Revision,

Transkript

1 1 (14) Er referens Eddi Omrcen Kopia till SP Certifiering Box BORÅS Göteborgs Universitet GÖTEBORG Revision, SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Telefon/Telefax E-post/Internet SP Box Borås Västeråsen Brinellgatan 4 Borås info@sp.se

2 2 (14) Resultat Revisionsledarens bedömning utifrån den senaste 3 års perioden är, att Universitetet har levt upp till sitt åtagande om ständig förbättring på följande områden genom: Forskning -generell ökning av forskning inom hållbar utveckling -ökning (ca 30%) i antal forskare som är anmälda till GMV's nätverk för forskare inom hållbar utveckling -ökning i antal avhandlingar kopplade till hållbar utveckling (dock delvis på grund av fler insatta bedömare, med ett bredare perspektiv på hållbar utveckling), nuläge ca 14 % -upprättande av forskarskola inom hållbar utveckling Utbildning -förbättrat instrument för mätning av, om hållbar utveckling finns med i kurser och program -ökning i antal magisterexamina med koppling till hållbar utveckling fram till Från år 2007 har det skett förändringar i utbildningssystemet ("Bolognaprocessen") -hållbar utveckling som obligatorisk punkt vid kursstart på vissa program -seminarier för lärare i hållbar utveckling -tilldelning av professur i hållbar utveckling enligt UNESCO's kriterier (ett av 10 i världen) Samverkan med omgivande samhälle -ökning i antal inslag om miljö och hållbar utveckling inom ramen för publika och populärvetenskapliga arrangemang (>100%) Kompetensutveckling -ökning i antalet personutbildningstimmar inom miljö och hållbar utveckling (ca 10%) Resursförbrukning/avfall och källsortering -förbättrade rutiner för avfallssortering (nu möjlighet till 100% källsortering inom hela GU) -ökat fokus på rätt hantering av farligt avfall Klimatpåverkan/resor och transporter -ökning i inrikes tågresor i förhållande till flygresor -ökning i användning av elektronisk utrustning för möten (färre resor) -utfasning av icke-miljöbilar för transport inom GU (100% miljöbilar vid nyinköp) -etablering av bilpool (med miljöbilar) inom GU (färre transporter med egen bil i tjänsten) -kartläggning av resvanor till och från jobbet bland personalen på samtliga fakultet för att öka medvetandet kring transporter -inventering av godstransporter mot optimalt miljöanpassade lösningar -inköp av tjänstecyklar

3 3 (14) Klimatpåverkan/Energi -målet har ändrats under OCR-perioden från att gälla enbart elförbrukning till att också gälla värme och kyla i lokalerna, indikatorer till målet är svåra att mäta eftersom statistiken inte är heltäckande -det arbetas aktivt med alla aktiviteter som anges i Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling energideklarationerna släpar hos fastighetsägarna efter kraftigt -energisamordnare kommer att tillsättas vid årsskiftet -energikostnaderna ska tydliggöras på fakulteterna -stor del använder nu Grönt Miljöval El -riktlinjer finns för en grönare datoranvändning Farliga kemikalier startades arbetet med kemikalieregistreringssystemet KLARA, nu har man i stort sett infört det på hela GU -indikatorer till målet för farliga kemikalier är svåra att mäta, pga för dålig och "trubbig" statistik -det arbetas aktivt med alla aktiviteter som anges i Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling Upphandling och inköp -målet har ändrats under OCR-perioden -indikatorerna har ändrats under OCR-perioden, nu fokuserar man på upphandling (ramavtalen med leverantörer), ett av målen uppfylls till 100 %, det andra varierar från år till år -i ramavtalen upphandlas en leverantörs hela sortiment, för att välja miljöriktiga produkter/tjänster måste den enskilde inköparen vara aktiv själv (info finns på avtalsdatabasen på nätet) -det arbetas aktivt med alla aktiviteter som anges i Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/noteringar Standard Större avvikelser Mindre avvikelser Noteringar SS-EN ISO 14001: EMAS Totala antalet:

