Revision,

Transkript

1 1 (15) Er referens Eddi Omrcen Kopia till SP Certifiering Box BORÅS Göteborgs Universitet Box GÖTEBORG Revision, Resultat Företaget har ett för verksamheten väl anpassat ledningssystem, som leder till ständiga förbättringar. Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/noteringar Standard Större avvikelser Mindre avvikelser Noteringar SS-EN ISO 14001: EMAS Totala antalet: SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Telefon/Telefax E-post/Internet SP Box Borås Västeråsen Brinellgatan 4 Borås info@sp.se

2 2 (15) Vid besök på konstnärliga fakulteten upplevde vi ett sort engagemang för hållbarhetsfrågorna. På HSM arbetar man aktivt i samarbete med Akademiska Hus för att minska energiförbrukningen. Detta har tex. resulterat i bytta ljuskällor och nya installationer i ventilationssystemet. Tyvärr har inte dessa åtgärder fångats upp i ledningssystemet. En brist som vi ser vid här är att mål och handlingsplaner inte är implementerade ner i organisationen. HSM saknar dessa helt idag. Fokus har legat på arbetet med systematiskt brandskyddsarbete och arbetsmiljö. Från fakultetsledningenssida bör arbetet med mätbara mål bli tydligare i hela kedjan från planering till uppföljning. HFF påbörjade en genomlysning av sina processer i oktober I och med detta arbete och att miljöombudet gick i pension sommaren 2008 har miljöarbetet stannat upp. Befintliga rutiner finns kvar men har inte uppdaterats, mål och handlingsplaner saknas. Intrycket vid revisionen är att fakultetsledningen inte kände till statusen på miljöarbetet för HFF. Universitetsbiblioteket arbetar på bra med sitt ledningssystem, exempelvis är mål och handlingsplaner bra och tydliga. Däremot saknas det även här nyckeltal för att mäta förbättringar. Uppföljningen av målen kan också bli bättre. UB kan utnyttja sitt intranät på ett tydligare sätt i ledningssystemet för att öka tillgängligheten för redovisande dokument. UB behöver också hitta en bra lösning för att identifiera relevanta miljölagar. Vid handelshögskolan har man lagt ner mycket arbete på att få en mer lättillgänlig handlingsplan. Kunskapen om miljöledningen är stor, trots detta upplevs vissa svårigheter att implementera ex miljölagar och att uppföljning av dessa sker på ett systematiskt sätt. Att arbeta med nyckeltal har varit en genomgående svaghet vid besökta fakulteter. Vårt intryck är att fakulteterna skulle kunna dra mer nytta av varandras arbete och visa på goda exempel i organisationen. Men även använda befintliga dokument och kommunikationsvägar på ett mer systematiskt sätt. På Sahlgrenska akademin råder ett mycket stort engagemang för, samt kunskap inom, miljöfrågorna hos de miljöansvariga. På avdelningarna konstaterades både större och mindre engagemang och kunskap. Samtliga tyckte dock att miljöfrågorna var viktiga för verksamheten. Ett sätt att öka medvetandet är att regelbundet ta upp miljöfrågor som en fast punkt på arbetsplatsträffarna. Från 1/ skall lokala handlingsplaner ha upprättats på de olika institutionerna, vilket är mycket bra. Detta kommer sannolikt att öka medvetandet kring miljöfrågorna. På samtliga besökte avdelningar på SA konstaterades brister i dokumentation av farligt avfall, men sortering och förvaring fungerade bra över lag. God ordning rådde bland kemikalierna och merparten av personalen kände sig bekväma i att använda KLARA-databasen, dock inte alla. Flera avdelningar har inte genomfört brandövningar de senaste åren. Miljöansvariga på SA har påbörjat ett arbete i likhet med "Harvard Sustainability Pledge", vilket innebär

