SAMMANSTÄLLNING ÖVER AVVIKELSER OCH ÅTGÄRDER

Transkript

1 Göteborgs Universitet (12) Typ av revision: SS-EN ISO 14001:2004: Uppföljande revision EMAS, EG Förordning nr 1221/2009: Uppföljande revision SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post Detta dokument får endast återges i sin helhet, om inte SP i förväg skriftligen SP Box Borås Västeråsen Brinellgatan Borås info@sp.se godkänt annat.

2 Göteborgs Universitet (12) AvvikelseId: GB1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.5.3] Klassning: Större Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Observation: Tidigare avvikelse BN1 från april 2012 om bristfällig avvikelsehantering kvarstår eftersom åtgärden att upphandla ett gemensamt avvikelse- och incidenthanteringssystem för GU ännu inte fullföljts. Anledningen är att upphandlingsprocessen blivit fördröjd av olika juridiska processer. Detta är en avvikelse därför att: Tidigare avvikelse har ännu inte åtgärdats. AvvikelseId: GB2 Beskrivning: Observation: Institutionen för Medicin. I universitetets Vision 2020 kan man läsa om ett "uttalat samhällsansvar" och att man "verkar för hållbar utveckling". Vid institutionen för Medicin är det dock oklart hur man skall hantera dessa delar av visionen. Institutionen bör klargöra hur dessa delar av arbetet ska integreras och bedrivas på institutionen och vilka konkreta aktiviteter som bör vidtas för att uppnå hållbarhetsambitionerna i Vision 2020 och den GU centrala handlingsplanen för miljö och hållbar utveckling. Planerade aktiviteter bör beskrivas i institutionens verksamhetsplan eller i verksamhetsplanen hänvisa till ett särskilt dokument där aktiviteter, i syfte att uppnå målsättningarna för hållbarhetsambitionerna, beskrivs. Detta är en avvikelse därför att: I dagsläget är kommunikationen omkring hur institutionen arbetar med hållbar utveckling otydlig. Detta riskerar att göra medarbetare, lärare, forskare och studenter osäkra på var man hittar information om målarbetet och vad som är viktigt och inte då det gäller universitetets utveckling. Enligt standard skall organisationen "upprätta, införa och underhålla en eller flera handlingsplaner för att uppnå sina övergripande och detaljerade miljömål" samt "med utgångspunkt från organisationens miljöaspekter och miljöledningssystem... upprätta, införa och underhålla rutiner för intern kommunikation Organisationsförändringen vid GU Se bifogade dokument

3 Göteborgs Universitet (12) AvvikelseId: GB3 Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Göteborgs Universitetsbibliotek, Renströmsgatan 4) Beskrivning: Observation: I universitetets Vision 2020 kan man läsa om ett "uttalat samhällsansvar" och att man "verkar för hållbar utveckling". Vid Universitetsbiblioteket är det dock oklart hur man skall hantera dessa delar av visionen. Universitetsbiblioteket bör klargöra hur dessa delar av arbetet ska integreras och bedrivas på biblioteken och vilka konkreta aktiviteter som bör vidtas för att uppnå hållbarhetsambitionerna i Vision 2020 och den GU centrala handlingsplanen för miljö och hållbar utveckling. Planerade aktiviteter bör beskrivas i Universitetsbibliotekets verksamhetsplan eller i verksamhetsplanen hänvisa till ett särskilt dokument där aktiviteter, i syfte att uppnå målsättningarna för hållbarhetsambitionerna, beskrivs. Detta är en avvikelse därför att: I dagsläget är kommunikationen omkring hur institutionen arbetar med hållbar utveckling otydlig. Detta riskerar att göra medarbetare, lärare, forskare och studenter osäkra på var man hittar information om målarbetet och vad som är viktigt och inte då det gäller universitetets utveckling. Enligt standard skall organisationen "upprätta, införa och underhålla en eller flera handlingsplaner för att uppnå sina övergripande och detaljerade miljömål" samt "med utgångspunkt från organisationens miljöaspekter och miljöledningssystem... upprätta, införa och underhålla rutiner för intern kommunikation

