Revision,

Transkript

1 1 (14) Er referens Eddi Omrcen Kopia till SP Certifiering Box BORÅS Göteborgs Universitet Box GÖTEBORG Revision, Resultat Företagets ledningssystem leder till ständiga förbättringar. Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/noteringar Standard Större avvikelser Mindre avvikelser Noteringar SS-EN ISO 14001: EMAS Totala antalet: SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Telefon/Telefax E-post/Internet SP Box Borås Västeråsen Brinellgatan 4 Borås info@sp.se

2 2 (14) Intrycket utifrån genomförd revision är att miljöledningssystemet fungerar bra. Samtliga miljöaspekter är dock ännu inte bedömda ut ifrån kvantifierade mätningar, men detta kommer, enligt uppgift, att ske inför uppdateringen som äger rum under Det saknas även nyckeltal, där det är relevant för miljömålen, för att säkerställa ständig förbättring, vilka man också kommer att ta tag i under nästa år, enligt uppgift. På gemensamma förvaltningen har man genomfört planerade utbildningar (avfallsutbildning äger rum denna månad) samt genomfört en extra utbildning på Ekocentrum och projekt Datorarbetsplats, Gotvid, pågår, vilket kommer att minska el-förbrukningen inom IT-området avsevärd samt ge möjlighet till datakonferenser. Man har även påbörjat ett energisparprojekt där exempelvis beteende, energisnåla lösningar samt tips och råd ingår. På IT-universitetet är man redan med i Gotvid genom Chalmers samt jobbar mot grönare lokala ITlösningar. En föreläsningsserie i sustainable IT pågår. Man redovisade även forskningsprojekt med koppling till hållbar utveckling. På Sven Lovén centrum - Kristineberg finns ett stort engagemang för miljöfrågorna och för att införa ett miljöledningssystem. Miljömål är på plats och överensstämmer väl med såväl GUs som fakultetens mål. Många av målen är i dagsläget kopplade till uppbyggnad och implementering av ledningssystemet. Idag är inte ledningssystemet och dess rutiner kända i organisationen av det stora antalet anställda. De personer som hittills varit inblandade i arbetet är dock väl insatta exempelvis driftingenjör, chefer, laboratorieansvarig och miljösamordnare. Utbildning för personalen i ledningssystemet och KLARA planeras till februari Bristande implementering föranleder en stor avvikelse. Förutsättningar för ett väl fungerande miljöarbete i framtiden finns, exempelvis den nya avfallshanteringen. Humanistiska fakulteten har under året genomgått en stor ombyggnation där man har minskat på antalet lokaler, samt renoverat mot mer miljöanpassade lösninger, vilket har minskat energiförbrukningen. Utbildning i forskning inom hållbar utveckling är planerat för På institutionen för kulturvetenskap har man anställt en doktorand från miljövetenskapliga institutionen som ska forska på etnologi, vilket är ett bra exempel på tvärvetenskaplig forskning med inriktning mot hållbar utveckling. Man har även ett antal egna forskningsprojekt med hållbarhetsanknytning. Samhällsvetenskapliga fakulteten: Stora förändringar av lokaler den sista tiden gör det svårt att jämföra data från tex avfall och energi. Fakulteten reser mycket, målen för resor känns lite tunna iförhållande till resandet inom fakulteten. Viktigt att titta över nyckeltalen framöver för att kunna mäta förbättringar trots en ökad internationalisering. Under revisionen framkom att den interna kommunikationen kring miljöfrågor kan förbättras, denna kan även vinna på samordning med andra frågor såsom arbetsmiljöfrågor. Ledningens genomgång har inte hållits enligt plan nu i höst. Ett stort engagemang och inslag av hållbarhet i kurserna finns på fakulteten. Det blir successivt fler forskare och studierektorer bland nya miljösamordnare, vilket ökar fokus på GU's indirekta miljöaspekter.

