Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/förbättringsmöjligheter Standard Större avvikelser Mindre avvikelser SS-EN ISO 14001:

Transkript

1 (7) Er referens Birgitta Påhlsson Kopia till SP Certifiering Box BORÅS Högskolan i Borås BORÅS Uppföljande revision, Resultat Resultat av högskolans arbete med hållbar utveckling är positivt och visar att ledningssystemet är effektivt och leder till ständiga förbättringar. Under 2015 nåddes måluppfyllelse för nästan samtliga mål, med undantag för resursanvändning (brännbart avfall och pappersförbrukning). Vid revisionen gavs flera goda exempel på HU-arbete som genomförs i organisationen (utöver aktiviteter i handlingsplaner) t.ex i olika projekt. Delar av organisationen, t.ex design, upplever att studenterna är väl insatta i begreppet Hållbar utveckling redan när de börjar sina studier på högskolan. Detta leder till en utmaning och extra drivkraft att i utbildningen motsvara kraven från studenterna. Sammantaget upplevs en god förankring av HU-arbetet samt engagerad ledning och medarbetare. Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/förbättringsmöjligheter Standard Större avvikelser Mindre avvikelser Förbättringsmöjligheter SS-EN ISO 14001: Inga brister gentemot SP Certifierings regler för användning av certifikat och certifieringsmärken har identifierats. De interna revisionerna har genomförts med oberoende revisorer och gett ledningen bra underlag för analys av ledningssystemets effektivitet (ledningens genomgång). Exempel på förbättringar som föreslås är: säkerställa korrekt kemikaliehantering (märkning, förvaring, avfall, ansvar), säkerställa att lokala handlingsplaner hanterar mål i den högskolegemensamma handlingsplanen samt förbättra och intensifiera avvikelse- /förbättringsrapporteringen. Det konstateras att de interna revisionerna genomförs på ett seriöst och väl strukturerat sätt av kompetent personal. Resultaten utgör ett väsentligt bidrag till förbättringsarbetet. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post SP Box Borås Västeråsen Brinellgatan Borås info@sp.se

2 (7) Styrkor -Stort engagemang i hela organisationen -Kompetent personal -Påtaglig förankring av HU-arbetet inom högskolan Förbättringsområden -Mer aktiv avvikelse-/förbättringsrapportering -Säkra underlaget till mätningar (avfall, energi) -Kommunikation/kännedom om HU-arbete som bedrivs i organisationen, utöver aktiviteter i handlingsplaner Rekommendation och villkor När företaget genomfört korrigerande åtgärder för de mindre avvikelserna skall övertygande dokumentation redovisas för SP Certifiering. Redovisningen måste ske senast Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt SS-EN ISO 14001:2004 kvarstår, under förutsättning att avvikelserna åtgärdas med godkänt resultat. Uppdragets omfattning Certifikat Certifikatsnamn Standard/Kravdokument Revision/Aktivitet 5448 M Högskolan i Borås, Borås SS-EN ISO 14001:2004 Uppföljande revision samt förberedelser inför omcertifiering Revisions- /aktivitetsdatum Omfattning (dagar) Revisionslag Birgitta Ek-Olausson (revisionsledare) Denna revision omfattar uppdraget enligt ovan. Revisionen har genomförts genom intervjuer med personal samt granskning av dokument. En revisorsdag innefattar förberedelser, revision, upprättande av rapport samt uppföljning av åtgärder mot eventuellt lämnade avvikelser. Revisionsplanen fastställdes vid det inledande mötet. Planen följdes under revisionen. Verksamheten på följande ort besöktes: Borås (Högskolan i Borås, Allegatan 1). Organisation företräddes vid revisionen av bl.a. tf prorektor Jenny Johannisson, stf. A1-chef Tina Carlsson Ingdahl, A3-chef Ann-Sofie Axelsson, VS-chef Karin Cardell, handläggare för HU Elias Regelin samt av intervjuad personal. Revisionsresultatet (inkl. avvikelser och förbättringsförslag) presenterades för företaget vid det avslutande mötet. Revisionsrapporten återfinns på era sidor på SP System.

3 (7) Några förändringar i företaget/organisationen, som bedöms påverka certifikatets omfattning, har inte konstaterats vid revisionen. Förändringar som påverkar inriktning på kommande revisioner kommenteras under resultat. Planering av kommande revision Nästa revision är preliminärt bokad till november Giltighetstiden för certifikat 5448 M går ut Nästkommande revision är en omcertifiering. Normal omfattning är 2/3 av en certifieringsrevision (steg 1+2), vilket oftast motsvarar 2* tid för uppföljande revision per år. Utgående från att nästa revision är en certifieringsrevision för ISO 14001:2015 och resultatet av periodens uppföljande revisioner, rekommenderar revisionsledaren att revisionstiden för uppgraderings certifiering i samverkan med omcertifieringen (på plats) planeras till 4 dagar. Därigenom bedöms att genomgången mot standardens alla krav och den fördjupade granskningen av företagets prestanda och ledningssystem ges tillräcklig tid. Revisionsresultaten visar att systemets struktur/förankring i verksamheten förenklar revisionen. Omcertifierings revisionen innefattar förutom revision på plats en dokumentgranskning av 3- års periodens resultat. Alla revisioner under det 3:e certifieringsåret ingår i underlaget för omcertifieringen. Avvikelser och förbättringsmöjligheter Uppföljning av avvikelser från föregående revision visar att dessa är tillfredsställande åtgärdade. AvvikelseId: BEO1 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Beskrivning: Det var oklart vilken/att avstämning har gjorts beträffande mål och handlingsplaner inom A1. Dokumentation kunde inte visas som verifierar en avstämning. Detta är en avvikelse därför att: Ruin beskriver att avstämning av målen ska ske halvårsvis.