4 Göteborgs Universitet (12) AvvikelseId: GB4 Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Handelshögskolan, Vasagatan 1) Beskrivning: Observation: Företagsekonomiska institutionen. I universitetets Vision 2020 kan man läsa om ett "uttalat samhällsansvar" och att man "verkar för hållbar utveckling". Detta perspektiv finns också tydlig med i fakultetens strategy document och fakultetens verksamhetsplan. Vid institutionen är det dock oklart hur man skall hantera dessa delar av visionen och fakultetens strategi. Företagsekonomiska institutionen bör klargöra hur dessa delar av arbetet ska integreras och bedrivas på institutionen och vilka konkreta aktiviteter som bör vidtas för att uppnå hållbarhetsambitionerna i Vision 2020, fakultetens strategi och den GU centrala handlingsplanen för miljö och hållbar utveckling. Planerade aktiviteter bör beskrivas i institutionens verksamhetsplan eller i verksamhetsplanen hänvisas till ett särskilt dokument där aktiviteter i syfte att uppnå målsättningarna för hållbarhetsambitionerna beskrivs. Detta är en avvikelse därför att: I dagsläget är kommunikationen omkring hur institutionen arbetar med hållbar utveckling otydlig. Detta riskerar att göra medarbetare, lärare, forskare och studenter osäkra på var man hittar information om målarbetet och vad som är viktigt och inte då det gäller universitetets utveckling. Enligt standard skall organisationen "upprätta, införa och underhålla en eller flera handlingsplaner för att uppnå sina övergripande och detaljerade miljömål" samt "med utgångspunkt från organisationens miljöaspekter och miljöledningssystem... upprätta, införa och underhålla rutiner för intern kommunikation

5 Göteborgs Universitet (12) AvvikelseId: GB5 Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Observation: Övergripande för hela universitetet. I universitetets Vision 2020 kan man läsa om ett "uttalat samhällsansvar" och att man "verkar för hållbar utveckling". Vid fakulteternas institutioner är det dock oklart hur man skall hantera dessa delar av visionen vidare. Skall man sätta egna hållbarhetsmål och ta fram egna handlingsplaner och aktiviteter inom ramen för en heltäckande verksamhetsplan för institutionerna (inkluderande även kvalitet, arbetsmiljö, jämställdhet, ekonomi, etc.) eller skall man, utifrån universitetets handlingsplan för hållbar utveckling, göra separata hållbarhetsplaner och/eller aktivitetslistor? Risken, i det senare fallet, är att hållbarhetsarbetet får lägre status och ett separat "stuprör" vid sidan om institutionernas verksamhetsplaner baserade på Vision Risken finns också att utvärderingen av visionen blir otydlig och ofullständig om hållbar utveckling utvärderas i ett annat sammanhang. Alla delar av visionen är naturligtvis lika viktiga för ett framtida hållbart samhälle, det är sannolikt därför de finns med i visionen. Not. Om alla mål i stället hanteras i ett och samma sammanhang undviker man separata stuprör som ofta tenderar att bli svåra att hantera och finansiera. Med ett samordnat målarbete får de olika perspektiven samma status och man kan väga de begränsade resurserna mot varandra och då hitta en optimal och lagom ambitionsnivå för samtliga mål. Därefter blir det lättare för institutionen att ta fram egna heltäckande aktivitetslistor (inom och/eller som ett komplement till verksamhetsplanen) som adresserar de olika målen. Detta är en avvikelse därför att: I dagsläget är kommunikationen omkring hur institutionerna arbetar med hållbar utveckling otydlig. Detta riskerar att göra medarbetare, lärare, forskare och studenter osäkra på var man hittar information om målarbetet och vad som är viktigt och inte då det gäller universitetets utveckling. Enligt standard skall organisationen "upprätta, införa och underhålla en eller flera handlingsplaner för att uppnå sina övergripande och detaljerade miljömål" samt "med utgångspunkt från organisationens miljöaspekter och miljöledningssystem... upprätta, införa och underhålla rutiner för intern kommunikation mellan olika nivåer och funktioner inom organisationen". AvvikelseId: GB6

