REVISIONSRAPPORT. Uppföljande revision, Resultat. Göteborgs Universitet Box GÖTEBORG

Transkript

1 (13) Er referens Eddi Omrcen Kopia till SP Certifiering Box BORÅS Göteborgs Universitet Box GÖTEBORG Uppföljande revision, Resultat Universitetets ledningssystem har utvecklats och integrerats ytterligare i verksamheten. En ny gemensam handlingsplan är framtagen för åren Planen har förbättrats i flera avseenden gentemot den föregående perioden och utgör nu en bra utgångspunkt för fakulteters och institutioners egna handlingsprogram. Två nya betydande miljöaspekter - och därmed målområden - har också identifierats, nämligen miljörisker och studentmedverkan. Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/noteringar Standard Större avvikelser Mindre avvikelser Noteringar SS-EN ISO 14001: EMAS III 17 7 Totala antalet: Intrycket utifrån genomförd revision är att ett mycket ambitiöst arbete har lagts ner på att ta fram nya egna handlingsplaner ute på fakultetsnivå och institutionsnivå. Miljösamordnarnas rutiner har "satt sig", mycket beroende på fungerande centrala uppföljningsrutiner. Förbättringspotential finns framförallt inom: 1. Uppföljning och återkoppling av handlingsplanernas resultat från institutionsnivå via fakultet och till GU centralt. 2. Fortfarande skrivs alldeles för få interna avvikelser och förbättringsförslag. I en fullt utvecklad förbättringskultur är denna rutin ett mycket viktig komplement till en (dock väl fungerande) rutin för interna miljörevisioner. I övrigt står möjligen Universitetet nu inför en mycket mer omfattande utmaning. Man kan konstatera att man har ett väl fungerande ledningssystem för miljö, där flera medarbetare konstaterar att just miljöarbetet faktiskt följs upp och återkopplas. Kan detta system breddas ytterligare så att alla verksamhetsmål så småningom tas om hand av ledningssystemet? SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post SP Box Borås Västeråsen Brinellgatan Borås info@sp.se

2 (13) Sahlgrenska Akademin Miljöarbetet på Akademin leds av mycket kunniga och engagerade miljösamordnare och biträdande miljösamordnare. Miljösamordnares dokument "Hållbar utveckling i verksamheten" är en bra redovisning av fakultetens miljöarbete. Biträdande miljösamordnare vid SA, som även är miljösamordnare vid Miljöenheten, har tagit fram flera bra förslag på aktiviteter, som gäller för hela GU, för det nya miljömålet i handlingsplanen för , studentmedverkan. På institutionerna under Sahlgrenska Akademin konstaterades både större och mindre engagemang i miljöarbetet. De flesta institutioner har tagit fram egna handlingsplaner, vilket är mycket bra, dock inte alla. Det saknas en miljöpunkt på agendan för arbetsplatsträffar på flera ställen. Under intervjuer kom det fram synpunkter på, att det finns otillräckliga tidmässiga resurser för miljörepresentanterna. På Institution för vårdvetenskap och hälsa har egna handlingsplaner tagits fram och hållbar utveckling är integrerat i programmen på ett mycket bra sätt. På Institution för kliniska vetenskaper, kirurgisk lab, har man gjort bra riskanalyser inför projektstart, egna handlingsplaner är framtagna och det finns en en bra miljöpärm. Miljöpärmar har också tagits fram på flera andra institutioner/avdelningar. Även Institution för biomedicin och Institution för neurovetenskap och fysiologi har tagit fram egna handlingsplaner. Utbildningsvetenskapliga fakulteten Miljösamordnarrollen på fakulteten är fördelat på två personer, som är mycket ambitiösa och kunniga. Merparten av 2010 års mål nåddes och återrapportering har skett från fakulteten inklusive underliggande institutioner till miljöenheten. Kurser för lärare i hållbar utveckling genomförs. Den nybyggda Idrottshögskolan som hör till fakulteten har fått "miljöguld" enligt Miljöklassad Byggnad. Bra ordning rådde bland kemikalierna, där en genomgående utrensning har skett. På institutionen för pedagogik, kommunikation och lärande genomförs kurser i hållbar utveckling för studenter, doktorander jobbar med frågan och många aktiviteter mot hållbar utveckling pågår. På institutionen för kost och idrottsvetenskap har man jobbat länge med hållbar utveckling, inte minst på kostområdet och doktorander finns inom området. På institutionerna under Utbildningsvetenskapliga fakulteten har man inte tagit fram egna handlingsplaner, men det jobbas aktivt med fakultetens. Konstnärliga fakulteten Engagemanget för miljöarbetet och förståelsen för konstnärernas roll i hållbarhetsarbetet har ökat betydligt. Man har framförallt börjat utveckla sin "aktörsroll", dvs. kopplingen mellan Universitetets tre grunduppdrag och hållbar utveckling. På Filmhögskolan har nu en diskussion omkring egna hållbarhetsmål startat, kanske med inslag av mer kvalitativa bedömningar. På HDK har man regelbundna avstämningar mellan miljösamordnare och ledningens representant, vilket blivit en motor i miljöarbetet. Uppföljning av föregående års handlingsplan har fungerat bra, likaså framtagandet av utbildningsplan och hantering av avvikelser från interna miljörevisioner.

