Utfärdare Datum Beteckning Sida RISE Research Institutes of Sweden AB Certification Box BORÅS

Transkript

1 Utfärdare RISE Research Institutes of Sweden AB Certification Box BORÅS (10) Er referens Björn Idlinge Linnéuniversitetet Växjö Revision, Resultat Sammanfattning av revisionen... Universitetsgemensamt: Den senaste redovisning kring miljö och hållbarhet visar på många förbättringar som gjorts på Linneuniversitetet. Det finns tydliga förbättringar kring energianvändning och minskning av fossila bränslen vid transporter. Under året så är ett kemikaliehanteringsystem infört som hjälper främst de fakulteter som har laborativ verksamhet men även de konstärliga utbildningarna. Det finns bra infrastruktur kring avfallshanteringen, studentutrymmen och personalutrymmen finns fina sorteringsmöjligheter. Resepolicyn följs och trots ett visst avstånd mellan Växjö och Kalmar så används tåget som förstaval. Till hjälp finns även bra utrustning för videomöten. Kursen lärande för hållbar utveckling för pedagoger ger en bra grund för att få samsyn kring hållbar utveckling. Den är också populär. Studentmedverkan är relativt god och det finns goda möjligheter för studenterna att medverka och tycka till. Det finns för studenterna möjlighet att ansöka om medel för projekt inom hållbar utveckling. Framgångsrikt är att vid upphandling inredning så finns krav på leverantörer om återtagande av begagnade möbler. Kommittén för hållbar utveckling kommer troligtvis utökas med de som arbetet med projektet "på lika villkor". Vid revisionen så framkom att det är vissa svårigheter med uppföljning och de riktlinjer som beskrivs i rutin för roller och ansvar följs inte helt. Sammanställningar och analyser av miljöarbetet behöver beskrivas tydligare. Förtydligande behövs kring när uppföljning och analys ska ske och vem är mottagaren av analysen och sammanställningen. Nu när miljöledningssystemet kommit in i nästa fas efter certifieringsrevisionen så behöver beslut tas kring hur vi effektivast behåller det implementerade systemet och får det att utvecklas. Idag finns ett inarbetat arbete kring verksamhetsplan och årsredovisning men detta är inte helt klart kopplat med uppföljning av ledningssystemet för miljö. Linneuniversitetet har tagit ett stort kliv i rankning bland högskolor och universitet, och det finns även ambitioner hos Linnéuniversitetet att nå ännu högre. För att nå dit så behöver det förtydligas hur insamling av data ska gå till. Linnéuniversitetet behöver också förtydliga vilka indikatorer som ska användas för att mäta mot för att se att Linneuniversitetet bibehåller och ökar miljöprestandan. (prestanda för hållbar utveckling). Ett av de största bidragen till hållbar utveckling görs ju genom att skapa hållbara studenter som Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post This document may not be reproduced other than in full, Box BORÅS Brinellgatan BORÅS certifiering@ri.se except with the prior written approval by RISE Certification.