6 Göteborgs Universitet (12) Beskrivning: Observation: I universitetets Vision 2020 kan man läsa om ett "uttalat samhällsansvar" och att man "verkar för hållbar utveckling". Vid Stenebyskolan är det dock oklart hur man skall hantera dessa delar av visionen. Stenebyskolan bör klargöra hur dessa delar av arbetet ska integreras och bedrivas på skolan och vilka konkreta aktiviteter som bör vidtas för att uppnå hållbarhetsambitionerna i Vision 2020 och den GU centrala handlingsplanen för miljö och hållbar utveckling. Planerade aktiviteter bör beskrivas i Stenebyskolans verksamhetsplan eller i verksamhetsplanen hänvisa till ett särskilt dokument där aktiviteter, i syfte att uppnå målsättningarna för hållbarhetsambitionerna, beskrivs. Detta är en avvikelse därför att: I dagsläget är kommunikationen omkring hur institutionen arbetar med hållbar utveckling otydlig. Detta riskerar att göra medarbetare, lärare, forskare och studenter osäkra på var man hittar information om målarbetet och vad som är viktigt och inte då det gäller universitetets utveckling. Enligt standard skall organisationen "upprätta, införa och underhålla en eller flera handlingsplaner för att uppnå sina övergripande och detaljerade miljömål" samt "med utgångspunkt från organisationens miljöaspekter och miljöledningssystem... upprätta, införa och underhålla rutiner för intern kommunikation AvvikelseId: GB7 Beskrivning: Observation:Det är oklart hur väl man lyckats att kommunicera det egna målarbetet till alla som ska vara delaktiga i att hållbarhetsmålen skall nås, exempelvis lärare och andra anställda vid skolan. Vid revisionen framkom att målarbetet inte lyfts upp så att alla som berörs konfronteras med handlingsplanen och också deltar i utvärdering av både mål och aktiviteter. Av antagen lokal handlingsplan för miljömål och miljöredovisning framkommer också oklarheter då det gäller målformuleringar och även utvärderingar av måluppfyllelse. En styrande rutin för regelbunden kommunikation av mål, måluppfyllelse och handlingsprogram saknas (på central eller lokal nivå?). Detta är en avvikelse därför att: Enligt standard skall organisationen "med utgångspunkt från organisationens miljöaspekter och miljöledningssystem... upprätta, införa och underhålla rutiner för... intern kommunikation mellan olika nivåer och funktioner inom organisationen".

7 Göteborgs Universitet (12) AvvikelseId: GB8 Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Handelshögskolan, Vasagatan 1) Beskrivning: Observation: Institutionen för ekonomi och samhälle (ES). I universitetets Vision 2020 kan man läsa om ett "uttalat samhällsansvar" och att man "verkar för hållbar utveckling". Detta perspektiv finns också tydlig med i fakultetens strategy document och fakultetens verksamhetsplan. Vid institutionen är det dock oklart hur man skall hantera dessa delar av visionen och fakultetens strategi. Institutionen för ekonomi och samhälle bör klargöra hur dessa delar av arbetet ska integreras och bedrivas på institutionen och vilka konkreta aktiviteter som bör vidtas för att uppnå hållbarhetsambitionerna i Vision 2020, fakultetens strategi och den GU centrala handlingsplanen för miljö och hållbar utveckling. Planerade aktiviteter bör beskrivas i institutionens verksamhetsplan eller i verksamhetsplanen hänvisas till ett särskilt dokument där aktiviteter i syfte att uppnå målsättningarna för hållbarhetsambitionerna beskrivs. Detta är en avvikelse därför att: I dagsläget är kommunikationen omkring hur institutionen arbetar med hållbar utveckling otydlig. Detta riskerar att göra medarbetare, lärare, forskare och studenter osäkra på var man hittar information om målarbetet och vad som är viktigt och inte då det gäller universitetets utveckling. Enligt standard skall organisationen "upprätta, införa och underhålla en eller flera handlingsplaner för att uppnå sina övergripande och detaljerade miljömål" samt "med utgångspunkt från organisationens miljöaspekter och miljöledningssystem... upprätta, införa och underhålla rutiner för intern kommunikation AvvikelseId: GB9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.5] Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Konstnärliga Fakulteten, Storgatan 43)