4 4 (14) Naturvetenskapliga fakulteten Miljörådet är aktivt och handlingsinriktat. I stort sett alla institutioner är representerade på alla möten. Agendan för miljörådsmötena följs inte helt. Man har tre möten per år. Kemikaliedatabasen KLARA är nu i stort sett färdig. Källsorteringen fungerar. Labpärmar med instruktioner finns nästan överallt. Riskanalyser görs i allmänhet inför laborationer. Kemikalieanvändningen har minskat, bl a till följd av färdiga kit-analyser och microscale laborationer. Handelshögskolan Miljörådet (som tidigare hette miljögruppen) har numera möten 6 gånger per år. Det har tidigare inte fungerat som det var tänkt. Mötena präglas av mycket diskussioner, men man har svårt att "komma till skott" T.ex släpar uppdateringen av handlingsplan och miljöaspekter kraftigt efter. Det finns ingen egentlig agenda. Protokollen är inte tydliga när det gäller tagna beslut och utpekande av ansvar och resurser. Vissa institutioner är aldrig representerade på mötena. Miljörelaterad forskning och utbildning har ökat. Källsorteringen fungerar. Samhällsvetenskapliga fakulteten Fakulteten ligger bra till i målarbetet för Man hade gjort förbättringar på merparten av områdena. De viktigaste förbättringar under certifieringsperioden är gjorda inom forskning med koppling till hållbar utveckling, ökade inslag av hållbar utveckling i utbildningar, medverkan till energioptimering vid ombyggnation samt inom avfallssortering. Miljörådet bedöms vara välfungerande med regelbundna möten. Man hade dock planer på att reducera till en mindre grupp. Man bör då säkerställa att inga institutioner "glöms bort" genom detta. Sahlgrenska akademin Även här hade man gjort förbättringar på merparten målområden. Man hade som en mycket bra åtgärd för att öka implementeringen av miljöarbetet gett varje institution möjlighet att ta fram egna handlingsplaner för att nå miljömålen. De viktigaste förbättringarna under certifieringsperioden är ökning i forskning med koppling till hållbar utveckling, obligatorisk punkt om hållbar utveckling vid kursstart, fungerande källsortering samt KLARA kemikalie-databasen. Miljörådet bedöms vara välfungerande med regelbundna möten. De interna revisionerna har utförts på ett heltäckande och förtroendeingivande sätt. Rapporteringen har dock i början av certifieringsperioden släpat efter, men fungerar nu bra. Alla verksamhetens enheter erhåller internrevision inom 3 år. Stort engagemang i miljöledningssystemet från samtliga reviderade. Revisorernas intryck är att miljöfrågorna successivt lyfts upp under certifieringsperioden på hela GU. Det är glädjande att konstatera att miljöledningssystemet fungerar från högsta ledningen till miljöråden, som har varit fokusområden för denna revision. Fokus vid kommande revision kommer att läggas på implementeringen av systemet i verksamheten.

5 5 (14) Rekommendation och villkor När GU genomfört korrigerande åtgärder för avvikelserna skall övertygande dokumentation redovisas för SP Certifiering. Redovisningen måste ske senast Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt SS-EN ISO 14001:2004 och EMAS förnyas, under förutsättning att avvikelserna åtgärdas med godkänt resultat. För nästa årliga miljöredovisning planerar vi in granskning av detta underlag under mars månad. Om ni skall ge ut annan miljöinformation, enligt EMAS förordningens bilaga III 3.5 ber vi er kontakta oss i god tid innan utgivning så att denna granskning kan planeras in.

6 6 (14) Uppdragets omfattning Certifikat Certifikatsnamn Standard/Kravdokument Revision/Aktivitet 3750 M Göteborgs universitet. Universitetsledningen och den gemensamma förvaltningen. IT- Universitetet. Naturvetenskapliga fakulteten. Sahlgrenska akademin. Samhällsvetenskapliga fakulteten. Nationellt Centrum för Matematikutbildning (NCM). Utbildningsoch forskningsnämnden för lärarutbildning (UFL) E Göteborgs universitet. Universitetsledningen och den gemensamma förvaltningen. IT- Universitetet. Naturvetenskapliga fakulteten. Sahlgrenska akademin. Samhällsvetenskapliga fakulteten. Nationellt Centrum för Matematikutbildning (NCM). Utbildningsoch forskningsnämnden för lärarutbildning (UFL). SS-EN ISO 14001:2004 EMAS Omcertifieringsrevision Granskning av miljöledningssystem och miljöredovisning Revisions -/aktivitetsdatum Omfattning (dagar) Revisionslag Bengt Jonsson (revisionsledare) Birthe Nörgaard (revisor)