3 3 (15) ett åtagande om att ta ansvar för miljöfrågorna i arbetet. Detta bedöms vara ett mycket bra initiativ. Ett energisparprojekt kommer att startas upp efter sommaren genom informationskampanjer och studenter blir mer och mer aktive i miljöarbetet genom exjob och kandidatarbeten. Universitetets flygresor har ökat med 40 % senaste året, vilket även har uppmärksammats i pressen. Detta strider helt emot miljömålet om att minska utsläppen från resor och åtgärder bör vidtas för att vända denna utveckling, exempelvis genom en stramare resepolicy. Diskussioner fördes på samtliga reviderade avdelningar på SA om kopplingar mellan forskningen och hållbar utveckling. Det var glädjande att konstatera, att det för merparten av forskningsprojekten kunde konstateras en sådan koppling. På utbildningsvetenskapliga fakulteten har ny miljösamordnare tillträtt sedan förra har gått i pension. Man har sedan flytten från Mölndal till centrum i Göteborg minskat miljöbelastningen från transporter till/från jobbet avsevärt. Man har även jobbat aktivt med att minska el-förbrukningen. Fakultetsledningen bedömde att miljökommunikation uppåt i organisationen till rektor fungerar bra, men vissa brister finns i strukturen för kommunikation ut i organisationen för vissa delar av systemet. En definition av hållbar utveckling har inte kunnat fastställas, varvid man har haft svårt för att sätta detaljerade mål och handlingsplaner inom området. Koppling till en nationell forskarskola för hållbar utveckling har etablerats genom doktorand. Över lag skrivs få avvikelser inom GU. Förbättringspotential bedöms även föreligga vad gäller att marknadsföra universitetets miljöarbete/certifiering. De interna revisionerna har utförts på ett förtroendeingivande sätt. Rekommendation och villkor När företaget genomfört korrigerande åtgärder för de mindre avvikelserna skall övertygande dokumentation redovisas för SP Certifiering. Redovisningen måste ske inom 6 veckor, dvs senast Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt SS-EN ISO 14001:2004 kvarstår, under förutsättning att avvikelserna åtgärdas med godkänt resultat. Uppdragets omfattning

4 4 (15) Certifikat Certifikatsnamn Standard/Kravdokument Revision/Aktivitet 3750 M Göteborgs universitet. Universitetsledningen och den gemensamma förvaltningen. IT- Universitetet. Naturvetenskapliga fakulteten. Sahlgrenska akademin. Samhällsvetenskapliga fakulteten. Nationellt Centrum för Matematikutbildning (NCM). Utbildningsoch forskningsnämnden för lärarutbildning (UFL). Tjärnö Marinbiologiska Lab, Stenebyskolan 3750 E Göteborgs universitet. Universitetsledningen och den gemensamma förvaltningen. IT- Universitetet. Naturvetenskapliga fakulteten. Sahlgrenska akademin. Samhällsvetenskapliga fakulteten. Nationellt Centrum för Matematikutbildning (NCM). Utbildningsoch forskningsnämnden för lärarutbildning (UFL), Tjärnö Marinbiologiska Lab, Stenebyskolan SS-EN ISO 14001:2004 EMAS Uppföljande revision Uppföljande revision

5 5 (15) Revisions -/aktivitetsdatum Omfattning (dagar) Revisionslag Birthe Nörgaard (revisionsledare) Jessica Magnusson (revisor) Timo Söderlund (revisorskandidat) Denna revision omfattar uppdraget enligt ovan. Revisionen har genomförts genom intervjuer med personal samt granskning av dokument. En revisorsdag innefattar förberedelser, revision, upprättande av rapport samt uppföljning av åtgärder mot eventuellt lämnade avvikelser. Revisionsplanen fastställdes vid det inledande mötet. Planen följdes under revisionen. Verksamheten på följande orter besöktes: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Miljöenheten GMV) Företaget företräddes vid revisionen av bl.a. miljörepresentanter för de olika fakultet och institutioner. Rapporten (inkl avvikelser/noteringar) presenterades och överlämnades till företaget vid det avslutande mötet. Revisionsrapporten återfinns dessutom på företagets sidor på SP Certifierings kundwebbplats. Några förändringar i företaget/organisationen, som bedöms påverka certifikat, har inte konstaterats vid revisionen. Antal anställda i företaget är idag ca personer. Adress och verksamhetsuppgifter som finns inregistrerade på SP:s kundwebbplats, är korrekta. Planering av kommande revision Nästa revision är preliminärt bokad till v Avvikelser och noteringar Uppföljning av korrigerande åtgärder för avvikelser från föregående revision visar att dessa är tillfredsställande åtgärdade. Samtliga avvikelser är dock inte stängda på plats på de olika fakultet och institutioner.