8 Göteborgs Universitet (12) Beskrivning: Observation: En följd av omorganisationen som i större grad lägger ansvaret på institutionerna att formulera handlingsplaner/aktivitetslistor för att nå GU:s hållbarhetsmål är att det inte längre finns ett centralt krav på fakulteterna att anta en miljöutbildningsplan varje år. På fakultetens hemsida ligger idag miljöutbildningsplanen för 2012 kvar och i det gällande handlingsprogrammet står: "Uppdras åt dekanus att årligen besluta om en Utbildningsplan för miljöarbetet vid KFN". Not. I Steneby hänvisar man för 2013 till den egna handlingsplanen. Dock är det där oklart beskrivet hur man under året skall säkerställa att utbildning genomförs och att resultatet utvärderas. Rutinen för utbildningsplanering bör förtydligas (på GU-nivå, fakultetsnivå eller institutionsnivå?). Detta är en avvikelse därför att: Enligt standard skall organisationen "säkerställa att rätt version av tillämpliga dokument finns på de platser där de skall användas". AvvikelseId: GB10 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.5] Beskrivning: Observation: Det är oklart när krisplanen senast uppdaterades. Datum finns ej angivet på det dokument som finns publicerat på hemsidan. Detta är en avvikelse därför att: Enligt standard skall organisationen "säkerställa att ändringar och gällande ändringsstatus för dokument är angivna". AvvikelseId: GB11 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.6] Beskrivning: Observation: Pärmar med säkerhetsdatablad behöver uppdateras så att överblicken över vilka kemikalier man hanterar blir bättre (lämpligen en innehållsförteckning) och att alla äldre säkerhetsdatablad rensas ut och ersätts med nya från KLARA-registret. Detta är en avvikelse därför att: Säkerhetsdatabladens utformning och innehåll har ändrats genom REACH-förordningen. De nya reglerna ska tillämpas från den 1 december 2010.

9 Göteborgs Universitet (12) AvvikelseId: GB12 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.7] Beskrivning: Observation: Se tidigare avvikelse GB10 skriven på Konstnärliga Fakulteten (Valand) i april Stenebyskolan har haft vissa utbildningar inom brandberedskap samt "falsklarm" vid vissa tillfällen. Dock är det oklart när senaste nödlägesövning har hållits. Det finns heller ingen rutin som anger hur ofta sådana övningar skall ske och hur de skall organiseras. Detta är en avvikelse därför att: Tidigare avvikelse på fakulteten är ej fullt åtgärdad. Enligt standard skall nödlägesövningar hållas regelbundet "där så är praktiskt möjligt". AvvikelseId: MSd1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.2] Beskrivning: Vid intervjuer med chefer som har personalansvar så framkom det att vissa genomfört den utbildning som nämns i GU:s Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling , medan andra inte gjort denna. Vidare saknas chefer i utbildningsplanen för SA. Däremot framkommer det under intervjuerna att cheferna till stora delar har den kunskap som ingår i utbildningen. Detta är en avvikelse därför att man inte följt GU:s Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling beträffande miljöledningsutbildning för chefer. Chefer har ingått i gruppen anställda Tre tillfällen för chefer under hösten är inlagda i utbildningsplanen (bifogas). Två av dessa tillfällen är förlagda till medicinareberget AvvikelseId: MSd2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.7]

10 Göteborgs Universitet (12) Beskrivning: Avdelning för Biomaterialvetenskap Vid rundvandring på avdelningen kunde det konstateras att brandsläckare hade märkning att den senaste kontrollen var genomförd (Vidare visade märkning även att kontroll av autoklav och ventilation troligen inte skett enligt riktlinjer.) Detta är en avvikelse därför att kontroll av brandposter behöver ske för att säkerställa funktionen. Ej kontrollerad brandsläckare. Läggs ut på firma på samma sätt som på övriga medicinareberget. Märkningen av autoklav och ventilation var gjord men man hade glömt att sätta upp etiketter. Detta är nu åtgärdat. AvvikelseId: MSd3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.5.3] Beskrivning: Cancercentrum Enligt uppgift är miljörummet helt "proppfullt" emellanåt vilket innebär att farligt avfall/riskavfall inte kan sättas in i rummet. Vidare saknas ibland kärl och etiketter för riskavfall. Verksamheten har anmält detta men utan att det blivit bättre. Detta är en avvikelse därför att korrigerande åtgärder inte vidtagits trots att brister anmälts. Tömningsfrekvens ej tillräcklig. Tömningsfrekvensen är nu dubblerad. AvvikelseId: MSd4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.5.5] EMAS, EG Förordning nr 1221/2009[Bilaga III] Beskrivning: Där finns ett revisionsprogram på 4 år som omfattar hela SA. Enligt programmet revideras inte högsta ledningen. Detta är en avvikelse därför att högsta ledningen ska också omfattas av internrevisionen. Felrubricering Högsta ledningen har tidigare ingått under Kansliet. I nästa revisionsplan kommer rubriceringen att vara Kansliet/Högsta ledningen. AvvikelseId: MSd5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.6]

