SAMMANSTÄLLNING ÖVER AVVIKELSER OCH ÅTGÄRDER

Transkript

1 Göteborgs Universitet (13) AvvikelseId: GB1 SS-EN ISO [4.2] Beskrivning: Enligt GU-rutin skall miljöpolicyn förankras genom: "E-postutskick av miljöpolicyn till fakultetens anställda minst en gång om året". Denna rutin följs ej konsekvent Handelshögskolan avser inte att enbart skicka ut miljöpolicyn en gång per år, på ett mekaniskt sätt I enlighet med fastställd instruktion I miljöledningssystemet..utskick av central miljöpolicy kommer framöver inom Handelshögskolan att samordnas med ett samlat årligt informationsutskick tillsammans med information om GUs hållbarhetsredovisning och miljöprestanda kopplad till Handelshögskolan. Handelshögskolan yrkar på att GUs instruktion uppdateras och vidgas I omfång och markerar ett framsynt förhållningssätt och inte enbart markerar uppfyllelse gentemot s.k. skall-krav. Ett förbättringsförslag är att respektive fakultet varje år skall informera om Hållbarhetsredovisningen innefattande GUs miljöpolicy samt informera om vad som skett Inom fakulteten ifråga om förbättras miljöprestanda. bilaga Miljöpolicyn spridd per e-post, se bilaga Förslag om ändring av rutiner för spridning av miljöpolicy insänt till GU, se bilaga. till kund: Handels skrivelse till SP 1-3.pdf Handels skrivelse till SP spridning av miljöpolicy.pdf Handels skrivelse till SP förbätringsförslag miljöpolicy.pdf GB1.docx Klart senast: Hej Ulf! Huvudprincipen är att vi vill ha bevis för att korrigerande åtgärder är genomförda. Att enbart beskriva avsikter räcker i regel inte, dock kan vi av praktiska skäl godkänna en bifogad handlingsplan. Jag beskriver under respektive avvikelse de kompletteringar jag vill ha. För GB1 vill jag ha en kopia på det förbättringsförslag ni skickat in som beskriver att ni vill ha en ändring av rutinen och ta bort skall-kravet. Hälsningar/Gunnar Håkan Berg SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post Detta dokument får endast återges i sin helhet, om inte SP i förväg skriftligen SP Box Borås Västeråsen Brinellgatan Borås info@sp.se godkänt annat.

2 Göteborgs Universitet (13) Klar

3 Göteborgs Universitet (13) AvvikelseId: GB2 SS-EN ISO [4.3.1] Beskrivning: Identifiering och bedömning av miljöaspekter har inte skett i enlighet med egen antagen rutin. Not. En ambitiös 8-stegsmodell finns idag och bör bytas ut mot en enklare bedömning i enlighet med den centrala GU-rutinen. Modellen kan däremot med fördel användas i ett separat projekt för att ta fram en lista med hållbarhetsaspekter (i ett bredare verksamhetsledningssystem?) - och eventuellt målsättas som en utvecklingsprocess? Rutinen tillika instruktionen kommer att förenklas i samband med övergången till det för Handelshögskolans vidkommande nya webbsystemet InfoGlue. En reviderad värdering görs I samband med fastställandet av den nya instruktionen. Den nuvarande 8-stegsmodellen kommer framöver att användas som en del i arbetet med att skapa ett uppföljningssystem för Handelshögskolan, länkat till den s.k. kvalitetsgruppens arbete. Dekanus har beslutat om förenklade rutiner när man tar fram betydande miljöaspekter, se bilaga Handels skrivelse till SP rutin miljöaspekter.pdf GB2.docx Jag vill gärna se den förenklade instruktionen, alternativt ett förslag till en sådan, om den inte formellt kan antas före sommaren. Vi förlänger svarstiden till den 23 juni. Fungerar det? Ulf Erstson Klart senast: Augusti 2011