7 7 (14) Denna revision omfattar uppdraget enligt ovan. Revisionen har genomförts genom intervjuer med personal samt granskning av dokument. En revisorsdag innefattar förberedelser, iakttagelser under revisionen, upprättande av rapport samt uppföljning av åtgärder mot eventuellt lämnade avvikelser. Omcertifieringen innefattar dessutom en övergripande granskning av den gångna certifieringsperiodens resultat. Revisionsplanen fastställdes vid det inledande mötet. Planen följdes under revisionen. Verksamheten på följande orter besöktes: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, ) GU företräddes vid revisionen av bl.a. miljörepresentanter från de olika fakulteterna. Rapporten (inkl avvikelser/noteringar) presenterades och överlämnades till företaget vid det avslutande mötet. Revisionsrapporten återfinns dessutom på företagets sidor på SP Certifierings kundwebbplats. Några förändringar i organisationen, som bedöms påverka certifikat, har inte konstaterats vid revisionen. Antal anställda i företaget är idag ca personer. Adress och verksamhetsuppgifter som finns inregistrerade på SP:s kundwebbplats, är korrekta. GUs verksamhet ingår i branscherna med EA kod 37 Utbildning. Planering av kommande revision Nästa revision är preliminärt bokad till v Den nuvarande omfattningen för uppföljande revisioner bedöms vara relevant. Avvikelser och noteringar Uppföljning av korrigerande åtgärder för avvikelser från föregående revision visar att avvikelserna är tillfredsställande åtgärdade, eller delvis åtgärdade (de har då skrivits om som nya avvikelser).

8 8 (14) Avvikelse id: BJo1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: BJo3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Avvikelse id: BJo4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Handelshögskolan) Avvikelse id: BJo5 Arbetet med att uppdatera handlingsplanen är ännu inte klar. Detta arbete har pågått sedan ett år tillbaka. (Denna avvikelse kvarstår från förra externa revisionen, då BN5). Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: MARIESTAD (Göteborgs Universitet, Inst för Kulturvård, Dacapo, Box 77) Avvikelse id: BJo2 Arbetet med att identifiera de egna miljöaspekterna är inte helt klart. De betydande miljöaspekterna har inte identifierats. (Denna avvikelse kvarstår från förra externa revisionen, då BJo1). Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Mål för farliga kemikalier och mål för upphandling och inköp i handlingsplan för miljö och hållbar utveckling : Årlig aktivitetsplan ska upprättas. Är inte gjort. Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Handelshögskolan) Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Institutionen för fysik, ) Inga betydande miljöaspekter är identifierade. (Denna avvikelse kvarstår från förra externa revisionen, då BJo2). Det finns inte någon agenda till miljörådsmötena. Mötena är ostrukturerade. Beslut med utpekat ansvar och resurser är inte tydligt markerade i protokollen. Somliga är aldrig med på mötena.

9 9 (14) Avvikelse id: BJo6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Institutionen för fysik, ) Avvikelse id: BJo7 Avvikelse id: BN1 Avvikelse id: BN2 Ingen kännedom finns om mätning av avfallsmängder, transporter och andra miljöprestanda på institutionen. (Denna avvikelse kvarstår från förra externa revisionen, då BJo6). Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Box 460) Avvikelse id: BJo8 Naturvetenskapliga fakulteten: Agenda finns för miljörådsmöten ("Årlig checklista"). Den följs inte riktigt. En följd av det är att efterlevnad av miljölagar och andra miljökrav inte tagits upp. Interna avvikelser har inte heller tagits upp på miljörådsmöte Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Det interna avvikelsehanteringssystemet fungerar inte på ett systematiskt sätt. Det ser olika ut på institutionerna. Man tappar därmed mycket när det gäller att lära sig av varandras miljöavvikelser. Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Samhällsvetenskapliga fakul, ) Miljöaspekter i samband med ombyggnation bedömdes ej. I praktiken var fakulteten endast med och lämna synpunkter på energiområdet, enligt uppgift. Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Samhällsvetenskapliga fakul, ) Miljöaspekterna är inte uppdaterade sedan mars 2007 (det rekommenderas att man gör detta minst 1 gång per år samt vid förändringar).