6 6 (15) Avvikelse id: BN1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: BN2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Miljöaspekterna är inte uppdaterade sedan Bedömningen skall, där det är möjligt, vara kvantifierad. Avvikelse id: BN3 Avvikelse id: BN4 Transportdokument för farligt avfall var inte signerade av avfallstransportören, vilket är ett krav enligt avfallsförordningen. Detta är ett kvarstående problem som bör ingå i utvärdering av leverantören när upphandlingar görs. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Egna anteckningar om farligt avfall förs inte på avdelning för reumatologi och inflammationsforskning, avdelning för biomaterialvetenskap, Lundberglaboratoriet för diabetesforskning och avdelning för akut kardiovaskulär medicin. Man lämnar farligt avfall till Sahlgrenska som ansvarar för vidare transport. Egna anteckningar är ett krav enligt avfallsförordningen. Skall sparas i 5 år. Lagförteckningen är inte komplett. Exempelvis saknas: -REACH-lagstiftningen (relevanta delar) -Förordning om producentansvar för batterier -Förordning om producentansvar för elektriska och elektroniska produkter

7 7 (15) Avvikelse id: BN5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: BN6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: BN7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, På institutionen för arbetsvetenskap ingår inte miljö i introduktionsutbildningen. Avvikelse id: BN8 Avvikelse id: BN9 Strukturen för intern kommunikation i miljöfrågor inom fakultetet är oklar. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Detaljerade mål och handlingsplaner mot hållbar utveckling är otydliga. Detta beror, enligt uppgift, bl a på att definitionen för hållbar utveckling inte är fastställd. Det är oklart hur miljöfrågor kommuniceras i verksamheten. På avdelning för reumatologi och inflammationsforskning, avdelning för biomaterialvetenskap och Lundberglaboratoriet för diabetesforskning hade man ingen fast miljö-punkt på agendan för arbetsplatsträffarna. En del kommunikation sker dock på kafferaster, enligt uppgift. Det är oklart hur "relevanta" miljökrav kommuniceras till leverantörer när inköp sker genom Sahlgrenska Universitetssjukhuset, vilket sker på en del institutioner. Gränsdragningen mellan GU och SU verkar oklar för merparten av intervjuad personal.

8 8 (15) Avvikelse id: BN10 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: BN11 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: BN14 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Några intervjuade personer (lab-personal) kunde inte använda KLARA-databasen för kemikalier, exempelvis ta fram ett säkerhetsdatablad. Avvikelse id: BN12 Avvikelse id: BN13 På Lundberglaboratoriet för diabetesforskning påträffades blockerad brandsläckare som inte hade kontrollerats sedan 1988 (laboratoriets enda). Återsamlingsplats vid brand var ej känd av samtliga. På avdelningen för reumatologi och inflammationsforskning hade man inte haft brandövning de senaste tre åren. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Systematisk avvikelsehantering saknas. Signerat, redovisande dokument som fastställer efterlevnad av lagar och andra krav saknas (enligt uppgift har dock utvärdering av lagefterlevnad skett). Vissa områden inom Sahlgrenska akademin har inte internreviderats sedan 2005 (exempelvis Wallenberglaboratoriet).

9 9 (15) Avvikelse id: JJM1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: JJM2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: JJM3 Övervakning och mätning saknas för betydande miljöaspekter. Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling för konstnärliga fakulteten saknar nyckeltal. Detta gör det svårt att visa på förbättringar. HSM och HFF saknar idagsläget mål och handlingsplaner för institutionernas miljöarbete. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Handelshögskolan) Arbetet med att koppla aktiviterna i handlingsplanerna till ansvar och resurser är inte påbörjat. Avvikelse id: JJM4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: JJM5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Universitetsbiblioteket, ) Målen saknar nyckeltal som kan visa på förbättringar i miljöarbetet. Av rutinen för miljöarbetets organisation och ansvar "Konstnärliga fakulteten" framgår att dekanus ska delegera ner ansvaret för ledningens representant. Delegationsordning i miljöfrågor är otydlig. Dokument över vem som är ledningensrepresentant ( i detta fall fakultetsdirektören) saknas.

10 10 (15) Avvikelse id: JJM6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: JJM7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: BN15 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Säkerhetsdatablad saknas för ett antal kemikalier ex färger i verkstaden på HSM. Avvikelse id: JJM8 Avvikelse id: JJM9 HFF: Dokumentation saknas för underhåll av framkallningsprocesserna och provtagning av processvatten. Analysprotokollen från dessa prover sparas inte idag. Bör betraktas som redovisande dokument i ledningssystemet. Något underhåll av ögonduschar och nödduschar i form av genomspolning saknas. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Handelshögskolan) Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, ) Övervakning och mätning av betydande miljöaspekter sker inte löpande. Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Universitetsbiblioteket, ) Hur redovisande dokument hanteras beskrivs inte i UBs ledningssystem. GU's laglista är inte uppdaterat med senaste utgåvan (2008) av Förordning om producentansvar för batterier.