2 (10) i sin tur bidrar till ett hållbart samhälle efter genomförd utbildning. Fakultet för konst och humaniora Dekan medverkade inte vid revisionen så det var inte helt lätt att kunna hitta redovisande dokumentation kring arbetet med hållbar utveckling. De har innan redovisat att en stor inventering kring kemikalier såsom färger och lim har gjorts. Det finns en studentmedverkan och flera inom fakulteten har gått kursen lärande för hållbar utveckling. I ledningsrådet så tas hållbar utveckling upp men vid revisionen saknas något som kan verifiera detta. Institutionen för media och journalistik: Har tagit fram en aktivitetslista och även redovisat en uppföljning av förbättringar inom miljöområdet. Aktiviteterna behöver förtydligas görs bäst genom att använda mall för aktiviteter. Institutionen för språk: En verksamhet med liten miljöpåverkan. Säger sig ha haft stor hjälp från det centrala stödet som har varit på besök. Det var svårt att hitta protokoll från internrevision eller anteckningar från möten där hållbarhet tagits upp. Fakultetsledning, kansli och kanslichef. Har arbetat med att rensa ut bland kemikalier och färger. Införskaffat ett skåp där kemikalier ska förvaras. Uppmaning finns att alla ska gå kursen lärande för hållbar utveckling. Har arbetat med att minska resandet och minska pappersförbrukningen, detta har varit lyckosamt. Ekonomihögskolan: Har ett pågående arbete med ackreditering för buisness school (AACSB) som kommer även vara till hjälp i arbetet med hållbar utveckling. samtidigt pågår en inventering av alla kurser, program för att kunna typ hållbarhetsmärka dessa. Det har gjorts en mycket bra redovisning på fakultetsrådet av verksamhetsplanen där en sammanställning av hållbar utveckling ingick. Det som kan bli tydligare är att institutionernas redovisning syns. De önskar arr dokumentationen i ledningssystemet också behöver vara på engelska som det finns medarbetare som inte talar svenska. Det finns bra introduktion av nya medarbetare på kansliet. Några medarbetare har gått kursen lärande för hållbar utveckling, och de medverkande är nöjda med kursen. Fakulteten har hög samverkan med studenter och två aktiva studentföreningar. Dessa två har representanter med vid fakultetens frukostmöten. Institutionen för redovisning och logistik Är inne i en fas att byta prefekt. Ny kommer tillsättas i december men genomför just nu en introduktion i överlämnandet. Vid revisionen så medverkade ny prefekt men utan stöd av nuvarande. Detta medförde att det var svårt att hitta verifikat på aktiviteter, internrevision, avvikelser mm. Intuitionen har arbetet mycket med att titta på sustainable perspectives i alla kurser och målet är att studenter ska bli responsible Citizens. Institutionen har en egen internrevisor. Det finns inköp av externa föreläsare och kurser. dessa borde utvärdera kring just livscykelsperspektivet som ISO beskriver. Institutionen för marknadsföring Här finns en aktivitetslista, den är även utvärderad över hur långt inst. har nått kring varje aktivitet. Prefekt har två kontaktpersoner som hjälper till med hållbarhetsarbetet. Dessa kommer hjälpa till med bl.a. gå igenom kurser för att granska hållbarhet kopplat till dem. Hållbar utveckling och hållbarhetsprogrammet har diskuterats vid tre gemensamma tillfällen för medarbetare under året.

3 (10) Ledningssystemet är anpassat till verksamheten, har förmågan att hantera relevanta krav och uppnå förväntat resultat. Exempel på detta är de redovisningar som görs till naturvårdsverket och utbildningsdepartementet. Förändringar som påverkat verksamheten är en flytt i Kalmar., där verksamheten koncentreras till en ort. Ytterligare förbättringar planeras inom stöd i upphandlingar, solceller, studentsamverkan. Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/förbättringsmöjligheter Standard Större avvikelser Mindre avvikelser Förbättringsmöjligheter SS-EN ISO 14001: Totala antalet: Användningen av certifikat och certifieringsmärken sker enligt RISE regler för användning av certifikat och märken. De interna revisionerna har genomförts enligt plan. en mindre avvikelse skriven för att ett standardkrav inte reviderats. Korrigerande åtgärder har hanterats men borde kunna göras mer effektivt. Vissa korrigerande åtgärder kan ta upp till ett halvår innan det genomförs. Ledningens genomgång har genomförts i januari 2018 och nästa är planerad i oktober. Rekommendation och villkor Korrigerande åtgärder för avvikelserna ska redovisas med orsaksanalys och övertygande dokumentation i RISE Revision. Redovisningen ska ske inom 3 månader efter revisionen, dvs senast Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt SS-EN ISO 14001:2015 kvarstår, under förutsättning att korrigerande åtgärder för avvikelserna kan godkännas. Uppdragets omfattning Certifikat Certifikatsnamn Standard/Kravdokument Revision/Aktivitet 5895 M Linnéuniversitetet SS-EN ISO 14001:2015 Uppföljande revision Revisions- /aktivitetsdatum Omfattning (dagar) Revisionslag ,5 Lisbeth Stevik (revisionsledare) Revisionen omfattar uppdraget enligt ovan samt granskning mot verksamheternas processer och dokumentation. Revisionen har utförts genom granskning av dokumenterad information och genom intervjuer med personal. Detta har gjorts genom stickprov. Utöver revisionstiden som anges i tabellen omfattar också revisionen för- och efterarbete såsom planering, inläsning, rapportering samt uppföljning av korrigerande åtgärder för rapporterade avvikelser. Revisionen är utförd enligt revisionsplanen och syftet med revisionen har uppnåtts. Stickproven bedöms vara tillräckliga för slutsatser och rekommendationer.