3 (13) Universitetsbiblioteket Miljöarbetet har förbättrats påtagligt sedan tidigare revision. En mycket ambitiös handlingsplan har arbetats fram. En ny resurs som miljösamordnare har anställts vid sidan av befintlig. Detta betyder en förstärkning av bibliotekariekompetensen, som kan vara betydelsefullt för att än mer konsekvent bredda miljöarbetet mot hållbar utveckling. Liksom på HDK har uppföljning av handlingsplan framtagandet av utbildningsplan och hantering av avvikelser från interna miljörevisioner fungerat bra. Handelshögskolan Intrycket från besöket är att miljö- och hållbarhetsarbetet har behandlats mer styvmoderligt på senare tid. Detta gäller i första hand uppdatering och allmän skötsel av ledningssystemet. Orsaken är inte brist på kompetens utan tycks vara att för lite tid och resurser läggs på detta, möjligen också att skötseln inte lagts ut på fler funktioner. Tittar man däremot på det intresse, det engagemang och den kunskap som finns i stora delar av organisationen bland både administrativ personal, forskare och studenter så finns all anledning att vara optimistisk. Egentligen handlar det om att kanalisera en förändringskraft som nu växer starkt. Potentialen är stor, men den kräver att man investerar i ett väl fungerande ledningssystem. Interna miljörevisionens bidrag i förbättringsarbetet är betydande och genomförandet är grundligt och systematiskt. Hanteringen av konstaterade avvikelser är tillfredsställande. Alla verksamhetens enheter (inom certifieringen) erhåller internrevision inom tre år. Rekommendation och villkor När företaget genomfört korrigerande åtgärder för de mindre avvikelserna skall övertygande dokumentation redovisas för SP Certifiering. Redovisningen måste ske inom 6 veckor, dvs senast Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt SS-EN ISO 14001:2004 och EMAS III kvarstår, under förutsättning att avvikelserna åtgärdas med godkänt resultat. Uppdragets omfattning Certifikat Certifikatsnamn Standard/Kravdokument Revision/Aktivitet 3750 M Göteborgs universitet 3750 E Göteborgs universitet SS-EN ISO 14001:2004 EMAS III Uppföljande revision samt förberedelser inför omcertifiering Uppföljande revision samt förberedelser inför omcertifiering

4 (13) Revisions- /aktivitetsdatum Omfattning (dagar) Revisionslag Gunnar Brundin (revisionsledare) Birthe Nörgaard (revisor) Denna revision omfattar uppdraget enligt ovan. Revisionen har genomförts genom intervjuer med personal samt granskning av dokument. En revisorsdag innefattar förberedelser, revision, upprättande av rapport samt uppföljning av åtgärder mot eventuellt lämnade avvikelser. Revisionsplanen fastställdes vid det inledande mötet. Planen följdes under revisionen. Verksamheten på följande orter besöktes: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Universitetet företräddes vid revisionen av bl.a. miljöchef Eddi Omrcén, miljösamordnarna Ulf Andersson (miljöenheten), Ullika Lundgren (Naturvetenskapliga fakulteten), Amanda Forsman (Konstnärliga fakulteten), Torbjörn Treier och Annika Svantesson (Universitetsbiblioteket), Mats Sandberg (Sahlgrenska), Ulf Ernstson (Handelshögskolan) och Eva Nyberg (Utbildningsvetenskapliga fakulteten). Dessutom intervjuades ett stort antal representanter på alla nivåer på de olika besökta fakulteterna och institutionerna. Rapporten (inkl avvikelser/noteringar) presenterades och överlämnades vid det avslutande mötet. Revisionsrapporten återfinns dessutom på era sidor på SP Certifierings kundwebbplats. Några förändringar i organisationen, som bedöms påverka certifikat, har inte konstaterats vid revisionen. Antal anställda är idag ca personer. Adress och verksamhetsuppgifter som finns inregistrerade på SP:s kundwebbplats, är korrekta. Planering av kommande revision Nästa revision är preliminärt bokad till 9-11 november En preliminär tid har också överenskommits för uppföljande revision våren 2012, nämligen den april. Ambitionen har då varit att möjligen hinna med både granskning av lagefterlevnad och så många som möjligt av vårens ledningsgenomgångar innan dess. Giltighetstiden för certifikat 3750 M, 3750 E går ut , Nästkommande revision är en omcertifiering. Normal omfattning är 2/3 av en certifieringsrevision (steg 1+2). Utgående från resultatet av periodens uppföljande revisioner rekommenderar revisionsledaren att revisionstiden för omcertifieringen (på plats) planeras till 5 dagar. Därigenom bedöms att den fördjupade granskningen av företagets prestanda och ledningssystem ges tillräcklig tid.

