Åtgärdade avvikelser från certifieringsrevision vid Naturvetenskapliga fakulteten Göteborgs universitet. Bjo1:

Transkript

1 Åtgärdade avvikelser från certifieringsrevision vid Naturvetenskapliga fakulteten Göteborgs universitet Bjo1: Forskningsfartyget Skagerak ägs sedan 1993 av Göteborgs universitets Marina Forskningscentrum (GMF). Skagerak är 38 meter lång, 9 meter bred och har ett djupgående på 3,8 meter och mäter 390 bruttoton. F/F Skagerak används för oceanografisk forskning i Östersjön, Kattegatt, Skagerrak och östra Nordsjön. Fartyget används också i undervisning på grundutbildningen. Utöver besättningen på 4-5 personer kan 12 forskare vara ombord (21 vid gång inom kustområdet). GMF är ett av tre marina centra som inrättades 1989 och har sitt ansvarsområde havet mellan norska gränsen ner till Limhamnströskeln. GMF har sin fysiska placering vid Göteborgs universitet, och är i stort sett immateriellt. Ett antal personer är direkt involverade i centret och får sin utkomst därifrån, men är anställda vid en institution/motsvarande. Föreståndaren för GMF är redaransvarig för F/F Skagerak och tillser att säkerhetsinstruktioner för fartyget är aktuella och följer tillämplig lagstiftning. Ansvaret för att sjöfartsinspektioner enligt lagstiftning görs åligger också redaren. GMF har även en fartygsansvarig tjänsteman för den dagliga kontakten med Skagerak. Befälhavare på F/F Skagerak ansvarar för att tillämpliga rutiner och instruktioner för arbete ombord följs, inklusive rutiner för hantering av kemikalier och avfall ombord. F/F Skagerak har hemmahamn på Hönö, Öckerö kommun och följer därför de förordningar och regler för avfallshantering och hantering av grå- och svartvatten i hamn som Öckerö kommun fastställt. Bjo2: Senast den 16 september 2005 kommer alla institutioner vid fakulteten att ha kännedom om sin elförbrukning. Utifrån den kunskapen kommer vi också att kunna följa upp de miljömål för fakulteten som är satta att gälla under På Lundberglab har nu miljösamordnaren och fastighetsägaren en överenskommelse att åtgång av fjärrvärme, el och vatten registreras varje månad. Detta kommer sannolikt att underlätta för Lundberglab att själva följa upp effekten av energisparåtgärder t ex. El-fakturor inom institutionerna betalas och administreras centralt via gemensamma förvaltningen vid GU och idag är fakta om elförbrukning ibland svår att komma åt. GU avser att ställa hårdare krav på fastighetsägare och elleverantörer att leverera el-data för specifika hus/institutioner. Bjo3:

2 Samtliga miljösamordnare vid institutionerna har fr o m listat vilka personer som är inköpsansvariga eller har rätt att göra inköp vid respektive arbetsplats. Information har gått ut till samtliga dessa om miljöaspekter vid inköp. Upphandlingsenheten vid GU har en mycket bra sådan information på följande sida: Inköpsansvariga får också del av GUs nyhetsblad Upphandlingsnytt för att få information om vilka leverantörer som det tecknats ramavtal med vid universitetet. Miljösamordnarna vid husen/institutionerna rekommenderar också att leverantörer med vilka universitetet har ramavtal i första hand används vid inköp, då vissa miljökrav ställs på leverantören vid tecknandet av avtal. I Naturvetenskapliga fakultetens Miljöhandbok finns också under rubrik bra information för miljöanpassade inköp. Samtliga inköpsansvariga har fått denna information via institutionernas miljösamordnare. Miljöenheten vid GU planerar att genomföra en utbildning/temadag kring det Miljöanpassade kontoret (okt/nov 2005) och samtliga personer med inköpsansvar kommer att inbjudas till denna. Bjo4: Institutionernas miljösamordnare träffas tillsammans med fakultetens miljösamordnare den 27 september 2005 för att tillsammans göra en miljöriskanalys av fakultetens samlade verksamhet, samt en åtgärdsplan där så är befogat. Detta görs utifrån de riktlinjer som GU preciserat i Miljöhandboken. Se Miljöriskanalysen samt åtgärdsplan kommer att publiceras i fakultetens Miljöhandbok när ledningen fastställt desamma. Naturvetenskapliga fakulteten har inga egna rutiner ( som revisionsrapporten anger) utan använder ovanstående GU-gemensamma rutin för Nödlägesberedskap och riskanalys. Bjo5: Fakulteten har för första gången satt egna miljömål utifrån universitetets miljömål. Dessa gäller under perioden Enligt fakultetens instruktion för uppföljning av miljömål och handlingsplaner, NF, skall fakultetens miljöråd träffas för miljömålsuppföljning och genomgång av revisionsrapporter i maj och november. I maj 2005 låg vikten av förklarliga skäl på arbetet med att åtgärda avvikelser från den interna revisionen. Vid nästa uppföljning november 2005 kommer fakulteten för första gången att utvärdera miljömålsarbetet. Denna utvärdering kommer att ligga till grund för fakultetens miljöredovisning. Om det då visar sig att mätetal redovisas i olika enheter och att svårigheter med jämförelser föreligger, kommer arbetet med att utforma nya miljömål för nästa period, att anpassas därefter. Mätetalen bör få en form som