4 (10) I revisionen granskades - multisite-ledning Verksamheten på följande orter besöktes: Växjö (Linnéuniversitetet, Universitetsplatsen 1) och Kalmar, Kalmar nyckel. Företaget/organisation företräddes av bl.a. Rektor, koordinatorer för hållbar utveckling, dekaner, prefekter, medarbetare på de olika institutionerna, ekonomiansvarig, kanslikoordinatorer, kanslistöd, kanslichefer som har uppdrag på de fakulteter och institutioner som ingick i revisionen. Revisionsresultatet presenterades vid avslutningsmötet. Certifieringens omfattning Verksamhetsbeskrivningen är: Utbildning och forskning inom konst och humaniora, hälso- och livsvetenskap, samhällsvetenskap, naturvetenskap, teknik och ekonomi (SS-EN ISO 14001:2015), Education and research within arts and humanities, health and life sciences, the social sciences, the natural sciences, technology, and business and economics (SS-EN ISO 14001:2015) Beskrivningen överensstämmer med organisationens verksamhet. Antalet anställda och inhyrda är... personer. Planering av kommande revision Verksamheten är oförändrad. Kommande revisioner kan genomföras enligt plan. Nästa revision är preliminärt bokad till september/oktober Avvikelser och förbättringsmöjligheter Korrigerande åtgärder för avvikelser från föregående revision bedöms ha gett avsedd effekt. AvvikelseId: LSt1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 4.2 Beskrivning: Övergripande Observation: Omvärlds- och intressentanalysen behöver kompletteras med: - Medarbetare - Samarbete med leverantörer - US eller uppdragsgivare. Risker och möjligheter kopplade till dessa intressenter ska sedan utvärderas regelbundet. Detta är en avvikelse därför att: intressentanalys ska hållas uppdaterad, risker och möjligheter kopplade till dessa ska utvärderas.

5 (10) AvvikelseId: LSt2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 4.4 Beskrivning: Övergripande Observation: Utvärdering kring ledningssystemets effektivitet behöver utvärderas, den saknades vid ledningens genomgång. Utvärderingen behöver ge svar på: - har vi rätt resurser för att driva vårt hållbarhetsarbete - har vi verktyg för att få in rätt underlag för att kunna ta beslut om kommande hållbarhetsprogram. - är miljöledningssystemet integrerat i övrig verksamhet. Detta är en avvikelse därför att: Utvärdering saknas. AvvikelseId: LSt3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 6.1 Beskrivning: Avser Ekonomihögskolan. Observation: Utvärdering risker och möjligheter behöver uppdateras. Det finns i dag förslag på förändringar för utbildningsplatser som är förlagda å annan ort. Utvärdering behövs göras kring intressentbehov, ökade risker eller möjligheter sett ur miljösynpunkt. Detta är en avvikelse därför att: standardkrav. AvvikelseId: LSt4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 6.2 Beskrivning: Observation: Institution för medier och journalistik använder inte mallen för aktivitetslistan. Det saknas då ansvarig, tid för uppföljning och själva målet med aktiviteten. Handlingsplanen blir svår att utvärdera. Detta är en avvikelse därför att: Följer inte egna krav och även standardkrav. AvvikelseId: LSt5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 6.2 Beskrivning: Institutionen för språk. Observation: Aktivitetslistan används inte för institutionen. Detta är en avvikelse därför att: Följer inte egna krav.

6 (10) AvvikelseId: LSt6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 6.2 Beskrivning: Gäller institutionen för redovisning och logistik Observation: Det saknas aktivitetslista för institutionen. Detta är en avvikelse därför att: Följer inte egna krav och standardkrav kring handlingsplaner. AvvikelseId: LSt7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 7.1 Beskrivning: Övergripande Observation: Det går inte se att beaktande av resurser gjorts kring hållbarhetsprogrammet. Till det nya som ska formuleras behöver det visas att beslut tagits kring resurser. Detta är en avvikelse därför att: Krav i standarden att mål och aktiviteter för att nå dem ska innehålla beslut om resurser. AvvikelseId: LSt8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 8.2 Beskrivning: Avser Växjö och Fakultet för konst och humaniora. Hus J. Observation: Bredvid en trappa utanför lokaler för konst så förvaras farligt avfall öppet och utan tillsyn. I lådan förvarades uttjänt thinner bl.a. Detta är en avvikelse därför att: följer inte lagkrav kring hantering av kem. detta kan utgöra en risk.