5 (13) Omcertifierings revisionen innefattar förutom revision på plats en dokumentgranskning av 3- års periodens resultat. Er omcertifieringsrevision kommer att innehålla en modell (Focus for Future ) för värdering av ert ledningssystemarbete. Modellen är ett screening-verktyg, som revisionslaget använder för att redovisa era styrkor och svagheter i ledningssystemarbetet. Focus for Future kan användas som ett underlag för ert fortsatta förbättringsarbete Avvikelser och noteringar Uppföljning av avvikelser från föregående revision visar att dessa är tillfredsställande åtgärdade. AvvikelseId: BN1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.1; EMAS III, Bilaga II Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, ) Beskrivning: Kvantifierade mätningar som ligger till grund för miljöaspektbedömningen är inte uppdaterade sedan AvvikelseId: BN2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.1; EMAS III, Bilaga II Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Utbildningsvetenskapliga fakulteten, ) Beskrivning: Metod för att bedöma miljöaspekter gick ej att ta fram/finns inte. Senaste bedömningen gjordes, enligt uppgift, ut ifrån uppskattningar från förra bedömningen. I bedömningen skall minst ingå kvantifierad mängd, frekvens och farlighet. Metoden skall vara reproducerbar, vilket den inte är om bedömningen sker med uppskattningar. V.g. redovisa metod samt uppdaterade miljöaspekter. AvvikelseId: BN3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.2; EMAS III, Bilaga II Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Utbildningsvetenskapliga fakulteten, ) Beskrivning: -Ett transportdokument för farligt avfall var inte signerat av avsändare. Krav enligt 41 i Avfallsförordningen. -I dagsläget sker ingen kontroll av faktura mot transportdokument. Fakturan är ett bevis på att det farliga avfallet har nått mottagaren.

6 (13) AvvikelseId: BN4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.2; EMAS III, Bilaga II Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, ) Beskrivning: Ett flertal transportdokument för farligt avfall var inte signerade av avsändare (Sahlgrenska Akademin). Krav enligt Avfallsförordningen 41. Samtliga dokument var signerade av avfallstransportören. AvvikelseId: BN5 Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, ) Beskrivning: Flertalet institutioner inom Sahlgrenska Akademin har nu upprättat egna handlingsplaner, vilket är mycket bra. Det saknas dock en återkoppling till miljösamordnare på Akademin med utfall av handlingsplanerna för vidare utvärdering på ledningens genomgång samt rapportering uppåt i organisationen. Viss rapportering sker på miljörådsmöten, men endast sporadisk. Det är inte säkerställt att universitetets totala miljöprestanda når högsta ledningen. AvvikelseId: BN6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.6; EMAS III, Bilaga II Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, ) Beskrivning: Protokoll från ledningens genomgång på fakultetsnivå januari 2011 genomfördes inte enligt agenda och standardens krav. Det saknades exempelvis utvärdering av 2010-års miljömål. Utfall av målen var dock redovisade. ISO 14001: : "Högsta ledningen skall utvärdera miljöledningssystemet,"..."utvärderingarna skall omfatta...de övergripande och detaljerade miljömålen. Redovisande dokument...skall bevaras."