3 3 (14) Det skrivs fortfarande få avvikelser inom GU. Det rekommenderas att man utbildar personalen i -och ger exempel på, vad en avvikelse kan vara. Bristande avvikelserapportering kan även indikera att ledningssystemet inte är fullständigt implementerat i organisationen. En stor andel av de korrigerande åtgärderna från förra revisionen var inte tillräckliga, därför kvarstår dessa avvikelser. Det poängterars att dessa avvikelser måste vara släckta vid nästa revision. De interna revisionerna har genomförts på ett förtroendeingivande sätt. Rekommendation och villkor När företaget genomfört korrigerande åtgärder för de mindre avvikelserna skall övertygande dokumentation redovisas för SP Certifiering. Redovisningen måste ske inom 6 veckor, dvs senast Den större avvikelsen föranleder en efterrevison mars 2010 på Sven Lovén centrum - Kristineberg omfattande 1 dag. Här kommer även Sven Lovén - Tjärnö att besökas, vilket inte hanns med vid denna revision. Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt SS-EN ISO 14001:2004 och EMAS kvarstår, under förutsättning att avvikelserna åtgärdas med godkänt resultat. Uppdragets omfattning

4 4 (14) Certifikat Certifikatsnamn Standard/Kravdokument Revision/Aktivitet 3750 M Göteborgs universitet. Universitetsledningen och den gemensamma förvaltningen. IT- Universitetet. Naturvetenskapliga fakulteten. Sahlgrenska akademin. Samhällsvetenskapliga fakulteten. Nationellt Centrum för Matematikutbildning (NCM). Utbildningsoch forskningsnämnden för lärarutbildning (UFL). Tjärnö Marinbiologiska Lab, Stenebyskolan 3750 E Göteborgs universitet. Universitetsledningen och den gemensamma förvaltningen. IT- Universitetet. Naturvetenskapliga fakulteten. Sahlgrenska akademin. Samhällsvetenskapliga fakulteten. Nationellt Centrum för Matematikutbildning (NCM). Utbildningsoch forskningsnämnden för lärarutbildning (UFL), Tjärnö Marinbiologiska Lab, Stenebyskolan SS-EN ISO 14001:2004 EMAS Uppföljande revision Uppföljande revision

5 5 (14) Revisions -/aktivitetsdatum Omfattning (dagar) Revisionslag Birthe Nörgaard (revisionsledare) Jessica Magnusson (revisor) Denna revision omfattar uppdraget enligt ovan. Revisionen har genomförts genom intervjuer med personal samt granskning av dokument. En revisorsdag innefattar förberedelser, revision, upprättande av rapport samt uppföljning av åtgärder mot eventuellt lämnade avvikelser. Revisionsplanen fastställdes vid det inledande mötet. Planen följdes under revisionen. Verksamheten på följande orter besöktes: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Miljöenheten GMV) och Sven Lovén centrum - Kristineberg, Fiskebäckskil. Företaget/organisation företräddes vid revisionen av representanter för miljöenheten samt för reviderade fakultet och institutioner. Rapporten (inkl avvikelser/noteringar) presenterades och överlämnades till företaget vid det avslutande mötet. Revisionsrapporten återfinns dessutom på era sidor på SP Certifierings kundwebbplats. Några förändringar i organisationen, som bedöms påverka certifikat, har inte konstaterats vid revisionen. Antal anställda är idag ca 5500 personer. Adress och verksamhetsuppgifter som finns inregistrerade på SP:s kundwebbplats behöver uppdateras. Underlag för detta tas fram av GU. Planering av kommande revision Nästa uppföljande revision är preliminärt bokad till april I mars kommer en efterrevision att äga rum på Sven Lovén centrum - Kristineberg föranlett av den större avvikelsen, som skrevs vid denna revsion. Avvikelser och noteringar 9 avvikelser från förra revision kvarstår, varav 4 skrevs om till nya avvikelser. De som kvarstår från är JJM1, JJM2, JJM3, JJM5 och JJM8.