3 överensstämmer bra med de nyckeltal som universitetet utformat. Dock pågår ett arbete centralt vid universitetets miljöenhet med revidering av nyckeltal och fakulteten följer det arbetet med spänning. I dagsläget finner vi ingen anledning att riva upp de handlingsplaner vi har idag vid fakulteten, för att försöka anpassa dessa till en form som med all sannolikhet ändras inom ett par månaders tid. BJO6: Den instruktion som styr handhavandet av redovisande dokument vid institutionerna och fakulteten ( NF) reviderades för att bli tydligare. Vi följer den universitetsgemensamma dokumenthanteringsplanen för Göteborgs universitet, Och där förtydligas var och hur länge olika redovisande dokument skall förvaras. Den reviderade versionen publiceras på intranätet så snart ledningen fastställt den. Bjo7: Vi anser att en sådan utvärdering gjordes och hänvisar till det protokoll från ledningens genomgång som avvikelsen avser. Vad som tyvärr inte framgår av protokollet är att fakultetsledningen tillsammans med miljösamordnaren bekräftade att institutionerna idag följer de lagar som verksamheten är ålagd. under rubriken Protokoll från ledningens genomgång 5 5 Efterlevnad av miljölagar och andra miljökrav För att säkerställa lagefterlevnad föreslås att en person utses för att ansvara för uppdatering och dokumentation av denna Efter diskussion enas mötet om att arbetet borde göras på centralt håll. Den centralt ansvarige skickar ut material till miljösamordnarna vid fakulteten, som vidaredistribuerar detta till fakultetens ca 150 laboratorieansvariga. Bjo8: Ledningens genomgång skall enligt instruktion NF hållas i februari varje år hölls Ledningens genomgång för första gången och den fokuserade mycket på lagefterlevnad, systemets uppbyggnad samt resultat av de interna miljörevisioner som föregick certifieringsrevisionen. Vid Ledningens genomgång 2005 var i några fall handlingsplanerna vid vissa instituitioner precis fastställda av institutionsledningen och att utvärdera dessa i ett så tidigt skede verkade planlöst. I november 2005 kommer miljörådet vid fakulteten att följa upp miljömål och handlingsplaner och rapportera resultatet till ledningen. Vi får dra lärdom

4 av att vid några institutioner har miljömålsarbetet varit framgångsrikt och vid andra har det varit svårare att uppfylla handlingsplanerna. From 2006 har vi alltså möjlighet att utforma mål och handlingsplaner så att de passar samtliga institutioner bättre samt att enligt tidsplan följa upp arbetet med handlingsplanerna under årets gång. Hänvisning: Rubrikerna NF och NF Bjo9: När Naturvetenskapliga fakulteten sammanställt det första fakultetsegna bidraget till universitetets miljöredovisning i januari 2006 kommer fakulteten att ansöka om registrering enligt EMAS. Miljöchef på GU (E. Omrcen) och tidigare SP revisor (M Süld) har haft en överenskommelse om att SP granskar GUs årliga miljöredovisning enligt EMAS. I den redovisningen får varje enhet som certifierats ett eget kapitel/avsnitt där miljöpolicy, miljömål, miljöprestanda mm presenteras (se Miljöredovisning 2003 och 2004 på ) Varje fakultet rapporterar in vid årets slut till Miljöenheten som sammanställer GUs Miljöredovisning. Men varje fakultet ska inte producera en egen miljöredovisning. NF kommer således att till 2005 års miljöredovisning ha ett eget avsnitt med sina resultat. Åtgärdade avvikelser från certifieringsrevision vid Naturvetenskapliga fakulteten Göteborgs universitet II1: Arbetet med att komplettera Naturvetenskapliga fakultetens miljöaspektlista pågår kontinuerligt. Den första värderingen av miljöaspekter har gjorts utifrån de uppgifter institutionerna haft möjlighet att ta fram. Varje år ska miljöaspektlistan uppdateras och värderas och ligga till grund för fakultetens nya miljömål och miljöaspektlistan kommer därför hela tiden att bli mer innehållsrik och informativ. Möjligheten att på ett tydligare sätt klargöra vilka aktiviteter som har störst miljöpåverkan blir också större. Vi menar att även om vi inte idag exakt kan kvantifiera miljöpåverkan, kan vi ändå identifiera de aktiviteter i verksamheten som medför miljöaspekter som är betydande. II2: I Miljöhandbokens dokument NF Identifiering och värdering av institutionernas betydande miljöaspekter uppges att vi är medvetna om de många positiva miljöaspekter som verksamheten vid fakulteten medför bl a genom den forskning och utbildning som är vår huvudverksamhet. Vi fastslår också att dessa