4 (7) AvvikelseId: BEO2 Klassning: Mindre Beskrivning: -I sprayrummet är det inte säkerställt att avloppet från diskbänken har en fungerande filteranläggning. Enligt uppgift har filtret inte kontrollerats. Det är också oklart om anläggningen används endast för tillåtet avfall, diverse färgrester fanns i diskhon. -Brandsläckaren i sprayrummet har inte kontrollerats sen feb -14. Detta är en avvikelse därför att: Standardkrav att säkerställa att aktiviteter med koppling till betydande miljöaspekter utförs enligt specificerade villkor. Egen kemikalierutin anger att kemikalielösningar som till sitt kemiska innehåll skiljer sig från normalt hushållsavlopp ska samlas i slaskbehållare. AvvikelseId: BEO3 Klassning: Mindre Beskrivning: -I utrymme (Balder) för förvaring av farligt avfall fanns olika typer av farligt avfall blandat med vartannat. Vid platsen som enligt märkning var avsedd för batterier, fanns sprayflaskor, gasbehållare mm. -I kylutrymmet för matavfall fanns även avfall i form av batterier och glödlampor. Detta är en avvikelse därför att: Avvikelse mot egen rutin och lagkrav. AvvikelseId: BEO4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Beskrivning: Förteckningen över miljöaspekter kan eventuellt kompletteras med uppgifter om mängder för några år i taget. Därigenom erhålls ett tydligare perspektiv av eventuella trender, i nuläget finns uppgifter med från föregående år.

5 (7) AvvikelseId: BEO5 Beskrivning: Det kan finnas anledning för högskolan att säkerställa att det finns en tydlig rutin för vad som får hanteras i "sprayrummet" samt vilka produkter som får användas av studenterna. Utrymmet används för kreativt skapande, men det är viktigt att det sker under förhållanden som inte äventyrar människors hälsa och/eller yttre miljö. AvvikelseId: BEO6 Beskrivning: Inom organisationen finns mycket tankar och idéer om hållbar utveckling. Ett förslag från en av medarbetarna var att högskolan skulle ta fram ett gemensamt presentationsmaterial om skolans HU-arbete, som kan användas av alla och i olika externa forum. Från en annan medarbetare lyftes vikten av att satsa på fortbildning för personalen, beträffande "nytt" undervisningssätt när undervisning sker på distans. Detta, i kombination med fler lokaler som är utrustade med den teknik som är nödvändig, vore en framgång för HU-arbetet. Flera pågående projekt nämndes också, vilka har en tydlig koppling till HUarbetet t.ex "Girls in to global STEM". Det kan finnas anledning att fundera över hur kommunikation om den här typen av HU-arbete sker inom organisationen, så att kännedom erhålls om allt förbättringsarbete som pågår? Här finns en stor potential till kompetensöverföring och erfarenhetsutbyte inom högskolan, en effekt som är väsentlig att dra nytta av. AvvikelseId: BEO7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Beskrivning: Dokument M21 kan med fördel kompletteras med en kolumn för konkreta resultat av mätningarna, alternativt med hänvisning till vilken rapportering där resultaten finns. I praktiken återfinns resultaten i olika typer av rapportering vilket delvis försvårar helhetsperspektivet av status för miljöprestanda.

6 (7) AvvikelseId: BEO8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Beskrivning: Det noteras att det finns viss osäkerhet i underlaget till avfallsmängder och energiförbrukning som delvis beror på användning av schablonvärden. Det bör undersökas om mer exakta uppgifter är möjliga att få. Är detta inte möjligt, kan det funderas över om mätningarna ska vara kopplade till målvärden eller mer utgöra en kontinuerlig mätning för att följa trender över tid. AvvikelseId: BEO9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Beskrivning: Ett exceldokument används för den fortlöpande hanteringen av avvikelser/förbättringsförslag. Vid stickprov på hanteringen konstateras att det i flera fall saknas beskrivning på vidtagna åtgärder i avsedd kolumn. Istället finns åtgärderna beskrivna i bifogad maildokumentation mm. Det skulle underlätta helhetsperspektivet om kolumnen för åtgärder användes för en kortfattad beskrivning. Sammanställning över antal avvikelser och förbättringsmöjligheter Standard: SS-EN ISO 14001:2004 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter BEO BEO BEO2, BEO3, BEO5, BEO BEO7, BEO BEO9 1 Summa: Information Denna rapport kommer att granskas av SP Certifiering, som kan meddela avvikande bedömning. Med er inloggning till kundwebbplatsen SP System, via Logga in på har ni tillgång till revisions- och certifieringsinformation så som offerter, revisionsplaner, rapporter, certifikat, certifikatsbilagor, statistik m.m som gäller er certifiering. Där finns också certifikatsmärken och

7 (7) faktablad. Rapportering av eventuella avvikelsers korrigerande åtgärder görs där, på sidan "Revisioner". Offentlig information om certifikat finns på samt på SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Certifiering Signature_1 Birgitta Ek-Olausson