10 10 (14) Avvikelse id: BN3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: BN4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: BN6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: BN7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska akademin, ) Avvikelse id: BN5 Miljöaspekterna är inte omvärderade kvantitativt sedan Man har dock, enlig uppgift, haft löpande diskussioner kring aspekterna och anser att det är samma, som är betydande. Detta är dock en kvalitativ bedömning. En kvantitativ bedömning/uppdatering bör ske regelbundet. Metod för detta finns redan, men används inte konsekvent. Denna synpunkt är generell för hela universitetet. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Samhällsvetenskapliga fakul, ) Handlingsplan för att minska energiförbrukning inom IT är inte längre aktuell, enligt uppgift, och kan tas bort. Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Samhällsvetenskapliga fakul, ) Förteckning över miljörepresentanter är inte uppdaterat. Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska akademin, ) Utvärdering av lagefterlevnad sker ej enligt standardens krav. När utvärdering har skett skall redovisande dokument upprättas. Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska akademin, ) Substitutionsarbete pågår kring kemikalierna enligt produktvalsprincipen, enligt uppgift. Man kan ännu inte använda KLARA för detta (modul saknas, enligt uppgift), vilket borde underlätta arbetet.

11 11 (14) Avvikelse id: BN8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, ) Avvikelse id: BN9 "Ledningsrådet" bestående av rektor, dekaner och andra ledningsrepresentanter används, enlig uppgift, inte som kommunikationsforum för miljöfrågorna. Man går därmed miste om en viktig möjlighet till att lyfta upp miljöfrågorna. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Samhällsvetenskapliga fakul, ) Avvikelse id: BN10 Avvikelse id: BN12 Länken till miljöaspektförteckningen fungerar inte. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, ) Avvikelse id: BN11 Under intervjuer i verksamheten framkom, att en "stramare" resepolicy med hårdare miljökrav vore önskvärd. Detta diskuterades med rektor, som verkade positiv till tanken. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska akademin, ) Brandövning har inte genomförts på samtliga institutioner. "Där så är praktisk möjlig skall organisationen... regelbundet öva sådant beredskap" (ISO ). Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Samhällsvetenskapliga fakul, ) Brandövninger har inte genomförts på samtliga institutioner. Teoretisk genomgång har skett, men "där så är praktisk möjligt skall organisationen även regelbundet öva sådan beredskap" (ISO ).

12 12 (14) Avvikelse id: BN13 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, ) Avvikelse id: BN14 Samhällsvetenskapliga fakulteten och Sahlgrenska akademin: Avvikelser rapporteras inte eller endast i liten omfattning. Man går därmed miste om viktig information för förbättringsarbetet. Metoder för att förbättra detta diskuterades. Ett sätt att öka medvetandet i verksamheten kan vara att "utbilda" i avvikelserapportering, bl a genom att fastställa vilka som är relevanta att rapportera och ge exempel på, vad en avvikelse kan vara. Bristande avvikelserapportering är ett generellt problem inom organisatuionen. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, ) Förteckningen över interna revisorer är inte aktuell och bör uppdateras.

13 13 (14) Sammanställning över antal avvikelser och noteringar Standard: SS-EN ISO 14001:2004 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Notering BJo1, BJo2, BN1, BN2, BN BN11, BN BJo BJo7, BN BN BJo3, BJo4, BN BJo5, BN BN BN BN BJo8, BN BN14 1 Summa: Standard: EMAS Kravnr Avvikelse id Större Mindre Notering Summa: Information till företaget Denna rapport kommer att granskas av SP Certifiering, vilka kan meddela en avvikande bedömning. Via SP Certifierings kundwebbplats, finns era företagsspecifika sidor. Där finner ni information och det är där rapportering av eventuella avvikelsers korrigerande åtgärder önskas. Bland de företagsspecifika dokumenten finns rapporter, avvikelser, offerter, beslut, certifikat m.m.. Offentlig information om certifikat finns på

14 14 (14) Rapport kan endast skapas och godkännas av namngiven revisionsledare med dennes behörighet i SP Certifierings Kundwebbplats och görs där tillgänglig i pdf-format. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Certifiering Bengt Jonsson