ämnen har fasats ut och i dagsläget finns enbart kolmonoxid kvar. Alla beställning och leveranser sköts genom ansvarig som också tillhandahåller säkerhetsutrustning. Riskbedömningar i andra delar är svårare att genomföra i KLARA då de främsta riskerna ligger i tryck och värme samt är arbetsmiljörelaterade. Verkstad har mindre mängder kemikalier i låsta skåp, gasförråd utomhus med gaslarm och gasskåp inomhus. Arbete med att komplettera tillstånd pågår med hjälp av konsult. Utrymningsövningar har gjorts 2 gånger i år. MMK I renrumslabb fanns tillägg till säkerhetsföreskrifter, kemikalier förvaras i låsta skåp, dukar placerade i vaskar, separat ventilationssystem. Riskbedömningar ur arbetsmiljösynpunkt kommer att att göras på maskiner. I Staffans labb, ett studentlabb, används enbart natriumpersulfat och natrium hydroxid, förkläden och skydd finns men avfall märks inte förrän det skickas iväg, säkerhetsdata bland finns på svenska. I A213, Da Vinci labb, görs mycket spraymålning av studenter, sprayflaskor förvaras i skåp och på bänkar och punkteras innan de skickas som avfall, skylt till brandsläckare är övermålad, riskbedömningar ur arbetsmiljösynpunkt av maskiner ska genomföras tillsammans med Feelgood. Arbete med tillstånd för brandfarlig vara pågår man anser att KTH inte hjälpt till speciellt mycket. 3 (5)

6 5 Goda exempel Skolan har bra resurser inom miljöområdet både centralt på skolan och på institutionerna, man har tydliga beskrivningar av ansvar inom de olika rollerna. Ledningen är också insatt i arbetet och är lyhörda för behov/satsningar som behövs löpande. Skolan uttrycke att de vill profilera sig inom hållbar utveckling och kommer utöver KTH:s satsning bekosta ett ytterligt lektorat inom området. Hela ledningsgruppen bjuds in till ledningens genomgång, många kommer och protokoll kommuniceras. Skolan har flera informationskanaler utöver intranät bloggar exempelvis ledningen en vecka var. Man har också startat ett antal nätverk inom på skolan exempelvis inom kemikaliehantering. Skolan har gjort stora insatser inom utbildning och identifierat behov med ansvariga och följt upp. Bra struktur på inköpsprocessen, exempelvis krävs beslut från ekonomiskt ansvarig innan inköp och inköpsansvarig ska hantera alla direktupphandlingar. Man arbetar även med att ta fram processbeskrivningar. Labb på EGI är väldigt välorganiserat och hela processen från inköp till utlämning av säkerhetsutrustning sker via ansvarig. Säkerhetsföreskrifter skrivs under både av anställda och studenter Bra informationstavlor för nödlägen och vem man ska kontakta på svenska och engelska. 6 Rekommendationer och slutsatser Se över introduktion för nyanställda som görs på alla institutioner och skolans gemensamma för att säkerställa att miljö kommer med på ett bra sätt. Komplettera rutin med introduktion för nyanställda som inte tas upp idag. Uppdatera rutin med information om lagrevision. Följ även upp lagrevisionen i Miljöguiden i rutan uppföljningskommentar, då finns alla lagrevisionen sparade där inklusive de åtgärder som genomförts. Fundera på vilka beslut skolan själv kan ta rörande miljökrav vid inköp och avrop. I många fall kan val göras inom ramavtal och dessa måste göras av skolan. Arbetet med riskbedömningar behöver fortsätta, vilket skolan också är medveten om. 7 Bilagor Bilaga 1: Lista över avvikelser 4 (5)

7 Bilaga 1: Lista över avvikelser Avvikelsenummer Kravelement Avvikelse ITM Dokumentstyrning Redovisande dokument Det framgår inte av rutiner hur dokument fastställs, sparas, revideras/uppdateras eller gallras. ITM Verksamhetsstyrning Rutinen för inköp beskriver inte hur ITM gör idag. Processbeskrivning för direktupphandlingar finns inte på intranätet och kommentarsruta för miljökrav finns inte i upphandlingsverktyget. ITM-003 ITM-004 AFS 2011:19 Kemiska arbetsmiljörisker MR-ITM Beredskap och agerande vid nödlägen MMK (Staffans labb). 1) Omärkt avfall i labb, natriumpersulfat och natrium hydroxid, etiketter bör sättas på dunken direkt. 2) SDB ska även finnas på engelska för studenter som inte pratar svenska. Labb Da Vinci (Tomas Östbergs labb) skylt till brandsläckare är övermålad med sprayfärg. 5 (5)