7 (13) AvvikelseId: GB1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.2; EMAS III, Bilaga II Beskrivning: Enligt GU-rutin skall miljöpolicyn förankras genom: "E-postutskick av miljöpolicyn till fakultetens anställda minst en gång om året". Denna rutin följs ej konsekvent. AvvikelseId: GB2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.1; EMAS III, Bilaga II Beskrivning: Identifiering och bedömning av miljöaspekter har inte skett i enlighet med egen antagen rutin. Not. En ambitiös 8-stegsmodell finns idag och bör bytas ut mot en enklare bedömning i enlighet med den centrala GU-rutinen. Modellen kan däremot med fördel användas i ett separat projekt för att ta fram en lista med hållbarhetsaspekter (i ett bredare verksamhetsledningssystem?) - och eventuellt målsättas som en utvecklingsprocess? AvvikelseId: GB3 Beskrivning: Uppföljning av mål och aktiviteter i handlingsplanen har inte skett strukturerat och ordnat. Rutin för detta behöver tydliggöras och redovisande dokument som visar resultaten bör kunna kommuniceras till alla som vill veta om man når målen eller inte. Not. Det är oklart hur väl mål, måluppfyllelser och aktiviteter idag kommuniceras ut till alla olika delar av organisationen, lärare, forskare, studenter, m.fl. En mängd aktiviteter genomförs, men hur ser man kopplingen till mål och handlingsplan? Citat: "Allt som är kopplat till ekonomi har vi järnkoll på, men inte miljö och hållbarhet." AvvikelseId: GB4 Beskrivning: Central GU-rutin för att följa upp miljöarbetet följs inte. Halvårsuppföljning av mål har inte skett i augusti 2010.

8 (13) AvvikelseId: GB5 Beskrivning: Handlingsplanens mål är i flera fall inte mätbara vilket har försvårat en tydlig uppföljning av miljömålsarbetet. Dessutom saknas i stor utsträckning utpekat ansvar, resurser och tidsplaner för de aktiviteter som ingår i planen. AvvikelseId: GB6 Beskrivning: Handelshögskolan har en handlingsplan för åren Den är antagen 2009 och har inte ändrats sedan dess. För år 2011 har ingen anpassning skett till GU:s gemensamma handlingsplan för i enlighet med skrivningarna i den centrala rutinen: "Utgångspunkten för miljömålsarbetet är universitetets gemensamma miljömål och fakultetens betydande miljöaspekter" AvvikelseId: GB7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.2; EMAS III, Bilaga II Beskrivning: Central GU-rutin för framtagande av utbildningsplan följs ej. Nuvarande utbildningsplan är framtagen AvvikelseId: GB8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.3; EMAS III, Bilaga II Beskrivning: Informationen om miljöledningssystemet på hemsidan är svårtillgänglig och det kan vara svårt för en oinvigd att hitta nödvändiga rutiner. F.n. saknas länkar till redovisande dokument och nya och gamla dokument varvas om varandra i några fall. Det tycks som om tid och resurser saknas för nödvändig, regelbunden uppdatering.

9 (13) AvvikelseId: GB9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6; EMAS III, Bilaga II Ort: Beskrivning: Konstnärliga fakulteten, HDK, smyckesverkstaden. Säkerhetsdatablad och vissa rutiner/instruktioner vid kemikaliehanteringen finns endast på svenska. Även om muntlig information ges kan detta innebära risk för avvikelser från miljöpolicy och miljömål för studenter som är engelsktalande. AvvikelseId: GB10 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.3; EMAS III, Bilaga II Beskrivning: I flera fall identifieras avvikelser och förbättringsförslag i verksamheten (av bl.a. miljösamordnare, men också vid möten) utan att det skrivs en rapport. Därmed får man inte användning för ett potentiellt kraftfullt verktyg för ständig förbättring. Not. I slutet av ett möte kan en stund för att sammanfatta vad man kommit fram till - exempelvis ett antal förbättringsförslag, någon ny aktivitet i handlingsplan, etc) vara skillnaden mellan ett effektivt möte eller en intressant diskussion. Dessutom förankrar och legitimerar man då en kultur av ständig förbättring. AvvikelseId: GB11 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.5; EMAS III, Bilaga II Beskrivning: Kommunikation mellan revisionsledare och miljösamordnare har inte ägt rum i enlighet med GU-rutin för interna miljörevisioner: "Revisionsledare för den aktuella revisionen granskar att hantering av avvikelserna påbörjats inom två månader efter revisionstillfället."