11 Göteborgs Universitet (12) Beskrivning: Protokollet från ledningens genomgång på SA är logiskt uppbyggd vad gäller uppföljning av miljömålsarbetet, varje mål avslutas med punkten "resultat och analys". Det som saknas är vilka beslut som fattats utifrån resultatet och analysen. Detta är en avvikelse därför att ledningen ska dokumentera sina beslut för att underlätta genomförande och uppföljning. Beslut har tidigare legat på slutet av ledningens genomgång. Beslut kommer att läggas till under varje miljömål. AvvikelseId: GB13 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.3.3] Klassning: Förbättringsmöjligheter Beskrivning: För att i större grad involvera lärare i målarbetet för hållbar utveckling (HU) kan man med fördel fokusera på den s.k. aktörsrollen. Lämpligen kan man sträva efter att eleverna får reflektera över hur kurserna har bidragit till en hållbar samhällsutveckling, exempelvis i samband med de kvalitetsutvärderingar som ändå ska göras. Viktigt är också att under kursernas gång förmedla till eleverna en medvetenhet om HU och att detta kommer att utvärderas i slutet av varje kurs/läsår. Exempel 1. Koppling mellan tillverkning av kajaker, paddling på sjöarna och Dalslands kanotmaraton med HU. Exempel 2. Koppling mellan design av getfarmverksamhet och HU. Se gärna tidigare förbättringsmöjligheter GB14 och GB21 skrivna vid externa revisionen i november AvvikelseId: GB14 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.6] Klassning: Förbättringsmöjligheter Beskrivning: För de verksamheter inom Universitetet som ligger långt ifrån Göteborg kan minskat resande innebära mycket stora besparingar i tid och utsläpp av växthusgaser. Man arbetar nu med s.k. resfria möten. En annan stor potential till besparingar kan också vara att i större utsträckning erbjuda studenter webbföreläsningar och -utbildningar. På samma sätt kan också lärares kompetensutveckling förmedlas. Rätt använda kan webbutbildningar öka kvaliteten i lärandet samtidigt som man sparar på utsläppen. Ofta är det också de perifera institutionerna som själva måste vara drivande då man ibland från centrum inte riktigt ser behoven och därför tycker att "det är jobbigt att ha kurser som filmas". De kurser som kan ge störst besparingseffekt att filma för att minska resandet, kan vara delar av det basala kursutbudet såsom kurser i svenska, rapportskrivning, etc.

12 Göteborgs Universitet (12) AvvikelseId: GB15 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.5.5] EMAS, EG Förordning nr 1221/2009[Bilaga III] Klassning: Förbättringsmöjligheter Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Enligt uppgift granskas genomförda åtgärder från tidigare avvikelser alltid vid de interna revisionerna m.a.p. avsedd verkan. I revisionsrapporterna saknas dock ofta en beskrivning av att detta är gjort och eventuella kommentarer till följd av granskningen. För att säkerställa detta kan man med fördel lägga in en skrivning om denna granskning i rapportmallen. AvvikelseId: MSd6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.5] Klassning: Förbättringsmöjligheter Beskrivning: Det framkom under revisionen att på flera ställen på GU har man behov av rutiner och instruktioner på engelska. En gemensam ansats vore lämpligt och dessutom finns en engelsk miljörepresentant som behärskar miljöterminologin fullt ut. AvvikelseId: MSd7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004[4.4.6] Klassning: Förbättringsmöjligheter Beskrivning: Riskavfall läggs i plastpåse och försluts med buntband, därefter läggs det i en kartonglåda. Kartong med riskavfall ska förslutas med kryssarmerad kartongtejp. Det var oklart vid revisionen om kryssarmerad kartongtejp användes vid förslutningen.