4 Göteborgs Universitet (13) Dekanus beslutade att Handelshögskolan ska tillämpa den universitetsgemensamma rutinen för bedömning av betydande miljöaspekter , beslutet gäller från (Dnr M2011/8). Den universitetsgemensamma rutinen finns här: ridentifiera/. Denna rutin användes när Handelshögskolans miljöråd genomförde en bedömning av betydande miljöaspekter. De betydande miljöaspekterna bedömdes vara: forskning, utbildning, samverkan, kompetensutveckling, klimatpåverkan (energianvändning och resor och transporter), resursförbrukning (inköp och upphandling samt avfall) och studentmedverkan. Minnesanteckningar från miljöaspektbedömningen ska publiceras på hemsidan då den nya strukturen är klar. //Mattias Sundemo

5 Göteborgs Universitet (13) AvvikelseId: GB3 SS-EN ISO [4.3.3] Beskrivning: Uppföljning av mål och aktiviteter i handlingsplanen har inte skett strukturerat och ordnat. Rutin för detta behöver tydliggöras och redovisande dokument som visar resultaten bör kunna kommuniceras till alla som vill veta om man når målen eller inte. Not. Det är oklart hur väl mål, måluppfyllelser och aktiviteter idag kommuniceras ut till alla olika delar av organisationen, lärare, forskare, studenter, m.fl. En mängd aktiviteter genomförs, men hur ser man kopplingen till mål och handlingsplan? Citat: "Allt som är kopplat till ekonomi har vi järnkoll på, men inte miljö och hållbarhet." En helt ny handlingsplan skall utarbetas, ett första utkast skall vara klart innan slutet av juni månad. Ett förslag på ny Handlingsplanen skall skickas ut på remiss under tidig höst för att därefter fastställas av Handelshögskolans fakultetsnämnd i oktober/november månad. Den nya handlingsplanen skall i jämförelse mot nu rådande vara mindre omfångsrik ifråga om omfång, mindre antal aktiviteter, samt enbart innehålla tydliga och mätbara miljömål. Därtill skall det finnas tydliga länkar till ansvar, tidplan och resurser, även om de inte uttryckligen kommer att nämnas i själva handlingsplanen. Ett expanderande arbete kommer att utföras inom ramen för Handelshögskolans s.k. kvalitetsgrupp i syfte att finna kriterier och system för uppföljning och kommunikation. Kvalitetsgruppen konstituerades under hösten Syftet med bildandet var att stärka och samordna uppföljningsarbetet inom Handelshögskolan länkat till miljöledningssystemet och EQUISackrediteringen GB3.docx Kan du ha ett färdigt förslag klart den 23 juni? Ulf Ernstson Klart senast: oktober/november 2011

6 Göteborgs Universitet (13) Handelshögskolans miljöråd har under hösten utarbetat ett förslag till handlingsplan baserat på våra betydande miljöaspekter. Övriga utgångspunkter har varit den universitetsgemensamma handlingsplanen, Handelshögskolans anställdas och studenters svar i Miljöenhetens enkät från våren 2010 och miljörepresentanternas engagemang och ambitioner. Ledningens ambition om att stärka moment av hållbar utvecklingen i utbildningarna på Handelshögskolan finns också med i handlingsplanen. Handlingsplanen skickades på remiss den 29/9 till samtliga institutioner/motsvarande och de enheter/funktioner som föreslogs särskilda uppdrag. Remisstiden sattes till två veckor och svar inkom från: Institutionen för nationalekonomi med statistik, Företagsekonomiska Institutionen, Institutionen för kulturgeografi och ekonomiska geografi, Externa relationer, Ekonomiskhistoriska institutionen, Studentkåren, Forsknings och forskarutbildningsberedningen och Beredningen för utbildningsfrågor på grund- och avancerad nivå. Synpunkterna från remissen diskuterades på ett miljöråd den 14/10, beslut togs om ändringar efter de synpunkter som inkommit. Den 26/10 beslutade fakultetsnämnden att anta handlingsplanen med tillhörande förslag på ny miljöledningsorganisation. //Mattias Sundemo