11 11 (15) Avvikelse id: BN16 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: BN17 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Det verkar oklart vilken roll fakultetet har i identifierng av vilka lagar och krav som berör verksamheten. Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, ) Avvikelse id: BN18 Avvikelse id: BN19 -Länk till "Nationell substitutionsgrupp" fungerar inte. -Länk till IR-rapport 2008 saknas för Utbildningsvetenskapliga institutionen Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Oxiderande och brandfarliga kemikalier (dock i små mängder) påträffades på samma hylla i kemikalierum på institution för pedagogik och didaktik/enheten för ämnesdidaktik. Avvikelse id: BN20 KLARA-databasen för kemikalier används på institution för pedagogik och didaktik/enheten för ämnesdidaktik. Det fanns dock ingen dator nära kemikalierna (närmsta ca 30 m borta) där man exempelvis kan ta fram säkerhetsdatablad. Pappersutskrifter av säkerhetsdatablad används delvis. Man bör bestämma sig för ett system, det elektroniska som är ständig uppdaterat, men bör i så fall ha en närmare dator tillgänglig. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Delar av Sahlgrenska akademin inhandlar inte grön el, enligt uppgift. Är inte detta ett beslut som är tagit för hela universitetet?

12 12 (15) Avvikelse id: BN21 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: JJM12 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: JJM13 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: JJM10 Avvikelse id: JJM11 Nödlägesberedskap vid brand har inte övats på instutionen för arbetsvetenskap. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Handelshögskolan) Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, ) HSM: Institutionen utgår från fakultetens miljöaspektslista. Detta gör att det blir svårt för institutionen att identifiera sina egna betydande miljöaspekter. Nyckeltal kopplade till miljömål behöver tydliggöras. Nyckeltalens relevans bör även kopplas till uppföljning av miljömålen. Intrycket från revisionen är att detta är en fråga som gäller hela GU. Denna kan kopplas till uppföljning av GUs miljöprestanda och ständiga förbättringar. Dekanus roll i miljöarbetet kan med fördel framgå av delegationsordningen från rektor för respektive fakultet. På samma sätt ansvaret för arbetsmiljö och jämlikhet. Miljöombud och miljösamordnare kände inte till Reach trots att de använder en del miljöfarliga kemikaler. Hur får miljösamordnare information om ex kemikalielagstifning inom GU?

13 13 (15) Avvikelse id: JJM14 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: JJM15 Avvikelse id: JJM16 Oklart hur hållbarhetsfrågorna genomsyrar verksamheten exempelvis tas inte dessa frågor upp på ledningsrådet för HSM. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.6 Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Universitetsbiblioteket, ) Protokoll från ledningens genomgång finns, dessa är dock mycket kort skrivna. I vissa fall är det ett utdrag ur ledningsmötes minnesanteckningar (vissa delar som tagits upp i minnesanteckningarna kan då saknas). En anledning till att dessa protokoll är så kort skrivna kan vara att de ligger ute på GU:s hemsida och är offentliga. GU bör överväga att degradera dessa protokoll till minnesanteckningar och spara dessa på en intranätsida för fakulteten. Denna notering berör även Universitetsbiblioteket. Frågor kring systemets effektivitet har inte tagits upp vid ledningens genomgång. Sammanställning över antal avvikelser och noteringar

14 14 (15) Standard: SS-EN ISO 14001:2004 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Notering BN1, JJM1, JJM BN15, BN16, BN2, BN3, BN BN5, JJM11, JJM2, JJM3, JJM JJM7, JJM BN BN JJM BN JJM12, JJM JJM BN6, BN7, BN8, JJM BN BN10, BN18, BN19, BN20, BN9, JJM BN11, BN JJM15, JJM16 2 Summa: Standard: EMAS Kravnr Avvikelse id Större Mindre Notering Summa: Information till företaget Denna rapport kommer att granskas av SP Certifiering, vilka kan meddela en avvikande bedömning.

15 15 (15) Via SP Certifierings kundwebbplats, finns era företagsspecifika sidor. Där finner ni information och det är där rapportering av eventuella avvikelsers korrigerande åtgärder önskas. Bland de företagsspecifika dokumenten finns rapporter, avvikelser, offerter, beslut, certifikat m.m.. Offentlig information om certifikat finns på Rapport kan endast skapas och godkännas av namngiven revisionsledare med dennes behörighet i SP Certifierings Kundwebbplats och görs där tillgänglig i pdf-format. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Certifiering Birthe Nörgaard