6 6 (14) Avvikelse id: JJM1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.1 Avvikelse id: BN3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: BN4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: BN1 Sven Lovén centrum - Kristineberg: Miljöledningssystemet är ej implementerat fullt ut i organisationen. Exempelvis har personalen inte fått någon utbildning i miljöledningssystemet. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: BN2 Ett kvarstående problem på GU är, att transportdokument för farligt avfall inte signeras av avfallstransportör (eller mottagare), vilket är ett krav i Avfallsförordningen. Bör tas med vid bedömning av leverantör vid förlängning av avtal. Följs upp vid kommande revisioner. Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, IT-fakulteten, Box 8718) Nyckeltal saknas för nedbrytna miljömål. Klassning: Större Gemensamma förvaltningen: Anteckningar om farligt avfall förs inte. Ska sparas i 5 år enligt Avfallsförordningen. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Institution för kulturvetenskap: Anteckningar om farligt avfall förs inte av institutionen som lämnar sitt farliga avfall till Chalmers fastigheter. Anteckningarna ska sparas i 5år. Samhällsvetenskapliga institutionen: Oklart vem som ansvarar för arkivering av anteckningar om farligt avfall.

7 7 (14) Avvikelse id: BN5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Utb.-vetenskapliga fakulteten, ) Avvikelse id: BN6 Miljöaspekterna är inte uppdaterade sedan Bedömningen ska, där det är möjligt, vara kvantifierad. Även avvikelse vid förra revisioin. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska akademin, ) Avvikelse id: BN7 Avvikelse id: JJM2 Det är oklart hur Sahlgrenska akademin säkerställer att Sahlgrenska Universitetssjukhuset kommunicerar "relevanta" miljökrav till leverantörer, när inköp sker genom sjukhuset. Omskrivning av avvikelse från förra revision. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: BN8 Gemensamma förvaltningen: Brandövningar har inte genomförts på mer än 3 år. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, IT-fakulteten, Box 8718) Avvikelse id: BN9 Signerat redovisande dokument för utvärdering av lagefterlevnad saknas. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Gemensamma förvaltningen: Signerat redovisande dokument för utvärdering av lagefterlevnad saknas. Sven Lovén centrum - Kristineberg: Oklart huruvida "andra krav" exempelvis lokala tillstånd har identifierats.

8 8 (14) Avvikelse id: JJM3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: JJM6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: JJM7 Sven Lovén centrum - Kristineberg: Rutiner för krishantering och nödläge saknas. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: JJM4 Sven Lovén centrum - Kristineberg: Dokumentstyrningen har inte kommit igång, flera ostyrda dokument hittades under revisionen bla. dok. "Välkommen till Sven Lovén centrum för marina vetenskaper- Kristineberg". Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: JJM5 Sven Lovén centrum - Kristineberg: har ej försäkrat sig om att transportören utav farligt avfall har gällande tillstånd. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Sven Lovén centrum - Kristineberg: Rutin för introduktion av exempelvis gästforskare saknas. Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Samhällsvetenskapliga fakul, ) Internrevision hölls i april 2009, vid dagens revision framkom att fakultetet inte har fått in någon revisionsrapport från denna revsion ännu. Av regler för intern revision framgår inte när rapporten senast ska vara inlämnad eller hur åtgärderna ska följas upp. Information om korrigerade åtgärder för avvikelsena hittades inte heller under avvikelser och feedback. Fakulteten tar dock upp dessa frågor vid ledningens genomgång.

9 9 (14) Avvikelse id: BN10 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: BN11 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: BN12 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska akademin, ) GU har tagit ett överordnat beslut om att inhandla grön el. Detta sker också, när Fastighetsavdelningen ansvarar för inköp. Fakulteten kan själva välja om de vill köpa grön el genom sina hyresvärder, exempelvis Akademiska hus. I dagsläget har endast ett fåtal av fakulteten vald detta. Diskussion bör föras om detta är acceptabelt. Sahlgrenska akademin bortforslar sitt farliga avfall genom Sahlgrenska Universitetssjukhuset, vilket framgår av "gränsdragning". Man bör dock ta reda på om transportör och mottagare som anlitas av SU har nödvändiga tillstånd. Omskrivning av avvikelse vid förra revision. Humanistiska fakulteten efterfrågar "tydligare kriterier" för miljöbedömning av kurser i katalogen.