7 Göteborgs Universitet (13) AvvikelseId: GB4 SS-EN ISO [4.3.3] Beskrivning: Central GU-rutin för att följa upp miljöarbetet följs inte. Halvårsuppföljning av mål har inte skett i augusti Tillse att göra skriftliga uppföljningar av GU:s miljömål och Handelshögskolans miljömål till varje halvårsföljning, detta för att säkerställa uppfyllelse gentemot central GU-rutin och för egen intern uppföljning. Tillse att någon person eller flera från Handelshögskolan närvarar på den centrala halvårsuppföljningen. (Handelshögskolan har som önskemål att miljöenheten I möjligaste mån undviker att förlägga halvårsuppföljningen till datum som sammanfaller med planeringsdagar terminsstart). Ulf Ernstson Klart senast: augisti 2011

8 Göteborgs Universitet (13) AvvikelseId: GB5 SS-EN ISO [4.3.3] Beskrivning: Handlingsplanens mål är i flera fall inte mätbara vilket har försvårat en tydlig uppföljning av miljömålsarbetet. Dessutom saknas i stor utsträckning utpekat ansvar, resurser och tidsplaner för de aktiviteter som ingår i planen Arbetet med att vidta korrigerande åtgärder samordnas med upprättad avvikelse GB3, GB6. I samband med arbetet att upprätta en ny Handlingsplan för miljöarbetet kommer stor vikt att läggas vid formulering och skapande av mätbara miljömål. Ambitionen är att miljömålen skall vara länkade till såväl verksamhetsprocesser som riktade åtgärder samt andra styrande dokument I verksamheten. Miljömålen skall I möjligaste mån inte innefatta respektive generera unika parallella processer vid sidan om den ordinarie verksamheten. Miljömålen skall vara tydligt länkade till ansvar inom verksamheten. Därtill skall en detaljerad tidplan upprättas för varje miljömål. En ekonomisk kalkyl skall upprättas i kkr respektive planerade/ uträttande timmar i arbetet med varje miljömål GB5.docx Kan du ha ett färdigt förslag klart den 23 juni? Ulf Ernstson Klart senast: oktober/november 2011

9 Göteborgs Universitet (13) AvvikelseId: GB6 SS-EN ISO [4.3.3] Beskrivning: Handelshögskolan har en handlingsplan för åren Den är antagen 2009 och har inte ändrats sedan dess. För år 2011 har ingen anpassning skett till GU:s gemensamma handlingsplan för i enlighet med skrivningarna i den centrala rutinen: "Utgångspunkten för miljömålsarbetet är universitetets gemensamma miljömål och fakultetens betydande miljöaspekter" Arbetet med att vidta korrigerande åtgärder samordnas med upprättad avvikelse GB3, GB5. En ny handlingsplan skall upprättas och fastställas under oktober/november månad. Planerad giltighetstid är I arbetet med utarbeta ny handlingsplan kommer anpassningar att göras till GU:s gemensamma handlingsplan. Utgångspunkten är dock att utarbeta en specifik Handlingsplan för Handelshögskolan inom ramen för de miljömål som innesluts i GU:s gemensamma Handlingsplan. Arbetet med att utarbeta ny Handlingsplan kommer att ske i samklang med redan etablerade och fastställda instruktioner inom Handelshögskolan och GU GB6.docx Kan du ha ett färdigt förslag klart den 23 juni? Ulf Ernstsson Klart senast: oktober/november 2011

10 Göteborgs Universitet (13) AvvikelseId: GB7 SS-EN ISO [4.4.2] Beskrivning: Central GU-rutin för framtagande av utbildningsplan följs ej. Nuvarande utbildningsplan är framtagen Arbetet med att vidta korrigerande åtgärder samordnas med upprättad avvikelse GB3, GB5, GB6. Arbetet med att följa upp utfallet av nuvarande utbildningsplan har påbörjats men ännu inte slutförts. En ny utbildningsplan skall utformas på basis av den gamla. Den nya utbildningsplanen skall fastställas av fakultetsnämnden samtidigt som den nya Handlingsplanen GB7.docx 3: har ytterligare en skrivelse om denna avvikelse skickats till revisorerna. Bifogas Handels skrivelse till SP GB7.pdf Kan du ha ett färdigt förslag klart den 23 juni? Håkan Berg Klart senast: 23 juni 2011