7 (10) AvvikelseId: LSt9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 9.1 Beskrivning: Övergripande Observation: Statistik över miljöprestanda behöver sammanställas över tid. Det finns rutin för övervakning och mätning men den behöver kompletteras med: - Mätning mot LNU:s miljöaspekter. - Lokala uppföljningar ska finnas över miljöaspekter, såsom laborativ verksamhet behöver följa sin förbrukning över kemikalier. - Rutinen behöver komplettera var ni hittar statistiken, vem rapporterar in mätningen. Detta är en avvikelse därför att: krav kring övervakning och mätning. AvvikelseId: LSt10 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 9.1 Beskrivning: Avser fakultetsledning för konst och humaniora. Observation: Enligt egna rutiner så ska fakultetsledning med Dekan: sammanställa och analysera uppföljning av genomförda aktiviteter inom miljö och hållbar utveckling i institutionernas verksamhetsplaner och aktivitetslistor. sammanställa och analysera institutionernas återrapportering avseende hållbarhetsmål och handlingsplan. följa upp och åtgärda avvikelser från miljörevisioner. Detta är en avvikelse därför att: Sammanställningen visar bara delvis vad som skett med hållbarhetsprogrammet. Vad som menas med sammanställning och återrapportering av institutionerna är inte redovisat som det saknas dokumentation från institutionerna. Sammanställning av avvikelser saknas.

8 (10) AvvikelseId: LSt11 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 9.1 Beskrivning: Avser Ekonomihögskolan. Observation: Det råder tveksamheter kring de egna kraven kring sammanställning egna krav är : sammanställa och analysera institutionernas återrapportering avseende hållbarhetsmål och handlingsplan. Det saknas kunskap kring när detta ska göras och till vem sammanställningen ska skickas till. Det är inte klarlagt vad en sådan analys ska innehålla och ha som faktisk uppgift. Återrapporteringen från institutionerna saknas. Detta är en avvikelse därför att: krav på övervakning och analys. AvvikelseId: LSt12 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 9.2 Beskrivning: Avser institutionen för Redovisning och logistik. Observation: Det saknas uppföljning av internrevisionens avvikelser. Det finns inget som styreker att avvikelserna är hanterade efter revisionen sex månader tidigare (mars). Detta är en avvikelse därför att: Hantering av avvikelser är bristfällig. AvvikelseId: LSt13 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 10.2 Beskrivning: Övergripande Observation: Det saknas internrevision för standardkrav Detta gäller avvikelser och korrigerande åtgärder. Detta är en avvikelse därför att: Standardkrav är att alla krav i standarden ska revideras.

9 (10) AvvikelseId: LSt14 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 7.3 Beskrivning: Avser institutionen för marknadsföring. För att öka medvetenheten så vore det bra att informera kring rutiner, dokument som har förändrats. Det vore också bra att lokala dokument såsom aktivitetslista finns tillgängliga. AvvikelseId: LSt15 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 10.3 Beskrivning: Förslagsvis kan en sammanställning och redovisning göras av de interna revisioner. Dels egna på instititionen och för de övriga enheterna på LNU. Detta skulle kunna göras av institutionens internrevisor. Sammanställning över antal avvikelser och förbättringsmöjligheter Standard: SS-EN ISO 14001:2015 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter 4.2 LSt LSt LSt LSt4, LSt5, LSt LSt LSt LSt LSt10, LSt11, LSt9 9.2 LSt LSt LSt15 1 Summa: Information Revisions- och certifieringsinformation finns på RISE Revision genom inloggning på Där finns bl.a. revisionsplaner, revisionsrapporter, avvikelser, certifieringsregler,

10 (10) märken och informationsmaterial. Offentlig information om certifikat finns på samt på RISE Research Institutes of Sweden AB Certifiering - System Signature_1 Lisbeth Stevik