10 10 (14) Avvikelse id: BN13 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Humanistiska fakulteten: -Det är oklart hur fakulteten introducerar nya studenter i GU's miljöcertifiering/miljöarbete. Det bedöms att introduktionen kan förtydligas i det 3 dagars introduktionsprogrammet. Institution för kulturvetenskap: Intervjuade studenter (6 stk) sade sig inte hade fått introduktion i GU's miljöcertifierng/miljöarbete. De visste inte om att GU bederiver ett aktivt miljöarbete. Enligt uppgift finns information på intranätet under"kursportalen" och på "Gul", vilket man inte kände till. I övrigt ges ingen intruduktion i miljöarbetet på institutionen. Samhällsvetenskapliga institutionen: Studenterna får, enligt uppgift, ingen information om institutionens miljöarbete, exempelvis avfallssortering. Institutionen för kulturvetenskap: Oklart om samtliga anställda har fått miljöutbildning. Avvikelse id: BN14 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: BN15 Praktikanter som närvarade vid revisionen hade inte fått introduktion i hur de ska agera vid nödlägen, exempelvis brand. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Gemensamma förvaltningen: Länken "att revidera miljöledningssystemet" fungerade inte vid revisionstillfället.

11 11 (14) Avvikelse id: BN16 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: JJM8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, IT-fakulteten, Box 8718) Avvikelse id: BN17 IT-fakultetet har fortfarande ingen egen el-mätare (uppmärksammades även vid tidigare revisionstillfälle), vilket försvårar inköp av grön el, då man inte känner till egen förbrukning. Dekanus kommer att ta upp detta med Chalmers fastigheter. Följs upp vid nästa revision. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Information: Kontroll av att lagstiftningskraven uppfylls skall ske regelbundet, vara systematisk och omfatta hela den certifierade organisationen. Denna kontroll utvärdering av att lagar och andra krav följs skall vara en separat process skild från de interna revisionerna enligt direktiv EA-7/04. Syftet är att denna separata rutin/process skall kontrollera att kravelementet utvärdering av att lagar och andra krav följs är uppfyllt och att verksamheten följer relevanta lagar och krav. De interna revisionerna skall i sin tur granska och övervaka att denna separata rutin/process fungerar på samma sätt som alla andra processer/rutiner inom miljöledningssystemet. Sven Lovén centrum - Kristineberg: En energiinventering skall göras av Akademiska Hus, detta framgår inte av handlingsplanen för miljömålet "minska elförbrukningen". Detta mål kan med fördel ändras till "Minska energianvändningen" för att hänga ihop med de handlinsplaner som finns.

12 12 (14) Avvikelse id: JJM9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Samhällsvetenskapliga fakul, ) Avvikelse id: JJM10 Handlingplanerna bör uppdateras med nya planerade aktiviteter ex. inköp av videokonferensutrustning, SMIL etc. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Avvikelse id: JJM12 Sven Lovén centrum - Kristineberg: Oklart hur riskbedömning görs i samband med inköp av ny kemikalie. Samordning med arbetsmiljöfrågorna skulle gynna miljöledningssystemet när det gäller kemiakliehanteringen. Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Sven Lovén centrum - Kristineberg: Skriftlig rutin saknas för handhavandet av bedömning av ansökan med avseende på tex. främmande arter, kemikaler etc.

13 13 (14) Sammanställning över antal avvikelser och noteringar Standard: SS-EN ISO 14001:2004 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Notering 4.1 JJM BN1, BN10, BN2, BN3, JJM BN16, BN6, JJM10, JJM12, JJM4, JJM BN7, JJM BN17, BN8, BN JJM BN11, BN4, JJM8, JJM BN12, BN13, BN14, BN BN15, JJM Summa: Standard: EMAS Kravnr Avvikelse id Större Mindre Notering Summa: Information Denna rapport kommer att granskas av SP Certifiering, som kan meddela avvikande bedömning. Via er inloggning på SP Certifierings kundwebbplats, har ni tillgång till revisions- och certifieringsinformation så som offerter, revisionsplaner, rapporter, certifikat, certifikatsbilagor, statistik m.m som gäller er certifiering. Där finns också certifikatsmärken och faktablad. Rapportering av eventuella avvikelsers korrigerande åtgärder görs där, på sidan "Revisioner". Offentlig information om certifikat finns på samt på

14 14 (14) Rapport kan endast skapas och godkännas av namngiven revisionsledare med behörighet i SP Certifierings Kundwebbplats och görs där tillgänglig i pdf-format. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Certifiering Birthe Nörgaard