11 Göteborgs Universitet (13) AvvikelseId: GB8 SS-EN ISO [4.4.3] Beskrivning: Informationen om miljöledningssystemet på hemsidan är svårtillgänglig och det kan vara svårt för en oinvigd att hitta nödvändiga rutiner. F.n. saknas länkar till redovisande dokument och nya och gamla dokument varvas om varandra i några fall. Det tycks som om tid och resurser saknas för nödvändig, regelbunden uppdatering Miljöhandboken och de externa sidorna för miljöarbetet skall överföras till ny webb-portal (InfoGlue). Arbetet med överföring till ny miljöwebbportal påbörjas den 15 maj och slutförs den 15 juni. Arbetet med att revidera och förbättra miljöhandboken kommer att ske successivt under resten av år Arbetet kommer att genomföras stegvis. I det första steget som genomförs under perioden maj-juni månad kommer all text som regleras I miljöhandboken kring miljöledningssystemets s.k. skall krav att överföras till den nya webbportalen. I det andra steget som genomföras under perioden augusti-september kommer den externa delen av miljöledningssystemet att revideras och förbättras och göras mer lättillgängligt och transparent. I det tredje steget som genomförs under perioden september-december kommer miljöhandboken att revideras från grunden och göras mer lättlillgänglig med fokus mot synliggörande av ständig förbättring och miljöprestanda innefattande nyckeltal och indikatorer GB8.docx Kan du redovisa steg 1 till den 23 juni? Håkan Berg Klart senast: 22 juni 2011

12 Göteborgs Universitet (13) AvvikelseId: GB10 SS-EN ISO [4.5.3] Beskrivning: I flera fall identifieras avvikelser och förbättringsförslag i verksamheten (av bl.a. miljösamordnare, men också vid möten) utan att det skrivs en rapport. Därmed får man inte användning för ett potentiellt kraftfullt verktyg för ständig förbättring. Not. I slutet av ett möte kan en stund för att sammanfatta vad man kommit fram till - exempelvis ett antal förbättringsförslag, någon ny aktivitet i handlingsplan, etc) vara skillnaden mellan ett effektivt möte eller en intressant diskussion. Dessutom förankrar och legitimerar man då en kultur av ständig förbättring Tillse att använda den instruktion som är fastställd inom ramen för miljöledningssystemet. Miljörådet sprider information om rutinen till Handelshögskolans personal, studenter, gäster, och entreprenörer. Ulf Ernstson sprider information om förslag på förbättringar till miljösamordnarnas råd GB10.docx Handels skrivelse till SP hantering av förbättringsförslag.pdf Handels skrivelse till SP ledningens genomgång pdf Kommer ni att producera några dokumenterade bevis (skriftlig information, protokollsutdrag, etc.) till den 23 juni? Ulf Ernstson Klart senast: maj 2011

13 Göteborgs Universitet (13) AvvikelseId: GB11 SS-EN ISO [4.5.5] Beskrivning: Kommunikation mellan revisionsledare och miljösamordnare har inte ägt rum i enlighet med GU-rutin för interna miljörevisioner: "Revisionsledare för den aktuella revisionen granskar att hantering av avvikelserna påbörjats inom två månader efter revisionstillfället." Tillse att kommunikation etableras och vidmakthålls mellan de olika parterna i respektive miljörevision. Ulf Ernstson har inte erhållit några påstötningar om granskning av avvikelser från revisionsledare. Handelshögskolan arbetar efter devisen att följa upp avvikelserna inom två månader GB11.docx Handels skrivelse till SP avvikelseuppföljning.pdf Kan ni presentera någon form av uppgörelse er emellan? Ska rutinen ändras eller ska ni helt enkelt se till att den följs framöver? (och i så fall kommunicera detta till alla revisionsledare?) Ulf Ernstson Klart senast: hösten 2011 Klar