5 positiva miljöaspekter ska tydliggöras i och med nästa uppdatering av miljöaspektlistan och därigenom ligga till underlag för miljömålsarbetet för nästa period, d v s Vi fann det nödvändigt att till en början fokusera på de betydande negativa miljöaspekterna för att på allvar påbörja det interna miljöarbetet och engagera så många medarbetare som möjligt. Noteringen om mikrovolymer är naturligtvis riktig och viktig och detta sätt att laborera på redovisades av Naturvetenskapliga fakulteten redan till 2004 års miljöredovisning för Göteborgs universitet. Se Miljöredovisning 2004, sid.33. II3: De lokala tillstånden som reglerar verksamheten ute vid institutionerna är nu samlade i ett dokument som publicerats på intranätets miljöhandbok. Detta kommer att underlätta bevakningen av giltighetstid NF Förteckning över lokala tillstånd II4: Institutionerna vid fakulteten har nu åtgärdat de avvikelser som framkommit vid interna revisioner. Denna avvikelsehantering finns publicerad under II5: Dokument Bil2 Stödresurs är borttaget från GUs miljöhandbok då det var inaktuellt. Naturvetenskapliga fakulteten har ett nytt dokument NF Stödresurser vid fakultetens institutioner där vi hänvisar till institutionernas miljösamordnare som har listat alla de personer vid institutionerna som har specialkompetens/utbildning inom t ex farligt avfall, hantering av GMO, isotophantering, brandfarlig vara mm. Det råder diskussioner vid centrala miljöenheten om vad och vilka uppgifter som bör eller inte bör publiceras offentligt. Naturvetenskapliga fakulteten följer den diskussionen. Under tiden har vi på grund av Personuppgiftslagen valt att inte publicera namnen på dessa personer direkt på intranätet. II6: Vid fakultetens miljösamordnarmöte , bestämdes att de rutiner eller instruktioner som är specifika för ett laboratorium skall förvaras där som tidigare i lab-pärm, men också att lab-ansvarig ser till att dokumentet dateras och signeras för att säkerställa aktualitet. Fakultetens miljösamordnare ansvarar för att de gemensamma dokument som publiceras på intranätet numreras. Detta har också förtydligats i rutin NF.

6 II7: Zoologiska institutionen har utvecklat sin källsortering och följer nu avfallsrutinen. Institutionerna har arbetat mycket bra med att förtydliga rutiner för att säkerställa att hanteringen av farligt avfall sköts på ett säkert sätt. Se t ex rutiner från Lundberglab garbage disposal. II8: Ny rutin för kontroll av autoklaven är utarbetad på Lundberglab och gäller fr o m Rutinen publiceras på Lundberglabs intranät under september/oktober. Rutin samt redovisande dokument, besiktningsprotokollen, förvaras hos labansvarig Agneta Danielsson (agneta.danielsson@gmm.gu.se) vid Lundberglab. II9: Kompletterande information om avvikelsehantering och påminnelse om hur rutiner ska gå till har genom institutionernas miljösamordnare gått ut till samtliga anställda 30/ Naturvetenskapliga fakulteten använder den GU-gemensamma instruktion om avvikelsehantering som upprättats centralt. Se Denna instruktion har reviderades och beskriver tydligare idag hur avvikelsen skall hanteras i verksamheten.