10 (13) AvvikelseId: BN7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.7; EMAS III, Bilaga II Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, ) Beskrivning: Institution för vårdvetenskap och hälsa: Brandövningar har inte ägt rum. "Det är länge sedan" enligt uppgift. ISO 14001: : "Där så är praktisk möjligt, skall organisationen...regelbundet öva...beredskap". AvvikelseId: BN8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.3; EMAS III, Bilaga II Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Utbildningsvetenskapliga fakulteten, ) Beskrivning: Det finns en del dödskallemärkta kemikalier på fakulteten. Kemikalierna är säkert förvarade i låst skåp i låst rum. God ordningen råder bland kemikalierna. Det rekommenderas dock att man genomför en riskanalys för dessa kemikalier. Man bör även beakta substitutionsprincipen och byta ut mot mindre farliga kemikalier, där så är möjligt. En sådan bedömning har inte ägt rum. AvvikelseId: GB12 Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Box 100) Beskrivning: Enligt standarden skall mål vara "mätbara där så är praktiskt möjligt". Behov finns dock av att kunna avgöra om man nått ett mål eller inte. Man kan då formulera mål som är "utvärderingsbara", dvs. man klargör under vilka former och omständigheter (vem, vilka, vad, när, hur) en utvärdering skall ske samt vilka kriterier som skall användas. Därigenom kan man också få en jämförbarhet över tid.

11 (13) AvvikelseId: GB13 Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Göteborgs Universitetsbiblioteket, Renströmsgatan 4) Beskrivning: En väl utformad handlingsplan finns nu framtagen. Det är viktigt att ändå notera att planen är ett levande dokument som bör ifrågasättas och ändras efterhand. Med ett sådant förhållningssätt kan man tillmötesgå medarbetare och studenter som vill engagera sig i miljöarbetet. Exempelvis kan man, med nya aktiviteter i planen, utöka den arbetsstyrka som driver arbetet med hållbar utveckling. AvvikelseId: GB14 Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Box 100) Beskrivning: På hemsidan finns länk till en kommande Vision 2020 (bredvid länken Miljö). Var finns kopplingen mellan processen för denna vision och hållbarhetsarbetet, som har ett eget handlingsprogram ? I ett vanligt verksamhetsledningssystem, exempelvis i näringslivet, finns idag ofta en koppling till en framtagen affärsplan. I denna plan finns samtliga mål (ekonomi, marknad, miljö, kvalitet, arbetsmiljö, socialt ansvar, etc) angivna. Ett verksamhetsledningssystem skall sedan säkerställa att samtliga mål nås och att det sker så effektivt och resurssnålt som möjligt. Kanske finns en potential för GU att bli ett föredöme genom att visa hur en mycket mer komplex verksamhetsidé kan förverkligas med ett verksamhetsledningssystem som verktyg? AvvikelseId: GB15 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.2; EMAS III, Bilaga II Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Box 100) Beskrivning: Det kan finnas anledning att införa en särskild rutin för introduktionsutbildning i miljöhandboken. Den kan med fördel omfatta både anställda och studenter.

12 (13) AvvikelseId: GB16 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.3; EMAS III, Bilaga II Ort: Beskrivning: Konstnärliga fakulteten och Universitetsbiblioteket. Rutinen för hantering av interna avvikelser och avvikelser från intern miljörevision kan förtydligas genom att man i rutinen anger att genomförda åtgärder skall kontrolleras m.a.p. avsedd verkan. Man kan med fördel också komplettera med en extra kolumn för detta i bilagan till internrevisionsrapporten, respektive det redovisande dokument som upprättas för interna avvikelser/förbättringsförslag. Sammanställning över antal avvikelser och noteringar Standard: SS-EN ISO 14001:2004 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Notering 4.2 GB BN1, BN2, GB BN3, BN BN5, GB12, GB13, GB14, GB3, GB4, GB5, GB GB15, GB GB GB BN BN8, GB10, GB GB BN6 1 Summa: Standard: EMAS III Kravnr Avvikelse id Större Mindre Notering Bilaga II BN1, BN2, BN3, BN4, BN5, BN6, BN7, BN8, GB1, GB10, GB11, GB12, GB13, GB14, GB15, GB16, GB2, GB3, GB4, GB5, GB6, GB7, GB8, GB Summa:

13 (13) Information Denna rapport kommer att granskas av SP Certifiering, som kan meddela avvikande bedömning. Med er inloggning på SP Certifierings kundwebbplats, via Logga in på har ni tillgång till revisions- och certifieringsinformation så som offerter, revisionsplaner, rapporter, certifikat, certifikatsbilagor, statistik m.m som gäller er certifiering. Där finns också certifikatsmärken och faktablad. Rapportering av eventuella avvikelsers korrigerande åtgärder görs där, på sidan "Revisioner". Offentlig information om certifikat finns på samt på Rapport kan endast skapas och godkännas av namngiven revisionsledare med behörighet i SP Certifierings Kundwebbplats och görs där tillgänglig i pdf-format. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Certifiering Gunnar Brundin